I. HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM TẠI LÀO
8. Chi phí khác
5.2. Lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện 1 Kế hoạch ngân sách cho sự kiện
5.2.1. Kế hoạch ngân sách cho sự kiện
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Trước khi tổ chức một sự kiện, công ty sẽ dự toán sơ bộ ngân sách bằng cách dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho một tổ chức dịch vụ thường có trong dự toán:
Trên thực tế, mỗi sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Tùy vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể mà công ty lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó.
Dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện
Dự toán kinh phí trong tổ chức sự kiện đã là một vấn đề tương đối khó khăn và đòi hỏi độ chính xác cao đối với người làm event, song dự trù kinh phí cho những khoản mà ta không thể đoán trước được lại là một vấn đề vô cùng nan giải.
Thông thường, khi làm một bảng dự trù kinh phí, ngoài phí quản lý (10 – 15%), phí 10% VAT thì việc dự trù những khoản khó đoán biết có thể bao gồm phần kinh phí mà thông thường là 10 – 20 % tổng chi phí một chương trình.
Để đề phòng những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, công ty thường lưu ý một số vấn đề dưới đây để tránh những thiếu sót khi thực hiện bảng dự trù kinh phí:
- Chi phí phát sinh do những rủi ro có thể xảy ra: ví dụ như tổ chức một event ở ngoài trời, cần dự phòng như rách dù không gian, đổ gãy nhà bạt nếu có mưa gió bất ngờ và cả khoản chi phí dành cho việc thuê mua hay thay thế
- Chi phí phát sinh chưa tính toán được
- Chênh lệch về thời giá, tỷ giá, đặc biệt chú ý khi tổ chức sự kiện vào những mùa cao điểm cuối năm, một số hạng mục như địa điểm, giá in ấn, đồ ăn thức uống, xe cộ đi lại...
Chi phí đền bù, tu sửa các vật thuê mua: làm hư hỏng đồ đạc, chi phí giặt ủi, chi phí tu sửa gian
hàng trong những chương trình dài ngày vận chuyển đi nhiều nơi...
Chi phí phụ thu của chủ địa điểm: phí tổ chức quá giờ quy định, phụ thu mang thiết bị bên ngoài
vào...
Tiền cho nhân sự: bồi dưỡng cho đội thi công, trả tiềnlàm việc quá giờ cho nhân viên phục vụ ... Chi phí vận chuyển, chuyên chở: đi lại nhiều hơn, chở nhiều hơn so với dự kiến...
Chi phí ăn uống: gọi thêm rượu, phát sinh thêm khách, thời giá thực phẩm tăng vào các dịp đặc
biệt như Tết, đãi Event team sau event
Chi phí trang trí, set up Chênh lệch tỷ giá
Chi phí truyền thông: mở rộng quy mô truyền thông
Chi phí in ấn: phải in lại sản phẩm do bị lệch màu, lỗi chính tả...
Chi phí nộp phạt: gây mất trật tự nơi công cộng,phạt lấn chiếm lòng lề đường, phạt do biểu diễn
nghệ thuật không phù hợp...
Chi phí ăn ở: Trả thêm tiền phòng khách sạn (với Event ở xa), tiền ăn ở cho đội ngũ quay phim
chụp hình đi cùng..
Công ty nhận thấy rằng các chi phí thường phát sinh và khó đoán định thường gồm có những liệt kê sau: