HƯỚNG DẪN MICROSOFT PROJECT.

Phamvana.wordpress.com Mục Lục MỤC LỤC .1 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG MICROSOFT PROJECT .5 Mục đích chung yêu cầu Microsoft Project Quản lý dự án gì? Các nhân tố tạo nên dự án Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Xem xét liệu bạn cần .7 Hệ thống lịch làm việc Microsoft Project .7 Một số từ khoá Microsoft Project 2003 .7 PHầN II: TẠO MỘT DỰ ÁN Bài 1: Thiết lập dự án 10 Tạo dự án 10 Nhập thông tin quan trọng cho dự án 12 Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án 14 Phần tập 16 Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc 17 Nhập công việc thời gian thực 17 Tạo mốc dự án .18 Tạo công việc định kỳ 19 Phân cấp công việc .21 Hiệu chỉnh danh sách công việc 21 Phần tập: 23 Bài 3: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc 24 Thiết lập mối quan hệ công việc 24 Các công việc gối chồng lên 25 Thiết lập thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc .27 Xác định hạn cuối cho công việc 28 Chia công việc thành phần nhỏ .29 Phần tập 30 Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho công việc 31 Tạo danh sách tài nguyên 32 Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc 33 Khởi tạo tài nguyên cho công việc 35 Sửa đổi khoảng thời gian thực công việc 36 Kiểm tra hiệu chỉnh việc khởi tạo tài nguyên 38 Phần tập 39 Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Bài 5: Chi phí thực dự án 40 Khởi tạo chi phí cho tài nguyên 41 Thiết lập giá trần cho công việc 42 Chi phí tính 43 Xem xét chí phí cơng việc tài ngun .44 Xem xét chi phí tồn dự án 45 Phần tập 47 Bài 6: Xem xét hệ thống công việc 48 Xem xét toàn dự án 49 Kiểm tra ngày bắt đầu kết thúc dự án 49 Xác định đường găng dự án .49 Chuyển đổi khung nhìn 50 Xem xét cột khác khung nhìn 51 Thể thơng tin có chọn lọc 52 Sắp xếp thơng tin khung nhìn 52 Nhóm thơng tin khung nhìn 53 Phần tập: 54 Bài 7: Cách thức lưu mở kế hoạch 56 Lưu trữ kế hoạch 56 Lưu giữ thời điểm chuyển tiếp 57 Mở file dự án 57 Phần tập: 58 PHẦN III: THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 59 Giới thiệu 59 Bài 8: Theo dõi trình thực công việc dự án 60 Kiểm tra cơng việc có thực kế hoạch hay không 60 Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế cho công việc .61 Nhập khoảng thời gian thực thực tế cho công việc 62 Cập nhập tiến độ thực công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành 63 So sánh thời gian thực tế thực kế hoạch công việc 64 So sánh thông tin công việc thực tế kế hoạch .64 Phần tập: 65 Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên 66 Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên 66 So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch .66 Phần tập 67 Bài 10 Theo dõi chi phí khả tài 68 Nhập chi chí thực tế cho cơng việc tay 68 So sánh chi phí kế hoạch 70 Xem xét chi phí tồn dự án 71 Phân tích tài với bảng Earned Value 72 Phần tập 73 Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Bài 11: Xem in báo biểu 74 Các báo biểu chuẩn Microsoft Project 74 In biểu đồ dự án .75 Thiết lập cấu hình trang In 76 Phần tập 78 Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Lời nói đầu Những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông ngày mở rộng tất lĩnh vực, đặc biệt lĩnh vực quản lý Đã có nhiều phần mềm đời phục vụ cho lĩnh vực này, điển hình phần mềm Microsoft Project 2003 Phần mềm có đầy đủ tính năng, công cụ cần thiết cho việc thiết lập, thực quản lý dự án Nhóm tác giả thuộc phòng Đào Tạo, Nghiên Cứu Phát Triển- Trung tâm Công Nghệ Thông Tin- Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam xin giới thiệu với toàn thể bạn đọc khái niệm cách thức sử dụng phần mềm quản lý dự án Hy vọng bạn thu kiến thức bổ ích cho cơng việc bạn Hà Nội 30/09/2003 Nhóm tác giả Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Phần I: Giới thiệu chung Microsoft Project Mục đích chung yêu cầu Microsoft Project Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án, chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện Với Microsoft Project bạn làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức tinh vi để thực thao tác tạo lập hiệu chỉnh dự án đồng thời tiết kiệm thời gian tiền bạc cho bạn Mục đích chung Microsoft Project 2003 gồm:  Tổ chức lập kế hoạch quản lý dự án  Lên lịch công tác  Chỉ định tài ngun chi phí cho cơng việc dự án  Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với điều kiện ràng buộc  Chuẩn bị báo biểu cần thiết cho dự án  Dự trù tác động đến tiến độ dự án xảy thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án  Xem xét lại dự án để đối phó với tình ngẫu nhiên  Đánh giá tài chung dự án  In ấn báo biểu phục vụ dự án  Làm việc quản lý theo nhóm  Rút kinh nghiệm thực dự án Để chạy Microsoft Project 2003 phần cứng tối thiểu máy tính là:  Bộ vi xửa lý 486 trở lên  16 Mb RAM  Window 9x  Ổ cứng >100 Mb Và bạn cần có phần mềm sau:  Phần mềm Microsoft Project 2003  Bộ gõ tiếng Việt Là người bắt đầu sử dụng chương trình Microsoft Project, bạn hẳn có nhiều thắc mắc việc tạo quản lý dự án Cuốn sách cung cấp cho bạn khái niệm Microsoft Project để quản lý dự án, sau bạn tạo, quản lý thay đổi dự án thông qua Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com giảng sách Mỗi giảng hướng dẫn cụ thể bước việc tạo dự án, theo dõi hoạt động quản lý dự án Quản lý dự án gì? Quản lý dự án trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi quản lý công việc nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đặt với nhiều ràng buộc thời gian, chi phí tài nguyên Kế hoạch dự án đơn giản, ví dụ tập hợp nhỏ cơng việc thời gian bắt đầu kết thúc, phức tạp gồm hàng nghìn cơng việc tài ngun với chi phí hàng tỷ đơlla Hầu hết dự án có điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực cơng việc, trao đổi với nhóm theo dõi tiến trình thực cơng việc Mọi dự án bao gồm ba pha sau:  Lập kế hoạch dự án  Theo dõi thay đổi quản lý dự án  Kết thúc dự án Các pha thực tốt bao nhiêu, khả thành công dự án nhiều nhiêu Các nhân tố tạo nên dự án Dự án bạn thành cơng bạn hiểu rõ nhân tố hình thành nên dự án, là:  Thời gian: Gồm thời gian để hồn thành cơng việc giai đoạn  Tiền bạc: Gồm chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành cơng việc  Mục đích: Mục đích cơng việc kế hoạch để hồn thành chúng Thời gian, tiền bạc mục đích kiềng ba chân đưa dự án đến thành công, thành phần có ảnh hưởng đến hai phần cịn lại Ba thành phần quan trọng trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ ba thành phần khác dự án định tới vấn đề cách thức thực dự án Cơ sở liệu Microsoft Project 2003 Là nhà quản lý dự án, bạn có nhiều cơng việc để làm Vậy Microsoft Project giúp cho bạn? Trước hết, lưu trữ thơng tin chi tiết dự án bạn sở liệu sử dụng thơng tin để tính tốn, theo dõi tiến trình, chi phí dự án thành phần khác đồng thời tạo kế hoạch cho dự án bạn Càng nhiều thông tin dự án mà bạn cung cấp, dự án thực xác nhiêu Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Giống bảng tính, Microsoft Project thể kết sau tính tốn Tuy nhiên kế hoạch dự án không lập bạn hồn thành thơng tin quan trọng công việc Microsoft Project lưu giữ thơng tin bạn nhập thơng tin tính tốn trường tên công việc hay khoảng thời gian thực Trong Microsoft Project, trường thể cột Xem xét liệu bạn cần Bạn xem xét thời gian kết thúc công việc hôm nay, ngày mai bạn lại muốn xem xét chi phí cơng việc Cơ sở liệu dự án chứa đựng nhiều thông tin thời điểm bạn cần phần thông tin Để làm điều Microsoft Project cung cấp số dạng thể sau:   Các khung nhìn: Thể tập thơng tin định dạng Ví dụ sơ đồ Gantt thể thông tin công việc Các bảng: Gồm thông tin định nghĩa ban đầu Các thông tin chọn lọc: cho phép bạn chọn lọc thông tin công việc hay tài nguyên Hệ thống lịch làm việc Microsoft Project  Cách thức Microsoft Project sử dụng hệ thống thời gian bắt đầu kết thúc công việc nào? Điều tính tốn theo nhân tố mức độ độc lập công việc, ràng buộc liên quan, khoảng thời gian đứt đoạn ngày nghỉ, ngày lễ Một số từ khố Microsoft Project 2003 Task: Cơng việc, nhiệm vụ Duration: Thời gian thực công việc Start: Ngày bắt đầu Finish: Ngày kết thúc Predecessors: Công việc làm trước Successors: Công việc Task list: Danh sách cơng việc Resource: Tài ngun hay nhân lực, máy móc thực công việc dự án Work: Số công gán để thực công việc Unit: Khả lao dộng tài nguyên Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc đoạn dự án Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ thời gian thực dự án Ví dụ buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: Lịch trình dự án Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Std Rate: Giá chuẩn Ovr Rate: Giá ngồi Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Baseline: Theo kế hoạch Actual cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm Current cost: Chi phí sử dụng tới thời điểm + Chi phí cịn lại theo thời điểm Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực dự án Summary Task (Cơng việc tóm lược): Cơng việc mà chức chứa đựng tóm lược thời khoảng, cơng việc chi phí cơng việc khác Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Phần II: Tạo dự án Thời gian bạn xác đinh rõ mục đích dự án vạch giai đoạn dự án lúc bạn cần tạo kế hoạch cho dự án Trước hết, nhập tổ chức công việc khoảng thời gian để thực chúng Sau khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu chi phí cho công việc Với thông tin này, Microsoft Project tạo kế hoạch làm việc, bạn cần kiểm tra lại kế hoạch điều chỉnh cần thiết Phần hướng dẫn bạn tạo lập kế hoạch dự án Phần bao gồm sau đây: Bài 1: Thiết lập dự án Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc Bài 3: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho cơng việc Bài 5: Chi phí cho dự án Bài 6: Xem xét hệ thống công việc Bài 7: Cách thức lưu dự án Phạm Văn Á phamvana@gmail.com Phamvana.wordpress.com Bài 1: Thiết lập dự án Bước để tạo kế hoạch làm việc tạo file liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc nhập thông tin chung dự án Sau học xong này, bạn có file liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án thông tin khác dự án Bài gồm có điểm sau:  Tạo dự án  Nhập thông tin quan trọng dự án  Thiết lập hệ thống thời gian dự án Tạo dự án Khi bạn bắt đầu với dự án với Microsoft Project, bạn nhập thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc dự án Microsoft khuyên nhập thời gian bắt đầu dự án để tự tính thời điểm kết thúc sau bạn nhập thông tin thời gian cơng việc B1 Kích nút New Nút New công cụ hay menu File, chọn New khơng hiển thị hình khơng đủ chỗ cho tất nút Kích nút More Buttons , sau kích nút New B2 Trong hộp thoại Project Information, nhập thời gian bắt đầu hay kết thúc mục Start date hay Finish date cho dự án bạn, sau kích nút OK Phạm Văn Á phamvana@gmail.com 10