Dự án xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước

lOMoARcPSD|11346942 ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH  BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN Đề tài: Dự án xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước GVHD: T.S Nguyễn An Tế Nhóm thực hiện: nhóm STT Họ tên MSSV Trần Thanh Hoàng 31191026774 Võ Gia Khánh 31191026606 Nguyễn Xuân Lâm 31191026463 Mai Thị Mỹ Linh 31191023481 Phan Thị Thu Hương 31191024399 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng năm 2022 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế MỤC LỤC Phần I PROJECT CHAPTER Tóm tắt Mục đích dự án 2.1 Nhu cầu .8 2.2 Mục tiêu Mô tả dự án 3.1 Mục tiêu - tiêu chí thành cơng .9 3.2 Yêu cầu .9 3.3 Ràng buộc 3.4 Giả định .10 3.5 Tuyên bố phạm vi sơ 10 Rủi ro 11 Bàn giao dự án 11 Cột mốc thời gian .11 Tóm tắt ngân sách .12 Yêu cầu phê duyệt dự án 13 Quản lý dự án 13 Phần II FEASIBILITY ANALYSIS 14 Tóm tắt 14 Mô tả sản phẩm 14 Cân nhắc công nghệ .14 Thị trường sản phẩm 15 Chiến lược tiếp thị 15 Phát khuyến nghị 15 Phần III PROJECT SCOPE MANAGEMENT 16 SCOPE MANAGEMENT PLAN .16 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế 1.1 Giới thiệu 16 1.2 Cách tiếp cận quản lý phạm vi 16 1.3 Vai trò nhiệm vụ 17 1.4 Định nghĩa phạm vi 19 1.5 Tuyên bố phạm vi dự án 20 1.6 Cấu trúc phân chia công việc 20 1.7 Xác nhận phạm vi .21 1.8 Kiểm soát phạm vi 22 REQUIREMENT MANAGEMENT PLAN .22 2.1 Giới thiệu 22 2.2 Phương pháp tiếp cận quản lý yêu cầu 23 2.3 Quản lý cấu hình .24 2.4 Quy trình ưu tiên yêu cầu dự án 24 2.5 Chỉ số sản phẩm 25 WORK BREAKDOWN STRUCTURE 26 CHANGE MANAGEMENT PLAN 37 4.1 Giới thiệu 37 4.2 Phương pháp tiếp cận quản lý thay đổi .37 4.3 Các định nghĩa thay đổi 38 4.4 Ban kiểm soát thay đổi 38 4.5 Vai trò trách nhiệm .39 4.6 Quy trình kiểm sốt thay đổi .40 Phần IV SCHEDULE MANAGEMENT PLAN 42 Giới thiệu 42 Phương pháp tiếp cận quản lý lịch trình 42 Kiểm sốt lịch trình 43 Thay đổi lịch trình 43 Phạm vi thay đổi .44 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế GANTT CHART 44 Phần V COST MANAGEMENT PLAN .47 Giới thiệu 47 Phương pháp quản lý chi phí 48 Đo lường ước tính chi phí dự án .48 Định dạng báo cáo 49 Quy trình phản hồi phương sai chi phí .49 Quy trình kiểm sốt thay đổi chi phí 50 Thu nhập nhân .50 COST BASELINE 51 8.1 Cost baseline .51 8.2 Biểu đồ ước tính chi phí theo giai đoạn .58 8.3 Ước tính chi phí cho nhân .59 Phần VI QUALITY MANAGEMENT PLAN .60 Giới thiệu 60 Phương pháp quản lý chất lượng 60 Yêu cầu / tiêu chuẩn chất lượng .61 3.1 Chất lượng sản phẩm 61 3.2 Chất lượng quy trình 61 Đảm bảo chất lượng 62 Kiểm soát chất lượng 63 Đo lường kiểm soát chất lượng 65 6.1 Quality Assurance Log 65 6.2 Quality Control Log 65 Phần VII HUMAN MANAGEMENT PLAN 65 Giới thiệu 65 Vai trò trách nhiệm .66 Sơ đồ tổ chức nhân 69 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Ma trận RACI 69 Phạm vi nguồn lực 72 Lịch trình nguồn lực 72 Đào tạo 72 Đánh giá hiệu suất 72 Công nhận khen thưởng .72 Phần VIII COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN 73 Cách tiếp cận quản lý truyền thông 73 Quản lý truyền thông 73 Trao đổi thông tin bên liên quan 73 Thơng tin liên lạc nhóm dự án 73 Các phương pháp công cụ truyền thông 74 5.1 Lưu trữ thông tin .75 5.2 Giám sát điều chỉnh thông tin .75 5.3 Cách giải xung đột 75 Phần IX RISK MANAGEMENT PLAN 76 Giới thiệu 76 Các loại rủi ro xảy 77 Nhận dạng rủi ro .77 Kiểm soát rủi ro 77 Phần X PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN 80 Giới thiệu 80 Cách tiếp cận quản lý mua sắm 80 Định nghĩa mua sắm 81 Loại hợp đồng 82 Rủi ro mua