Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Anh hào

Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý gồm các bước khảo sát hiện trạng, phân tích thiết kế hệ thống, hiện thực hóa hệ thống, vấn đề triển khai ứng dụng. Kính mời quý đọc giả tham khảo nội dung chi tiết.

1 PHÁT TRIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Những vấn đề việc phát triễn HTTTQL 1.Khảo sát trạng  Là trình khám phá cách mà hệ thống thiết kế vận hành tổ chức (làm bộc lộ quan hệ nội thành phần hệ thống) để từ hiểu hệ thống hoạt động nào, giải cơng việc gì, với mục đích  Khảo sát trạng cịn để nhận thức yêu cầu (mong đợi) hệ thống  Nội dung khảo sát: • Tìm hiểu tổ chức từ quan điểm hệ thống • Vai trị hệ thống khảo sát tổ chức • Tìm hiểu quy trình làm việc hệ thống • Tìm hiểu thơng tin – liệu quy trình • Hệ thống thơng tin quản lý máy tính (nếu có) Các phương pháp khảo sát  Các phương pháp Truyền thống Phỏng vấn cá nhân Phỏng vấn nhóm Phiếu thăm dị (questionaires) Quan sát người sử dụng / tham quan thực tế Phân tích tài liệu Các pp khảo sát truyền thống không tạo hội tốt để tận dụng loại nguồn lực có sẵn (vd: người sử dụng giải pháp giới) cho việc phát triễn hệ thống  Các phương pháp đại Làm mẫu thử (Prototyping) Join Application Design (JAD) Business Process Reengineering (BPR) Đánh giá sơ lược sau khảo sát Với mục đích nhận vấn đề hệ thống khả giải chúng Nhận xét kết luận sơ lược sau khảo sát • Workload: Tần suất, khối lượng cơng việc • Efficiency: hiệu hệ thống • Effectiveness: hiệu lực thông tin Nhận định sơ lược điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức (SWOT) hệ thống củ để định hướng cho việc phân tích, thiết kế hệ thống (khắc phục, cải tiến cải cách) Vấn đề việc khảo sát trạng Ng.quản lý, vận hành Nêu yêu cầu dựa chức quản lý Ng.sử dụng Nêu yêu cầu dựa tiện ích cá nhân Yêu cầu cho hệ thống … Ng.thiết kế Hiểu u cầu theo q.điểm cơng nghệ Ng.lập trình Hướng đến tối ưu kỹ thuật xử lý Vấn đề việc khảo sát trạng Xác định xác yêu cầu hệ thống: • u cầu phải đáng (có ích cho tổ chức) có sức thuyết phục người • Yêu cầu phải khả thi (cụ thể, rõ ràng, giải được) • Các yêu cầu cho hệ thống phải qn, khơng chứa mâu thuẫn nội • u cầu kết nhận thức từ thông tin (từ nhiều nguồn tin, nhiều người) → không chủ quan tối ưu cục dẫn đến khơng tối ưu tồn cục • Khơng hiểu sai u cầu từ người sử dụng (= người chuyên gia lĩnh vực chuyên môn) Vấn đề việc khảo sát trạng Các thay đổi yêu cầu cần phải kiểm soát chặt chẽ theo thời gian để bảo đảm cho hệ thống tạo dự kiến • Sự thay đổi yêu cầu phải bảo đảm đưa đến cải tiến – có lợi cho tổ chức, xét vai trò hệ thống tổ chức • Thay đổi nhiều làm tăng xác suất lỗi hiểu sai làm sai yêu cầu Phân tích thiết kế hệ thống  Là chuổi công đoạn định nghĩa xác yêu cầu hệ thống (phân tích) thiết lập giải pháp để giải yêu cầu (thiết kế) Tất hoạt động nằm ý niệm nhóm phát triễn hệ thống  Để cố ý niệm, hoạt động phân tích thiết kế cần phải: • Dựa tài liệu (mơ hình, lược đồ hệ thống) để chia quan điểm để kiễm chứng lại • Có cách tiếp cận quán cho toàn hoạt động phân tích thiết kế (vd: SADT hay OOAD) • Có tiêu chí đánh giá (khen, chê) qn Các vấn đề chung  Thiếu tiếp cận có hệ thống thực phân tích, thiết kế, dẫn đến nhiều sai sót như: • Dư thừa liệu xử lý (gây lãng phí tài ngun) • Nội dung liệu xử lý không quán (gây mâu thuẩn việc sử dụng hệ thống)  Thiếu hợp tác nhóm phát triễn hệ thống với người sử dụng (NSD) • Áp đặt cách làm lên phần mềm, không quan tâm đến cách làm NSD → phần mềm bị từ chối sử dụng • Khơng có “ngơn ngữ chung” để hiểu → hệ thống hiệu  Thiếu chuẩn thống cho việc hợp tác thực Vấn đề phân tích hệ thống 10 Nhận định xác vai trị hệ thống thơng tin quản lý tổ chức MIS thiết kế chuyên viên CNTT, khai thác nhà quản lý Hai đối tượng có kiến thức chun mơn vai trị khác tổ chức → khó thống quan điểm → cần giảm khoảng cách kiến thức hai đối tượng để định nghĩa mục tiêu thiết thực (quản lý) khả thi (cntt) cho hệ thống Hệ thống thông tin quản lý thực có hiệu trợ giúp thực tốt mục tiêu tổ chức (thể kế hoạch ngắn dài hạn tổ chức) Hệ thống thông tin tốt hệ thống đa với chi phí lớn; mà hệ thống có hiệu (kinh tế) cao; ie: chi phí đầu tư thấp tạo giá trị sử dụng cao Vấn đề thiết kế hệ thống 11 Chất lượng hệ thống không phụ thuộc vào lực xử lý liệu, cịn phụ thuộc vào chất lượng liệu chọn đưa vào hệ thống (lấy đâu, nào, độ tin cậy bao nhiêu) Hệ thống hoạt động tốt tất loại nguồn lực cần thiết cho (phần mềm, phần cứng, mạng máy tính, người sử dụng, thủ tục vận hành, tài liệu chuẩn/quy tắc) hoạch định sử dụng Hệ thống thông tin khơng phải cơng cụ thay dể dàng; cần phải phát triễn/thay đổi cho phù hợp với q trình phát triễn tổ chức • • Thiết kế hợp chuẩn áp dụng công nghệ phù hợp để hệ thống dể phát triển giảm rủi ro Tài liệu mô tả hệ thống cần phải trì với hệ thống để làm sở cho cải tiến & nâng cấp Hiện thực hóa hệ thống 12 Hiện thực tất ý tưởng thiết kế hệ thống thành mã lệnh điều khiển CPU & cấu trúc lưu trữ vật lý hệ quản trị CSDL; thiết lập môi trường vận hành hệ thống có quy tắc, quy trình người tham gia xử lý Không phải có xây dựng sản phẩm phần mềm (chương trình, CSDL, đặc tả hệ thống), hệ thống thơng tin cịn cần thêm nhiều công việc khác: kiễm tra, cài đặt, lập tài liệu, chuyển đổi, huấn luyện, hổ trợ sử dụng bảo trì Kiễm tra (Quality Control) Khảo sát, phân tích Thiết kế Thiết kế luận lý vật lý 13 Phần Hệ Mềm thống Phát sinh & định nghĩa yêu cầu cho hệ thống Thiết lập thực giải pháp để thỏa mãn yêu cầu (1) Các thay đổi phải tương thích hồn tồn với giữ lại (không thay đổi) (1) Tất tiến trình phải kiểm sốt để ngăn ngừa điều chỉnh hành động nhận thức không giải pháp (2) Các toán tổ chức giải (có giải pháp) (3) Các yêu cầu tổ chức thể đầy đủ, liên kết kiểm chứng (2) Hiện thực hệ thống phải thỏa mãn toàn yêu cầu nêu mức thiết kế Kiễm tra  Đối tượng kiễm tra gồm Phần mềm (chương trình,CSDL, tài liệu đặc tả) Phần cứng, thiết bị Quy trình thủ tục xử lý công việc, quy tắc, chuẩn Người tham gia xử lý hệ thống Dữ liệu cho phần mềm 14 Cài đặt (installation) 15 Thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng khai thác chức hệ thống Cài đặt phần mềm ứng dụng • • Giải xung khắc phần mềm Giải khơng tương thích phần mềm lớp Thiết lập thơng số hệ thống, • • • • Các phần mềm, Cơ sở liệu, Hệ điều hành drivers, Máy tính, mạng máy tính thiết bị ngoại vi Thiết lập quyền sử dụng cho users Quản lý cấu hình hệ thống • Vị trí cài đặt, settings, versions người sử dụng Chuyển đổi hệ thống 16 Chuyển tác nghiệp (business transactions) thực hệ thống củ sang khai thác hệ thống mới, có xác định nội dung cần chuyển đổi phương pháp chuyển đổi Nội dung chuyển đổi Quy trình nghiệp vụ: thay quy trình củ q.trình • • Có quy định lại vai trị, trách nhiệm user Có phân biệt khác cơng việc củ Biểu mẫu : ban hành biểu mẫu thay biểu củ Chuyển đổi liệu từ CSDL củ sang CSDL Thay đổi phần mềm hệ điều hành Thay bổ sung thiết bị Chuyển đổi hệ thống 17 Cách chuyễn đổi • • • • Direct conversion: Nhanh, tốn có nhiều rủi ro hệ thống hư hỏng Parallel conversion: An toàn chuyển đổi, tốn nhiều chi phí để vận hành song song hệ thống (khối lượng công việc người nhân viên tăng lần) Phased conversion: An tồn chuyển đổi tốn parallel conversion, hệ thống củ hệ thống có dùng chung liệu độ phức tạp việc chuyển đổi tăng cao phải đồng liệu hệ thống Pilot conversion: Các cố hệ thống tập trung vào nơi chọn làm thí điểm; cơng việc nơi chuyển sang nơi khác thực Lập tài liệu 18 Tài liệu hệ thống: Là chương trình nguồn, cấu trúc liệu hồ sơ đặc tả hệ thống (URD, DFD, ERD, ) Hướng dẫn sử dụng: tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành quản lý hệ thống cho người sử dụng Role Quy trình nghiệp vụ Function Function Role Quy trình nghiệp vụ Function Hệ thống phần mềm, mạng, thiết bị Function Huấn luyện 19 Bổ sung kiến thức kỹ cần thiết để vận hành, khai thác quản lý hệ thống cho người sử dụng ** Nội dung khối lượng huấn luyện phải thiết kế phù hợp với người huấn luyện Phương pháp Hướng dẫn sử dụng chổ Tổ chức lớp huấn luyện Sử dụng phần mềm huấn luyện Sử dụng User Guide / Help Hổ trợ sử dụng 20 Trợ giúp người sử dụng giải tình khó khăn sử dụng hệ thống Phương pháp Hổ trợ vận hành, khai thác • Bằng phần mềm, vd: “Office Assistant” • Bằng Website (Online helps, forum, chat) • Bằng điện thoại tiếp xúc trực tiếp Khắc phục cố • Bằng phần mềm cài đặt sẵn (error-recovery) • Điều khiển từ xa qua mạng • Thực nhân cơng Bảo trì Duy trì hoạt động hệ thống cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường vận hành tổ chức Phương pháp Xác định vai trò yêu cầu thay đổi a Sửa lỗi (ưu tiên cao nhất) b Thay đổi môi trường vận hành c Cải tiến hệ thống để giải thêm vấn đề Phân tích ảnh hưởng thay đổi hệ thống • Mức độ thay đổi (chi phí) vs tầm quan trọng (lợi ích) Xác định giải pháp cho thay đổi • Thành lập dự án sử dụng nhóm bảo trì Thiết kế, cài đặt thay đổi cho hệ thống Quản lý cấu hình hệ thống (version/release) 21 Vấn đề triễn khai ứng dụng 22 Hệ thống cần phải chuyển giao trọn vẹn cho vận hành & khai thác => có khó khăn sau: 1) Nhận thức hệ thống (mới) người sử dụng Sử dụng hệ thống khó xây dựng hệ thống: Phải học để làm việc hệ thống 2) Người sử dụng bị thay đổi công việc để tiếp cận hệ thống Khi tái bố trí lại cấu (re-engineering), nhiều người phải chuyển công tác => họ không muốn thay đổi 3) Cần làm nhiều giai đoạn đầu áp dụng hệ thống  ... (cntt) cho hệ thống Hệ thống thông tin quản lý thực có hiệu trợ giúp thực tốt mục tiêu tổ chức (thể kế hoạch ngắn dài hạn tổ chức) Hệ thống thông tin tốt hệ thống đa với chi phí lớn; mà hệ thống có... → hệ thống hiệu  Thiếu chuẩn thống cho việc hợp tác thực Vấn đề phân tích hệ thống 10 Nhận định xác vai trị hệ thống thơng tin quản lý tổ chức MIS thiết kế chuyên viên CNTT, khai thác nhà quản. .. đợi) hệ thống  Nội dung khảo sát: • Tìm hiểu tổ chức từ quan điểm hệ thống • Vai trò hệ thống khảo sát tổ chức • Tìm hiểu quy trình làm việc hệ thống • Tìm hiểu thơng tin – liệu quy trình • Hệ thống