CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. Mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho Ban CNTT
Dựa trên những nội dung đã phân tích cũng như mục tiêu của luận văn, tác giả xây dựng mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho Ban CNTT như sau:
Hình 4.1: Mô hình áp dụng quản trị tinh gọn
(Nguồn: tác giả tổng hợp dựa trên mô hình của tác giả Nguyễn Đăng Minh, Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, 2015)
4.1.1. Quá trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn
Để triển khai áp dụng quản trị tinh gọn cần thực hiện qua các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá, kiểm tra cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Việc triển khai giai đoạn này giúp các hoạt động quản trị tinh gọn được thực hiện dễ dàng, đồng bộ và nhất quán ngay từ các bước đầu tiên. Quy trình thực hiện được hiểu là các thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Quy trình chỉ rõ những công việc cần phải làm, thức tự thực hiện các công việc đó, kết quả đạt được tại từng bước và kết quả cuối cùng, người phụ trách, đơn vị thực hiện và cách thức thực hiện. Đặc biệt khi thiết kế quy trình cần bám sát thực tiễn, sử dụng hiệu quả trong thực tiễn, có sự đồng nhất giữa đơn vị xây dựng quy trình và đơn vị trực tiếp áp dụng trước khi quy trình được đưa vào thực tiễn.
Giai đoạn 2: Triển khai áp dụng thí điểm quản trị tinh gọn tại một bộ phận trong doanh nghiệp
Trong giai đoạn này, bộ quy trình và tiêu chí đánh giá đã xây dựng trong giai đoạn 1 sẽ được áp dụng thử nghiệm tại một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp, cụ thể là tại Ban CNTT. Mọi hoạt động quản trị tinh gọn của bộ phận thử nghiệm sẽ được thực hiện, kiểm tra và đánh giá theo đúng bộ quy trình, tiêu chí kiểm tra đã xây dựng.
Kết thúc giai đoạn 2 sẽ có 2 trường hợp xảy ra: (1) Triển khai áp dụng quản trị tinh gọn theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra tại bộ phận thử nghiệm đạt hiệu quả cao, chứng minh bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn của EVNNPT. Quá trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn sẽ chuyển sang giai đoạn 3: áp dụng cho toàn EVNNPT. (2) Ngược lại với trường hợp (1), nếu như hiệu quả dạt được tại bộ phận thử nghiệm thấp, điều đó chứng minh bộ quy trình, tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với các đặc thù hoạt động của Ban CNTT. Khi đó quy trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn cần quay về giai đoạn 1 : Cải tiến bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình áp dụng thử. Sau đó, bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đã cải tiến sẽ tái áp dụng thử tại bộ phận đó nghĩa là tái thực hiện giai đoạn 2. Chu trình trên sẽ kết thúc hiệu quả đạt được tại giai đoạn 2 cao, có thể chuyển tiếp sang giai đoạn 3.
Tại giai đoạn này, các hoạt động quản trị tinh gọn sẽ được triển khai đồng bộ và thống nhất theo bộ quy trình thực hiện và tiêu chí kiểm tra trên phạm vi toàn bộ hoạt động của EVNNPT.
4.1.2. Các yếu tố đảm bảo hiệu quả triển khai áp dụng quản trị tinh gọn
Một là, sự tham gia của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên vào quá trình áp dụng chính là yếu tố mang tính chất đảm bảo cho sự thành công một cách bền vững và lâu dài khi áp dụng quản trị tinh gọnvào thực tiễn. Do đó, việc nâng cao mức độ tham gia của các cán bộ công nhân viên; mà cụ thể là nâng cao tinh thần tự giác, tính chủ động, tích cực trong các hoạt động thực hiện quản trị một trong những yêu cầu cơ bản đối với tổ chức nếu muốn đạt hiệu quả cao trong quá trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn. Một trong những yếu tố đóng vai trò quan trọng thúc đẩy sự tham gia của cá nhân vào các hoạt động quản trị tinh gọn là cơ cấu nhân sự. Cơ cấu tổ chức điều hành hoạt động quản trị tinh gọn nên được thiết lập theo hướng cơ cấu tổ chức "dẻo" (organic model). Tại đó, sự tương tác giữa các cán bộ công nhân viên với ban lãnh đạo được nâng cao, các cán bộ sẽ là những người chủ động thực hiện các hoạt động quản trị tinh gọn, đề xuất các chính sách phù hợp với thực tiễn áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng. Trong khi đó, người lãnh đạo sẽ trao quyền nhiều hơn cho đội ngũ nhân viên dựa trên năng lực và khả năng của từng cá nhân đồng thời người lãnh đạo sẽ đóng vai trò hỗ trợ, giám sát và tạo động lực, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình (Nguyễn Hồng Sơn, Nguyễn Đăng Minh, 2014).
Hai là, sự cam kết lâu dài của ban lãnh đạo. Sự cam kết lâu dài của ban lãnh đạo là một nhân tố vô cùng quan trọng tác động tới kết quả khi áp dụng mô hình quản trị tinh gọn. Một người lãnh đạo có cam kết và tin tưởng vào chiến lược áp dụng QTTG luôn đánh giá cao vai trò của người lao động, luôn tạo điều kiện để hỗ trợ và ủng hộ người lao động từ mọi phía, từ đó sẽ thúc đẩy sự tham gia của người lao động vào quá trình áp dụng quản trị tinh gọn. Ban lãnh đạo có thể tác động tới sự tham gia của các cán bộ công nhân viên thông qua chính sách đào tạo và cơ chế khen thưởng của Bệnh viện:
(1) Đối với các chính sách đào tạo, lãnh đạo chính là người quyết định nội dung của chương trình đào tạo, phương pháp đào tạo và sự ưu tiên của việc áp dụng quản trị tinh gọn so với các chiến lược khác tại EVNNPT. Người lãnh đạo có bản lĩnh, tầm nhìn dài hạn, có cam kết và hoàn toàn tin tưởng vào lợi ích và ý nghiã của quản trị tinh gọn sẽ định hướng, xây dựng kế hoạch đào tạo lâu dài, phù hợp với thực tiễn tại EVNNPT và duy trì kế hoạch đó đều đặn, liên tục.
(2) Đối với cơ chế khuyến khích, động viên, khen thưởng, ban lãnh đạo là người quyết định hình thức khen thưởng cho các cá nhân, thời điểm khen thưởng ... nên mọi quyết định của họ sẽ tác động tới việc người lao động có động lực để thực hiện công việc tốt hay không. Những chính sách khen thưởng kịp thời và thường xuyên là động lực thúc đẩy người lao động tự giác tham gia vào quá trình áp dụng quản trị tinh gọn tại EVNNPT (Nguyễn Hồng Sơn, Nguyễn Đăng Minh, 2014) .
Ba là, chính sách đào tạo: Các chương trình đào tạo cho các cán bộ công nhân viên trong Ban CNTT nói riêng và EVNNPT nói chung nên bao gồm 2 phần: đào tạo về nhận thức và đào tạo về kiến thức .
- Đào tạo về nhận thức: Mục đích của đào tạo nhận thức là giúp cán bộ công nhân viên thấu hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, tự giác, tự nguyện và tính chủ động khi triển khai áp dụng quản trị tinh gọn. Một số hoạt động cụ thể thúc đẩy việc đào tạo nhận thức như: Tuyên truyền về lý thuyết quản trị tinh gọn và các công cụ của quản trị tinh gọn, thiết lập lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì, thúc đẩy động lực, "truyền lửa" cho các lãnh đạo cấp trung, cán bộ công nhân viên. Gắn liền lợi ích của EVNNPT với người lao động bằng cách tạo điều kiện cho họ có cơ hội phát triển toàn diện, phát huy và chứng minh năng lực của bản thân.
- Đào tạo về kiến thức: Mục tiêu của đào tạo kiến thức là giúp cán bộ công nhân viên hiểu về cách thức triển khai áp dụng quản trị tinh gọn và thực hành tại vị trí công tác của mình. Chương trình đào tạo cần bám sát thực tiễn, và khi truyền đạt các phương pháp quản trị tinh gọn nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ triển khai áp dụng, mang đến lợi ích trực tiếp cho người lao động. Các hình thức
đào tạo kiến thức QTTG nên áp dụng như kết hợp đào tạo tại chỗ (on-the-job- training) với đào tạo ngoài nơi làm việc (off-the-job-training) để tăng tính thực tiễn cho hoạt động đào tạo. Áp dụng mô hình đào tạo TOT "Train of Trainers", đào tạo chuyên viên đa chức năng (Multifunctional Employees). Đặc biệt với lý thuyết quản trị tinh gọn theo điều kiện tại Việt Nam cần quan tâm đến đào tạo và tuyên truyền về "Tâm thế", giúp người lao động hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm, tự giác, tự nguyện và tính chủ động khi triển khai áp dụng tại EVNNPT. Việc đào tạo "Tâm thế" là cả một quá trình bền bỉ, bằng các hình thức, cách thức khác nhau, tùy thuộc vào tình hình của tổ chức, cá nhân mà cần có biện pháp phù hợp để giúp mỗi cá nhân và tổ chức có được tâm thế tốt.
Bốn là, chính sách khuyến khích, khen thưởng: Các hình thức khen thưởng rất đa dạng, có thể là động viên về vật chất hoặc tinh thần, tuy nhiên cần có tiêu chí rõ ràng, công khai, minh bạch để tạo ra sự công bằng trong văn hóa của EVNNPT (Nguyễn Hồng Sơn, Nguyễn Đăng Minh, 2014).