BIỂU CHẤM ĐIỂM 5S (Dành cho khối Hành chính, văn phòng) Phương thức Vòng tròn số điểm tương ứng sao cho phù hợp với các vấn đề, nội dung, bằng chứng đã quan sát được tại vị tríkhu vực đó Thang điểm Không có bằng chứng tốt nào (1điểm); chỉ có một ít bằng chứng tốt (2điểm); có một số bằng chứng tốt ở vị tríkhu vực (3điểm); có khá nhiều bằng chứng tốt (4điểm); bằng chứng tốt có thể.
CT TNHH LƯƠNG THỰC MIỀN TRUNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BỆNH VIỆN ĐA KHOA CỬA ĐÔNG BIỂU CHẤM ĐIỂM 5S (Dành cho khối Hành chính, văn phịng) Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực Thang điểm: Khơng có chứng tốt (1điểm); có chứng tốt (2điểm); có số chứng tốt vị trí/khu vực (3điểm); có nhiều chứng tốt (4điểm); chứng tốt thấy nơi, khơng có ngoại lệ (5điểm) Căn cứ: Dựa vào nội dung thực hành 5S câu hỏi đánh giá đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá khu vực phân công Bước Sàng lọc (SEIRI) Đánh giá yêu cầu Sàng lọc khu vực bao gồm: Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Những thứ không cần thiết phải loại bỏ khỏi khu Điểm vực làm việc bố trí nơi thích hợp, phân biệt, nhận biết rõ ràng không gây cản trở công việc Có thấy chứng tồn thứ không cần thiết khu vực làm việc không? (v/d: thông tin, tài liệu lỗi thời không Cụ thể: cập nhật; hồ sơ hạn lưu trữ khơng hủy bỏ; vật dụng, văn phịng phẩm, thiết bị văn phòng, đồ dùng cá nhân… hư hỏng / hết giá trị sử dụng… không phân biệt và/hoặc loại bỏ) Nếu có, chúng có nhận biết cách trực quan để dễ dàng phân biệt với thứ cần thiết, giá trị sử dụng khu vực không? 5 Đ Cụ thể: Có chứng việc xác định số lượng vật dụng, phương tiện Cụ thể: cần cho công việc/ hoạt động khu vực để không gây lãng phí “lưu kho mức cần thiết” khơng (ví dụ: lượng văn phịng phẩm, giấy in, mực in…)? Bước Sắp xếp (SEITON) Đánh giá việc Sắp xếp thứ cần thiết nơi làm việc lại sau Sàng lọc, để xem xét liệu chúng xếp ngăn nắp, vị trí, với số lượng cần thiết thuận tiện cho việc dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại chỗ ban đầu đảm bảo tiêu chuẩn an toàn cho nơi làm việc cách trực quan Các phương tiện hỗ trợ xếp, lưu trữ tài liệu/ hồ sơ, vật dụng, công cụ … Cụ thể: khu vực (ví dụ: tủ, kệ, giá, bàn…) có nhận biết, phân biệt cách trực quan, có tính hệ thống khơng? (ví dụ: đánh số, gán màu sắc, kẻ vạch… để xác định thứ tự, vị trí, số lượng…) Hệ thống tài liệu, hồ sơ, sách tham khảo… (dạng cứng) có thiết lập thành file, folder dựa theo tính chất nghiệp vụ/ nhóm/ chủng loại…và Cụ thể: xếp vị trí ấn định theo phương pháp có tính hệ thống trực quan khơng (ví dụ: dán 5 Điểm nhãn, đánh số, gán mã màu kết hợp cách này)? Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: 12 Hệ thống bảng điện, tủ điện, công tắc điện điều khiển thiết bị điện, chiếu sáng… có đánh dấu, dẫn (sơ đồ điều khiển, nhận biết màu Cụ thể: sắc, ký/ số hiệu… trực quan) để giúp điều khiển Đóng/Ngắt (ON/OFF) nhanh chóng, xác lần đầu khơng? 13 Kiểm tra thực tế tính hiệu hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ khu vực (yêu cầu tìm tài liệu/ hồ sơ liên quan người có trách Cụ thể: nhiệm khu vực làm việc, tốc độ truy xuất vòng 60 giây (cả cứng điện tử) 14 Khu vực làm việc có ánh sáng thích hợp, đảm bảo quan sát, tìm kiếm Cụ thể: dụng cụ vật dụng đánh dấu, đảm bảo nhanh chóng xác 5 Bên cặp file/ hộp đựng tài liệu, hồ sơ… có thiết lập bảng danh mục để nhận biết (index) khơng? Các thành phần tài liệu, hồ sơ có cặp/hộp có đánh số thứ tự theo danh mục và/hoặc có áp dụng cách phân biệt thích hợp nhóm, loại cơng việc cần khơng (ví dụ: tờ phân cách có gắn nhãn nhận biết; gắn nhãn phụ có đánh số thứ tự; xếp có tính hệ thống theo thời gian hình thành theo nhóm, loại đối tượng lưu giữ…) Khi công việc địi hỏi phải kiểm sốt tài liệu, hồ sơ cơng việc dạng điện tử, máy tính phục vụ cơng việc (máy chung, máy cá nhân) có thiết lập hệ thống thư mục, gắn nhãn, đặt tên folder/ file theo quy tắc định, hiệu để giúp tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng liệu, khơng có nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc khơng? Các tủ, kệ, ngăn kéo… có cửa khơng suốt có áp dụng hệ thống dẫn trực quan từ bên ngồi (ví dụ: sơ đồ trực quan, có tên gọi vật dụng, ký hiệu, vị trí xếp…thực tế bên trong) để dễ nhận biết, tìm kiếm thứ bên cần khơng? Các vật dụng có bên có đặt ngắn theo dấu hiệu, vị trí… dẫn từ bên ngồi khơng? Tủ, kệ, giá, bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, vật dụng dùng chung, vật dụng cá nhân,… có khu vực có bố trí (lay-out) cách khoa học, thuận tiện, hợp lý, thẩm mỹ, an toàn khơng? 