Những vấn đề c ơ bản về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Khái niệm, bản chất kế toán quản trị và kế toán quản trị chi phí
Kế toán quản trị là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của các tổ chức Để hiểu rõ về kế toán quản trị chi phí, cần phải xem xét bản chất của thông tin kế toán tổng thể.
Kế toán là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý, có chức năng thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về các đối tượng quản lý cho các nhà quản lý Theo Luật kế toán Việt Nam, kế toán được định nghĩa là quá trình cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế và các đơn vị trong đó Thông tin kế toán cung cấp cho hai đối tượng chính: bên ngoài tổ chức, bao gồm nhà đầu tư, cơ quan thuế, khách hàng, cổ đông và ngân hàng; và bên trong doanh nghiệp, như Ban giám đốc và lãnh đạo các bộ phận.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với hai đối tượng chính: bên ngoài và bên trong tổ chức Các đối tượng bên ngoài cần thông tin tổng quát về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh tế của tổ chức, trong khi các nhà quản trị bên trong cần thông tin chi tiết để đánh giá hiệu quả hoạt động, kiểm soát và hoạch định Do đó, kế toán được chia thành hai phân hệ: kế toán tài chính phục vụ thông tin cho đối tượng bên ngoài và kế toán quản trị cung cấp thông tin cho đối tượng bên trong, theo quy định của luật kế toán Việt Nam.
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin tài chính để cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc quản lý và ra quyết định kinh tế trong nội bộ của tổ chức kế toán.
Kế toán quản trị là một môn khoa học chuyên thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng và định tính về các hoạt động của một đơn vị cụ thể Thông tin này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Kế toán quản trị tập trung vào việc cung cấp thông tin giúp nhà quản trị đánh giá và kiểm soát hoạt động của tổ chức, trong khi kế toán tài chính phục vụ cho các nhà đầu tư, cơ quan thuế, ngân hàng và cổ đông Sự khác biệt giữa hai loại hình kế toán này nằm ở mục đích và nội dung thông tin Kế toán tài chính thường phản ánh quá khứ theo chuẩn mực kế toán, trong khi kế toán quản trị chú trọng đến hiện tại và tương lai, mang tính linh hoạt cao Ngoài thông tin tài chính, kế toán quản trị còn cung cấp thông tin phi tài chính về hoạt động nội bộ và môi trường bên ngoài của tổ chức Thời gian báo cáo tài chính thường theo quy định, trong khi kỳ báo cáo của kế toán quản trị phụ thuộc vào yêu cầu quản trị nội bộ.
Kế toán chi phí là một phần quan trọng trong kế toán quản trị và kế toán tài chính, cung cấp thông tin cho cả đối tượng bên ngoài và quản trị nội bộ Thông tin kế toán chi phí có tính linh hoạt, chuẩn mực và định kỳ, giúp tổ chức thực hiện các chức năng quản trị như lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định Bộ phận kế toán chi phí trong kế toán quản trị được gọi là kế toán quản trị chi phí, đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin chi phí cho doanh nghiệp.
Kế toán quản trị là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý, với nhiều định nghĩa khác nhau Tuy nhiên, từ góc độ sử dụng thông tin, kế toán quản trị chủ yếu phục vụ cho việc hỗ trợ các chức năng quản lý, giúp đưa ra quyết định hiệu quả hơn trong tổ chức.
Kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán chuyên ghi chép, đo lường và xử lý thông tin kinh tế Chức năng chính của nó là cung cấp dữ liệu hữu ích cho các nhà quản trị, hỗ trợ trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Kế toán quản trị là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, cung cấp thông tin thiết yếu cho các nhà quản trị nội bộ trong tổ chức Nó không chỉ thu nhận và xử lý thông tin mà còn hướng tới tương lai, điều mà kế toán tài chính không thể thực hiện Thông tin này được xử lý bằng các công cụ quản lý và phương tiện tính toán hiện đại, giúp tăng cường tính linh hoạt, kịp thời và hữu ích Hơn nữa, kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính, làm cho quy trình kế toán trở nên hoàn thiện và phong phú hơn.
Kế toán quản trị chi phí, qua quá trình hình thành và phát triển, chủ yếu tập trung vào việc ghi chép và phân tích các chi phí Điều này cho thấy rằng bản chất của kế toán quản trị chi phí chính là kế toán chi phí, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định và quản lý tài chính hiệu quả.
Kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí và giá thành đã xảy ra trước đó, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả Trong khi đó, kế toán quản trị chi phí không chỉ sử dụng thông tin quá khứ mà còn dự báo thông tin tương lai thông qua việc lập kế hoạch và dự toán chi phí Những thông tin này là cơ sở để đưa ra các quyết định quan trọng như giá bán, ký kết hợp đồng, lựa chọn giữa tự sản xuất hay mua ngoài, và quyết định có nên ngừng sản xuất hay không.
Kế toán quản trị chi phí khác biệt với kế toán tài chính ở chỗ không chỉ nhận thức chi phí mà còn áp dụng phương pháp nhận diện thông tin để hỗ trợ quyết định Trong khi kế toán tài chính tập trung vào việc ghi nhận chi phí, kế toán quản trị chú trọng vào việc phân tích và sử dụng thông tin chi phí để đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Kế toán quản trị chi phí tập trung vào việc dự báo thông tin và xác định trách nhiệm của các nhà quản trị ở mọi cấp độ Điều này giúp kết nối trách nhiệm của họ với các chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí, được cung cấp từ các trung tâm quản lý chi phí trong đơn vị.
Đối tượng sử dụng thông tin và vị trí của kế toán quản trị chi phí trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị chi phí
Kế toán quản trị chi phí là một phần quan trọng của kế toán, với đối tượng thông tin chủ yếu là ban lãnh đạo và những người quản lý trong doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, khác với kế toán tài chính chỉ phản ánh tài sản, nguồn vốn và kết quả doanh nghiệp ở mức tổng quát Do đó, kế toán quản trị chi phí đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ quyết định và quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phản ánh tính toán, phân bổ chi phí, giá thành (giá phí) chi tiết từng lo ại tài sản (Tài sản cố định, sản phẩm dở dang, thành phẩm )
- Phản ánh chi tiết công nợ phải trả, phải thu, các khoản thanh toán khác của doanh nghiệp.
Vị trí của kế toán quản trị chi phí trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Khảo sát tại các doanh nghiệp sản xuất cho thấy kế toán quản trị chi phí đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, đặc biệt ở những doanh nghiệp có hệ thống quản lý chuyên môn hóa theo từng bộ phận Nội dung kế toán quản trị được thiết kế nhằm cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính của từng bộ phận, hỗ trợ nhà quản lý trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định ở các cấp quản trị.
Nội dung mô hình kế toán quản trị này thường gồm những lý luận và nghiệp vụ kỹ thuật c ơ bản sau:
• Phân lo ại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn, hoặc cấp bậc quản tr
• Xác định, kiểm soát, đánh giá giá thành sản phẩm, chủ yếu là giá thành trong từng quá trình sản xuất.
• Dự toán ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm theo từng bộ phận và đánh giá trách nhiệm quản lý ở từng cấp bậc quản trị.
Thu thập và phân tích dữ liệu là bước quan trọng để thiết lập thông tin chính xác, phục vụ cho việc xây dựng giá bán và phát triển các phương án kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho từng bộ phận và cấp bậc quản trị.
• Phân tích, dự báo chỉ số tài chính ở từng bộ phận ho ạt động.
Đối với các doanh nghiệp có hệ thống quản lý dựa trên từng quá trình hoạt động, kế toán quản trị cần cung cấp thông tin định lượng về tình hình tài chính theo từng giai đoạn Điều này nhằm hỗ trợ việc hoạch định, tổ chức, phối hợp thực hiện và đánh giá hiệu quả của từng nhóm trong quá trình kinh doanh, nơi mà những chuyên gia khác nhau cùng hợp tác.
• Phân lo ại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng quá trình ho ạt động.
• Dự toán ngân sách của từng quá trình ho ạt động và đánh giá hiệu quả của từng nhóm thực hiện quá trình.
Thu thập và phân tích dữ liệu là bước quan trọng để xây dựng thông tin phù hợp, giúp lựa chọn các quá trình hoạt động và phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm thực hiện.
• Phân tích, dự báo các chỉ số tài chính của từng quá trình ho ạt động.
Nội dung kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp
Nhận diện và phân lo ại chi phí
1.3.1.1 Phân loạ i theo chức n ă n g hoạt động sản xuất kinh doanh
Chi phí sản xuất đề cập đến tổng chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định Nó bao gồm ba khoản mục chi phí chính.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là tổng hợp các khoản chi liên quan đến nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong tổng giá thành sản phẩm và dịch vụ Những chi phí này không chỉ chiếm tỷ lệ lớn mà còn dễ dàng nhận diện và định lượng một cách chính xác và kịp thời khi phát sinh.
Trong quản lý chi phí, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định cho từng loại sản phẩm, và có thể được nhận diện thông qua hồ sơ kỹ thuật sản xuất cũng như định mức vật tư trực tiếp.
Chi phí vật tư trực tiếp được xác định dựa trên chứng từ kế toán và tỷ lệ với số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ, phản ánh đặc điểm của biến phí Ngược lại, nguyên vật liệu gián tiếp thường khó phân loại riêng cho từng sản phẩm, vì vậy chúng được tập hợp chung và phân bổ cho các sản phẩm vào cuối kỳ kế toán theo các tiêu chí phù hợp.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương liên quan đến sản xuất, như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội của công nhân tham gia trực tiếp vào từng quy trình sản xuất.
Chi phí nhân công trực tiếp là một yếu tố dễ nhận diện và có thể định lượng chính xác trong quá trình quản lý sản xuất Nó được xác định theo từng loại sản phẩm, dịch vụ và tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể được tập hợp dựa trên chứng từ cho từng sản phẩm Chi phí này cũng biến động tỷ lệ thuận với số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ, thể hiện rõ đặc điểm của biến phí trong mối quan hệ với sản lượng.
Chi phí sản xuất chung là tổng hợp các chi phí cần thiết phát sinh trong phân xưởng, không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Các thành phần của chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, nguyên vật liệu quản lý, công cụ dụng cụ sản xuất, khấu hao máy móc và tài sản cố định, cùng với chi phí dịch vụ thuê ngoài như điện, nước, sửa chữa và bảo hiểm tài sản.
• Bao gồm nhiều yếu tố chi phí có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm khác nhau
• Liên quan đến nhiều hoạt động của quá trình sản xuất sản phẩm khác nhau.
Chi phí sản xuất chung bao gồm cả biến phí và định phí Khi sản lượng sản phẩm thay đổi, một số chi phí như điện và nhiên liệu sẽ thay đổi tỷ lệ, trong khi những khoản chi phí khác như khấu hao nhà xưởng và lương nhân viên cố định vẫn không thay đổi Ngoài ra, có những chi phí hỗn hợp như chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị cũng cần được xem xét.
• Các yếu tố chi phí khác nhau thuộc nhiều bộ phận quản lý nên khó kiểm soát
Việc thu thập thông tin về chi phí sản xuất chung thường diễn ra chậm trễ, và đây là một phần chi phí dễ dẫn đến sai lệch trong quá trình tập hợp và phân bổ, ảnh hưởng đến độ tin cậy của các chỉ tiêu giá thành Điều này đặc biệt quan trọng đối với các quy trình sản xuất mà chi phí này chiếm tỷ lệ lớn Hiện nay, việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm và dịch vụ có tác động đáng kể đến giá thành sản xuất và các quyết định liên quan đến chi phí và giá bán.
1.3.1.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí và các đối tưọng tập họp chi phí
Theo cách phân lo ại này, chi phí chia thành 2 dạng: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất một sản phẩm hoặc công trình Những chi phí này bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp, và kế toán có thể tập hợp chúng cho từng công trình hoặc hạng mục công trình cụ thể.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm hoặc công trình mà kế toán không thể xác định trực tiếp cho từng công trình cụ thể Để phân bổ hợp lý các chi phí gián tiếp này, kế toán cần áp dụng các tiêu thức phân bổ phù hợp cho từng công trình và hạng mục công trình Trong doanh nghiệp xây lắp, các chi phí như chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung thường liên quan đến nhiều dự án, do đó, kế toán sẽ sử dụng các tiêu thức phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí trực tiếp để phân chia các khoản chi phí này cho các công trình cụ thể.
1.3.1.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng ho ạt đ ộng Đây là cách phân lo ại phổ biến nhất trong kế toán quản trị Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế toán bao gồm: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
Biến phí là những chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với mức hoạt động, như số lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ hoặc số giờ máy vận hành Tuy nhiên, khi xem xét trên một đơn vị mức độ hoạt động, biến phí lại được coi là hằng số Trong doanh nghiệp sản xuất, biến phí thường gặp bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí năng lượng.
Nếu khảo sát tỉ mỉ về biến phí, nhận thấy rằng biến phí tồn tại dưới nhiều hình thức ứng xử khác nhau:
Biến phí thực thụ là loại chi phí thay đổi tỉ lệ thuận và tuyến tính với mức độ hoạt động, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Để kiểm soát hiệu quả biến phí thực thụ, không chỉ cần quản lý tổng chi phí mà còn phải chú trọng đến biến phí trên mỗi đơn vị mức độ hoạt động (định mức biến phí) ở các mức độ khác nhau Việc xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ là cơ sở quan trọng để tiết kiệm chi phí và kiểm soát hành vi của biến phí này.
Xây dựng định mức và dự toán chi phí
1.3.2.1 Xây d ựn g đ ị n h m ức chi phí
Có 4 lo ại định mức là Định mức lý tưởng, Định mức thực tế, Định mức hiện hành và Định mức cơ bản
Phương pháp xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TT theo định mức Định mức tiêu hao về lượng của NVL TT
Phương pháp xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí CTT theo Đ nh mức tiêu hao về định mức thời gian của NCTT
Phương pháp xây dựng định mức chi phí sản xuất chung
CPSXC theo định Đ ơn giá định mức mức CPSXC phân bổ Định mức về giá của x
NVLTT tiêu hao Định mức về giá của x _
NCTT tiêu hao Đ ơn vị tiêu chuẩn x X
1.3.2.2 Lập d ự toá n chi phí a) Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng từ cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu, nhằm xác định nhu cầu về số lượng và giá cả để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, cũng như lập dự toán chi phí thanh toán cho việc mua nguyên vật liệu.
Dự toán chi phí sản xuất là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị ho ạch định và kiểm soát chi phí, từ đó đo lường và điều chỉnh quá trình tổ chức thực hiện chi phí trong từng bộ phận Việc này đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra đúng hướng, góp phần đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm các dự toán sau:
Dự toán lượng Dự toán Dự toán Dự toán
NVL trực tiếp = NVLTT dùng + NVLTT tồn - NVLTT tồn mua cho sản xuất kho cuối kỳ kho đầu kỳ
Dự toán tiền thanh toán NVLTT
Dự toán lượng Định mức giá
Dự toán giá mua Tỷ lệ thanh toán NVLTT x tiền trong từng kỳ b) Dự toán nhân công trực tiếp
Dự toán th i gian lao Dự toán Đ nh mức th i gian sản động (giờ) CPSX xuất sản phẩm
Dự toán CPNC _ Dự toán thời Định mức giá của mỗi đon trực tiếp gian lao động vị thời gian lao động c) Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí sản xuất chung: bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán chi phí sản xuất chung.
- Dự toán biến phí sản xuất chung:
Biến phí sản xuất chung được phân tích theo từng yếu tố chi phí như chi phí vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công gián tiếp cho từng đơn vị hoạt động Quá trình lập dự toán cho biến phí sản xuất chung được thực hiện tương tự như dự toán cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Biến phí sản xuất chung cho mỗi giờ máy hoạt động là 2000đ Dự toán số giờ máy hoạt động trong kỳ là 6000 giờ, do đó, dự toán biến phí sản xuất chung sẽ là 6000 x 2000đ.
Biến phí sản xuất chung được xác định bằng tỷ lệ trên biến phí trực tiếp, dựa vào dự toán biến phí trực tiếp và tỷ lệ biến phí sản xuất để lập dự toán cho biến phí sản xuất chung.
Dự toán biến phí sản _ Dự toán biến phí Tỷ lệ biến phí sản xuất chung trực tiếp xuất chung
Để dự toán định phí sản xuất chung, các yếu tố định phí bắt buộc được chia đều cho 4 quý trong năm, giúp xác định định phí hàng quý Đối với các yếu tố định phí tuỳ ý, việc xác định sẽ dựa vào hành động của nhà quản trị.
Dự toán chi phí sản Dự toán biến phí sản xuất chung xuất chung d) Dự toán chi phí bán hàng:
Dự toán đ nh phí sản xuất chung +
- Dự toán biến phí bán hàng
Dự toán biến phí bán _ Dự toán số lượng hàng sản phẩm tiêu thụ
- Dự toán định phí bán hàng
Dự toán đ nh phí bán Dự toán số lượng hàng sản phẩm tiêu thụ Định mức biến phí bán hàng
Từ đó ta xác đị nh:
Dự toán chi phí bán hàng
Dự toán biến phí bán hàng Đ nh mức đ nh phí bán hàng
Dự toán đ nh phí bán hàng e) Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp:
Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp Dự toán biến phí trực tiếp Tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán định phí quản lý doanh nghiệp:
Tương tự như dự toán định phí sản xuất chung:
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp Dự toán đ nh phí quản lý DN
Trong quá trình lập ngân sách, việc sử dụng ngân sách cố định có thể đơn giản nhưng lại không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau trong kinh doanh Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp cần điều chỉnh quy mô và mức độ hoạt động để phù hợp với thị trường Do đó, dự toán linh hoạt đã ra đời, giúp nhà quản trị có thêm thông tin cần thiết để ứng phó hiệu quả với các tình huống sản xuất kinh doanh đa dạng.
Dự toán linh hoạt là loại dự toán được xây dựng dựa trên nhiều mức độ hoạt động khác nhau Để xác định chi phí linh hoạt một cách chính xác, bước đầu tiên là phân loại chi phí thành hai loại: Chi phí cố định và Chi phí biến đổi.
1.3.3 Xá C đ ịnh giá phí theo phạm vi tính toán
Sản phẩm, công việc và dịch vụ hoàn thành là đối tượng để tính giá thành, và khi chưa được tiêu thụ, chúng sẽ tồn tại trên bảng cân đối kế toán dưới dạng hàng tồn kho Khi được tiêu thụ, chúng sẽ được phản ánh qua chỉ tiêu giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả kinh doanh Do đó, việc xác định giá phí của sản phẩm, công việc và dịch vụ hoàn thành là rất quan trọng đối với các báo cáo tài chính của doanh nghiệp sau mỗi kỳ hoạt động Hơn nữa, giá phí sản phẩm cũng ảnh hưởng lớn đến các quyết định của nhà quản trị.
Kế toán quản trị chi phí áp dụng nhiều phương pháp để đo lường chi phí sản phẩm, bao gồm chi phí thực tế, chi phí thông thường và chi phí tiêu chuẩn Bên cạnh đó, hệ thống tính giá thành hiện đại còn sử dụng phương pháp chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Phương pháp ABC) để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
Phương pháp chi phí thực tế ghi nhận toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung khi phát sinh, sau đó kết chuyển sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công được tập hợp ngay trong kỳ, trong khi chi phí sản xuất chung thường chỉ được tổng hợp vào cuối kỳ do chờ chứng từ dịch vụ Để giúp nhà quản trị có thông tin kịp thời về giá phí sản phẩm cho các quyết định quan trọng như chấp nhận đơn chào hàng hay giá bỏ thầu, kế toán cần có phương pháp xử lý chi phí sản xuất chung nhanh chóng, từ đó tính toán giá thành sản phẩm hiệu quả.
Phương pháp tính giá thông dụng yêu cầu kế toán quản trị ước tính chi phí sản xuất chung dựa trên mức hoạt động dự kiến trong kỳ kế hoạch Mức hoạt động này thường được xác định qua các tiêu chuẩn như số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy hoạt động, và chi phí nhân công trực tiếp, từ đó phân bổ chi phí sản xuất chung một cách hợp lý.
Theo phương pháp này, doanh nghiệp ước tính tổng chi phí sản xuất chung vào đầu kỳ Trong quá trình sản xuất, kế toán sẽ phân bổ chi phí sản xuất chung ước tính cho các công việc hoặc khối lượng sản phẩm thực tế đã hoàn thành.
9 ʌ ʌ , ' Tổng chi phí sản xuất chung ước tính
Tỷ lệ phân bổ ước tính = -■'— - -— -■'—— -
Tổng mức ho ạt động ước tính
Chi phí sản xuất _ Mức ho ạt động Tỷ lệ phân bổ ước chung tạm phân bổ thực tế tính
Chi phí sản xuất chung được tạm phân bổ để tính giá thành sản phẩm và công việc chỉ là ước tính Cuối kỳ kế toán, cần xác định chi phí sản xuất chung thực tế và xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tạm phân bổ Nếu chênh lệch nhỏ, sẽ được đưa vào giá vốn hàng bán trong kỳ Ngược lại, nếu chênh lệch lớn, sẽ phân bổ vào tài khoản Giá vốn hàng bán, Thành phẩm và Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo tỷ lệ số dư của các tài khoản đó.
Phương pháp chi phí tiêu chuẩn là một kỹ thuật phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất đã ổn định và có định mức kinh tế kỹ thuật hợp lý Phương pháp này xác định giá phí sản phẩm dựa trên ba khoản mục chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, tất cả đều được tính theo chi phí định mức.
Xây dựng trung tâm trách nhiệm chi phí
Kế toán quản trị chi phí tập trung vào việc kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Để đạt được điều này, các nhà quản trị áp dụng nguyên tắc và kỹ thuật của kế toán trách nhiệm, bắt đầu bằng việc xác định trách nhiệm cho từng loại chi phí Nội dung chính chuyển từ việc lập dự toán sang việc kiểm tra và đánh giá kết quả thực tế so với kế hoạch hoặc dự toán đã được thiết lập, thông qua việc lập và sử dụng các báo cáo kế toán nội bộ.
Các báo cáo cần được thiết kế để hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý của đơn vị, phù hợp với từng cấp độ phân cấp Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, tiết kiệm chi phí và đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
Trung tâm chi phí có trách nhiệm lập báo cáo kế toán để phản ánh tình hình chi phí, bao gồm chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh Các báo cáo này cần phân tích và đánh giá việc thực hiện dự toán chi phí, chỉ ra nguyên nhân chênh lệch so với dự toán và xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan Nội dung phân tích sẽ được trình bày rõ ràng qua các báo cáo của trung tâm chi phí.
- Phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí của đơn vị.
Dựa trên số liệu báo cáo, chúng tôi đã lập bảng so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán đã điều chỉnh theo sản lượng thực tế Sự chênh lệch giữa hai khoản này sẽ phản ánh tình hình thực hiện dự toán chi phí cho từng mục cụ thể cũng như tổng chi phí.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến biến động của các khoản mục chi phí là rất quan trọng, bao gồm yếu tố lượng và yếu tố giá Sử dụng phương pháp phân tích phù hợp giúp xác định rõ ràng ảnh hưởng của từng nhân tố Qua đó, trách nhiệm quản lý của các bộ phận liên quan cũng sẽ được làm rõ hơn.
Việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm chi phí thông qua báo cáo trách nhiệm là cần thiết để đạt được các mục tiêu quan trọng.
Hoàn thành kế hoạch sản xuất là yếu tố then chốt để cung cấp đầy đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu thụ Việc này cần đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ, đồng thời kiểm soát hiệu quả định mức dự toán chi phí.
Kiểm soát chi phí liên quan đến doanh thu ước tính giúp giảm tỷ lệ chi phí so với doanh thu, từ đó tăng cường lợi nhuận cho toàn bộ tổ chức.
Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan, tác động đến tình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí.
Các báo cáo bộ phận ở cấp quản lý thấp yêu cầu mức độ chi tiết cao hơn Để đánh giá chính xác trách nhiệm của bộ phận quản lý đối với chi phí, cần phân chia chi phí thành biến phí và định phí Điều này là cần thiết vì ngoài các chi phí phát sinh trong bộ phận, các bộ phận còn phải chịu phần định phí do cấp trên phân bổ, mà những chi phí này nằm ngoài tầm kiểm soát của các nhà quản lý.
Phân tích thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định
1.3.5.1 Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận là kỹ thuật quan trọng để đánh giá tác động của biến động chi phí đến lợi nhuận trong doanh nghiệp Tuy nhiên, việc phân tích này chỉ thực sự có giá trị khi được thực hiện trong những điều kiện giới hạn cụ thể.
