Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Các hệ thống thông tin chức năng - Nguyễn Anh Hào

giới thiệu nội dung về : hệ thống thông tin tiếp thị - bán hàng, hệ thống thông tin quản lý sản xuất, hệ thống thông tin quản lý nhân lực, hệ thống thông tin tài chính – kế toán, hệ thống thông tin quản lý văn phòng. Mời các bạn tham khảo nội dung chi tiết.

1 PHÁT TRIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các hệ thống thông tin chức Hệ thống thông tin Tiếp thị - Bán hàng  Tiếp thị, bán hàng cơng việc đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng (khách hàng) hình thức mua bán trao đổi  Bán hàng: tiếp xúc với khách hàng, nhận yêu cầu đặt hàng, giao hàng, thu tiền, dịch vụ hậu  Tiếp thị: điều tra thị trường, xác định sản phẩm tiềm năng, xác định khách hàng tiềm cho sản phẩm, quảng cáo, khuyến mãi,…  Tiếp thị bán hàng thực tách rời nhau, E Jerome McCarthy khái quát hóa từ “Marketing Mix” gồm nhóm hoạt động (4 Ps): Product (Chất lượng sản phẩm) + Pricing (Chính sách giá) + Promotion (Khuyếch trương thị phần) + Place (Phân phối sản phẩm) Hệ thống thông tin Tiếp thị - Bán hàng  Hệ thống thông tin tiếp thị bán hàng hệ thống hệ thống thơng tin quản lý; giúp cho tổ chức xác định khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển sản phẩm để thỏa mãn cho khách hàng, khuyến mãi- bán sản phẩm, trì quan hệ với khách hàng, gồm công việc: Nghiên cứu thị trường Dự báo nhu cầu Thiết lập quan hệ với khách hàng Thiết lập kênh bán hàng Quảng cáo sản phẩm thương hiệu 1.Nghiên cứu thị trường  Nghiên cứu thị trường đặt mục tiêu vào việc tìm kiếm thơng tin tri thức mô tả mối quan hệ người tiêu dùng - sản phẩm, phương pháp tiếp thị bán hàng, nguồn lực để phát hội kinh doanh, đánh giá lực thị trường, lập kế hoạch tiếp thị Phân khúc thị trường Phân nhóm khách hàng dựa số đặc điểm chung họ độ tuổi, giới tính, trình độ văn hóa, nghề nghiệp, lối sống… Phân tích mối quan hệ đặc điểm nhóm với đặc tính sản phẩm thói quen mua sản phẩm để chọn cách tiếp thị, quảng cáo bán hàng (‘4 Ps’) cho phù hợp   2.Dự báo nhu cầu Dự báo nhu cầu xác định sản phẩm mà người tiêu dùng mong muốn gì, số lượng tiêu thụ mức độ tiêu thụ diễn biến theo thời gian Cách dự báo nhu cầu dựa yếu tố chính: Mức tiêu thụ sản phẩm (ie, nhu cầu) theo thời gian Khả cung cấp sản phẩm thị trường Đặc tính (năng lực) đáp ứng nhu cầu sản phẩm (mới đời, phát triển, chống đỡ, suy tàn) Môi trường cạnh tranh (năng lực hay tỉ lệ thị phần chiếm giữ nhà cung cấp)   3.Thiết lập quan hệ với khách hàng Khách hàng người cộng tác với doanh nghiệp; nguồn lực quan trọng mà doanh nghiệp cần trì lâu dài Thiết lập quan hệ với khách hàng gồm: Làm thỏa mãn khách hàng (Customer satisfaction) a) Trợ giúp khách hàng xác định nhu cầu b) Trợ giúp khách hàng lập phương án mua c) Trợ giúp khách hàng chọn mua sản phẩm d) Trợ giúp khách hàng sử dụng sản phẩm Làm cho khách hàng “trung thành” với doanh nghiệp (Customer loyalty) Tạo niềm tin cho khách hàng (cam kết rõ, đầy đủ) Trợ giúp cá nhân hóa sản phẩm (personalization): định nghĩa sản phẩm,dịch vụ theo sở thích cá nhân  4.Thiết lập kênh bán hàng Kênh bán hàng: doanh nghiệp, nhà phân phối, đại lý, người bán lẻ khách hàng => sách giá sách chăm sóc khách hàng cần phải làm hài lòng tất bên tham gia kênh bán hàng Hệ thống đặt hàng: hổ trợ cho kênh phân phối sản phẩm Định giá bán: giá bán hàng hóa giá trị sử dụng người tiêu dùng; khơng phụ thuộc vào chi phí làm sản phẩm hay kênh phân phối Các dịch vụ cho khách hàng: trợ giúp khách hàng đặt hàng, mua hàng, kiễm soát trình mua hàng 5.Quảng cáo sản phẩm thương hiệu  Quảng cáo quảng bá thơng tin hàng hóa thương hiệu (brand) để tăng số lượng giao dịch mua – bán Mục đích quảng cáo mang nội dung quảng cáo (không thừa, không thiếu) đến đối tượng nhận cách hiệu Truyền hình, cánh buớm tiếp thị, bảng quảng cáo: thông tin chiều, không chọn lọc đối tượng => hiệu gây nhàm chán Mailing-list, banner website, đặt kiên kết website tìm kiếm tiếng (như Google, Yahoo!): có chọn lọc đối tượng đọc nội dung quảng cáo phù hợp với mà họ quan tâm Hệ thống thông tin quản lý Sản xuất Dây chuyền sản xuất bao gồm nhóm hoạt động bản: Mua sắm: tìm kiếm mua nguyên vật liệu thiết bị cần thiết để làm sản phẩm, phụ thuộc vào yếu tố: mức yêu cầu để làm sản phẩm, mức tồn kho Lưu trữ: dự trữ sẵn nguyên liệu điều kiện không chắn mức độ sử dụng để dây chuyền sản xuất ln ln có đủ ngun liệu, gồm hoạch định trì mức độ dự trữ nguyên liệu hợp lý (tối ưu) Sản xuất: biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm / hàng hóa; thiết kế sản phẩm lập kế hoạch sản xuất dựa cân đối đặc tính sản phẩm hiệu làm sản phẩm Phân phối: nhập/xuất hàng với nhiều đối tác khác phạm vi rộng (từ nơi mua nguyên liệu đến kho lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất, từ nơi sản xuất đến nơi bán hàng) có tối ưu chi phí vận chuyển 1.Mua sắm vật tư nguyên liệu 10 Quản lý mức tiêu dùng vật tư nguyên liệu: giám sát phát mức tiêu thụ bất bình thường (quá cao thấp so với nhu cầu) cơng đoạn sản xuất để tìm ngun nhân biện pháp khắc phục trước định mua thêm Chọn nhà cung cấp: tìm kiếm so sánh nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp phù hợp để hợp tác lâu dài Mua vật tư nguyên liệu (nguyên vật liệu cho sản phẩm + trang thiết bị để sản xuất): định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Đàm phán: thỏa thuận hợp lý giá cả, chất lượng sản phẩm dịch vụ để đưa vào hợp đồng mua bán Các điều khoản thỏa thuận cần có tiêu chuẩn đánh giá để xử phạt chúng bị vi phạm Thực thi hợp đồng: theo dõi việc thi hành điều khỏan hợp đồng để phòng ngừa rủi ro điều chỉnh kịp thời   14 Sản xuất: Quản lý chất lượng Có loại chất lượng cần quản lý: Chất lượng sản phẩm thể đặc tính cố hữu sản phẩm đo theo tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm tổ chức cam kết với người tiêu dùng Chất lượng tiến trình đánh giá dựa thời gian thực hiện, mức độ tiêu tốn nguồn lực mức độ hoàn thiện kết so với tiêu thời gian, kinh phí, kết hoạch định cho công việc Quản lý chất lượng thực song hành với tiến trình sản xuất, có chức bản: Hoạch định chất lượng, Kiễm soát chất luợng, Cải tiến chất lượng Hệ thống thông tin quản lý Nhân lực 15  Đặc điểm nguồn nhân lực: Quan hệ người lao động (“người bán sức lao động”) người sử dụng lao động (“người mua sức lao động”) quan hệ hợp tác mục đích chung Nhân lực nguồn lực tăng trưởng Hiệu sử dụng nguồn nhân lực phụ thuộc vào kết hợp hài hòa nhu cầu cá nhân yêu cầu tổ chức  Hệ thống quản lý nguồn nhân lực giải tất vấn đề liên quan đến quyền lợi trách nhiệm nhân viên tổ chức, để nhằm đạt lợi ích cao cho phía 16 Hoạch định nguồn nhân lực Phân tích mơi trường kinh doanh để xác định mục tiêu chiến lược phát triển chung tổ chức Phân tích trạng nguồn nhân lực để tìm điểm yếu, điểm mạnh, khó khăn thuận lợi việc sử dụng nguồn nhân lực lẫn cách thiết lập trì nguồn nhân lực Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực dựa dự báo khối lượng công việc để hoàn thành mục tiêu, khả thay đổi cơng nghệ, tổ chức hành chính, cấu ngành nghề Phân tích quan hệ cung - cầu nguồn nhân lực, khả điều chỉnh nguồn nhân lực cho nhu cầu đề sách, kế hoạch, chương trình hành động để phát triển nguồn nhân lực Thực đánh giá kế hoạch chương trình hành động    17 Sử dụng lao động Tuyển dụng: chọn người làm cơng việc cần làm Bố trí công tác, giao việc Đánh giá kết công tác: để Cung cấp thông tin phản hồi cho người nhân viên biết mức độ hồn thành cơng việc so với yêu cầu công việc, Giúp cho tổ chức người nhân viên tự điều chỉnh khiếm khuyết công việc, Cung cấp thông tin làm sở cho việc đào tạo, tái bố trí cơng việc, Khen thưởng người nhân viên; động viên người nhân viên giúp họ khắc phục khuyết điểm, Nhận định xác chất lượng công tác quản lý nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, trả lương, sách đãi ngộ người lao động 18 Định hướng phát triển nghề nghiệp  Sự thành công nghề nghiệp thể thỏa mãn cá nhân nghề nghiệp, đồng thời tạo đóng góp tốt cho tổ chức  Định hướng nghề nghiệp cho nhân viên giúp cho tổ chức chọn nhân viên có lực phù hợp với cơng việc, khuyến khích họ nổ lực thực cơng tác, giúp họ phát triển kỹ để thăng tiến • Thiết kế đường thăng tiến nghề nghiệp tổ chức (career-paths) 19 Duy trì nguồn nhân lực  Duy trì nguồn nhân lực giúp cho tổ chức sử dụng có hiệu nguồn nhân lực có, tránh lãng phí cho cơng tác tuyển dụng đào tạo mới; có hoạt động chính: Kích thích động viên nhân viên: phân tích q trình phấn đấu thành mà người nhân viên thực để từ định khen thưởng đãi ngộ xứng đáng => xây dựng sách tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, đề bạt bổ nhiệm, đào tạo chế đánh giá công tác hoạt động chức Phát triển mối quan hệ tốt đẹp tổ chức: thực quy định pháp lý nhà nước (ký thỏa ước lao động tập thể, bố trí cơng tác với hợp đồng lao động, giải tranh chấp lao động, bảo hiểm y tế / xã hội,…), tạo điều kiện để người nhân viên tham gia quản lý tổ chức, xây dựng ý thức văn hóa nơi cơng sở Hệ thống thơng tin Tài – Kế tốn 20  Tài kế tốn hệ thống thơng tin phản ánh diễn biến nguồn vốn/tài sản trình hoạt động doanh nghiệp gây ra, để giúp người quản lý nhận thức kết hoạt động doanh nghiệp  Sự biến động tài sản doanh nghiệp phần lớn diễn theo chu kỳ, ví dụ: tiền vốn – chi phí sản xuất – thành phẩm – hàng hóa – doanh thu – tiền vốn Nếu sau vài chu kỳ, tài sản doanh nghiệp tăng doanh nghiệp kinh doanh có lãi, ngược lại lổ Như thước đo chung cho tất loại hình tài sản giá trị chúng, quy thành tiền 21 Kế tốn chi tiết  Phản ánh xác nghiệp vụ kinh tế tài khoản kế toán Mỗi nghiệp vụ kinh tế tạo thay đổi lượng giá trị tài khoản, tăng thêm (“nợ”) giảm bớt (“có”) Tài khoản khơng tự phát sinh nợ có Lập chứng từ kế tốn Chứng từ lập nghiệp vụ thực hiện, nhập/xuất kho (phiếu nhập/xuất kho), bán hàng (hóa đơn bán hàng) Mỗi chứng từ có tên, số ngày lập chứng từ, tên chử ký người có liên quan, nội dung thể rõ số đo (số lượng, giá tiền,…) cho đối tượng kế toán thuộc nghiệp vụ để đưa chúng vào tài khoản tương ứng (định khoản) 22 Kế toán chi tiết Ghi sổ kép Ghi sổ kép cách để theo dõi cân đối giá trị loại tài sản nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi nợ tài khoản phải cân có tài khoản đối ứng.Ví dụ: rút 10.000đ tiền gửi ngân hàng, tài khoản tiền gửi ngân hàng 10.000đ, tài khoản tiền mặt (đối ứng) phải tăng thêm 10.000đ Theo dõi biến động tài khoản Tài khoản kế toán cấu trúc diễn tả mối quan hệ đối ứng giá trị (tiền) đối tượng kế toán trạng thái vận động, thể qua số liệu đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ, để phát biến động bất thường tài khoản 23 Kế tốn chi tiết  Ví dụ: “Mua nguyên vật liệu nhập kho trị giá 25.000.000, trả tiền mặt 5.000.000, tiền gửi ngân hàng 10.000.000, phần lại chưa toán cho người bán (10.000.000)”: Các bút toán kế toán là: Ghi bên Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” Ghi bên Có TK 111 “Tiền mặt” Ghi bên Có TK 112“Tiền gửi ngân hàng” Ghi bên Có TK 331 “Phải trả người bán” 25.000.000 5.000.000 10.000.000 10.000.000 Kế toán chi tiết TK 111 CÓ 5.000.000 NỢ TK 112 CÓ TK ối ứ n đố TK đố i 10.000.000 TK đ NỢ TK 331 CÓ 10.000.000 g ng ứ i ứn g NỢ 24 NỢ TK 152 CĨ 25.000.000 Tính cân đối: 5.000.000 (Có 111) + 10.000.000 (CĨ 112) + 10.000.000 (CĨ 331) = 25.000.000 (NỢ 152) 25 Kế tốn tổng hợp  Tổng hợp số liệu tài khoản kế toán chi tiết thành tiêu tổng hợp (các thơng tin tài chính) Lập bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán cho biết bút tốn kế tốn có thực khơng, đồng thời phản ánh cách tổng quát kết cấu tài sản nguồn vốn hình thành nên tài sản tính đến thời điểm báo cáo (cuối quý, cuối năm) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh.là bảng tổng hợp cân đối kế toán dùng để phản ánh doanh thu, chi phí kết lời lổ doanh nghiệp chu kỳ định, thể tiêu phản ánh kết chi phí loại hoạt động khác ... sản phẩm) Hệ thống thông tin Tiếp thị - Bán hàng  Hệ thống thông tin tiếp thị bán hàng hệ thống hệ thống thông tin quản lý; giúp cho tổ chức xác định khách hàng cho sản phẩm, cách phát triển sản... tham gia quản lý tổ chức, xây dựng ý thức văn hóa nơi cơng sở Hệ thống thơng tin Tài – Kế tốn 20  Tài kế tốn hệ thống thông tin phản ánh diễn biến nguồn vốn/tài sản trình hoạt động doanh nghiệp... định cho cơng việc Quản lý chất lượng thực song hành với tiến trình sản xuất, có chức bản: Hoạch định chất lượng, Kiễm soát chất luợng, Cải tiến chất lượng Hệ thống thông tin quản lý Nhân lực