WBS Dictionary được sử dụng để xác định rõ ràng hơn những công việc cần thiết để hoàn thành dự án. WBS Dictionary mô tả chi tiết về công việc cho từng yếu tố và các nhu cầu về sản phẩm, ngân sách và nguồn lực cho yếu tố đó.
Bảng 5. WBS Dictionary
CẤP
ĐỘ WBS ID TÊN PHẦN TỬ DIỄN GIẢI
0 0 Dự án xây dựng Hệ
thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước
Dự án xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý phòng khám đa khoa tư nhân Đại Phước
1 1 Khởi động dự án Giai đoạn này thực hiện phân tích sơ
bộ để xác định các mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng các công việc tiếp theo của dự án được ủy quyền
2 1.1 Xây dựng các điều lệ
dự án
Điều lệ dự án là tài liệu chính thức của dự án; giúp xác định rõ dự án, ranh giới dự án và vai trò - trách nhiệm của mỗi bên liên quan đến dự
3 1.1.1 Đánh giá & khuyến nghị các yếu tố của dự án
Các thành viên cùng đưa ra các đánh giá và khuyến nghị cho dự án
3 1.1.2 Phát triển các điều lệ
dự án
Xây dựng, hoàn thiện các điều lệ dự án và trình bày để phê duyệt để tiến hành dự án
3 1.1.3 Đánh giá các điều lệ
dự án
Nhà tài trợ dự án xem xét và đánh giá điều lệ dự án
3 1.1.4 Phê duyệt điều lệ dự
án
Các điều lệ được ký bởi nhà tài trợ và cho phép Người quản lý dự án chuyển sang các quy trình tiếp theo
2 1.2 Xây dựng Phạm vi
dự án sơ bộ
Các bước sơ bộ cần thiết để phát triển các mục tiêu và bước đi cho dự án và đảm bảo cam kết tiếp tục dự án
3 1.2.1 Tiến hành cuộc họp
lập kế hoạch
Tiến hành một buổi lập kế hoạch nội bộ để xem xét tất cả các yếu tố của dự án (gồm các mục tiêu chính, các yếu tố thành công quan trọng). Đồng thời vạch ra phương pháp tiếp cận dự án cũng như các chiến lược và kế hoạch cấp cao để đảm bảo đạt được các tiêu chuẩn ban đầu
3 1.2.2 Xây dựng WBS cấp
cao
Xác định đầy đủ tất cả các công việc phải thực hiện và sắp xếp công việc thành các phần có thể quản lý được
3 1.2.3 Tiến hành peer review Tiến hành quá trình tự giám sát và
đánh giá về cách tiếp cận dự án bởi hội đồng các thành viên quản lý
3 1.2.4 Tuyên bố về Phạm vi
dự án sơ bộ
Hợp nhất các tài liệu liên quan để phát triển thành bản Phạm vi dự án sơ bộ hoàn chỉnh
1 2 Kế hoạch Giai đoạn Lập kế hoạch xác định các
bước cần thiết để đảm bảo rằng thực hiện dự án phù hợp với tiến độ kế
hoạch
2 2.1 Thiết lập môi trường
dự án
Đảm bảo cơ sở hạ tầng sẵn sàng phục vụ cho dự án (không gian làm việc, các tiêu chuẩn, thủ tục, công cụ dự án)
3 2.1.1 Chuẩn bị cơ sở vật
chất
Được trang bị không gian làm việc với các tiện nghi phù hợp
3 2.1.2 Thiết lập các tiêu chuẩn và thủ tục dự án Xác định và lập văn bản về các tiêu chuẩn, thủ tục cụ thể sẽ được áp dụng cho dự án để giảm sự nhầm lẫn và giúp các nhóm cộng tác dễ dàng hơn
3 2.1.3 Thiết lập công cụ quản
lý dự án
Triển khai các công cụ quản lý dự án được nhóm dự án sử dụng để quản lý hiệu suất
3 2.1.4 Thiết lập Sổ dự án Thu thập và lưu trữ hồ sơ kiểm soát
chất lượng và phạm vi của dự án để cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng vào các thông tin quản lý dự án chính
2 2.2 Xác định phạm vi Đảm bảo các mục tiêu được xác định
trong Điều lệ dự án được đáp ứng
3 2.2.1 Thiết lập Scope
Management Plan
Thiết kế, thử nghiệm và triển khai phần mềm quản lý phòng khám như thông tin nhân sự, bệnh nhân, quản lý thu chi và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ
3 2.2.2 Thông báo phạm vi dự
án cho khách hàng
Thiết lập và duy trì sự hiểu biết chung với khách hàng về phạm vi của dự án
3 2.2.3 Thiết lập
Requirements Management Plan
Thiết lập quá trình thu thập các yêu cầu của dự án để tìm ra các đặc trưng của yêu cầu. Đồng thời phân tích, sắp xếp thực hiện theo mức độ ưu tiên
đổi và cập nhật các yêu cầu mới của dự án
2 2.3 Phân bổ lịch làm việc Xác định các nguồn lực cũng như cấu
trúc của dự án
3 2.3.1 Xây dựng WBS Phát triển cấu trúc dự án về các giai
đoạn, hoạt động, nhiệm vụ và nguồn lực chi tiết
3 2.3.2 Phân hóa nguồn lực Chỉ định các nguồn lực (con người
và các nguồn lực khác) cần thiết để thực hiện thành công dự án
2 2.4 Lập kế hoạch quản lý
nhân lực
Xác định và huy động nhóm làm việc năng suất cho dự án
3 2.4.1 Xây dựng cơ cấu tổ
chức
Tạo ra một cơ cấu tổ chức dự án hiệu quả nhất
3 2.4.2 Xây dựng kế hoạch
nhân sự
Xác định các kỹ năng cần thiết cho mỗi vai trò trong cấu trúc dự án, ước tính ngày công và ngày bắt đầu - kết thúc cho mỗi vai trò
2 2.5 Lập kế hoạch tài
chính
Ghi chép lại dòng tiền dự kiến làm cơ sở để theo dõi tình hình hoạt động tài chính hàng tháng của dự án
3 2.5.1 Chuẩn bị Dự toán cho
WBS
Đưa ra ước tính chi tiết về chi phí và nguồn lực vật liệu cần thiết để cung cấp cho từng hoạt động của WBS
3 2.5.2 Chuẩn bị kế hoạch tài
chính
Chuyển các ước tính và lịch trình thành dòng tiền dự kiến hàng tháng làm cơ sở để theo dõi hoạt động tài chính của dự án
3 2.5.3 Chuẩn bị các tài liệu
giả định
Lập danh sách về các giả định làm cơ sở cho các ước tính và lịch trình làm việc
2 2.6 Lập kế hoạch quản lý
chất lượng
Lập kế hoạch giám sát chất lượng của dự án
3 2.6.1 Xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng
Xây dựng kế hoạch để đo lường chất lượng dự án và mô tả các phương pháp và thủ tục được sử dụng để giám sát và xác minh chất lượng dự án
2 2.7 Lập kế hoạch truyền
thông
Xác định và lên kế hoạch truyền thông cho dự án
3 2.7.1 Tiếp cận truyền thông Mô tả các phương pháp và thủ tục
được sử dụng để tiếp cận truyền thông
3 2.7.2 Chuẩn bị các tài liệu
liên quan đến truyền thông
Xác định và lập thành văn bản các yêu cầu truyền thông của dự án
2 2.8 Lập kế hoạch quản lý
rủi ro
Xác định, phân tích và lập hồ sơ rủi ro có thể xảy ra đối với dự án
3 2.8.1 Tiếp cận rủi ro Mô tả các phương pháp và thủ tục sẽ
được sử dụng để xác định, đánh giá và loại bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro của dự án
3 2.8.2 Nhận dạng rủi ro Nhận dạng những rủi ro nếu không
được quản lý có thể ảnh hưởng đến dự án
3 2.8.3 Phân tích rủi ro Phân tích Định tính và Định lượng về
rủi ro và tác động của dự án. Kết quả là một danh sách các rủi ro được ưu tiên
3 2.8.4 Giải quyết rủi ro Đưa ra các kế hoạch cụ thể để giảm
hoặc bỏ các hạng mục rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở thành trở ngại cho việc thực hiện dự án thành công
2 2.9 Hoàn thành bản kế
hoạch dự án
Hoàn thành hoàn chỉnh bản kế hoạch dự án để tiến hành phê duyệt
hoạch dự án án sang giai đoạn thực hiện
1 3 Thực hiện Điều phối con người và các nguồn
lực khác cần thiết để thực hiện các công việc trong phần kế hoạch
2 3.1 Chuẩn bị nhóm dự
án
Tập hợp, cung cấp định hướng nhóm và phân công trách nhiệm dự án
3 3.1.1 Tập hợp nhóm nguồn
lực
Thương lượng về các nguồn lực và chuẩn bị kế hoạch hành động để xác định bất kỳ khiếm khuyết nào về nhân sự
3 3.1.2 Tiến hành định hướng
cho nhóm
Cung cấp định hướng chính thức cho dự án và xây dựng sự hiểu biết chung trong nhóm
3 3.1.3 Phân công trách nhiệm Giao phó trách nhiệm phân công
công việc và làm chứng cam kết
2 3.2 Quản lý hiệu suất
của nhóm
Tối ưu hóa hiệu suất của các thành viên trong nhóm để đạt được các mục tiêu của dự án
3 3.2.1 Đào tạo nhóm Cung cấp đào tạo cho các thành viên
của nhóm dự án về phương pháp luận, công cụ dành riêng cho dự án
2 3.3 Phân tích yêu cầu hệ
thống
Phân tích yêu cầu và xây dựng các chức năng then chốt cho hệ thống
3 3.3.1 Liệt kê các yêu cầu Tổng hợp tài liệu liên quan đến các
yêu cầu về hệ thống
3 3.3.2 Phác thảo các chức
năng của hệ thống
Sử dụng sơ đồ Use case mô tả sự tương tác đặc trưng giữa người dùng bên ngoài và hệ thống
3 3.3.3 Vẽ sơ đồ mô tả luồng
đi của các chức năng
Sử dụng sơ đồ Activity diagram để có cái nhìn tổng quát hơn về cách thức hoạt động của các chức năng
3 3.3.4 Kiểm duyệt yêu cầu
chức năng
Tiến hành cuộc họp để kiểm duyệt các yêu cầu chức năng, đảm bảo rằng
các chức năng được hiểu đúng để chuyển sang giai đoạn thiết kế
2 3.4 Thiết kế hệ thống Xác định mô hình hoạt động của hệ
thống 3 3.4.1 Xác định mô hình hệ thống và các thành phần liên quan Xác định hướng mô hình mà hệ thống sẽ hoạt động và những thành phần nên có trong hệ thống 3 3.4.2 Xác định sự tương tác
giữa người dùng với hệ thống
Sử dụng phần mềm UML thể hiện Sequence diagram kèm theo tài liệu đặc tả để biểu diễn sự tương tác này
2 3.5 Mua bản quyền phần
mềm
Tiến hành mua bản quyền phần mềm cho hệ thống
3 3.5.1 Tham khảo và chọn
nhà cung cấp
Tiến hành tham khảo và chọn nhà cung cấp
3 3.5.2 Ký hợp đồng và thanh
toán
Tiến hành ký hợp đồng và thanh toán bản quyền phần mềm
2 3.6 Thiết kế dữ liệu Xác định đối tượng và dữ liệu lưu trữ
cho hệ thống
3 3.6.1 Xác định đối tượng
cần thiết
Các đối tượng cần thiết để lưu trữ (Ví dụ: thông tin khách hàng, lịch đặt khám,...)
3 3.6.2 Xác định các thuộc
tính cần thiết cho mỗi đối tượng
Đối với đối tượng là khách hàng có các thuộc tính như: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại,...
3 3.6.3 Xác định mối quan hệ
giữa các đối tượng
Được thể hiện qua các sơ đồ Logic hay mô hình ERD
3 3.6.4 Xác định ràng buộc Các ràng buộc về mặt dữ liệu khi đưa
vào hệ thống
3 3.6.5 Viết tài liệu đặc tả về
dữ liệu
Mô tả và tổng hợp, liệt kê chi tiết các đối tượng và dữ liệu, ràng buộc về chúng
3 3.6.6 Tiến hành code dữ liệu Sử dụng phần mềm SQL để code dữ liệu
3 3.6.7 Hoàn thành Thiết kế
dữ liệu
Hoàn thành giai đoạn Thiết kế dữ liệu
2 3.7 Thiết kế giao diện Xây dựng giao diện dựa trên các bản
đặc tả trước đây
3 3.7.1 Xác định và thống
nhất các giao diện
Xác định có bao nhiêu giao diện để phù hợp và tối ưu với các yêu cầu chức năng
3 3.7.2 Phác thảo giao diện Sử dụng công cụ figma để vẽ demo
giao diện
3 3.7.3 Tiến hành code giao
diện
Tiến hành code giao diện
3 3.7.4 Hoàn thành Thiết kế
giao diện
Hoàn thành giai đoạn Thiết kế giao diện
2 3.8 Xây dựng BackEnd
và thuật toán xử lý
Xây dựng thuật toán cho từng chức năng riêng biệt
3 3.8.1 Phân tích yêu cầu để
xây dựng thuật toán
Liệt kê và phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng cho hệ thống
3 3.8.2 Tiến hành xây dựng
BackEnd cho các chức năng
Tiến hành xây dựng code thuật toán xử lý phù hợp với giao diện và các dữ liệu đối tượng
3 3.8.3 Hoàn thành Xây dựng
BackEnd và thuật toán xử lý
Hoàn thành giai đoạn Xây dựng BackEnd và thuật toán xử lý
2 3.9 Xây dựng test case và
kiểm thử
Đảm bảo chất lượng sản phẩm hoàn hảo nhất khi đến tay người dùng, hạn chế những lỗi và rủi ro cho khách hàng
3 3.9.1 Set up môi trường test Chuẩn bị môi trường test
3 3.9.2 Viết test case Chuẩn bị các kịch bản kiểm thử có
3 3.9.3 Testing Tiến hành testing để xác định bất kỳ lỗ hổng, các lỗi hoặc các yêu cầu đang bị thiếu hay trái ngược với các yêu cầu thực tế và đề ra hướng khắc phục
3 3.9.4 Fix lỗi sau khi testing
và test lại
Fix lỗi sau khi testing và test lại
2 3.10 Hoàn thành giai
đoạn thực hiện
Hoàn thành giai đoạn phát triển phần mềm
1 4 Giám sát và kiểm
soát tiến độ dự án
Giám sát và đo lường hiệu suất của dự án để đảm bảo rằng dự án là mục tiêu (đúng hạn, về kỳ vọng ngân sách)
2 4.1 Quản lý các bên liên
quan
Giao tiếp và đảm bảo rằng các bên liên quan hài lòng với kết quả dự án
3 4.1.1 Theo dõi sự hài lòng Giám sát mức độ đáp ứng các kỳ
vọng của bên liên quan
2 4.2 Kiểm soát thay đổi Duy trì phạm vi và yêu cầu của dự án
3 4.2.1 Quản lý phạm vi, yêu
cầu
Duy trì sự chấp nhận các thông tin về phạm vi và yêu cầu của dự án
3 4.2.2 Kiểm soát sự thay đổi Ghi lại và có được sự chấp thuận mọi
thay đổi đối với các cơ sở dự án được phê duyệt
2 4.3 Quản lý tài chính Quản lý dòng tiền hàng tháng của dự
án, bao gồm cả các ước tính dự báo sẽ hoàn thành cho phần còn lại của dự án
3 4.3.1 Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí của dự án để thực
hiện dự án đúng ngân sách
nhóm để xem xét tiến độ dự án, chia sẻ kinh nghiệm, đưa ra đề xuất và giải quyết các vấn đề
2 4.5 Kiểm soát rủi ro Quản lý nhật ký rủi ro đảm bảo dự án
luôn đúng tiến độ
3 4.5.1 Quản lý rủi ro Quản lý nhật ký rủi ro và các kế
hoạch giải quyết rủi ro để đảm bảo rằng rủi ro không ảnh hưởng đến dự án
2 4.6 Báo cáo hiệu suất Theo dõi và báo cáo về chi phí, tiến
độ và hiệu suất kỹ thuật của dự án
3 4.6.1 Báo cáo hàng tuần Tóm tắt và thông báo kết quả đạt
được trong kỳ báo cáo, mục tiêu cho giai đoạn tới, các vấn đề (nếu có), tình trạng của các hạng mục rủi ro còn tồn tại và đề xuất xử lý các vấn đề
3 4.6.2 Báo cáo hàng tháng Cung cấp bản tóm tắt về tình trạng
dự án định kỳ hàng tháng cho các bên liên quan
2 4.7 Quản lý nhóm dự án Theo dõi hiệu suất của nhóm, giải quyết các vấn đề và điều phối thay đổi đối với nhóm để đảm bảo hiệu suất dự án tối ưu
3 4.7.1 Tiến hành đánh giá
hiệu suất của nhóm
Ghi lại thành tích của các thành viên, đồng thời đánh giá kỹ năng của họ, để tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp
1 5 Kết thúc Kết thúc dự án sau khi hoàn thành
2 5.1 Triển khai trên môi
trường thật
Tiến hành triển khai hệ thống vào thực tế
3 5.1.2 Training người dùng Tiến hành training các thành viên của phòng khám Đại Phước sử dụng hệ thống
3 5.1.3 Hoàn tất triển khai hệ
thống vào thực tế và training người dùng
Hoàn thành công đoạn triển khai hệ thống vào thực tế và training người dùng
2 5.2 Đóng dự án Đảm bảo việc đóng dự án đúng cách,
khi việc giao dự án hoàn tất , kể cả dự án bị chấm dứt vì bất kỳ lý do gì
3 5.2.1 Đánh giá mức độ hài
lòng
Ghi lại sự hài lòng tổng thể đối với dự án
3 5.2.2 Tóm tắt kết quả dự án