TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TÌM HIỂU QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY Đơn vị thực tập Công ty TNHH Dịch Vụ Văn Phòng Số Một Giảng viên hướng dẫn ThS Vũ Thúy Hằng Sinh viên thực hiện K164111573 Nguyễn Quốc Thắng TPHCM, tháng 6 năm 2020 LỜI CẢM ƠN Báo cáo thực tập không chỉ là một yêu cầu bắt buộc mà còn là một bước đệm ý nghĩa, giúp sinh viên áp dụng được những kiến thức trong quá trình học tập vào trong môi trường làm vi.
TỔNG QUAN
Giới thiệu đề tài
1.1.1 Lý do chọn đề tài
Bán hàng và mua hàng là nghiệp vụ quan trọng đối với các công ty cung cấp hàng hóa Một quy trình mua hàng hiệu quả giúp duy trì lượng hàng hóa ổn định trong kho và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Tương tự, quy trình bán hàng tốt không chỉ tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng mà còn tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo quy trình bán diễn ra suôn sẻ Do đó, hoạt động bán hàng và mua hàng diễn ra thường xuyên là yếu tố then chốt cho sự thành công của công ty.
Thời gian thực tập tại công ty cung cấp văn phòng phẩm đã giúp tôi tiếp cận và phân tích quy trình bán hàng và mua hàng, hai nghiệp vụ quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp Đây là cơ hội quý báu để tôi trải nghiệm thực tế, tích lũy kiến thức và hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ trong môi trường công sở.
Nắm vững quy trình bán hàng và mua hàng của công ty là rất quan trọng Bài viết này sẽ mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trình mua hàng và bán hàng, nhằm giúp tôi tích lũy thêm kinh nghiệm thực hành trong môi trường doanh nghiệp thực tế.
1.1.3 Đối tượng và phạm vi báo cáo Đối tượng của báo cáo: hướng đến 2 nghiệp vụ mua hàng và bán hàng, được thực hiện qua phần mềm của công ty
Phạm vi: nghiệp vụ bán hàng và mua hàng tại công ty
Có cái nhìn tổng quan về thực hành nghiệp vụ trong doanh nghiệp
Trải nghiệm, làm quen với các kỹ năng thực hành nghiệp vụ trong môi trường doanh nghiệp
Cấu trúc đề tài gồm có 4 chương :
Bài viết này trình bày lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu, mục tiêu cụ thể của đề tài, đối tượng và phạm vi báo cáo, cũng như ý nghĩa của nghiên cứu Đồng thời, bài viết cũng giới thiệu cấu trúc của đề tài và thông tin về công ty liên quan.
Chương 2: Lược đồ quy trình bán hàng và mua hàng
Trình bày bằng lược đồ quá trình bán hàng và mua hàng tại công ty
Chương 3: Thực hiện quy trình bán hàng và mua hàng trên phần mềm
Mô tả quá trình thực hiện quy trình bán hàng và mua hàng trên phần mềm và rút ra kết luận
Chương 4: Đánh giá và tổng kết Đề xuất phát triển, cải thiện và kết luận lại những điều đã đạt được trong kỳ thực tập.
Giới thiệu công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VĂN PHÒNG SỐ MỘT
Mã số thuế: 03 04 18 48 56(chi cục thuế quận Bình Thạnh)
Hình thức pháp lý: Công ty TNHH một thành viên Địa chỉ: 69/19 Nơ Trang Long, phường 11, quận Bình Thạnh, TPHCM
Số điện thoại công ty: 028.3511 9714 – 028.3511.9708
Website:http://www.vppsomot.com.vn
Giám đốc: Ms Nguyễn Minh Tri Số điện thoại: 0908.500.725
LƯỢC ĐỒ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ MUA HÀNG
Quy trình bán hàng
Quy trình bán sản phẩm, dịch vụ công ty cho khách hàng có thể được tóm tắt trong lược đồ như sau đây:
Hình 2.1 Lược đồ quy trình bán hàng tại công ty
Trước khi khách hàng đặt hàng, đội ngũ kinh doanh sẽ tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty Để thực hiện điều này, cần chuẩn bị một số tài liệu và thông tin cần thiết.
Để tối ưu hóa quy trình bán hàng, việc nắm rõ thông tin về sản phẩm và dịch vụ là cực kỳ quan trọng Điều này giúp người bán hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó có thể tập trung vào việc đáp ứng những mong muốn cụ thể của họ thay vì chỉ quảng bá sản phẩm của mình Ngoài ra, việc chuẩn bị đầy đủ thông tin cũng giúp người bán nhanh chóng phản hồi khi khách hàng bày tỏ nhu cầu trong buổi hẹn.
- Lợi ích mà khách hàng nhận được;
- Bảng báo giá, card visit…;
Lập danh sách khách hàng tiềm năng là bước quan trọng trong việc phát triển kinh doanh, bao gồm việc tìm kiếm qua internet, thực tế, bạn bè và người thân Sau dịch bệnh, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, vì vậy công ty cần chủ động trong việc tìm kiếm và xây dựng nguồn khách hàng mới liên tục để duy trì hoạt động hiệu quả.
Liên hệ với khách hàng qua email hoặc điện thoại để đặt lịch hẹn, nhằm trình bày thông tin và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Nhiều công ty và doanh nghiệp đã chủ động liên hệ qua điện thoại hoặc email để yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm, thường thông qua sự giới thiệu từ các bên đã từng mua hàng của họ.
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng cho bộ phận kinh doanh bao gồm cả các công ty, doanh nghiệp cần sản phẩm và dịch vụ Khách hàng thân thiết thường gọi điện để trao đổi nhanh và đặt hàng, trong khi khách hàng mới hoặc ít quen biết thường yêu cầu bảng báo giá để xem xét trước khi quyết định đặt hàng.
Các doanh nghiệp thường yêu cầu báo giá trước khi quyết định mua hàng, nhằm khảo sát giá cả Bảng báo giá có thể được yêu cầu đầy đủ hoặc chỉ cho một số mặt hàng cụ thể Đối với các doanh nghiệp có chuỗi chi nhánh và nhập hàng theo quý, họ thường yêu cầu bộ phận kinh doanh cung cấp báo giá để so sánh với giá của quý trước.
Khách hàng nên lưu ý về 10 quý hiện tại và các thắc mắc liên quan đến sự thay đổi giá Nếu khách hàng không đồng ý với mức giá, họ có thể được giới thiệu đến các sản phẩm hoặc dịch vụ khác phù hợp hơn.
Khi khách hàng đồng ý với giá đã báo từ bộ phận kinh doanh, bộ phận này sẽ liệt kê sản phẩm và số lượng để xác nhận đơn hàng Sau đó, phòng kinh doanh sẽ in ba phiếu giao hàng: một cho khách hàng ký, một cho bộ phận điều phối và một cho kho Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt khi nhận hàng, bộ phận kho sẽ ghi chú vào phiếu giao hàng của bộ phận điều phối, chẳng hạn như yêu cầu giao hàng gấp, thu tiền khi nhận, hoặc giao hàng vào buổi chiều.
Hình 2.2 Phiếu giao hàng tiêu chuẩn
Bộ phận kho nhận phiếu giao hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc phòng kế toán để tiến hành soạn hàng Nhân viên kho sẽ chuẩn bị hàng hóa theo từng phiếu giao hàng, ưu tiên những đơn hàng gấp theo yêu cầu của khách hàng Sau khi soạn xong, nhân viên sẽ ghi chú cho từng đơn hàng và tập kết hàng hóa tại khu vực xuất hàng của công ty.
Giao hàng là quá trình quan trọng sau khi bộ phận kho đã tập kết hàng Bộ phận điều phối sẽ sắp xếp các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên, dựa trên thời gian giao hàng, khoảng cách và sự tiện lợi trong lộ trình, nhằm đảm bảo bộ phận giao nhận vận chuyển hàng một cách hiệu quả nhất.
Hàng có đạt yêu cầu?: Nếu hàng đạt yêu cầu thì bên khách hàng sẽ nhận và ký vào phiếu giao hàng
Trong quá trình giao hàng, khách hàng có thể gặp phải nhiều vấn đề như hàng bị thiếu, hàng sai, không cần sản phẩm hoặc muốn đổi hàng Để xử lý các tình huống này, bộ phận kinh doanh sẽ linh hoạt điều chỉnh phiếu giao hàng, tạo phiếu mới hoặc ghi chú trên phiếu giao hàng để bổ sung sau.
Doanh nghiệp thường xuất hóa đơn theo tháng, với bộ phận kế toán thực hiện xuất hóa đơn thanh toán theo yêu cầu của khách hàng hoặc định kỳ Có hai loại hóa đơn: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử Giá trị thanh toán trên hóa đơn sẽ bao gồm thêm 10% giá trị đơn hàng.
Khách hàng thanh toán bằng cách nhận hóa đơn từ công ty và thực hiện thanh toán công nợ theo thông tin trên hóa đơn Họ có thể chuyển khoản vào tài khoản công ty hoặc yêu cầu bộ phận giao nhận đến thu tiền trực tiếp tại trụ sở Đối với các giao dịch bán lẻ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, công ty không cần phát hành hóa đơn đỏ và sẽ thu tiền theo phiếu giao hàng.
Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng của công ty thường diễn ra khi kho hàng bị thiếu hụt hoặc cần bổ sung sản phẩm mới từ nhà cung cấp (NCC) Sơ đồ quy trình mua hàng có thể được minh họa rõ ràng để dễ dàng theo dõi các bước thực hiện.
Hình 2.3 Lược đồ quy trình mua hàng tại công ty
Thông thường, các phòng ban trong công ty sẽ lập yêu cầu mua hàng cho các sản phẩm và dịch vụ văn phòng, sau đó trình cho người quản lý ký duyệt Tại công ty tôi thực tập, chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ văn phòng, nếu cần thiết cho công việc, chúng tôi có thể xuất hàng từ kho để sử dụng ngay mà không cần phải thực hiện quy trình mua sắm phức tạp.
Quy trình mua hàng là bước quan trọng mà công ty cần thực hiện khi kho hàng thiếu hụt Quy trình này giúp yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng hóa cần thiết để bổ sung vào kho, đảm bảo việc cung cấp sản phẩm đến tay khách hàng diễn ra liên tục và hiệu quả.
Khi kho hàng thiếu hụt, trưởng kho sẽ yêu cầu phòng kinh doanh lập phiếu mua các mặt hàng cần thiết để bổ sung cho kho Ngoài ra, trưởng kho cũng có thể liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp quen thuộc để yêu cầu cung cấp hàng hóa.
Khi yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp, công ty cần nhận và đánh giá các báo giá dựa trên thông số kỹ thuật và quy cách sản phẩm Đối với những mặt hàng mới hoặc ít khi mua, việc yêu cầu báo giá là cần thiết để lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt nhất Tuy nhiên, những nhà cung cấp đã hợp tác lâu năm với công ty thường không cần phải báo giá lại Nếu giá cả được chấp nhận, trưởng kho sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để xác nhận danh mục sản phẩm, số lượng và đơn giá cần mua.
Đối với các đơn hàng lớn và cung cấp lâu dài, việc ký hợp đồng mua hàng là cần thiết Tuy nhiên, các công ty thường lập đơn hàng để đặt mua và thông báo cho nhà cung cấp về thời gian giao hàng.
Nhận hàng: Bộ phận kho đứng ra nhận hàng
Khi bộ phận kho xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng, họ sẽ ký phiếu nhận hàng Ngược lại, nếu số lượng không đúng, kho có thể yêu cầu nhà cung cấp bổ sung Trong trường hợp hàng hóa bị lỗi, kho có quyền trả lại sản phẩm.
Nhập kho: Bên kho chịu trách nhiệm chuyển hàng vào kho và cập nhật số lượng tồn trên phần mềm
Nhận hóa đơn và thanh toán: Kế toán công ty nhận hóa đơn và thanh toán công nợ cho nhà cung cấp
THỰC HIỆN BÁN VÀ MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM
Giới thiệu về phần mềm của công ty
Phần mềm của công ty có giao diện bằng tiếng Việt và khá dễ sử dụng
Trước khi sử dụng phần mềm, cần đăng nhập vào hệ thống
Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm
Sau khi đăng nhập, phần mềm sẽ chuyển vào giao diện chính
Hình 3.2 Giao diện chính của phần mềm
Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp có các mục phân loại riêng biệt để phục vụ nhu cầu quản lý hiệu quả Phòng kinh doanh chủ yếu sử dụng các mục “Bán Hàng” và “Mua Hàng”, trong khi bộ phận kho tập trung vào danh mục “Kho” để quản lý hàng hóa Bộ phận điều phối sử dụng danh mục “Ngân Quỹ” cho việc thu-chi, ứng tiền và tính lương, còn phòng kế toán thường xuyên áp dụng danh mục “Công Nợ” để theo dõi số liệu công nợ và lập báo cáo.
Hình 3.3 Mục quản lý kho
Hình 3.4 Mục lập các loại báo cáo
Thực hiện quy trình bán hàng
Sau khi thuyết phục khách hàng mua hàng, phòng kinh doanh nhận đơn đặt từ doanh nghiệp Khách hàng mới thường yêu cầu bảng báo giá đầy đủ cho tất cả sản phẩm công ty cung cấp Giá cả có thể được điều chỉnh tùy theo mức chiết khấu mà khách hàng yêu cầu.
Hình 3.5 Bảng báo giá chung tất cả mặt hàng của công ty
Giá hàng hóa trên bảng báo giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng Đối với khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, giá trị hàng hóa tương ứng với bảng báo giá Các đối tượng không xuất hóa đơn đỏ thường là khách lẻ và cửa hàng nhỏ Doanh nghiệp và công ty sẽ nhận hóa đơn đỏ (thường 1 lần mỗi tháng) và thanh toán khi xuất hóa đơn Giá trị thanh toán trên hóa đơn sẽ bao gồm thêm 10% tổng giá trị hàng hóa.
Khách hàng thường yêu cầu báo giá cho những mặt hàng họ quan tâm, đặc biệt là những khách hàng đã mua hàng thường xuyên trước đó Trong một số trường hợp, họ có thể yêu cầu cả hai bảng báo giá để tiện cho việc đặt hàng sau này Đơn giá hàng hóa trên bảng báo giá không cố định và thường xuyên thay đổi Sau một thời gian, phòng kinh doanh sẽ điều chỉnh đơn giá của một số mặt hàng nếu có sự thay đổi về giá nhập hàng.
Hình 3.7 Bảng báo giá theo các sản phẩm được yêu cầu của một khách hàng
Trước khi tạo phiếu xuất hàng trên phần mềm, bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua điện thoại hoặc email Sau khi khách hàng đồng ý với giá cả và quy cách, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tạo phiếu xuất hàng bán trên máy tính.
Hình 3.8 Tạo phiếu xuất hàng bán
Khi bạn chọn "Xuất hàng bán", hệ thống sẽ hiển thị phiếu xuất hàng bán gần đây nhất Để tạo đơn hàng mới, hãy chọn tùy chọn tạo mới.
Hình 3.9 Phiếu xuất hàng bán mới tạo gần đây nhất
Hình 3.10 Phiếu giao hàng được tạo mới
Sau khi tạo giao diện phiếu giao hàng, bạn cần điền đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất phiếu, bắt đầu từ thông tin doanh nghiệp và người nhận hàng Đừng quên tạo mã khách hàng và cung cấp thông tin cho khách hàng mới theo hướng dẫn ở phần phụ lục I.
Trong phần nhập thông tin doanh nghiệp và người nhận hàng, ô đầu tiên yêu cầu điền tên viết tắt của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp đã từng mua hàng, thông tin như tên công ty đầy đủ, địa chỉ, người liên hệ nhận hàng và số điện thoại sẽ tự động hiển thị Trong trường hợp có sự thay đổi về địa chỉ hoặc người liên hệ, bạn có thể chỉnh sửa thông tin này Lưu ý rằng nếu phiếu giao hàng chỉ là phiếu ứng và chưa phải là phiếu đầy đủ, cần ghi chú rõ ràng để kế toán biết và có thể xóa phiếu ứng khi phiếu đầy đủ được tạo.
Nhập mã hàng để chọn loại hàng, phần mềm sẽ hiển thị tên hàng chính xác nếu bạn nhớ mã Nếu không nhớ rõ, bạn có thể nhập một số ký tự và phần mềm sẽ gợi ý các mặt hàng liên quan.
Hình 3.12 Phần mềm gợi ý các loại hàng liên quan đến mã đã nhập
Sau khi nhập mã hàng, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về tên hàng, đơn vị tính và đơn giá bán Nhân viên có thể tạo phiếu nhập và điều chỉnh số lượng hàng cần xuất Trong trường hợp cần thiết, nhân viên cũng có thể sửa đổi đơn giá cho phù hợp.
Khi không có mã hàng tương ứng cho sản phẩm cần mua, cần liên hệ với phòng kế toán để tạo mã hàng mới Mã hàng mới thường được tạo cho những sản phẩm mà công ty chưa từng bán trước đây, khi công ty nhập hàng về Mã hàng này sẽ bao gồm tên sản phẩm và một số thuộc tính liên quan Sau khi phòng kế toán hoàn tất việc tạo mã hàng, phòng kinh doanh có thể sử dụng mã hàng đó để tiến hành giao dịch.
Hình 3.13 Hoàn thành nhập thông tin đơn hàng
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin đơn hàng, chúng ta sẽ lưu lại đơn hàng để cập nhật vào cơ sở dữ liệu, đồng thời giúp bộ phận kế toán dễ dàng quản lý.
Hình 3.14 Lưu và tiến hành in phiếu
Tiếp theo đó, ta sẽ tiến hành in phiếu giao hàng:
Hình 3.15 Bảng xem trước của phiếu giao hàng
Tiến hành in phiếu giao hàng làm 3 bản: 1 cho kho soạn, 1 cho bộ phận điều phối và 1 cho khách hàng ký nhận
Bộ phận kho sẽ tiếp nhận phiếu đầu tiên để tiến hành soạn các sản phẩm theo yêu cầu và tập hợp chúng tại khu vực giao hàng Sau đó, 'điều phối viên' sẽ phối hợp với 'bộ phận giao nhận' để thực hiện việc giao hàng.
Bộ phận giao nhận chuyển hàng cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào phiếu giao hàng nếu không có thay đổi gì
Khách hàng có nhiều phương thức thanh toán sau khi nhận hàng, bao gồm thanh toán tiền mặt khi giao hàng, chuyển khoản và xuất hóa đơn hàng tháng Doanh nghiệp thường chọn hình thức xuất hóa đơn hàng tháng và thanh toán qua chuyển khoản, trong khi khách lẻ thường thanh toán ngay khi nhận hàng mà không cần xuất hóa đơn.
Trong quá trình thực hiện quy trình bán hàng, thường kèm thêm thực hiện một số nghiệp vụ khác(xem phụ lục II).
Thực hiện quy trình mua hàng
Khi kho hàng thiếu, bộ phận kho sẽ liên hệ để mua hàng bổ sung Đối với các mặt hàng thường xuyên, công ty sẽ gọi điện trực tiếp và nếu giá không thay đổi, sẽ tiến hành đặt hàng Còn với các mặt hàng ít nhập, công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp báo giá.
Sau khi đã quyết định được số lượng và các sản phẩm cần mua, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tạo phiếu mua hàng trên phần mềm
Hình 3.16 Tạo phiếu mua hàng
Khi chọn “Nhập hàng mua”, chương trình sẽ cho hiển thị phiếu mua hàng được tạo ra gần đây nhất, chọn tạo mới để tạo đơn hàng tiếp theo:
Hình 3.17 Tạo phiếu mua hàng mới
Hình 3.18 Phiếu mua hàng được tạo mới
Sau khi giao diện phiếu mua hàng được tạo, số phiếu sẽ tự động được sinh ra, tiếp theo số gần nhất Để hoàn thành phiếu, cần điền các thông tin cần thiết, chủ yếu là thông tin doanh nghiệp và chi tiết hàng nhập như mã hàng, đơn giá, và số lượng Các thông số khác có thể được điều chỉnh sau khi in phiếu Bước đầu tiên là nhập thông tin của doanh nghiệp hoặc công ty cần mua hàng.
Hình 3.19 Nhập thông tin công ty cần mua hàng
Nhập mã hàng hóa vào phần mềm để nhận thông tin về tên hàng, đơn vị tính và đơn giá Cần điều chỉnh số lượng hàng hóa cần mua và lưu ý rằng giá có thể chênh lệch so với lần mua trước.
Khi cần tạo mã hàng mới cho các sản phẩm chưa từng mua trước đây, phòng kế toán sẽ là nơi liên hệ để yêu cầu tạo mã Mỗi mã hàng sẽ bao gồm tên sản phẩm và một số thuộc tính liên quan Sau khi mã hàng được tạo xong, nó sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, và phòng kinh doanh có thể sử dụng mã hàng này để tiến hành giao dịch.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin về các mặt hàng cần mua, bao gồm số lượng và đơn giá (có thể điều chỉnh nếu cần), bạn hãy lưu lại phiếu mua hàng và tiến hành in phiếu.
Hình 3.20 Lưu và tiến hành in phiếu mua hàng
Hình 3.21 In phiếu mua hàng
Phiếu mua hàng này chỉ được in một bản duy nhất và sẽ được phòng kinh doanh giữ lại Mục đích là để phòng kế toán có thể đối chiếu với hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp khi cần thiết.
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra loại hàng, số lượng, chất lượng, cũng như sắp xếp vị trí lưu trữ hàng hóa Kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa và bộ phận điều phối sẽ nhận hóa đơn từ nhà cung cấp Nếu có sự thay đổi về giá trị hàng hóa, bộ phận điều phối sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh để điều chỉnh phiếu mua hàng và thực hiện thanh toán Trong trường hợp không có thay đổi, có thể ký nhận hàng và thực hiện thanh toán sau qua kế toán công ty.
ĐÁNH GIÁ VÀ TỔNG KẾT
Ưu điểm và những điểm cần cải tiến
2 quy trình xuất bán và mua hàng của phần mềm đều có nhiều ưu điểm như:
- Phần mềm tương đối nhẹ nên không quá tốn dung lượng Ram nên máy tính hoạt động tốt trong quá trình chạy phần mềm
- Quá trình thực hiện các thao tác trên phần mềm dễ dàng do người lập trình phần mềm đã xây dựng các thao tác hỗ trợ
- Quy trình bán và mua hàng đã được đơn giản hóa qua nhiều năm sử dụng của các thành viên tại công ty
Hai quy trình được thực hiện nhanh chóng, với kho tiếp nhận và đơn hàng được xử lý gần như ngay lập tức Mặc dù flow bán hàng ở chương 2 đã được đơn giản hóa, phần xử lý giao hàng vẫn còn phức tạp và chưa đầy đủ, dẫn đến sự lộn xộn và không hoàn chỉnh trong flow Tôi sẽ trình bày các trường hợp thường gặp trong quá trình giao hàng để giúp tinh gọn flow hơn nữa.
Trong quá trình bán hàng, bước giao hàng thường gặp phải sự thay đổi trong phiếu giao hàng như trong hình sau:
Trong quá trình giao hàng, đặc biệt là đối với hàng tạm ứng, cần ghi rõ thông tin vào ô diễn giải trong phiếu giao hàng tạm ứng Điều này giúp kế toán dễ dàng kiểm soát và xóa phiếu ứng khi đã hoàn tất việc tạo phiếu giao hàng đầy đủ.
Khách trả hàng: ghi chú vào trong phiếu giao hàng và sửa lại phiếu trên phần mềm
Khi hàng bị thiếu, cần ghi chú trên phiếu giao hàng và bổ sung sau, khách hàng sẽ ký nhận hàng một lần nữa cho phần hàng thiếu Đối với việc đổi hàng cùng giá trị, không cần sửa đổi phiếu giao hàng vì giá trị không thay đổi Trong trường hợp đổi hàng chênh lệch giá, cần tạo lại phiếu giao hàng và khách hàng sẽ ký vào phiếu giao hàng mới.
Sơ đồ trên mô tả các trường hợp giao hàng thường gặp, kèm theo diễn giải chi tiết, giúp tinh gọn quy trình bán hàng Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các bước trong quy trình giao hàng hiệu quả.
Hình 4.2 Quy trình bán hàng được tinh gọn
Để cải tiến flow, phần mềm có thể tích hợp một số chức năng hữu ích, đặc biệt là trong màn hình xuất hàng bán ở phần mua hàng Màn hình này sẽ được sử dụng làm mô hình cho các màn hình khác như hiển thị thông tin khách hàng, nhà cung cấp và hàng mua, nhằm nâng cao tính hiệu quả và đồng nhất trong quá trình quản lý.
Hình 4.3 Màn hình mặc định của phần mềm hiển thị hàng hóa khi nhập từ gợi ý
Có thể sử dụng các phím tắt trên bàn phím để hỗ trợ chức năng tìm kiếm Cụ thể, khi di chuyển con trỏ chuột vào ô mã hàng, người dùng có thể nhấn phím F4 để hiển thị danh mục tất cả hàng hóa, tương tự như trong phần mềm hoạch định doanh nghiệp SAP Màn hình danh mục này sẽ xuất hiện mà không cần nhập từ gợi ý vào ô hàng bán.
Hình 4.4 Màn hình danh mục hàng hóa đề xuất cải tiến
Sau khi hiển thị màn hình, tôi đề xuất hai thay đổi quan trọng Thứ nhất, các mã hàng nên được sắp xếp theo thứ tự chữ cái, bắt đầu từ chữ A đến chữ Z, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thủ công Thứ hai, cần bổ sung chức năng tìm kiếm hàng hóa, bao gồm tìm theo mã hàng và tên hàng hóa Chức năng tìm theo mã hàng cho phép người dùng nhập từ khóa vào cột mã hàng và nhấn nút tìm kiếm để nhận kết quả Tương tự, chức năng tìm theo tên hàng hóa cho phép người dùng nhập từ cần tìm vào ô tìm theo tên, hỗ trợ khi không nhớ mã hàng, ví dụ như giấy Double A.
Để tìm kiếm sản phẩm, bạn chỉ cần nhập từ “giấy” vào ô tìm kiếm Kết quả sẽ hiển thị các mặt hàng có liên quan đến từ khóa này, giúp bạn dễ dàng chọn lựa sản phẩm cần tìm Khi bạn double click vào mặt hàng đã chọn, sản phẩm đó sẽ tự động được thêm vào ô hàng hóa Lặp lại quy trình này cho các ô hàng hóa tiếp theo để hoàn tất việc chọn lựa.
34 Đối với ý thứ 2, tôi đề xuất 2 chức năng tìm kiếm theo ngày xuất bán và tìm kiếm theo tên của khách hàng:
Hình 4.5 Màn hình mặc định danh sách phiếu xuất bán
Hình 4.6 Màn hình “danh sách xuất bán” đề xuất
Vị trí số 1: là ô tìm kiếm theo ngày, người dùng chọn ngày cần hiển thị các phiếu xuất bán
Vị trí số 2 cho phép người dùng tìm kiếm theo tên khách hàng, hiển thị toàn bộ phiếu mua hàng của khách hàng đó từ trước đến nay Vị trí số 3 là nút để thực hiện tìm kiếm theo tùy chỉnh, cho phép người dùng lựa chọn tìm kiếm theo ngày hoặc theo tên người mua, giúp hiển thị kết quả theo yêu cầu của họ.
35 đồng thời cả ngày mua hàng và tên người mua cùng lúc để được các giới hạn tìm kiếm cần thiết, như trong các ví dụ sau đây:
Hình đầu tiên: chọn ngày cần hiển thị các phiếu xuất bán là ngày 17/07/2020, phần mềm sẽ hiển thị các phiếu bán hàng đã tạo trong ngày 17/07/2020;
Vào ngày 15/07/2020, khi chọn tên khách hàng là R-Pac, phần mềm sẽ hiển thị tất cả các phiếu mua hàng của công ty R-Pac trong ngày này.
Hình 4.7 Tìm kiếm theo ngày
Để cải thiện trải nghiệm người dùng mới, việc tối ưu hóa chức năng tìm kiếm theo ngày và theo tên khách hàng là rất cần thiết Những cải tiến này giúp người dùng dễ dàng truy cập vào phần mềm và nhanh chóng tìm ra các danh mục mà họ có thể không nhớ rõ.
Những kinh nghiệm, thuận lợi và hạn chế trong thời gian thực tập
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm:
- Nắm được quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty;
Nắm vững quy trình bán hàng và mua hàng là rất quan trọng trong công ty, bao gồm các loại giấy tờ cần thiết và quy định về cách thức mua hàng Bên cạnh đó, hiểu rõ chính sách đổi trả hàng cũng giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Làm việc có kế hoạch cụ thể, giải quyết trình tự công việc;
- Nếu kế hoạch bị thay đổi do tình huống đột xuất, phải linh hoạt giải quyết được hết những việc đã đề ra hoặc dự định làm trong ngày;
- Áp dụng được kiến thức đã học trong xử lý tình huống;
- Học được nhiều kinh nghiệm sống, cách giao tiếp nơi công sở;
- Cố gắng chú ý để học hỏi cách làm việc từ các anh chị, nhân viên, các đồng nghiệp tại công ty
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã nỗ lực tham gia vào nhiều nhiệm vụ khác nhau để khám phá sở thích nghề nghiệp của mình, tích lũy kinh nghiệm quý báu và xác định những công việc phù hợp với bản thân trong tương lai.
Những kinh nghiệm đã tiếp thu được cũng nhờ vào những thuận lợi như sau:
- Cơ sở vật chất tại công ty đầy đủ, giúp tôi có thể làm được báo cáo tốt hơn;
- Các thành viên trong công ty thân thiện;
- Được sự hướng dẫn tận tình của mọi người tại công ty về các nghiệp vụ;
- Giám đốc công ty và mọi người luôn tạo điều kiện để tôi có thể hoàn thành báo cáo của mình
Ngoài những kinh nghiệm đã tiếp thu, những thuận lợi trong quá trình thực tập tôi vẫn còn những hạn chế như sau đây:
- Đi thực tập trễ hơn so với kế hoạch đào tạo của trường khiến tôi có bị nhiều áp lực
- Thời gian thực tập ngắn hạn, vì vậy tôi chưa sử dụng thành thạo được các chức năng trên phần mềm, cũng như các sản phẩm của công ty
- Chưa áp dụng được nhiều kiến thức đã học vào thực tế
Tổng kết
Quá trình thực tập 3 tháng tại công ty đã giúp tôi làm quen với môi trường làm việc và nhận ra tầm quan trọng của các tài liệu trong công việc Tôi cũng hiểu rõ hơn về sự cần thiết của sự đoàn kết trong tập thể để phát triển tổ chức Dưới sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, tôi đã nắm vững quy trình quản lý sản phẩm, đơn hàng và cách chào giá để thu hút khách hàng Dù đã cố gắng hết sức trong việc làm báo cáo, tôi vẫn không tránh khỏi sai sót và rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô và doanh nghiệp để cải thiện báo cáo hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn
