HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT TEAMS DÀNH CHO GIẢNG VIÊN

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM PHỤ LỤC 02 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT TEAMS DÀNH CHO GIẢNG VIÊN Đà Nẵng, 2020 MỤC LỤC Phần Giới thiệu 1.1 Thông tin liên hệ 1.2 Microsoft Teams (MS Teams) 1.2 Chức 1.3 Một số tính (Hình 3) 1.4 Quy trình bước để giảng viên dạy học thông qua công cụ MS Teams Phần Tạo lớp học 2.1 Tạo nhóm 2.2 Tạo kênh 2.3 Thêm tab Phần Chuẩn bị nội dung trước trực tuyến 10 3.1 Đưa tài liệu lên hệ thống 10 3.2 Tạo sổ tay lớp học phần 11 3.3 Tạo gán tập 13 3.3.1 Tạo, gán, chấm điểm tập phần tự luận (Assignment) theo Hình 10 13 3.3.2 Tạo, gán, chấm điểm tập phần trắc nghiệm (Quiz) 16 Phần Làm việc trực tuyến 19 4.1 Lên lịch học trực tuyến 19 4.2 Làm việc với tin nhắn video 20 Phần Giới thiệu Hình Biểu tượng Microsoft Teams 1.1 Thông tin liên hệ Hỗ trợ vấn đề tài khoản Email nhà trường: Tổ CNTT&TT: 0934 911 108, httt@ued.udn.vn Hỗ trợ vấn đề đào tạo: Phòng Đào tạo: 0905062242, phongdaotao@ued.udn.vn 1.2 Cài đặt Microsoft Teams (MS Teams) Giảng viên sử dụng phần mềm MS Teams theo cách sau: a) Sử dụng trình duyệt web Khuyến nghị Giảng viên nên dùng trình duyệt Google Chrome Để sử dụng phần mềm MS Teams, đăng nhập vào qua đường dẫn https://teams.microsoft.com/ b) Tải phần mềm MS Teams cài đặt lên máy tính MS Teams theo Hình không gian làm việc để cộng tác, giao tiếp trực tuyến, họp; chia sẻ tệp ứng dụng Link tải phần mềm MS Teams (Hình 2): https://products.office.com/vi-vn/microsoft-teams/download-app Sau tải file Teams_windows_x64, bấm đúp vào file để bắt đầu cài đặt Đăng nhập địa email cơng vụ: @ued.udn.vn @ued.udn.vn Hình Tải công cụ MS Teams 1.2 Chức − Lên lịch học, họp trực tuyến cách dễ dàng, nhanh chóng − Trò chuyện phong phú với chia sẻ văn bản, âm thanh, video tệp − Trò chuyện riêng tư để phát triển ý tưởng, chia sẻ ý tưởng với toàn tổ chức − Lưu trữ tất tệp, tài liệu nơi − Tích hợp ứng dụng u thích: cơng cụ lập kế hoạch, Trello, GitHub, Zoom nhiều ứng dụng khác 1.3 Một số tính (Hình 3) − Nhóm kênh: Tìm kênh thuộc tạo kênh riêng Thầy / Cơ Bên kênh, Thầy / Cơ tổ chức họp chỗ, trò chuyện chia sẻ tệp − Cuộc họp: Xem thứ Thầy / Cô xếp hàng cho ngày tuần Hoặc, lên lịch họp (Lịch đồng với lịch Outlook Thầy / Cô) − Cuộc gọi: Trong số trường hợp, tổ chức thiết lập, Thầy / Cơ gọi cho từ Teams, họ khơng sử dụng − Hoạt động: Cập nhật tất tin nhắn chưa đọc, @mentions, trả lời, Hình Một số tính 1.4 Quy trình bước để giảng viên dạy học thông qua công cụ MS Teams - Bước 1: Truy cập vào ứng dụng MS Teams với tài khoản Email @ued.udn.vn; - Bước 2: Tạo nhóm thêm sinh viên vào nhóm (bước Phịng Đào tạo thực hiện) - Bước 3: Chuẩn bị nội dung đưa tài liệu lên lớp học online (Giới thiệu Phần 3); - Bước 4: Giảng trực tuyến thơng qua tính “Họp ngay” (“Meet Now”) MS Teams Nhà trường khuyến khích giảng viên giảng nhà có mạng Internet (Giới thiệu Phần 4); - Bước 5: Giao tập cho sinh viên thông qua tính “Bài tập” (“Assignment”) (Giới thiệu Phần 4) Tên đăng nhập Thầy / Cơ Kích chọn Kích chọn Hình Chuyển đổi sang Tiếng Việt MS Teams Phần Tạo lớp học 2.1 Tạo nhóm (tham khảo để biết) Phần Phịng Đào tạo thực tạo nhóm thêm sinh viên vào nhóm Thầy/Cơ tham khảo để tạo nhóm riêng có nhu cầu Bước Chọn Join or create a team theo Hình Đây nơi Thầy / Cơ tạo nhóm riêng khám phá nhóm có; Bước Chọn Create team để tạo nhóm mới; Bước Chọn Class để tạo lớp học; Bước Chọn Name để đặt tên cho nhóm thêm mô tả ngắn Thầy / Cô muốn; Bước Chọn Add People để thêm người nhóm Thầy / Cơ thêm người, nhóm liên hệ Lưu ý: Tồn sinh viên có email Office 365, địa email “mã sinh viên”@ued.udn.vn; để có email sinh viên, Thầy / Cô lấy từ hệ thống nhà trường qlht.ued.udn.vn Bước Khi Thầy / Cơ hồn tất việc thêm thành viên, chọn Add đến Close Bước Bước Bước Bước Thêm giáo viên Hình Tạo nhóm với Join or create a team (Tham gia tạo nhóm) 2.2 Tạo kênh Theo mặc định, nhóm có kênh General Để thêm nhiều kênh, thực bước theo Hình 6: Bước Chọn More options () bên cạnh tên nhóm; Bước Chọn Add chanel (Thêm kênh); Bước Bước Bước Bước Bước Hình Thêm kênh MS Teams Bước Nhập tên mơ tả cho kênh Thầy / Cơ Có thể xây dựng kênh xung quanh chủ đề, dự án, tên phận, …; Bước Chọn Tự động hiển thị kênh danh sách kênh người; Bước Chọn Thêm 2.3 Thêm tab Chọn dấu cộng (+) bên cạnh tab thực đơn ngang Thầy / Cơ kết nối đến trang Web theo Hình 7, u cầu có chế độ truy cập bảo mật (phần đầu https://) Hình Thêm tab cần thiết cho giảng dạy Phần Chuẩn bị nội dung trước trực tuyến Để chuẩn bị nội dung trước trực tuyến, Thầy / Cô cần phải có chuẩn bị sau: Mã, nhóm học phần Danh sách sinh viên thuộc nhóm học phần để kiểm tra với danh sách phận CNTT Đào tạo nhập Tài liệu để sinh viên tham khảo, file word, pdf, power point, … Thầy / Cô ý cắt làm nhiều chương chuyên đề để tham khảo, hướng dẫn cụ thể buổi, không thiết phải tải hết lên lúc Giao tập yêu cầu để nộp tập, soạn file word (nếu có) Làm trắc nghiệm nhỏ để đánh giá lực sinh viên (nếu có) Các q trình thực hiện: 3.1 Đưa tài liệu lên hệ thống Tài liệu tập tin nội dung gửi cho sinh viên đọc, tham khảo Cách thức tải tài liệu thực theo bước Hình Bước 1: Trong phần General (Chung), chọn File (Tệp); 10 Bước Bước Hình Tải tài liệu học tập cho sinh viên Bước 2: Tạo thư mục mới; Bước 3: Đặt tên cho thư mục kích vào tên thư mục để vào bên trong; Bước 4: Chọn Upload (Tải lên) để tải file lên hệ thống; Bước 5: Chọn đến đường dẫn chứa file; Bước 6: Chọn file cần đưa lên hệ thống 3.2 Tạo sổ tay lớp học phần Sổ tay nhằm ghi chép ghi Thầy / Cô môi trường trao đổi với sinh viên thể Hình Bước 1: Chọn tab Class Notebook chọn Thiết lập OneNote Class Notebook; Bước 11 Bước Bước Nội dung sổ tay cần tạo để trao đổi với sinh viên Bước Mở rộng sổ tay Bước Không gian làm việc, ghi cá nhân Không gian làm việc cho lớp học Không gian chia sẻ liệu học tập giáo viên Không gian làm việc với cá nhân lớp Thêm mục hoạt động cần thiết Thêm trang làm việc Hình Tạo sổ tay lớp học phần 12 Bước 2: Chọn Từ nội dung sổ tay có; Bước 3: Xem nội dung sổ tay tạo có phân quyền GV SV, quyền SV có quyền truy cập chỉnh sửa nội dung; Bước 4: Xem nội dung chép vào sổ tay Nếu muốn tạo thêm sổ chọn vào “Thêm nội dung”; Bước 5: Đây sổ tay thiết lập nội dung riêng tư sinh viên, Thầy / Cơ có quyền tương tác với cá nhân thơng qua mục lập; Bước 6: Kích vào biểu tượng > để mở rộng sổ tay không gian tương tác sổ tay Lưu ý quyền cấp sổ tay theo mô tả Bước 3.3 Tạo gán tập Hình thức tạo gán tập có phần: Phần tự luận (Assignment) trình bày Mục 3.3.1 phần trắc nghiệm (Quiz) trình bày Mục 3.3.2 Phần tự luận: Thầy / Cô chuẩn bị trước nội dung, yêu cầu làm tự luận file word để tải lên MS Teams Phần trắc nghiệm: Thầy / Cô chuẩn bị sẵn câu hỏi đáp án, nội dung đưa lên MS Forms hệ thống Email Office 365 3.3.1 Tạo, gán, chấm điểm tập phần tự luận (Assignment) theo Hình 10 Bước 1: Thầy/ Cơ vào phần General (Chung), chọn Assignment (Bài tập); 13 Bước Bước Bước Bước Bước Bước 14 Bước Bước Hình 10 Các bước tạo, gán điểm tập phần tự luận (Assignment) Bước 2: Chọn Creat chọn Assignment (Bài tập); Bước 3: Nhập tiêu đề tự luận; Bước 4: Tải nội dung yêu cầu tự luận; Bước 5: Tạo bảng thang điểm chi tiết; Bước 6: Thời hạn kết thúc nộp bài; Bước 7: Bấm nút Assign để gán tập cho lớp, sau bấm nút này, thơng báo tạo gửi Email tồn sinh viên học phần, sinh viên tiếp nhận làm tập gửi lên hệ thống để Thầy / Cô chấm điểm Sau kết thúc thời hạn nộp bài, Thầy / Cô vào tab Grades để xem chấm điểm cho sinh viên, quy trình bước thực theo Hình 11: Bước 1: Thầy / Cơ vào phần General (Chung), chọn Grades; Bước 2: Chọn sinh viên cần chấm điểm, chọn  (More options), chọn Open student work để xem nộp sinh viên; Bước 3: Xem nội dung làm sinh viên, phản hồi yêu cầu chỉnh sửa chấm điểm cho sinh viên; 15 Bước Xem nội dung Bước Chấm điểm Hình 11 Chấm điểm tập phần tự luận (Assignment) 3.3.2 Tạo, gán, chấm điểm tập phần trắc nghiệm (Quiz) Phần trắc nghiệm Thầy / Cô chuẩn bị sẵn câu hỏi đáp án, nội dung đưa lên MS Forms hệ thống Email Office 365 Thầy / Cơ đăng nhập sẵn Email trình duyệt để tiện cho việc tạo câu hỏi trắc nghiệm Form Các bước thực theo Hình 12: Bước 1: Thầy / Cô vào phần General (Chung), chọn Quiz (Trắc nghiệm); Bước 2: Chọn Creat chọn Quiz (Trắc nghiệm); Bước 3: Nếu Thầy / Cơ có sẵn trắc nghiệm lựa chọn cho lớp đến Bước 6; chưa có Thầy / Cơ chọn New Form, hệ thống mở MS Forms giao diện Web; Bước 4: Chọn New Quiz; Bước 5: Nhập tiêu đề thêm câu hỏi theo định dạng trắc nghiệm; 16 Bước Bước 17 Lựa chọn Nhập văn Đánh giá Bước Chọn ngày Xếp hạng Thang đo Likert Bước Bước Hình 12 Các bước tạo tập phần Quiz (Trắc nghiệm) Bước 6: Sau hoàn thành trắc nghiệm, Thầy / Cô quay lại MS Teams chọn trắc nghiệm tương ứng gán cho lớp; Bước 7: Tương tự tự luận, Thầy / Cô gán thời hạn yêu cầu sinh viên làm bấm nút Assign để gán tập cho lớp 18 Phần Làm việc trực tuyến 4.1 Lên lịch học trực tuyến Đây bước khởi động để báo với sinh viên biết thời gian lên lớp Sau thiết lập, lịch gửi Email đến toàn sinh viên lớp học Các bước thực theo Hình 13: Nhấp vào ô trống để lập lịch buổi dạy trực tuyến Hình 13 Lên lịch học trực tuyến 19 (1): Nội dung buổi dạy trực tuyến (2): Lập lịch học cho lớp (3): Chọn lớp học (4): Các thông báo thêm chuẩn bị trước học trực tuyến (5): Nút Gửi để thông báo đến Email cho lớp 4.2 Làm việc với tin nhắn video Sau hồn tất cơng đoạn chuẩn bị để lên lớp trực tuyến, Thầy / Cơ bắt đầu trị chuyện kênh gọi video cho lớp theo Hình 14 Bước Bước Trò chuyện Gọi video cho lớp Hình 14 Thực gọi video 20 Bước 1: Nhập vào thông tin phiên giảng trực tuyến; Bước 2: Click Họp để bắt đầu lên lớp; Bước 3: Có thể bật/tắt camera việc trình chiếu sau này; Bước 4: Lên lịch giảng dạy "Lên lịch họp" Thông thường giáo viên lên lịch giảng dạy theo lịch thời khóa biểu Sau lên lịch, sinh viên lớp học nhận thông báo để tham gia Hình 15 Các chức bên gọi video Trong chức liệt kê bên Hình 15, Thầy / Cơ lưu ý trước bắt đầu dạy trực tuyến, sử dụng chức số để ghi lại video xuốt trình giảng dạy theo Hình 16 Video lưu trữ MS Stream để em sinh viên không tham gia buổi học xem lại, đồng thời làm minh chứng cho Nhà trường theo dõi, kiểm tra Hình 16 Chức ghi video xuốt trình giảng dạy trực tuyến 21 Hình 17 Chức Share (Chia sẻ) bên gọi video Trong Hình 17, chức Share (Chia sẻ) bên gọi video thể hiện: (1): Biểu tượng Share (Chia sẻ); (2): Destop (Màn hình): Chức nhằm chia sẻ hình làm việc đến sinh viên, chức hạn chế sử dụng MS Teams tích hợp phần lớn phần mềm, chức cần thiết cho giảng dạy trực tuyến; (3): Window (Cửa sổ): Chức cho phép hiển thị ứng dụng chạy desktop mà khơng phải tồn 2; (4): PowerPoint: Chức trình chiếu slide PowerPoint đến sinh viên tương tự trình chiếu PowerPoint lớp học truyền thống Sau tải file PowerPoint lên MS Teams, Thầy / Cơ kích vào trình chiếu tự động chuyển slide Đây chức Thầy / Cô sử dụng nhiều nhất, bước thực theo Hình 18 sau: 22 Hình 18 Chức trình chiếu slide PowerPoint (5): Whiteboard (Bảng trắng): Đây chức dùng để viết tay hình, thay chức phấn trắng bảng đen dạy học truyền thống theo Hình 19 Đối với Thầy / Cơ dùng máy tính, điện thoại hình cảm ứng sử dụng chức 23 Hình 19 Whiteboard (Bảng trắng) Trên tồn hướng dẫn MS Teams để hỗ trợ cho việc dạy học trực tuyến Trường Đại học Sư phạm - Đại học Đà Nẵng Trong trình thực hiện, cần thao tác để làm quen với MS Teams, Thầy / Cơ vui lịng liên hệ: Đặng Hùng Vĩ, Điện thoại: 0905294998, Email: dhungvi@ued.udn.vn để hướng dẫn thêm số tính mở rộng cần thiết cho q trình dạy trực tuyến Kính chúc q Thầy / Cô dạy học trực tuyến thành công! 24