Một số biện pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Vietcombank Hà Nội

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Một số biện pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Vietcombank Hà Nội

Lời cảm ơn

Để hoàn thành luận văn này, cùng với sự nỗ lực của bản thân, sự chỉ bảo

tận tình của giáo viên hớng dẫn, tác giả còn đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô, gia đình và các cô, chú làm việc tại Ngân hàng ngoại thơng Hà nội

Tác giả xin đợc bày tỏ lòng biết ơn tới Thạc sỹ Nguyễn Đăng Khoa đã trực tiếp hớng dẫn, giúp đỡ và cung cấp các tài lịêu thông tin khoa học cho luân văn này.

Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các anh chị thuộc khoa Hành chính doanh nghiệp Trờng Đại học Dân lập quản trị kinh doanh đã giảng dạy, giúp đỡ tác giả trong học tập cũng nh trong quá trình hoàn thành luận văn.

Mặc dù rất cố gắng bằng toàn bộ kiến thức đã học để hoàn thành khoá luận, song do thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên khoá luận này chắc chắn còn nhiều thiếu sót cần đợc bổ sung Tác giả mong nhận đ-ợc ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để luận văn đợc hoàn thiện hơn.

Phần mở đầu 1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.

Hiện nay, chúng ta đang thực hiện công cuộc đổi mới đất nớc một cách sâu sắc, toàn diện, trong đó đổi mới kinh tế là trọng tâm Nền kinh tế đang chuyển từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng theo định h-ớng xã hội chủ nghĩa Việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng còn gặp nhiều khó khăn, cha đáp ứng đợc những yêu cầu của sự nghiệp đổi mới.Vì thế, chúng ta cần tập trung xây dựng một hệ thống ngân hàng hữu hiệu và hoạt động có hiệu quả phục vụ tốt cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng là khâu đột phá cho việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lợng hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý.

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng, dựa trên những hoạt động thực tiễn, em đã nhận đề tài " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng

ngoại thơng Hà nội " làm luận văn tốt nghiệp ngành Hành chính Doanh

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Đề tài: " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội " xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của ngân hàng Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là :

- Nghiên cứu thực trạng các luồng thông tin trong hoạt động của ngân

- Trên cơ sở đó đề xuất một số biện pháp đảm bảo thông tin giúp cho việc quản lý và hoạt động có hiệu quả của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội

3 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Đề tài chủ yếu tập trung trình bày và phân tích những vấn đề lý luận về Thu thập và xử lý thông tin trong ngành ngân hàng với nhiều cấp độ khác nhau quả là vấn đề rộng và đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu Do khuôn khổ của đề tài nên đề tài chủ yếu tập trung vào một ngân hàng cấp thành phố, đó là ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, trên cơ sở đó phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin hiện nay của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, làm rõ những vấn đề còn tồn tại để từ đó đa ra một số biện pháp đảm bảo thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội nhằm đáp ứng với yêu cầu đổi mới hiện nay.

Đề tài chủ yếu tập trung vào những nội dung cơ bản về thu thập và xử lý thông tin trong ngân hàng ngoại thơng Hà Nội việc nghiên cứu về kỹ thuật lập các chơng trình hay thiết kế hệ thống thông tin trong ngân hàng là công việc dành cho dự án tin học hoá phục vụ ngành ngân hàng

4 Phơng pháp nghiên cứu.

Phơng pháp nghiên cứu của đề tài dựa trên cơ sở phơng pháp luận và quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng Sử dụng phép biện chứng duy vật để xem xét, nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trên quan điểm lịch sử cụ thể, quan điểm toàn diện và phát triển.

Về lý luận sẽ nghiên cứu các tài liệu, liên quan đến thu thập và xử lý thông tin trong Doanh nghiệp.

Sau khi phân tích, đánh giá các vấn đề, những ý kiến, đề xuất đợc đặt trong bối cảnh cụ thể thực tiễn và có tính đến xu hớng vận động của nền kinh tế thị trờng, trong đó sử dụng các phơng pháp hệ thống hoá, phân tích, so sánh, đối chiếu để nghiên cứu các nội dung đã đặt ra trong đề tài.

Về thực tiễn, dùng phơng pháp thống kê thực nghiệm để tiến hành khảo xát tình hình thực tế, dùng phơng pháp phâ tích để đánh giá những tác dụng tích cực và hạn chế của thực tiễn Từ đó có những kiến nghị nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội trong điều kiện ứng dụng tin học hiện nay.

5 Bố cục của luận văn.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm các phần chính sau:Chơng I: Một số lý luận chung về thông tin trong Doanh nghiệp.

Chơng II: Phân tích và đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin ở Ngân hàng ngoại thơng Hà nội

Chơng III: Phơng hớng và những biện pháp nhằm bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội

Chơng I: Một số lý luận chung về thông tin

I Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

1 Khái niệm về thông tin:

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tợng của tự nhiên, xã hội, con ngời, nó giúp cho đối tợng tiếp nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn ( Thông tin là tất cả những gì có thể mang lại cho con ngời sự hiểu biết về đối tợng mà họ quan tâm tới)

- Khái niệm về hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là tập hợp các qui tắc, kỹ năng, phơng pháp và ơng tiện thông tin đợc chủ thể quản lý qui định rõ ràng, thể hiện sự liên hệ chặt chẽ giữa chúng với nhau, trong việc thu thập và phân tích dữ liệu thông tin nhằm tạo ra các thông tin cần thiết giúp chủ thể quản lý ra quyết định quản lý trong quá trình quản lý và điều hành Doanh nghiệp.

ph-2 Vai trò bao trùm của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp

- Thông tin đóng vai trò quyết định sự thành công của Doanh nghiệp - Thông tin là cơ sở quan trọng giúp lãnh đạo Doanh nghiệp trong quá trình quản lý.

- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các thơng vụ đạt hiệu quả cao.

- Thông tin giúp trực tiếp cho các tác nghiệp hàng ngày

Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn nh : Sản xuất kinh doanh sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở rộng và khai thác các dịch vụ thông tin, ngày càng khẳng định vai trò tích cực có tính quyết định đối với các hoạt động quản lý điều hành, nhất là trong môi trờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt trong mỗi nớc, trong khu vực và trên thế giới.

2.1 Vai trò của Hệ thống thông tin đối với quản lý, điều hành Doanh nghiệp

- Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.

Đây là vai trò trớc tiên của con ngời trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong những hoạt động thờng xuyên nh : thu thập thông tin, phân tích sắp xếp và loại trừ những thông tin không cần thiết Tính toán, phân tích để rút ra những thông tin bổ ích, hữu dụng, chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu ttrớc mắt và lâu dài.

- Vai trò th ký trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh đạo và quản lý các cấp.

Đối với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng định vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế đợc Bằng các phơng tiện thông tin đa dạng, con ngời có thể thờng xuyên thâu tóm đợc đầy đủ các thông tin cần thiết, từ thông tin thô, mới phát sinh đến những thông tin đã qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bớc phân tích tổng hợp phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và điều hành nhanh chóng kịp

- Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh.

Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc mà còn góp phần gợi mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn, quyết định tối u chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u chính xác hơn.Vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, qui định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích hợp Các hệ hỗ trợ quyết định hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia đợc sử dụng thờng xuyên để làm tốt vai trò cố vấn của mình.

2.2 Vai trò của thông tin trong Doanh nghiệp

- Phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội.

Là chức năng cơ bản, thể hiện bản chất của thông tin Sự phản ánh vừa là sự tồn tại tất yếu khách quan, vừa là yêu cầu của đời sống kinh tế xã hội Thông tin ra đời và phát triển cùng với sự ra đời của và phát triển của xã hội loài ngời.Thông tin ngày nay là lực lợng sản xuất trực tiếp, là sức mạnh trong cạnh tranh.

- Triển khai các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nớc.Trong một thế giới bùng nổ thông tin nh hiện nay, trong mỗi nớc, giữa các nớc, giữa các khu vực, trên toàn cầu đều có các mối quan hệ phức tạp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà lãnh đạo đất nớc vạch ra đờng lối chiến lợc, sách lợc đối ngoại đúng đắn, giúp ổn định

tình hình trong khu vực và thế giới cùng hợp tác song phơng, đa phơng trong phát triển kinh tế- khoa học- kỹ thuật.

- Xây dựng xã hội, bảo vệ di sản văn hoá dân tộc, tuyên truyền lối sống mới, xây dựng con ngời mới Xã hội chủ nghĩa.

Thông tin góp phần giữ gìn phát huy những di sản văn hoá truyền thống tốt đẹp trong quá trình phát triển đất nớc Truyền bá những tiêu chuẩn và giá trị tinh thần đợc xã hội công nhận, đồng thời xây dựng ý thức công nhân, đồng thời xây dựng ý thức công dân, chống lại những quan điểm và hành động lệch lạc với chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán của nớc ta cũng nh phong cách sống của ngời Phơng đông Qua đó giúp cho mọi ngời tự hoàn thiện mình và để các quan hệ xã hội phát triển lành mạnh, tạo điều kiện hình thành và phát triển con ngời xã hội chủ nghĩa.

• Phát triển và nâng cao chất lợng văn hoá nghệ thuật.

• Thông tin về văn hoá nghệ thuật phải đảm bảo nhiệm vụ:

• Đảm bảo chất lợng thông tin văn hoá nghệ thuật của các thể loại, loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật.

• Phải hỗ trợ, nâng đỡ các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật phát triển.Trong điều kiện mới với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, có thể nâng đỡ và phát huy hiệu quả của các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật khác.

• Phát triển và nâng cao chất lợng giáo dục đào tạo.

Cùng với sự phát triển của thông tin nói chung, ngày nay nhiều phơng tiện kỹ thuật thông tin hiện đạI đợc sử dụng trong quy trình giáo dục đào tạo đang tạo ra một cuộc cách mạng về phơng thức giáo dục - đào tạo.

• Phục vụ công tác quản lý và phát triển sản xuất

Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, thông tin kịp thời chính xác là sức mạnh tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh.

• Nâng cao chất lợng giải trí

Ngày nay, trong bối cảnh nền văn minh công nghiệp phát triển nh vũ bão, khối lợng và nhịp độ lao động trí óc gia tăng Do đó nhu cầu giải trí th giãn có tính văn hoá của con ngời trở thành cấp thiết Những thông tin vui vẻ, bổ ích sẽ đáp ứng nhu cầu giải trí về văn hoá tinh thần ngày càng cao hơn của xã hội.

II Thu thập và xử lý thông tin

1 Yêu cầu của thông tin trong Doanh nghiệp

- Thông tin phải đúng: Nghĩa là phải chính xác, khách quan Điều này,

đòi hỏi phải có phơng pháp thu thập thông tin một cách khoa học, muốn vậy cần phải có đủ 3 yếu tố

- Con ngời- Trang thiết bị

- Phơng pháp thu thập

- Thông tin phải đủ: Nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả các khía cạnh

cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến diện, méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến.

- Thông tin phải kịp thời : Nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh

đúng thực trạng của đối tợng để con ngời có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu cần thiết.

- Thông tin phải đợc gắn theo mạch thời gian : Nghĩa là phải nằm

trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, thiết thực trợ giúp cho hoạt động t duy của con ngời Nếu xét trong một hệ thống thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng.

- Thông tin phải có chất lợng : Nghĩa là phải có giá trị đóng góp cho

việc phân tích, thống kê ra quyết định.

2 Phân loại thông tin.

* Theo thời gian

- Quá khứ : Các thông tin đã có trong quá khứ- Hiện tại : Các loại thông tin mang tính thời sự- Tơng lai : Các thông tin mang tính dự báo dự đoán

* Theo nguồn thông tin

- Nguồn thông tin bên ngoài

+ Thông tin vi mô: Những thông tin về thị trờng mà Doanh nghiệp đang hoạt động

- Nguồn thông tin nội bộ: Những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán, tài chính, sản xuất, dự trữ.

* Theo các luồng thông tin

- Luồng thông tin qui phạm pháp luật- Luồng thông tin tức

- Luồng thông tin kinh tế

- Luồng thông tin khoa học kỹ thuật công nghệ- Luồng thông tinchính trị xã hội

- Luồng thông tin về an ninh quốc phòng, thông tin văn hoá.

* Theo mức độ.

- Thông thờng- Mật

- Tuyệt mật

- Thông tin xử lý ngay

- Thông tin cha cần xử lý ngay

* Phân loại theo đối tợng* Phân loạitheo nội dung* Phân loại theo qui trình* Phân loại theo tính chất

3 Xử lý thông tin

Thông tin qua xử lý ( trớc hết phải đáp ứng đợc 5 yêu cầu )

- Ngắn gọn- Rõ ràng

- Có ý nghĩa mục tiêu xác định- Gắn với tình thực tiễn khách quan

Việc thu thập và xử lý thông tin qua các loại hình thông tin trong văn phòng.

- Thông tin dạng văn bản: Văn bản là một phơng tiên thông tin ghi

nhận về các sự kiện, sự việc, hiện tợng và diễn tả những suy nghĩ, quyết định của con ngời.

- Thông tin truyền đạt qua hội họp: Chính là nội dung các nghị quyết

đợc phổ biến tới những đối tợng cần thiết Nó đợc hình thành qua bàn bạc và tập trung ý kiến của các thành viên nhằm giải quyết mục tiêu đề ra.

- Thông tin ghi nhận và thu thập qua d luận: Luồng thông tin này bị

nhiễu nhiều nhất và hay bị biến dạng qua truyền đạt Tuy nhiên khi xác định đợc bản chất thông tin loại này nó sẽ giúp cho việc phát giác nhiều vấn đề quan trọng trong đời sống và an ninh trong Doanh nghiệp

- Thông tin dự báo: Đợc hình thành bởi t duy tiên lợng, dự đoán và

khả năng tổng hợp cao của các nhà quản lý Nó phụ thuộc rất nhiều vài trình độ tổng hợp, phân tích tình hình và phán đoán của nhà lãnh đạo quản lý.

- Thu thập và xử lý thông tin từ tác nghiệp trớc mắt: Nguyên vật liệu,

máy móc, thiết bị, sản xuất, sản phẩm, thị trờng, giá cả, tài chính, lao động tiền lơng.

- Thông tin từ các phơng tiện thông tin đại chúng.

Đài phát thanh, đài truyền hình, báo chí, mạng Internet Những thông tin này mang tính thời sự cao, lợng thông tin phong phú Đòi hỏi cập nhật thờng xuyên, phải có sự phân tích nhạy bén, cũng nh tính quyết đoán có cơ sở khoa học của ngời lãnh đạo, nhà quản lý.

Chơng ii: Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ở ngân hàng ngoạI thơng Hà Nội

I Khái quát về sự ra đời và phát triển của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội

1 Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ của ngân ngoại thơng Hà Nội

1.1 Giới thiệu khái quát về Ngân hàng ngoại thơng Hà nội

Ngân hàng ngoại thơng Hà nội đợc thành lập ngày 01/03/1985 trong bối cảnh kinh tế nớc ta đang có rất nhiều khó khăn về kinh tế và xã hội, lạm pháp phi mã đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, tỷ giá giữa đồng Việt Nam và đô la Mỹ biến động mạnh Đợc thành lập với t cách là một trong những chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam, Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội đã phát triển không ngừng từ ngân hàng một cấp sang ngân hàng hai cấp Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam có vai trò quan trọng trong định hớng chiến lợc phát triển của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam và có nhiệm vụ chủ động đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế trên địa bàn thủ đô.

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội.

- Thu hút vốn đầu t và tiếp nhận đầu t vốn đối với khách hàng.

- Cung cấp các loại dịch vụ ngân hàng tín dụng, tài khoản, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển tiền trong và ngoài nớc, thanh toán thẻ.

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội (trang sau)

* Giám đốc: có nhiệm vụ phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các

phòng và một số công việc sau:- Phòng tín dụng- tổng hợp

- Phòng thanh toán xuất nhập khẩu

- Công tác tổ chức cán bộ và duyệt các tờ trình về chi tiêu mua sắm của chi nhánh.

- Tổ kiểm tra và kiểm soát nội bộ.

- Chủ tịch hội đồng tín dụng, hội đồng thi đua, hội đồng xử lý rủi ro của chi nhánh.

- Phụ trách công tác đối ngoại và công tác bảo vệ nội bộ - Phụ trách công tác khách hàng.

*Phó giám đốc 1: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau:

- Phòng dịch vụ ngân hàng- Phòng giao dịch số 2 Hàng Bài- Phòng ngân quỹ

- Công tác đảng và công tác nữ công của chi nhánh.

*Phó giám đốc 2: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau:

- Phòng kế toán và tài chính- Phòng tin học

- Phòng hành chính nhân sự (công tác hành chính quản trị)- Công tác công đoàn và đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh- Phụ trách lực lợng tự vệ

Mỗi phòng do Trởng phòng điều hành và một số Phó phòng giúp việc

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Trởng phòng:

- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh ngân hàng ngoại thơng Hà nội về mọi mặt công tác của phòng

- Xây dựng chơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng.

- Có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhanh Đề xuất những kiến nghị với ngân hàng ngoại thơng VN, chính quyền địa phơng trong quá trình thực thi các chế độ chính sách có liên quan tới công việc của phòng mình phụ trách.

- Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của chi nhánh khi xử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.

- Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch (theo biên bản số 32/BB.NHNTHNngày18/01/2000 phân công, phân nhiệm công tác và thông báo số144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết các công việc của Ban Giám Đốc, của các Trởng phó phòng và sử dụng con dấu chi nhánh NHNTHN).

- Phối hợp với các tổ chức đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức Động

viên công chức viên chức tích cực hởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn.

- Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp Xây dựng nội quy làm việc và phơng thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đợc giao.

- Phân công trách nhiệm cho các phó Trởng phòng và các thành viên trong phòng.

- Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám Đốc chi nhánh ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội giao.

*Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trởng phòng:

- Giúp Trởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám Đốc chi nhánh về các nhiệm vụ đợc giao.

- Ký thay Trởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban Giám Đốc theo sự uỷ quyền của Trởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc chi nhánh NHNTHN.

- Khi Trởng phòng đi vắng, một phó Trởng phòng đợc uỷ quyền thay mặt Trởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu trách nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian đợc uỷ quyền Sau đó phải báo cáo Trởng phòng về những công việc đã giải quyết.

- Tham gia ý kiến với Trởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

2.2 Các phòng ban chi nhánh của ngân hàng ngoại thơng hà nội có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:

2.2.1 Phòng tín dụng tổng hợp

- Tham mu, giúp Ban Giám Đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện chính sách, chủ trơng của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam về tiền tệ, tín dụng, ngân hàng

- Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phơng, giúp Ban Giám Đốc tham gia xây dựng chơng trình kế hoạch kinh tế-xã hội của thành phố và Ngân hàng ngoại thơng Việt nam

- Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi nhánh để báo cáo Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, UBND thành phố HN, ngân hàng nhà nớc thành phố HN và giúp giám đốc xây dựng chơng trình công tác quý 6 tháng và năm của chi nhánh.

Giúp Ban Giám Đốc về công tác pháp chế của chi nhanh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng.

- Thực hiện ngiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.

- Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó

chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành th bảo lãnh trong hoặc ngoài nớc.

- Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt nam.

- Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm.

- Công bố và lu giữ tỉ giá mua bán ngoại tệ hàng ngay, lu trữ và thông báo tỉ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay Việt nam đồng và ngoại tệ.

- Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.2 Phòng kế toán và tài chính

a Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền:

Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:

- Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên hàng Ngân hàng nhà nớc

- Hạch toán điện đến từ nớc ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nớc và chuyển báo có cho phòng dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hởng hoặc mời khách đến nhận tiền

- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nớc và nớc ngoài, séc đích danh.

- Tạo các bảng kê trả lơng tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động(AFT), các giao dịch đầu t tự động

- Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line)- Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình.

b Bộ phận quản lý tài khoản

Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao gồm:

- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản.

- Chấm, đối chiếu lần lợt từng tài khoản mà mình phụ trách

- Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách hàng

- Đóng và lu nhật ký chứng từ- Tra soát, đối chiếu tài khoản.

- Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu, kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ chức tín dụng khác và kho bạc nhà nớc.

- Thực hiện nhiệm vụ mật mã (Xử lý điện qua Telex và Swift)

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy định.

c Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ

Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác nh:

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ơng

- Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động,tính toán kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ

- Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh

- Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.3 Phòng thanh toán Xuất nhập khẩu:

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất, nhập khẩu hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng từ

- Phát hành th bảo lãnh đối với nớc ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến

- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nớc ngoài của khách hàng- Quản lý và kiểm tra mẫu chữ ký của các ngân hàng nớc ngoài- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.4 Phòng Hành chính- Nhân sựa Công tác tổ chức cán bộ

- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng ngoại th-ơng Việt nam

- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó

- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, ngân hàng nhà nớc Thành phố và của Thành uỷ Hà Nội

- Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam

- Thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ nhân viên trong

- Lu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan

- Thờng trực công tác thi đua, khen thởng của cơ quan

b Công tác hành chính và quản trị

- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện hợp đồng về điện nớc, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan

- Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan.Thực hiện công tác hàng chính, văn th, lu trữ, in ấn, telex, fax Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lu trữ tại kho

- Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ quy định

- Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan

- Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với các phòng có liên quan và ngành nội chính)

- Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan

2.2.5 Phòng ngân quỹ

- Thu chi tiền ĐVN, ngân phiếu thanh toán

- Thu chi các loaị ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật tiền giả

- Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nớc ngoài qua Ngân hàng ngoại thơng Việt nam

- Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá- Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt, VNĐ, ngoại tệ, ngân phiếu và séc

- Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VNĐ, ngoại tệ, ngân phiếu và séc

- Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu chuẩn lu thông

2.2.6 Phòng tin học

- Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng cải tiến, bổ sung các chơng trình phần mềm hiện có và lập các ch-ơng trình phần mềm mới phục vụ cho các hoạt động của chi nhánh Ngân hàng ngoại thơng Hà nội

- Quản lý và bảo quản, bảo dỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng Giám đốc Ngân hàng ngoại thơng Việt nam ban hành

- Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chơng trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam để triển khai tại chi

nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm nh các tài sản khác của cơ quan

- Xây dựng kế hoạch vật t, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại chi nhánh

- Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, các ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học

- Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý các chuẩn về mẫu tin, mã hoá đối với các ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông tin báo cáo

- Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng Cài đặt các ơng trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của ban Giám Đốc

ch Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam và chi nhánh

- Chịu trách nhiệm phổ biến và hớng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.7 Phòng dịch vụ ngân hànga Bộ phận thông tin khách hàng

- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)

- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký

- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số d tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả liên lạc trực tiếp và qua các phơng tiện thông tin liên lạc

- Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho khách hàng (các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng)

- Giải đáp thắc mắc, hớng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng

b Bộ phận dịch vụ khách hàng

- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và ngoại tệ) của mọi đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức: Tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện)

- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ)

- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo hộ chiếu

- Chi trả kiều hối, trả tiền nhanh (Money Gram)

- Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu đổi

- Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nớc, ngoài nớc và séc đích danh

- Trực tiếp thu, chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các ngiệp vụ trên theo hạn mức do Giám đốc giao

- Phát hành th bảo lãnh (dự thầu hoặc đấu thầu) cho khách hàng trong nớc ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của Phòng Tín dụng-Tổng hợp thẩm định chuyển đến

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.8 Phòng giao dịch Hàng Bài* Thông tin khách hàng:

- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)

- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký

- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số d tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và qua các phơng tiện thông tin liên lạc

- Trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi cho khách hàng

- Giải đáp thắc mắc, hớng dẫn quy trình, nghiệp vụ ngân hàng cho khách hàng, đề xuất chính sách thu hút khách hàng

* Dịch vụ khách hàng

- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản vãng lai của mọi đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình thức tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện)

- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ)

- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank- Thực hiện cho vay khách hàng theo uỷ quyền của Giám đốc Mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.

- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo hộ chiếu do Giám đốc phân cấp

- Chi trả kiều hối

- Phát hành th bảo lãnh cho khách hàng trong nớc ký quỹ 100%

* Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài khoản

Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý chứng từ của khách hàng và xử lý:

- Mở và quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng (các tài khoản nội ngoại bảng)

Nội dung hai nghiệp vụ trên đợc chuyển về phòng tài chính kế toán giải quyết

- Tạo th nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu

- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê, để chấm đối chiếu tài khoản và trả chứng từ (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có ) cho khách hàng

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao

2.2.9 Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ

- Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy tình thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật về ngân hàng và quy định của Ngân hàng nhà nớc, điều lệ tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam

- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh

- Giúp giám đốc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo quy chế kiểm toán nội bộ đối với Doanh nghiệp nhà nớc do Bộ tài chính ban hành

- Giúp giám đốc trong công tác giải quyết các đơn th khiếu lại, tố cáo liên quan đến hoạt động nghiệp vụ và cán bộ của chi nhánh

- Kiến nghị, bổ sung, chỉnh sửa các văn bản quy định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam nếu phát hiện các sơ hở, bất hợp lý, dẫn đến không an toàn cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh

- Làm đầu mối phối hợp với các đoàn thanh tra, các cơ quan pháp luật, cơ quan kiểm toán trong việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với các hoạt động của chi nhánh.

II Tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội

1 Công tác quản lý điều hành vốn.

a Nguồn vốn huy động ( Đơn vị: 1000 USD)

Ngoại tệVNĐ

1998 1999 2000 Thời gian

Năm 1998 tổng nguồn vốn VND chiếm 22,6%, ngoại tệ chiếm77,4% So với năm 1997 thì DVN có xu hớng giảm trong đó chủ yếu giảm ở khâu tiền gửi dân c Nguồn vốn ngoại tệ tăng mạnh 84%: trong đó chủ yếu tăng ở khâu tiền gửi dân c tăng 129%.

Nguồn vốn huy động

mở rộng các hình thức huy động vốn, cho nên tổng nguồn vốn huy động củaVND tăng 27,2% so với cùng kỳ năm 1998 trong đó :

- Nguồn vốn VND tăng 44,3% chiếm 22,8% tổng vốn huy động - Nguồn vốn ngoại tệ tăng 21,5% và chiếm 77,2% tổng nguồn vốn huy động.

Và tính đến cuối năm 2000, nguồn vốn VND đạt 520 tỷ chiếm 19% tổng nguồn vốn và tăng 14,50% so với năm 1999 Về nguồn vốn ngoại tệ đạt 154,24 triệu USD tơng đơng với 2237 tỷ VND chiếm 81% tổng nguồn vốn tăng 45% so với năm 1999.

b Sử dụng vốn

Năm 1998 Tổng sử dụng vốn nói chung chiếm tới 92% tổng nguồn vốn huy động, nhng do môi trờng đầu t tín dụng trên địa bàn Hà Nội trong năm qua không thuận lợi, nên đầu t tín dụng chỉ chiếm 18% tổng nguồn huy động vốn Nhng sang năm 1999 tổng sử dụng vốn nói chung chiếm 97% tổng nguồn vốn huy động và tăng 28% so với cùng kỳ năm 1998 trong đó:

Đầu t tín dụng tăng 37,3% so với cùng kỳ năm 1998 và tính đến cuối năm 2000 thì tổng mức sử dụng vốn đạt tới 94,20% tổng nguồn huy động và tăng 34% so với cùng kỳ trong đó tổng d nợ tín dụng đạt 473 tỷ đồng tăng 17% so với năm 1999.