4.1. Giới thiệu
sự thay đổi, kiểm soát sự thay đổi để tránh các vấn đề phát sinh xảy ra gây ảnh hưởng đến đề án, ngoài ra còn giúp các bên liên quan thích ứng với sự thay đổi đó.
4.2. Phương pháp tiếp cận quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi cho đề án xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước sẽ sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện suôn sẻ và thành công nhằm hướng đến một lợi ích lâu dài. Cùng với đó, cách tiếp cận này cũng sẽ phải đảm bảo việc chỉ phê duyệt và thực hiện với những thay đổi nằm trong phạm vi của đề án.
Phương pháp Quản lý thay đổi sẽ bao gồm:
- Các thay đổi phải được đảm bảo nằm trong phạm vi của đề án.
- Các yêu cầu về hệ thống phần mềm phải được thay đổi thân thiện hơn với
người dung.
- Thống nhất cách thức thay đổi thực hiện.
- Mọi sự thay đổi đều phải hướng đến lợi ích của đề án.
- Giám sát và kiểm soát các thay đổi sau khi đã được thực hiện.
Quá trình Quản lý thay đổi đã được thiết kế để đảm bảo rằng cách tiếp cận này được tuân thủ cho tất cả các thay đổi. Bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận này, nhóm đề án sẽ tránh những hậu quả của những thay đổi không đáng có xảy ra và chỉ tập vào những thay đổi có lợi trong phạm vi đề án.
4.3. Các định nghĩa sự thay đổi
Đối với đề án Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước người quản lý dự án phải xem xét các yêu cầu thay đổi và xác định ảnh hưởng của một thay đổi đối với toàn bộ dự án. Bên liên quan hoặc nhóm phụ trách kiểm soát thay đổi phải đánh giá yêu cầu của một thay đổi trong một lĩnh vực của dự án đối với các lĩnh vực khác. Các loại thay đổi bao gồm:
- Thay đổi lịch trình: những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án đã được phê
duyệt. Những thay đổi này có thể yêu cầu theo dõi nhanh, sửa lỗi hoặc xây dựng lại lịch trình tùy thuộc vào tầm quan trọng của tác động.
- Thay đổi ngân sách: những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến ngân sách dự án đã được
phê duyệt. Những thay đổi này có thể yêu cầu yêu cầu tài trợ bổ sung, chọn lọc để giảm bớt tài trợ không cần thiết hoặc có thể yêu cầu thay đổi cơ sở chi phí.
- Thay đổi phạm vi: những thay đổi cần thiết và ảnh hưởng đến phạm vi của dự
án, có thể là kết quả của các yêu cầu không lường trước được mà không được lên kế hoạch ban đầu. Những thay đổi này cũng có thể ảnh hưởng đến ngân
sách và lịch trình. Những thay đổi này có thể yêu cầu sửa đổi WBS, tuyên bố phạm vi dự án và tài liệu dự án khác nếu cần.
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng mọi thay đổi đã được phê duyệt đều được thông báo cho các bên liên quan của đề án. Ngoài ra, khi các thay đổi được chấp thuận, người quản lý dự án phải đảm bảo rằng các thay đổi được ghi lại trong tài liệu dự án khi cần thiết. Các cập nhật tài liệu này sau đó phải được thông báo cho nhóm dự án và các bên liên quan.
4.4. Ban kiểm soát thay đổi
Change Control Board - CCB (Ban kiểm soát thay đổi) là nhóm chịu trách nhiệm đề xuất hoặc đưa ra quyết định về những thay đổi được yêu cầu đối với công việc dự kiến liên quan đến Dự án Xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước. Mục đích của CCB của dự án là xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, xác định tác động của chúng đối với phạm vi, chi phí, thời gian, rủi ro và lợi ích của dự án, đồng thời phê duyệt hoặc từ chối từng yêu cầu thay đổi.
Dưới đây là bảng dữ liệu cung cấp danh sách các thành viên CCB với chức vụ và vai trò tương ứng của dự án:
Bảng 6. Ban kiểm soát thay đổi
TÊN CHỨC VỤ VAI TRÒ
Đại diện Trường Đại Học Kinh
tế TP.HCM Nhà tài trợ dự án
Chủ tịch CCB
Trần Thanh Hoàng Quản lý dự án Thành viên
CCB
Trợ lý Trợ lý dự án Thành viên
CCB
Nguyễn Xuân Lâm Trưởng nhóm Kỹ thuật Thành viên
CCB
Phan Thị Thu Hương Trưởng nhóm Kế hoạch Thành viên
CCB
Võ Gia Khánh Trưởng nhóm Phân tích Thành viên
CCB
Khi các yêu cầu thay đổi được nhóm dự án hoặc các bên liên quan gửi đến Người quản lý dự án, Người quản lý dự án sẽ ghi các yêu cầu vào nhật ký thay đổi và CCB sẽ triệu tập vào thứ Bảy hàng tuần để xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi. Để yêu cầu thay đổi được chấp thuận, tất cả các thành viên CCB phải bỏ phiếu tán thành. Trong trường hợp cần thêm thông tin cho một yêu cầu thay đổi cụ thể, yêu cầu sẽ được hoãn lại và gửi lại cho người yêu cầu để biết thêm thông tin hoặc làm rõ. Nếu một thay đổi được coi là quan trọng, một cuộc họp CCB đột xuất có thể được triệu tập để xem xét thay đổi trước cuộc họp CCB được lên lịch một tuần một lần tiếp theo.
4.5. Vai trò và trách nhiệm
Dưới đây là các vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án đối với việc quản lý thay đổi liên quan đến Dự án Xây dựng hệ thống quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước:
- Nhà tài trợ dự án:
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi đối với phân bổ ngân sách, tài trợ.
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi đối với lịch trình cơ sở.
+ Phê duyệt tất cả các thay đổi trong phạm vi dự án.
+ Chủ tịch CCB.
- Quản lý dự án:
+ Chịu trách nhiệm lưu trữ bản ghi của yêu cầu thay đổi từ các bên liên
quan của dự án.
+ Dẫn dắt các hoạt động quản lý thay đổi trong khuôn khổ quy trình có cấu
trúc.
+ Thiết kế cách tiếp cận chiến lược để quản lý thay đổi.
+ Đánh giá tác động thay đổi và sự sẵn sàng của tổ chức để hạn chế rủi ro
tiềm ẩn.
+ Xác định và đo lường các chỉ số thành công và theo dõi tiến trình thay
đổi.
+ Thực hiện các bản sửa đổi, chỉnh sửa tài liệu khi cần thiết cho tất cả các
thay đổi đã được phê duyệt.
+ Tích hợp các hoạt động quản lý thay đổi vào kế hoạch dự án.
+ Hỗ trợ quản lý thay đổi ở cấp độ tổ chức.
+ Thành viên CCB.
- Trợ lý dự án:
+ Chịu trách nhiệm lập hồ sơ thay đổi trong dự án.
+ Thành viên CCB.
- Nhóm dự án / các bên liên quan:
+ Đảm bảo về nguồn tài nguyên lẫn kinh phí phù hợp để sẵn sàng hỗ trợ
thực hiện quản lý thay đổi dự án.
+ Gửi tất cả các yêu cầu thay đổi trên các biểu mẫu yêu cầu thay đổi tổ
chức tiêu chuẩn.
+ Đảm bảo việc quản lý thay đổi dự án được thực thi.
+ Cung cấp tất cả thông tin áp dụng và chi tiết về các biểu mẫu yêu cầu
thay đổi.
+ Chuẩn bị để giải quyết các câu hỏi liên quan đến bất kỳ yêu cầu thay đổi
nào đã gửi.
+ Cung cấp phản hồi khi cần thiết về tác động của các thay đổi được đề
xuất.
4.6. Quy trình kiểm soát thay đổi
Quy trình Kiểm soát thay đổi sẽ tuân theo quy trình thay đổi tiêu chuẩn tổ chức cho tất cả các dự án. Khi có một yêu cầu về thay đổi đối với dự án sẽ được xử lý đúng tuần tự theo các bước của quy trình dưới đây:
Hình 2. Quy trình kiểm soát thay đổi
Người quản lý sẽ có trách nhiệm chung trong việc thực hiện quy trình quản lý thay đổi cho mỗi yêu cầu thay đổi:
- Ghi nhật ký thay đổi trong sổ đăng ký yêu cầu thay đổi (Project Manager): Người quản lý dự án sẽ ghi nhật ký thay đổi của tất cả các yêu cầu thay đổi đã gửi trong suốt vòng đời của dự án.
- Đánh giá thay đổi (Project Manager, Team): Người quản lý dự án sẽ tiến hành phân tích sơ bộ về tác động của thay đổi đối với rủi ro, chi phí, lịch trình, phạm vi và lấy ý kiến từ các thành viên trong nhóm.
- Trình bày yêu cầu thay đổi cho CCB (Project Manager): Người quản lý dự án sẽ trình bày yêu cầu thay đổi cũng như nêu ra bản phân tích sơ bộ để CCB xem xét.
- Nhận quyết định về yêu cầu thay đổi (CCB): CCB sẽ thảo luận về thay đổi được đề xuất và quyết định xem nó có được chấp thuận hay không dựa trên tất cả các thông tin đã nộp.
- Thực hiện thay đổi (Project Manager): Nếu một thay đổi được CCB chấp thuận, người quản lý dự án sẽ cập nhật tài liệu dự án khi cần thiết.
Phần IV. SCHEDULE MANAGEMENT PLAN 1. Giới thiệu
Lịch trình dự án quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước là một lộ trình ước tính cho thấy tất cả các hoạt động của dự án này đã lên kế hoạch được, sử dụng để hoàn thành các mục tiêu đã nêu trong dự án. Chúng được xem là rất quan trọng vì cung cấp cái nhìn tổng quát nhất về lộ trình dự án diễn ra cho các bên liên quan về toàn bộ tiến độ của dự án tại một thời điểm nhất định cũng như có cái nhìn sơ lược về những gì sắp diễn ra trong tương lai của dự án.
Người quản lý dự án sẽ báo cáo các thông tin về việc thực hiện tiến độ đự án trong các cuộc họp cũng như sẽ báo cáo các sai lệch về lịch trình để nhà tài trợ xem xét để đưa tiến độ dự án trở lại đúng hướng và trong tầm kiểm soát.