10 Nếu có sử dụng máy in, máy photocopy, có áp dụng cách nhận biết, xếp để thuận tiện cho việc tận dụng giấy sử dụng mặt khơng (để giảm lãng phí, giảm chất thải)? 11 Hệ thống dây điện, dây mạng, dây điện thoại… khu vực có bó buộc thích hợp, an toàn, dễ nhận diện thẩm mỹ? Đ Bước Sạch (SEISO) Đánh giá trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn làm vệ sinh định rõ Nơi làm việc ln trì tình trạng vệ sinh tốt 15 Trách nhiệm thực 5S, có việc làm vệ sinh, giữ cho thứ nơi làm việc có xác định rõ ràng (ví dụ: sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, lịch phân công vệ sinh định kỳ, tiêu chuẩn 3S khu vực…) thực theo khơng? 16 Trên tường, tủ tài liệu/ hồ sơ, bảng tin nội … có tồn thơng tin lỗi thời, khơng cịn giá trị, khơng thể đọc có có dấu hiệu cho thấy khơng chăm sóc, trì cập nhật cần khơng? 17 Các thùng rác có trang bị đủ với mức phát thải khơng, chúng có đặt vị trí định, giữ chăm sóc (đổ rác) thường xun khơng? Nếu khu vực có phát sinh chất thải nguy hại (theo danh mục pháp luật môi trường quy định), cácchất thải nguy hại có thu gom, nhận biết, tách riêng theo quy định không? 18 Kiểm tra thực tế xem lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa vật dụng khác tủ, kệ, giá, bàn ghế, thiết bị văn phịng… có rác thải, bụi bám, mạng nhện dấu hiệu tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ không? Điểm Cụ thể: Cụ thể: Cụ thể: Đ Cụ thể: Bước Săn sóc (SEIKETSU) Đánh giá việc trì thường xuyên nâng cao kết thực Seiri, Seiton, Seiso thông qua hoạt động tự đánh giá/ đánh giá 5S Điểm 19 Các CBNV khu vực có thấu hiểu nhận thức rõ nguyên tắc mục Cụ thể: đích “S” công cụ cải tiến 5S hay không? Cụ thể: 21 Có xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp Cụ thể: nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? 5 20 Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) trì cải tiến thường xun khơng? 22 Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên cải tiến liên tục (v/d: sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, Bảng phân công vệ sinh, sử dụng biểu mẫu kiểm tra 5S khu vực, thiết Cụ thể: lập hệ thống Phiếu đề xuất cải tiến ) 23 Các ý tưởng, khuyến nghị cải tiến từ CBNV có ghi nhận, xem xét, đánh giá thực thích hợp để thu hút tham gia CBNV không? Cụ thể: Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận; thực hành cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S” 24 100% CBNV đơn vị phổ biến thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn cơng việc liên quan không, nhân Cụ thể: viên không (phỏng vấn – CBNV đơn vị để kiểm chứng)? Điểm 25 CBNV đơn vị có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy Cụ thể: quan sát nơi làm việc cá nhân đơn vị)? 26 Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt Cụ thể: sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thơng tin đến người liên quan không? Tỉ lệ tổng điểm thực tế so với điểm tối đa (số mục đánh giá * max = điểm/mục) Tiêu chí xếp loại từ kết đánh giá cho điểm: Điểm xếp loại từ kỳ đánh giá 5S lần 1: … /100; xếp loại : Cách tính tổng điểm cho lần chấm : (Điểm lần + Điểm lần x ) Đánh giá sau lần chấm: ( Tổng Điểm lần / Tổng điểm tối đa lần) *100% Chữ ký Đánh giá viên 5S: Đ …… /… điểm * 100% = ….% Loại xuất sắc: >= 95 % max Loại giỏi : 85 – 94% max Loại khá: 70 – 84% max Loại TB: 50 – 64 % max Loại yếu : < 50% max Điểm lần 2: …………… Xếp loại:……………… Điểm lần : … …… Xếp loại : ………………… ... Bước Sẵn sàng (SHITSUKE) Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận; thực hành cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBCNV Có chứng rõ... hàng ngày CBCNV Có chứng rõ ràng việc xây dựng, phát triển tự hào “Văn hóa 5S? ?? 24 100% CBNV đơn vị phổ biến thực hành 5S quy trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhân Cụ thể: viên... nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? 5 20 Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) trì cải tiến thường xun khơng? 22 Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên