Giao hàng xuất khẩu
Khái niệm giao hàng xuất khẩu
Hiện nay, hoạt động mua bán và trao đổi hàng hóa diễn ra thường xuyên trong đời sống hàng ngày Trong mối quan hệ này, bên bán và bên mua sẽ thỏa thuận về các yếu tố như hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển, địa điểm giao hàng và thời gian nhận hàng.
Giao hàng là quá trình chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thông qua các phương tiện vận tải, thực hiện việc chuyển giao quyền sở hữu theo thỏa thuận giữa các bên Xuất khẩu, ngược lại, là hoạt động kinh doanh quốc tế, diễn ra khi hàng hóa được trao đổi giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá, với tiền tệ làm phương tiện Đây không chỉ là việc mua bán đơn lẻ mà là một hệ thống quan hệ thương mại trong nền kinh tế, bao gồm cả tổ chức nội địa và quốc tế Xuất khẩu của doanh nghiệp là việc bán hàng hóa và dịch vụ từ trong nước ra nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu và tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Giao hàng xuất khẩu là hình thức chuyển hàng ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực đặc biệt được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, kết nối sản xuất và tiêu thụ, đồng thời hỗ trợ chu trình tái sản xuất của xã hội Quá trình giao hàng xuất khẩu đồng thời diễn ra cùng với hoạt động vận tải, bao gồm các tác nghiệp như tập kết hàng hóa.
Theo quy tắc của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối hàng hóa và tư vấn Vì vậy, giao hàng xuất khẩu bao gồm các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác.
Vai trò giao hàng xuất khẩu
Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển và xu hướng hội nhập toàn cầu gia tăng, giao hàng xuất khẩu trở thành yếu tố then chốt trong nền kinh tế quốc gia Giao hàng xuất khẩu không chỉ giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng mà còn mở rộng thị trường tiêu thụ và quy mô sản xuất cho doanh nghiệp Tuy nhiên, khi tham gia vào nền kinh tế toàn cầu, hàng hóa xuất khẩu phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt từ các sản phẩm nước ngoài Do đó, các doanh nghiệp cần liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng cường sức cạnh tranh và tạo cơ hội xuất khẩu hiệu quả hơn.
Giao hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận tải, giúp tăng tốc độ quay vòng của các phương tiện và tối ưu hóa dung tích cũng như tải trọng Chi phí vận tải chiếm tỷ lệ lớn trong giá cả hàng hóa, nhưng khi có giao hàng xuất khẩu, chi phí này được giảm thiểu, từ đó làm giảm giá thành hàng hóa xuất khẩu Điều này tạo động lực cho các doanh nghiệp trong nước mở rộng sản xuất và xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế.
Giao hàng xuất khẩu là hoạt động thương mại quốc tế, trong đó mọi giao dịch được thực hiện bằng tiền tệ Khi hoạt động giao hàng xuất khẩu diễn ra mạnh mẽ, lượng ngoại tệ thu về sẽ gia tăng, góp phần cải thiện cán cân thanh toán và tăng thu ngân sách quốc gia.
Người giao hàng xuất khẩu
1.1.3.1 Khái niệm người giao hàng xuất khẩu
Sự khác biệt về quốc tịch trong thương mại quốc tế yêu cầu hàng hóa xuất khẩu phải được vận chuyển qua ít nhất một quốc gia Để đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc như thuê phương tiện vận chuyển, bốc xếp, thông quan xuất khẩu và chuẩn bị giấy tờ Người thực hiện những công việc này được gọi là người giao hàng xuất khẩu Theo quy tắc của FIATA, người giao hàng xuất khẩu chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, tối ưu hóa quá trình chuyển giao và giảm thiểu chi phí.
1.1.3.2 Vai trò người giao hàng xuất khẩu
Ngành giao nhận vận tải ngày càng phát triển, kéo theo sự cải thiện của hệ thống cơ sở hạ tầng như bến cảng, giao thông đường bộ, và các tuyến đường sắt Quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa, cùng với tự do thương mại quốc tế, đã thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động giao nhận vận tải, đặc biệt là vận tải container và đa phương thức Điều này không chỉ tăng cường giao lưu kinh tế mà còn củng cố mối quan hệ đối ngoại giữa các khu vực kinh tế trong nước và quốc tế.
Người giao hàng xuất khẩu sử dụng phương tiện vận tải chuyên nghiệp và hoạt động trên các tuyến đường cố định, giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa Khi khách hàng chọn dịch vụ này, tốc độ lưu thông hàng hóa sẽ được cải thiện, chi phí sẽ được giảm thiểu và mức cước sẽ thấp hơn Thêm vào đó, việc giao hàng sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn với sự phụ trách của một cá nhân chuyên môn, đảm bảo hàng hóa của khách hàng được an toàn và chất lượng.
Trước đây, vai trò của người giao hàng xuất khẩu chủ yếu chỉ bao gồm các công việc như bốc xếp, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ, sắp xếp vận tải nội địa và thanh toán tiền hàng mà nhà xuất khẩu ủy thác Những hoạt động này chỉ diễn ra trong phạm vi nội địa, dẫn đến trách nhiệm của họ rất thấp.
Với sự phát triển của nền kinh tế hội nhập, thương mại quốc tế đã thúc đẩy sự mở rộng của ngành vận tải Điều này khiến cho người giao hàng xuất khẩu phải đảm nhận nhiều vai trò hơn so với trước đây.
Theo Luật Thương mại, đại lý là thương nhân được ủy thác thực hiện các công việc như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ và làm thủ tục hải quan, với thù lao cho các dịch vụ này Người giao hàng xuất khẩu nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để bảo vệ lợi ích của chủ hàng và làm trung gian giữa người gửi hàng và người vận tải Mặc dù đại lý hưởng hoa hồng từ công việc, nhưng họ không chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa, giúp người gửi hàng tiếp cận nhanh chóng với các chuyên chở uy tín.
Môi giới hải quan là người đảm nhiệm việc làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu Họ không chỉ thực hiện các thủ tục này mà còn mở rộng hoạt động bằng cách tìm kiếm chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế và thương lượng cước phí với các hãng tàu theo sự uỷ thác từ hợp đồng mua bán Được nhà nước cấp phép, người giao hàng xuất khẩu đại diện cho người xuất khẩu để thực hiện khai báo và các thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.
Người gom hàng là người tập hợp các lô hàng riêng lẻ từ nhiều người gửi tại cùng một địa điểm để tạo thành một lô hàng nguyên container, gọi là FCL (Full Container Load) Những lô hàng nhỏ không đủ để lấp đầy một container được gọi là LCL (Less than Container Load) Quá trình này giúp tối ưu hóa sức chứa của container và giảm chi phí vận tải Người gom hàng sẽ sắp xếp, phân loại và đóng gói các lô hàng lẻ vào một container để tiết kiệm chi phí cho người gửi.
- Người gom hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều người gửi hàng tại trạm giao nhận đóng gói hàng lẻ (LCL)
- Người gom hàng tiến hành tập hợp các lô hàng lẻ đó thành các lô hàng nguyên (FCL), sau đó kiểm tra hải quan và đóng gói hàng lẻ
- Người gom hàng gửi các container đã đầy hàng này bằng đường biển, đường sắt hoặc đường hàng không … cho đại lý của mình tại nơi đến
Đại lý sẽ tiếp nhận các container hàng tại điểm đến, thực hiện việc dỡ hàng và phân phối cho những người nhận tại các trạm giao nhận, đồng thời đóng gói hàng lẻ theo yêu cầu.
1.1.3.3 Trách nhiệm người giao hàng xuất khẩu
Người giao hàng xuất khẩu là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu theo ủy thác của khách hàng Dù đóng vai trò là đại lý, môi giới Hải quan hay người gom hàng, họ vẫn phải chịu trách nhiệm cho mọi sai sót bất cẩn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Trong vai trò đại lý, người giao hàng xuất khẩu và nhân viên của họ có thể vô tình mắc sai sót trong quá trình làm việc Tuy nhiên, nếu những sai lầm này gây thiệt hại tài chính cho người ủy thác hoặc tổn thất cho hàng hóa, người giao hàng xuất khẩu vẫn phải chịu trách nhiệm.
- Giao hàng không đúng theo chỉ dẫn đã thỏa thuận trong hợp đồng, giao hàng đến sai địa điểm quy định
- Giao hàng không đúng chủ, người nhận không phải là người thỏa thuận trong hợp đồng
- Giao hàng không thu tiền từ người nhận
- Không thông báo cho người nhận về tình trạng lô hàng
- Giao hàng quên lấy vận đơn hay các chứng từ liên quan đến hàng hóa
- Không mua bao hiểm hàng hóa theo chỉ dẫn của khách hàng dù đã có thỏa thuận
Sai sót trong thủ tục hải quan dẫn đến chậm trễ trong việc khai báo, làm cho hàng hóa không được thông quan kịp thời, gây thiệt hại cho khách hàng.
Người giao hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ quy định hải quan, chịu trách nhiệm trước cơ quan Hải quan về việc khai báo chính xác tên hàng, số lượng và giá trị để tránh thất thoát hàng hóa và thất thu cho Nhà nước Vi phạm các quy định này sẽ dẫn đến việc người giao hàng xuất khẩu phải chịu phạt tiền, và khoản phạt này sẽ không được hoàn trả từ phía khách hàng Tất cả chi phí phát sinh do sai sót trong quá trình khai báo sẽ do người giao hàng gánh chịu, thậm chí họ có thể phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý cho những hành vi sai trái Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều người không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình, dẫn đến việc khai sai chủng loại hàng, số lượng, gây tổn thất cho Chính phủ.
Người giao hàng xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc gom hàng, không chỉ chịu trách nhiệm về hành vi của mình mà còn về tổn thất hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển Đặc biệt trong vận tải hàng không, trách nhiệm của người gom hàng kéo dài từ khi giao hàng cho hãng hàng không tại sân bay xuất phát cho đến khi hàng hoá được trả cho người nhận cuối cùng tại điểm đến.
Người giao hàng xuất khẩu không luôn phải chịu trách nhiệm cho mọi mất mát hoặc hư hỏng của hàng hóa Họ sẽ được miễn trách nhiệm trong những trường hợp nhất định, cụ thể là khi hàng hóa bị tổn thất do các điều kiện ngoài tầm kiểm soát.
- Do các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bệnh dịch
- Do nội tỳ hoặc bản chất hàng hóa
- Do lỗi bên phía khách hàng hoặc người ủy thác bên phía khách hàng
- Do xảy ra chiến tranh, bạo động hay đình công
- Khách hàng gây ra sai sót trong khâu đóng gói và ghi, ký mã hiệu không chính xác
1.1.3.4 Mối quan hệ giữa người giao hàng xuất khẩu và các bên có liên quan
Phạm vi các dịch vụ giao hàng
Hoạt động giao hàng xuất khẩu ngày càng trở nên quan trọng trong thương mại quốc tế, với vai trò và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu ngày càng lớn trong mối quan hệ với người gửi hàng Phạm vi hoạt động của họ cũng được mở rộng, khi thường xuyên đại diện để quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua các dịch vụ khác.
Người xuất khẩu, đại diện cho người gửi hàng, sẽ thực hiện giao hàng theo các chỉ dẫn đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
- Lựa chọn tuyến đường và phương thức vận tải cũng như người chuyên chở phù hợp
- Tiến hành đặt chỗ (booking) để giữ vị trí cho hàng hóa của mình từ các hãng tàu hoặc airline
- Nhận hàng từ người gửi hàng và cấp các chứng từ
- Nắm rõ những quy định về luật pháp đối với nước nhập khẩu hàng hóa hay nước quá cảnh để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết
- Tiến hành đóng gói bao bì nếu được người gửi ủy thác
- Thu xếp kho bãi nếu hàng hóa cần được lưu kho
Vận chuyển hàng hóa đến cảng và sân bay là bước quan trọng trong chuỗi logistics Quá trình này bao gồm bốc xếp và cân đo để xác định khối lượng hàng hóa chính xác Đồng thời, cần kiểm tra các hư hỏng của hàng hóa (nếu có) để đảm bảo chất lượng Cuối cùng, thực hiện thủ tục khai báo hải quan là cần thiết để hàng hóa được thông quan nhanh chóng.
- Thanh toán các khoản phí bao gồm tiền cước
- Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, sau đó giao cho người gửi hàng
- Theo dõi quá trình chuyên chở hàng hóa, thông báo cho người gửi hàng
Những dịch vụ khác: Người giao hàng xuất khẩu có thể làm thêm một số dịch vụ khác như gom hàng, tư vấn,…
Dịch vụ gom hàng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển khi số lượng hàng hóa không đủ để chất đầy một container Trong trường hợp này, người giao hàng sẽ tập hợp các lô hàng lẻ (LCL) để tạo thành một container nguyên (FCL), tối ưu hóa quy trình xuất khẩu.
Dịch vụ tư vấn xuất khẩu bao gồm việc người giao hàng liên hệ với khách hàng để cung cấp báo giá phù hợp cho từng lô hàng và địa điểm nhận hàng Họ cũng tư vấn về tuyến đường và phương tiện vận chuyển, đồng thời đưa ra các mức bảo hiểm thích hợp cho từng loại hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp hỗ trợ khai báo hàng xuất khẩu cùng với các chứng từ cần thiết và thông tin về các quy định L/C mà ngân hàng yêu cầu.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Khái quát về vận tải hàng không
Vận tải hàng không là một phần quan trọng trong ngành giao thông vận tải, phân biệt với các phương thức khác như đường bộ, đường sắt, đường biển và đường sông Nó bao gồm việc chuyên chở hàng hóa bằng máy bay, kết hợp các yếu tố kinh tế và kỹ thuật để đạt hiệu quả cao nhất Hình thức này không chỉ di chuyển hành khách mà còn vận chuyển hàng hóa, hành lý và bưu kiện từ địa điểm này đến địa điểm khác Mặc dù hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không chỉ chiếm dưới 0,5% tổng trọng lượng hàng hóa quốc tế, nhưng giá trị của chúng lại chiếm tới 30% Theo Boeing, máy bay chở hàng chuyên dụng vận chuyển khoảng 60% hàng hóa hàng không toàn cầu, trong khi máy bay chở hành khách chỉ chiếm 40%.
1.2.1.1 Đặc điểm của vận tải hàng không
Tuyến đường trong vận tải hàng không là không trung, thường là đường thẳng và không phụ thuộc vào địa hình, giúp tiết kiệm chi phí xây dựng Khoảng cách giữa hai điểm vận tải được xác định trong không gian bầu trời, mặc dù việc hình thành các đường bay trực tiếp giữa các sân bay còn phụ thuộc vào điều kiện địa lý và khí hậu của từng vùng Tuy nhiên, đường bay của máy bay thường tương đối thẳng, không tính đến sự thay đổi độ cao Thực tế, đường hàng không thường ngắn hơn so với vận tải đường sắt và ô tô khoảng 20%, và ngắn hơn đường sông khoảng 30%.
Hàng không dân dụng được công nhận là phương tiện vận tải an toàn nhất theo Tổ chức Hàng không dân dụng quốc tế (ICAO) Theo phân tích thống kê, xác suất tử vong trong một vụ tai nạn hàng không chỉ là 1/45.000.000, cho thấy tỷ lệ tai nạn khi đi máy bay thấp hơn nhiều so với việc đi bộ trên đường phố.
Máy bay là phương tiện vận tải nhanh nhất hiện nay, với tốc độ trung bình từ 800 đến 1000 km/h Trên quãng đường 500 km, máy bay chỉ mất một giờ, trong khi tàu hoả, ô tô và tàu biển lần lượt mất 8,3 giờ, 10 giờ và 27 giờ Chính vì vậy, vận tải hàng không nổi bật hơn hẳn về mặt thời gian.
Việc đơn giản hóa chứng từ trong vận chuyển hàng hóa là rất cần thiết, đặc biệt là trong vận chuyển đường bộ, nơi các thủ tục thường phức tạp Ngược lại, vận chuyển hàng không có lợi thế hơn nhờ vào các thông tin và quy định rõ ràng được cung cấp trên website của hãng bay Tuân thủ các quy định này không chỉ giúp giảm bớt sự phức tạp mà còn nâng cao hiệu quả trong quá trình làm chứng từ.
1.2.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của vận tải hàng không
Trong lĩnh vực vận tải hàng không, cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian Yếu tố này quyết định đến việc hàng hóa có được giao nhận hiệu quả hay không.
Cảng hàng không – Sân bay: Theo Điều 47, chương III, Luật Hàng không dân dụng Việt Nam
Cảng hàng không là khu vực được xác định bao gồm sân bay, nhà ga và các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của tàu bay trong việc vận chuyển hành khách và hàng hóa Các loại cảng hàng không được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
- Cảng hàng không quốc tế là cảng hàng không phục vụ cho vận chuyển quốc tế và vận chuyển nội địa
- Cảng hàng không nội địa là cảng hàng không phục vụ cho vận chuyển nội địa
Cảng hàng không là cơ sở hạ tầng thiết yếu cho hoạt động cất cánh và hạ cánh của máy bay, đồng thời cung cấp các dịch vụ và tiện nghi cho hành khách và hàng hóa Cảng hàng không bao gồm các khu vực chính như đường băng, khu vực đỗ và bảo quản máy bay, khu điều khiển bay, khu quản lý hành chính, khu vực chờ và đón khách, kho hàng, cũng như các trạm giao nhận hàng hóa và nơi chứa nhiên liệu.
Sân bay là khu vực được thiết kế để đảm bảo tàu bay có thể cất cánh, hạ cánh và di chuyển Chúng phục vụ cho mục đích khai thác hàng không chung hoặc vận chuyển hành khách, hành lý, hàng hóa và bưu gửi, không bao gồm vận chuyển công cộng, được gọi là sân bay chuyên dùng.
Máy bay là thiết bị bay hoạt động dựa trên sự tương tác với không khí, đóng vai trò quan trọng trong vận tải hàng không Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, quốc gia sản xuất và các tính năng kỹ thuật, máy bay được phân loại thành nhiều loại khác nhau.
- Căn cứ vào đối tượng chuyên chở:
+ Máy bay chở hành khách (passenger aircraft)
+ Máy bay chở hàng (all cargo aircraft)
+ Máy bay hỗn hợp (combined aircraft)
Trên thị trường máy bay dân dụng toàn cầu, Mỹ dẫn đầu với 64% tổng số máy bay, trong đó Boeing chiếm 62% thị phần Châu Âu cũng đóng góp đáng kể với 34% số máy bay Các quốc gia sản xuất máy bay nổi bật bao gồm Hà Lan, Mỹ, Nga và Pháp.
- Căn cứ vào số ghế của máy bay:
Dựa trên loại động cơ hoạt động, máy bay có thể được phân loại thành máy bay động cơ tua bin cánh quạt, động cơ piston và động cơ tua bin phản lực Hiện nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, đa số máy bay hiện đại đều sử dụng động cơ phản lực.
Các công cụ xếp, dỡ và vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của vận tải hàng không, phụ thuộc vào trang thiết bị của từng sân bay Mỗi sân bay sẽ có những thiết bị khác nhau tùy thuộc vào luồng hàng hóa mà họ tiếp nhận Tuy nhiên, những thiết bị cơ bản thường được sử dụng bao gồm xe vận chuyển container, pallet, xe nâng và băng chuyền hàng rời.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
1.2.2.1 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, hay còn gọi là Air Cargo, là quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu qua không gian hàng không từ người gửi đến người nhận Quá trình này bao gồm các nghiệp vụ vận tải hàng không và giải quyết các thủ tục, giấy tờ liên quan Hàng hóa được xếp lên máy bay chuyên dụng hoặc khoang chở hàng của máy bay chở khách, sau đó được giao ra khỏi lãnh thổ quốc gia Phương thức giao hàng này đặc biệt phù hợp cho những mặt hàng có giá trị cao và yêu cầu thời gian giao hàng gấp rút.