sắm 82 Quản lý rủi ro mua sắm 82 Xác định chi phí 82 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Tài liệu mua sắm 83 Hạn chế mua sắm 83 10 Quy trình phê duyệt 84 11 Tiêu chí định 84 12 Quản lý nhà cung cấp .85 13 Chỉ số hiệu suất cho hoạt động mua sắm 85 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Cấu trúc phân rã công việc 21 Hình Quy trình kiểm sốt thay đổi 41 Hình Sơ đồ Gantt Chart 44 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 45 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 45 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 46 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 46 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 47 Hình Sơ đồ Gantt Chart (tt) 47 Hình 10 Thu nhập nhân .50 Hình 11 Cost Baseline – giai đoạn 58 Hình 12 Sơ đồ tổ chức nhân 69 Hình 13 Các loại rủi ro .78 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế DANH MỤC BẢNG Bảng Milestone dự án 12 Bảng Tóm tắt ngân sách dự án 12 Bảng Vai trò – trách nhiệm nhân dự án 17 Bảng Ưu tiên yêu cầu dự án 25 Bảng WBS Dictionary 26 Bảng Ban kiểm soát thay đổi 39 Bảng Phân loại mức độ hoàn thành dự án .49 Bảng Cost Baseline - task 51 Bảng Cost Baseline – nhân .59 Bảng 10 Mô tả tiêu chuẩn chất lượng 62 Bảng 11 Quy trình test 64 Bảng 12 Quality Assurance Log .65 Bảng 13 Quality Control Log 65 Bảng 14 Vai trò – trách nhiệm thành viên 66 Bảng 15 Ma trận RACI 69 Bảng 16 Thơng tin liên lạc nhóm dự án 74 Bảng 17 Quyền truy cập thông tin dự án 75 Bảng 18 Danh sách rủi ro 78 Bảng 19 Danh sách mua sắm 81 Bảng 20 Bảng đánh giá nhà cung cấp 85 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Phần I PROJECT CHAPTER Tóm tắt Hiện nay, xã hội ngày tiến với xuất công nghệ thông thông tin xem bước đột phá lớn nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trong lĩnh vực Y tế, phòng khám tư nhân ngày mở rộng quy mô lẫn chất lượng Với quy mơ phịng khám lớn gồm nhiều khoa điều trị khác có tiếng lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, Đại Phước thu hút nhiều bệnh nhân đến thăm khám chữa bệnh Từ gây nhiều sai sót khó khăn cơng tác quản lý, việc kiểm sốt nhân viên hay thơng tin bệnh nhân Chính thế, dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám giải pháp tối ưu giúp phòng khám Đại Phước nâng cao chất lượng dịch vụ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí vận hành việc quản lý hoạt động phịng khám Mục đích dự án 2.1 Nhu cầu Dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tạo nhằm thay phương pháp quản lý thủ công giúp công tác quản lý phòng khám Đại Phước tránh xảy sai sót q trình quản lý Ngồi ra, dự án giúp cho Đại Phước cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tăng hiệu điều trị bệnh Từ ngày phát triển vững mạnh 2.2 Mục tiêu Mục tiêu dự án nhằm giúp cơng tác quản lý phịng khám Đại Phước diễn nhanh chóng hiệu Ngồi nâng cao chất lượng dịch vụ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí vận hành việc quản lý hoạt động phòng khám - Xây dựng thử nghiệm phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước vịng 78 ngày tới Hồn thành triển khai hệ thống vào vận hành thực tế vòng 83 ngày tới Tăng 70% khả truy xuất bảo mật liệu Giảm 30% số tiền thiệt hại thất thoát năm 80% khách hàng hài lịng với quy trình khám chữa bệnh năm 2022 BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Mô tả dự án Dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước dự án xây dựng hệ thống hoàn toàn dự yêu cầu nghiệp vụ mà Đại Phước yêu cầu mong muốn có Dưới mục tiêu, yêu cầu, ràng buộc, để dự án diễn mong đợi 3.1 - Mục tiêu - tiêu chí thành công Theo mục tiêu đề cập trên, dự án đánh giá thành công đáp ứng đầy đủ mục tiêu đề khoảng thời gian ngân sách quy định: + Lập kế hoạch thực (kế hoạch quản lý nhân lực, kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thơng, kế hoạch quản lý rủi ro, ) 17 ngày tới + Phân tích yêu cầu hệ thống tìm giải pháp tối ưu để giải yêu cầu khách hàng, chức chức hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân 11 ngày tới + Thiết kế hệ thống dựa yêu cầu mà phân tích tiến hành xây dựng hệ thống 47 ngày + Mô thực kiểm thử hệ thống (lỗi GUI, lỗi phi chức năng, lỗi chức năng, lỗi bảo mật, ) trước áp dụng vào thực tế 20 ngày tới + Tiến hành triển khai vận hành hệ thống quản lý phòng khám đa khoa vào thực phòng khám Đại Phước vào ngày tới 3.2 - Yêu cầu Hệ thống phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu sau để đến thành công: + Hệ thống phải thử nghiệm vận hành trước triển khai vào thực tế vận hành ổn định + Hệ thống phải chuyên gia đầu ngành đánh giá tốt + Khi áp dụng hệ thống vào phịng khám khơng làm gián đoạn hoạt động phịng khám + Hệ thống thân thiện với người dùng, dễ dàng nâng cấp bảo trì + Hệ thống chứa liệu lớn, xử lý thông tin nhanh, độ xác cao kèm theo chương trình bảo mật + Tốc độ truyền tải nhanh chóng, tương thích với nhiều loại trình duyệt thiết bị, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời lúc BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Lịch trình nguồn lực Dự án kéo dài khoảng 86 ngày Các công việc phân bổ cho thành viên khối lượng làm việc cho công việc (xem lại mục Gantt Chart) Đào tạo Hiện dự án có khóa đào tạo lên kế hoạch với mục đích cung cấp đào tạo cho thành viên nhóm dự án phương pháp luận, công cụ sử dụng trình thực dự án Đánh giá hiệu suất - - Người quản lý dự án xem xét hoạt động công việc giao thành viên nhóm bắt đầu dự án truyền đạt tất kỳ vọng công việc thực (kể trưởng nhóm thành viên phòng ban) Khi giai đoạn thực kết thúc, người quản lý dự án tiến hành đánh giá hiệu suất thành viên nhóm hiệu họ mang lại giai đoạn thực Công nhận khen thưởng Một số mục công nhận phần thưởng theo kế hoạch cho thành viên nhóm dự án cơng bố sau: - - Sau hồn thành cơng dự án, nhóm có họp để tóm tắt kết dự án số học kinh nghiệm góp phần phát triển thành viên nâng cao hiệu suất chất lượng cho dự án Sau dành nửa ngày để cơng bố thành viên hồn thành xuất sắc cơng việc dự án: + Hoàn thành thỏa đáng tất công việc giao thời hạn nhận giấy chứng nhận cảm ơn từ CEO chụp ảnh kỷ niệm + Hai thành viên có hiệu suất cao dự án công ty trao tặng voucher 15 triệu đồng tour du lịch Phú Quốc với thời hạn tuần + Cuối công bố bữa tiệc tổ chức để kỷ niệm thành công dự án đánh dấu bước phát triển thành viên nhóm với diện gia đình thành viên Phần VIII COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN Cách tiếp cận quản lý truyền thông - Đối với hầu hết kế hoạch dự án, thay đổi cập nhật yêu cầu thay đổi nhân sự, phạm vi, ngân sách lý khác BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 72 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế - - Quản lý dự án chịu trách nhiệm phê duyệt quản lý tất thay đổi đề xuất kế hoạch quản lý truyền thông Sau thay đổi chấp thuận, cập nhật tài liệu hỗ trợ gửi cho nhóm dự án tất bên liên quan Mục đích để đảm bảo tất bên liên quan dự án nhận thông báo thay đổi kế hoạch dự án Quản lý truyền thông - Tất hoạt động truyền thông dự án diễn phạm vi phân bổ ngân sách, lịch trình nguồn lực phê duyệt dự án Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động truyền thơng thực nhóm dự án khơng có nguồn lực bên ngồi Các hoạt động truyền thông diễn theo tần suất nêu chi tiết kế hoạch để đảm bảo dự án tuân thủ ràng buộc lịch trình Bất kỳ sai lệch mốc thời gian dẫn đến chi phí cao chậm trễ tiến độ phải nhà tài trợ dự án chấp thuận Trao đổi thông tin bên liên quan - - Hai bên thỏa thuận cách thức, phương tiện giao tiếp dự án đảm bảo bên liên quan có quyền truy cập vào kênh Nếu thơng tin dự án thơng qua, tất bên liên quan phải có quyền truy cập để nhận thông tin liên lạc dự án Khi tất bên liên quan xác định u cầu truyền thơng thiết lập, nhóm dự án trì thơng tin tài liệu dự án sử dụng thông tin làm sở cho tất trao đổi Thơng tin liên lạc nhóm dự án Bảng sau trình bày thơng tin liên lạc cho tất người xác định kế hoạch quản lý thông tin liên lạc Địa email số điện thoại bảng sử dụng để liên lạc với người Bảng 16 Thông tin liên lạc nhóm dự án STT Họ tên Vai trị Phịng ban Email Trần Thanh Hồng PM hoangtran.31191026774@st.u eh.edu.vn Trợ lý Trợ lý dự án troly.311910248753@st.ueh.e du.vn BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 73 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Võ Gia Khánh Team lead Nhóm phân tích Phan Thị Thu Hương Team lead Nhóm kế hoạch Nguyễn Xuân Lâm Team lead Mai Thị Mỹ Linh Team lead Nhóm kỹ thuật khanhgia.31191026606@st.ue h.edu.vn huongphan.31191024399@st ueh.edu.vn lamnguyen.31191026463@st ueh.edu.vn linhmai.31191023481@st.ueh Nhóm đảm bảo edu.vn kiểm sốt chất lượng Các phương pháp cơng cụ truyền thơng Nhóm dự án xác định tùy thuộc vào phương pháp công nghệ truyền thông dựa số yếu tố bao gồm: cách thức giao tiếp với bên liên quan, sách tiêu chuẩn doanh nghiệp Nhóm dự án trì tảng SharePoint, sử dụng để cung cấp cập nhật, lưu trữ báo cáo khác thực liên lạc dự án Nền tảng cho phép quản lý cấp cao, truy cập vào liệu dự án thông tin liên lạc thời điểm SharePoint cung cấp khả cho bên liên quan thành viên nhóm dự án cộng tác công việc giao tiếp dự án Bất kỳ bên liên quan xác định truy cập SharePoint cấp tên người dùng mật để truy cập trang web riêng Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo tất thông tin liên lạc tài liệu dự án chép vào trang web nội dung phản ánh có tảng SharePoint Cơng ty trì giấy phép phần mềm cho phần mềm MS Project Tất nhóm dự án chịu trách nhiệm phát triển, trì thơng báo lịch trình cách sử dụng phần mềm Biểu đồ PERT định dạng dùng để thơng báo lịch trình cho bên liên quan Lịch trình dự án trì tảng SharePoint trang web dự án Tất thông tin liên lạc tài liệu dự án, ngồi việc trì tảng SharePoint trang web dự án, lưu trữ nhớ dùng chung nội công ty Các quy ước đặt tên tổ chức cho tệp thư mục áp dụng cho tất tác phẩm lưu trữ BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 74 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế 5.1 Lưu trữ thông tin PM phân công cho vài người quyền truy cập folder Bảng 17 Quyền truy cập thông tin dự án STT Tên Trần Thanh Hoàng Trợ lý Võ Gia Khánh Nguyễn Xuân Lâm Phan Thị Thu Hương Mai Thị Mỹ Linh 5.2 - Quyền truy cập Toàn quyền (Create, Read, Update, Delete) thư mục dự án Giám sát điều chỉnh thông tin Việc giám sát điều chỉnh thông tin nhóm dự án cơng ty phận quản lý, IT phòng khám Thời điểm thực hiện: theo mốc thời gian ghi WBS 5.3 Cách giải xung đột Xung đột giải dựa tôn trọng ý kiến người - Làm rõ nguyên nhân gây xung đột Lắng nghe cách tích cực khách quan, để hai bên đưa quan điểm họ Xác định cách thực để đạt mục tiêu chung Thống giải pháp tốt xác định trách nhiệm bên việc giải xung đột Đánh giá thứ diễn sau giải xung đột đưa chiến lược phòng ngừa tương lai Phần IX RISK MANAGEMENT PLAN Giới thiệu Một dự án hồn hảo đến đâu khơng thể tránh rủi ro hay sai sót xảy trình thực hiện, dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa Đại Phước khơng thể tránh rủi ro BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 75 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Mục đích kế hoạch quản lý rủi ro thiết lập khn khổ, xác định rủi ro xảy trình thực dự án Từ hạn chế rủi ro xảy tìm cách khắc phục rủi ro tiêu cực Trước bắt đầu quản lý rủi ro, bắt buộc phải thiết lập tảng để cung cấp thơng tin dự án có cấu trúc, đó, yếu tố dự án sau hoàn thành xác định trước xây dựng Kế hoạch quản lý rủi ro này: - Xác định phạm vi công việc, lịch trình, nguồn lực yếu tố chi phí: + Phát triển từ WBS dự án + Xây dựng lịch trình tổng thể lịch trình chi tiết + Ước tính chi phí dự án toán ngân sách + Xác định nguồn lực cần thiết sẵn có + Thiết lập số đo lường hiệu suất - Xác định ngưỡng sở tối thiểu tối đa: + Lịch trình + Tài nguyên - Yêu cầu báo cáo sở: + Định dạng + Tần suất phân phối + Danh sách phân phối - Xác định vai trò trách nhiệm quản lý rủi ro: + Quản lý dự án chủ trì họp đánh giá rủi ro + Nhóm dự án tham gia họp đánh giá rủi ro thành viên đóng vai trị người đánh giá đóng góp ý kiến + Các bên liên quan nhà tài trợ tham gia vào họp đánh giá rủi ro Các loại rủi ro xảy - Rủi ro nhân sự: + Nhân không đủ chuyên môn, thiếu kiến thức dự án + Mâu thuẫn nội thành viên dự án + Trình độ chuyên môn thành viên dự án không đồng + Quản lý dự án không đủ khả lãnh đạo quản lý dự án BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 76 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế + Nhân xảy việc ý muốn ( nghỉ việc, đau ốm, nhiễm covid - -19, ) Rủi ro kế hoạch: + Phạm vi dự án thay đổi, khác biệt lớn so với yêu cầu ban đầu khách hàng đề + Yêu cầu khách hàng không rõ ràng, thường xuyên thay đổi + Thời gian thực dự án dài dự kiến + Chất lượng sản phẩm làm không đáp ứng yêu cầu khách hàng đề + Hiệu suất làm làm việc dự án không đạt yêu cầu - Rủi ro kỹ thuật: + Cơ sở vật chất, hạ tầng trục trặc không đáp ứng đầy đủ cho dự án - Rủi ro tài chính: + Khách hàng hủy hợp đồng, ngừng đầu tư cho dự án + Khách hàng không đồng ý với mức kinh phí thời gian thực dự án đề + Chi phí thực tế thực dự án vượt xa so với chi phí ước lượng + Thiết bị mua kỹ thuật cao dự kiến + Khách hàng tốn chi phí hợp đồng trễ hạn Nhận dạng rủi ro Đối với dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa Đại phước, việc xác định rủi ro tính đánh giá rủi ro họp Định kỳ quản lý dự án tổ chức họp nhằm đánh giá rủi ro xảy ra dự án tìm giải pháp khắc phục cho cho rủi ro Kiểm sốt rủi ro Sau số rủi ro xảy cách đối phó: - Tránh rủi ro Chuyển rủi ro cho cá nhân tổ chức khác Làm giảm nhẹ rủi ro Chấp nhận rủi ro BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 77 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Hình 13 Các loại rủi ro Dưới bảng kiểm soát rủi ro đề ra: Bảng 18 Danh sách rủi ro ST T Rủi ro Người chịu Phương trách nhiệm pháp Cách giải rủi ro Nhân không đủ chuyên môn, thiếu kiến thức dự án Hoàng Giảm nhẹ Tuyển dụng đào tạo nhân đầy đủ kiến thức Mâu thuẫn nội thành viên dự án Hồng Giảm nhẹ Trị chuyện, thỏa thuận với thành viên tìm tiếng nói chung để tìm hướng giải Trình độ chun mơn thành viên dự án khơng đồng Hồng Giảm nhẹ Ưu tiên nhân viên làm việc công ty có nhiều kinh nghiệm BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 78 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Quản lý dự án không đủ khả lãnh đạo quản lý dự án Hoàng Giảm Lựa chọn quản lý dự án nhẹ, phù hợp từ đầu dự án tránh né Nhân xảy việc ý muốn ( nghỉ việc, đau ốm, nhiễm covid -19, ) Hoàng Chấp nhận, giảm nhẹ Phạm vi dự án thay đổi, khác biệt lớn so với yêu cầu ban đầu khách hàng đề Hoàng Giảm Thu lập thương lượng lại nhẹ, với khách hàng tránh né Lập lại chi tiết, rõ ràng kế hoạch quản lý phạm vi Yêu cầu khách hàng không rõ ràng, thường xuyên thay đổi Hoàng Thương lượng với khách Giảm hàng thu thập lại nhu nhẹ, tránh né cầu mà khách hàng muốn thay đổi Thời gian thực dự án dài dự kiến Hoàng Giảm nhẹ Tìm lý do, lập lại thời gian biểu, phân bổ lại nguồn nhân lực Hiệu suất làm làm việc dự án khơng đạt u cầu Hồng Giảm nhẹ Tìm kiếm lý tìm giải pháp khắc phục vấn đề 10 Cơ sở vật chất, hạ tầng trục trặc không đáp ứng đầy đủ cho dự án Hoàng Chấp nhận Thu thập nhu cầu, mua sở vật chất thực cần thiết cho dự án 11 Chất lượng Sản phẩm làm không đáp ứng yêu cầu khách hàng đề Hoàng Giảm nhẹ, chuyển giao Thương lượng với khách hàng, tìm giải pháp khắc phục 12 Khách hàng hủy hợp đồng, ngừng đầu tư cho dự án Hoàng Giảm nhẹ, chuyển Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng Sắp xếp nhân thay kịp thời BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 79 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế giao 13 Khách hàng không đồng ý với mức kinh phí thời gian thực dự án đề Hoàng Chấp Họp thương lượng với nhận, khách hàng, tìm mức tránh né kinh phí thời gian phù hợp 14 Chi phí thực tế thực dự án vượt xa so với chi phí ước lượng Hồng Giảm nhẹ, chuyển giao Thường xuyên báo cáo kinh phí 15 Thiết bị mua kỹ thuật mắc dự kiến Lâm Chấp nhận Tìm kiếm nhà phân phối rẻ mà đảm bảo nhu cầu 16 Khách hàng tốn chi phí hợp đồng trễ hạn Hồng Giảm nhẹ Thương lượng, tìm giải pháp thích hợp áp dụng điều khoản ràng buộc cho bên Phần X Lập lại kế hoạch chi phí, phân bổ lại chi phí ràng PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Giới thiệu Kế hoạch quản lý mua sắm đặt khung mua sắm cho Phòng khám đa khoa Đại Phước Nó phục vụ hướng dẫn để quản lý mua sắm toàn giai đoạn dự án cập nhật nhu cầu mua lại thay đổi Kế hoạch xác định hạng mục cần mua sắm, loại hợp đồng sử dụng để hỗ trợ dự án này, quy trình phê duyệt hợp đồng tiêu chí định Cách tiếp cận quản lý mua sắm - - Đầu tiên, Người quản lý dự án giám sát quản lý tất hoạt động mua sắm khuôn khổ dự án, đồng thời Người quản lý dự án làm việc với nhóm dự án để xác định tất hạng mục cần mua sắm để hoàn thành dự án Sau đó, Project Management Office – PMO (Văn phịng Quản lý dự án) xem xét danh sách mua sắm trước nộp hợp đồng cho phận mua hàng Cuối cùng, phận mua hàng xem xét mặt hàng mua sắm, xác định xem việc mua mặt hàng có thuận lợi hay khơng bắt đầu lựa chọn nhà cung cấp để tiến đến trình ký kết hợp đồng BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 80 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Định nghĩa mua sắm Dưới danh sách mặt hàng hay dịch vụ, diễn giải thời gian sau chờ xem xét Văn phòng quản lý dự án (PMO) để nộp cho lên phận mua hàng: Bảng 19 Danh sách mua sắm Thiết bị / Dịch vụ Diễn giải Thời hạn sử dụng (ngày) Giá mua Ngày mua 17/01/2022 Máy chiếu Phục vụ nhu cầu trình chiếu văn phịng, phịng họp 90 70,000,000 Máy photocopy Phục vụ để in ấn giấy tờ, tài liệu dự án 90 100,000,000 17/01/2022 Giấy in, văn Phục vụ cho họp phòng phẩm hàng tuần hay hàng tháng, sử dụng cho giấy tờ, tài liệu dự án 90 37,000,000 Bản quyền phần mềm License Windows server 2019, License Microsoft Office 365, 90 189,000,000 16/03/2022 Các thiết bị tin học văn phòng Phục vụ cho tin phòng máy in, máy chấm cơng, PC-server, laptop, hình LCD, linh phụ kiện 90 300,000,000 17/01/2022 17/01/2022 Ngoài danh sách hạng mục mua sắm trên, cá nhân sau ủy quyền phê duyệt hạng mục mua sắm cho nhóm dự án bao gồm: - Quản lý dự án: Trần Thanh Hồng Trưởng nhóm kỹ thuật: Nguyễn Xn Lâm Loại hợp đồng Tất mặt hàng dịch vụ mua sắm cho dự án chào mời theo hợp đồng giá cố định Nhóm dự án làm việc với phận mua hàng để xác định loại mặt hàng, số lượng, dịch vụ ngày giao hàng bắt buộc Bộ phận mua hàng sau mời thầu từ nhà cung cấp khác để mua mặt hàng khung thời BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 81 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế gian yêu cầu với chi phí hợp lý theo hợp đồng giá cố định công ty nhà cung cấp chọn Rủi ro mua sắm Để đảm bảo thành công dự án, rủi ro mua sắm tiềm ẩn phải quản lý Mặc dù tất rủi ro quản lý theo Kế hoạch quản lý rủi ro dự án, có rủi ro mua sắm sau cần xem xét kỹ lưỡng: - Kỳ vọng chi phí lịch trình khơng thực tế nhà cung cấp Mâu thuẫn xảy với hợp đồng Năng lực sản xuất nhà cung cấp Sự chậm trễ tiềm ẩn việc vận chuyển Sản phẩm mua sắm cuối không đáp ứng yêu cầu quy định Quản lý rủi ro mua sắm - Bất kỳ định liên quan đến hành động mua sắm phải chấp thuận nhà tài trợ dự án Bất kỳ vấn đề liên quan đến hành động mua sắm rủi ro xác định thông báo đến đầu mối liên hệ phận ký kết dự án nhà tài trợ dự án Xác định chi phí Request for Proposal – RFP (Yêu cầu đề xuất) để thu hút đề xuất từ nhà cung cấp khác mô tả cách họ đáp ứng yêu cầu chi phí làm Tất đề xuất bao gồm hỗ trợ nhà cung cấp cho mặt hàng A, B C (từ đoạn định nghĩa mua sắm) chi phí Các nhà cung cấp sẽ: - Phác thảo cách công việc thực Ai thực công việc Kinh nghiệm nhà cung cấp việc cung cấp hàng hóa này, lời chứng thực khách hàng Nền tảng sơ yếu lý lịch nhân viên thực cơng việc phân tích mục hàng tất chi phí liên quan Ngồi ra, nhà cung cấp yêu cầu nộp cấu trúc phân rã cơng việc (WBS) lịch trình làm việc để thể hiểu biết họ công việc thực khả đáp ứng lịch trình dự án Tài liệu mua sắm BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 82 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế PMO trì kho lưu trữ chứa tài liệu mua sắm tiêu chuẩn sử dụng cho dự án Các tài liệu tiêu chuẩn sau sử dụng cho hoạt động mua sắm dự án Yêu cầu tiêu chuẩn cho Tài liệu đề xuất bao gồm: - Tổng quát: + Quy trình thời gian đề xuất + Hướng dẫn đề xuất + Các định dạng phương tiện đề xuất + Tiêu chí lựa chọn nguồn + Hình thức định giá + Báo cáo cơng việc + Các điều khoản điều kiện - Các biểu mẫu đánh giá lựa chọn Thỏa thuận bảo mật Thư diễn tả ý định Hợp đồng giá cố định Biểu mẫu kiểm toán mua sắm Biểu mẫu đánh giá hoạt động mua sắm Bài học kinh nghiệm Hạn chế mua sắm Một số hạn chế dự án phải coi phần Kế hoạch quản lý mua sắm dự án Những ràng buộc đưa vào yêu cầu đề xuất (RFP) thông báo cho tất nhà cung cấp để xác định khả hoạt động họ Những ràng buộc áp dụng cho số lĩnh vực bao gồm: - - - Tiến độ – Tiến độ dự án không linh hoạt hoạt động mua sắm, quản lý hợp đồng thực hợp đồng phải hoàn thành tiến độ dự án thiết lập Chi phí – Ngân sách dự án có dự phịng Tuy nhiên, khoản dự trữ không áp dụng cho hoạt động mua sắm Dự trữ sử dụng trường hợp thay đổi phạm vi dự án phê duyệt theo định ban quản lý Phạm vi – Tất hoạt động mua sắm giải thưởng hợp đồng phải hỗ trợ báo cáo phạm vi dự án phê duyệt Bất kỳ hoạt động mua sắm giải thưởng hợp đồng xác định công việc không hỗ trợ trực tiếp cho tuyên bố phạm vi dự án xem xét phạm vi không chấp thuận BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 83 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế - - Nguồn lực – Tất hoạt động mua sắm phải hỗ trợ tuyên bố phạm vi dự án phê duyệt Sẽ khơng có thêm nhân viên th phân bổ lại để hỗ trợ hoạt động mua sắm dự án Công nghệ – Thông số kỹ thuật phụ tùng xác định đưa vào tuyên bố công việc phần RFP Trong đề xuất bao gồm vật liệu thay đề xuất quy trình sản xuất, thơng số kỹ thuật phận phải phù hợp với cung cấp tun bố cơng việc xác 10 Quy trình phê duyệt Người quản lý dự án gặp PMO để xác định loại mơ hình mua sắm đáp ứng tốt nhu cầu dự án Sau phân tích chi phí hồn tất danh sách mặt hàng dịch vụ mua bên hoàn thành, phận mua hợp đồng gửi lời mời chào cho nhà cung cấp bên Một lời mời hoàn tất đề xuất nhận tất nhà cung cấp, trình phê duyệt bắt đầu - - - Bước quy trình tiến hành xem xét tất đề xuất nhà cung cấp để xác định đáp ứng tiêu chí thiết lập nhóm dự án phận mua hàng hợp đồng Mua hàng 20.000.000 đồng cần chấp thuận Người quản lý dự án; đó, việc mua lớn 20.000.000 phải Hội đồng xét duyệt hợp đồng chấp thuận Đối với giao dịch mua lớn này, hội đồng đánh giá hợp đồng họp để xác định hợp đồng chấp nhận Hội đồng đánh giá hợp đồng bao gồm đại diện từ nhóm dự án, phận mua hợp đồng, tài PMO 11 Tiêu chí định Các tiêu chí lựa chọn trao hợp đồng mua sắm thuộc dự án dựa tiêu chí định sau: - Các yêu cầu bắt buộc Tài nhà cung cấp Trình độ chun mơn kinh nghiệm chung (nhà cung cấp nhân viên) Chất lượng thiết bị y tế Khả nhà cung cấp để cung cấp tất mặt hàng trước ngày giao hàng cần thiết Sự thuận tiện mua hàng Chi phí BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 84 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế Các tiêu chí đo lường hội đồng đánh giá hợp đồng Người quản lý dự án Quyết định cuối đưa dựa tiêu chí nguồn lực sẵn có 12 Quản lý nhà cung cấp Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối quản lý nhà cung cấp Để đảm bảo việc giao hàng kịp thời chất lượng sản phẩm cao từ nhà cung cấp, Người quản lý dự án gặp phận mua hàng hợp đồng hàng tuần với nhà cung cấp để thảo luận tiến độ cho mặt hàng mua - - Mục đích họp để xem xét tất thông số kỹ thuật ghi lại cho sản phẩm xem xét kết kiểm tra chất lượng Ngồi cung cấp hội để xem xét phát triển mặt hàng dịch vụ cung cấp để đảm bảo tuân thủ yêu cầu thiết lập thông số kỹ thuật dự án Nó hội để đặt câu hỏi sửa đổi hợp đồng yêu cầu trước thời hạn để ngăn chặn chậm trễ giao hàng lịch trình Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lên lịch họp hàng tuần tất mặt hàng giao xác định chấp nhận 13 Chỉ số hiệu suất cho hoạt động mua sắm Trong phận mua hàng hợp đồng có số liệu nội riêng họ để mua sắm, số liệu sau thiết lập cho hiệu suất nhà cung cấp cho hoạt động mua sắm dự án Mỗi số liệu đánh giá theo thang điểm 1-3 định đây: Bảng 20 Bảng đánh giá nhà cung cấp Nhà cung cấp Chất lượng sản phẩm Giao hàng Chất lượng tài liệu Chi phí phát triển Thời gian phát triển Chi phí cho đơn vị Hiệu giao dịch Nhà cung cấp Nhà cung cấp Trong đó: - 1: Không đạt yêu cầu BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 85 lOMoARcPSD|11346942 GVHD: T.S Nguyễn An Tế - 2: Đạt yêu cầu 3: Cần xem xét lại Ngoài việc đánh giá nhà cung cấp, giá trị thực tế ghi nhận để xây dựng sở liệu hiệu suất khứ để lựa chọn nhà cung cấp cho hoạt động mua sắm tương lai BÁO CÁO ĐỒ ÁN CUỐI KỲ Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) 86 ... thông qua Nhà tài trợ dự án Phần II FEASIBILITY ANALYSIS Tóm tắt - - Phịng khám đa khoa Đại Phước phòng khám đa khoa lớn ngày tiếng lĩnh vực chăm sóc sức khỏe Việc chăm sóc sức khỏe nơi ln lấy... khám đa khoa tư nhân Đại Phước để đảm bảo sản phẩm tình trạng hoạt động tốt 2.2 Phương pháp tiếp cận quản lý yêu cầu Các phương pháp tiếp cận quản lý yêu cầu dùng dự án quản lý phòng khám đa khoa. .. thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước dựa yêu cầu chi phí, chất lượng hiệu suất nêu điều lệ dự án Để đạt thành công dự án, sản phẩm quản lý phòng khám đa khoa phải đáp ứng vượt tất