1.2. Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
1.2.7. Nhận dạng lãng phí
Giá trị là điểm bắt đầu của tư duy tinh gọn. Giá trị chỉ có ý nghĩ khi được mô tả theo một sản phẩm cụ thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở một thời điểm cụ thể với một giá cả cụ thể.
Giá trị được tạo ra bởi nhà sản xuất, tuy nhiên nhà sản xuất thường khó có thể xác định chính xác giá trị bởi khi thiết kế sản phẩm, nhà sản xuất thường để ý đến các ràng buộc hay năng lực của hệ thống sản xuất của mình hơn là để ý đến nhu cầu thực sự của khách hàng.
Khách hàng là người quyết định giá trị của sản phẩm, nếu họ không muốn chi trả cho sản phần nào hay tính năng nào, giá trị nào của sản phầm thì đó chính là lãng phí. Bất cứ hoạt động nào không cần thiết và không tạo ra thêm giá trị gia tăng cho khác hàng đều được coi là lãng phí.
Hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (Value - added activities) là các hoạt động chuyển hóa vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (Nonvalue - added activities) là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hóa vật tư thành sản phẩm mà khách hàng mong muốn. Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị gia tăng. Một cách nhìn khác về sự lãng phí đó là bất kỳ vật tư hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua.
Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị gia tăng (Necessary nonvalue - added activities) là các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm. Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ như mức tồn kho).
Cha đẻ của phương thức sản xuất Toyota (TPS) đã thống kê bảy loại lãng phí (Muda) như sau:
Hình 1.6: Các lãng phí (Muda) chủ yếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh-Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - Đường đến thành công, Trang 45.)
Trong đó:
- Sản xuất dư thừa (Overproduction): sản xuất nhiều hơn hoặc sớm hơn cả khi
khách hàng yêu cầu, điều này dẫn đến tồn kho tăng và gây lãng phí. Nói cách khác, bất kỳ loại tồn kho nào cũng là lãng phí.
- Sự chờ đợi (Queues): đây là khoảng "thời gian chết", chờ đợi đến công đoạn tiếp theo, cất trữ đều là lãng phí vì nó không gia tăng giá trị.
- Sự di chuyển thừa (Transportation): là các dạng vận chuyển nguyên liệu không hợp lý giữa các địa điểm sản xuất hoặc sự di chuyển không hợp lý các hoạt động của con người trong quá trình thực hiện công việc.
- Tồn kho (Inventory): đó là việc tồn kho những nguyên liệu thô không cần thiết, các loại hàng tồn, hàng đang sản xuất dở dang được cất trong kho mà không tạo ra giá trị gia tăng.
- Thao tác (Motion): các thao tác của máy móc hoặc con người mà không tạo
- Gia công thừa (Overprocessing): việc sản xuất thừa nhiều so với số lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu.
- Lỗi (Defect): sản phẩm lỗi, khuyết tật, hàng bị trả lại… Sau này, người Mỹ bổ sung thêm một số loại lãng phí khác:
- Sự sửa sai (Correction): Sửa sai hay gia công lại, khi một việc phải làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên. Quá trình này gây ra việc sử dụng lao động không hiệu quả, làm gián đoạn quá trình sản xuất, dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình, tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất. - Kiến thức rời rạc (Knowledge disconnection): là trường hợp thông tin và
kiến thức không có sẵn tại nơi hay lúc được cần đến. Bao gồm thông tin các thủ tục quy định, thông số kỹ thuật và cáh thức giải quyết vấn đề…Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽ luồn sản xuất.
Ngoài ra, các lãng phí còn được chia thành lãng phí hữu hình (các lãng phí vẫn thường đề cập đến hàng ngày như quên tắt điện, tắt van nước hay hàng hỏng, phế phẩm) và cá lãng phí vô hình (như sự lãng phí trong tư duy và phương pháp làm việc khiến một công việc phải làm đi làm lại).
Các loại hình lãng phí này đều gặp trong cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp dịch vụ. Tùy theo lĩnh vực hoạt động và kinh doanh của từng doanh nghiệp, các loại lãng phí này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức và mức độ khác nhau. Do đó, để loại bỏ các lãng phí này, doanh nghiệp trước tiên cần nhìn nhận đâu là những lãng phí đang tồn tại trong chính doanh nghiệp của mình.
Kết luận Chương 1
Với những phân tích về quản trị tinh gọn ở các phần trên tác giả đánh giá quản trị tinh gọn có vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp sản xuất hay cung cấp dịch vụ. Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có môi trường và đặc điểm khác nhau, do đó, sự phát triển của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc
rất nhiều vào quyết định của những người đứng đầu doanh nghiệp trong việc áp dụng những phương thức quản trị tiên tiến và phù hợp.
Quản trị tinh gọn hiện nay đang rất phát triển trên thế giới và đã được nhiều nước như Nhật Bản, Mỹ…áp dụng rất thành công. Tại Việt Nam, cũng đã có nhiều công trình nghiên cứu và áp dụng quản trị tinh gọn được thực hiện, góp phần mang lại hiệu quả và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Điều đó thể hiện ở việc nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn để từ đó thu được lợi nhuận cao nhất. Đó có thể được hiểu rằng một doanh nghiệp có thể phát triển thì không thể không kể đến quá trình làm việc hiệu quả của các bộ phận trực thuộc, các phòng ban cấu thành nên tổ chức đó.
Do đó, tác giả lựa chọn phương pháp quản trị tinh gọn làm cơ sở lý luận để phân tích và đưa ra giải pháp cho công tác tham mưu và thực hiện nhiệm vụ của Ban Công nghệ thông tin nói riêng từ đó nhân rộng ra khối cơ quan EVNNPT nhằm tạo sức bật để nâng cao hiệu quả quản trị tại Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia.