SƠ LƯỢC CÔNG TY QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM – VINEXAD

CHƯƠNG I SƠ LƯỢC CÔNG TY QUẢNG CÁO VÀ HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM – VINEXAD I.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty quảng cáo hội chợ thương mại Việt Nam thành lập từ năm 1991 theo định số 1436/TN/TCB ngày 31/12/1990 Bộ Thương mại sở hợp Công ty triển lãm quảng cáo ngoại thương Công ty quảng cáo dịch vụ thương mại Cơng ty có tên giao dịch quốc tế : “Viet Nam Trade Fair and Advertising Company Tên viết tắt VINEXAD Công ty có trụ sở số phố Đinh Lễ - Hà Nội VINEXAD đời với mục tiêu góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại nước nói riêng tồn giới nói chung Góp phần phát triển kinh tế đất nước Công ty Cổ phần Quảng cáo Hội chợ Thương mại (VINEXAD) tiền thân doanh nghiệp Nhà nước, đời từ năm 1975 Năm 2006, thực theo chủ trương Đảng Chính phủ, Cơng ty tiến hành cổ phần hóa thức hoạt động theo hình thức công ty cổ phần từ ngày27/04/2006 Khi thành lập Cơng ty có vốn điều lệ 7.000.000.000 đồng, qua lần phát hành cổ phiếu để tăng vốn năm 2006, Cơng ty có mức vốn điều lệ 10.500.000.000 đồng I.2 Sứ mệnh phát triển, giá trị cốt lõi , mục tiêu Hơn 30 năm họat động thị trường Việt Nam, thị trường có tốc độ phát triển nhanh giới, với sức mạnh kinh nghiệm, nguồn nhân lực trẻ, tính chuyên nghiệp, VINEXAD khẳng định vị công ty cung cấp dịch vụ hàng đầu ngành Quảng cáo, Truyền thông, Triển lãm Sự kiện Xúc tiến Thương mại Quốc tế Vinexad kết nối doanh nghiệp chương trình gặp gỡ, hội nghị hợp tác tìm kiếm phát triển hội kinh doanh, đầu tư ngịai nước Mỗi năm, cơng ty tổ chức tham gia hàng chục hội chợ - triển lãm lớn nước, thu hút hàng ngàn doanh nghiệp tham gia Là công ty quảng cáo tổ chức hội chợ triển lãm lớn Việt Nam, VINEXAD xác định sứ mệnh là:  Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế  Kết nối Doanh nghiệp nước với thị trường Việt Nam  Cung cấp giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu Giá trị cốt lõi Đẳng cấp – Tính chuyên nghiệp – Sự Trung thực Chúng phấn đấu Niềm tự hào thương hiệu Vinexad Mục tiêu cơng ty - Làm giàu cho - Hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam phát triển - Đóng góp cho xã hội - Hồn thành trách nhiệm Doanh nghiệp 1.3 Ngành nghề kinh doanh Quảng cáo hội chợ triển lãm thương mại; Du lịch: Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế; Kinh doanh hàng thủ cơng mỹ nghệ, thiết bị máy văn phịng, hàng điện tử, nông sản thực phẩm, hàng dệt may, sản phẩm mỹ thuật; Tư vấn thiết kế thi công mỹ thuật (Không bao gồm dịch vụ thiết kế cơng trình); Dịch vụ in ấn; Dịch vụ tổ chức kiện, hội nghị, hội thảo hợp tác đầu tư, xúc tiến thương mại; Xuất nhập mặt hàng Công ty kinh doanh; Kinh doanh, môi giới bất động sản (Không bao gồm hoạt động tư vấn giá đất); Xây dựng, cho thuê nhà ở, văn phòng, kho bãi, nhà xưởng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY Sơ đồ tổ chức PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Tài P Kế tốn ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG P Hành – Nhân HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ IT TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SỐT NỘI BỘ PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Vinaxad Triển lãm & kiện Vinaxad Quảng cáo P.Tài Đầu tư P Kế toán P Marketing Kinh doanh Dịch vụ Liên doanh Vinaxad JC Decaux Vinaxad Du lịch & XTTM Vinaxad DVTM & máy máy phòng I.3 P Hành – Nhân P IT P Kỹ thuật Đối tượng khách hàng  Đối tượng khách hàng trước tiên công ty doanh nghiệp đối tác chủ quản (lúc đầu Bộ Ngoại Thương, sau hợp với Bộ Nội Thương Bộ Vật Tư thành Bộ Thương Mại ngày Bộ Cơng Thương) Đây nhóm khách hàng có mối quan hệ gần gũi mà VINEXAD công sức nhiều để có  Là đối tác hợp tác chặt chẽ lâu dài với tổ chức xúc tiến thương mại lớn toàn giới như: CCPIT (Trung Quốc), KOTRA (Hàn Quốc), MATRADE (Malayxia), HKTDC (Hồng Kông), GTZ (Đức) , NAFED (Indonexia), TDAP (Pakistan), ITPO (Ấn Độ), DEP (Thái Lan)…  Là đối tác nhà tổ chức triển lãm Quốc tế như: ADSALES (Hồng Kông), CHAN CHAO (Đài Loan), COEX (Hàn Quốc), IIR Exhibition, CEMS (Singapore)  Bên cạnh khách hàng tiềm VINAXAD doanh nghiệp trogn nước CHƯƠNG QUẢN TRỊ MARKETING DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA VINEXAD 2.1 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1.1 Khái niệm Nghề tổ chức kiện (nghề event) cịn gọi nghề ý tưởng việc tổ chức kiện thường ý tưởng sáng tạo ưu tiên số Người làm event phải nhanh nhạy, động có đầu óc tổ chức Bất kỳ kiện bao hàm tình bất ngờ, người làm event phải biết cách xoay trở tình thế, ứng phó linh hoạt với tình Tổ chức kiện trình hoạch định việc thực & giám sát hoạt động liên quan đến lãnh vực sau: văn hóa – nghệ thuật – tun truyền cơng bố thời điểm, địa điểm định tuân thủ quy định pháp luật, cho kiện diễn mục đích nhà tổ chức 2.1.2 Mục đích Tổ chức kiện hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi giao lưu với bạn hàng, đối tác, quan truyền thông… Giúp thúc đẩy thông tin hai chiều tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Đó live show ca nhạc, giải đấu Thể thao, Lễ hội, hội nghị khách hàng, lễ động thổ, buổi lauching, Opening Promotions, buổi thuyết trình đào tạo… Thơng điệp kiện thể dạng: thiệp mời, sân khấu, băng-rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên Hoạt động tổ chức kiện thường gắn kết doanh nghiệp với hay nhiều chủ thể khác nhau, có ảnh hưởng đến phát triển doanh nghiệp Tùy theo mục đích khác mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối thay đổi 2.1.3 Phân loại Để phân lọai họat động tổ chức kiện cách có định hướng, người ta phân lọai dựa nhiều tiêu thức khác :  Theo địa điểm làm event - Trong phịng: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm Ngồi trời: ca múa nhạc – thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao, v.v  Theo mục đích event - Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ Các chương trình thường chương trình lớn, ca nhạc trời, - hội chợ ẩm thực, hội chợ cơng nghệ, game, giải bóng đá … - Chương trình hội thảo trị khoa học Chương trình đơn trị, khoa học mang tính nghiên cứu, chương trình khoa học nhân kiện mắt sản phẩm Ví dụ: Khi Dutch Lady cho sữa Canximec Họ làm hội thảo việc cần canxi người Khách mời người nghiên cứu, bác sỹ, y tá… Những người tư vấn cho khách hàng họ.Những kiểu event thường hay có q tặng - Chương trình đặc biệt Vào ngày đặc biệt ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, công ty thường tổ chức chương trình liên hoan, giao lưu - Chương trình cảm ơn khách hàng Nhằm cảm ơn yêu mến, lòng trung thành khách hàng sản phẩm, dịch vụ, công ty thường tổ chức chương trình có tính chất giao lưu, chia sẻ mời khách hàng thân thiết khách hàng mục tiêu đếntham dự Thơng thường chương trình hay kết hợp với việc mắt dòng sản phẩm chương trình xúc tiến - Chương trình quảng cáo đơn Các cơng ty tổ chức kiện, roadshow với mục đích chủ yếu quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty khai trương, giới thiệu sản phẩm ,v.v nhằm gây ý người tiêu dùng lúc nơi Thông thường, kiện giới thiệu sản phẩm thường kèm với chương trình giải trí, biểu diễn 2.2 MARKETING DỊCH VỤ CỦA VINEXAD 2.2.1 Sản phẩm VINEXAD nhà tổ chức Hội chợ - triển lãm, Hội nghị kiện hàng đầu Việt Nam, chuyên tổ chức kiện:  Lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khánh thành       Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp báo Hội chợ Tổ chức triển lãm gian hàng Các hoạt động mắt sản phẩm hoạt động Marketing trực tiếp Tổ chức lễ hội, chương trình ca nhạc Tổ chức lễ kỉ niệm Và kiện mang tính xã hội khác Một số kiện lớn tổ chức Hình ảnh triễn lãm Quốc tế Thực phẩm, Đồ uống lần thứ 14 – Vietfood & Beverage 2010 Triển lãm quốc tế Hàng hải Việt Nam 2011 Dịch vụ tổ chức kiện VINEXAD - Cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức kiện - Xin giấy phép tổ chức kiện - Thiết kế sân khấu không gian lễ tiệc - Cung cấp nhân phục vụ kiện: PGs, PBs, lễ tân, người mẫu, ca sĩ , hoạt náo viên, dẫn chương trình, ban nhạc, nhóm nhảy … theo yêu cầu khách hàng - Cung cấp hệ thống âm ánh sáng - Phục vụ tiệc: tea break, buffet, tiệc bàn… - Cung cấp thi cơng nhà bạt ngồi trời, sân khấu, cổng chào , băng roll , phông chữ , thiết bị âm ánh sáng , trình chiếu … Dịch vụ VINEXAD đưa hình thành cung cấp theo bước Bước 1: Thiết kế kiện Nghiên cứu thị trườngĐề xuất kế hoạch Đánh gía tính khả thi Quyết định Bước 2: Chuẩn bị tổ chức Xin giấy phép Lựa chọn khách mời Gửi thư mời kèm theo hợp đồng Bước 3: Tổ chức Sắp xếp, bố trí kiện  Chuẩn bị sở vật chất  Dịch vụ gia tăng - Tư vấn lựa chọn thực đơn, đồ uống phù hợp cho buổi lễ, đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm với chất lượng phục vụ tốt giá thành hợp lý - Tư vấn việc lên kế hoạch chi tiết cụ thể cho chương trình từ khâu chuẩn bị triển khai khâu hoàn thành kiện - Đưa giải pháp tối ưu nhằm mang lại hiệu cao mà tiết kiệm chi phí cho khách hàng - Thực khảo sát địa bàn tổ chức tư vấn cách bày trí vị trí phục vụ cho khu vực lễ tân , hội trường , khu triển lãm , phòng tiệc , phòng VIP , khu vực công cộng … - Các dịch vụ tùy chọn khác có : in ấn quảng cáo sản phẩm, dịch vụ ăn ở, khách sạn… 2.2.2 Phân phối Do tính chất đặc thù dịch vụ nên việc phân phối dịch vụ thực cách trực tiếp Tổng cơng ty chi nhánh có chức tổ chức kiện Tùy thuộc vào kiện mà chi nhánh tự đứng tổ chức phạm vi hoạt động phải có hỗ trợ công ty Các kiện công ty tổ chức có hỗ trợ từ phía chi nhánh việc liên hệ với doanh nghiệp địa phương liên hệ thuê mướn địa điểm địa phương Việc phân phối dịch vụ chủ yếu dựa vào mối quan hệ sẵn có công ty, đơn vị trực thuộc, thành viên hay cơng tác viên Có thể tóm tắt quy trình phân phối dịch vụ sơ đồ sau: Cơng ty Các cộng tác viên Các trung gian Doanh nghiệp Khách hàng Các cộng tác viên hay trung gian môi giới tùy thuộc vào hội chợ, vào lượng khách tham dự mà hưởng hoa hồng từ – 10% doanh thu từ đơn vị Dịng thơng tin phân phối di chuyển theo trình tự Cơng ty thông báo nội dung hội chợ cho cộng tác viên, trung gian, chuyển thư mời tới khách hàng Khách hàng có thơng tin phản hồi trực tiếp công ty hay qua trung gian phân phối số lượng tham dự hội nghị, số liệu… Các chi nhánh, văn phòng VINEXAD Văn phòng Hà Nội: Địa chỉ: Đinh Lễ - Q.Hoàn Kiếm – Hà Nội Chi nhánh Đà Nẵng: Địa chỉ: 77 Ba Đình, Đà Nẵng Chi nhánh Sài Gòn: Địa chỉ: 51 Đồng Khởi, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh Tel: (84-8) 3824 3553 / 3822 6353 2.2.3 Hoạt động xúc tiến  Hoạt động quảng cáo Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện quảng cáo đóng vai trị quan trọng Nếu hoạt động quảng cáo thực tốt hoạt động tổ chức kiện thu hút nhiều doanh nghiệp tham gia, nhiều công chúng đến tham quan tìm kiếm đối tác…Điều mang lại thành cơng uy tín cho hội chợ cho nhà tổ chức VINEXAD không ngừng đổi mới, sử dụng phương tiện quảng cáo mới, đại bên cạnh phương tiện truyền thống để quảng cáo cho hội chợ triễn lãm mà công ty tổ chức như: quảng cáo báo, tạp chí, quảng cáo truyền hình, quảng cáo ngồi trời, quảng cáo mạng internet, tờ rơi, catalogue…Ngân sách không cố định phụ thuộc vào kiện, thời điểm Song song với việc quảng cáo cho hội chợ mà cơng ty tổ chức cơng ty có tổ chức quảng cáo cho thơng qua website: www.vinexad.com.vn Ngồi hoạt động quảng cáo VINEXAD cịn xúc tiến thông qua hội nghị khách hàng, họp báo…  Hoạt động bán hàng trực tiếp Có thể nói sản phẩm VINEXAD khơng mang tính định hình nên hiểu hoạt động bán hàng trực tiếp công ty dựa mối quan hệ trực tiếp cán công nhân viên, trung gian công ty với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nước để mời chào bán dịch vụ tổ chức kiện cơng ty Hoạt động hoạt động tìm kiếm khách hàng cho VINEXAD Có thể nói công cụ xúc tiến mang lại hiệu cao cho công ty  Quan hệ công chúng Hoạt động phổ biến thiết lập quan hệ với báo chí, quan ngơn luận, đài phát truyền hình Do có lợi kinh nghiệm uy tín lâu năm lĩnh vực tổ chức kiện đồng thời nhận hỗ trợ trực tiếp từ Bộ Thương mại, VINEXAD có ... ngày đặc biệt ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, công ty thường tổ chức chương trình liên hoan, giao lưu - Chương trình cảm ơn khách hàng Nhằm cảm ơn yêu mến, lòng trung thành khách hàng