(SKKN 2022) ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng tại trung tâm GDNN GDTX cấp huyện thành phố

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRUNG TÂM GDNN - GDTX THÀNH PHỐ THANH HÓA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH ÁP DỤNG TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP – GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN CẤP HUYỆN / THÀNH PHỐ Người thực hiện: Hoàng Thế Thanh Chức vụ: Giáo viên – Tổ phó tổ ĐTN-HCTH SKKN thuộc lĩnh vực: Quản lý học sinh Thanh Hóa, năm 2022 MỤC LỤC I.MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: 2 Mục đích nghiên cứu .3 Đối tượng nghiên cứu 4 Phương pháp nghiên cứu .4 II NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề .5 Thực trạng vấn đề .5 Kinh nghiệm “Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa” Hiệu đề tài 14 III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO .17 I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Thực Nghị 29 Hội nghị Ban chấp hành Trung ương lần thứ khóa XI Đảng về: “Đổi bản, toàn diện giáo dục đào tạo, đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa điều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN hội nhập quốc tế”, công nghệ thông tin xác định nhiệm vụ trọng tâm nhằm đổi phương pháp giảng dạy, học tập quản lý, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động giáo dục nhà trường Để áp dụng tốt công nghệ thông tin vào giáo dục đào tạo cần có thêm hai yếu tố: Thứ người: cán giáo viên cần có kỹ cá nhân cơng nghệ thông tin tốt, biết kết hợp phần mềm để linh hoạt xử lý liệu; Thứ hai cơng cụ: Đó sở vật chất phần cứng phần mềm chuyên dụng; đến đầu tư, thúc đẩy mạnh điều Với phần mềm sở liệu ngành, phần mềm Vnedu sử dụng quản lý thơng tin học sinh cách dễ dàng Tuy nhiên, trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục thường xuyên thành phố Thanh Hóa hai phần mềm đáp ứng phần công việc chưa đáp ứng hết nhu cầu thực tế, Cụ thể là: - Để khai thác liệu học sinh thiếu mẫu in, báo cáo hay sử dụng, khơng có biểu mẫu, sổ sách đào tạo nghề ; - Thiếu tính quản lý lớp học nghề, đặc biệt trung tâm GDNN-GDTX thường có học sinh vừa học THPT vừa học nghề trung tâm việc tra chéo học sinh học lớp nghề lớp văn hóa khơng thể mà tra theo sổ sách vật lý tìm thủ cơng gây thời gian – có phần mềm chun dụng đưa danh sách lập tức; - Từ năm học học 2021-2022 Trung tâm GDNNGDTX TP Thanh Hóa phối hợp quản lý lớp học chương trình GDTX cấp THPT số trường cao đẳng, trung cấp nghề địa bàn thành phố Thanh Hóa nên cần phải trao đổi liệu từ xa với trường đó, danh sách học sinh thường sử dụng file excel truyền qua mạng sau cán quản lý ghép lại tổng hợp tiện chưa tối ưu thời gian (nếu có phần mềm chun dụng khơng cần thao tác ghép này) - Trong Trung tâm có nhiều phận có nhu cầu sử dụng đến liệu học sinh phận giáo vụ GDTX, phận đào tạo nghề, phận kế toán, phận lưu trữ cho danh sách thơng tin học sinh riêng cần tải CSDL ngành phải xin copy phận liên quan, nhiên khơng nhanh nhỡ có sai sót thơng tin em phải thông báo cho tất phận phải tự tay sửa lại tất biểu mẫu đơn vị, điều nhiều không kịp thời – Nếu có phần mềm chun dụng sau sửa thông tin, tất biểu mẫu phận cập nhật Cũng thực tế quản lý thơng tin học sinh, tơi thực ý tưởng “Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX Thành phố Thanh Hóa” nhằm thống dùng chung liệu học sinh đơn vị, khép kín cơng tác quản lý thơng tin học sinh từ khâu nhập liệu, in phiếu thu hồ sơ đến tổng hợp in báo cáo đầu cấp, tạo danh sách lớp học tự động, xuất liệu trực tiếp vào file mẫu để đưa vào CSDL ngành, phần mềm bảo hiểm hay Vnedu (Không phải copy hay nhập lại), cuối in biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách có dùng đến thơng tin học sinh phận đơn vị Mục đích nghiên cứu: - Tối ưu hóa thời gian thực nhiệm vụ quản lý thông tin học sinh, hạn chế phải nhập liệu học sinh nhiều lần; - Tự động tạo số mẫu biểu thường xuyên dùng trung tâm - Thống quy trình làm việc với hồ sơ điện tử học sinh Trung tâm, khai thác tốt liệu học sinh; - Đồng hóa liệu học sinh phận, hạn chế sai sót mức thấp - Chủ động với cơng nghệ, Có thể điều chỉnh phần mềm tùy theo yêu cầu nhiệm vụ thời điểm Trung tâm Đối tượng nghiên cứu: - Thông tin hồ sơ học sinh - Các lớp học văn hóa, lớp học nghề học Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa - Các biểu mẫu, báo cáo theo quy định nhu cầu khai thác liệu trung tâm Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp khảo sát, thống kê - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm II NỘI DUNG Cơ sở lý luận vấn đề Để ứng dụng Công nghệ thông tin vào giảng dạy sở giáo dục nói chung Trung tâm Gdnn-Gdtx nói riêng, Bộ Giáo dục đào tạo tích cực triển khai, ứng dụng CNTT quản lí, điều hành, bước đầu xây dựng sở liệu toàn ngành giáo dục đào tạo phục vụ thông tin quản lý giáo dục, Năm học 2021-2022 Bộ Giáo dục đào tạo có cơng văn số 4096/BGDĐTCNTT ngày 20/9/2021 hướng dẫn việc thực nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin thống kê giáo dục năm học 2021-2022 Đồng thời Tại Thông tư số 34/2018/TT-BLĐTBXH ngày 26/12/2018 Bộ Lao động thương binh xã hội có khuyến khích quy định việc ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý hồ sơ, sổ sách đào tạo sơ cấp nghề Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Trong công tác quản lý khai thác thông tin học sinh Trung tâm GDNN-GDTX lưu danh sách học sinh theo nhiều cách thói quen sử dụng cá nhân phận, cần khai thác liệu cách tải thông tin học sinh từ vnedu dạng bảng tính excel tùy biến thành biểu mẫu, báo cáo khác nhiên không thống sử dụng liệu từ nguồn phải thao tác copy, paste điều chỉnh biểu mẫu tốn nhiều thời gian lặp lặp lại chẳng hạn như: Việc lập danh sanh sách, chia lớp học, sau lại làm danh sách liên quan đến lớp học định thành lập lớp, bảng điểm danh (số lần thao tác nhân theo số lớp) Cán quản lý khó nắm số lượng tuyển sinh theo thời gian thực phải đợi báo cáo từ phận tuyển sinh, việc nhập liệu vào máy khó nắm tiến độ theo thời gian thực Để làm báo cáo