Những món đồ có giá trị (kim cương, đồ cổ, vàng)
Hàng tiêu dùng xa xỉ (đồ điện tử, thời trang)
Thiết bị kỹ thuật (hàng công nghệ cao, linh kiện máy bay, tàu bay, xe hơi)
Thư tín hàng không, bưu phẩm
Hàng dễ hư hỏng (thực phẩm, hoa tươi, hàng ướp đá khô)
Động vật sống, nội tạng người, hài cốt
Người thực hiện công việc giao hàng xuất khẩu có thể là các hãng hàng không, chủ hàng, đại lý giao nhận, người chuyên chở chuyên nghiệp, hoặc bất kỳ tổ chức, cá nhân nào khác Thực tế cho thấy, việc giao hàng xuất khẩu thường được đảm nhận bởi các đại lý hàng không và người giao nhận hàng không.
1.2.2.2 Ưu điểm và nhược điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Tuyến đường hàng không nối liền hai điểm vận chuyển chủ yếu theo một đường thẳng, không bị ảnh hưởng bởi địa hình mặt đất hay mặt nước, giúp máy bay hoạt động hiệu quả Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mở ra cơ hội tiếp cận toàn cầu với mạng lưới cảng hàng không rộng lớn, cho phép phục vụ nhiều khách hàng hơn và kết nối với hầu hết các quốc gia trên thế giới.
Vận tải hàng không là phương thức giao hàng xuất khẩu ưu việt nhất nhờ vào tốc độ nhanh chóng và thời gian vận chuyển ngắn Với độ cao bay trên 9 km, máy bay ít bị ảnh hưởng bởi các điều kiện thời tiết khắc nghiệt, đảm bảo an toàn cho hàng hóa Bên cạnh đó, vận tải hàng không yêu cầu công nghệ cao và tiêu chuẩn nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn tuyệt đối, đặc biệt cho những mặt hàng giá trị cao và hàng cứu trợ khẩn cấp Do đó, sự chính xác và độ tin cậy trong quá trình vận chuyển hàng hóa là yếu tố hàng đầu trong ngành vận tải hàng không.
Sử dụng đường hàng không trong giao hàng xuất khẩu giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu vận chuyển hàng hóa về thời gian giao hàng, khối lượng và số lượt bay, nhờ khả năng thông quan gần như không bị hạn chế Thủ tục và chứng từ đơn giản, cùng với việc máy bay bay thẳng và ít qua các trạm kiểm tra, tạo ra tính cơ động cao Điều này không chỉ giảm phí lưu kho mà còn mang lại lợi thế trong việc kiểm soát hàng tồn kho.
Vận tải hàng không mang lại lợi ích vượt trội với các dịch vụ tiêu chuẩn cao, giúp giảm thiểu tổn thất do hư hỏng, đổ vỡ hoặc trộm cắp trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đảm bảo an ninh cao nhờ vào các quy định an toàn và bảo vệ nghiêm ngặt tại sân bay An ninh sân bay kiểm soát chặt chẽ, giúp giảm thiểu tình trạng mất cắp và thất thoát hàng hóa Nhờ đó, hàng hóa xuất khẩu được bảo đảm an toàn trước khi đến tay người nhận.
Hiện nay, công nghệ internet cho phép theo dõi hành trình vận chuyển hàng hóa qua dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Người giao hàng có thể dễ dàng kiểm tra quá trình vận chuyển và đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn Với tần suất máy bay cất cánh trung bình mỗi giờ, việc theo dõi sản phẩm trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết Người giao hàng có thể biết máy bay nào đang chở hàng của mình, thời gian bay và hạ cánh, điều này không thể thực hiện được với vận chuyển đường bộ hoặc đường biển.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không có chi phí rất cao, là phương thức vận chuyển tốn kém nhất do phải chi trả cho bảo trì máy bay, xây dựng cảng sân bay và trang thiết bị kỹ thuật Giá cước hàng không quá lớn khiến nó không phù hợp cho hàng hóa giá trị thấp, nguyên liệu và sản phẩm nông nghiệp, vì chi phí vận chuyển chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành, làm giảm khả năng cạnh tranh Vận tải hàng không chỉ phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, hàng cứu trợ khẩn cấp và những mặt hàng cần giao ngay.
Máy bay không bị ảnh hưởng bởi địa hình nhưng lại phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, điều này ảnh hưởng đến lịch trình và tính ổn định của ngành vận tải hàng không Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không gặp khó khăn nghiêm trọng khi thời tiết xấu, dẫn đến việc hoãn hoặc hủy chuyến bay trong trường hợp sương mù, mưa lớn hoặc tuyết.
Khả năng chuyên chở hàng hóa của máy bay trong giao hàng xuất khẩu bị hạn chế do dung tích nhỏ và khả năng chịu tải thấp Máy bay vận tải lớn nhất hiện nay chỉ có thể chở tối đa 110 tấn, trong khi hầu hết máy bay chỉ chuyên chở khoảng 60 tấn, và máy bay chở khách chỉ vận chuyển được khoảng 10 tấn mỗi chuyến So với tàu biển có thể chuyên chở hàng trăm ngàn tấn, sức chở của máy bay là rất nhỏ, khiến nó không phù hợp cho việc vận chuyển hàng hóa cồng kềnh và nặng.
Khi giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về pháp luật để đảm bảo an ninh và an toàn bay Nhiều loại hàng hóa có rủi ro cao như chất nổ, khí, pin và chất lỏng sẽ không được các hãng hàng không chấp nhận vận chuyển, dẫn đến danh mục hàng hóa không đa dạng như các phương thức vận chuyển khác.
Vận tải hàng không cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng Điều này đồng nghĩa với việc cần có các công nhân, kỹ sư, hoa tiêu và phi công có trình độ kỹ thuật cao và kinh nghiệm thực tế phong phú.
