Khi trong kho thiếu hàng, bộ phận kho sẽ liên hệ để mua hàng bổ sung. Các mặt hàng mà công ty thường xuyên mua sẽ gọi điện trực tiếp, nếu giá cả không có gì thay đổi thì công ty sẽ tiến hành đặt hàng cho nhà cung cấp. Đối với các mặt hàng công ty ít nhập thì sẽ yêu cầu nhà cung cấp báo giá.
Sau khi đã quyết định được số lượng và các sản phẩm cần mua, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tạo phiếu mua hàng trên phần mềm.
25
Khi chọn “Nhập hàng mua”, chương trình sẽ cho hiển thị phiếu mua hàng được tạo ra gần đây nhất, chọn tạo mới để tạo đơn hàng tiếp theo:
Hình 3.17. Tạo phiếu mua hàng mới
26
Sau khi giao diện phiếu mua hàng đã được tạo, số phiếu mua hàng sẽ được tạo tự động, số phiếu là số tiếp theo so với phiếu được tạo gần đây nhất. Ta cần điền vào các mục cần thiết để hoàn thành phiếu một phiếu mua hàng. Thường thì chỉ phải điền phần thông tin doanh nghiệp cần nhập hàng và chi tiết hàng nhập(mã hàng, đơn giá, số lượng). Các thông số khác thường nếu có thì sẽ được điều chỉnh trên phiếu sau khi phiếu được in ra. Trước tiên sẽ nhập thông tin doanh nghiệp hoặc công ty cần mua hàng.
Hình 3.19. Nhập thông tin công ty cần mua hàng
Nhập mã hàng hóa, phần mềm sẽ xuất ra tên hàng, đơn vị tính và đơn giá của mặt hàng, điều chỉnh số lượng hàng hóa cần mua. Thường thì sẽ có sự chênh lệch giá so với lần mua trước nên cần phải điều chỉnh lại.
Các mã hàng mới, tức các mặt hàng chưa từng mua trước đây cần tạo mới, thì sẽ liên hệ phòng kế toán để yêu cầu tạo mã hàng mới cho sản phẩm. Một mã hàng sẽ bao gồm tên sản phẩm, một số thuộc tính của sản phẩm nếu có. Mã hàng sau khi được tạo sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu. Phòng kế toán sau khi tạo xong mã hàng thì phòng kinh doanh có thể sử dụng mã hàng
27
đã tạo. Sau khi đã nhập đủ các mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá(điều chỉnh đơn giá nếu có) thì tiến hành lưu phiếu mua hàng lại và in phiếu.
Hình 3.20. Lưu và tiến hành in phiếu mua hàng
28
Phiếu mua hàng này chỉ in 1 phiếu. Phiếu mua hàng được phòng kinh doanh giữ lại để phòng kế toán đối chiếu với hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp khi cần thiết.
Khi nhà cung cấp giao hàng tới công ty, bộ phận kho sẽ phụ trách việc nhận hàng từ nhà cung cấp bao gồm việc: kiểm tra loại hàng, số lượng, chất lượng hàng hóa, sắp xếp vị trí lưu hàng tại kho. Kho cập nhật số lượng hàng hóa. Bộ phận điều phối nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra nếu có sự thay đổi về giá trị hàng hóa thì báo cho bộ phận kinh doanh sửa phiếu mua hàng và thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp(hoặc chỉ ký nhận hàng và thanh toán chuyển khoản sau do kế toán công ty thực hiện).