Nhóm dự án sẽ xác định tùy thuộc vào các phương pháp và công nghệ truyền thông dựa trên một số yếu tố bao gồm: cách thức giao tiếp với các bên liên quan, các chính sách và tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
Nhóm dự án duy trì một nền tảng SharePoint, được sử dụng để cung cấp các bản cập nhật, lưu trữ các báo cáo khác nhau và thực hiện liên lạc dự án. Nền tảng này cho phép quản lý cấp cao, truy cập vào dữ liệu dự án và thông tin liên lạc tại bất kỳ thời điểm nào. SharePoint cũng cung cấp khả năng cho các bên liên quan và các thành viên trong nhóm dự án cộng tác trong công việc và giao tiếp của dự án.
Bất kỳ bên liên quan nào được xác định không thể truy cập SharePoint sẽ được cấp một tên người dùng và mật khẩu duy nhất để truy cập trang web riêng. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả thông tin liên lạc và tài liệu của dự án được sao chép vào trang web và nội dung phản ánh những gì có trên nền tảng SharePoint.
Công ty cũng duy trì giấy phép phần mềm cho phần mềm MS Project. Tất cả các nhóm dự án chịu trách nhiệm phát triển, duy trì và thông báo lịch trình bằng cách sử dụng phần mềm này. Biểu đồ PERT là định dạng được dùng để thông báo lịch trình cho các bên liên quan. Lịch trình của dự án sẽ được duy trì trên cả nền tảng SharePoint và trang web của dự án.
Tất cả thông tin liên lạc và tài liệu của dự án, ngoài việc được duy trì trên nền tảng SharePoint và trang web của dự án, sẽ được lưu trữ trên bộ nhớ dùng chung nội
5.1. Lưu trữ thông tin
PM phân công cho một vài người được quyền truy cập những folder này.
Bảng 17. Quyền truy cập thông tin dự án
STT Tên Quyền truy cập
1 Trần Thanh Hoàng
Toàn quyền (Create, Read, Update, Delete) trên cây thư mục dự án.
2 Trợ lý
3 Võ Gia Khánh
4 Nguyễn Xuân Lâm
5 Phan Thị Thu Hương
6 Mai Thị Mỹ Linh
5.2. Giám sát và điều chỉnh thông tin
- Việc giám sát và điều chỉnh thông tin do nhóm dự án của công ty và bộ phận
quản lý, IT của phòng khám.
- Thời điểm thực hiện: theo các mốc thời gian được ghi trên WBS.
5.3. Cách giải quyết xung đột
Xung đột sẽ được giải quyết dựa trên sự tôn trọng mọi ý kiến của mọi người.
- Làm rõ nguyên nhân gây ra xung đột.
- Lắng nghe một cách tích cực và khách quan, để hai bên đưa ra quan điểm của
họ
- Xác định các cách có thể thực hiện được để đạt được mục tiêu chung.
- Thống nhất về giải pháp tốt nhất và xác định trách nhiệm của mỗi bên trong
việc giải quyết xung đột.
- Đánh giá mọi thứ đang diễn ra như thế nào sau cuộc giải quyết xung đột và đưa
ra các chiến lược phòng ngừa trong tương lai.
Phần IX. RISK MANAGEMENT PLAN 1. Giới thiệu
Một dự án có thể hoàn hảo đến đâu cũng không thể tránh những rủi ro hay sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện, dự án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa Đại Phước cũng không thể tránh những rủi ro đó.
Mục đích chính của kế hoạch quản lý rủi ro này là thiết lập khuôn khổ, xác định được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Từ đó hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra và tìm cách khắc phục những rủi ro tiêu cực.
Trước khi bắt đầu quản lý rủi ro, bắt buộc phải thiết lập một nền tảng để cung cấp thông tin dự án có cấu trúc, do đó, các yếu tố dự án sau đã được hoàn thành và xác định trước khi xây dựng Kế hoạch quản lý rủi ro này:
- Xác định phạm vi công việc, lịch trình, nguồn lực và các yếu tố chi phí:
+ Phát triển từ WBS của dự án.
+ Xây dựng lịch trình tổng thể và lịch trình chi tiết.
+ Ước tính chi phí dự án và quyết toán ngân sách.
+ Xác định các nguồn lực cần thiết và sẵn có.
+ Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất.
- Xác định ngưỡng cơ sở tối thiểu và tối đa:
+ Lịch trình.
+ Tài nguyên.
- Yêu cầu báo cáo cơ sở:
+ Định dạng.
+ Tần suất phân phối.
+ Danh sách phân phối.
- Xác định vai trò và trách nhiệm quản lý rủi ro:
+ Quản lý dự án sẽ chủ trì các cuộc họp đánh giá rủi ro.
+ Nhóm dự án tham gia các cuộc họp đánh giá rủi ro và các thành viên
đóng vai trò là người đánh giá và đóng góp ý kiến.
+ Các bên liên quan chính và nhà tài trợ có thể tham gia vào các cuộc họp
đánh giá rủi ro.