1.2.2.3 Các văn bản pháp luật và quy tắc quy định về giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao hàng vận tải hàng không, bao gồm luật, bộ luật, nghị định và thông tư, đã được cập nhật để đảm bảo quyền lợi cho người gửi hàng xuất khẩu Các quy định này tạo ra khung pháp lý rõ ràng cho các loại hợp đồng và L/C, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
- Luật Hàng không dân dụng Việt Nam, có hiệu lực từ 01/01/2007
- Luật Hải quan số 29/2001/QH10 và Luật số 42/2005/QH11 ngày 14/06/2005 sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan
- Luật Thuế xuất khẩu số 45/2005/QH11 ngày 14/06/2005
- Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH10 ngày 29/11/2006
- Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002
- Thông tư 04/2006/TT-BTM ngày 06/04/2006 của Bộ Thương Mại (nay là
- Thông tư 60/2009/TT-BNN ngày 16/09/2009 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
- Thông tư số 10/2003/TT-NHNN ngày 16/09/2003 và Quyết định số 1703/2004/QĐ-NHNN ngày 28/12/2004 của Ngân hàng Nhà Nước
- Thông tư 04/2006/TT-NHNN ngày 03/07/2006 của Ngân hàng Nhà Nước
- Thông tư 02/2006/TT-BBCVT ngày 24/04/2006 của Bộ Bưu chính Viễn thông
- Thông tư số 48/2006/TT-BVHTT ngày 05/05/2006 và Thông tư 95/2006/TT-BVHTT ngày 06/12/2006 của Bộ Văn hóa Thông tin
- Thông tư 06/2006/TT-BYT ngày 16/05/2006 và Thông tư số 01/2007/TT- BYT ngày 17/01/2007 của Bộ Y tế
- Thông tư 08/2006/TT-BYT ngày 13/06/2006 và Thông tư 09/2006/TT-BYT ngày 11/07/2006 về nhập khẩu vắc xin, sinh phẩm y tế
- Quyết định 80/2006/QĐ-BQP ngày 09/05/2006 ban hành Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu
- Quyết định 1171/QĐ-TCHQ về việc ban hành Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thương mại
- Quyết định 437/QĐ-TCHQ ngày 09/03/2010 về sửa đổi bổ sung Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
- Quyết định 1636/QĐ-TCHQ ngày 17/08/2009 về việc ban hành quy trình về kiểm tra xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu
- Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/12/2009 về việc hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử
- Thông tư 112/2005/TT-BTC ngày 15/12/2005 hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
- Nghị định 149/2005/NĐ-CP ngày 08/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế xuất khẩu
- Nghị định 40/2007/NĐ-CP ngày 16/03/2007 quy định việc xác định giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
1.2.2.4 Vai trò và trách nhiệm của người làm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Forwarder, hay còn gọi là Air Freight Forwarder, là đơn vị đại lý chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không Đây là bên trung gian giữa chủ hàng và hãng vận tải, đảm nhận nhiệm vụ chuyển tiếp hàng hóa một cách hiệu quả.
Các chứng từ có liên quan trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Khái niệm và chức năng vận đơn hàng không
Vận đơn hàng không (Airway Bill - AWB) là chứng từ quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đóng vai trò là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển Theo Luật Hàng không dân dụng Việt Nam, vận đơn này xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa để chuyên chở và quy định các điều kiện của hợp đồng Đặc biệt, vận đơn hàng không được phát hành bởi người chuyên chở và không có khả năng lưu thông (non-negotiable).
Chức năng vận đơn hàng không
- Là bằng chứng cho một hợp đồng vận tải được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng
- Là bằng chứng về việc người chuyên chở hàng không đã nhận được hàng hóa
- Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate) vận chuyển bằng đường hàng không
- Là chứng từ kê khai hải quan cho hàng hóa (Customs Declaration)
- Là hóa đơn thanh toán cước phí (Freight Bill)
- Là bản hướng dẫn đối với nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hoá
Vận tải hàng không khác biệt so với vận tải đường biển ở chỗ không sử dụng vận đơn có thể giao dịch Nguyên nhân là do tốc độ vận chuyển nhanh của máy bay, khiến hàng hóa thường được giao trước khi chứng từ hàng không kịp đến tay người nhập khẩu Vì vậy, vận đơn hàng không không có chức năng sở hữu hàng hóa như vận đơn đường biển Vận đơn hàng không có thể được phát hành bởi hãng hàng không hoặc bởi bên thứ ba, và nhiều bản có thể được phát hành cho các bên liên quan như người chuyên chở, người nhận hàng và người gửi hàng Khi hàng đến nơi, người nhận hoặc đại lý của họ sẽ đến văn phòng của người chuyên chở để nhận AWB và bộ chứng từ kèm theo.
Phân loại vận đơn hàng không
Căn cứ vào người phát hành
Vận đơn của hãng hàng không, hay còn gọi là Airline airway bill, là tài liệu do hãng hàng không phát hành, trong đó ghi rõ biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở.
Vận đơn trung lập (Neutral airway bill) là loại vận đơn không do người chuyên chở phát hành, mà thường được phát hành bởi đại lý hoặc người giao nhận Điểm đặc trưng của vận đơn này là không có biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở, giúp tạo sự trung lập trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Căn cứ vào việc gom hàng
Vận đơn chủ (Master Airway Bill - MAWB) là tài liệu do người chuyên chở hàng không cấp cho người gom hàng, chứng nhận quyền nhận hàng tại sân bay đích Vận đơn này không chỉ điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở và người gom hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao nhận hàng hóa giữa hai bên.
Vận đơn của người gom hàng (House airway bill - HAWB) là tài liệu do người gom hàng cấp phát cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng từ họ Vận đơn này cho phép các chủ hàng lẻ có chứng từ cần thiết để nhận hàng tại điểm đến HAWB đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ, đồng thời là cơ sở để thực hiện việc nhận hàng hóa giữa hai bên Nội dung của vận đơn hàng không cần được đảm bảo rõ ràng và đầy đủ để tránh các tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
Vận đơn hàng không được in theo mẫu tiêu chuẩn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) Một bộ vận đơn bao gồm nhiều bản, trong đó có 3 bản gốc và các bản phụ Mỗi bản vận đơn có 2 mặt, với nội dung mặt trước giống nhau, chỉ khác về màu sắc và ghi chú phía dưới Mặt sau của các bản vận đơn có sự khác biệt: các bản phụ để trống, trong khi các bản gốc chứa các quy định liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Mặt trước vận đơn gồm:
- Giá trị kê khai vận chuyển (Declared value for carriage)
- Giá trị khai báo hải quan (Declared value for customs)
- Số tiền bảo hiểm (Insurance Amount)
- Thông tin làm hàng (Handling information)
- Số kiện hàng gửi (Number of Pieces)
Mặt sau vận đơn gồm:
- Thông báo liên quan đến trách nhiệm của người chuyên chở
Các điều khoản trong hợp đồng tuân thủ các quy định của các công ước quốc tế về hàng không, bao gồm Công ước Vác-sa-va 1929 và các Nghị định thư liên quan.
1.2.3.2 Hợp đồng mua bán hàng hóa – Sale Contract
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được định nghĩa bởi một số công ước quốc tế, trong đó nêu rõ rằng đây là hợp đồng giữa các bên có trụ sở thương mại ở các quốc gia khác nhau Hàng hóa trong hợp đồng này được chuyển giao từ nước này sang nước khác, hoặc việc ký kết hợp đồng được thực hiện giữa các bên tại các quốc gia khác nhau (Điều 1 - Công ước La Haye 1964 về mua bán hàng hóa quốc tế).
Hợp đồng mua bán quốc tế, hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau Trong đó, bên xuất khẩu (bên bán) có trách nhiệm chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho bên nhập khẩu (bên mua), trong khi bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
Theo điều 81 của Luật Thương mại Việt Nam Hợp đồng mua bán quốc tế có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
Chủ thể của hợp đồng mua bán phải bao gồm bên mua và bên bán, cả hai bên cần có đủ tư cách pháp lý Hàng hóa trong hợp đồng phải là hàng hóa hợp pháp, được phép mua bán theo quy định của pháp luật.
(c) Hợp đồng mua bán quốc tế phải có các nội dung chủ yếu mà luật pháp đã quy định.
(d) Hình thức của hợp đồng phải là văn bản.
1.2.3.3 Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại chứa thông tin quan trọng về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, giá cả, chiết khấu, số lượng, và chi tiết giao hàng Sự chính xác của hóa đơn là rất cần thiết vì nó sẽ được đối chiếu với các chứng từ khác, ảnh hưởng đến các giao dịch sử dụng thư tín dụng Người mua cần thông tin từ hóa đơn để thực hiện các thủ tục nhập khẩu, thuế hải quan và tuân thủ quy định về hối đoái Do đó, họ thường yêu cầu một hóa đơn sơ bộ (Proforma invoice) trước khi giao dịch chính thức.
1.2.3.4 Bản lược khai hàng hóa – Cargo Manifest
Chứng từ trích dẫn từ vận đơn là tài liệu quan trọng liệt kê danh mục hàng hóa được chở trên máy bay, phục vụ cho việc vận chuyển đến các cảng hàng không khác nhau Tài liệu này có nhiều mục đích sử dụng như thống kê, tính thuế và nghiên cứu cơ cấu hàng hóa xuất nhập khẩu Nội dung chính của chứng từ bao gồm tên chuyến bay, số vận đơn, tên hàng, số lượng, tên người giao hàng, người nhận hàng, cảng bốc và cảng dỡ.
1.2.3.5 Giấy chứng nhận và giấy phép
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là loại giấy tờ quan trọng nhất, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và thường do phòng thương mại tại nước bán phát hành Ngoài ra, giấy chứng nhận kiểm định hàng hóa, xác nhận chất lượng, số lượng và trọng lượng hàng hóa được cấp bởi các công ty kiểm định tư nhân và chung, như SGS (Thụy Sĩ) và Bureau Veritas (Pháp), cùng với VINACONTROL tại Việt Nam Bên cạnh đó, giấy phép xuất khẩu cũng đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường hàng không.
1.2.3.6 Tờ khai Hải quan xuất khẩu
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Giấy chứng nhận kinh doanh, đăng ký mã số doanh nghiệp
Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Ngoài những chứng từ bắt buộc nói trên còn có các giấy tờ khác như:
SLI – Thư chỉ dẫn của người gửi hàng
Giấy kê khai hàng hóa nguy hiểm
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa
Bản kê khai chi tiết hàng hóa
Cước hàng không
1.2.4.1 Khái niệm và cơ sở tính cước
Khái niệm cước hàng không
Cước vận tải hàng không là tổng chi phí bao gồm thuế mà khách hàng phải trả cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ sân bay khởi hành đến sân bay đích Mức cước này không cố định và thay đổi liên tục tùy thuộc vào loại hàng hóa, tuyến bay, thời gian vận chuyển và địa điểm Các loại cước phí thường được ghi rõ thời gian hiệu lực và ngày phát hành.
Hàng hóa chuyên chở có thể bị tính cước dựa trên trọng lượng, thể tích hoặc dung tích chiếm chỗ trên máy bay, đặc biệt là đối với hàng hóa nhẹ và cồng kềnh Đối với hàng hóa có giá trị cao, cước phí sẽ được tính dựa trên giá trị của hàng hóa trên mỗi đơn vị thể tích hoặc trọng lượng.
Cước hàng hóa không được thấp hơn mức cước tối thiểu và được quy định trong các biểu cước thống nhất Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) đã thiết lập quy tắc và thể lệ tính cước, được công bố trong biểu cước hàng không TACT (The Air Cargo Tariff) với công thức tính cụ thể.
Cước hàng không được tính bằng công thức: Đơn giá cước nhân với khối lượng tính cước Đơn giá cước này phụ thuộc vào từng hãng vận tải và không cố định, do đó các hãng hàng không thường công bố bảng giá cước vận chuyển hàng không của mình để khách hàng tham khảo.
Khối lượng tính cước là khối lượng lớn hơn khi so sánh giữa khối lượng thực tế (Gross weight) và khối lượng thể tích (Volume weight)
Khối lượng thực tế (Gross weight): là khối lượng cân nặng thực tế bao gồm cả hàng hóa và khối lượng của bao bì đã được đóng gói
Khối lượng thể tích (Volume weight): là khối lượng tính theo thể tích được quy đổi từ kích thước của kiện hàng
Theo công ước quốc tế, khối lượng thể tích (Volume weight) đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không được tính như sau:
Khối lượng thể tích = Kích thước kiện (Dài x Rộng x Cao) (cm)/6000
Ví dụ: Lô hàng gồm 10 thùng cartons, kích thước mỗi carton là 60x60x40cm. Khối lượng thực tế của nguyên lô hàng là 120kgs.
⇒ Khối lượng thể tích (Volume weight) của lô hàng = 60x60x40cm x 10 ctns /6000 = 240kg
So sánh khối lượng thể tích và khối lượng thực tế của lô hàng, giá trị nào lớn
⇒ Khối lượng tính cước của lô hàng này là 240kg.
Ta lấy 240kg x đơn giá cước để tính được số tiền cước phải trả cho hãng hàng không.
Cước hàng bách hoá (GCR - general cargo rate) là mức phí áp dụng cho việc vận chuyển hàng hóa thông thường giữa hai địa điểm Mức cước này sẽ được điều chỉnh giảm khi khối lượng hàng hóa gửi đi tăng lên.
Cước tối thiểu (M-minimum rate) là mức giá mà các hãng hàng không xác định là không kinh tế nếu thấp hơn, ngay cả với những lô hàng nhỏ Thực tế, cước phí cho một lô hàng thường bằng hoặc lớn hơn cước tối thiểu này, và mức cước tối thiểu được quy định bởi IATA.
Cước hàng đặc biệt (SCR) được áp dụng cho hàng hóa đặc biệt trên các đường bay nhất định, thường có mức giá thấp hơn so với cước hàng bách hóa Mục đích chính của cước này là cung cấp giá cả cạnh tranh, giúp tiết kiệm chi phí cho người gửi hàng bằng đường hàng không và tối ưu hóa khả năng chuyên chở của hãng hàng không.
Cước phân loại hàng (Class rate) là mức phí áp dụng cho những loại hàng hoá không có cước riêng biệt, thường được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm tăng hoặc giảm so với cước hàng bách hoá Mức cước này áp dụng cho các loại hàng hoá cụ thể trong những khu vực nhất định.
Cước tính cho mọi loại hàng (FAK - freight all kinds) là mức cước giống nhau áp dụng cho tất cả các loại hàng hóa xếp trong container, miễn là chúng có trọng lượng hoặc thể tích tương đương Mặc dù phương pháp này mang lại sự đơn giản trong việc tính toán, nhưng nó không hoàn toàn công bằng, vì hàng hóa có giá trị thấp cũng bị tính cước tương tự như hàng hóa có giá trị cao.
Cước ULD (Unit Load Devices rate) là mức phí áp dụng cho hàng hóa được vận chuyển trong các thiết bị ULD theo tiêu chuẩn IATA Thông thường, cước này thấp hơn cước hàng rời, và khi tính cước, không phân biệt số lượng hay chủng loại hàng hóa, mà chỉ dựa vào số lượng và loại ULD Số lượng ULD càng lớn thì cước vận chuyển càng giảm.
Cước hàng chậm là mức phí áp dụng cho những lô hàng không cần vận chuyển gấp, cho phép hàng hóa chờ đến khi có chỗ trên máy bay Mức cước này thường thấp hơn so với cước hàng không thông thường, vì các hãng hàng không khuyến khích việc gửi hàng chậm nhằm tăng cường khả năng sắp xếp chuyên chở.
Cước hàng thống nhất là loại cước được áp dụng cho hàng hóa khi được vận chuyển qua nhiều chặng khác nhau, với một mức giá duy nhất cho tất cả các chặng Việc sử dụng cước này có thể giúp tiết kiệm chi phí cho chủ hàng, so với việc tự thuê nhiều người chuyên chở riêng lẻ, vì tổng số tiền phải trả có thể thấp hơn khi sử dụng một nhà vận chuyển duy nhất.
Cước hàng gửi nhanh, hay còn gọi là cước ưu tiên, áp dụng cho những lô hàng cần được gửi gấp trong vòng 3 tiếng sau khi giao cho người chuyên chở Mức cước này thường dao động từ 130% đến 140% so với cước hàng bách hóa thông thường.
Cước hàng nhóm là mức phí áp dụng cho khách hàng thường xuyên gửi hàng trong các container hoặc pallet, thường là các đại lý hoặc người giao nhận hàng.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không
Booking
Kiểm tra giá cước, xin lịch bay từ các hãng hàng không (Airlines)
Khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng, người giao hàng xuất khẩu sẽ kiểm tra giá cước nội địa và quốc tế trên website các hãng hàng không, đặc biệt nếu lô hàng cần vận chuyển nội địa Sau khi xác định giá cước, họ sẽ liên hệ với các hãng hàng không để xin lịch bay còn chỗ và gửi thông tin chi tiết về lô hàng để được xem xét.
Chúng tôi chào giá và cung cấp dịch vụ đến khách hàng, đặc biệt là các đại lý nước ngoài, sau khi nhận được thông tin về giá cước và chuyến bay từ các hãng hàng không Chúng tôi sẽ liên hệ với khách hàng để thông báo giá cả theo thỏa thuận và giới thiệu các dịch vụ khác của công ty, bao gồm phí làm thủ tục hải quan và phí ra hàng tại kho.
Sau khi khách hàng đồng ý với giá cước và chuyến bay cho lô hàng của mình, chúng tôi sẽ tiến hành liên hệ với hãng hàng không để đặt chỗ Hãng hàng không sẽ gửi thông báo xác nhận booking Sau khi nhận được xác nhận booking từ hãng, chúng tôi sẽ phát hành booking 2 cho người vận chuyển.
Trên nền tảng đặt vé, tất cả thông tin liên quan đến chuyến bay như ngày bay, thời gian bay và cước phí sẽ được hiển thị rõ ràng, giúp người vận chuyển nắm bắt thông tin cần thiết để giao hàng đúng thời gian.
Nhận hàng
Theo thời gian cắt (cut-off time) được ghi trên booking, khách hàng cần lưu ý đóng gói và giao hàng trước thời hạn này Vào ngày bay, công ty sẽ cử nhân viên đến kho hàng tại cảng hàng không để nhận hàng từ người chuyên chở.
Sau khi nhận hàng, điều xe nâng hoặc xe nâng tay đưa lô hàng lên bàn cân để xác định khối lượng thực tế (Gross weight) Khi hàng đã lên bàn cân, nhân viên sẽ đọc số bill để tiến hành cân Sau quá trình này, nhân viên sẽ nhận lại hai phiếu thông tin cân, bao gồm số Mbl, Hbl, số kiện và tổng khối lượng (số kgs).
Sau khi hoàn tất việc cân hàng, hãy kiểm tra booking để xác định hãng bay vận chuyển Tiếp theo, di chuyển hàng đến khu vực tập kết của hãng bay tương ứng và tiến hành đo kích thước hàng hóa (dài x rộng x cao) bằng centimet.
Dán talon lên từng kiện hàng và điền đầy đủ thông tin vào "tờ cân" (Thư chỉ dẫn của người gửi hàng - Shipper's Letter of Instruction) Số liên sẽ phụ thuộc vào kho, với các liên có nội dung giống nhau nhưng giá trị khác nhau.
Cuối cùng ký tờ cân và đóng tiền thương vụ, hồ sơ gồm: Tờ cân (liên màu hồng) kèm theo phiếu thông tin lúc cân hàng + Booking.
Chuẩn bị chứng từ
Khi khai hải quan, bộ hồ sơ bao gồm:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
Giấy phép xuất khẩu: 1 bản
Thông quan hàng xuất
Truyền số liệu qua hải quan điện tử
Truyền dữ liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS cho phép người dùng thực hiện việc lập tờ khai trực tuyến Hệ thống hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ và số tờ khai, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quy trình khai báo hải quan.
Luồng xanh cho phép miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan trên tờ khai xuất khẩu, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan.
Luồng vàng cho phép hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế và chuyển hồ sơ trực tiếp đến bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thông quan, xác nhận đã hoàn tất thủ tục hải quan cho tờ khai xuất khẩu.
Luồng đỏ là giai đoạn hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, nơi chủ hàng phải xuất trình từ 5% đến 100% hàng hóa tùy thuộc vào tỷ lệ phân kiểm hóa do lãnh đạo chi cục quy định Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa khớp với khai báo và các chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo Cuối cùng, hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu
- In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận
- Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan
Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của nhân viên công ty và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Tiếp theo, cơ quan sẽ xác minh tính chính xác của các thông tin kê khai trên tờ khai so với chứng từ liên quan và xác định xem hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai
- Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan
- Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai
Thanh lý hải quan bãi
- Photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất để thanh lý
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi lên tờ khai gốc
- Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý
- Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc
Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu
- In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận
- Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan
Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên công ty và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng Tiếp theo, cơ quan sẽ xác minh tính chính xác của việc kê khai trên tờ khai so với các chứng từ liên quan và xác định xem hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa
- Nhân viên đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi
- Xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa
Tiến hành cắt seal và liên hệ với Hải quan để thực hiện kiểm tra hàng hóa, mức độ kiểm tra có thể là 5% hoặc 10% tùy thuộc vào yêu cầu của Hải quan.
Để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ, cần thực hiện việc bấm lại seal mới, bao gồm seal Hải quan và seal của hãng bay Sau khi bấm seal, hãy xin giấy xác nhận seal từ bộ phận có thẩm quyền, kèm theo dấu xác nhận của bộ phận thực hiện việc bấm seal.
- Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan
- Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai
Thanh lý hải quan bãi
- Photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất để thanh lý
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi lên tờ khai gốc
- Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý
- Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc
Sau khi hoàn tất quá trình thanh lý, hàng hóa được thông quan sẽ được cấp phiếu cân và tờ khai có chữ ký của cơ quan Hải quan Tiếp theo, hàng hóa sẽ được soi chiếu và Hải quan sẽ đóng dấu lên tờ khai hải quan xuất khẩu.
Phát hành vận đơn
Sau khi hoàn tất giao hàng và thông quan, người giao hàng xuất khẩu sẽ phát hành vận đơn hàng không và bản lược khai hàng hóa (Manifest) gửi cho hãng hàng không, sau đó hãng bay sẽ gửi lại MAWB cho người giao hàng Đồng thời, người giao hàng cấp giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR) cho nhà xuất khẩu Sau khi gửi chứng từ cho hãng hàng không và giấy chứng nhận cho nhà nhập khẩu, HAWB sẽ được phát hành cho người gửi hàng Shipper cần điền thông tin HAWB một cách chính xác và bằng tiếng Anh, đồng thời chịu trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh nếu có sai lệch thông tin Tùy thuộc vào hãng hàng không, thông tin có thể được điền bằng tay hoặc trực tuyến.
Do tốc độ bay cao, thời gian vận chuyển hàng hóa trở nên ngắn, vì vậy bộ AWB và các chứng từ liên quan có thể được gửi kèm với hàng Ngoài ra, AWB cũng có thể được chuyển phát nhanh cho người nhận nếu có thỏa thuận trước Một bộ AWB sẽ được phát hành thành nhiều bản để phục vụ cho các bên liên quan.
Nội dung chi tiết của AWB
The Air Waybill Number (AWB No.) consists of a three-digit airline code followed by a three-letter airport code indicating the departure airport This information will also be displayed again in the Airport of Departure section along with the corresponding code.
AWB (serial number) 8 chữ số trong đó số cuối cùng là số kiểm tra (check digit)
- Người chuyên chở (AIRLINES) là tên hãng hàng không
- Người gửi hàng (SHIPPER) thể hiện “tên + địa chỉ của người xuất khẩu” (Nếu là HAWB) và thể hiện “tên + địa chỉ của người giao nhận” (Nếu là MAWB)
- Người nhận hàng (CONSIGNEE) chỉ được ghi đích danh tên người nhận hàng do AWB không có khả năng lưu thông như B/L nên không được phát hành theo lệnh
- Thông tin thanh toán (ACCOUNTING INFORMATION) thể hiên việc tiền cưới đã được trả (PREPAID) hoặc chưa trả (COLLECT)
- Sân bay đi (AIRPORT OF DEPARTURE) ghi mã sân bay khởi hành
- Sân bay đến (AIRPORT OF DESTINATION) ghi mã sân bay hạ cánh
- Số chuyến bay, ngày tháng … (FLIGHT NO DATE) ghi số chuyển bay chở hàng và ngày bay
Thông tin làm hàng (HANDLING INFORMATION) được sử dụng để ghi chú các thông tin do người gửi hàng khai báo, bao gồm cả thông tin về Bên được thông báo (Notify Party).
The number of pieces and gross weight should include the total count of items or cartons, along with the overall weight of the shipment as measured at the airport.
- Khối lượng tính cước (CHARGEABLE WEIGHT) ghi khối lượng sử dụng để tính cước cho lô hàng
- Tên hàng (DESCRIPTIONS OF GOODS) ghi mô tả chung cho cả lô hàng
- Kích thước của các kiện hàng (DIMENSION) ghi cụ thể kích thước của mỗi kiện hàng để tính toán Chargeable Weight
- Mức cước và các chi phí khác (RATE CHARGES) có thể được
- Thanh toán cước (PREPAID/COLLECT) có thể ghi rõ các khoản đã được thanh toán vào mục Prepaid hoặc các khoản chưa được thanh toán vào mục Collect
- Nơi và ngày phát hành (DATE AND PLACE OF ISSUE) ghi rõ nơi và ngày phát hành AWB (cũng chính là ngày giao hàng trong vận tải hàng không)
- Chữ ký (SIGNATURE) của người phát hành AWB
- Thứ tự bản gốc/ bản sao (ORIGIN/COPY) thể hiện rõ đây là bản gốc số mấy (được giao cho ai) hoặc đây là bản sao số mấy
Mặt sau của AWB (BACK) chứa các thông tin quan trọng như giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, định nghĩa các thuật ngữ, nguồn luật điều chỉnh, nghĩa vụ của người chuyên chở, quy định về biểu cước, quy trình báo tin hàng đến và giao hàng, cùng với thông tin liên quan đến tổn thất và khiếu nại.
Gửi chứng từ
Để thực hiện quy trình, đầu tiên cần lập Debit note cho khách hàng và gửi chứng từ xuất khẩu hàng hóa đến đại lý tại sân bay Đồng thời, hãy quét một bản để gửi cho đại lý đầu nhập Cuối cùng, gửi giấy báo thanh toán cho khách hàng để hoàn tất giao dịch.
Trong vận tải hàng không, bản AWB gốc được gửi cùng lô hàng đến sân bay đích, cho phép người nhập khẩu nhận hàng mà không cần xuất trình AWB gốc Điều này có nghĩa là người xuất khẩu không nhất thiết phải gửi bộ chứng từ cho người nhập khẩu, mà có thể để bộ chứng từ đi kèm với bản AWB gốc và vận chuyển cùng lô hàng.
Sau khi lô hàng và bộ chứng từ được vận chuyển, người xuất khẩu thường gửi qua email bản scan của AWB gốc số 3 cùng với các chứng từ khác để người nhập khẩu chuẩn bị thủ tục hải quan Người giao hàng xuất khẩu theo dõi hành trình lô hàng, bao gồm lịch trình bay và thời gian, địa điểm hàng đến, và sẽ cập nhật thông tin cho nhà nhập khẩu.