số liệu đầu cấp cán phụ trach thường phải nhiều thời gian để copy, chỉnh bảng biểu Sau lại nhập liệu riêng cho biểu mẫu để đưa liệu lên CSDL ngành , phần mềm VNEDU, phần mềm Bảo hiểm… Trường hợp cần chỉnh sửa, cập nhật thơng tin học sinh ví dụ địa học sinh nhiều biểu mẫu đơn vị phải sửa lại thủ công, nhiều không sửa hết, biểu mẫu phận khác Khi có lớp học nghề lại lặp lại cơng việc liên quan đến danh sách học sinh như: danh sách kèm định, bảng điểm danh, sổ tay giáo viên theo mẫu (có danh sách học sinh) Kinh nghiệm từ việc Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa: 3.1 Xây dựng Mơ hình hệ thống: Về Phần cứng: trước tiên cần phải có máy chủ kết nối mạng để lưu trữ liệu Xét nhu cầu quy mô sử dụng trung tâm cần tận dụng máy tính cũ thơng thường cài đặt hệ quản trị SQL server được, tiết kiệm, khơng thêm chi phí đầu tư, phận trung tâm có sẵn máy tính tham gia vào hệ thống Về phần mềm: mấu chốt để đưa tính khai thác xử lý thông tin học sinh Công cụ lập trình ứng dụng sử dụng Delphi khả kết nối với sở liệu SQL server ổn định, dễ dàng đóng gói phần mềm để cài đặt cho máy trạm Phần mềm viết cho sáng kiến kinh nghiệm tạm thời đặt tên Gdnngdtx 3.2 Xây dựng sở liệu học sinh: Cấu trúc sở liệu học sinh phải đáp ứng yêu cầu kết xuất thông tin cho phần mềm CSDL ngành, Vnedu phần mềm bảo hiểm Kết cho thấy sau ứng dụng tự động chèn trực tiếp liệu vào file mẫu phần mềm hồn tồn tương thích kiểu liệu cấu trúc liệu cho phép lưu trữ hình ảnh học sinh, ảnh chụp hồ sơ Nhìn chung csdl đáp ứng tốt nhu cầu khai thác cho phận trung tâm 3.3 Thiết lập khả kết nối Internet cho máy chủ máy trạm: Lập trình kết nối máy chủ máy trạm qua intenet không khó khăn Tuy nhiên máy chủ cần định địa IP tĩnh để điện máy trạm đảm bảo trỏ máy chủ (Các máy tính thơng thường IP động bị thay đổi điện) Các giải pháp thuê máy chủ, thuê địa IP chưa phù hợp với nhu cầu Trung tâm chi phí đắt Giải pháp lựa chọn ứng dụng Dynu IP Update cài vào máy chủ, phần mềm miễn phí tự động cập nhật địa IP máy chủ cho tên miền máy tính kết nối đến máy chủ thơng qua tên miền (Đây dịch vụ cơng ty uy tín có máy chủ đặt Cộng hòa liên Bang Đức ) 3.4 Xây dựng giao diện người dùng: Giao diện phần mềm bề mặt trực quan để người dùng tương tác nên đơn giản dễ hiểu tốt Trong phần nhập liệu phải đảm bảo quy tắc giúp nhập liệu xác nhanh Qua thực tế sử dụng cho thấy cần hướng dẫn thầy cô sơ qua sử dụng, thời gian nhập hồ sơ nhanh Tại Giao diện hình (Các lựa chọn chức ẩn/hiện tùy tài khoản người dùng) 3.5 Khả kết nối với thiết bị ngoại vi Kết nối với máy in: Phần mềm in trực tiếp mẫu in máy in thời gian thao tác nhanh (với Vnedu phải tải file excel in) Khả kết nối với camera, Webcam: Chức kết nối để chụp ảnh trực tiếp từ webcam ghi vào CSDL, ảnh gắn ln với hồ sơ học sinh mà thêm bước tạo file, chèn file (Tuy nhiên lấy ảnh từ file có sẵn để gắn vào hồ sơ CSDL) 3.6 Xây dựng sẵn biểu mẫu, báo cáo: Các báo cáo, biểu mẫu kết việc khai thác xử lý thơng tin, phải trú trọng xây dựng dựa nhu cầu thực tế, chẳng hạn như: Phiếu thu hồ sơ, Danh sách đăng ký trúng tuyển, thống kê tuyển sinh, danh sách lớp, bảng điểm danh, sổ tay giáo viên (nghề), giấy mời họp phụ huynh có sẵn tên học sinh, in ảnh học sinh… Ngoài bổ xung thêm mẫu in theo nhu cầu giai đoạn qua lần nâng cấp phần mềm Phần mềm có nhiều mẫu in, báo cáo nhiên xin giới thiệu số mẫu hay dùng: - Mẫu phiếu thu hồ sơ: Mẫu dùng trình thu hồ sơ, sau nhập thơng tin chính, nội dung lưu vào máy chủ cho phép in giấy A5 để giao cho người nộp hồ sơ 10 - Mẫu bảng kê hồ sơ học sinh dành cho giáo vụ giáo viên chủ nhiệm (nhằm quản lý thông tin hồ sơ, giấy tờ học sinh nộp cho trung tâm): - Một mẫu in danh sách học sinh: tùy chỉnh số nội dung biểu mẫu trước in 11 Mẫu danh sách dự tuyển trúng tuyển: Sau nhập tên học sinh mẫu danh sách dự tuyển coi hoàn thiện, Sau hội đồng tuyển sinh làm việc đánh dấu tên em trúng tuyển có danh sách trúng tuyển Mẫu danh sách học sinh: Có thể sửa số thơng tin đơn vị, tiêu đề, trình bày cuối danh sách Sau chọn lớp in máy in xuất file 12 - Bảng điểm diện dành cho học nghề ( in danh sách theo lớp văn hóa): Đối với mẫu Giáo viên dạy nghề nắm học sinh học lớp văn hóa để kết hợp với giáo viên chủ nhiệm quản lý học sinh: Mẫu danh sách học sinh đăng ký tham gia bảo hiểm: Chỉ cần bấm dấu tích vào tên học sinh có tham gia bảo hiểm lớp sau chọn in, biểu mẫu tạo tự động (Phía phận hành cần chọn chức xuất liệu thơng tin học sinh chèn trực tiếp vào file mẫu bảo hiểm với kiểu liệu quy định mà không cần phải nhập lại – thông thường phải nhập thủ công không copy hàng loạt được) 13 Mẫu sổ tay giáo viên dạy nghề: Đây mẫu số theo quy định đào tạo sơ cấp nghề thông tư số 42/2015/TT-BLĐTBXH ngày 20/10/2015 LĐTBXH (Chức in tất trang sổ kèm danh sách học sinh để đóng ) Mẫu thống kê số lượng học sinh học nghề theo lớp văn hóa: Khi thực cần bấm chọn tính máy tự tổng hợp xuất báo cáo 14 3.7 Quy trình nhập, xử lý liệu: - Giai đoạn (Tuyển sinh, thu hồ sơ): Cán thu hồ sơ có trách nhiệm nhập thơng tin học sinh vào phần mềm in phiếu thu hồ sơ giao cho người nộp giai đoạn tranh thủ lúc rỗi nhập nốt thơng tin cịn lại hồ sơ - Giai đoạn (Xét tuyển): Sau hội đồng xét tuyển làm việc cập nhật kết trúng tuyển cho đăng ký sau rà sốt liệu ban đầu, in danh sách trúng tuyển (đã tạo tự động cần chọn chức in) - Giai đoạn (Chia lớp): Chọn chức chia lớp tự động, lớp học tao tự động đưa học sinh vào - Giai đoạn (Rà sốt thơng tin): Các giáo viên chủ nhiệm kết hợp phận giáo vụ rà soát đối chiếu hồ sơ đảm bảo độ xác thơng tin học sinh, phân chia rà sốt theo lớp GVCN hoàn toàn chủ động thời gian, địa điểm làm việc, cập nhật đưa máy chủ - Giai đoạn (Sử dụng ): Kết xuất liệu file excel mẫu tải lên CSDL ngành, phần mềm bảo hiểm Vnedu Lúc này, phận trung tâm khai thác sử dụng Hiệu sau Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa: Sau năm học 2020-2021, 2021-2022 áp dụng hệ thống vào quản lý thơng tin học sinh hiệu công tác tăng lên đáng kể như: Quản lý thơng tin học sinh máy tính cách chặt chẽ, đầy đủ khoa học hơn: Với chức thiết kế tốc độ xử lý công việc tăng lên vượt bậc: Thời gian xử lý liệu ít, chủ yếu thời gian để chờ máy in in kết Tất phận dùng chung liệu từ nguồn chuẩn với biểu mẫu phát sinh tự động nên mang lại cảm giác nhẹ nhàng công việc bớt áp lực thời gian, thông tin em học sinh cập nhập biểu mẫu in sau phận có liệu nhất: Có việc giải từ xa, giảm thiểu thời gian phải tập 15 chung có mặt đơn vị, với thời gian giãn cách covid – 19 vừa qua Thời điểm có hai mốc làm việc là: Nhập liệu học sinh từ trường trung cấp trung tâm GDNN-GDTX thành phố Thanh Hóa thời điểm tổng rà sốt thơng tin học sinh toàn trung tâm – Tất cán giáo viên, đối tác tham gia làm việc chủ động địa điểm, thời gian hoàn thành kế hoạch, cán quản trị hệ thống nắm tiến độ công việc người hỗ trợ từ xa Kết luận, kiến nghị: Trong điều kiện chưa có phần mềm thống cho Trung tâm GDNN-GDTX việc áp dụng sáng kiến kinh nghiệm góp phần nâng cao tiện ích cho phận làm việc thêm hiệu Tuy nhiên phải bổ xung thêm nhiều nội dung thiết thực biểu mẫu, báo cáo, Thường xuyên chỉnh sửa lỗi tồn tại, đồng thời cần nhiều hỗ trợ giúp đỡ thầy đơn vị chun mơn, đóng góp ý kiến Đối với Trung tâm GDNN-GDTX TP Thanh Hóa thời gian vừa qua tạo điều kiện để sáng kiến kinh nghiệm đưa vào thực tiễn Tôi mong thời gian tới trung tâm tạo điều kiện mặt để ứng dụng đạt hiệu cao Qua thực tế xây dựng hệ thống bao gồm kết nối phần cứng lập trình phần mềm tơi thấy phần mềm CSDL ngành có nhiều thơng tin học sinh khai thác hiệu giảm nhiều công sức cho cán giáo viên Tuy nhiên số đơn vị Trung tâm GDNN-GDTX cấp huyện/Thành phố muốn mở rộng tính để kết xuất liệu trực tiếp in theo mẫu riêng phải viết phần mềm riêng Nếu CSDL ngành có chức chia sẻ dành cho người lập trình theo tài khoản đơn vị cấp trường việc nhập liệu lên csdl ngành khơng phải qua bước đệm file Excel đồng thời trường không cần lập máy chủ riêng (Nếu chức có chia sẻ tài liệu hay tập huấn kết nối cho đơn vị thực hiện) Trên kinh nghiệm mà thực qua việc “Ứng dụng công 16 nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN-GDTX Thành phố Thanh Hóa” Nhằm nâng cao hiệu quả, tốc độ xử lý liệu liên quan đến học sinh XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày 03 tháng 05 năm 2022 NGƯỜI VIẾT Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Hoàng Thế Thanh 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Một số tài liệu, video tham khảo kỹ lập trình delphi trang Web (Sử dụng nhiều trang You tube, 123doc, tailieu.vn) 18 ... chun dụng sau sửa thơng tin, tất biểu mẫu phận cập nhật Cũng thực tế quản lý thông tin học sinh, thực ý tưởng ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm. .. việc ? ?Ứng dụng công 16 nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN- GDTX Thành phố Thanh Hóa” Nhằm nâng cao hiệu quả, tốc độ xử lý liệu liên quan đến học sinh. .. Thực trạng vấn đề .5 Kinh nghiệm ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống quản lý học sinh áp dụng cho Trung tâm GDNN- GDTX thành phố Thanh Hóa” Hiệu đề tài 14 III