1.2. Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
1.2.6. Mô hình sản xuất tinh gọn trên thế giới
Có ba (3) yếu tố quan trọng trong mô hình sản xuất tinh gọn trên thế giới. Yếu tố đầu tiên chính là nguồn nhân lực, trong sơ đồ, nguồn nhân lực nằm ở ô trung tâm. Một nguồn nhân lực được cho là chất lượng khi áp dụng quản trị tinh gọn không những cần có kiến thức về chuyên môn và quản trị tinh gọn mà còn có khả năng sáng tạo cho quá trình cải tiến liên tục, sự linh động để kiểm soát được các tình huống phát sinh trong quá trình sản xuất. Để sự “tinh gọn” được thấm nhuần trong tư tưởng của mọi nhân viên, trở thành động lực khuyến khích sự lao động, một chính sách về nhân sự hợp lý là điều doanh nghiệp cần xây dựng được.
Hai yếu tố khác mà doanh nghiệp cần làm được khi áp dụng quản trị tinh gọn là tạo dựng được hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất, dây chuyền sản xuất “phù hợp”. “Phù hợp” chính là đảm bảo được khả năng phản ứng ngay với những bất thường trong từng khâu, máy móc luôn được duy trì trạng thái hoạt động tốt nhất để ngăn chặn xảy ra lỗi và lặp lại lỗi, đồng thời riêng biệt các không gian máy và con người làm việc để tạo sự quy củ và trật tự. Bên cạnh đó, mọi công đoạn trên chuyền cần được đảm bảo liên tục hay không có thời gian chết (thời gian ngưng chuyền) trong lúc hoạt động sản xuất, thành phẩm của các công đoạn trước được chuyển đến công đoạn sau đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng (JIT), có sự phân loại, sàng lọc công việc cũng như nội dung và tiến độ rõ ràng (Kanban) để bất cứ nhân viên nào cũng có thể theo dõi nhịp độ sản xuất. Làm được ba yếu tố đó, doanh nghiệp sẽ duy trì được sự thông suốt của thông tin và luồng sản xuất trơn tru. Đạt được các nền tảng này rồi, doanh nghiệp sẽ có điều kiện để tiếp tục nâng cao hiệu quả của các yếu tố đó bằng cách thực hiện các yếu tố trên cùng của sơ đồ.Đó là sự cải tiến liên
tục (Kaizen) bởi trong quá trình sản xuất sẽ luôn có các vấn đề mới phát sinh, hệ thống cũ cần liên tục được đổi mới để phản hồi phù hợp nhất lại sự phát sinh đó.Giống như Kaizen, các phương pháp khác như 5S, quản lý trực quan… cũng nên được lồng ghép vào quá trình sản xuất, kết hợp với ba yếu tố trụ cột sẽ tạo ra mũi nhọn giúp doanh nghiệp phát triển.
Hình 1.3: Sơ đồ ngôi nhà sản xuất tinh gọn
(Nguồn: Pascal Dennis, 2007)
Tại Việt Nam, Tiến sỹ Nguyễn Đăng Minh đã nghiên cứu và đưa ra triết lý về quản trị tinh gọn phù hợp với điều kiện trong nước "Made in Vietnam" (theo tác giả). Theo đó, quản trị tinh gọn “Made in Vietnam” là tư duy quản trị tạo ra lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con người cắt
Tập trung vào khách hàng mục tiêu Chất lượng tốt nhất, chi phí thấp nhất, hạn chế tối đa lãng phí JIT: Sản xuất sản phẩm cần, tại thời điểm khách hàng cần với số lượng khác hàng cần Jidoka: Dừng ngay hệ thống khi phát hiện vấn đề, khắc phục xong mới tiếp tục
Tiêu chuẩn hóa quy trình hoạt động, công việc
Duy trì ổn định hệ thống (chất lượng…)
Kết hợp với:
Sự linh hoạt, khuyến khích các thành viên nhóm liên tục tìm ra cách thực hiện công việc tốt hơn
giảm tối đa chi phí lãng phí. Tư duy này có thể được diễn giải thông qua hệ công thức trong bảng dưới đây:
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 14.)
Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông qua việc tăng giá bán hoặc tăng sản lượng thường có giới hạn do phụ thuộc vào quan hệ cung cầu trên thị trường và nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp. Ở khía cạnh cắt giảm chi phí, doanh nghiệp không nên cắt giảm chi phí thực, tức là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất - kinh doanh, đảm bảo chất lượng của sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu, lương công nhân … Vì vậy giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững đó là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí.
Chi phí lãng phí tồn tại dưới hai hình thức là chi phí lãng phí vô hình và chi phí lãng phí hữu hình. Chi phí lãng phí hữu hình phổ biến và dễ nhận dạng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Các lãng phí này có thể tồn tại dưới dạng lãng phí về cơ sở vật chất (dư thừa kho bãi, máy móc thiết bị không sử dụng hết công suất...); lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất do dùng quá nhiều nguyên liệu, sản xuất thừa hay các thói quen lãng phí như quên không tắt đèn, tắt van nước, in ấn thừa tài liệu ...; lãng phí do sai hỏng (sản xuất sản phẩm lỗi, cung ứng dịch vụ không đúng mong muốn của khách hàng); lãng phí thời gian (thời gian chờ đợi giữa các khâu của sản xuất, chờ đợi trong quá trình sử dụng dịch vụ) ...
Chi phí lãng phí vô hình gồm chi phí lãng phí trong tư duy (tư duy phát triển, tầm nhìn, triết lý phát triển ...), trong phương pháp làm việc (cách thức triển khai, quy trinh triển khai công việc) và trong việc bỏ lỡ các cơ hội phát triển (cơ hội tăng trưởng, cơ hội kinh doanh ...); chi phí lãng phí này được cho là nhiều hơn đáng kể
Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí
Trong đó: Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí
so với các lãng phí hữu hình. Hình 1.5 mình hoạ sức ảnh hưởng của lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp có cùng/hoặc không cùng tư duy phát triển:
Hình 1.4: Ảnh hưởng của chi phí lãng phí vô hình đối với doanh nghiệp có cùng/hoặc không cùng tư duy phát triển
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 15.)
Tư duy hay phương pháp làm việc (kể cả động lực làm việc) của từng cá nhân được minh hoạ bằng một véc-tơ có hướng. Theo nguyên lý hình học, các véc- tơ có cùng một hướng sẽ tạo ra một véc-tơ tổng được nối dài từ các véc-tơ thành phần; ngược lại, khi cộng các véc-tơ khác hướng hoặc ngược chiều nhau, độ dài của của các véc-tơ thành phần sẽ bị triệt tiêu. Tương tự, nếu như mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có tư duy, phương pháp giải quyết công việc không đồng nhất sẽ tạo ra lãng phí trong tư duy và phương pháp của chính bản thân mỗi cá nhân, từ đó ảnh hưởng tới giá trị gia tăng của toàn doanh nghiệp. Ở mức độ cao hơn, khi mỗi cá nhân trong một tổ chức (hay một quốc gia) có động lực phấn đấu cùng hướng tới một mục tiêu chung thì sẽ tạo nên một nguồn sức mạnh khổng lồ giúp tổ chức (quốc gia) đó vươn lên. Ngược lại, nếu động lực của mỗi cá nhân có hướng khác nhau, tổng động lực hay tổng nguồn sức mạnh của doanh nghiệp/tổ chức (quốc gia) sẽ bị suy yếu, dẫn tới sự kìm hãm phát triển ...
Quản trị tinh gọn là mô hình quản trị tập trung vào việc dùng trí tuệ của con người/tổ chức nhằm cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Như vậy, để cắt giảm chi phí lãng phí thì cần phải phát hiện - nhận dạng lãng phí một cách khoa học, từ đó có các
D OANH NGHIỆP A
G iá trị gia tăng
D OANH NGHIỆP B
G iá trị gia tăng
phương pháp khoa học để loại bỏ các loại lãng phí này. Quản trị tinh gọn sử dụng hệ thống các công cụ và phương pháp khoa học như 5S, Kaizen, Quản lý trực quan, Jidoka, khoa học giải quyết vấn đề ... Các công cụ, phương pháp này là do con người sáng tạo, do vậy, chúng cũng không ngừng được phát triển về mặt nội dung, số lượng và đặc biệt là phải phù hợp với việc cắt bỏ các chi phí lãng phí. Các phương pháp, công cụ này được áp dụng một cách sáng tạo, linh hoạt giúp doanh nghiệp/tổ chức nhận diện và loại bỏ các lãng phí tồn tại trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Ngoài ra, quản trị tinh gọn bao gồm cả triết lý, tầm nhìn, chiến lược, văn hoá của doanh nghiệp/tổ chức luôn hướng tới khách hàng/cộng đồng thông qua việc không ngừng gia tăng các giá trị (tài chính và phi tài chính) cho doanh nghiệp/tổ chức. (Nguyễn Đăng Minh, 2015).
Bằng việc giữ hoặc tăng doanh thu một cách bền vững và cắt giảm tối đa chi phí lãng phí, doanh nghiệp/tổ chức sẽ tạo ra lợi nhuận (giá trị gia tăng tài chính có giá trị A) nào đó, để duy trì và phát triển động lực giúp các doanh nghiệp/tổ chức phát triển, áp dụng quản trị tinh gọn để phát triển, giá trị A này cần được tái phân bổ theo hệ công thức sau:
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 17.)
A1, A2, A3, A4,….An là các thành tố được tái phân bổ vào hệ thống trong doanh nghiệp/tổ chức và xã hội nhằm duy trì và thúc đẩy việc triển khai áp dụng quản trị tinh gọn.
Bản chất của công thức này cũng cho thấy doanh nghiệp không nhất thiết phải có những khoản đầu tư thêm cho các hoạt động quản trị tinh gọn khi hệ thống đã được thiết lập; bản thân lợi ích kinh tế từ việc cắt giảm chi phí lãng phí sẽ là nguồn tài trợ để tiếp tục duy trì và phát triển các hoạt động quản trị tinh gọn. Bản thân các bên liên quan trong quá trình áp dụng quản trị tinh gọn (các bộ phận tham gia trực tiếp và gián tiếp vào hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp:
việc áp dụng quản trị tinh gọn. Hiểu và làm được theo công thức trên sẽ góp phần tạo động lực và duy trì bền vững việc áp dụng quản trị tinh gọn vào doanh nghiệp/ tổ chức.
Đặc biệt với đề xuất của mình, TS. Nguyễn Đăng Minh đã đưa ra khái niệm Tâm thế. Đây là một phạm trù Quản trị, được định nghĩa theo công thức:
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 20.)
THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc (việc học/việc làm) mà con người thực hiện là có ích chính cho bản thân mình.
THẤU 2: Thấu hiểu rằng con người chỉ có làm thật công việc (học thật/làm
thật) thì mới nâng cao được năng lực tư duy (khi đi học) và năng lực làm việc (khi đi làm) của chính bản thân.
Ý: Con người cần có ý thức, thái độ và đạo đức tốt đối với công việc (việc
học/việc làm) của mình, để soi đường cho thực hiện hai thấu ở trên.
Tâm thế đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc áp dụng thành công quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp/tổ chức tại Việt Nam. Có nghĩa là, mọi người phải có (tự nhận thức hoặc được đào tạo) hai thấu một ý: đó là thấu hiểu rằng áp dụng phát triển tư duy và công cụ quản trị tinh gọn có ích cho chính bản thân từng người trong doanh nghiệp, thấu hiểu rằng áp dụng tư duy, phương pháp, công cụ của quản trị tinh gọn sẽ giúp nâng cao năng lực của từng cá nhân và năng lực của doanh nghiệp, và ý thức thái độ đạo đức của mọi người phải tốt để có được hai thấu như trên.
Hình 1.5: Tâm thế - Trái tim đưa mạch máu nuôi dưỡng thành công trong triển khai quản trị tinh gọn
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 21.)
Trong doanh nghiệp/tổ chức, quản trị tinh gọn được triển khai trên nền tảng của ba yếu tố cơ bản: (i) con người; (ii) phần mềm và (iii) phần cứng. "Phần cứng" ở đây được hiểu như là cơ sở hạ tầng, vốn ... "Phần mềm" ở đây được hiểu như là tư duy, triết lý, phương pháp, quy trình triển khai (các bước đưa quản trị tinh gọn vào thực tiễn), các công cụ cụ thể để nhận diện, loại bỏ lãng phí trong thực tiễn doanh nghiệp/tổ chức. Yếu tố "con người" là yếu tố đặc biệt, có tính chất quan trong nhất ảnh hưởng tới hai yếu tố còn lại cũng như mang tính chất quyết định ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình triển khai quản trị tinh gọn tại doanh nghiệp. "Con người" ở đây chỉ tập thể người lao động và ban lãnh đạo doanh nghiệp - những người trực tiếp "thổi hồn" vào các yếu tố kỹ thuật như "quy trình" hay "công nghệ"; nói cách khác, họ là những người trực tiếp triển khai quản trị tinh gọn , biến các yếu tố kỹ thuật (cứng và mềm) trở nên phù hợp với hoàn cảnh và thực tiễn của doanh nghiệp. Như vậy, khác với yếu tố kỹ thuật, yếu tố "con người" mang tính đặc thù và riêng có của
từng doanh nghiệp. Chính vì thế, "con người" là yếu tố cần được quan tâm xuyên suốt trong quá trình triển khai quản trị tinh gọn .