II. Tổ chức khoa học TL:
a. Thống kê tài liệu lưu trữ
- Là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình TL và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu, trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ, tình trạng khai thác sử dụng TLLT trong kho Lưu trữ của 1 cơ quan Lưu trữ để phục vụ công tác quản lý.
- Mục đích, ý nghĩa:
Nắm được tình hình chung về số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu, các kho tàng, trang thiết bị bảo quản. Tình hình khai thác sử dụng TL trong kho để để cơ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản, tu bổ hợp lý trong thời gian tới
Giúp cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ xây dựng kế hoạch cho công tác lưu trữ, thu thập bổ sung, XĐGTTL, chỉnh lý… sử dụng TLLT
Thống kê trong CTLT làm tốt sẽ giúp cho công tác quản lý kiểm tra, bảo quản và tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận lợi. Số TL thống kê giúp cho cơ quan quản lý CTLT quản lý kho lưu trữ lập kế hoạch bảo vệ TLLT trên cơ sở thực tiễn phát hiện những tồn tại vướng mắc để giải quyết những khó khăn trong xây dựng và ban hành văn bản nhằm hướng dẫn nghiệp vụ giúp quản lý CTLT và TLLT được chặt chẽ
Sử dụng kết quả thống kê để cơ quan QLNN về CTLT lập kế hoạch nhằm bảo quản TL trong phạm vi cơ quan mình.
- Nội dung và phương pháp thống kê: Đối tượng thống
kê
Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ CTLT, tổ chức lưu trữ, nhân sự làm CTLT, TLLT, thu thập và loại hủy TL, tổ chức sử dụng TL, kho lưu trữ, trang thiết bị dùng trong CTLL
Đơn vị thống kê Đối với các phòng, kho, trung tâm Lưu trữ mà TL đã được chỉnh lý thì đơn vị thống kê là Phông Lưu trữ. Trong Phông lưu trữ, đơn vị thống kê là hồ sơ, đơn vị bảo quản
Đối với Phông chưa chỉnh lý, đơn vị thống kê là hộp, cặp, mét, giá TL
Đối với TL KH – KT, đối tượng thống kê là hộp, cặp, cuộn, bản vẽ, quyển, ...
Đối với TL nghe nhìn, đối tượng thống kê là phim, cuộn phim Đối với TL điện tử, thống kê bằng file, byte, bite
Đối với TL quý hiếm phải thống kê đến từng TL cụ thể Phương pháp
thống kê
Sổ nhập TL Sổ xuất TL Mục lục hồ sơ