dung và kế hoạch thực hiện chương trình tổ chức sự kiện đến.
- Các trưởng bộ phận phải thường xuyên thông báo cho nhau về tiến độ thực hiện chương trình tổ chức sự kiện và báo cáo cho ban giám đốc .
- Ban giám đốc kiểm tra các phương án dự trù và giả định từ sự cố một để có phương án tốt nhất
- Ban giám đốc sẽ đánh giá sự kiện này thanh công bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch và có đáp ứng được mong đợi của khách hàng không.
- Có phiếu đánh giá từng bộ phận , xem xet bộ phận nào chưa thực hiện tốt công việc của mình để rút kinh nghiệm.
Cụ thể, sau khi tổ chức sự kiện, sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá theo từng bước sau” Bước 1: Thu thập phản hồi từ khách hàng của bạn và những đối tượng liên quan.
Mục đích thu thập ý kiến người tham dự để cải thiện Event của mình.
Bước 2: Dò hỏi ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ về mức độ hài lòng của họ sau sự kiện
Bước 3: Họp các thành viên trong nhóm sau sự kiện để cùng đánh giá trong vòng 10 – 15 phút để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức sự kiện lần sau.
Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện với những tiêu chí cần thiết bao gồm: - Mức độ mà các mục tiêu truyền thông quảng cáo và sự kiện đã đạt được.
- Lên kế hoạch: mức độ khả thi của kế hoạch, mức độ hấp dẫn nội dung, thiết kế chương trình
- Địa điểm, giấy tờ: thuê địa điểm có tối ưu, việc xin giấy phép đúng hạn..
- Truyền thông, quảng cáo: treo băng rôn, dán poster, phát tờ rơi, bài PR trên báo, gởi mail tới khách hàng
- Set up, trang trí : không gian tổng thể event, lắp đặt trang trí sân khấu, lắp đặt cổng chào, khu triễn lãm.
- Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân ,quầy bán vé, chỗ đậu xe, toilet
- Kỹ thuật: lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng, hệ thống trình chiếu, nguồn điện - Hậu cần, thuê mua: việc sản xuất, in ấn các vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng
cáo, việc chuẩn bị quà tặng, chuẩn bị phương tiện đi lại, gởi giấy mời, xác nhận sự có mặt của khách hàng, mua sắm công cụ nhỏ, tiệc và đồ uống
5.4.2. Điều chỉnh
- Sau khi chương trình kết thúc thì tất cả các bộ phận trong phòng phải họp lại với nhau, đánh giá – nhận xét về chương trình. Từ những khiếu nại, đóng góp ý kiến, sự hài lòng từ phí khách hàng công ty sẽ xác địnhh những mặt nào được và chưa được, mọi người phải góp ý thẳng thắng với nhau, để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức chương trình sau và nó phải được ghi thành văn bản để làm tư liệu đúc kết. Tránh bỏ qua giai đọan này, đôi khi những chương trình dồn dập công ty hay bỏ qua đây là điều không nên. Tổ chức một
cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích
- So sánh các khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận thực tế thu được
CHƯƠNG VI: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤTĐề xuất giải pháp để phát triển dịch vụ Đề xuất giải pháp để phát triển dịch vụ
- Thường xuyên tổ chức đánh giá năng lực nội bộ và năng lực các nhà cung cấp bên ngoài - Nâng cao trình độ, kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
- Cải tiến quy trình kinh doanh sao cho phù hợp với mong muốn của khách hàng. - Đầu tư, trang bị cơ sở vật chất tốt phục vụ công việc hiệu quả