CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
3.4. Mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Văn phòng
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng, người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang thiết bị của cơ quan, một văn phòng thật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yếu cầu của công việc một cách tốt nhất, góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ nhân viên.
Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo quận để mua sắm mới và thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocopy, đảm bảo công việc sao in, nhân văn bản không bị gián đoạn.
Cần quan tâm đến môi trường làm việc hơn, như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái, đảm bảo sức khỏe cho nhân viên khi làm việc.
Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải phóng không gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.