TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
Tổng quan về tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn
1.1.1 Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới Để phác họa một cách bao quát cơ sở lý luận của quản trị tinh gọn trên thế giới, tác giả mô tả theo dòng thời gian từng thời kỳ xuất hiện các phương pháp, lý luận liên quan làm tiền đề hình thành nên lý thuyết quản trị tinh gọn sau này
Khởi nguồn của quản trị tinh gọn xuất phát từ lý thuyết phân công lao động của Adam Smith, trong đó công việc lớn được chia nhỏ thành các nhiệm vụ phụ để nhiều người cùng thực hiện Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả lao động mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho các nhà sản xuất.
Sự ra đời của "tiêu chuẩn" do Eli Whitney (1765 - 1825) thiết lập đã giúp các nhà sản xuất nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Lý thuyết quản trị tinh gọn, được phát triển bởi Frederick Taylor, một kỹ sư cơ khí người Mỹ, nhấn mạnh tầm quan trọng của "quản lý theo khoa học" Ông cho rằng để tăng cường năng suất công nghiệp, cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng quy trình làm việc nhằm tối ưu hóa chuỗi thao tác và thực hiện công việc theo cách hiệu quả nhất.
Henry Ford (1863-1947) là người kế thừa và kết hợp các tư tưởng tiến bộ từ lý thuyết trước đó, bao gồm thuyết phân chia làm động của Adam Smith, tiêu chuẩn hóa của Eli Whitney và nguyên tắc "làm theo cách tốt nhất" của Frederick Taylor Ông không chỉ là cha đẻ của phương pháp sản xuất hàng loạt mà còn tạo ra bước ngoặt quan trọng trong ngành công nghiệp sản xuất ô tô toàn cầu.
Kiichiro Toyoda (1894-1952) là người đã học hỏi từ hệ thống sản xuất của Ford, áp dụng ý tưởng Just-In-Time (JIT) vào Toyota Ông cũng đã giới thiệu phương pháp sản xuất tinh gọn theo phong cách Nhật Bản, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô tại Toyota.
Edward Deming (1900-1993) là một học giả nổi bật, nổi tiếng với quy trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động), hiện đang được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu Ông cũng có những đóng góp quan trọng cho quan điểm quản lý chất lượng hiện đại.
- nền tảng quan trọng của quản trị chất lượng trong sản xuất tinh gọn hiện nay
Taiichi Ohno, cha đẻ của phương pháp sản xuất Toyota (TPS), đã có những đóng góp quan trọng trong việc phát triển khái niệm Just-In-Time (JIT) và Jidoka, đồng thời hướng dẫn cách kết hợp chúng hiệu quả trong sản xuất tại Tập đoàn Toyota Nhật Bản.
Xuất phát từ nghiên cứu về bí quyết thực hiện phương pháp sản xuất tinh gọn thành công, triết lý và tư duy quản trị tinh gọn đã được hình thành bởi Thomas L Jackson.
Năm 1996, đã chỉ ra rằng để xây dựng một hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần phải thiết lập hệ thống quản trị tinh gọn trước Điều này là cần thiết vì ba lý do chính: đầu tiên, quản trị tinh gọn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc; thứ hai, nó nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên; và cuối cùng, nó tạo ra một nền tảng vững chắc cho việc cải tiến liên tục trong sản xuất.
- Doanh nghiệp cần chiến lược phát triển dài hạn và đủ cam kết để chuyển sang phương pháp sản xuất mới
Quá trình chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang mô hình sản xuất mới đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về quy chế, quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức, cũng như việc nâng cấp con người, máy móc và thiết bị.
Quyết định chuyển đổi sang mô hình sản xuất tinh gọn đòi hỏi sự nhiệt tâm của người lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong tổ chức Vào những năm 1990, cuốn sách "The Machine That Changed the World" của ba tác giả James Womack, Daniel Jones và Daniel Roos đã giới thiệu khái niệm quản trị tinh gọn, nhằm giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả trong quá trình sản xuất Ý tưởng cốt lõi của sản xuất tinh gọn là loại bỏ triệt để lãng phí trong tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu dùng.
Năm 1996, James Womack và Daniel Jones đã định nghĩa "tinh gọn" trong cuốn sách "Lean Thinking - Tư duy tinh gọn" dựa trên ba yếu tố: dòng sản xuất, hệ thống kéo và nỗ lực để đạt được "sự xuất sắc" "Sự xuất sắc" trong sản xuất tinh gọn được hiểu là một hệ thống các phương pháp nhằm tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và tập trung vào những gì khách hàng thực sự mong muốn.
Theo John Shook, nhà quản lý người Mỹ đầu tiên tại Toyota Nhật Bản, định nghĩa "tinh gọn" là triết lý sản xuất nhằm rút ngắn thời gian từ khi nhận đơn hàng của khách hàng đến khi giao hàng, thông qua việc cắt giảm lãng phí (Liker, 2004).
1.1.2 Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nước
Nguyên lý quản trị tinh gọn đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất trong tổ chức và tạo lợi thế cạnh tranh Các nguyên tắc "tinh gọn", quy trình được hoạch định và công cụ hỗ trợ là những yếu tố quan trọng trong việc này (Imai, 1986, 1997; Womack và cộng sự, 1990; Nishiguchi, 1994; Fujimoto, 1999; Emiliani và cộng sự, 2003) Tuy nhiên, việc áp dụng cần linh hoạt và phù hợp với bối cảnh kinh doanh cũng như đặc điểm của từng doanh nghiệp và địa phương.
Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
Quản trị tinh gọn là phương pháp quản lý tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả trong toàn bộ quá trình sản xuất Ý tưởng cốt lõi của quản trị tinh gọn là loại bỏ hoàn toàn lãng phí trong các công đoạn sản xuất, từ giai đoạn sản xuất cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Các nội dung nền tảng của quản trị tinh gọn xuất phát từ sự thấu hiểu khách hàng và thấu hiểu chính doanh nghiệp, bao gồm:
- Xác định đúng nhu cầu của khách hàng, thấu hiểu tổ chức và tạo ra văn hóa từ lối tư duy tinh gọn
Nhận dạng chuỗi giá trị là quá trình xác định các điểm nút tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng, giúp phát hiện các lãng phí hiện có trong tổ chức.
- Tạo dòng chảy vật tư và nguồn lực liên tục trong quá trình sản xuất, kinh doanh
- Kéo dòng chảy theo chiều xuất phát từ khách hàng
- Khi dòng sản xuất, kinh doanh đã ổn định, thực hiện cải tiến không ngừng để hướng đến sản phẩm, chất lượng hoàn hảo
Áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp loại bỏ lãng phí, được hiểu là những hoạt động và hành vi không tạo ra giá trị gia tăng từ góc nhìn của khách hàng.
Nỗ lực cắt giảm chi phí và đạt đến sự hoàn hảo thông qua cải tiến liên tục là nỗ lực không bao giờ kết thúc (Womack và Jones, 1999)
Hình 1.1: Năm nguyên lý nền tảng của quản trị tinh gọn
Các nguyên lý quản trị tinh gọn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt tiêu chí về chất lượng, chi phí, thời gian giao hàng, đồng thời hướng tới bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội Những nguyên lý này liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một chuỗi liên tục, là nền tảng cho việc triển khai các nguyên lý tiếp theo, hình thành một vòng khép kín, giống như dòng chảy liên tục trong triết lý quản trị tinh gọn.
Theo nội dung trên, nguyên lý của nền tảng của quản trị tin gọn đề cập đến các khái niệm:
- Nhận dạng lãng phí và tạo ra giá trị từ quan điểm của khách hàng
- Nhận dạng chuỗi giá trị
- Cải tiến liên tục hướng đến sự hoàn hảo
1.2.1 Nhận dạng chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị là tập hợp các hoạt động cho một sản phẩm, dịch vụ, bao gồm:
- Các hoạt động giải quyết vấn đề trong quá trình thiết kế và sản xuất sản phẩm
Quản lý thông tin trong quy trình tiếp nhận đơn hàng, hoạch định và điều độ việc nhận nguyên vật liệu, sản xuất và giao hàng là rất quan trọng trong các doanh nghiệp Những hoạt động này giúp phối hợp xử lý công việc hiệu quả, từ đó hỗ trợ đưa ra quyết định cuối cùng.
- Hoạt động chuyển đổi vật lý trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, gia công lắp ráp thành phẩm cho khách hàng
Theo Womack và Jones, chuỗi giá trị cần được mô hình hóa qua sơ đồ, bao gồm dòng vật tư và dòng thông tin cho một sản phẩm hoặc một họ sản phẩm.
Dòng vật tư thể hiện các hoạt động chuyển đổi vật lý từ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp cho đến quá trình gia công và lắp ráp thành phẩm để cung cấp cho khách hàng.
Dòng thông tin là tập hợp các hoạt động quản lý nhằm kiểm soát dòng vật tư trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch và điều phối quá trình nhận nguyên liệu, sản xuất và giao hàng.
Phân tích chuỗi giá trị giúp phân loại các hoạt động trong chuỗi giá trị: hoạt động gia tăng giá trị và hoạt động không gia tăng giá trị
Hoạt động không gia tăng giá trị được coi là lãng phí trong hệ thống, và thường rất phong phú cũng như khó nhận diện Việc phân tích chuỗi giá trị đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện, giảm thiểu hoặc loại bỏ những lãng phí này.
Dòng chảy liên tục trong chuỗi giá trị thể hiện sự liên tục của vật tư mà không bị gián đoạn, xếp hàng hay chờ đợi Để tối ưu hóa quá trình gia tăng giá trị, chuỗi giá trị cần tập trung vào đối tượng hoặc sản phẩm, xem xét từ góc độ hàng hóa hoặc khách hàng Tổ chức chuỗi giá trị theo quy trình thay vì theo chức năng sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tạo ra giá trị tốt hơn.
Để đạt được sản xuất tinh gọn, việc tạo dòng chảy nhanh và linh hoạt là điều thiết yếu Dòng chảy này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm Hệ thống sản xuất cần tập trung vào việc phòng ngừa và giảm thiểu lãng phí cũng như biến thiên, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Dòng chảy nhanh là yếu tố then chốt trong sản xuất tinh gọn, tập trung vào việc rút ngắn thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi thanh toán Để đạt được điều này, cần loại bỏ các lãng phí không gia tăng giá trị sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.
- Dòng chảy linh hoạt xem sản xuất lý tưởng là sản xuất với cỡ lô bằng một
Khách hàng chỉ cần sản xuất đúng số lượng mà họ yêu cầu, điều này không chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà còn là chính sách tối ưu cho nhà sản xuất.
Dòng chảy sau khi được thiết lập sẽ được kiểm soát theo hai phương pháp cơ bản là đẩy và kéo
- Phương pháp đẩy: đẩy vật tư trên dòng chảy từ trước ra sau
- Phương pháp kéo: kéo vật tư trên dòng chảy từ sau tra trước
Nguyên tắc tinh gọn dựa trên phương pháp kéo, nghĩa là chỉ sản xuất sản phẩm khi có nhu cầu thực tế từ khách hàng Điều này giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu ngắn hạn mà không tạo ra sản phẩm thừa, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm lãng phí.
1.2.4 Cải tiến liên tục hướng tới sự hoàn hảo
Quá trình giảm nguồn lực, lãng phí, thời gian và chi phí thông qua các nguyên lý tinh gọn là một chu trình liên tục không có điểm dừng, với mục tiêu cuối cùng là cải tiến liên tục hướng tới sự hoàn hảo.
THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Quy trình nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu luận văn được mô tả như hình dưới:
Hình 2.1: Quy trình nguyên cứu
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất)
Theo đó, quy trình nghiên cứu gồm ba (03) bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu thông tin sơ cấp và thứ cấp Đề tài: Áp dụng quản trị tinh gọn tại EVNNPT
Nghiên cứu thông tin sơ cấp (Thông qua điều tra, khảo sát, phỏng vấn tại EVNNPT)
Nghiên cứu thông tin thứ cấp (Quy trình, quy định tại EVNNPT)
Phân tích các dữ liệu để tìm ra các lãng phí đang tồn tại ở Ban Công nghệ thông tin
Tìm ra nguyên nhân gây lãng phí Đề xuất giải pháp Áp dụng quản trị tinh gọn tại EVNNPT
Bước 3 của nghiên cứu nhằm áp dụng quản trị tinh gọn tại EVNNPT sẽ tiến hành thu thập thông tin sơ cấp và thứ cấp để phục vụ cho phân tích Tác giả sẽ thực hiện điều tra, khảo sát và phỏng vấn tại Ban Công nghệ thông tin của EVNNPT, đồng thời thu thập thông tin thứ cấp từ các quy trình và quy định hiện hành.
Bước 2 trong quá trình nghiên cứu là phân tích dữ liệu để xác định lãng phí và nguyên nhân của chúng, điều này rất quan trọng cho mục đích nghiên cứu và tư duy quản trị tinh gọn Từ dữ liệu đã thu thập ở bước 1, tác giả sẽ tiến hành phân tích và tham khảo ý kiến chuyên gia để phát hiện các dạng lãng phí hiện có tại Ban Công nghệ thông tin, sau đó xác định nguyên nhân gây ra những lãng phí này.
- Bước 3: Đề xuất giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn tại EVNNPT
Sau khi xác định nguyên nhân gây lãng phí, tác giả sẽ đề xuất giải pháp cắt giảm lãng phí dựa trên quản trị tinh gọn Giải pháp đầu tiên được áp dụng cho Ban Công nghệ thông tin, sau đó sẽ mở rộng ra các Ban chức năng khác trong EVNNPT, phù hợp với đặc thù tham mưu của từng Ban.
Phương pháp thu thập dữ liệu
2.2.1 Mục đích của việc thu thập dữ liệu
Thu thập nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp tại Ban Công nghệ thông tin nhằm nắm rõ:
- Chức năng nhiệm vụ và quy trình công tác tham mưu của Ban
- Trách nhiệm gắn với từng cá nhân trong công tác tham mưu Trong đó bao gồm nhiệm của lãnh đạo Ban và các chuyên viên
Phạm vi công việc của từng cá nhân và nhóm là yếu tố quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ Đánh giá hiệu quả của phương pháp quản trị hiện tại giúp nhận diện những thuận lợi và thách thức mà Ban đang gặp phải.
- Động lực vươn lên của từ cá nhân trong Ban nhằm đóng góp vào thành tích chung của Tổng công ty
- Những thay đổi cần có và sự sẵn sàng tiếp nhận cái mới để đạt được những kết quả công việc tốt hơn
Nhận thức về vài trò của phương pháp quản trị truyền thống và quản trị tinh gọn
- Tính khả thi khi áp dụng quản trị tinh gọn tại Tổng công ty
- Xác định chuỗi giá trị và nhận diễnNhận diện các lãng phí trong công tác tham mưu và thực hiện nhiệm vụ
2.2.2 Phạm vi và thời gian điều tra, khảo sát Địa điểm: Cơ quan Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia Địa chỉ: 18 Trần Nguyên Hãn - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Thời gian khảo sát: năm 2016
2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
Với phương pháp này, nguồn thu thập thông tin sẽ được xác định như sau:
- Phỏng vấn Lãnh đạo Ban và các các bộ trong Ban Công nghệ thông tin
- Thu thập thông tin từ cán bộ trong Ban thông qua bảng hỏi
Nội dung bảng hỏi bao gồm:
- Thông tin về người được hỏi: Bao gồm họ tên, tuổi, thâm niên công tác, chuyên môn
- Đánh giá về hiện trạng của phương pháp quản lý hiện tại: Tính hiệu quả, cơ cấu tổ chức quản lý…
- Lựa chọn về có cần hay không việc thay đổi phương pháp quản lý
- Câu hỏi để nhận dạng các lãng phí (vô hình, hữu hình…) và nguyên nhân gây ra lãng phí
- Câu hỏi về sự cam kết trong việc thực hiện phương pháp quản lý theo tư duy tinh gọn
Ngoài ra, nội dung bảng câu hỏi sẽ bao gồm các câu hỏi đóng hoặc mở (có/không; lựa chọn; theo ý người được hỏi…)
2.2.4 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
Dữ liệu được thu thập từ các quy trình và quy định hiện hành của Tổng công ty, liên quan đến quản trị của Ban Công nghệ thông tin và toàn bộ cơ quan EVNNPT.
Các nội dung chính cần chú ý bao gồm chức năng và nhiệm vụ của các Ban chuyên môn, nội quy lao động, quy chế khen thưởng, cũng như phân cấp trách nhiệm của từng cá nhân và tập thể Những thông tin này sẽ hỗ trợ trong việc phân tích thực trạng của đối tượng nghiên cứu.
Dựa trên lý thuyết quản trị tinh gọn, bài viết sẽ trình bày công cụ và phương pháp phân tích dữ liệu thu thập được, nhằm đánh giá thực trạng quản lý và sử dụng phương pháp quản trị hiện tại của EVNNPT Quy trình phân tích sẽ được mô tả một cách chi tiết để đảm bảo tính hiệu quả và tối ưu trong quản lý.
Bảng 2.1: Quy trình phân tích thực trạng
1 Tổng hợp các kết quả khảo sát
2 Phân loại kết quả khảo sát theo nhóm đối tượng được hỏi (lãnh đạo, cán bộ, chuyên môn…)
3 Tham mưu ý kiến chuyên gia
4 Nhận diện các lãng phí…
5 Tiến hành đánh giá thực trạng thông qua các nhận diện thu được, phối hợp tham vấn ý kiến chuyên gia để khẳng định rõ các vấn đề
6 Tổng hợp kết quả đánh giá làm cơ sở đưa ra giải pháp
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất)
Kết quả điều tra khảo sát sẽ được xử lý bằng phương pháp thống kê xã hội học, với các giá trị được thống kê theo chỉ số tuyệt đối và chỉ số tương đối Để đánh giá mức độ lãng phí và hiểu biết của cá nhân về quản trị tinh gọn, tác giả áp dụng phương pháp tính trung bình để xác định các mức độ này.
Bảng hỏi được thiết kế để thu thập ý kiến từ người được hỏi, nhằm xác nhận và củng cố các nhận định đã đưa ra Qua việc kiểm tra tỷ lệ lựa chọn, những nhận định có tỷ lệ thấp sẽ được loại bỏ, trong khi xác suất lựa chọn giúp phân loại mức độ từ cao đến thấp Kết quả sẽ được thống kê dựa trên hai chỉ số: số phiếu chọn (tương đối) và tỷ lệ phần trăm (tuyệt đối) Các nhận định sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần, và những nhận định có tỷ lệ người chọn từ 50% trở lên sẽ được công nhận là tồn tại.
Các số liệu thống kê sẽ được sử dụng để phân tích kết quả và đưa ra những nhận định Những số liệu này sẽ được trình bày dưới dạng biểu đồ và hình vẽ, giúp quá trình phân tích trở nên trực quan và dễ hiểu hơn.
Chương 2 đã bao quát được thiết kế và phương pháp nghiên cứu của luận văn Theo đó luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, thu thập cả nguồn thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp để làm cơ sở phân tích đánh giá ở Chương 3
Trong Chương 2, tác giả trình bày phương pháp thu thập dữ liệu bằng bảng hỏi, cùng với cách phân tích dữ liệu đã thu thập và quy trình nghiên cứu luận văn một cách tổng quát.
