Sau khi tiếp cận và thuyết phục được các khách hàng mua hàng của công ty, phòng kinh doanh sẽ nhận được các đơn đặt từ các doanh nghiệp.
Đối với các khách hàng mới của công ty, họ thường yêu cầu bảng báo giá đầy đủ tất cả các mặt hàng mà công ty cung cấp. Đôi khi tùy theo mức chiết khấu họ yêu cầu mà phòng kinh doanh sẽ điều chỉnh giá.
Hình 3.5. Bảng báo giá chung tất cả mặt hàng của công ty
Giá được báo của hàng hóa trên bảng báo giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với các khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, giá trị hàng hóa sẽ tương đương với bảng báo giá sản phẩm. Các đối tượng không xuất hóa đơn đỏ thường là khách lẻ và các cửa hàng nhỏ. Đối với các doanh nghiệp, công ty sẽ xuất hóa đơn đỏ(thường 1 lần trên tháng) và sẽ thanh toán tiền khi xuất hóa đơn. Giá trị thanh toán trên hóa đơn sẽ công thêm 10% tổng giá trị hàng hóa.
17
Hình 3.6. Một số ghi chú cuối bảng báo giá
Đôi khi khách hàng sẽ chỉ yêu cầu báo giá đối với một số mặt hàng mà họ quan tâm(thường là các khách hàng đã thường xuyên mua hàng trước đó ở công ty). Và có một số trường hợp họ yêu cầu cả 2 bảng báo giá(họ giữ lại bảng báo giá chung để tiện cho việc đặt hàng sau này). Đơn giá hàng hóa trên bảng báo giá sẽ không giữ cố định mà thường có sự thay đổi. Thường là sau một khoảng thời gian, phòng kinh doanh sẽ điều chỉnh lại đơn giá của một số mặt hàng nếu giá nhập hàng có sự thay đổi.
18
Hình 3.7. Bảng báo giá theo các sản phẩm được yêu cầu của một khách hàng
Trước khi thực hiện việc tạo phiếu xuất hàng trên phần mềm, bộ phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng thông qua điện thoại hoặc email. Sau khi khách hàng đã chấp nhận đối với giá, quy cách, phòng kinh doanh sẽ bắt đầu tạo phiếu xuất hàng bán trên máy tính.
19
Khi chọn “Xuất hàng bán”, chương trình sẽ cho hiển thị phiếu xuất hàng bán được tạo ra gần đây nhất, chọn tạo mới để tạo đơn hàng tiếp theo:
Hình 3.9. Phiếu xuất hàng bán mới tạo gần đây nhất
20
Sau khi giao diện phiếu giao hàng đã được tạo, điền vào các mục cần thiết để hoàn thành phiếu giao hàng, trước tiên là thông tin doanh nghiệp và người nhận hàng(Tạo mã khách hàng, thông tin một khách hàng mới ở phần phụ lục I):
Hình 3.11. Nhập thông tin doanh nghiệp và thông tin người nhận hàng
Ô đầu tiên ở phần người mua, ta cần điền tên viết tắt của doanh nghiệp và nếu doanh nghiệp đã mua hàng trước đó, các thông tin liên quan như tên công ty đầy đủ, địa chỉ công ty, người liên hệ nhận hàng, số điện thoại sẽ được tự động hiển thị. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong địa chỉ, người liên hệ thì có thể chỉnh lại(thường ở phần này, chỉ cần chỉnh sửa ở phần diễn giải, ví dụ như phiếu giao hàng này chỉ là phiếu ứng mà chưa phải là phiếu đầy đủ thì cần ghi chú để kế toán có thể biết được để có thể xóa phiếu ứng đi khi phiếu đầy đủ đã được tạo).
21
Tiếp theo, nhập các mã hàng để chọn loại hàng, nếu nhớ chính xác mã hàng thì phần mềm sẽ hiện ra đúng tên hàng, còn nếu không nhớ rõ thì có thể nhập một số ký tự và phần mềm sẽ gợi ý các mặt hàng liên quan đến mã hàng đó.
Hình 3.12. Phần mềm gợi ý các loại hàng liên quan đến mã đã nhập
Thực hiện đối với các mặt hàng còn lại. Sau khi nhập mã hàng, phần mềm sẽ hiển thị tên hàng đầy đủ, đơn vị tính của hàng và đơn giá bán, nhân viên tạo phiếu nhập thêm số lượng hàng cần xuất(nhân viên tạo phiếu có thể sửa đơn giá cho phù hợp trong trường hợp cần thiết).
Trong trường hợp không có mã hàng tương ứng với các mặt hàng cần mua, cần liên hệ phòng kế toán để bộ phận kế toán tạo mã hàng mới. Trường hợp tạo mã hàng mới tức là hàng hóa đó trước đây công ty chưa bán, hiện tại công ty nhập hàng về và cần một mã hàng gán cho sản phẩm đó. Mã hàng mới sẽ bao gồm tên của sản phẩm và một số thuộc tính liên quan đến sản phẩm. Sau khi phòng kế toán tạo xong mã hàng, phòng kinh doanh có thể sử dụng mã hàng đó
22
Hình 3.13. Hoàn thành nhập thông tin đơn hàng
Sau khi nhập xong thông tin đơn hàng, ta sẽ tiến hành lưu đơn hàng lại để nạp vào cơ sở dữ liệu và để bộ phận kế toán quản lý.
23 Tiếp theo đó, ta sẽ tiến hành in phiếu giao hàng:
Hình 3.15. Bảng xem trước của phiếu giao hàng
Tiến hành in phiếu giao hàng làm 3 bản: 1 cho kho soạn, 1 cho bộ phận điều phối và 1 cho khách hàng ký nhận.
Bộ phận kho sẽ nhận phiếu đầu tiên để bắt đầu soạn các sản phẩm theo như trong phiếu và tập kết vào chỗ giao hàng để ‘điều phối viên’ điều phối ‘bộ phận giao nhận’ đi giao hàng.
Bộ phận giao nhận chuyển hàng cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào phiếu giao hàng nếu không có thay đổi gì.
24
Sau khi nhận hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều cách: thanh toán tiền khi nhận hàng, thanh toán chuyển khoản, xuất hóa đơn 1 tháng 1 lần và thanh toán chuyển khoản. Các doanh nghiệp mà công ty cung cấp văn phòng phẩm thường xuất hóa đơn 1 tháng 1 lần và thanh toán chuyển khoản. Các khách lẻ thường không xuất hóa đơn và thanh toán khi nhận được hàng.
Trong quá trình thực hiện quy trình bán hàng, thường kèm thêm thực hiện một số nghiệp vụ khác(xem phụ lục II).