Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Khái niệm cơ bản - Nguyễn Anh Hào

Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Khái niệm cơ bản của tác giả Nguyễn Anh Hào giới thiệu nội dung môn học, tài liệu tham khảo, các khái niệm như tổ chức, tiến trình công việc, nguồn lực, ràng buộc, các loại tiến trình dự án, tiến trình sản xuất, tiến trình quản lý, các cấp quản lý và nhu cầu thông tin, vai trò của thông tin trong việc giải quyết vấn đề, tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức. Mời các bạn tham khảo nội dung chi tiết.

1 PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nguyễn Anh Hào PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Khái Niệm Cơ Bản NỘI DUNG MÔN HỌC Sử dụng kiến thức PTTK để xây dựng hệ thống TTQL Hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thông tin quản lý Các thử thách việc xây dựng cải tiến hệ thống thông tin quản lý – qua bước khảo sát, phân tích, thiết kế triễn khai ứng dụng Tài liệu tham khảo  Information Systems Concepts Raymond McLEOD  Object Oriented Analysis & Design, Mike O’Docherty  Approach to Building and Implementing Business Intelligence Systems, Celina M Olszak and Ewa Ziemba  From Customer Relationship Management (CRM) to Supplier Relationship Management (SRM), André Lang et al Tổ chức (organization) Một tổ chức nhóm nguồn lực thiết lập cho hoạt động mục đích cụ thể Tổ chức hệ thống – thành phần xã hội, tồn có ích cho xã hội, cụ thể hóa qua chuổi mục đích → mục tiêu → cơng việc tổ chức: • Tổ chức phải có mục đích để tồn tại; xã hội thừa nhận mục đích tồn có ích cho xã hội • Mục tiêu hoạch định kết thực hóa mục đích vào thực tế (gắn với thời hạn kết thực tế) • Cơng việc có ý nghĩa tổ chức công việc sản xuất sản phẩm & dịch vụ; để tạo sản phẩm & dịch vụ tốt cho xã hội cần có công việc quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) Tiến trình – Cơng việc ~ Tiến trình (hoặc chuổi) hành động tạo thay đổi mong muốn • Sự thay đổi kết mà người ta muốn có từ cơng việc (góp phần tạo giá trị cho dự án) Tiến trình có thuộc tính bản: đầu vào, đầu ra, thời gian, nguồn lực ràng buộc, minh họa hình sau: Đầu vào Ràng buộc thời gian thực Đầu Nguồn lực Những mà công việc cần để tạo đầu Những mà người ta cần cơng việc tạo Nguồn lực A Nguồn lực hữu hình (physical resource) ~ Được sử dụng trực tiếp cho công việc Nhân lực : Là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ sức lao động người, có vai trị: • Làm công việc, sử dụng nguồn lực khác để làm việc • Kiểm sốt điều khiển cơng việc, tránh rủi ro Công cụ : Là phương tiện người trực tiếp sử dụng để thực cơng việc (máy móc, phần mềm, ) • Trợ giúp tăng suất tăng chất lượng Phương pháp : Là quy tắc, quy trình, kỹ thuật, cơng nghệ áp dụng vào tiến trình, để • Tối ưu hóa cách phối hợp cơng việc, tăng hiệu • Giúp cho cơng việc thực đúng, sai sót Nguồn lực B Nguồn lực ý niệm (conceptual resource) ~ sử dụng gián tiếp cho công viêc Thông tin: nội dung mô tả loại nguồn lực sử dụng cho dự án, giúp cho người quản lý sử dụng tốt loại nguồn lực trực tiếp Tiền: để mua loại nguồn lực cần thiết thông qua thị trường (thuê nhân công, mua thiết bị, …) Cơ hội: thời điểm có nhiều thuận lợi (khách quan) mơi trường hoạt động dự án, chúng giúp cho dự án đạt mục tiêu mà không cần phải đầu tư nhiều Ràng buộc ~ Ràng buộc yêu cầu bắt buộc công việc để công việc tạo kết mong muốn Ràng buộc kết • Yêu cầu sản phẩm: chức năng, đặc tính Ràng buộc hành động • Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo Ràng buộc liên kết cơng việc • Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết • Đầu vào cơng việc thường địi hỏi số kết chuyển giao từ công việc thực trước nó, u cầu hình thành ràng buộc phụ thuộc công việc – dự án phải thỏa mãn ràng buộc để công việc không bị ách tắt khách quan Các loại tiến trình dự án Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) tiến trình trực tiếp tạo sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao, - Các tiến trình sản xuất liên kết theo mơ hình tạo sản phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC) Tiến trình quản lý (Project Management Processes) tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất nội dung dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, cơng việc, thời hạn, rủi ro,…); không trực tiếp tạo sản phẩm / dịch vụ dự án, tạo mơi trường làm việc thuận lợi để đạt mục tiêu dự án - Các tiến trình quản lý dự án tiến trình sản xuất liên kết tạo thành vòng đời dự án (PLC) Vai trò tt.quản lý tt.sản xuất Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm với hạn mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu, ) Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu Giám sát: nhận biết môi trường thực công việc để nhận biết yếu tố rủi ro, khả hồn thành (định tính) Đo lường: định lượng yếu tố nhận biết để hoạch định điều khiển hoạch định,điều khiển giám sát, đo lường Input Output tiến trình sản xuất tiến trình quản lý Quản Lý 11 Quản lý áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm việc hoạch định điều khiển nguồn lực tổ chức để tiến hành – giải vấn đề tổ chức Quản lý hoạt động trí tuệ người khơng phải máy tính; cách tổ chức, xếp sử dụng loại nguồn lực cách tối ưu để đạt mục tiêu cách hoạch định, lập kế hoạch thực hóa kế hoạch vào thực tế Nhận thức hội - thách thức từ môi trường, điểm mạnh - điểm yếu tổ chức yêu cầu tất yếu giúp cho tổ chức tồn Như vậy, quản lý công việc sáng tạo dẫn đắt từ kiến thức, kinh nghiệm thơng tin có người quản lý Vai trò người quản lý tổ chức 12 Vai trò phối hợp: Người quản lý đại diện cho tổ chức (hoặc phận tổ chức) chịu trách nhiệm sản phẩm, dịch vụ hoạt động tổ chức; làm cầu nối liên kết phận tổ chức; đại diện cho tổ chức để làm việc với tổ chức bên ngồi Vai trị thơng tin: Người quản lý tiếp nhận thông tin (là kiện, tình huống, thay đổi nội bên ngồi tổ chức), xử lý, phổ biến thông tin (là mệnh lệnh dẫn) cho người cộng Vai trò định: để thực mục đích tổ chức, Người quản lý phải xác định mục tiêu (vấn đề), hoạch định công việc thực mục tiêu, cấp phát nguồn lực cho công việc chọn giải pháp thực => họ cần có phương pháp để đưa định How ? 13 Phuơng pháp giải vấn đề Vấn đề (bài toán) khác biệt trạng (những có) mong muốn (những chưa có) Vd: khắc phục nhược điểm tồn tổ chức vấn đề người quản lý tổ chức Giải pháp cách khả thi để giảm bớt khác biệt trạng mong muốn Vd: tái cấu trúc tiến trình kinh doanh (business process reengineering, BPR) số nhiều giải pháp khả thi để khắc phục nhược điểm tổ chức • Giải pháp cần tối ưu (ie, tốt gp khả thi) Phương pháp luận để giải vấn đề sở lý luận giúp người quản lý phát tìm giải pháp tốt cho vấn đề, gồm bước: nhận thức trạng, định nghĩa vấn đề, tìm phương án, chọn giải pháp, ứng dụng giải pháp đánh giá kết 14 Giải vấn đề: 1.Nhận thức trạng Nhận thức trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) việc nhận biết dấu hiệu bất thường (nguy cơ, thách thức, triệu chứng, hậu quả) vấn đề tiềm ẩn • Vd: mức tiêu hao nguyên liệu kho vượt mức bình thường biểu nguyên nhân cần phải tìm hiểu Ảnh hưởng (đang gây gây ra) từ nguyên nhân (của tín hiệu nguy cơ) thực lý cho việc tìm ngun nhân • Vd: tiêu hao ngun liệu nhiều bình thường có gây lãng phí thiếu hụt tài nguyên ? 15 Giải vấn đề: 2.Định nghĩa vấn đề Dựa hiểu biết bối cảnh dấu hiệu bất thường phát ra, nhà quản lý tìm cách lý giải nguyên nhân ảnh hưởng (mức độ, phạm vi thời gian) tổ chức Nếu nguyên nhân tín hiệu nguy nằm phạm vi trách nhiệm người quản lý ý muốn loại trừ trở thành vấn đề mà người quản lý cần giải Đôi vấn đề cho lớn khơng tìm giải pháp khả thi nguồn lực (và thời gian) bị giới hạn; ngược lại, vấn đề cho nhỏ không đem lại giải pháp hữu hiệu thực tế Do đó, định nghĩa vấn đề để tìm giải pháp tốt cho vấn đề, để tránh hiểu lầm cho người cộng tác 16 Giải vấn đề: 3.Tìm phương án Do thời gian nguồn lực để giải vấn đề thường bị hạn chế có nhiều kỳ vọng giải pháp “lý tưởng”, nhà quản lý tìm chọn số vài phương án khả thi để làm giải pháp “tối ưu” cho vấn đề Phương án Phương án Phương án Phát sinh phương án tiêu chí đánh giá Chọn giải pháp Tìm phương án Vấn đề Giải pháp Chọn phương án tốt thỏa tiêu chí đánh giá 17 Giải vấn đề: 4.Chọn giải pháp  Giải pháp phương án tốt số phương án biết, đánh giá nhiều tiêu chí (Critical Success Factors, CSFs) Mỗi tiêu chí đánh giá thước đo để đo giá trị phương án theo khía cạnh thuộc phương diện sau: Phương diện kinh tế (Economic Feasibility) Phương diện kỹ thuật (Technical Feasibility) Phương diện vận hành (Operational Feasibility) Phương diện kế hoạch (Schedule Feasibbility) Phương diện pháp lý (Legal & Contractual Feasibility) Phương diện trị xã hội (Political Feasibility) 18 Giải vấn đề: 5.Thực thi giải pháp  Thực thi giải pháp để giải vấn đề thực tế Thực thi giải pháp áp dụng ý tưởng giải pháp vào thực tế để tạo kết thực giới thực  Đo lường – đánh giá kết để đối chiếu kết dự kiến từ giải pháp kết thực tế có sau áp dụng giải pháp, để tìm điểm không phù hợp dự kiến thực tế Kết thực tế không thỏa mãn trọn vẹn vấn đề, chứa nguy phát sinh từ giải pháp thực hiện; người quản lý cần đo lường kết để định hành động như: ngưng áp dụng giải pháp, cải tiến giải pháp, hay chờ đợi thời phù hợp với giải pháp… Vai trò thông tin việc giải vấn đề 19  Giải vấn đề trình tương tác thông tin giới thực giới ý niệm để hướng dẫn hành động giới thực đạt kết dự kiến Thông tin giúp người quản lý nhận thức vấn đề tồn giới thực (hiện trạng), liên kết người quản lý người cộng tác để tìm giải pháp (ý niệm), định, phân công thực đánh giá kết (thế giới ý niệm) Vấn đề Nhận thức vấn đề (thế giới thực) Hiện trạng Giải pháp Áp dụng giải pháp Hiện trạng Kết dự kiến Đối chiếu kết Kết thực tế 20 Các cấp quản lý nhu cầu thông tin Tùy theo cấp quản lý mà thông tin cho người quản lý có tính chất khác nhau, gắn liền với tầm hoạch định (planning horizon) thể mức độ trách nhiệm người quản lý tổ chức Phạm vi trách nhiệm người quản lý hẹp, tầm hoạch định cơng việc cho tổ chức ngắn, mức độ thông tin chi tiết công việc nhiều chuyên sâu Mức quản lý Tầm hoạch định Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Số năm hoạch định cho tương lai: Các cấp quản lý nhu cầu thông tin 21  Ở mức tác nghiệp (operational control) người quản lý làm việc với thông tin/dữ liệu chi tiết, chi tiết tài khoản (kế tốn), chi tiết cơng nợ khách hàng (kinh doanh), lương nhân viên (nhân sự), kết thực công việc (điều hành) để điều khiển công việc  Ở mức chiến thuật (management control), người quản lý cần thơng tin có xu hướng thể mức độ tăng giảm theo định kỳ để lập kế hoạch thực Ví dụ: báo cáo thống kê lượng hàng tồn kho cuối kỳ, tình hình doanh thu, chi phí so với mục tiêu năm  Ở mức chiến lược (strategic planning), người điều hành cấp cao (CEO) cần phân tích trạng thái (điểm mạnh, điểm yếu) tổ chức môi trường mà tổ chức vận hành, bao gồm thơng tin bên bên tổ chức tất lĩnh vực chun mơn tài chính, sản xuất, kinh doanh Vì vậy, thơng tin trợ giúp cho họ thường mang tính khái qt (khơng chi tiết), phân tích thị phần, phân tích xu hướng cơng nghệ, loại thơng tin có chu kỳ sống dài bao quát nhiều lĩnh vực Tầm quan trọng thông tin tổ chức 22 Sự xuất kinh tế tồn cầu Cơng nghệ lĩnh vực truyền thông xử lý thông tin mạng Internet tạo hội tốt để mở rộng kinh doanh tồn cầu với chi phí thấp Sự tồn cầu hóa gây nhiều áp lực cạnh tranh cho tổ chức nước Nhu cầu nhận thức kịp thời hội thách thức môi trường cạnh tranh đưa đến nhu cầu tìm kiếm sử dụng thơng tin ngày cao Sự chuyển dịch từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế dịch vụ dựa thông tin tri thức Dịch vụ tạo giá trị lợi ích cao sản xuất công nghiệp cho khách hàng lẫn nhà cung cấp Do đó, kiến thức thông tin trở thành nguồn lực quan trọng để định hướng cải tiến dịng cơng việc hướng đến dịch vụ: thay tự sản xuất hàng, doanh nghiệp tìm cách ‘out-sourcing’ để giảm bớt chi phí sản xuất; tìm khách hàng tốt để bán sản phẩm Tầm quan trọng thông tin tổ chức 23 Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt Các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng cấu trúc phân cấp quản lý “dẹp” (ít phân cấp hơn) để tạo linh hoạt cho yêu cầu đặc thù, giúp cho tổ chức thích nghi với thị trường tốt Cấu trúc phân cấp “dẹp” lợi kinh doanh, địi hỏi hệ thống thơng tin quản lý tốt để trợ giúp người quản lý giải khối lượng lớn công việc điều hành tổ chức Sự xuất doanh nghiệp số (digital firm) Doanh nghiệp số doanh nghiệp mà tiến trình phối hợp cơng việc, thơng tin kiến thức để tạo sản phẩm dịch vụ xử lý máy tính, để có ưu vượt trội Vấn đề máy tính tận dụng – “hiểu” khối lượng khổng lồ thông tin kiến thức mà người sử dụng (dưới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video) để máy tính “thơng minh” Vì thế, việc nghiên cứu cách thể thông tin – kiến thức nhân loại cho máy tính hiểu trở thành quan trọng  ...2 PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Khái Niệm Cơ Bản NỘI DUNG MÔN HỌC Sử dụng kiến thức PTTK để xây dựng hệ thống TTQL Hệ thống thông tin quản lý Phân loại hệ thống thơng tin quản lý... xu hướng cơng nghệ, loại thơng tin có chu kỳ sống dài bao quát nhiều lĩnh vực Tầm quan trọng thông tin tổ chức 22 Sự xuất kinh tế tồn cầu Cơng nghệ lĩnh vực truyền thông xử lý thông tin mạng... lợi kinh doanh, địi hỏi hệ thống thơng tin quản lý tốt để trợ giúp người quản lý giải khối lượng lớn công việc điều hành tổ chức Sự xuất doanh nghiệp số (digital firm) Doanh nghiệp số doanh nghiệp