+)Thực hiện kiểm tra các phiếu giao hàng với chứng từ
Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số chứng từ trên phiếu giao hàng và trên báo cáo tổng hợp các chứng từ theo ngày.
Vào mục “Bao Cao” để tạo báo cáo doanh số bán hàng.
PL 5. Thực hiện tạo báo cáo doanh số
Sau khi chọn “Báo cáo bán hàng”, màn hình tạo báo cáo sẽ hiện ra. Ta chỉnh lại các thông số để tạo được báo cáo theo yêu cầu.
43
Đầu tiên chỉnh ngày cần tạo báo cáo, từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu. Nhưng thông thường là tạo báo cáo trong một ngày để đối chiếu với các phiếu giao hàng trong cùng ngày đó và để dễ dàng dễ kiểm soát. Ví dụ như hình trên là đang tạo báo cáo doanh số đối với ngày 24/06/2020 nên ta chọn từ ngày 24/06/2020 đến ngày 24/06/2020.
Mẫu báo cáo bán hàng chọn “Báo cáo doanh số khách hàng”.
Hình thức báo cáo là theo chứng từ.
Sau khi đã lựa chọn xong hình thức, ta chọn xem trước khi in.
PL 7. Xem báo cáo trước khi in
Ta được một bảng báo cáo doanh số khách hàng ở chế độ xem trước khi in.
Nếu không có gì thay đổi thì thực hiện in phiếu để bắt đầu đối chiếu với các phiếu giao hàng của cùng ngày đó.
Một báo cáo doanh số khách hàng theo chứng từ sẽ bao gồm số chứng từ, tên khách hàng, ngày tháng năm, danh mục hàng hóa, mã hàng, số lượng, giá, thành tiền,….
44
PL 8. Bảng báo cáo doanh số khách hàng
Dùng các phiếu giao hàng trong cùng ngày với phiếu doanh số để kiểm tra. Kiểm tra số chứng từ trên phiếu giao hàng trùng với số chứng từ trên báo cáo thì đánh dấu vào số chứng từ trong báo cáo. Các chứng từ có trên báo cáo mà không có phiếu giao hàng tương ứng sẽ được ghi nhận lên đầu trang của báo cáo. Sau khi hoàn thành thực hiện kiểm tra đối với một ngày thì gom báo cáo và tất cả phiếu giao hàng vào trong một bìa lá và chuyển sang ngày khác. Thường việc kiểm tra đối chiếu chứng từ trên báo cáo và phiếu giao hàng được thực hiện vài ngày một lần. Sau khi kết thúc một tháng, phòng kinh doanh chuyển tất cả các báo cáo và phiếu giao hàng cho phòng kế toán.
+)Kiểm tra đơn giá của hàng hóa đã từng bán cho khách hàng để lập báo giá hợp lý
Đối với một số mặt hàng, khi bán cho các khách hàng khác nhau, thỉnh thoảng sẽ có giá khác nhau(có thể thấp hơn hoặc cao hơn đơn giá trong bảng báo giá). Bộ phận kinh doanh phải linh hoạt nhận ra để kiểm tra lại giá lần trước đã bán khách hàng là bao nhiêu để báo giá cho phù hợp.
45
PL 9. Giá bán giấy A4 lần gần nhất đối với công ty Sài Gòn Food
Đối với một số công ty, tùy theo chính sách chào hàng mà đơn giá hàng hóa có thể thay đổi một chút so với bảng báo giá.
46
Đơn giá thay đổi đôi khi là theo yêu cầu từ phía khách hàng: họ muốn được chiết khấu % cao hơn, hoặc họ nhập với số lượng lớn nên yêu cầu được giảm giá. Tùy theo từng công ty, bộ phận kinh doanh sẽ xem lại lần bán hàng gần nhất cho doanh nghiệp đó để xác định tạo báo giá phù hợp với đơn giá lần trước.