Báo các thực tập tổng hợp: Công ty in tài chính

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Báo các thực tập tổng hợp: Công ty in tài chính

đại học kinh tế quốc dânKhoa kế toán

báo cáo

thực tập tổng hợp

Đơn vị thực tập: Công ty In tài chính.

Thị trấn Nghĩa Tân - Từ Liêm - Hà Nội.

Họ tên sinh viên :Đỗ Thị Việt Hà.Lớp :Kế toán D - K41.Giáo viên hớng dẫn: T.s Phạm Quang.

Hà Nội, tháng 3/2003.

Phần I: Tổng quan về đơn vị thực tập.

Tên công ty: Công ty In tài chính

Địa chỉ giao dịch: Thị trấn Nghĩa Tân - Cầu Giấy - Từ Liêm - Hà Nội.

Giám đốc: Bà Trơng Thị Dinh.

Loại hình sở hữu: Doanh nghiệp nhà nớc.

Cơ quan chủ quản: Bộ tài chính.I.Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty In tài chính (tên ban đầu là Nhà in tài chính) đợc thành lậpngày 5 tháng 3 năm 1985 theo quyết định số 41TC/TCCB của Bộ trởng bộ Tàichính Hiện nay, công ty In tài chính có trụ sở tại phờng Nghĩa Tân – CầuGiấy – Hà Nội Công ty là doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân trựcthuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ tài chính và chịu sự quản lý nhà nớc của BộVăn hoá thông tin.

Từ khi thành lập đến nay, công ty In tài chính đã có 18 năm hình thànhvà phát triển Chặng đờng đó có thể chia thành các giai đoạn sau:

Giai đoạn I (1985-1989): Thời kỳ đầu này, nhà In tài chính hoạt động với số

vốn ban đầu chỉ là 5.000.000 đồng Cơ sở vật chất chỉ là 13 gian nhà cấp bốn,5 máy in Typô và 1 máy in Offset cũ kỹ đợc chuyển nhợng từ đơn vị khác,nhân sự chỉ có 11 ngời Trong thời kỳ bao cấp này, nhà in phải hạch toán trựcthuộc văn phòng Bộ Tài chính, đội ngũ cán bộ nhân viên thiếu kinh nghiệmquản lý và chuyên môn kỹ thuật, máy móc lạc hậu Vì vậy Nhà in rất lúngtúng trong giao dịch ký kết hợp đồng, tổ chức sản xuất nên kết quả sản xuấtkinh doanh không cao.

Giai đoạn II(1990-1995): Đất nớc ta chính thức xoá bỏ cơ chế kế hoạch hoá

tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng định hớng xãhội chủ nghĩa thì Nhà in tài chính cũng đợc Bộ Tài chính chấp thuận cho hạchtoán độc lập kể từ ngày 1 tháng 4 năm 1990 Đây là một quyết định đúng đắn,phù hợp với đặc điểm và xu thế phát triển của nền kinh tế thị trờng Với việchạch toán độc lập, nhà in phải trang trải chi phí trên cơ sở nguồn thu, đảm bảođời sống cho cán bộ công nhân viên, đóng góp đầy đủ cho ngân sách nhà nớc.Do vậy để tồn tại và phát triển, nhà in đã thực hiện một số dự án đầu t nhằmkhắc phục tình trạng máy móc cũ kỹ, công nghệ lạc hậu, cụ thể là:

Năm 1991: Mua máy vi tính thay cho sắp chữ chì.

Năm 1992: Mua một máy offset 4 trang hiện đại của cộng hoà liên bang Đứctrị giá 600 triệu đồng.

Năm 1993: Mua một máy offset 8 trang màu hiện đại của cộng hoà liên bangĐức trị giá 2,2 tỷ đồng.

Năm 1994: Mua một máy offset 10 trang 2 màu hiện đại của Nhật Bản có tốcđộ in rất lớn.

Với sự đầu t về máy móc đúng hớng này, đi đôi với việc nâng cao taynghề công nhân lao động làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh không ngừngđợc nâng cao qua từng năm, doanh thu năm 1990 đạt 1 tỷ đồng bằng 685% sovới 1989 thì năm 1995 đã đạt tới 13,275 tỷ đồng, đời sống của cán bộ côngnhân đợc nâng cao rõ rệt và năm 1995 thu nhập bình quân ngời lao động đạt720.000đ/ tháng.

Giai đoạn III (1995 đến nay): Ngày 17 tháng 8 năm 1995 Bộ trởng Bộ tài

chính đã ra quyết định số 295-TC/TCCB chính thức đổi tên Nhà in tài chínhthành Công ty In tài chính và ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của côngty theo quyết định số 97TC/TCCB ngày 30 tháng 10 năm 1996 Đây là nhữngtiền đề vững chắc và là cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạtđộng và phát triển.

Trong giai đoạn này, công ty tiếp tục đầu t lớn về máy móc thiết bịbằng việc mua nhiều máy in hiện đại trị giá hàng chục tỷ đồng, cải tạo và xâydựng mới nhà xởng, đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ quản lý và taynghề công nhân nên kết quả sản xuất kinh doanh hết sức khả quan, doanh thuluôn đạt mức tăng trởng bình quân mỗi năm là 20%, lợi nhận trớc thuế tăng tr-ởng bình quân 19,6%/năm, thu nhập bình quân đầu ngời lao động là 1,6 triệuđồng/ tháng.

Từ năm 1997 do nhu cầu của thị trờng công ty đã mở chi nhánh tạithành phố Hồ Chí Minh Cho đến nay chi nhánh đã có khoảng 50 công nhânvới hệ thống máy in phù hợp, hiện đại, đáp ứng đợc nhu cầu in ấn hoá đơn,biên lai của thị trờng phía Nam.

Những thành tựu đạt đợc qua gần 18 năm thành lập và phát triển củacông ty In tài chính đã cho thấy sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ côngnhân viên của công ty qua các thời kỳ, cho thấy khả năng điều hnàh năngđộng sáng tạo của bộ máy lãnh đạo, cho thấy một chiến lợc đầu t đúng hớngvề hệ thống máy móc thiết bị, dây chuyền đồng bộ và hiện đại đi đôi với việc

đào tạo và phát triển đội ngũ thợ lành nghề Hiện nay công ty In tài chính đãthực sự khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng, có khả năng cạnh tranhcao và đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao về chất lợng của sản phẩm ngành intrên thị trờng Công ty đã vinh dự đợc Chủ tịch nớc trao tặng Huân chơng laođộng hạng 3 và đợc nhận cờ thi đua của Chính phủ.

II Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

Công ty In Tài chính đợc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trêncác lĩnh vực: in ấn tài liệu, báo chí, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách chứng từ và cácấn phẩm khác theo giấy phép của cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền; làm đại lýphát hành các ấn phẩm thuộc chuyên ngành tài chính - kế toán; kinh doanh,mua bán vật t ngành in Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dựa trêncơ sở các hợp đồng kinh tế hoặc các hợp đồng uỷ nhiệm ký kết với kháchhàng, đơn đặt hàng của khách hàng Việc in ấn các loại ấn phẩm có yêu cầuquản lý chặt chẽ phải thực hiện theo các quy định của Nhà nớc.

Thực tế hiện nay, Công ty In Tài chính chủ yếu in ấn các ấn chỉ, biênlai, sổ sách kế toán cho Tổng cục thuế và Cục thuế các tỉnh, chiếm tới 80%doanh thu hàng năm của Công ty Gần đây, Công ty còn đợc Nhà nớc giao choin ấn tem thuốc lá với sản lợng lớn, đây là sản phẩm yêu cầu kỹ thuật cao vàđòi hỏi công tác bảo mật chống làm giả Song song với lợng công việc chủ yếutrên, Công ty còn nhận in ấn các hoá đơn đặc thù do các công ty doanh nghiệpphát hành riêng Đặc điểm chung của các sản phẩm này là đều có tầm quantrọng đặc biệt, đảm bảo cho công tác thu chi quản lý tài chính quốc gia và củacác doanh nghiệp diễn ra một cách bình thờng, đúng chế độ, đúng luật phápcủa Nhà nớc Vì thế chúng phải đợc quản lý hế sức chặt chẽ về mặt mẫu mã,số lợng và chất lợng, và cả công tác in ấn giao trả sản phẩm, tránh thất thoátgây hậu quả khôn lờng cho tài chính Nhà nớc.

Công ty có quan hệ với hàng trăm cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trongvà ngoài ngành Ngoài quan hệ với Tổng cục thuế, Tổng Công ty Bảo hiểm, B-u điện in hoá đơn, biên lai, các loại vé cầu, đờng, phà Công ty còn in nhiềutạp chí trong và ngoài ngành nh: Tạo chí Tài chính, Tạp chí Kiểm toán, Tạpchí Kế toán, Tạp chí Doanh nghiệp, Bản tin Kho bạc, Bản tin Thuế Nhà nớc,Tạp chí Văn hoá Nghệ thuật, Tạp chí Toà án Nhân dân và ngời bảo vệ Cônglý Đặc biệt trong những kỳ họp Quốc hội, Công ty đợc đảm nhận và thực hiệntốt việc in ấn tài liệu phục vụ Quốc hội nhanh chóng, an toàn Duy trì đợc mối

quan hệ tốt vơí các khách hàng trên phạm vi rộng lớn khu vực phía Bắc, phíaNam trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay chính là kết quả của sự chỉ đạođúng hớng của Ban Lãnh đạo và sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ côngnhân viên trong Công ty.

Bớc vào Thế kỷ 21 với t duy mạnh dạn đổi mới cung cách quản lý, đầut có chiều sâu vào máy móc thiết bị, xây dựng một chiến lợc phát triển lâu dài,Công ty đã thu đợc những thành công đáng chú ý Kết quả hoạt động kinhdoanh của Công ty trong 4 năm trở lại đây đợc thể hiện qua các chỉ tiêu kinhtế trong bảng sau:

1,523 2,147 3,426 4,670 4,900

2 Doanh thu thuần về bán hàngvà cung cấp DV

25,005 32,207 56,529 74,854 78,262

3 Lợi nhuận thuần từ hoạtđộng kinh doanh

1,25 1,677 4,995 4,814 5,8694 Thực hiện nghĩa vụ đối với

Nhà nớc

1,095 1,600 1,750 1,860 2,120

Bảng 1.1: Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Qua bảng trên ta thấy, trong 5 năm qua, qui mô hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty đợc mở rộng Sản lợng trang tin quy chuẩn không ngừng tănglên với tốc độ tăng bình quân 30%/năm Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã nhậnđợc nhiều đơn đặt hàng hơn và tạo đợc nhiều công ăn việc làm hơn Doanh thuthuần cũng không ngừng tăng So với năm 1998, donah thu thuần của năm 1999

gấp 1,28 lần, của năm 2000 gấp 2,26 lần của năm 2001 gấp 3 lần của năm 2002gấp 3,15 lần

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của Công ty hàng năm đều tăng.Riêng năm 2000 lợi nhuận có mức tăng gấp 3 lần so với năm 1999 là do kết quảcủa sự tập trung đâù t cho đổi mới thiết bị và cải tạo lại nhà xởng với tổng số vốn là14,796 tỷ đồng, trong đó đầu t cho máy móc thiết bị là 13,8 tỷ, đầu t xây dựng sửachữa tại chi nhánh: 0,559 tỷ, xây dựng sửa chữa tại Công ty là: 0,437 tỷ đồng.

Công ty cũng đã hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc và đối với ngời laođộng Công ty thực hiện nghiêm chỉnh các chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nớc Riêngnăm 2002 Công ty đóng góp vào ngân sách 6,068 tỷ đồng, trong đó có 3,094 tỷđồng thuế giá trị gia tăng, 1,876 tỷ đồng thuế TNDN, cùng các khoản thu trên vốnthuế thuế nhà đất, thuê thu nhập cá nhân và các khoản khác Độ ngũ cán bộ côngnhân viên của Công ty có thu nhập bình quân ngày một tăng, có đầy đủ việc làm lànhờ Công ty đã mở rộng thị trờng, áp dụng các biện pháp cải tiến tăng năng suấtlao động Hiện nay 100% công nhân viên của Công ty đợc cấp thẻ bảo hiểm Y tế,bảo hiểm thân thể và 90% đợc cấp sổ bảo hiểm xã hội.

Nhiệm vụ sản xuất công tác năm 2003 và giải pháp thực hiện:

Phát huy kết quả đạt đợc của năm 2002 trên cơ sở dự báo thị trờng cho nhữngnăm tiếp theo Năm 2003 là năm bản lề thực hiện nhiệm vụ kế hoạch 5 năm của cảnớc, các đơn vị kinh tế đều phải phấn đấu vơn lên để tự khẳng định vị thế của mìnhtrong nền kinh tế quốc dân Các khu công nghiệp đã có nhiều cơ chế chính sáchthông thoáng thu hút vốn đầu t nớc ngoài, vì vậy nền kinh tế của cả nớc sẽ tăng tr-ởng cao hơn so với năm 2002, nhu cầu sử dụng các loại ấn chỉ và các loại sản phẩmIn tăng theo sự phát triển chung của nền kinh tế Năm 2003 công ty phấn đấu đạtmột số chỉ tiêu chủ yếu nh sau:

Ghi chú

sản lợng trang in quy chuẩndoanh thu bán hàng

lợi nhuận thực hiệnLợi nhuận nộp ngân sáchĐầu t xây dựng cơ sở vật chấtđầu t mới thiết bị

Lao động bình quân

Thu nhập bình quân đầu ngời lao

tỷ trangtỷ đồngtỷ đồngtỷ đồngtỷ đồngtỷ đồngngờitriệu đồng

cho chinhánh

Thực hiện nộp đúng, nộp đủ các loại thuế theo quy định của nhà nớc.

Đầu t xây dựng cơ bản: Hệ thống nhà xởng tại công ty hiện nay đãxuống cấp, những năm trớc đây mới thực hiện sửa chữa cải tạo nâng cấp, chađáp ứng đợc yêu cầu phục vụ sản xuất hiện tại Năm 2003 xây dựng mới mộtnhà sản xuất tại công ty với diện tích xây dựng 400- 500 m2 Xây dựng mớinhà xởng, một nhà làm việc và toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng tại 32 đờngCộng Hoà, quận Tân Bình, thành phố Hồ chí Minh phục vụ cho nhu cầu pháttriển sản xuất của chi nhánh công ty.

Hoàn thiện hệ thống thoát nớc cho khu vực công ty, củng cố lại hệthống kho tàng cho phù hợp với thực tế sản xuất

Sửa chữa kịp thời các công trình đã xuống cấp nhất là đối với hệ thốngthoát nớc trong mùa ma lũ sắp tới, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ chocông tác phòng cháy chữa cháy.

III- Bộ máy quản lý kinh doanh, các chính sách kinh tế tài chính đang áp dụng1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm

Do tính chất đặc thù riêng biệt của sản phẩm Công ty In Tài chính nh đãnêu ở phần trớc, đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sảnphẩm cũng có nét đặc trng riêng biệt Sản phẩm của Công ty đợc sản xuất theođơn đặt hàng Vì vậy sẽ không có thành phẩm tồn kho Đặc điểm này sẽ tácđộng nhiều tới việc tổ chức công tác kế toán của Công ty sẽ đợc trình bày cụthể ở phần sau.

Quy trình tổ chức sản xuất của Công ty In Tài chính từ khâu đầu (kýhợp đồng) đến khâu cuối (giao thành phẩm) thể hiện qua vai trò, chức năng,nhiệm vụ cuả các phòng ban phân xởng đợc minh hoạ qua sơ đồ 1.1 trang sau.

Công việc sản xuất của Công ty dựa trên các đơn đặt hàng của kháchhàng Khi khách hàng đến ký hợp đồng với Công ty, Phòng Kế hoạch sẽ dựatrên sự phức tạp, số lợng, yêu cầu chất lợng của sản phẩm cần in để có thểtính toán đợc toàn bộ chi phí cho đơn đặt hàng đó dựa rên một số định mức vềchi phí mà công ty xây dựng đợc Sau đó căn cứ thêm vào mức lợi

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất Công ty In Tài chính

nhuận mong muốn của Công ty để đa ra giá cho đơn đặt hàng đó Nếu kháchhàng đồng ý thì công việc sản xuất bắt đầu đợc tiến hành Công việc này sẽlần lợt đợc các phòng kỹ thuật sản xuất, các phân xởng chế bản in, phân xởngin và phân xởng thành phẩm thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và kế hoạchđợc giao đối với đơn đặt hàng đó Phòng kinh doanh sẽ thực hiện khâu cuốicùng là giao hàng cho khách hàng.

Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm:

Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung, của Công ty nói riêng,sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại, trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp,thực hiện theo chu trình khép kín theo một trình tự nhất định mới cho ra thànhphẩm Do vậy mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên lai, ấn chỉ… từ khi bắt từ khi bắtđầu sản xuất cho đến khi hoàn thành phải trải qua một trong hai quy trìnhcông nghệ sau đây:

+ Công nghệ in offset: dây chuyền công nghệ này sản xuất ra nhiều sản

phẩm mang tính chất (B) phức tạp, mẫu mã đẹp nh các tạp chí, lịch, biểu mẫukế toán và sản lợng chiếm 75% tổng sản lợng của Công ty.

+ Công nghệ in typô: dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm

có màu đơn nhất, sản phẩm chủ yếu là các ấn chỉ, biên lai, phiếu thu, phiếuchi.

Quy trình công nghệ sản xuất minh hoạ bằng sơ đồ 2.2 trang tiếp theo.

Do đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm nh vây, nên Công ty tổchức ra 4 phân xởng trực tiếp sản xuất:

Phân xởng 2: Phân xởng in offset.Phân xởng 3: Phân xởng in typô.Phân xởng 4: Phân xởng thành phẩm.

- Giai đoạn làm phim: có nhiệm vụ thiết kế kích thớc để chọn dơng bản hợp lýđể tiết kiệm giấy in.

- Giai đoạn tạo bản kẽm và phôi bản: làm nhiệm vụ tạo ra các bản kẽm, phôibản kẽm từ các dơng bản để vào máy in.

Phân xởng in offset:

Là phân xởng có vai trò chủ yếu trong tất cả quá trình sản xuất cảu Công ty,có nhiệm vụ in theo mẫu các bản kẽm do phân xởng vi tính chiế bản chuyểnxống Các công nhân có nhiệm vụ nhận vật t từ kho của Công ty, cho vào máyoffset các bản kẽm để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩmcủa Công ty In Tài chính

Tạo bản kẽmphơi bảnLàm phim (d ơng bản)Sắp chữ trên

vi tínhCông nghệ in

In offset

Tài liệu cần in

Các máy offset hiện đại in vi tính liên tục đảm bảo phần in nội dung, máy bắtliên sẽ thực hiện việc lồng dỗ của phân xởng sách Sau khi phân xởng in xongcó thể chuyển xuống phân xởng in Typô để in tiếp.

Phân xởng thành phẩm:

Phân xởng này có tỷ lệ công nhân lớn, nhiệm vụ hoàn thiện các tờ in do giaiđoạn in offset hay in typô chuyển sang nh nhặt xếp bằng các liên cùng mộtloạt số nhạy lại thành các quyển, gấp sách, bắt tay sách, bao keo quét hồ dángáy hoặc đóng ghim, đục lỗ vào các lò xo gáy,… từ khi bắt vào bìa.

Bên cạnh các giai đoạn in chính yếu của công nghệ, có xén gọt các nguyên vậtliệu giấy trớc khi in, các bán thành phẩm giữa các công đoạn, sau khi bánthành phẩm đã in offset, bán sản phẩm đã in Typô, bán thành phẩm đã quakhâu làm sách (nhặt lồng dỗ, gấp sách, bắt liên… từ khi bắt) và xén thành phẩm theocác quy cách khuôn khổ riêng của từng loại sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầucho khách hàng Sản phẩm hoàn thành tiến hành nhập kho hay giao thẳng chokhách hàng.

IV- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là sản xuấttheo đơn đặt hàng, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đợc tổ chức theo môhình trực tuyến chức năng với bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế dộ một thủ tr-ởng.

Theo cơ cấu này ngời Lãnh đạo cấp cao của hệ thống đợc sự trợ giúp của cánbộ quản lý chức năng để chuẩn bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việcthực hiện quyết định Ngời Lãnh đạo cấp cao nhất chịu trách nhiệm về mọi

mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi hệ thống, việc truyền mệnh lệnhtheo tuyến quy định, các cán bộ quản lý ở các phân hệ chức năng (theo tuyến)vẫn phát huy đợc tài năng của mình đóng góp cho ngời Lãnh đạo cấp cao củahệ thống, tuy họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho mọi ngời trong hệthống.

Tổ chức bộ máy của Công ty In Tài chính bao gồm:1 Ban Giám đốc

2 Phòng Kế toán - Tài vụ3 Phòng Tổ chức, Hành chính4 Phòng Kế hoạch

5 Phòng Kinh doanh

6 Phòng Kỹ thuật sản xuất, các phân xởng sản xuất7 Chi nhánh

Đứng đầu Công ty là Giám đốc Giám đốc Công ty In Tài chính do Bộ trởng

Bộ Tài chính quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm Gíam đốc Công ty In Tàichính có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Giám đốc trực tiếp quản lý, sử dụng và bảo toàn số vốn thuộc sở hữu Nhà ớc đợc Bộ Tài chính giao để phát triển sản xuất kinh doanh theo quy định củapháp luật.

n-2 Điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động của Côngty theo đúng pháp luật và điều lệ Công ty quy định.

3 Quyết định các phơng án sản xuất - kinh doanh, phơng án đầu t và pháttriển năng lực sản xuất của Công ty Quyết định việc mua sắm, đầu t xây dựngcơ bản, đi thuê, cho thuê, chuyển đổi, thanh lý và nhợng bán tài sản cố địnhtheo quy định của Nhà nớc.

4 Quyết định các vấn đề về cán bộ và lao động tiền lơng theo phân cấp của BộTài chính, chăm lo về đời sống, tinh thần và đào tạo, bồi dỡng chuyên môn,nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công nhân của Công ty.

5 Xây dựng quy chế lao động, tiền lơng, khen thởng, kỷ luật áp dụng choCông ty trên cơ sở các quy định của Nhà nớc và Bộ Tài chính.

6 Tạo điều kiện cần thiết để kế toán trởng của Công ty thực hiện tốt chứcnăng nhiệm vụ của mình theo đúng chế độ kế toán - tài chính do Nhà nớc quyđịnh.

Giúp việc cho Giám đốc có 02 Phó Giám đốc

Các Phó Giám đốc, Kế toán trởng Công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổnhiệm, miễn nhiệm.

Phó Giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tiêu chuẩn hoá

sản phẩm đo lờng kiểm tra chất lợng sản phẩm, nghiên cứu đề xuất các phơngán ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm, tham mucho Giám đốc về quản lý trang thiết bị kỹ thuật, công tác sáng chế, sáng kiến,đa tiến bộ KHKT vào sản xuất nhằm mục đích hoàn thành kế hoạch với hiệuquả cao nhất.

Phó Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề về giá cả,

ph-ơng thức thanh toán với khách hàng, đề xuất các giải pháp mở rộng, tìm kiếmthị trờng mới, ký kết các hợp đồng mới cho Công ty và điều hành chi nhánhtại TP Hồ Chí Minh.

Dới Ban Giám đốc là hệ thống các Phòng, ban giúp việc:

Phòng Kế toán - Tài vụ:

- Thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh trong quá trình vận động vật t, tiền vốn và tài sản của Côngty Trên cơ sở hệ thống chứng từ, sổ tài khoản, báo cáo kế toán theo quy trìnhHT.

- Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế của tất cả các bộ phậntrong Công ty.

- Ghi chép, thu thập, tính toán số liệu, xử lý và hệ thống hoá, cung cấp thôngtin tài chính, cung cấp các báo cáo kế toán giúp Giám đốc trong việc phân tíchcác hoạt động kinh tế nhằm để đa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.Phòng Kế toán Tài vụ còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tình hình thực hiệncác nghĩa vụ và chi tiêu tài chính của Công ty với cơ quan chức năng.

Phòng Kế hoạch vật t: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng của các đơn

vị, tính toán chi phí, xây dựng đơn giá sản phẩm giúp ký hợp đồng, tính toánxây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu cho kỹ thuật sản xuất Ngoài raphòng còn chịu trách nhiệm cung ứng vật t, nguyên vật liệu đảm bảo sản xuấtkhông bị giới hạn hay gián đoạn.

Phòng Kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, đề ra những

biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại Đồng thời,phòng tiếp nhận các hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ in ấn, đặt

kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, giao thành phẩm đã sản xuất hoàn thành chokhách hàng.

Phòng Kỹ thuật sản xuất: ứng dụng KHKT phát minh sáng chế để cải tạo

sản phẩm, làm ra sản phẩm ngày càng có chất lợng cao Ngoài ra, phòng cònquản lý mặt an ninh theo dõi sử dụng máy móc, thiết bị sửa chữa bảo quảnmáy, kiểm tra chất lợng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất thanh huỷ sảnphẩm hỏng và bản kẽm sau khi in, góp phần bảo đảm tính an toàn cho sảnxuất, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc kỹ thuật kết hợp với trách nhiệm của bộphận bảo vệ kiểm soát.

Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện nề

nếp, nội quy của cán bộ công nhân viên, tổng hợp ngày công của cán bộ côngnhân viên, quản lý tổ chức lao động, hồ sơ lao động, thực hiện quy chế tiền l -ơng, tiền thởng giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động Ngoài ra cònthực hiện các công việc hành chính nh mua văn phòng phẩm, văn th, y tế, hộinghị, tiếp khách, lo thủ tục cho cán bộ đi công tác.

Tất cả các phòng ban, phân xởng của Công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ vớinhau cùng phối hợp để hoành thành kế hoạch đã đặt ra của Công ty Nhờ vậy,Công ty không ngừng nâng cao đợc chất lợng sản phẩm, giữ chữ tín với kháchhàng, tăng cờng uy tìn của Công ty trên thị trờng, tạo thế cạnh tranh để Côngty đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trờng Có thể khẳng định bộ máytổ chức quản lý gọn nhẹ với sự phân công nhiệm vụ, rõ ràng chặt chẽ là mộttrong những thế mạnh của Công ty.

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty In Tài chính.

Giám đốc

Phó giám đốckinh doanhPhó giám đốc

kỹ thuật

Bộ phận trực tiếp sản xuất

Phân x ởng vi tính

chế bản Phân x ởng in offset Phân x ởng in Typô Phân x ởng thành phẩmPhòng

tài vụPhòng kỹ

thuật sản xuất

Phòng kinh doanhPhòng

kế hoạch

Phòng tổ chức hành

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty In Tài chính I Tổ chức bộ máy kế toán

1 Mô hình tổ chức

Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểmbộ máy tổ chức quản lý, quy mô hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ tinhọc vào công tác kế toán, Công ty In Tài chính tổ chức bộ máy kế toán theomô hình tập trung và lựa chọn hình thức kế toán là "Nhật ký chung".

Phòng Kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệpvụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,từ đó tiến hành phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin về hoạtđộng sản xuất kinh doanh dới các số liệu kế toán cho Ban Lãnh đạo lạ chọn,định hớng và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quảcao.

Hiện nay phòng kế toán của công ty In Tài chính gồm 04 ngời Đứngđầu là trởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và 03 nhân viên phụ tráchcác phần hành kế toán:

- Trởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định- Kế toán vật t, CCDC, thanh toán, tiêu thụ, thu chi tiền mặt, tiền gửingân hàng.

- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.- Thủ quỹ.

2.Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công ty In Tài chính

Trởng phòng Kế toán : là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn

kế toán, tài chính cho Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trớc Lãnh đạo,chấp hành chế độ, thể lệ tài chính hiện hành, phổ biến và chỉ đạo thực hiện cácchủ trơng về chuyên môn, bao quát tàon bộ công tác kế toán trong Công ty,theo dõi đôn đốc các kê toán viên hoàng thành công việc kịp thời, chính xác,tổ chức công tác kế toán sao cho hợp lý, mang lại hiệu quả cao.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty In Tài chính

Trởng phòng Kế toán còn tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng kếhoạch tài chính cho Công ty Trởng phòng Kế toán còn đảm nhiệm phần hànhkế toán TSCĐ Đồng thời kế toán trởng còn đảm nhiệm công tác kế toán tổnghợp, tập hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổchi phí sản xuất cho từng đối tợng sử dụng, tính toán, xác định kết quả kinhdoanh cuối kỳ, lập quyết toán và các báo cáo tài chính nộp cho cấp trên.

Kế toán vật liệu, CCDC, thanh toán tiêu thụ, thu chi TM, TGNH

Là ngời theo dõi tình hình nhập xuất kho các loại nguyên vật liệu,CCDC, thu chi quỹ tiền mặt, TGNH theo dõi tình hình công nợ của Công tyvới khách hàng và nhà cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phísản xuất, tính toán và xác định kết quả kinh doanh của Công ty.

Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: trên cơ sở sản phẩm

sản xuất của từng công nhân do các phân xởng gửi lên và ngày công lao động,kế toán tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản khác có liên quan do công nhânviên theo chế độ Nhà nớc ban hành dựa vào đơn giá lơng sản phẩm và hệ số l-

Tr ởng phòng kế toán

kiêm kế toán tổng hợp Kế toán chi nhánh thành phố Hồ

Chí Minh

Kế toán vật t , thanh toán, tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân

Kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo

l ơng

Thủ quỹ

quan hệ chỉ đạo quan hệ tác nghiệp

ơng, động thời là căn cứ để hạch toán chi phí tiền lơng của các bộ phận, phụcvụ cho tập hợp chi phí, tính toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanhtrong kỳ của Công ty.

Thủ quỹ: trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của

những ngời có trách nhiệm, thẩm quyền (Giám đốc, Kế toán trởng, Kế toánthu chi tiền mặt, TGNH) để thực hiện thu chi tiền mặt tại quỹ Thủ quỹ phảitheo dõi cập nhật, chính xác số tiền đã thu hoặc chi, đồng thời luôn nắm bắt đ-ợc số tiền hiện có trong quỹ để tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán tiềnmặt, TGNH và cung cấp số liệu thờng xuyên cho Phòng Tài chính Kế toán đểtiến hành phân tích, nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của Công ty.

Tổ chức và phân công công tác trong Phòng Kế toán Tài vụ của Công tynh hiện nay có u điểm là gọn nhẹ, ít ngời mà vẫn đảm bảo tiến hành tốt cáccông việc đợc giao, phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy quản lý chung Cáchthức tổ chức theo mô hình kế toán tập trung thuận tiện cho việc chỉ đạo côngtác kế toán taị Công ty, đồng thời kế toán trởng và các kế toán viên trongphòng cũng dễ dàng trao đổi nắm bắt thông tin và nghiệp vụ chuyên môn, cóthể cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban khác trong mối quan hệ tácnghiệp của mình ở Công ty Hàng tuần và ngày phòng đều có có buổi họp giaoban bàn về công tác kế toán phải thực hiện, phân công công tác tại phòng vàcông tác giao dịch với các cơ quan khác, với ngân hàng Nhờ có sự chỉ đạo kịpthời sâu sát của Ban lãnh đạo, Trởng Phòng Kế toán nên công tác kế toán tàivụ của đơn vị luôn đáp ứng đợc yêu cầu và kế hoạch đề ra.

II Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty In tài chính.1 Chế độ kế toán:

Công ty In Tài chính thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 vàcác Thông t sửa đổi số 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997 và số 120/1999/TT-BTCngày 07/10/1999 Công ty còn căn cứ vào lơng cấp bậc do Nhà nớc quy địnhvà đơn giá lơng sản phẩm do Công ty xây dựng lên để trả lơng và căn cứ vàocông văn số 4825TC/TCDN của Bộ Tài chính năm 2000 để hạch toán chi phítiền lơng (11,5% doanh thu thực hiện trong kỳ).

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 theo dơnglịch hàng năm, kỳ hạch toán: theo quý.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ (Việt Nam đồng)đối với các đồng tiền khác đợc quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nớcViệt Nam công bố tại thời điểm hạch toán.

Phơng pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theogiá mua thực tế làm nguyên giá Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao theođờng thẳng, mức trích khấu hao thực hiện theo quyết định 166/1999/QĐ-BTCngày 30/12/1999 của Bộ trởng Bộ tài chính.

Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho đợc đánh giá theo giáthực tế Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tồn đầu kỳ + nhậptrong kỳ - xuất trong kỳ Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đểhạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phơng pháp thẻ song song để hạch toán chitiết hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ đợc tính theo giá bìnhquân sau mỗi lần nhập

2 Hình thức sổ kế toán của Công ty:

Hình thức sổ kế toán đợc sử dụng là hình thức sổ nhật ký chung Đây làhình thức sổ kế toán phù hợp vơi quy mô SXKD của Công ty, phù hợp với yêucầu quản lý và trình độ kế toán, và thuận tiện cho việc thực hiện công tác kếtoán bằng máy vi tính ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý.

3 Tài khoản sử dụng

Công ty In tài chính sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán ban hànhvà mở các tài khoản chi tiết để tiện theo dõi.

TK loại A: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của công ty TK loại B: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh

TK loại D (chỉ có tài khoản 1121D): TGNH ở ngân hàng Nông nghiệp và pháttriển nông thôn.

TK loại E (chỉ có tài khoản 1121E): TGNH ở ngân hàng Đầu t và Phát triểnThăng Long.

TK 1121A: TGNH ở ngân hàng Công thơng của công ty TK 1121B: TGNH ở ngân hàng Công thơng của chi nhánh

Tình hình ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý và công tác kế toán ởCông ty: Tất cả các phòng ban đều đợc trang bị máy tính và có nối mạng nội

bộ Công tác ké toán đợc thực hiện trên máy theo chơng trình phần mềm kếtoán tài chính ACC Windown, phần mềm hệ thống lơng sản phẩm Nhờ có sựnối mạng nội bộ, kế toán có thể cập nhật thông tin về hợp đồng, kế hoạch vật