I. HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM TẠI LÀO
8. Chi phí khác
5.3. Tổ chức thực hiện sự kiện
-Chịu trách nhiệm quản lý đoàn trong quá trình đưa đón khách -Tổ chức đặt phòng, đặt tiệc và các bữa ăn cho khách
-Quản lý khách trong quá trình diễn tiệc và các bữa ăn chín -Giám sát việc tổ chức, chuẩn bị các trang thiết bị
-Sắp xếp và ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách
-Theo dõi và xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn biến sự kiện ( máy chiếu, hệ thống ánh sáng, loa, mic )
-Cung cấp các tài liệu cần thiết trong sự kiện
-Quan sát, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát, giám sát của các trưởng bộ phận
- Trước khi diễn ra chương trình , bảo đảm rằng mọi thứ đang được ở trong tình trạng được chuẩn bị một cách tốt nhất, và tốt nhất là nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng không có vấn đề gì phát sinh trong quá trình chạy thử.
- Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công
việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
Những nhân viên phụ trách chương trình phải luôn túc trực tại nơi diễn ra chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự. Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ
thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu không đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong quá trình chạy chương trình. Lúc diễn ra chương trình, luôn theo sát tiến độ công việc của chương trình,
kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự tính hay không và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề.
Lúc diễn ra chương trình , trên tay luôn cầm một checklist, luôn theo sát tiến độ công việc của chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có
thể xảy ra có nằm trong dự tính hay không và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề.
Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong quá trình chạy chương trình luôn phải báo cáo tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí của mình đang đảm nhiệm, nếu rời bỏ vị trí thì cần phải có người thay thế trong thời gian vắng mặt.
Bên cạnh đó chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm các chương trình làm việc, danh sách các đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu, tiểu sử các nhân vật quan trọng sẽ tham dự…