Giới thiệu chung về Microsoft Project 2003; tạo một dự án;... là những nội dung chính mà bài viết Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 hướng đến trình bày. Hy vọng tài liệu là nguồn thông tin hữu ích cho quá trình học tập và nghiên cứu của các bạn.
Chɉɇng trình hͣp tác Viʄt Nam - Thͥy Ĉiʀn vɾ tăng cɉ͝ng lͱc quɠn lý ÿɢt ÿai môi trɉ͝ng (SEMLA) HɈ͚NG DɧN Sͬ DͤNG MICROSOFT PROJECT 2003 Mͥc Lͥc PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1 Mөc ÿích chung yêu cҫu cӫa Microsoft Project Quҧn lý dӵ án gì? Các nhân tӕ tҥo nên mӝt dӵ án Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003 Xem xét dӳ liӋu cҫn thiӃt HӋ thӕng lӏch làm viӋc cӫa Microsoft Project Mӝt sӕ tӯ khoá Microsoft Project 2003 PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Tҥo mӟi dӵ án Nhұp thông tin quan trӑng cho dӵ án ThiӃt lұp hӋ thӕng lӏch làm viӋc cho dӵ án Bài 2: Cách thͩc nhɪp t͕ chͩc công viʄc 10 Nhұp công viӋc thӡi gian thӵc hiӋn 10 Tҥo mӕc dӵ án (milstones) 11 Tҥo công viӋc ÿӏnh kǤ 11 Phân cҩp công viӋc 13 HiӋu chӍnh danh sách công viӋc 13 Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu th͝i gian kɼt thúc công viʄc 15 ThiӃt lұp mӕi quan hӋ giӳa công viӋc 15 Các công viӋc gӕi chӗng lên 16 ThiӃt lұp thӡi gian bҳt ÿҫu thӡi gian kӃt thúc cӫa công viӋc 17 Xác ÿӏnh hҥn cuӕi cho công viӋc 18 Chia mӝt công viӋc thành nhӳng phҫn nhӓ 19 Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc 21 Tҥo danh sách tài nguyên 21 Thay ÿәi thӡi gian làm viӋc cho nhân viên 22 Khӣi tҥo tài nguyên cho công viӋc 24 Sӱa ÿәi khoҧng thӡi gian thӵc hiӋn công viӋc 25 KiӇm tra hiӋu chӍnh viӋc khӣi tҥo tài nguyên 27 Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc 29 Xem xét toàn bӝ dӵ án 29 KiӇm tra ngày bҳt ÿҫu kӃt thúc cӫa dӵ án 29 ChuyӇn ÿәi giӳa khung nhìn 29 Xem xét cӝt khác mӝt khung nhìn 30 ThӇ hiӋn thơng tin có chӑn lӑc 30 Sҳp xӃp thơng tin mӝt khung nhìn 31 Nhóm thơng tin mӝt khung nhìn 32 Bài 6: Xem in báo cáo 33 Các báo biӇu chuҭn cӫa Microsoft Project 33 In biӇu ÿӗ cӫa dӵ án 34 ThiӃt lұp cҩu hình trang In 34 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT Khái niʄm chung yêu cɤu cͧa Microsoft Project Microsoft Project m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý dͱ án, chɉɇng trình có nhͯng cơng cͥ mɞnh thuɪn tiʄn Microsoft Project có thʀ làm viʄc v͛i nhiɾu chɼ ÿ͙, nhiɾu công cͥ, chͩc ÿʀ thͱc hiʄn thao tác tɞo lɪp hiʄu chʆnh dͱ án ÿ͓ng th͝i tiɼt kiʄm th͝i gian tiɾn bɞc Mͥc ÿích cͧa Microsoft Project 2003 g͓m: x T͕ chͩc lɪp kɼ hoɞch quɠn lý dͱ án x Lên lʈch công tác x Chʆ ÿʈnh tài nguyên chi phí cho cơng viʄc dͱ án x Ĉiɾu chʆnh kɼ hoɞch ÿʀ thích ͩng v͛i ÿiɾu kiʄn ràng bu͙c x Chuɦn bʈ báo biʀu cɤn thiɼt cho dͱ án x Dͱ trù tác ÿ͙ng ÿɼn tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án xɠy nhͯng thay ÿ͕i có ɠnh hɉ͟ng l͛n ÿɼn dͱ án x Xem xét lɞi dͱ án ÿʀ ÿ͑i phó v͛i tình hu͑ng ngɨu nhiên x Ĉánh giá tài chung cͧa dͱ án x In ɢn báo biʀu phͥc vͥ dͱ án x Làm viʄc quɠn lý theo nhóm x Rút kinh nghiʄm thͱc hiʄn dͱ án Ĉʀ chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là: B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên 16 Mb RAM Window 9x ͔ cͩng >100 Mb Và cɤn có phɤn mɾm sau: Phɤn mɾm Microsoft Project 2003 B͙ gõ tiɼng Viʄt Quɠn lý dͱ án gì? Quɠn lý dͱ án m͙t trình lɪp kɼ hoɞch, t͕ chͩc, theo dõi quɠn lý công viʄc ngu͓n lͱc ÿʀ hoàn thành mͥc tiêu ÿɴt v͛i nhiɾu ràng bu͙c vɾ th͝i gian, chi phí tài nguyên Kɼ hoɞch cͧa dͱ án có thʀ chʆ ÿɇn giɠn, ví dͥ nhɉ m͙t tɪp hͣp nh͏ công viʄc th͝i gian bɬt ÿɤu kɼt thúc, cŸng có thʀ phͩc tɞp g͓m hàng nghìn cơng viʄc tài ngun v͛i chi phí hàng tͷ ÿơlla Hɤu hɼt dͱ án ÿɾu có nhͯng ÿiʀm chung bao g͓m viʄc phân chia dͱ án thành công viʄc nh͏ dʂ dàng quɠn lý, lɪp lʈch thͱc hiʄn cơng viʄc, trao ÿ͕i v͛i nhóm theo dõi tiɼn trình thͱc hiʄn cơng viʄc M͍i dͱ án ÿɾu bao g͓m ba pha sau: Lɪp kɼ hoɞch dͱ án Theo dõi thay ÿ͕i quɠn lý dͱ án Kɼt thúc dͱ án Các pha ÿɉͣc thͱc hiʄn t͑t bao nhiêu, khɠ thành công cͧa dͱ án nhiɾu bɢy nhiêu http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Các nhân t͑ tɞo nên m͙t dͱ án là: Dͱ án chʆ có thʀ thành cơng nɼu hiʀu rõ ÿɉͣc nhân t͑ hình thành nên m͗i dͱ án, ÿó Th͝i gian: G͓m th͝i gian ÿʀ hồn thành tͫng cơng viʄc m͗i m͙t giai ÿoɞn Ngân sách: G͓m chi phí tài nguyên: nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu ÿʀ hồn thành cơng viʄc Mͥc ÿích: Mͥc ÿích cͧa cơng viʄc kɼ hoɞch ÿʀ hoàn thành chúng Th͝i gian, ngân sách mͥc ÿích chiɼc kiɾng ba chân ÿɉa dͱ án ÿɼn thành cơng, m͗i m͙t thành phɤn ÿɾu có ɠnh hɉ͟ng ÿɼn hai phɤn lɞi Ba thành phɤn rɢt quan tr͍ng trͱc tiɼp ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͱ án, m͑i quan hʄ giͯa ba thành phɤn khác ÿ͑i v͛i m͗i dͱ án quyɼt ÿʈnh t͛i nhͯng vɢn ÿɾ cách thͩc thͱc hiʄn dͱ án Cɇ s͟ dͯ liʄu cͧa Microsoft Project 2003 Là m͙t nhà quɠn lý dͱ án, sɺ có rɢt nhiɾu cơng viʄc ÿʀ làm Vɪy Microsoft Project có thʀ giúp cho cơng viʄc này? Trɉ͛c hɼt, lɉu trͯ thơng tin chi tiɼt vɾ dͱ án cɇ s͟ dͯ liʄu sͭ dͥng thông tin ÿʀ tính tốn, theo dõi tiɼn trình, chi phí cͧa dͱ án thành phɤn khác ÿ͓ng th͝i tɞo m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án Càng nhiɾu thông tin vɾ dͱ án cung cɢp, dͱ án ÿɉͣc thͱc hiʄn xác bɢy nhiêu Gi͑ng nhɉ m͙t bɠng tính, Microsoft Project thʀ hiʄn kɼt quɠ sau tính tốn Tuy nhiên kɼ hoɞch cͧa dͱ án sɺ khơng ÿɉͣc lɪp cho ÿɼn hồn thành thông tin quan tr͍ng cͧa công viʄc Microsoft Project lɉu giͯ thông tin nhɪp vào thông tin tính tốn trɉ͝ng nhɉ tên cơng viʄc hay khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn Trong Microsoft Project, m͗i trɉ͝ng ÿɉͣc thʀ hiʄn m͙t c͙t Xem xét dͯ liʄu cɤn thiɼt Ngɉ͝i sͭ dͥng (NSD) có thʀ xem xét th͝i gian kɼt thúc cͧa công viʄc hôm nay, ngày mai NSD lɞi mu͑n xem xét chi phí cơng viʄc Cɇ s͟ dͯ liʄu dͱ án chͩa ÿͱng rɢt nhiɾu thông tin nhɉng tɞi m͙t th͝i ÿiʀm NSD có thʀ chʆ cɤn m͙t phɤn thơng tin Ĉʀ làm ÿɉͣc ÿiɾu Microsoft Project cung cɢp m͙t s͑ dɞng thʀ hiʄn sau: Các khung nhìn: Thʀ hiʄn m͙t tɪp cͧa thông tin ÿã ÿɉͣc ÿʈnh dɞng Ví dͥ sɇ ÿ͓ Gantt thʀ hiʄn thông tin vɾ công viʄc Các bɠng: G͓m thông tin ÿɉͣc ÿʈnh nghśa ban ÿɤu Các thông tin ch͍n l͍c: cho phép ch͍n l͍c thông tin vɾ công viʄc hay tài nguyên Hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cͧa Microsoft Project Cách thͩc Microsoft Project sͭ dͥng hʄ th͑ng th͝i gian bɬt ÿɤu kɼt thúc cơng viʄc nhɉ thɼ nào? Ĉiɾu ÿɉͣc tính toán theo nhân t͑ nhɉ mͩc ÿ͙ ÿ͙c lɪp cͧa công viʄc, ràng bu͙c liên quan, khoɠng th͝i gian ÿͩt ÿoɞn cŸng nhɉ ngày nghʆ, ngày lʂ M͙t s͑ tͫ khoá Microsoft Project 2003 Task: Công viʄc, nhiʄm vͥ Duration: Th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Start: Ngày bɬt ÿɤu Finish: Ngày kɼt thúc Predecessors: Công viʄc làm trɉ͛c Successors: Công viʄc kɼ tiɼp Task list: Danh sách công viʄc Resource: Tài nguyên hay nhân lͱc, máy móc thͱc hiʄn cơng viʄc cͧa dͱ án http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Projectɞo m͙t s͑ tài nguyên, giͯ phím CTRL sau ÿó kích vào tên cͧa tài ngun B5 Kích Assign B6 Kích Close Chú ý: Có thʀ thay thɼ tài nguyên bɮng tài nguyên khác Ch͍n cơng viʄc có ngu͓n tài ngun mu͑n thay thɼ Trong h͙p thoɞi Assign Resources, ch͍n tên tài nguyên kích Replace Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Khi kh͟i tɞo nhiɾu tài nguyên cho m͙t công viʄc, Microsoft Project tͱ ÿ͙ng giɠm khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn cơng viʄc Ví dͥ m͙t cơng viʄc nhân viên thͱc hiʄn m͙t ngày sɺ chʆ mɢt nͭa ngày ÿʀ thͱc hiʄn nɼu hai nhân viên thͱc hiʄn Nɼu mu͑n giͯ khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn cho cơng viʄc ÿó nhɉ cŸ vɨn có thêm tài ngun sͭ dͥng cho cơng viʄc ÿó, thͱc hiʄn nhɉ sau B1 Trên menu View, kích khung nhìn Gantt http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 25 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n tên cơng viʄc B3 Kích nút Task Information mͥc Task Information công cͥ hay menu Project ch͍n Và sau ÿó chuyʀn sang Tab Advanced Trong h͙p thoɞi Task Information xoá b͏ dɢu kiʀm mͥc Effort driven, sau ÿó kích OK http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 26 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bây gi͝ kh͟i tɞo thêm tài nguyên cho công viʄc, khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn sɺ khơng thay ÿ͕i Chú ý: Có thʀ làm cho tɢt cɠ công viʄc m͛i sɺ tɞo thêm tài nguyên th͝i gian thͱc hiʄn sɺ không giɠm bɮng cách menu Tools, ch͍n mͥc Options, kích tab Schedule sau ÿó b͏ dɢu kiʀm tɞi mͥc New tasks are effort driven Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên Khung nhìn Resource Usage thʀ hiʄn tɢt cɠ tài nguyên sͭ dͥng dͱ án V͛i khung nhìn này, có thʀ thɢy rɮng ngu͓n tài nguyên ÿɉͣc sͭ dͥng nhɉ thɼ nào, nhͯng ngu͓n tài nguyên có thʀ sͭ dͥng ÿɉͣc tiɼp, ngu͓n tài nguyên ÿang bʈ tɠi B1 Trong menu View, ch͍n Resource Usage Ĉʀ có nhiɾu thơng tin hɇn vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên, menu View, mͥc Table, kích vào bɠng mu͑n hiʀn thʈ khung nhìn Resource Usage http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 27 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Resource Name, xem lɞi công viʄc sͭ dͥng ngu͓n tài nguyên B3 Ĉʀ chuyʀn ÿ͕i ngu͓n tài nguyên cho m͙t công viʄc, ch͍n hàng chͩa công viʄc ÿó sau ÿó kéo lên phɤn tài nguyên cɤn chuyʀn ÿ͕i Chú ý x x Viʄc thêm bɠng thông tin hiʀn thʈ không làm thay ÿ͕i thông tin vɾ dͯ liʄu mà chʆ thay ÿ͕i cách thʀ hiʄn Nɼu m͙t tài nguyên màu ÿ͏ ÿɪm, tài nguyên ÿó ÿang bʈ sͭ dͥng tɠi http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 28 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Sau nhɪp hɼt nhͯng thông tin vɾ dͱ án, xem xét lɞi xem chúng có phù hͣp v͛i dͱ tính hay khơng Nɼu khơng kiʀm tra lɞi q trình thͱc hiʄn cơng viʄc Bài bao g͓m ÿiʀm sau: Xem xét toàn b͙ dͱ án Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc cͧa dͱ án Chuyʀn ÿ͕i giͯa khung nhìn Xem xét c͙t khác m͙t khung nhìn Thʀ hiʄn thơng tin có ch͍n l͍c Sɬp xɼp thơng tin m͙t khung nhìn Nhóm thơng tin m͙t khung nhìn Xem xét tồn b͙ dͱ án Có thʀ quan sát th͝i gian bɬt ÿɤu, kɼt thúc dͱ án th͝i gian nhͯng pha xɠy khung nhìn Gantt B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc cͧa dͱ án Có thʀ xem lɞi thơng tin vɾ ngày kɼt thúc dͱ án xem có ÿúng mong ÿͣi hay không Trong menu Project, ch͍n Project Information kích Statistics, ngày bɬt ÿɤu kɼt thúc dͱ án sɺ ÿɉͣc hiʀn thʈ Chuyʀn ÿ͕i giͯa khung nhìn Có thʀ thɢy ÿɉͣc dͱ án qua khung nhìn khác nhɉ: Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Trên menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát Nɼu khung nhìn mu͑n quan sát hiʄn th͝i khơng có menu View, kích vào mͥc More Views ÿʀ có nhiɾu lͱa ch͍n Ch͍n kiʀu khung nhìn bɠng liʄt kê Views, sau ÿó ch͍n Apply http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 29 Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Chú ý: Thay ÿ͕i khung nhìn khơng làm ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͯ liʄu thơng tin dͱ án, chʆ thay ÿ͕i cách nhìn vɾ dͱ án Dɉ͛i ÿây khung nhìn thơng dͥng nhɢt: Tên khung nhìn N͙i dung Calendar Lʈch hàng tháng chʆ cơng viʄc khă hồn thành Gantt Chart Diʂn tɠ công viʄc thông tin có liên quan, m͙t biʀu ÿ͓ (biʀu ÿ͓ ngang) thʀ hiʄn cơng viʄc th͝i gian hồn thành chúng Network Diagram Thʀ hiʄn dɉ͛i dɞng lɉ͛i công tác (sɇ ÿ͓ mɞng) sͱ phͥ thu͙c giͯa chúng Dùng khung nhìn ÿʀ có m͙t nhìn bao quát vɾ công viʄc Task Usage Thʀ hiʄn danh sách công viʄc ÿã ÿɉͣc gán tài nguyên Dùng khung nhìn ÿʀ thɢy ngu͓n tài nguyên ÿã ÿɉͣc gán cho m͙t công viʄc cͥ thʀ Tracking Gantt Thʀ hiʄn danh sách cͧa công viʄc thông tin có liên quan Dùng khung nhìn ÿʀ theo dõi tiɼn trình cͧa dͱ án Resource Graph Thʀ hiʄn biʀu ÿ͓ phân ph͑i tài nguyên Dùng khung nhìn ÿʀ thʀ hiʄn thông tin vɾ m͙t tài nguyên dɉ͛i tiêu chí khác Resource Sheet Danh sách tài nguyên thơng tin liên quan Dùng khung nhìn ÿʀ nhɪp hiʄu chʆnh thông tin vɾ tài nguyên Resource Usage Thʀ hiʄn danh sách gán tài nguyên cho cơng viʄc ÿɉͣc nhóm dɉ͛i m͗i ngu͓n tài ngun Dùng khung nhìn ÿʀ thʀ hiʄn chi phí hoɴc phân ph͑i gi͝ cơng ngồi gi͝ More View Cho phép lͱa ch͍n khung nhìn khác cͧa chɉɇng trình Xem xét c͙t khác m͙t khung nhìn Trong lɪp theo dõi dͱ án, rɢt hͯu ích nɼu có thʀ xem xét thêm nhiɾu t͕ hͣp thơng tin m͙t khung nhìn Microsoft Project cung cɢp m͙t tɪp hͣp t͕ hͣp thông tin ÿ͑i v͛i m͗i khung nhìn: B1 Trong menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát B2 Trên menu View, mͥc Table, ch͍n bɠng mu͑n xuɢt hiʄn khung nhìn Ĉʀ thêm nhͯng bɠng không nɮm mͥc Table, ch͍n More Tables, ch͍n bɠng mu͑n thêm, sau ÿó ch͍n Apply Thʀ hiʄn thơng tin có ch͍n l͍c Ĉơi khi, chʆ cɤn theo dõi chʆ m͙t s͑ công viʄc xác ÿʈnh ÿó, Microsoft cho phép l͍c thơng tin tồn dͱ án ÿʀ có ÿɉͣc nhͯng thơng tin cɤn thiɼt http://www.semla.org.vn Share by Share-connect.blogspot.com 30 ... CHUNG MICROSOFT PROJECT Khái niʄm chung yêu cɤu cͧa Microsoft Project Microsoft Project m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý dͱ án, chɉɇng trình có nhͯng cơng cͥ mɞnh thuɪn tiʄn Microsoft Project. .. MICROSOFT PROJECT 1 Mөc ÿích chung yêu cҫu cӫa Microsoft Project Quҧn lý dӵ án gì? Các nhân tӕ tҥo nên mӝt dӵ án Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003. .. chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là: B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên 16 Mb RAM Window 9x ͔ cͩng >100 Mb Và cɤn có phɤn mɾm sau: Phɤn mɾm Microsoft Project 2003