- Giá bán đon vị sản phẩm không đổi.
- Chi phí phải phân thành định phí và biến phí một cách chính xác.
- Kết cấu sản phẩm cố định khi thay đổi yếu tố chi phí và sản lượng tiêu thụ.
- Mối quan hệ biến động của chi phí, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận là quan hệ tuyến tính.
- Định phí không thay đổi trong phạm vi ho ạt động.
Áp dụng phương pháp tính giá trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ khi sản lượng sản xuất tương đương với sản lượng tiêu thụ là một chiến lược hiệu quả Mô hình phân tích CVP giúp tập trung vào việc hiểu rõ mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.
- Phân tích mức sản lượng c ần thiết để đạt mức lợi nhuận mong muốn.
- Phân tích sự ảnh hư ởng của thay đổi chi phí đến lợi nhuận.
- Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đối với sự thay đổi của lợi nhuận.
- Phân tích sự thay đổi của giá bán đến lợi nhuận.
Mục tiêu của các ứng dụng phân tích là cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định kịp thời trong các tình huống kinh doanh thay đổi, từ đó tối đa hóa lợi nhuận trong điều kiện cho phép Để phân tích mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận, kế toán quản trị chi phí thường sử dụng các công cụ phân tích hiệu quả.
Số dư đảm phí là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong phân tích mối quan hệ CVP Chỉ tiêu này không chỉ giúp trang trải định phí mà còn tạo ra lợi nhuận thuần cho doanh nghiệp Nó phản ánh mức độ đóng góp của từng bộ phận sản phẩm vào lợi nhuận, với bộ phận có số dư đảm phí lớn hơn sẽ có khả năng gia tăng lợi nhuận hiệu quả hơn.
Tỷ lệ số dư đảm phí là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ giữa số dư đảm phí và doanh thu, hoặc giữa phần đóng góp và đơn giá bán Khi sản lượng vượt qua điểm hòa vốn, doanh thu tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận tăng tương ứng, theo tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu.
1.3.5.2 Phân tích thông tin thích hợp để ra các quyết định kinh doanh
Ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người quản lý, nhưng đây cũng là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức Sự phức tạp này gia tăng do sự hiện diện của nhiều quá trình hoạt động khác nhau mà doanh nghiệp cần phải xử lý trong từng tình huống cụ thể.
Kế toán quản trị chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi phí để hỗ trợ ra quyết định ngắn hạn Để phân tích thông tin chi phí hiệu quả, kế toán cần thu thập dữ liệu về thu nhập và chi phí liên quan đến đối tượng xem xét, đặc biệt trong doanh nghiệp xây lắp, nơi cần thông tin về công trình và hạng mục công trình Để thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý, bộ phận kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bản cần thiết.
+ Tổ chức hạ ch toán ban đầu
+ Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị
+ Tổ chức thu thập thông tin tư ơng lai
Tổ chức hạch toán ban đầu là việc thiết lập hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn phù hợp với sự đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của thông tin, đồng thời tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và nhanh chóng Kế toán quản trị sẽ dựa trên các thông tin thu thập được để so sánh và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, từ đó xác định các yếu tố ảnh hưởng, tồn tại và nguyên nhân của chúng Qua đó, đưa ra giải pháp khắc phục và khai thác tiềm năng nhằm tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp.
S Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị: Hệ thống sổ trong doanh nghiệp xây lắp gồm 2 lo ại sổ:
Sổ kế toán tổng hợp để ghi chép phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính ở dạng tổng quát
Sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng giúp hệ thống hóa thông tin cụ thể cho từng công trình, hạng mục và đơn vị thi công, phục vụ hiệu quả cho quản trị doanh nghiệp Thiết kế sổ chi tiết cần linh hoạt và phù hợp với yêu cầu quản trị, đồng thời đảm bảo các tiêu chí cần thiết.
Theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí và các yếu tố liên quan giúp nhận diện rõ ràng chi phí biến đổi và chi phí cố định cho từng công trình và hạng mục công trình.
Phân tích chi phí cho từng công trình và hạng mục công trình là cần thiết để xác định chính xác giá phí, đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Theo đó nguyên tắc chung để ghi sổ chi tiết chi phí là:
Các chi phí phát sinh liên quan đến từng công trình và hạng mục công trình sẽ được ghi chép trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tương ứng với từng công trình đó.
Các chi phí liên quan đến nhiều công trình và hạng mục công trình, không thể tập hợp trực tiếp, sẽ được tổng hợp chung khi phát sinh Định kỳ, chi phí này sẽ được phân bổ cho từng công trình và hạng mục công trình tương ứng.
Để quản lý chi phí các công trình hiệu quả, các nhà quản trị cần dựa vào thông tin quá khứ và tương lai Thông tin tương lai giúp doanh nghiệp ứng phó với thị trường biến động, phân tích chi phí và hoạch định chiến lược phù hợp Quá trình thu thập thông tin tương lai được thực hiện qua ba bước cụ thể.
Bước 1 : Xác định lo ại thông tin c ần thu thập C ơ s ở để xác định:
- Mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị
- Điều kiện thu thập thông tin: ví dụ chất lượng thông tin thu thập có tương xứng chi phí bỏ ra không.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị
Để thu thập thông tin liên quan đến các chỉ tiêu như thu nhập và chi phí, doanh nghiệp cần xem xét các báo cáo tổng kết cuối kỳ trước, báo cáo kết quả nghiên cứu và kết quả thăm dò thị trường đã thực hiện.
Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức kinh tế, cung cấp công cụ hỗ trợ hiệu quả cho nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát Nhờ đó, các quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp được đưa ra một cách chính xác và hợp lý.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị được thiết kế theo yêu cầu quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp, dẫn đến sự khác biệt giữa các hệ thống báo cáo của các đơn vị Mặc dù có nhiều phương pháp phân loại, nhưng hệ thống báo cáo kế toán quản trị thường bao gồm các loại báo cáo chủ yếu.
> Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
> Hệ thống báo cáo về tình hình thực hiện trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
> Hệ thống báo cáo phân tích
Tổ chức mô hình kế toán phục vụ kế toán quản trị chi phí
Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ, các doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị (KTQT) một cách hợp lý Trong thực tế, có ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà doanh nghiệp Việt Nam thường xem xét áp dụng.
Mô hình kết hợp tích hợp hệ thống kế toán quản trị và hệ thống kế toán tài chính thành một hệ thống kế toán thống nhất Điều này giúp tối ưu hóa bộ máy kế toán chung và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Mô hình tách biệt trong tổ chức kế toán quản trị cho thấy sự độc lập hoàn toàn với hệ thống kế toán tài chính Điều này không chỉ thể hiện qua bộ máy kế toán mà còn trong công tác kế toán, nhằm đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Mô hình hỗn hợp trong kế toán có tính độc lập và kết hợp, cho phép áp dụng linh hoạt giữa kế toán quản trị (KTQT) và kế toán tài chính (KTTC) Trong một số phần hành, KTQT và KTTC sẽ sử dụng mô hình kết hợp, trong khi ở những phần hành khác, hai lĩnh vực này sẽ áp dụng mô hình tách biệt.
Phân tích chi phí của từng mô hình giúp doanh nghiệp xác định sự tương xứng với lợi ích mà mô hình đó mang lại Dựa trên thực tế hoạt động của đơn vị, các doanh nghiệp Việt Nam có thể áp dụng mô hình một cách phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Bộ máy kế toán quản trị cần có nhân sự chuyên trách cho các công việc lập dự toán, phân tích chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động, bất kể mô hình nào được áp dụng Bên cạnh đó, cần chú ý đến các chứng từ, bao gồm cả các mẫu biểu bắt buộc tương tự như trong hệ thống kế toán tài chính.
Các doanh nghiệp sẽ phát triển thêm mẫu biểu và chương trình luân chuyển chứng từ để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và cung cấp thông tin chi tiết cho hệ thống kế toán quản trị chi phí Đồng thời, các doanh nghiệp cũng sẽ mở rộng các tài khoản chi tiết phù hợp với nội dung hệ thống kế toán quản trị chi phí Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu sổ kế toán phù hợp với nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí cũng sẽ được tiến hành.
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí định kỳ và đặc biệt, bao gồm các báo cáo như chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán, cùng với báo cáo kết quả kinh doanh theo từng bộ phận Các sổ chi phí dự toán và thực tế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phân tích hiệu quả chi phí.
