CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
2.3. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý Văn thư, lưu trữ tại UBND quận
2.3.4. Quản lý hồ sơ
a) Nguyên tắc khi lập hồ sơ
Các cán bộ công chức, chuyên viên chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc công việc do mình giải quyết căn cứ theo chức năng nhiệm vụ được giao. Những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ.
Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể.
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, là những văn bản hình thành trong thực tế giải quyết công việc. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng, sách báo, tư liểu tham khảo.
b) Phương pháp lập hồ sơ
- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên/ phòng/ đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các công việc sẽ triển khai trong năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo Thủ trưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ. Thủ trưởng đơn vị có trách
nhiệm cung cấp đủ cặp và hồ sơ cho các cán bộ, chuyên viên. Các cán bộ, chuyên viên tự ghi tên nhóm hồ sơ lên gáy cặp, tên hồ sơ lên bìa hồ sơ.
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ/ chuyên viên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặc công việc cụ thể mà cán bộ có trách nhiệm theo dõi hoặc giải quyết). Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được hoặc ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc công việc gì thì các cán bộ/chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó. Công việc này sẽ kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết xong.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ: Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công việc, mỗi cán bộ/chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ.
Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Thông thường tài liệu được sắp xếp theo:
Thời gian
Trình tự giải quyết công việc
Địa dư, hoặc theo các dự án, theo tên người…
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm. Bao gồm các công việc:
Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục (BM-03-01) để cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác.
Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơ đó.
Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ. c) Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của cơ quan
Hồ sơ đã giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại nơi làm việc của cán bộ/ chuyên viên/ đơn vị 01 năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành.
Hàng năm, căn cứ Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu và Danh mục hồ sơ do UBND quận ban hành, Thủ trưởng các đơn vị thuộc quận tổ chức thu thập những hồ sơ cần nộp lưu của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào Phông lưu trữ cơ quan kèm theo bản Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Để chuẩn bị nộp hồ sơ, các đơn vị và từng chuyên viên phải thống kê các hồ sơ, tài liệu nộp (BM-03-02).
Kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu là bản chụp Mục lục tài liệu trong từng hồ sơ + tờ kết thúc. Các tài liệu này được chụp thành 02 bản: Bên nộp giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.
Khi nộp hồ sơ, Lưu trữ quận phải lập Biên bản (BM-03-03), ghi rõ số lượng và chất lượng hồ sơ, kèm theo các tài liệu trên.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
d) Chỉnh lý, khai thác, bảo quản và hủy hồ sơ, TLLT - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ:
Vào tháng 01 hàng năm, bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị kho để hồ sơ.
Hết quý II, bộ phận Lưu trữ phối hợp cùng các phòng/ đơn vị để hoàn thành việc thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu thì phải báo cáo về UBND quận qua Văn phòng HĐND&UBND quận bằng văn bản. Thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
- Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu:
Sau khi thu thập hồ sơ của các đơn vị về Kho lưu trữ quận, bộ phận Lưu trữ nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ các đơn vị, cán bộ công chức, chuyên viên để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu: nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ; những hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trùng nhau,...
Sau khi đã tiến hành khảo sát, bộ phận Lưu trữ tham mưu cho LĐVP danh sách các thành viên tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu và trình LĐUBND quận ký. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm phân loại, xem xét, tiến hành kiểm tra thực tế để xác định rõ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời) và các loại văn bản hết giá trị cần phải tiến hành loại huỷ.
Hội đồng xác định giá trị hồ sơ gồm có:
Chánh/ Phó Văn phòng phụ trách Văn thư - Lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng
Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên
Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên
Cán bộ Trung tâm Lưu trữ Thành phố: Uỷ viên
Qua kiểm tra và thẩm tra tài liệu, đối với những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập hồ sơ đề nghị tiêu
huỷ trình lên Chủ tịch UBND quận quyết định. Hồ sơ gồm có: Biên bản họp xác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại huỷ và văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố. Sau khi có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch UBND quận đối với các hồ sơ tiêu huỷ và hình thức huỷ, bộ phận Lưu trữ tiến hành tiêu huỷ hồ sơ với sự chứng kiến của các phòng/ đơn vị có hồ sơ.
Biên bản huỷ, danh mục tài liệu huỷ, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố và và các văn bản, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ được lưu tại bộ phận Lưu trữ và phòng/ đơn vị có hồ sơ tiêu huỷ ít nhất là 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu huỷ hồ sơ.
- Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:
Hàng năm, vào quý III, bộ phận Lưu trữ phối hợp Trung tâm Lưu trữ Thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với những hồ sơ chưa hoàn thành, những hồ sơ lưu tại bộ phận Văn thư chuyển lên, những hồ sơ của các phòng, ban qua khảo sát trùng thừa):
Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, …) và lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ
Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị/chuyên viên khi chuyển đến (phông số, cặp số, hộp số, …) (BM-03-04)
Làm nhãn dán (theo mẫu nhãn dán)
Kết thúc đợt chỉnh lý, bộ phận Lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong đó nêu được những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.
- Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu:
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu để đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.
Tất cả cán bộ công chức, chuyên viên khi muốn khai thác, sử dụng hồ sơ, tài lệu thì đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu thông qua bộ phận Lưu trữ của Văn phòng HĐND&UBND Quận.
Việc khai thác, sử dụng phải được thực hiện tại phòng Lưu trữ, các cá nhân không được tự ý mang tài liệu tại kho lưu trữ về nhà, trường hợp muốn mang tài liệu về thì phải là bản chụp, không được mang bản gốc. Những trường hợp đặc biệt phải có văn bản của đơn vị và sự đồng ý của LĐVP hoặc LĐUBND quận.
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,… Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh và được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói. Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
Hàng năm, bộ phận Lưu trữ thường xuyên có biện pháp phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối…