CHƯƠNG 2 : THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp cụ thể áp dụng tại Ban CNTT và EVNNPT
4.2.1. Giai đoạn 1 Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá, kiểm
cho các hoạt động của Ban CNTT.
Theo Như phân tích ở trên, căn cứ vào những nguyên nhân gây lãng phí và các lãng phí đang hiện hữu, tiến hành xây dựng quy trình thực hiện như sau:
Trước hết là chỉ ra những việc cần làm:
- Nhận diện các lãng phí (theo thống kê khảo sát nêu trên)
- Liệt kê các nguyên nhân gây lãng phí (theo thống kê khảo sát nêu trên)
- Đưa ra thứ tự ưu tiên trong việc khắc phục các nguyên nhân. Theo đó, với
mức độ cao nhất trong các nguyên nhân gây lãng phí là "Chưa biết cách xắp sếp và tổ chức công việc", "Phụ thuộc vào đối tác"… như bảng đã thống kê ở Chương 2 sẽ đưa ra các giải pháp khắc phục những nguyên nhân này.
- Việc đưa ra giải pháp tương ứng với việc xây dựng bộ quy trình thực hiện,
- Với từng giải pháp được đưa ra, lãnh đạo Ban CNTT sẽ giao nhiệm vụ cho từng cán bộ trong Ban để thực hiện theo tiến độ nhất định. Bên cạnh đó, lãnh đạo Ban cũng phải thường xuyên giám sát các hoạt động triển khai này để có những điều chỉnh phù hợp.
- Bên cạnh việc đưa ra giải pháp thì việc tuyên truyền, đôn đốc các chuyên viên hiểu được tầm quan trọng của sự thay đổi, áp dụng phương pháp mới cũng như tâm thế tốt cũng rất quan trọng, bản thân lãnh đạo Ban cũng phải tự xây dựng cho mình những tiêu chuẩn mới để thực hiện theo.
Chi tiết thực hiện với từng nguyên nhân được mô tả như sau:
4.2.1.1. Chưa biết các sắp xếp tổ chức công việc
Các chuyên viên cũng như lãnh đạo ban cần bổ sung thêm những kỹ năng về quản lý công việc để biết cách tạo thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng nhất và cần thời gian đầu tư, tránh để các việc khẩn cấp nhưng không thực sự quan trọng đan xen trong quá trình xử lý công việc.
Việc sắp xếp, bố trí tài liệu, sổ sách hay các file dữ liệu cần được bố trí một cách khoa học, để có thể dễ dàng tìm tiếp và sử dung khi cần thiết. Ở đây có thể áp dụng công cụ quản lý 5S hay quản lý trực quan của lý thuyết quản trị tinh gọn. Cụ thể các giấy từ, văn bản được để vào khay có ghi chú rõ ràng, dễ thấy. Các thông tin thu thập trong quá trình xử lý công việc được ghi vào tờ ghi chú dán gọn gàng ở vị trí mà có thể thường xuyên quan sát được để tránh quên.
Hình 4.2: Trước và sau khi áp dụng 5S
(Nguồn: Tác giả tổng hợp khi thực hiện luận văn)
Bảng 4.1. Tiêu chí đánh giá nhằm khắc phục lãng phí trong sắp xếp tổ chức công việc
TT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Đạt Không đạt
1 Sắp xếp văn bản, tài liệu ngăn nắp
2 Tính sẵn sàng của thông tin cao
3 Thời gian tổng hợp thông tin ngắn
4 Thời gian soạn thảo và phát hành văn bản đáp ứng yêu cầu công việc
5 Có bảng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất) 4.2.1.2. Phụ thuộc vào đối tác
Đây là nguyên nhân có tính chất khách quan gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Để khắc phục cần tạo mối quan hệ mật thiết hơn với đối tác, tăng cường trao đổi để có thể hiểu được nhau. Ở đây những người thực hiện cần bổ sung những kỹ năng mềm liên quan đến tạo mối quan hệ, tâm lý hay thu thập thông tin hiệu quả.
Tiêu chí đánh giá:
Bảng 4.2. Tiêu chí đánh giá nhằm khắc phục lãng phí thời gian khi chờ đợi đối tác
TT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Đạt Không đạt
1 Nắm rõ thông tin cá nhân đầu mối liên hệ làm việc
2 Nắm bắt được tình hình xử lý công việc liên quan
của đối tác
3 Thu thập đầy đủ thông tin phía đối tác khi cần thiết
4 Thiết lập mối quan hệ tốt với đối tác
5 Cung cấp những thông tin cần thiết cho đối tác
4.2.1.3. Các yếu tố liên quan đến kỹ năng của từng cá nhân
Ở đây có thể kể đến những nguyên nhân chậm tiến độ của các công tác báo cáo, dự thảo văn bản, công tác xử lý của từng cá nhân châm chễ. Để khắc phục những điều này, tưng cá nhân cần nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của mình, phải thường xuyên tự nâng cao năng lực chuyên môn cũng như các kỹ năng cần thiết như cách thức xử lý văn bản, thu thập thông tin… Đặc biệt là ý thức được việc tiếp thu khái niệm "Tâm thế", hiểu được việc mình làm là tốt cho mình đầu tiên, phải làm việc đó với sự tận tâm và nhiệt huyết và thái độ đạo đức chuẩn mực. Đây là S5 trong công cụ 5S của lý thuyết quản trị tinh gọn (theo TS. Nguyễn Đăng Minh, 2015). Tiêu chí đánh giá như sau:
Bảng 4.3. Tiêu chí đánh giá nhằm khắc phục lãng phí tri thức liên quan đến kỹ năng cá nhân
TT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Đạt Không đạt
1 Nắm rõ công việc được phục trách
2 Báo cáo kịp thời và đầy đủ khi có yêu cầu của cấp trên
3
Thông thạo các kỹ năng phục vụ công việc do mình đảm trách như giao tiếp, thu thập thông tin…
4 Hiểu rõ và ý thức được vai trò của "Tâm thế" trong quá trình giải quyết công việc
5 Chủ động, sáng tạo trong công việc
6 Tích cực đề xuất ý kiến để nâng cao hiệu quả công việc
4.2.1.4. Khai thác công nghệ
Hiện nay tại EVNNPT nói chung và Ban CNTT nói riêng thì việc khai thác hiệu quả công nghệ cũng cần được lưu ý, đặc biệt là với các Ban không có chuyên môn về CNTT. Vì vậy cần có những khóa đào tạo cơ bản và chuyên sâu đối với tin học văn phòng hay chuyên ngành một cách định kỳ nhằm giúp các cá nhân có cơ hội tiếp xúc và trau dồi, cập nhật thêm kiến thức CNTT ngày càng biết đổi nhanh chóng. Bên cạnh đó cũng đưa ra các quy định cụ thể trong việc sử dụng các thiết bị công nghệ trong EVNNPT tránh việc sử dụng vào mục đích ngoài công việc, gây lãng phí hạ tầng CNTT cũng như đầu tư hệ thống. Bảng đánh giá tiêu chí như sau:
Bảng 4.4. Tiêu chí đánh giá nhằm khắc phục lãng phí về công nghệ
TT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Đạt Không đạt
1 Sử dụng thành thạo trang thiết bị công nghệ được
giao
2 Nắm bắt được các kỹ năng khi sử dụng các phần
mềm
3 Không sử dụng trang thiết bị vào việc riêng
4 Có khả năng tự khắc phục một số lỗi thông
thường của trang thiết bị
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất) 4.2.1.5. Công việc không phù hợp với chuyên môn được đào tạo
Cần có những rà soát cụ thể đến từng cá nhân về chuyên môn được đào tạo, đồng thời căn cứ vào yêu cầu công việc hàng ngày để sắp xếp, luân chuyển cán bộ để có được vị trí làm việc đúng sở trường. Tuy nhiên thực tế có thể có giải pháp đào tạo thêm chuyên môn cho cán bộ nhưng phải lưu ý đến việc đào tạo này phải bám sát với công việc thực tế hàng ngày để nâng cao hiệu quả lao động và tránh lãng phí trong việc đào tạo. Tiêu chí đánh giá theo bảng dưới đây:
Bảng 4.5. Tiêu chí đánh giá nhằm khắc phục lãng phí tri thức liên quan đến đào tạo
TT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Đạt Không đạt
1 Đào tạo kiến thức và ý thức về quản trị tinh gọn
2 Định kỳ tuyên truyền về vai trò của "Tâm thế" trong hoạt động hàng ngày tại cơ quan.
3 Sử dụng nhân sự đúng vị trí
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất) 4.2.1.6. Sự tham gia của lãnh đạo
Như đã trình bày ở trên, với lý thuyết quản trị tinh gọn thì vai trò của người lãnh đạo là hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của tổ chức cũng như áp dung thành công những giải pháp mới. Người lãnh đạo là đầu đầu dẫn dắt toàn bộ cán bộ công nhân viên, là tấm gương phản chiếu những tư duy, hành động tích cực góp phần lan tỏa và tạo động lực cho mỗi cá nhân. Những chính sách mà người lãnh đạo đưa ra phải sát với thực tế, minh bạch và rõ ràng. Ở đây cũng cần phải nói đến người lãnh đạo phải có "Tâm thế" tốt để từ đó gây sức ảnh hưởng đến mỗi thành viên trong tập thể, điều đó tạo ra sức mạnh tổng thế rất lớn hỗ trợ cho thành công của công tác quản trị nói chung và việc thực hiện nhiệm vụ của các cá nhân nói riêng.
Tóm lại, các lãng phí đang tồn tại sẽ được khắc phục bằng những phương án phù hợp như sau:
Bảng 4.6: Bảng tổng hợp các giải pháp khắc phục lãng phí
TT LÃNG PHÍ GIẢI PHÁP
Lãng phí thời gian
1 Công việc phải xử lý kéo dài, lặp đi lặp lại
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. - Hạn chế giải quyết các việc khẩn cấp. - Sắp xếp tài liệu, sổ sách, file dữ liệu
khoa học, dễ thấy khi tìm kiếm.
- Áp dụng 5S.
- Sử dung ghi chú để có thể thường
xuyên quan sát được.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với đối
tác trong phối hợp công việc.
- Học các thu thập thông tin hiệu quả
và những kỹ năng mềm cần thiết. - Hạn chế sử dung thời gian vào việc riêng
2 Phối hợp với các bên liên quan
3 Chờ đợi trình ký
4 Sử dụng thời gian vào mục đích
cá nhân
5 Các cuộc họp không phục vụ cho
việc hoàn thành nhiệm vụ
6 Tìm kiếm cài liệu, thông tin phục vụ công việc
Lãng phí tri thức
7
Không được sử dụng hiệu quả (không đúng chuyên môn, sở trường)
- Sắp xếp đúng người, đúng việc.
- Đào tạo để nâng cao kỹ năng và
năng lực chuyên môn phù hợp với từng đối tượng
8 Ít được đào tạo hoặc đào tạo xong
kiến thức không được sử dụng.
Lãng phí cơ sở vật chất
9 Sử dụng điện (không tắt các thiết
bị khi không sử dụng) - Thực hiện sử dụng cơ sở vật chất
tiết kiệm.
- Ban hành các quy định liên quan đến
sử dụng cơ sở vật chất trong cơ quan
10 Sử dụng nước lãng phí (nước
uống, vệ sinh…)
11 Văn phòng phẩm (bút, giấy in…)
Lãng phí tài chính
12
Mua sắm không hiệu quả - Ban hành các quy định về đầu tư,
mua sắm hiệu quả.
- Tăng cường kiểm tra, giám sát việc
mua sắm công.
Lãng phí về công nghệ
13
Kiến thức vi tính văn phòng hạn chế, không thành thạo trong việc
sử dụng các thiết bị công nghệ - Đào tạo cơ bản và chuyên sâu về
lĩnh vực công nghệ.
- Có quy định cụ thể cho việc sử dung
thiết bị phục vụ công việc 14
Không sử dụng hiệu quả các công phần mềm chuyên ngành phục vụ công việc
15 Sử dụng các thiết cho mục đích
ngoài công việc