BCTT 1805QTVB063 vũ thị uyên

Nội dung công tác này bao gồm cácviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, P Xuân La, Q Tây Hồ, TP Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Nguyễn Thị Hương

HÀ NỘI – 2021LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ HàNội và giảng viên trường đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho

em trong suốt thời gian học tập vừa qua

Đặc biệt nhất, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Lãnh đạoUBND quận Tây Hồ, các cô chú, anh chị trong phòng ban đã giúp đỡ, cungcấp những tài liệu, số liệu thực tế để em hoàn thành tốt bài báo cáo này Em

đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần làm việc hiệu quả,nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để

em có thể vững bước sau này

Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thuthực tế còn nhiều bỡ ngỡ, dù em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài báocáo khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xáctrong việc trình bày, đánh giá và đề xuất ý kiến Kính mong thầy (cô) và mọingười trong cơ quan đóng góp ý kiến để bài của cháu (em) được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Đề tài nghiên cứu được hoàn thành cùng với sự nỗ lực, cố gắng củabản thân em Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em,không sao chép của người khác Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo làtrung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định Emxin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của giảng viên bộ môn và nhà trường

đề ra nếu có vấn đề xảy ra

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

CTLT Công tác lưu trữ

CTVT Công tác văn thư

HĐND Hội đồng nhân dân

LĐUBND Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân

LĐVP Lãnh đạo Văn phòng

TLLT Tài liệu lưu trữ

UBND Uỷ ban nhân dân

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 8

4 Phương pháp nghiên cứu 8

5 Tài liệu tham khảo 9

6 Cấu trúc của đề tài 9

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC 10

VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 10

1.1 Công tác văn thư 10

1.1.1 Khái niệm 10

1.1.2 Tác dụng của công tác văn thư 10

1.1.3 Nội dung công tác văn thư 10

1.2 Công tác lưu trữ 11

1.2.1 Khái niệm 11

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 11

1.3 Tính chất công tác văn thư và công tác lưu trữ 11

1.3.1 Tính cơ mật 11

1.3.2 Tính khoa học 11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 12

2.1 Khái quát về UBND quận Tây Hồ 12

2.1.1 Lịch sử hình thành 12

2.1.2 Chức năng của UBND quận Tây Hồ 14

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 14

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 15

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ 15

2.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND&UBND 15

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 16

2.2.3 Tổ chức và biên chế 16

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 17

2.3.1 Quản lý công văn đi 17

2.3.2 Quản lý công văn đến 20

2.3.3 Quản lý tài liệu 22

2.3.4 Quản lý hồ sơ 24

2.3.5 Số lượng văn bản đi đến trong một năm 30

2.3.6 Kho lưu trữ 30

2.3.7 Khai thác, sử dụng tài liệu 31

2.4 Đánh giá công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 31

2.4.1 Ưu điểm 31

2.4.2 Hạn chế 34

2.4.3 Nguyên nhân 34

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI 36

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 36

3.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ 36

3.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 36

3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 37

3.4 Mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Văn phòng 37

3.5 Kho lưu trữ 37

3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 38

KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

CTVT là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt độngquản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm cácviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư

CTLT là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằmlựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụyêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung CTLT bao gồmcác việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh haychậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không;

do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thựchiện tốt CTLT sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt CTVT Ngược lại, thực hiệntốt CTVT cũng sẽ góp phần thực hiện tốt CTLT Nếu hồ sơ được lập khoahọc sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để CTLT pháttriển, từ đó từng bước phát huy giá trị của TLLT

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với CTVT & LT nói chung Từ đó, có thểthấy được nếu quan tâm làm tốt CTVT & LT sẽ góp phần bảo đảm cho cáchoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần

nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóngcông cuộc cải cách hành chính hiện nay

Từ thực tế tại phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ, TPHN cho thấy:CTVT vẫn chưa hoàn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoahọc; việc triển khai các quy định của Nhà nước còn chậm, thiếu nghiêm túc;công tác ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cũng còn nhiều bất cập,chưa được đầu tư đúng mức, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, các phần mềm xử lýcông việc chưa được triển khai đồng bộ

Từ thực tiễn và yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, việc đánhgiá một cách toàn diện CTVT – LT tại UBND quận Tây Hồ là đòi hỏi cấpthiết của nhu cầu thực tiễn Phù hợp với nội dung học tập của chuyên ngànhQuản trị văn phòng và xuất phát từ thực tế của quận Tây Hồ, em đã chọn nội

dung Công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ làm chuyên đề báo cáo thực tập, nhằm phân tích các yếu tố ảnh

hưởng đến CTVT – LT, đánh giá mức độ hiệu quả của công tác này, từ đóđưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa CTVT – LT đi vào nề nếp, gópphần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhànước

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức, quản lý Văn thư, lưu

trữ

- Phạm vi nghiên cứu:

 Phạm vi không gian: Phòng Văn thư tại UBND quận Tây

Hồ Nhiệm vụ chính của Phòng này là quản lý toàn bộ vănbản đi – đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản;quản lý CTVT – LT, công tác bảo mật; quản lý và sử dụng

con dấu; thu thập và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnhđạo quản lý; tổng hợp tình hình giải quyết thủ tục hànhchính và việc trả lời các văn bản của các đơn vị; theo dõi,kiểm soát, thực hiện thủ tục hành chính, cải cách thủ tụchành chính.

 Phạm vi thời gian: Từ khi thành lập Quận (năm 1995) đếnnay

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Đề tài đánh giá thực trạng CTVT – LT tạiUBND quận Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải phápnhằm nâng cao hiệu quả công tác

Để thực hiện được mục đích nói trên, bài báo cáo tập trung nghiên cứu

lý luận chung về CTVT – LT đồng thời phân tích thực trạng công tác tổ chức

và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ; nêu ra những ưu điểm vàhạn chế của CTVT – LT tại đây Từ đó đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện vànâng cao hiệu quả CTVT – LT tại UBND quận Tây Hồ

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài Công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, em đã sử dụng nhiều

phương pháp nghiên cứu khác nhau như:

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: Nghiêncứu đối tượng của đề tài là Phòng Văn thư thuộc UBND quậnTây Hồ một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạtđộng công tác của cơ quan, cơ sở vật chất và quan hệ giữa conngười với nhau và với các phòng ban khác

- Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình hoạt động CTVT –

LT tại UBND quận Tây Hồ

- Phương pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thông tin và quátrình quan sát thực tế, em tiến hành phân tích để có những đánhgiá về ưu điểm, hạn chế trong CTVT – LT tại UBND quận

- Phương pháp mô tả: Mô tả lại toàn bộ hoạt động văn thư, lưutrữ

- Phương pháp thống kê: Thống kê số liệu cụ thể liên quan đếnCTVT – LT

- Điều tra thực tế, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài

5 Tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện bài báo cáo này, em đã tham khảo cácnguồn tư liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về CTVT – LT

- Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổchức và thực hiện CTLT cấp quận

- Hệ thống các giáo trình, sách, bài viết đăng trên tạp chí chuyênngành về CTLT

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sátthực tế tại UBND quận Tây Hồ

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, bài báocáo gồm 03 chương:

Chương 1 Lý luận chung về công tác văn thư và lưu trữ

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBNDquận Tây Hồ

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý Văn thư,lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 1.1 Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

CTVT là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắtđầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối vớitài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vàonơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…)

1.1.2 Tác dụng của công tác văn thư

- Góp phần đẩy mạnh và nhanh hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian

- Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt độngcủa các đơn vị, tổ chức

- Tạo điều kiện thuận lợi cho CTLT

1.1.3 Nội dung công tác văn thư

- Soạn thảo văn bản, ghi biên bản cuộc họp, hội nghị

- Sửa và duyệt bản thảo

- Đánh máy, in

- Trình ký

- Thủ trưởng ký

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi

- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu

- Vào sổ công văn đến

- Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng

- Chuyển giao công văn đến bàn văn thư

- Giải quyết công văn đến

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu

- Thống kê, bảo quản tài liệu

- Khai thác, sử dụng tài liệu

1.3 Tính chất công tác văn thư và công tác lưu trữ

1.3.1 Tính cơ mật

Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của

cơ quan…, đòi hỏi CTVT – LT phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủtục chặt chẽ; cán bộ làm CTVT – LT phải luôn luôn nêu cao tinh thần tráchnhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnhcác quy chế về bảo vệ tài liệu

1.3.2 Tính khoa học

Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng

có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiếnhành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Khái quát về UBND quận Tây Hồ

Địa chỉ trụ sở: 657 Lạc Long Quân – Tây Hồ - Hà Nội

Tây Hồ là một vùng đất đẹp được bao bọc quanh hồ Tây, với phong

cảnh hữu tình, khí hậu mát mẻ và là lá phổi của Hà Nội Những con đườnggóc phố nơi đây đã đi vào lịch sử và gắn với người dân Thủ đô

Về địa lý, quận nằm ở phía Tây Bắc Thủ đô Hà Nội, phía Đông giápquận Long Biên, phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm và quận Cầu Giấy, phíaNam giáp quận Ba Đình, phía Bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ cóđịa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ Bắc xuống Nam.Các đơn vị hành chính quận gồm 8 phường: Bưởi, Nhật Tân, Phú Thượng,Quảng An, Tứ Liên, Thụy Khuê, Xuân La, Yên Phụ

Xưa kia vùng đất Tây Hồ thuộc huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Hà Nội.Trước năm 1945, Tây Hồ là phần đất của đại lý Hoàn Long thuộc ngoại thành

Hà Nội Đến năm 1961, vùng đất Tây Hồ một phần thuộc về khu phố Ba Đình

và một phần đất thuộc về huyện Từ Liêm cũ

Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỷ

XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà Nội

diễn ra ngày càng nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển Thủ đôtrong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động

mở rộng nội thành – TPHN Ngày 28/10/1995, Chính phủ ban hành Nghị định

số 69/CP về việc thành lập quận Tây Hồ thuộc thành phố Hà Nội[1] trên cơ

sở tách 3 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và 5 xã: TứLiên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của huyện Từ Liêm cũ Tổchức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996 Sau khiđiều chỉnh quận Tây Hồ gồm 08 phường và giữ ổn định cho đến ngày nay

Sau khi thành lập, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân quận Tây Hồ vừatiến hành xây dựng, củng cố, kiện toàn tổ chức, vừa tập trung cho việc thựchiện nhiệm vụ trước mắt và lâu dài Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND,UBND thành phố, sự phối hợp giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành phố,cùng các quận, huyện bạn, 20 năm qua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồluôn luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa – xãhội, giữ vững an ninh chính trị, tăng cường quốc phòng Hệ thống chính trịđược xây dựng, củng cố và phát huy hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt cácnhiệm vụ được giao

Với tinh thần quyết tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc,phát huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân,của hệ thống chính trị và các nguồn lực, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ

đã có những bước đi vững chắc

Những thành tích quận Tây Hồ đạt được 20 năm qua là kết quả của quátrình phấn đấu kiên trì và ý chí quyết tâm kết tinh trí tuệ của Đảng bộ và nhândân quận Kết quả đó không chỉ đánh dấu chặng đường 20 năm xây dựng vàphát triển mà còn là tiền đề quan trọng cho sự phát triển trong những năm tiếptheo

2.1.2 Chức năng của UBND quận Tây Hồ

UBND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vilãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐNDquận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, an ninh – xãhội, Quốc phòng Cụ thể là:

- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thươngnghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ

- Thu chi ngân sách của địa phương

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và côngdân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại

UBND quận chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND TPHN, có tráchnhiệm chấp hành các văn bản của UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thànhphố Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu củaUBND Thành phố Chịu sự giám sát của HĐND quận về việc thực hiện cácNghị quyết của HĐND quận, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật củaNhà nước

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tuân thủ cácquy định của pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân; kếthợp trách nhiệm của tập thể UBND quận với việc đề cao trách nhiệm cá nhâncủa Chủ tịch UBND quận và của mỗi Uỷ viên UBND quận phải tuân thủ sựlãnh đạo của Quận ủy, giám sát của HĐND quận

Đề cao trách nhiệm cá nhân, mỗi việc chỉ một người phụ trách và chịutrách nhiệm xuyên suốt Nếu công việc được giao cho cơ quan thì người đứngđầu cơ quan phải chịu trách nhiệm chính.

Giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm đượcphân công, đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật Chương trình,

kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND quận; bảo đảm công khai,minh bạch và hiệu quả

Mỗi Uỷ viên UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ côngtác của mình trước UBND quận và cùng các Uỷ viên khác chịu trách nhiệmtập thể về hoạt động của UBND quận trước Quận ủy, HĐND quận và UBNDTPHN

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc

Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND quận Tây Hồ (xem Phụ lục 1)

Ngoài ra còn có 06 Đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội Phụ

nữ, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động.Bên cạnh đó, còn có các đơn vị nội chính - hiệp quản: Đội Quản lý thị trường,Chi cục thi hành án dân sự, Đội Thanh tra giao thông vận tải, Viện Kiểm sátnhân dân, Tòa án nhân dân, Công an quận, Kho bạc quận

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

2.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND&UBND

Văn phòng HĐND&UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt độngcủa HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành củaChủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vậtchất, trang thiết bị làm việc cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếpquản lý và điều hành hoạt động của Bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quảgiải quyết thủ tục hành chính” quận Tây Hồ, Ban Tiếp công dân quận Tây Hồ.

Văn phòng HĐND&UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế côngchức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND quận đồng thời chịu sựchỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòngUBND TPHN

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tài khoản thu, chingân sách của cơ quan Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõimột số lĩnh vực công tác do Chánh Văn phòng phân công; chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công; KhiChánh Văn phòng vắng mặt, 01 Phó Chánh Văn phòng được Chánh Vănphòng ủy nhiệm điều hành hoạt động của Văn phòng.

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, PhóChánh Văn phòng do Chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định củapháp luật

Biên chế của Văn phòng HĐND&UBND do UBND quận quyết địnhtrong tổng biên chế hành chính của quận

Căn cứ vào số lượng biên chế công chức, số lượng người làm việcđược giao, Chánh Văn phòng HĐND&UBND quận có trách nhiệm bố trí, sửdụng công chức phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn ngạch công chức theođúng quy định; bố trí sử dụng lao động hợp đồng theo từng vị trí công việc đểđáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

2.3.1 Quản lý công văn đi

Sơ đồ quá trình xử lý công văn đi (xem Phụ lục 2)

a) Phân công soạn thảo văn bản

Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn

vị phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đótheo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị

b) Soạn thảo văn bản

Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trựcthuộc Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo

Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản[5].

Thủ trưởng các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc Quận được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải nơinhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các vănbản đó

UBND quận Tây Hồ ban hành các văn bản hành chính như sau: Quyếtđịnh, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kếhoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, công văn, Giấymời…

c) Kiểm tra

Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nộidung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến Đối với các vănbản đạt yêu cầu, chuyên viên Văn phòng trình LĐVP xem xét trong vòng 01ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến Chánh Vănphòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bảnđạt yêu cầu và trình Lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt

Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cầnphải sửa đổi, LĐVP cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi – BM-04-03,chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý chotrưởng phòng soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02ngày làm việc kể từ ngày nhận)

d) Phê duyệt

LĐUBND quận hoặc LĐVP khi được ủy quyền ký thừa lệnh UBNDquận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạtyêu cầu Nếu không đạt, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản đểchỉnh sửa (qua Văn phòng).

Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực phai để ký văn bản

e) Đăng ký văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ kýcủa người có thẩm quyền có hợp lệ hay không Nếu không đúng quy định,văn thư báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúngquy định

Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào Chương trình Quản lýcông văn đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc

f) Gửi văn bản đi

Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhânbản theo nơi nhận và đóng dấu; cho vào phong bì và ký Sổ bàn giao công văn(BM-04-01 – Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông

- Văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên

bì văn bản Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc

- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàngiao công văn

- Những văn bản thông thường khác thì gửi chậm nhất trong thời hạn 03ngày làm việc kể từ ngày ký

Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, vănthư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trìnhphần mềm Web chỉ đạo.

g) Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận vănthư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượngvăn bản theo nơi nhận

h) Quản lý con dấu

Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND quậnTây Hồ không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tùy tiện Khivắng mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của LĐVP và phải có biên bảngiao nhận

Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúngthẩm quyền, dấu đóng rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấuquy định Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái Khi đóng dấu nhầm hoặckhông rõ ràng thì phải in, ký lại văn bản đó và đóng lại

Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lụcđược đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan Đối vớivăn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai

2.3.2 Quản lý công văn đến

Sơ đồ quá trình xử lý công văn đến (xem Phụ lục 3)

a) Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND quận.Mỗi ngày, UBND quận Tây Hồ tiếp nhận văn bản đến từ nhiều luồng: qua hệthống thư điện tử gov của thành phố, qua hệ thống quản lý văn bản điều hành,fax hay văn bản giấy…

- Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên phòng, tên cánhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó.

- Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến

Bộ phận tiếp dân (BM-04-01- Sổ bàn giao công văn)

- Đối với các văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngayđến LĐVP

- Đối với các loại công văn khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vàoPhiếu xử lý văn bản đến (BM-04-02) và kẹp phiếu vào văn bản đểchuyển tới LĐVP cho ý kiến

b) Ý kiến đề xuất của LĐVP

Các văn bản do văn thư chuyển đến, LĐVP xem xét những văn bảnthuộc phạm vi, thẩm quyền được phân cấp và đề xuất chuyển cho Chủ tịch vàcác Phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc

c) Đăng ký văn bản đến

Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của LĐVP sẽ được chuyển lại chovăn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để lấy số đến,ngày tháng văn bản đến và chuyển lên LĐUB cho ý kiến chỉ đạo

Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của vănbản, dưới số ký hiệu của văn bản bằng mực đỏ

d) Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Căn cứ nội dung văn bản đến, LĐUBND quận xem xét và ghi ý kiếnchỉ đạo, phân công phòng ban, đơn vị thực hiện vào Phiếu xử lý văn bản đến.e) Cập nhật ý kiến xử lý của LĐUBND quận

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của LĐUB, văn thư cập nhật ý kiến xử lý củaLĐUBND quận vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến và chuyển cho cácphòng ban, đơn vị liên quan.

- Đối với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc Quận có nối mạngLAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chươngtrình Web chỉ đạo

- Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư cótrách nhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo củaLĐUBND quận và ký Sổ bàn giao công văn (BM-04-01) với bênGiao thông Khi có cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp thì ký nhậnbàn giao văn bản vào Sổ bàn giao công văn

Các phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan tiến hành giải quyết côngviệc và báo cáo kết quả thực hiện tới LĐUB

2.3.3 Quản lý tài liệu

a) Hệ thống mã ký hiệu tài liệu

Các tài liệu nội bộ có các thông tin để nhận biết tài liệu và được quyđịnh mã số để thuận tiện cho việc sử dụng và kiểm soát Các thông tin đểnhận biết gồm:

- Tên tài liệu

- Mã số tài liệu

- Ngày ban hành

- Trang/Tổng số trang

- Lãnh đạo ký phê duyệt

- Dấu kiểm soát đóng trên trang đầu tài liệu

Ví dụ: HD.03.05 là hướng dẫn số 05 của quy trình 03

- Biểu mẫu (BM): BM-XX-ZZ trong đó, XX là STT của quy trìnhtương ứng; ZZ là STT của biểu mẫu trong quy trình từ 01 đến 99

Ví dụ: BM-01-02 là biểu mẫu số 02 của quy trình 01

c) Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt tài liệu

Tất cả các tài liệu nội bộ đều phải do Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch(theo chức năng nhiệm vụ hoặc khi được ủy quyền) phê duyệt, ban hành

Trách nhiệm kiểm tra tài liệu trước khi phê duyệt, ban hành :

- Sổ tay chất lượng, Quy chế làm việc của UBND Quận, chức năngnhiệm vụ và cơ cấu tổ chức các phòng, Quy trình Hệ thống chấtlượng: do Chánh Văn phòng kiểm tra.

- Các tài liệu khác: do LĐUBND phân công cụ thể

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chuyên môn của từng đơn vị: doTrưởng các đơn vị kiểm tra

d) Sửa đổi tài liệu nội bộ

Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi hoặc cần banhành tài liệu mới thì người đề nghị cần phải đề xuất với LĐUBND/ ChánhVăn phòng hoặc Trưởng ban ISO xem xét

Khi sửa đổi tài liệu, người biên soạn tài liệu ghi tóm tắt nội dung sửađổi vào “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu” tại trang bìa của từng tài liệu Trườnghợp tài liệu có nhiều nội dung được sửa đổi thì được ban hành như tài liệumới

Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi hoàn chỉnh, Thư ký banISO in 01 bản gốc để lãnh đạo phê duyệt Sau khi được phê duyệt, Thư ký banISO có trách nhiệm quản lý các tài liệu (bản gốc mới nhất) thuộc Hệ thốngchất lượng và cập nhật vào Danh mục các văn bản của Hệ thống quản lý chấtlượng (BM-01-02)

Các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng đã phê duyệt sẽ được phânphối tới các đơn vị liên quan, tuân thủ theo “Quy trình Xử lý văn bản đi đến”kèm theo Quyết định Ban hành văn bản của LĐUBND

e) Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

Bao gồm các văn bản pháp quy của cơ quan có thẩm quyền và các tàiliệu của các tổ chức hoặc công dân cung cấp Khi được chuyển đến UBND sẽđược phân phối và quản lý theo Quy trình xử lý văn bản đi đến.

Đối với các chuyên viên, cán bộ của UBND khi sử dụng các tài liệubên ngoài có ảnh hưởng đến công việc của mình thì phải tự lập file lưu các tàiliệu này và có danh mục tài liệu kèm theo file

2.3.4 Quản lý hồ sơ

a) Nguyên tắc khi lập hồ sơ

Các cán bộ công chức, chuyên viên chỉ đưa vào hồ sơ những văn bảnthuộc công việc do mình giải quyết căn cứ theo chức năng nhiệm vụ đượcgiao Những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộcphạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ

Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết vớinhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể

Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và đủ thể thức Vănbản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, là những văn bản hình thành trongthực tế giải quyết công việc Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhởgiao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng,sách báo, tư liểu tham khảo

b) Phương pháp lập hồ sơ

- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên/phòng/ đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dựkiến các công việc sẽ triển khai trong năm tiếp theo để xác địnhdanh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo Thủ trưởngđơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ Thủ trưởng đơn vị có trách

nhiệm cung cấp đủ cặp và hồ sơ cho các cán bộ, chuyên viên Cáccán bộ, chuyên viên tự ghi tên nhóm hồ sơ lên gáy cặp, tên hồ sơlên bìa hồ sơ.

- Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ/ chuyênviên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặccông việc cụ thể mà cán bộ có trách nhiệm theo dõi hoặc giảiquyết) Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu vàtiêu đề hồ sơ

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Trong quá trình giải quyết côngviệc, nếu nhận được hoặc ban hành một văn bản có liên quan đếnvấn đề hoặc công việc gì thì các cán bộ/chuyên viên đưa chúng vàotrong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó Công việc này sẽ kết thúc khivấn đề đã được giải quyết xong

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ: Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc côngviệc, mỗi cán bộ/chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tàiliệu có trong hồ sơ Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm chođầy đủ

Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định Thôngthường tài liệu được sắp xếp theo:

 Thời gian

 Trình tự giải quyết công việc

 Địa dư, hoặc theo các dự án, theo tên người…

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục đểphục vụ tra tìm Bao gồm các công việc:

 Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục (BM-03-01) để

cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanhgọn, chính xác

 Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong

hồ sơ đó

 Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ

c) Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của cơ quan

Hồ sơ đã giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại nơi làm việc củacán bộ/ chuyên viên/ đơn vị 01 năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành

Hàng năm, căn cứ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và Danh mục

hồ sơ do UBND quận ban hành, Thủ trưởng các đơn vị thuộc quận tổ chức thuthập những hồ sơ cần nộp lưu của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào Phông lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ nộp lưu

Để chuẩn bị nộp hồ sơ, các đơn vị và từng chuyên viên phải thống kêcác hồ sơ, tài liệu nộp (BM-03-02)

Kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu là bản chụp Mục lục tài liệu trongtừng hồ sơ + tờ kết thúc Các tài liệu này được chụp thành 02 bản: Bên nộpgiữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản

Khi nộp hồ sơ, Lưu trữ quận phải lập Biên bản (BM-03-03), ghi rõ sốlượng và chất lượng hồ sơ, kèm theo các tài liệu trên

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc haychuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hayngười kế nhiệm

d) Chỉnh lý, khai thác, bảo quản và hủy hồ sơ, TLLT

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ:

Vào tháng 01 hàng năm, bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạchthu thập hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị kho để hồ sơ

Hết quý II, bộ phận Lưu trữ phối hợp cùng các phòng/ đơn vị để hoànthành việc thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong Trường hợp cầngiữ lại để nghiên cứu thì phải báo cáo về UBND quận qua Văn phòngHĐND&UBND quận bằng văn bản Thời hạn giữ lại không được quá 02năm.

- Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu:

Sau khi thu thập hồ sơ của các đơn vị về Kho lưu trữ quận, bộ phậnLưu trữ nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ các đơn vị,cán bộ công chức, chuyên viên để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu: nộidung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ; những hồ sơ, tài liệu của cácđơn vị trùng nhau,

Sau khi đã tiến hành khảo sát, bộ phận Lưu trữ tham mưu cho LĐVPdanh sách các thành viên tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu và trìnhLĐUBND quận ký Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm phânloại, xem xét, tiến hành kiểm tra thực tế để xác định rõ thời hạn bảo quản hồ

sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời) và các loại văn bản hết giá trị cần phải tiếnhành loại huỷ

Hội đồng xác định giá trị hồ sơ gồm có:

 Chánh/ Phó Văn phòng phụ trách Văn thư - Lưu trữ: Chủ tịch Hộiđồng

 Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên

 Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên

 Cán bộ Trung tâm Lưu trữ Thành phố: Uỷ viên

Qua kiểm tra và thẩm tra tài liệu, đối với những tài liệu hết giá trị vềmọi phương diện, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập hồ sơ đề nghị tiêu

huỷ trình lên Chủ tịch UBND quận quyết định Hồ sơ gồm có: Biên bản họpxác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tàiliệu loại huỷ và văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Sau khi

có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch UBND quận đối với các hồ sơ tiêuhuỷ và hình thức huỷ, bộ phận Lưu trữ tiến hành tiêu huỷ hồ sơ với sự chứngkiến của các phòng/ đơn vị có hồ sơ

Biên bản huỷ, danh mục tài liệu huỷ, bảng theo dõi thời hạn bảo quản

hồ sơ, văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố và và các vănbản, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ được lưu tại bộ phận Lưu trữ vàphòng/ đơn vị có hồ sơ tiêu huỷ ít nhất là 20 năm kể từ ngày tiến hành việctiêu huỷ hồ sơ

- Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:

Hàng năm, vào quý III, bộ phận Lưu trữ phối hợp Trung tâm Lưu trữThành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với những hồ sơ chưahoàn thành, những hồ sơ lưu tại bộ phận Văn thư chuyển lên, những hồ sơ củacác phòng, ban qua khảo sát trùng thừa):

 Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

 Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạmthời, …) và lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ

 Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị/chuyên viên khichuyển đến (phông số, cặp số, hộp số, …) (BM-03-04)

 Làm nhãn dán (theo mẫu nhãn dán)

Kết thúc đợt chỉnh lý, bộ phận Lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh

lý trong đó nêu được những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinhnghiệm