hướng dẫn Microsoft Excel 2010

Nếu như bạn muốn nó giống hệt hình này, hãy nhấn nút phải chuột vào tên của một cửa hàng nào đó trong cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, rồi bạn đánh dấu vào các t[r]

Mục lục Excel 2010

I Những điểm Microsoft Excel 2010

Thêm tính Sparkline

Tính Slicers 10

Định dạng liệu có điều kiện 11

PivotTables PivotCharts 13

Share Workbook 14

I Nội dung 14

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 14

1.1 Giới thiệu Excel 14

Excel gì: 14

Ribbon gì? 19

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 20

1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 21

Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 22

Thu nhỏ cửa sổ Excel 22

Phóng to cửa sổ Excel 22

Thốt khỏi Excel 22

1.3 Thao tác với ô vùng 22

Nhận dạng ô vùng (cells, range) 22

Chọn vùng 23

Sao chép di chuyển vùng 24

Dán đặc biệt (Paste Special) 24

Đặt tên vùng 27

Thêm thích cho 28

Chèn, xóa ơ, dịng cột 29

Thay đổi độ rộng cột chiều cao dịng 31

Nối (Merge) bỏ nối (Split) 33

Chuyển ô nối lại nhiều 33

1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 34

Thanh dọc, ngang 34

Thanh Sheet tab 34

Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 35

1.5 Thao tác với workbook 37

Tạo workbook 37

Lưu workbook 39

Đóng workbook 41

Sắp xếp workbook 41

1.6 Thao tác với worksheet 42

Chèn thêm worksheet vào workbook 42

Đổi tên worksheet 43

Xóa worksheet 43

Sắp xếp thứ tự worksheet 43

Sao chép worksheet 44

Chọn màu cho sheet tab 45

Ẩn/ Hiện worksheet 45

1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác 46

Sử dụng Zoom 46

Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 46

Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 47

Sử dụng Watch Window 49

Chương 2: Làm việc với liệu Excel 49

2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh 49

Nhập liệu 49

Nhập ký tự đặc biệt 51

Hiệu chỉnh nội dung 52

Nhập đè lên có sẵn nội dung 53

Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 53

2.2 Định dạng 58

Định dạng chung 58

Tự động định dạng có điều kiện 68

Bảng định dạng bảng (table) 69

Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 71

2.3 Tìm thay liệu 72

2.4 Sắp xếp lọc liệu 74

Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 77

3.1 Giới thiệu công thức hàm: 77

Giới thiệu công thức (Formula) 77

Giới thiệu hàm (Function) 80

Nhập công thức hàm 81

Tham chiếu công thức 83

Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 85

3.2 Các hàm excel 86

a Nhóm hàm thống kê 86

b Nhóm hàm phân phối xác suất 89

c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính 92

d Các hàm tài - financian functions 93

e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách 98

f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 119

g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 136

Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 156

4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) 156

Sắp xếp 156

Lọc liệu 158

4.2 PivotTable PivotChart 159

4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 159

Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 159

4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 175

4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable 192

Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 207

5.1 Giới thiệu đồ thị 207

5.2 Vẽ đồ thị 208

5.3 Các thao tác đồ thị 213

a Nhận biết thành phần đồ thị 213

Các thành phần thông dụng 213

Một số thành phần có đồ thị 3-D 214

b Các thao tác với đồ thị 214

Chọn thành phần đồ thị 214

Di chuyển đồ thị 215

Sao chép đồ thị 215

Xóa đồ thị 216

Thêm thành phần đồ thị 216

Sắp xếp xóa thành phần đồ thị 216

In đồ thị 216

c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 217

Hiệu chỉnh Chart Area 217

Hiệu chỉnh Flot Area 219

Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, thích, tiêu đề trục hồnh trục tung,… 219

Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc 221

d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 226

Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 226

Thêm chuỗi vào đồ thị 226

Thay đổi chuỗi số liệu 227

Thêm đường xu hướng vào đồ thị 229

Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 230

6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 230

6.2 Thiết lập thông số cho trang in 231

6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 238

6.4 Các lưu ý khác 240

Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 240

7.1 Macro 240

Ghi Macro 241

Thực thi Macro 242

Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 243

8.1 Phím Tắt 243

a Truy cập Ribbon bàn phím 243

b Phím tắt 244

8.2 Thủ thuật 248

1 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 248

2 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 254

3 Khóa bảo vệ có chứa cơng thức 255

4 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 262 Điều khiển Conditional Formating checkbox .266

6 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 273

7 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong

muốn .274

8 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 276

9 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 278

10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 282

11 Tạo mục lục Excel 284

I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View

Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010

Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn

Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file

Thêm tính Sparkline

Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính -

Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dịng nhận định khuynh hướng (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell

Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers

Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn liệu

Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thơng qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan

Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật

Định dạng liệu có điều kiện

Chức conditional format bao gồm nhiề kiểu định dạng icons khả tô sáng mục định giá trị lớn nhất, nhỏ với cú click chuột

Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, thường dùng hàm rút trích lọc liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đánh giá xác liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Thực sau: quét chọn một cột dịng liệu cần đánh giá, sau bấm nút Conditional Formatting, menu với tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá sàng lọc liệu bạn bảng khơng phải trích riêng phiên Excel trước Chương trình thực “sàng lọc chỗ” cách làm bật lên ô với điều kiện quy luật bạn quy định Sau hai nhóm quy luật chính:

Highlight Cells Rules: làm bật ô theo điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so sánh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ơ chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau)

Khi bạn chọn xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi bảng tính

- Top/Bottom Rules: quy luật gồm điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items Bottom 10%, Above Average (ơ có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng), Below Average (ơ có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng) Khi bạn chọn đánh giá theo liệu hàng Top Bottom, hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% tùy bạn tinh chỉnh, sau bấm OK để hoàn tất

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

- Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn màu ưng ý menu Khi đó, vùng liệu bạn xuất cột màu đánh giá mức độ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh nhận tăng giảm số liệu nhập vào Cột màu dài số liệu bạn có giá trị cao, ngược lại giá trị thấp

- Color Scales: kiểu đánh giá tô màu cho ô liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ thấp, trung bình mức độ cao Khi chọn nhóm Color Scales, bạn chọn nhóm màu bạn thích menu thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn bạn Bạn tạo quy luật màu theo ý cách chọn Color Scales > More Rules

- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình tự động đặt biểu tượng trước ô liệu bạn, giúp bạn có nhìn trực quan bảng tính

Ví dụ dấu biểu thị số liệu mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu mức trung bình, dấu biểu thị số liệu thấp mức trung bình, đáng báo động Mỗi biểu tượng ứng với mức độ, chương trình tự động tính tốn giá trị trung bình

tồn cột dịng so sánh tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào theo giá trị phần trăm mà đạt so với mức độ chung cột dòng Bạn định lại quy luật đánh giá cách chọn More Rules nhóm Icon Sets

Ngồi kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn tạo riêng cho những quy luật đánh giá khác cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, nhiên việc thời gian Tốt bạn nên sử dụng quy luật có sẵn mà Excel cung cấp đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với định dạng chọn, để xóa chúng mà khơng liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn kiểu xóa Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa cột chọn), Entire Sheet (xóa sheet), This Table (chỉ xóa bảng xử lý)

Có thể nói nhóm cơng cụ định dạng Excel 2010 thú vị, cho phép tạo bảng tính trình bày khoa học bắt mắt Đặc biệt tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp khả đánh giá, sàng lọc liệu chuẩn xác độc đáo Chắc chắn sử dụng chức này, bạn thấy hứng thú nhiều xử lý liệu tính tốn Excel

PivotTables PivotCharts

Giống PivotTables, PivotCharts thực cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc lọc cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style định dạng biểu đồ thành phần khác theo cách mà bạn thực cho biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng

duy trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo cách mà làm việc phiên Excel trước

Share Workbook

Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao suất làm việc nhóm

I Nội dung

Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel

Excel gì:

Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạyr chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:

 Tính tốn ại số, phân tích liệu

 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

 Truy cập nguồn liệu khác  Vẽ đồ thị sơ đồ

 Tự động hóa cơng việc macro

 Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác

Workbook: Trong Excel, một workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn

Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng)

Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị

Sheet tabs: Tên của sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab

Các thành phần Workbook

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS”

Giao diện Excel

 Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước

 Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh cịn q bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh

Các lệnh thực đơn Office

Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Ribbon gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins

Thanh công cụ Ribbon

Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,…

Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),

công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel

Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính

View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, …

Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, những người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab chỉ xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,…

Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn

Thực đơn ngữ cảnh

1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1 Mở Excel

Thao tác:

B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái

B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại

B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel

Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel

Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel

Thao tác thực cửa sổ mở to Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start

Phóng to cửa sổ Excel Thao tác:

Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ

Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel Taskbar bên phía hình

Thốt khỏi Excel Thao tác:

Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc có thể Excel cách nhấn nút Office chọn Exit Excel

1.3 Thao tác với ô vùng

Nhận dạng ô vùng (cells, range)

Địa ô Excel xác định tiêu đề cột số thứ tự dòng Một vùng bảng tính xác định địa ô góc bên trái vùng địa góc bên phải vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa

cả cột dòng xác định <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A xác định ngắn gọn A:A) <số dòng>:<số dịng> (ví dụ địa dịng 4 4:4)

Ví dụ: Hình bên hành có địa B11 có tiêu đề cột B số dịng 11, vùng bao nét chấm đứt có địa H2:H12 vùng có địa H2 cuối vùng H12

Địa ô vùng Chọn vùng

Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển hành đến góc bên trái vùng cần chọn, sau giữ trái chuột kéo xuống qua phải đến vị trí cuối vùng thả chuột Nếu dùng phím sau chọn bạn giữ phím Shift nhấn phím   ể đến ô cuối vùng thả phím (Bạn làm ngược lại chọn cuối vùng trước kéo chọn đến ô đầu tiên)

Khi muốn chọn sheet hành nhấn <Ctrl+A>, cịn muốn chọn

workbook (nghĩa chọn tất sheet) nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Select All Sheets

Sao chép di chuyển vùng

Sao chép (copy) giúp ta nhân vùng đến nơi bảng tính liệu gốc nguyên, di chuyển vùng chép liệu gốc di dời đến vị trí Để chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần chép hay di chuyển, sau dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

 Dùng Ribbon: Chọn vùng Home  nhóm Clipboard nhấn nút

hay (Copy hay Cut), đến nơi đích Home  nhóm Clipboard  nhấn nút (Paste) Bạn gọi lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  nhấp phải chuột

 Chuột: Chọn vùng  giữ trái chuột giữ thêm phím Ctrl chép (khơng giữ thêm phím Ctrl lệnh di chuyển)  kéo chuột tới nơi đích cần chép hay di chuyển đến thả chuột

Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong q trình chép đơi cần dán nội dung chép hay cắt từ bộ nhớ vào với số chọn lọc đó, thay dùng lệnh Paste bạn sử dụng Paste Special… Sau chọn vùng, lệnh Copy, đến đích cần chép đến nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có số lựa chọn bảng sau:

Giải thích hộp thoại Paste Special

Hạng mục Mô tả

All Dán cả giá trị định dạng vùng nguồn Formulas Dán giá trị công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị kết công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất giá trí cơng thức Comments Chỉ dán vào thích ô, bỏ qua tất giá trí

công thức

Validation Chỉ dán vào qui định xác thực liệu cho vùng đích All using source

theme

Dán vào mọi thứ dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn

All except borders Dán vào mọi thứ loại bỏ khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and

number formats

Dán vào giá trị, công thức định dạng gốc số, định dạng khác bị loại bỏ

Values and number formats

Dán vào giá trị, kết công thức định dạng gốc số

None Không kèm theo việc tính tốn liệu dán vào Add Cộng giá trị vùng nguồn vào ô tương ứng

vùng đích

Subtract Các mang giá trị vùng đích trừ ô tương ứng vùng nguồn

Multiply Các ô mang gia trị vùng đích nhân với ô tương ứng vùng nguồn

Divide Các mang gia trị vùng đích chia cho ô tương ứng vùng nguồn

Skip blanks Không dán đè ô rỗng vùng nguồn vào có giá trị vùng đích

Transpose Dán vào đảo dòng thành cột ngược lại Paste Link Dán vào tham chiếu đích đến ô nguồn

Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng có lợi lớn q trình thao thác xử lý tính tốn như: vùng gán tên giúp gợi nhớ dễ hiểu cơng dụng địa đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính tốn sai sót di chuyển hay chọn vùng đặt tên nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng dấu chấm, tên phải bắt đầu ký tự không bắt đầu số, tên không đặt giống địa tham chiếu Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên  chọn nhóm

Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name Ở đây, bạn nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập thích cần, xong nhấn OK Ngồi bạn cịn đặt tên trực tiếp từ hộp Name box đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection dùng thực đơn ngữ cảnh

Muốn mở hộp thoại quản lý tên đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager Từ hộp thoại bạn đặt tên mới, hiệu chỉnh thơng tin cho tên xóa tên vùng không dùng đến,…

Thêm thích cho

hêm thích vào giúp cho việc hiệu chỉnh hiểu thông tin mà ô chứa được rõ ràng Để thêm thích ơ, chọn  chọn nhóm Review

Comments New Comment nhập thích vào Ngồi bạn nhấp phải chuột lên cần thích chọn Insert Comment

 ể đọc thích cần rê chuột lên có thích vào Review Comments Next hay Previous

 ể ẩn/ thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) Show/ Hide Comment (ẩn/ thích chọn)

 Hiệu chỉnh thích vào chọn cần hiệu chỉnh thích Review

Comments Edit Comment Ngoài để nhanh bạn nhấp phải chuột chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh

 Xóa thích vào chọn cần xóa thích Review Comments Delete Hoặc nhấp phải chuột chọn Delete Comment

Minh họa cho thích

Chèn, xóa ơ, dịng cột

Chúng ta chèn thêm vào bên trái bên ô hành worksheet dịch chuyển ô chọn qua phải xuống Tương tự, ta chèn thêm dòng bên trên, chèn thêm cột vào bên trái xóa ơ, dịng cột

Chèn ô trống

B1 Chọn ô mà bạn muốn chèn ô trống vào (muốn chọn khơng liên tục giữ Ctrl chọn ô)

B2 Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells… B3 Chọn lựa chọn phù hợp hộp thoại Insert

Chèn dòng

B1 Chọn nhiều dòng liên tục cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía dịng

B2 Chọn Home  chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows

Minh họa chèn dòng trống lên dòng chọn Chèn cột

B1 Chọn nhiều cột liên tục cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái cột

B2 Chọn Home  chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa ơ, dịng cột

B1 Chọn ơ, dịng cột cần xóa

B2 Chọn Home Cells Delete  chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng

Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ đến 255, số ký tự có thể hiển thị dòng Độ rộng mặc định cột 8.43 ký tự, độ rộng là cột ẩn Tương tự, chiều cao dòng qui định từ đến 409, đơn vị đo lường điểm (point: point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định dòng 12.75 point, chiều cao dịng bị ẩn Các bước điều chỉnh dòng cột:

B1 Chọn dòng cột cần điều chỉnh chiều cao độ rộng B2 Chọn Home Cells Format  Chọn lệnh phù hợp Row Height… chọn lệnh để qui định chiều cao dòng

AutoFit Row Height chọn lệnh Excel tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung

Column Width… chọn lệnh để qui định độ rộng cột

AutoFit Column Width chọn lệnh Excel tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung

Default Width… chọn lệnh bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay workbook Ta qui định chiều cao dịng độ rộng cột cho worksheet hay workbook cách chọn worksheet hay workbook trước thực lệnh Ngồi cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Muốn thay đổi độ rộng cột rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu kéo chuột bên phải để tăng kéo bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng rê chuột đến bên số thứ tự dòng cho xuất ký hiệu kéo chuột lên để giảm kéo xuống để tăng chiều cao dòng

Ta qui định chiều cao dịng độ rộng cột cho worksheet hay

workbook cách chọn worksheet hay workbook trước thực lệnh Ngoài cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Muốn thay đổi độ rộng cột rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu kéo chuột bên phải để tăng kéo bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng rê chuột đến bên số thứ tự dòng cho xuất ký hiệu kéo chuột lên để giảm kéo xuống để tăng chiều cao dòng

Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) Nối nhiều ô thành ô

Khi nối nhiều ô thành ô, tất có liệu bạn cần chuyển hết liệu lên góc bên trái nhóm cần merge có liệu ô giữ lại, liệu khác bị xóa

B1 Chọn ô cần nối lại

B2 Chọn Home Alignment  chọn Merge & Center Để canh chỉnh liệu dùng nút canh chỉnh nhóm Algnment

Chuyển ô nối lại nhiều ô

Sau chuyển ô nối lại nhiều nội dung ô góc bên trái

B1 Chọn ô bị nối

B2 Chọn Home Alignment  chọn lại Merge & Center Unmerge Cells

1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt

Bạn dùng chuột, phím  , dọc, ngang, sheet tab, tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại sheet hay đến nơi bảng tính

Thanh dọc, ngang

Thanh dọc ngang gọi chung (scroll bars) Bởi hình Excel hiển thị (cho xem) phần bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng dọc để xem phần bên hay bên bảng tính dùng ngang để xem phần bên trái hay bên phải bảng tính

 Thanh dọc dài nhất, nằm dọc bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên mũi tên xuống; có trượt để hình lên xuống  Thanh ngang nằm ngang, thứ hai từ hình đếm lên Có hình dạng giống dọc, khác nằm ngang

Thanh ngang Thao tác:

 Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để hình sang trái  Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để hình sang phải Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại sheet ta nhấp chuột lên tên sheet sheet tab Ngồi có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hành <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hành Để trở sheet bạn nhấp chuột nút sheet tab

và để đến sheet cuối bạn nhấp chuột vào nút sheet tab Nếu muốn đến sheet trường hợp có q nhiều sheet bạn nhấp phải chuột vào chọn tên sheet cần đến

Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển

Để đến nơi cần thiết bảng tính ngồi việc dùng chuột ngang dọc, phím mũi tên bạn nên nhớ tổ hợp phím bảng bên để giúp di chuyển nhanh

Nhấn phím Di chuyển

→ Tab Sang ô bên phải

← Shift + Tab Sang ô bên trái

↑ Lên dòng

↓ Xuống dịng

Home Đến cột A dịng hành Ctrl + Home Đến địa ô A1 worksheet

Các phím tắt di chuyển nhanh bảng tính

Ctrl + End Đến địa có chứa liệu sau worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hành qua trái hình Alt + Page Down Di chuyển hành qua phải mành hình

Page Up Di chuyển ô hành lên hình Page Down Di chuyển hành xuống hình

F5 Mở hộp thoại Go To

End + → Ctrl +

→ Đến ô bên phải mà trước sau trống End + ← Ctrl +

← Đến ô bên trái mà trước sau trống End + ↑ Ctrl + ↑ Lên phía mà trống

End + ↓ Ctrl + ↓ Xuống phía mà trống

Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành

1.5 Thao tác với workbook Tạo workbook

Chọn nút Office New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa workbook có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook nhấp nút Create

Mở workbook có sẵn đĩa

Một tập tin có sẵn mở nhiều cách:

1 Chọn nút Office  chọn tên tập tin danh sách Recent Documents, có tối đa 50 tên tập tin sử dụng gần danh sách này (để điều chỉnh nhấn vào nút Office Excel Options Advance  phần Display Show this number of Recent Documents )

2 Dùng trình quản lý tập tin Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin nhấp chuột hai lần lên tên tập tin

3 Chọn nút Office Open, hộp thoại Open Trong hộp thoại Open, phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) chọn tên tập tin cần mở sau nhấn nút Open để mở tập tin Các tùy chọn nút Open hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khơng lưu đè thay đổi), Open as Copy (Tạo tập tin mở ra), Open in Browser (Mở tập tin trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trường hợp tập tin bị lỗi)

Lưu workbook

ột điều cần lưu ý làm việc máy tính bạn phải nhớ thực lệnh lưu lại công việc thực thường xuyên Việc lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột tong làm việc của bạn Nhằm an tồn cho liệu, bạn nên bật tính Auto Recover, Excel tự động thực lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định 10 phút lưu lần) Để sử dụng tính Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đánh dấu chọn  vào Save AutoRecover information

every minutes Một số cách lưu workbook: Chọn nút Office Save

2 Nhấp chuột lên nút lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar) Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> <Shift+F12>

Nếu tập tin lưu trước Excel lưu tiếp phần cập nhật, cịn nếu tập tin lệnh lưu lần đầu hộp thoại Save As Trong hộp thoại Save As, bạn chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin Save as type sau nhấn nút Save để lưu trữ

Minh họa lưu tập tin

 Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng tắt đặt tên tập tin Windows Tên tập tin dài tới 255 ký tự bao gồm khoảng trắng Tuy nhiên tên tập tin không dùng ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

 ể bảo mật tập tin, gán mật mã bảo vệ, cần phải biết mật mã phép mở tập tin (trừ cách tà đạo!)

B1 Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As

B2 Nhấn nút Tools  chọn General Options…, hộp thoại General Options

B3 Nhập mật mã mở hiệu chỉnh workbook (hai mật mã nên khác để tăng bảo mật) Sau nhấn nút OK

B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau nhấn nút OK

B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau nhấn nút OK B6 Nhấn nút Save để hoàn tất

Dùng mật mã bảo vệ workbook

Các tùy chọn hộp General Options: Always create backup (tạo có đi *.xlk trước gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only

recommended (mở dạng đọc) Đóng workbook

Một số cách đóng workbook: Chọn nút Office Close

2 Dùng chuột chọn nút góc bên phải (trên tiêu đề)

3 Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> <Ctrl+W> Nếu workbook có thay đổi nội dung Excel nhắc bạn lưu lại thay đổi

Sắp xếp workbook

Chi mở nhiều workbook lúc cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View  chọn nút Arrange All

 Chọn kiểu bố trí thích hợp

Sắp xếp workbook cửa sổ Excel 1.6 Thao tác với worksheet

Chèn thêm worksheet vào workbook Có nhiều cách thực hiện:

1 Nhấn vào nút sheet tab

2 Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet vào trước sheet hành Nhấn chọn nhóm Home  ến nhóm Cells Insert Insert sheet

4 Nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, hộp thoại Insert ra, chọn Worksheet nhấn nút OK Sheet chèn vào trước sheet hành

Minh họa chèn sheet Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter Tên sheet dài tới 31 ký tự dùng khoảng trắng, nhiên không dùng ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? * Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo cách sau:

1 Chọn sheet muốn xóa  chọn nhóm Home  chọn nhóm Cells Delete Delete sheet

2 Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, xác nhận xóa OK Sắp xếp thứ tự worksheet

Có nhiều cách thực xếp worksheet như:

1 Nhấp trái chuột lên tên sheet cần xếp giữ chuột kéo đến vị trí thả chuột

2 Khi có q nhiều sheet dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy… hộp thoại Move or Copy Hãy nhấp chọn lên tên sheet danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau nhấn OK

Sao chép worksheet

Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy… chọn vị trí đặt vùng Before sheet  ánh dấu chọn vào hộp Creat a copy  nhấn nút OK Ngồi để chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl dùng chuột chọn lên tên sheet cần chép  giữ trái chuột rê đến vị trí đặt sheet tab  thả trái chuột

 ể chép nhiều sheet lúc làm tương tự phải chọn nhiều sheet trước thực lệnh Để chọn nhiều sheet bạn giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet

 ể chép hay nhiều sheet sang workbook khác, bạn mỡ workbook đó lên sau thực lệnh Move or Copy… nhớ chọn tên workbook đích To book (nếu chọn workbook đích (new book) chép sheet đến workbook mới)

Chọn màu cho sheet tab

Việc tô màu giúp quản lý sheet tab tốt Để tô màu cho sheet tab bạn cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, chọn Tab Color chọn màu thích hợp

Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy hay nhiều sheet bạn ẩn Khơng thể ẩn hết sheet workbook mà phải cịn lại sheet không bị ẩn Muốn ẩn sheet bạn cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần chọn Hide sheet ẩn Khi muốn cho trở lại sheet, bạn nhấp phải chuột lên Sheet tab chọn Unhide… sau chọn tên sheet cần cho hiện nhấn nút OK

1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác

Trong q trình thao tác bảng tính đơi cần phóng to hay thu nhỏ cửa sổ để có góc nhìn tốt hơn, xem nội dung

worksheet nhiều góc độ khác nhau, chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề danh sách dài cuốn,…

Sử dụng Zoom

Excel 2010 bố trí cơng cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc bảng tính Thanh zoom nằm góc bên phải hình giúp thu nhỏ phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to nhấn nút dấu cộng cịn thu nhỏ nhấn vào nút dấu trừ

Thanh Zoom Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ

Tính đặc biệt hữu ích bạn muốn xem worksheet hay

worksheet workbook nhiều góc độ khác nhau, nhân

bản để xem gắn thêm số phía sau tên tập tin Chọn nhóm View Window New Window

Để so sánh hai worksheet sau làm bước bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side Khi sử dụng chức bạn cửa sổ cửa sổ theo Để tắt tính đồng thời bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu bật)

Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề

Tính hay dùng thao tác danh sách dài tính tốn cần phải thực nhiều việc tham chiếu Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt hiện hành vi trí cần chia bảng tính, sau chọn View Window Split Để bỏ khung bảng tính nhấn nút Split lại lần nhấp chuột lần lên đường chia dọc ngang Ngoài ra, đầu dọc ngang có ngấn nhỏ mà rê chuột lên có biểu tượng (cơng cụ chia nhanh

khung bảng tính), bạn giữ trái chuột kéo nơi muốn chia cửa sổ làm việc bảng tính

Minh họa chia 4, chia dọc, chia ngang

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel hỗ trợ bạn cố định vùng cửa sổ làm việc ví dụ dòng tiêu đề danh sách Việc cố định hữu ích giúp ta ln thấy dịng tiêu đề hình xuống phía để nhập liệu Để cố định bạn đặt hành vị trí cần cố định, sau chọn View Window Freeze Panes  chọn kiểu cố định phù hợp Nếu chọn:

Freeze Panes: Sẽ cố định dịng phía cột bên trái hành Freeze Top Row: Cố định dịng nhìn thấy danh sách Freeze First Column: Cố định cột nhìn thấy danh sách

Minh họa cố định tiêu đề

Để bỏ cố định vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes

Sử dụng Watch Window

Tính giúp ta theo dõi q trình tính tốn Bạn muốn giám sát ơ đưa vào danh sách giám sát cửa sổ Watch Window Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau chọn cần theo dõi nhấn vào nút Add Watch cửa sồ Watch Window

Cửa sổ Watch Window Chương 2: Làm việc với liệu Excel

2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh

Các ô bảng tính chứa số, chuỗi văn hay biểu thức tốn học Ngồi bảng tính cịn chứa biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … đối tượng khơng chứa ô mà bề mặt bảng tính

Nhập liệu

Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1 Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu

B2 Nhập vào số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần B3 Nhập xong nhấn Enter (ô hành chuyển xuống dưới) Tab (ô hành chuyển qua phải) để kết thúc

Lưu ý:

 Nếu nhập số vào mà Excel hiển thị ##### chiều rộng cột không đủ bạn tăng thêm chiều rộng cột

 Mặc định Excel dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên phần số thập phân

 Khi nhập số mà số không cần tính tốn bạn nên định dạng Text trước nhập (Home  nhóm Number  chọn Text từ danh sách)

 Ngày thời gian nhập vào dùng định dạng ngày mặc định Control Panel Regional and Language Options

 Khi nhập ngày dùng dấu / - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 10-05-2007 Khi muốn nhập ngày vào ô gõ <Ctrl+;> Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày chọn ô gõ <Ctrl+Shift+#>

 Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM 4:15 PM, không Excel tự hiểu là AM Khi muốn nhập thời gian vào ô gõ <Ctrl+Shift+;> Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho chứa thời gian chọn gõ

<Ctrl+Shift+@> Muốn nhập nội dung cho nhiều ô, bạn chọn ô nhập liệu vào sau nhấn <Ctrl+Enter> Ngồi cịn sử dụng chức năng AutoFill (phần sau) Muốn nhập nội dung ô nhiều sheet, bạn chọn sheet đó, sau chọn ô sheet hành, nhập liệu (có thể liệu bị nhập đè lên có liệu) Để bỏ chọn sheet nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Ungroup Sheets

Ví dụ nhập loại liệu Nhập ký tự đặc biệt

B1 Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô đến nơi cần chèn ô B2 Chọn Insert  nhóm Text  chọn Symbol

B3 Trong hộp thoại Symbol chọn ký tự cần, đổi kiểu Font hộp Font B4 Nhấn nút Insert để chèn

Ví dụ chèn  vào ô

Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau

 ể hủy lệnh vừa thực bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z>

 ang nhập liệu vào ô muốn hủy nhấn phím ESC

 ể phục hồi lệnh vừa hủy nhấn nút hay dùng phím <Ctrl+Y>  ể thực lại lệnh sau nhấn <Ctrl+Y>

Hiệu chỉnh nội dung

Xóa nội dung ô B1 Chọn nhiều ô cần xóa

B2 Nhấn Delete bàn phím (xóa cách xóa nội dung định dạng của cịn) Ngồi để xóa bạn vào Home  nhóm Editing Clear ( ) chọn lệnh:

Clear All: Xóa tất nội dung định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, cịn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa thích có

Lưu ý lệnh khơng xóa định dạng bảng (table)

Nhập đè lên có sẵn nội dung

Muốn nhập đè lên ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn chọn nhập vào nội dung Khi đó, nội dung cũ ô thay nội dung vừa nhập đè

Hiệu chỉnh nội dung ô

Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có bạn làm cách sau:

1 Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh  dùng chuột phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace Delete để xóa số nội dung sau nhập vào nội dung

2 Chọn ô cần hiệu chỉnh nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh làm tương tự

3 Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau nhấp chuột vào công thức (Formula) Sử dụng kỹ thuật nhập liệu

Sử dụng chức AutoFill

Sử dụng công cụ Excel giúp bạn điền tự động liệu theo mẫu AutoFill có sẵn Ngồi bạn cịn tạo thêm mẫu phục vụ cho cơng việc Danh sách số AutoFill có sẵn

Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau mở rộng

1, 2, 4, 5,

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Mon Tue, Wed, Thu

Monday Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan Feb, Mar, Apr

Jan, Apr Jul, Oct, Jan

Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct

1999, 2000 2001, 2002, 2003

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,

Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,

Text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3,

 Bạn muốn điền số lẻ khoảng từ đến 25 vào cột A bạn làm sau: B1 Chọn ô A1 nhập vào số

B2 Chọn ô A2 nhập vào số (bước nhảy 3-1 = 2, Excel cộng số vào ô chứa số lẻ trước để có số lẻ kế tiếp)

B3 Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) góc bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen B4 Giữ trái chuột kéo xuống phía số 25 dừng lại

 Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) liệu hay công thức ô hành cho bên trái, bên phải, phía hay bên bạn làm theo cách sau:

1 Chọn ô hành chứa liệu hay cơng thức cần chép, sau giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải) Khi liệu hay biểu thức chép

2 Chọn ô chứa liệu (hay công thức) cần chép tất ô cần liệu đến, sau vào Home  nhóm Editing Fill  chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left)

 Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular  phần phần Top options for working with Excel  chọn Edit Custom Lists  hộp thoại Custom Lists Tại đây, bạn nhập vào danh sách khung List entries, sau nhập xong nhấn nút Add để thêm vào

Custom lists kể từ lúc bạn sử dụng chức AutoFill với danh sách tự tạo bạn

 Muốn xóa danh sách bạn cần chọn danh sách nhấn nút Delete

 Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách chọn danh sách hiệu chỉnh List entries, sau hiệu chỉnh xong nhấn nút Add

Sử dụng chức Automatic Completion

Chức Automatic Completion giúp bạn nhập chuỗi văn giống nhanh chóng Tuy nhiên, chức đơi làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options  chọn Tab Advance  Editing options Enable AutoComplete for cell values

Sử dụng chức AutoCorrect

AutoCorrect giúp bạn sửa lỗi tả nhập liệu nhập tiếng Anh, cịn giúp nhập nhanh ký hiệu hay đoạn văn lặp lặp lại Chúng ta thêm vào cụm từ mà thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo bước sau: B1 Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2 Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type chức có tác dụng

B3 Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) B4 Trong hộp With gõ cụm từ vào (hoặc gõ vào nguyên mã tốc ký) B5 Nhấn nút Add để thêm vào danh sách

Ðể hiệu chỉnh mục từ danh sách chọn mục từ gõ nội dung vào hai hộp Replace With, sau nhấn nút Replace Muốn xóa mục từ danh sách chọn mục từ nhấn nút Delete

Minh họa thêm mã tốc ký nguyên văn 2.2 Định dạng

Định dạng chung

Các nút định dạng thông dụng Excel bố trí thuận lợi truy cập nhóm Home của Ribbon Trong q trình soạn thảo, tính tốn Excel, cần định dạng bạn việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp

Định dạng văn số

Khi cần định dạng phức tạp mà Ribbon khơng có nút lệnh bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home  nhóm Cells Format Format Cells…

Giải thích hộp thoại Format Cells

Định dạng Mô tả

Tab Number

Category Danh sách loại định dạng số, giá trị

Sample Hiển thị định dạng giá trị ô hành theo định dạng bạn chọn

Decimal places Tối đa có 30 số sau dấu thập phân, áp dụng cho

dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, Scientific

Use 1000 Separator (,)

Chọn muốn có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number

Negative numbers Chọn loại định dạng thể cho số âm, áp dụng cho dạng Number Currency

Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, áp dụng cho dạng Currency Accounting

Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , áp dụng cho dạng Date, Time, Fraction, Special, Custom

Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, áp dụng cho dạng Date, Time, Special

Tab Alignment Text alignment

Horizontal

Có lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , giá trị luận lý lỗi canh

Vertical Có lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc Mặc định Excel canh lề cho văn

Indent Thụt đầu dòng nội dung ô

Orientation Chọn hướng văn ô

Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn Các giá trị từ -90 đến 90 độ

Text control Wrap text

Nội dung ô xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột độ dài nội dung (xem chi tiết phần dưới) Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất nội dung ô vừa với độ

rộng cột

Merge cells Nối ô chọn thành (đã trình bày phần trên) Right-to-left Text

direction

Xác định trình tự đọc canh lề

Tab Font

Font Chọn kiểu Font cho ô, font mặc định Calibri Font style Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ,

kiểu mặc định Regular

Size Kích thước font chữ , từ cở đến 1638 mặc định cở chữ 11 point

Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn danh sách, mặc định None

Color Chọn màu cho văn bản, mặc định Automatic (do Excel tự chọn màu)

Normal font Nếu chọn loại bỏ định dạng Font khác trở

dạng bình thường

Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn Superscript Làm cho văn co lại đẩy lên Subscript Làm cho văn co lại đẩy xuống Preview Xem trước kết định dạng bạn vừa chọn

Tab Border

Line Chọn kiểu kích cở đường kẻ khung, sau chọn nút bên hộp Border để kẻ

Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao kẽ đường phân cách ô

Color Chọn màu cho đường kẽ

Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ đường bao ô

Tab Fill

Background Color Chọn màu cho ô Fill Effects cung cấp hiệu ứng tô màu (xem chi tiết phần dưới)

More Colors Bổ sung thêm màu công cụ pha chế màu Pattern Color Các mẫu màu

Pattern Style kiểu mẫu tô ô Xem trước kết chọn màu

kiểu mẫu Sample

Tab Protection

Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … ơ, có tác dụng sheet bảo vệ

Hidden Ẩn công thức ô, co tác dụng sheet bảo vệ (xem phần sau)

General Excel mặc định dùng kiểu để định dạng giá trị, số dài 12 số định dạng

General chuyển sang dạng Scientific

Number Dùng để định dạng số, bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân, đồng thời chọn kiểu hiển thị số âm

Currency Dùng để định dạng đơn vị tiền tệ cho giá trị, ta chọn dấu phân cách thập phân định số số sau dấu thập phân, đồng thời chọn kiểu hiển thị số âm Accounting Dùng để định dạng đơn vị tiền tệ kế tốn, đặt

ký hiệu tiền tệ giá trị hai cột khác

Date Dùng để định dạng giá trị ngày thời gian tùy theo chọn lựa phần Type Locale (location) Các Type có dấu (*) định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel) Time Dùng để định dạng giá trị ngày thời gian tùy theo

chọn lựa phần Type Locale (location) Các Type có dấu (*) định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel) Percentage Định dạng lấy giá trị ô nhân với 100 thêm

dấu % vào sau kết quả, bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân

Fraction Định dạng hiển thị số dạng phân số tùy theo Type bạn chọn

Scientific Hiển thị số dạng khoa học <Con số E+n> Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific

1.23E+10, nghĩa 1.23 x 1010 Bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân

Text Định dạng nội dung giống nhập vào kể số

Special Định dạng số dạng mã bưu (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm …

Custom Dùng để hiệu chỉnh mã định dạng áp dụng hay tạo định dạng bạn áp dụng Ta thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ phiên Excel (xem phần sau)

Sử dụng Wrap Text

Khi bạn muốn đoạn văn dài ô có nhiều dịng bạn dùng chức wrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dịng vị trí mong muốn

B1 Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ A1

B2 Chọn Home Alignment  chọn Wrap Text ( ) Nếu dịng khơng tự động mở rộng bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Cells Format  tại Cells Size chọn AutoFit Row Height

Xoay chữ (Orientation)

B1 Chọn ô cần xoay chữ A1:D1

B2 Chọn Home  nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise

Định dạng khung (border)

Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách ô nét mãnh màu tất đường kẽ màu đỏ

B1 Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18

B2 Chọn Home  nhóm Cells Format  Chọn Format Cells B3 Vào Tab Border, chọn màu Red ( ) Color

B4 Chọn Style nét đậm , sau chọn nút Outline Preset B5 Chọn Style nét mảnh , sau chọn nút Inside Preset B6 Nhấn OK hoàn tất

Hiệu ứng tô ô (Fill effect)

B1 Chọn vùng cần tô màu B2:E18

B2 Chọn Home  nhóm Cells Format  Chọn Format Cells B3 Vào Tab Fill  Chọn Fill Effects…

B4 Chọn màu cần phối hợp: Color (ví dụ màu vàng Yellow) Color (Blue)

B5 Chọn Shading styles Vertical chọn kiểu thứ B6 Nhấn OK hai lần để hoàn tất

Tự động định dạng có điều kiện

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện giúp bạn mẫu liệu sử dụng đơn giản Chỉ cần đánh dấu nhóm kích vào Conditional Formatting ribbon Home Khi đưa chuột lựa chọn, bạn thấy preview Có thể gán cho màu để phán ảnh thứ hạng toàn dải giá trị, thêm liệu suốt phản ánh giá trị ô… Cách thức tiến hành cho phép đơn giản nhiều so với phức tạp hộp thoại Conditional Formatting Excel 2003

Bảng định dạng bảng (table)

Excel thiết lập sẵn nhiều biểu mẫu định dạng bảng hỗ trợ tạo thêm biểu mẫu Excel cho phép xóa biểu mẫu tự tạo thêm cho phép xóa định dạng bảng Ngồi ta hiệu chỉnh định dạng bảng cần thiết Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng B1 Chọn danh B2:E18

B2 Chọn Home  nhóm Styles  chọn Format As Table

B3 Cửa sổ Style liệt kê nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số

B4 Cửa sổ Format As Table lên nhấn OK để xác nhận

 ể tạo mẫu bước chọn New Table Style…, sau đặt tên cho biểu mẫu nhấn Format để chế biến biểu mẫu

 Muốn xóa mẫu tự tạo vào Home Style Format As Table, phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu chọn Delete

 Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có Table Tools Tab Design Ribbon

Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách

 ể xóa kiểu định dạng bảng áp dụng, trước tiên chọn bảng, Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( )  chọn Clear Đến lúc vùng chọn

bảng có tính bảng

 ể chuyển bảng thành danh sách chọn bảng, sau vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range

Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)

Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp dễ sử dụng Các biểu mẫu tài liệu thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt Ngồi cịn hiệu chỉnh chế biến mẫu

 ể áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes  Chọn biểu mẫu từ danh sách

 Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Font vào Effects để chọn lại hiệu ứng

 Lu ý bảng phải áp dụng Style có tác dụng

 Tạo biểu mẫu Colors Font bạn vào Page Layout Themes  chọn Colors  chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes

 chọn Fonts  chọn Create New Themes Fonts Nhớ lưu lại (Save) sau tạo

 Khi ổi kiểu mẫu khác đồng loạt đối tượng áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng không bị thay đổi nội dung

2.3 Tìm thay liệu

Để tìm liệu tìm thay liệu:

• Kích nút Find & Select nhóm Editing của tab Home • Chọn Find Replace

• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm mục Find What (nếu bạn chọn Find bước trên) nhập từ muốn tìm mục Find What từ thay mục Replace with (nếu bạn chọn Replace bước trên)

• Kích nút Options để tìm thêm tùy chọn

2.4 Sắp xếp lọc liệu

Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn

Sắp xếp

Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: • Đánh dấu muốn xếp

• Kích nút Sort & Filter tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh xếp

Để xếp nhiều cột:

• Kích nút Sort & Filter tab Home • Chọn cột mà bạn muốn xếp • Kích Add Level

• Chọn cột bạn muốn xếp • Kích OK

Lọc liệu

Bộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc:

• Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía • Kích Text Filter

• Kích Words bạn muốn lọc Nhấn chuột vào để xem ảnh gốc

• Để khơng áp dụng lọc, kích nút Sort & Filter • Kích Clear

Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 3.1 Giới thiệu công thức hàm:

Giới thiệu công thức (Formula)

Công thức giúp bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Chúng ta dùng công thức để tính tốn từ liệu lưu trữ bảng tính, liệu thay đổi cơng thức tự động cập nhật thay đổi tính kết giúp đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Vậy cơng thức có thành phần gì?

Cơng thức Excel nhận dạng bắt đầu dấu = sau kết hợp tốn tử, trị số, địa tham chiếu hàm

Ví dụ:

Ví dụ cơng thức Các tốn tử cơng thức

Tốn tử Chức Ví dụ Kết

+ Cộng =3+3 cộng

- Trừ =45-4 45 trừ 41

* Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5

/ Chia =3/3 chia

^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) lũy thừa thành 16 Lấy bậc 16 thành & Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê”

“Thanh” lại thành “Lê Thanh”

= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

> Lớn =A1>B1 Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả: FALSE

< Nhỏ =A1<B1 Ví dụ A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

>= Lớn

=A1>=B1 Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả: FALSE

<= Nhỏ

=A1<=B1 Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả: TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả: TRUE

, Dấu cách tham chiếu

=Sum(A1,B1) Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả:

: Tham chiếu mãng

=Sum(A1:B1) Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả:

khoảng trắng

Trả ô giao vùng

=B1:B6 A3:D3 Trả giá trị ô

Thứ tự ưu tiên toán tử

Tốn tử Mơ tả Ưu tiên

: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy)

Tốn tử tham chiếu

– Số âm (ví dụ –1)

% Phần trăm

^ Lũy thừa

* / Nhân chia

+ – Cộng trừ

& Nối chuỗi

= < > <= >= <> So sánh

Giới thiệu hàm (Function)

Hàm Excel lập trình sẵn dùng tính tốn thực chức Việc sử dụng thành thạo hàm giúp tiết kiệm nhiều thời gian so với tính tốn thủ cơng khơng dùng hàm Các hàm Excel đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có hàm khơng u cầu đối số, có hàm yêu cầu nhiều đối số, đối số bắt buộc tự chọn Ví dụ:

=Rand(): hàm khơng có đối số

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm đối số

=PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có hàm sau:

• Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

• Hàm lấy liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… • Hàm liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

• Hàm ngày thời gian: Time, Now, Date,… • Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,… • Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

• Hàm thơng tin: Cell, Thơng tin, IsNa,… • Hàm luận lý: If, And, Or,…

• Hàm tham chiếu tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,… • Hàm tốn lượng giác: Log, Mmult, Round,…

• Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

• Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

Chúng ta nghiên cứu cách sử dụng hàm nhóm hàm phần sau

Nhập công thức hàm

Nhập công thức Excel đơn giản, muốn nhập công thức vào ô bạn việc nhập dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Bạn nhìn vào Formula để thấy trọn công thức Một điều lưu ý làm việc bảng tính tránh nhập trực tiếp số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu

Ví dụ:

Minh họa dùng tham chiếu hàm

Trong ví dụ trên, đối số thứ hàm NPV không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chứa I2, lãi suất có thay đổi ta cần nhập giá trị vào I2 thu kết NPV không cần phải chỉnh sửa lại công thức

Giả sử ô C2:G2 đặt tên DongTien, ô I2 đặt tên LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng số 1) q trình nhập cơng thức bạn làm sau:

B1 Tại ô B4 nhập vào =NPV(

B2 Nhấn F3, cửa sổ Paste Name B3 Chọn LaiSuat nhấn OK

B4 Nhập dấu phẩy (,) gõ F3 B5 Chọn DongTien nhấn OK

B6 Nhập dấu đóng ngoặc nhập dấu + B7 Nhấp chuột vào ô B2

B8 Nhấn phím Enter

Chèn tên vùng vào công thức

Một cách dễ dàng để sử dụng hàm Excel sử dụng thư viện hàm Khi bạn muốn sử dụng hàm việc vào Ribbon  chọn nhóm Formulas  Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng Ngồi bạn nhấn vào nút để gọi hộp thoại Insert Function cách nhanh chóng cần tìm hiểu hàm bạn cần nhấn vào Help on this function

Hộp thoại Insert Function Tham chiếu công thức

Các tham chiếu sử dụng công thức giúp cho khỏi tốn công sửa chữa công thức giá trị tính tốn có thay đổi Có loại tham chiếu sau:

• Tham chiếu địa tương đối: Các dòng cột tham chiếu thay đổi chép di dời công thức đến vị trí khác lượng tương ứng với số dịng số cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4

• Tham chiếu địa tuyệt đối: Các dịng cột tham chiếu khơng thay đổi ta di dời hay chép cơng thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

• Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa tương đối tuyệt đối Ví dụ A$5 nghĩa cột A tương đối dòng tuyệt đối

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột cố định cột trước thứ tự dịng cố định dịng Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dịng cột

Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng cột

Ví dụ: Tính thành tiền Số lượng nhân Giá Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND Tính tổng cột Thành tiền cột VND

Minh họa địa tương đối tuyệt đối

B1 Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 Enter Sau quét chọn vùng D2:D14 gõ <Ctrl+D> Vào ô D3, D4 D14 ta thấy cơng thức dịng tự động thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2 Trường hợp dùng địa tương đối B2*C2 muốn chép cơng thức xuống phía địa tính tốn tự động thay đổi theo

B2 Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 Enter, sau chép cơng thức xuống ô E3:E14 Chúng ta cần cố định dòng 17 địa tỷ giá B17 ta muốn cơng thức xuống cơng thức chép tham chiếu đến B17 để tính tốn

B3 Tại D15 nhập vào =Sum(D2:D14) chép sang E15 Lưu ý:

• Tham chiếu đến địa worksheet khác workbook có dạng

• Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ Ví dụ: =A2*Sheet2!A2

=A2*’Thong so’!B4

Khi tên sheet có chứa khoảng trắng để cặp nháy đơn ‘ ’ • Tham chiếu đến địa workbook khác có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ

Ví dụ:

=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4

=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook không mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4

Khi tham chiếu đến tài nguyên chia máy chủ mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors)

Các lỗi thơng dụng Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong cơng thức có chứa phép chia cho (zero) chia ô rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến mà có dùng hàm NA để kiểm tra

tồn liệu hàm khơng có kết

#NULL! Hàm sử dụng liệu giao vùng mà vùng khơng có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề giá trị, ví dụ dùng nhầm số âm phải số dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường ô tham chiếu hàm bị xóa #VALUE! Cơng thức tính tốn có chứa kiểu liệu không

3.2 Các hàm excel a Nhóm hàm thống kê

AVEDEV (number1, number2, ) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối điểm liệu theo trung bình chúng Thường dùng làm thước đo biến đổi tập số liệu

AVERAGE (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng

AVERAGEA (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng giá trị, bao gồm giá trị logic

AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng giá trị mảng theo điều kiện

AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ) : Tính trung bình cộng giá trị mảng theo nhiều điều kiện

COUNT (value1, value2, ) : Đếm số ô danh sách

COUNTA (value1, value2, ) : Đếm số có chứa giá trị (khơng rỗng) danh sách

COUNTBLANK (range) : Đếm ô rỗng vùng

COUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa điều kiện cho trước bên dãy

COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước

DEVSQ (number1, number2, ) : Tính bình phương độ lệch điểm liệu từ trung bình mẫu chúng, cộng bình phương lại

FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có giá trị thường xuyên xuất bên dãy giá trị, trả mảng đứng số Luôn sử dụng hàm dạng công thức mảng

GEOMEAN (number1, number2, ) : Trả trung bình nhân dãy số dương Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, lãi kép có lãi biến đổi cho trước

HARMEAN (number1, number2, ) : Trả trung bình điều hịa (nghịch đảo trung bình cộng) số

KURT (number1, number2, ) : Tính độ nhọn tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tương đối phân bố so với phân bố chuẩn

LARGE (array, k) : Trả giá trị lớn thứ k tập số liệu MAX (number1, number2, ) : Trả giá trị lớn tập giá trị

MAXA (number1, number2, ) : Trả giá trị lớn tập giá trị, bao gồm giá trị logic text

MEDIAN (number1, number2, ) : Tính trung bình vị số

MIN (number1, number2, ) : Trả giá trị nhỏ tập giá trị

MINA (number1, number2, ) : Trả giá trị nhỏ tập giá trị, bao gồm giá trị logic text

MODE (number1, number2, ) : Trả giá trị xuất nhiều mảng giá trị

PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k giá trị mảng liệu

PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả thứ hạng (vị trí tương đối) trị mảng liệu, số phần trăm mảng liệu

PERMUT (number, number_chosen) : Trả hoán vị đối tượng

QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị tập liệu Thường dùng khảo sát liệu để chia tập hợp thành nhiều nhóm

RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng số danh sách số SKEW (number1, number2, ) : Trả độ lệch phân phối, mô tả độ không đối xứng phân phối quanh trị trung bình

SMALL (array, k) : Trả giá trị nhỏ thứ k tập số

STDEV (number1, number2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu

STDEVA (value1, value2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu, bao gồm giá trị logic

STDEVP (number1, number2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo tồn thể tập hợp STDEVPA (value1, value2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể chữ giá trị logic

VAR (number1, number2, ) : Trả phương sai dựa mẫu

VARA (value1, value2, ) : Trả phương sai dựa mẫu, bao gồm trị logic text

VARP (number1, number2, ) : Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp VARPA (value1, value2, ) : Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp, bao gồm trị logic text

TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần tập liệu, cách loại tỷ lệ phần trăm điểm liệu đầu cuối tập liệu b Nhóm hàm phân phối xác suất

BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả giá trị hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta

BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả nghịch đảo hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta

BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả xác suất lần thử thành công phân phối nhị phân

CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả xác xuất phía phân phối chi-squared

CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả nghịch đảo xác xuất phía phân phối chi-squared

CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả giá trị xác xuất từ phân phối chi-squared số bậc tự tương ứng

CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho kỳ vọng lý thuyết

CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả giá trị nhỏ cho phân phối nhị thức tích lũy lớn hay giá trị tiêu chuẩn Thường dùng để bảo đảm ứng dụng đạt chất lượng

EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ Thường dùng để mô thời gian biến cố

FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F Thường dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác hay khơng FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo phân phối xác suất F Thường dùng để so sánh độ biến thiên hai tập số liệu FTEST (array1, array2) : Trả kết phép thử F Thường dùng để xác định xem hai mẫu có phương sai khác hay khơng

FISHER (x) : Trả phép biến đổi Fisher x Thường dùng để kiểm tra giả thuyết dựa hệ số tương quan

FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher Thường dùng để phân tích mối tương quan mảng số liệu

GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả phân phối tích lũy gamma Có thể dùng để nghiên cứu có phân bố lệch

GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả nghịch đảo phân phối tích lũy gamma

GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên hàm gamma

HYPGEOMDIST (number1, number2, ) : Trả phân phối siêu bội (xác suất số lần thành cơng )

LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo hàm phân phối tích lũy lognormal x (LOGNORMDIST)

LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả phân phối tích lũy lognormal x, logarit tự nhiên x thường phân phối với tham số mean standard_dev

NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả phân phối nhị thức âm (trả xác suất mà có number_f lần thất bại trước có number_s lần thành cơng, xác suất không đổi lần thành công probability_s)

NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả phân phối chuẩn

(normal distribution) Thường sử dụng việc thống kê, gồm việc kiểm tra giả thuyết

NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn

NORMSDIST (z) : Trả hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative distribution function), phân phối có trị trung bình cộng zero (0) độ lệch chuẩn

NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc POISSON (x, mean, cumulative) : Trả phân phối poisson Thường dùng để ước tính số lượng biến cố xảy khoảng thời gian định

PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất trị dãy nằm hai giới hạn

STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị mean standard_dev

TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả xác suất phân phối Student (phân phối t), x giá trị tính từ t dùng để tính xác suất

TINV (probability, degrees_freedom) : Trả giá trị t phân phối Student

TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả phân phối Weibull Thường sử dụng phân tích độ tin cậy, tính tuổi thọ trung bình thiết bị ZTEST (array, x, sigma) : Trả xác suất phía phép thử z

c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính

CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan hai mảng để xác định mối quan hệ hai đặc tính

COVAR (array1, array2) : Tính tích số độ lệch cặp điểm liệu, tính trung bình tích số

FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính tốn hay dự đốn giá trị tương lai cách sử dụng giá trị có, phương pháp hồi quy tuyến tính GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính tốn tăng trưởng dự kiến theo hàm mũ, cách sử dụng kiện có

INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao đường thẳng với trục y cách sử dụng trị x y cho trước

LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho đường cách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đường thẳng thích hợp với liệu, trả mảng mơ tả đường thẳng Ln dùng hàm dạng công thức mảng

LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng phân tích hồi quy Hàm tính đường cong hàm mũ phù hợp với liệu cung cấp, trả mảng gía trị mơ tả đường cong Ln dùng hàm dạng cơng thức mảng

PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), mục không thứ nguyên, khoảng từ -1 đến 1, phản ánh mở rộng quan hệ tuyến tính hai tập số liệu

RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tích Pearson (r), thông qua điểm liệu known_y's known_x's

SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc đường hồi quy tuyến tính thơng qua điềm liệu

STEYX (known_y's, known_x's) : Trả sai số chuẩn trị dự đoán y trị x hồi quy

TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả trị theo xu tuyến tính

d Các hàm tài - financian functions

ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi tích lũy cho chứng khốn trả lãi theo định kỳ

ACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy chứng khoán trả lãi theo kỳ hạn

AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao tài khóa kế tốn tùy theo thời hạn sử dụng tài sản (sử dụng hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)

AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao tài khóa kế tốn (sử dụng hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)

COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kỳ lãi tới ngày kết toán

COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kỳ lãi bao gồm ngày kết toán

COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kết tốn tới ngày tính lãi

COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả số thể ngày tính lãi kể từ sau ngày kết tốn

COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn

COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả số thể ngày toán lãi lần trước, trước ngày kết toán

CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả khoản vay khoảng thời gian start_period end_period CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả tiền vốn tích lũy phải trả khoản vay khoảng thời gian start_period

end_period

DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần theo mức cố định (fixed-declining balance method) khoảng thời gian xác định

DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo tỷ lệ đó, khoảng thời gian xác định

DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu chứng khoán

DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar dạng phân số sang giá dollar dạng thập phân

DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar dạng thập phân số sang giá dollar dạng phân số

DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực trung bình trọng giá trị dòng luân chuyển tiền mặt dùng làm thước đo phản hồi làm thay đổi lợi nhuận giá trị trái phiếu)

EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế năm, biết trước lãi suất danh nghĩa năm tổng số kỳ toán lãi kép năm

FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kỳ hạn đầu tư dựa việc chi trả cố định theo kỳ lãi suất cố định

FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kỳ hạn vốn ban đầu sau áp dụng chuỗi lãi suất kép (tính giá trị kỳ hạn cho đầu tư có lãi suất thay đổi)

INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho chứng khốn đầu tư tồn

IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả khoản toán lãi cho đầu tư dựa việc chi trả cố định theo kỳ dựa lãi suất không đổi

IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho chuỗi lưu động tiền mặt thể trị số

ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi trả kỳ khoản vay có lãi suất không đổi, sau trừ số tiền gốc phải trả cho kỳ

MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa đồng mệnh giá $100

MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kỳ

NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất danh nghĩa năm, biết trước lãi suất thực tế kỳ tính lãi kép năm

NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kỳ hạn để trả khoản vay đầu tư dựa chu kỳ, số tiền trả tỷ suất lợi tức cố định

NPV (rate, value1, value2, ) : Tính giá rịng khoản đầu tư cách sử dụng tỷ lệ chiếu khấu với chi khoản trả kỳ hạn (trị âm) thu nhập (trị dương)

ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khốn có kỳ lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Trả lợi nhuận chứng khốn có kỳ tính lãi lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khốn có kỳ tính lãi phiếu cuối lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận chứng khốn có kỳ cuối lẻ (ngắn hạn hay dài hạn)

PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả khoản vay có lãi suất khơng đổi chi trả đặn

PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn tốn kỳ hạn cho khoản đầu tư, việc chi trả thực đặn theo định kỳ với lãi suất không đổi

PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng khốn đồng mệnh giá $100, toán lợi tức theo chu kỳ

PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khoán chiết khấu

PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khoán phải toán lãi vào ngày đáo hạn PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị khoản đầu tư

RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất kỳ niên kim REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền nhận vào kỳ hạn tốn cho chứng khốn đầu tư tồn

SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phương pháp đường thẳng) tài sản kỳ

SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị lại tài sản định kỳ xác định

TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tương ứng với trái phiếu cho trái phiếu kho bạc

TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu kho bạc

TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc

VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản sử dụng nhiều kỳ

XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho loạt lưu động tiền mặt không định kỳ

XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá rịng cho dãy lưu động tiền mặt không định kỳ

YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận chứng khốn trả lãi theo định kỳ

YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận năm cho chứng khốn chiết khấu

YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận năm chứng khốn trả lãi vào ngày đáo hạn

e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách

DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình giá trị cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm ô chứa số liệu cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm ô "không rỗng" cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DGET (database, field, criteria) : Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định

DMAX (database, field, criteria) : Trả trị lớn cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DMIN (database, field, criteria) : Trả trị nhỏ cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân giá trị cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DSTDEV (database, field, criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn tập hợp theo mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn tập hợp theo toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DSUM (database, field, criteria) : Cộng số cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DVAR (database, field, criteria) : Ước lượng biến thiên tập hợp dựa mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

DVARP (database, field, criteria) : Tính tốn biến thiên tập hợp dựa toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ) : Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo

Nói chung Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách

Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích liệu danh sách hay sở liệu Những hàm bắt đầu chữ D

Mỗi hàm sử dụng đối số database, field criteria; đối số tham chiếu đến mảng bảng tính

* database : Là dãy ô tạo nên danh sách hay sở liệu Một sở liệu danh sách liệu gồm mẩu tin, có cột liệu trường (field) Dòng danh sách chứa tên trường

* field : Cho biết cột sử dụng hàm field cho dạng text với tên cột để cặp dấu ngoặc kép (như "Age", "Yield" ) số đại diện cho vị trí cột (1, 2, )

* criteria : Là dãy chứa điều kiện Có thể dùng dãy cho phần điều kiện này, miễn dãy có tên cột bên tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm Một số ví dụ cách dùng Criteria để nhập điều kiện sau đây)

HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN

Một số lưu ý sử dụng ngày tháng thời gian Excel:

Excel hỗ trợ tính tốn ngày tháng cho Windows Macintosh Windows dùng hệ ngày 1900 Macitosh dùng hệ ngày 1904 Tài liệu diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows

Hệ thống ngày Excel phụ thuộc vào thiết lập Regional Options Control Panel Mặc định hệ thống Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn sửa lại thành hệ thống ngày VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy) Khi bạn nhập giá trị ngày tháng khơng hợp lệ trở thành chuỗi văn Cơng thức tham chiếu tới giá trị trả lỗi

=NOW() Cho ngày hệ thống =TODAY() Cho ngày hệ thống

=DAY(D) Cho giá trị ngày D (Trả thứ tự ngày tháng từ giá trị kiểu ngày tháng)

=MONTH(D) Cho giá trị tháng D =YEAR(D) Cho giá trị năm D

=DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày mốc ngày tháng dựa sở năm có 360 ngày

=EDATE Trả mốc thời gian xảy trước sau mốc định

=EOMONTH Trả ngày cuối tháng xảy trước sau mốc định Hàm HOUR()

Cho biết số giá trị thời gian Cú pháp: = HOUR(serial_number)

serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ)

Hàm MINUTE()

Cho biết số phút giá trị thời gian Cú pháp: = MINUTE(serial_number)

serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: Bây 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút)

=MONTH Trả số tháng giá trị kiểu ngày tháng

=NETWORKDAYS Trả số ngày làm việc mốc thời gian đưa sau trừ ngày nghĩ ngày lễ

=NOW Trả ngày hệ thống bạn Hàm SECOND()

Cho biết số giây giá trị thời gian Cú pháp: = SECOND(serial_number)

serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)

Hàm TIME()

Trả giá trị thời gian

Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)

hour: Số giờ, số từ đến 23 Nếu lớn 23, Excel tự trừ bội số 24

minute: Số phút, số từ đến 59 Nếu lớn 59, Excel tính lại tăng số lên tương ứng

second: Số giây, số từ đến 59 Nếu lớn 59, Excel tính lại tăng số phút, số lên tương ứng

Ví dụ:

TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM

* Cũng DATE(), hàm TIME() hữu dụng hour, minute, second công thức mà số, giúp tính tốn xác

Hàm TIMEVALUE()

Chuyển đổi chuỗi văn có dạng thời gian thành giá trị thời gian để tính tốn

Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text) time_text: Chuỗi văn cần chuyển đổi Ví dụ:

TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM)

=WEEKDAY Trả số thứ tự ngày tuần từ giá trị ngày tháng =WEEKNUM Trả số thứ tự tuần năm từ giá trị ngày tháng

=WORKDAY Trả ngày làm việc xảy trước sau mốc thời gian đưa Trong công việc ngày, hẳn hay nghĩ đến chuyện việc làm hết phần trăm năm, ví dụ, ngày ngủ hết tiếng, 1/4 ngày, năm ngủ hết 25% (hic) thời gian

Hoặc nhân viên công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lương tính theo năm, cơng ty phải trả cho người phần trăm lương cho nghỉ việc? Excel có hàm để tính tỷ lệ khoảng thời gian năm, cho phép tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu ):

Hàm YEARFRAC()

(Dịch từ chữ Year: năm, Frac = Fraction: tỷ lệ)

Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])

start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc khoảng thời gian cần tính tốn Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả cơng thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text

basis: Một số, quy định kiểu tính:

* : (hoặc khơng nhập) Tính tốn theo kiểu Bắc Mỹ, năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, tháng có 30 ngày

* : Tính tốn theo số ngày thực tế năm số ngày thực tế tháng * : Tính tốn theo năm có 360 ngày, số ngày số ngày thực tế tháng

* : Tính tốn theo năm có 365 ngày, số ngày số ngày thực tế tháng

* : Tính tốn theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date end_date mà rơi vào ngày 31 tháng chúng đổi thành ngày 30 tháng đó)

Ví dụ: Tính tỷ lệ ngày 15/3/2010 ngày 30/7/2010 so với năm: YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37%

Tính số ngày chênh lệch theo kiểu năm có 360 ngày

Hiện nay, cịn số hệ thống kế tốn dùng kiểu tính thời gian tháng coi có 30 ngày năm coi có 360 ngày!

Gặp trường hợp này, việc tính tốn thời gian khơng đơn giản, thực tế số ngày tháng đâu có giống

Có lẽ nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có hàm dành riêng cho hệ thống kế toán dựa sở năm có 360 ngày, hàm DAYS360

Hàm DAYS360()

Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])

start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc khoảng thời gian cần tính tốn Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả công thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text

method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để cách tính tốn, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ

* FALSE: (hoặc khơng nhập) Tính tốn theo kiểu Mỹ: Nếu start_date ngày 31 tháng, đổi thành ngày 30 tháng Nếu end_date ngày 31 tháng start_date nhỏ 30, end_date đổi thành ngày tháng

* TRUE: Tính tốn theo kiểu châu Âu: Hễ start_date end_date mà rơi vào ngày 31 tháng chúng đổi thành ngày 30 tháng Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch 01/01/2008 31/5/2008 theo kiểu năm có 360 ngày theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF)

DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150

DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149 DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151 Tính số ngày làm việc hai khoảng thời gian

Bình thường, lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết bao gồm ngày lễ, ngày nghỉ, v.v Cịn tính số ngày làm việc khoảng thời gian, phải trừ bớt ngày khơng làm việc

Trong Excel có hàm chun để tính tốn ngày làm việc hai khoảng thời gian mà không bao gồm ngày thứ Bảy, Chủ Nhật ngày nghỉ khác định: Hàm NETWORKDAYS (đúng nguyên nghĩa nó: net

workdays)

Dĩ nhiên hàm thích hợp với quan làm việc ngày tuần, chúng ta, làm tuốt, có 365 ngày năm (hic) hàm vơ tác dụng! Hàm NETWORKDAYS()

Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays])

start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc công việc Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả công thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text holidays: Danh sách ngày nghỉ ngày thứ Bảy Chủ Nhật Danh sách vùng đặt tên Nếu nhập trực tiếp phải bỏ cặp dấu móc {}

Ví dụ: Cơng thức tính số ngày làm việc ngày 1/12/2010 ngày 10/1/2011, có nghỉ ngày Noel (25/12) ngày Tết Tây (1/1):

= NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"}) Hàm DATEDIF()

Có lẽ cách dễ muốn tính tốn ngày tháng năm dùng hàm DATEDIF() Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit)

start_day: Ngày đầu

end_day: Ngày cuối (phải lớn ngày đầu)

unit: Chọn loại kết trả (khi dùng hàm phải gõ dấu ngoặc kép) y : số năm chênh lệch ngày đầu ngày cuối

m : số tháng chênh lệch ngày đầu ngày cuối d : số ngày chênh lệch ngày đầu ngày cuối

md : số ngày chênh lệch ngày đầu tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm số tháng

ym : số tháng chênh lệch ngày đầu ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm số ngày

yd : số ngày chênh lệch ngày đầu ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm

Ví dụ:

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày)

DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1) *Tính tuổi (2):

Ở trước, tơi đưa cơng thức để tính tuổi dài thng vầy: = YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()),

MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY())

Đó chưa biết đến hàm DATEDIF()

Bây giờ, với DATEDIF(), công thức ngắn vầy thôi, mà kết xác:

= DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y") Ví dụ, hơm ngày 09/01/2007:

* Với ngày sinh 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39

* Nhưng với ngày sinh 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38

*Tìm giờ, phút, giây tính từ lúc

Như tơi nói trên, hàm TIME() tự động điều chỉnh kết giá trị thời gian thông số hàm không hợp lý (giờ > 24, phút giây > 60) Và đó, cần tính tốn tìm giá trị thời gian kể từ lúc (hoặc lúc nào), người ta thường sử dụng hàm TIME()

Ví dụ, cơng thức sau cho kết thời gian vào 12 tiếng kể từ lúc này:

= TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Không giống hàm DATE(), bạn đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây hàm TIME() Ví dụ cơng thức sau làm chuyện tăng thêm ngày vào ngày tháng năm thời gian tại:

= NOW() +

Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm theo tỷ lệ ngày Ví dụ, ngày có 24 giờ, nên tính 1/24 Cũng vậy, có 60

phút, nên phút tính 1/24/60 (của ngày) Và cuối cùng, có 60 giây phút, nên giây ngày tính

1/24/60/60

*Tính tổng thời gian

Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trường hợp sau đây:

* Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, giờ, cộng thêm tiếng nữa, 10 Hoặc 23 giờ, cộng thêm tiếng sáng (chớ 26 giờ) Nếu cộng kiểu bạn cộng bình thường, dùng hàm TIME() cần theo bảng hướng dẫn

* Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày làm việc 18 tiếng, hai ngày làm tiếng? 36 tiếng Nhưng bạn dùng format bình thường dạng thời gian Excel tự quy (36-24) = 12:00 Để kết 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu:

[h]:mm:ss (giờ nằm cặp dấu ngoặc vuông) Lấy lại định dạng ngày tháng

Đôi khi, bạn nhận database mà không hiểu lý đó, cell chứa ngày tháng năm sau: 20070823,

nghĩa định dạng theo kiểu YYYYMMDD

Trường hợp này, dùng Format Cell Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng đến hàm DATE(year, month, day)

và hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() RIGHT() để lấy trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE():

Tôi giả sử số 20070823 nằm cell A1, cơng thức LEFT(A1, 4) cho ta trị số năm, MID(A1, 3, 2) cho trị số tháng

và RIGHT(A1, 2) cho trị số ngày

Giả sử Control Panel bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu

dd/mm/yyyy, cell nhận kết bạn định dạng theo kiểu ngày tháng năm,

bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với tham số công thức vừa làm trên, ta có:

=DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU

Bao gồm hàm tìm kiếm tham chiếu hữu ích bạn làm việc với CSDL lớn EXCEL kế tốn, tính lương, thuế

=ADDRESS(row_num, column_num [, abs_num] [, a1] [, sheet_text]) Dùng để tạo địa dạng chuỗi ký tự, theo số dòng số cột cung cấp

row_num: Số thứ tự dòng địa column_num: Số thứ tự cột địa

abs_num: Kiểu địa (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định tuyệt đối

a1: Dạng địa (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định TRUE sheet_text: Tên sheet chứa địa - mặc định

=AREAS(reference) Trả số vùng tham chiếu tham chiếu Mỗi vùng tham chiếu ô rời rạc dãy ô liên tục bảng tính reference: Là nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm Nếu muốn đưa nhiều vùng rời rạc vào cơng thức bạn phân cách chúng dấu phẩy, không ngăn dấu phẩy, Excel khơng đếm (xem ví dụ đây)

=CHOOSE Trả giá trị mảng giá trị vị trí định

=COLUMN(reference) Trả số thứ tự cột ô góc bên trái vùng tham chiếu

reference: Là ô vùng nhiều ô Nếu reference bỏ trống COLUMN() trả số thứ tự cột ô chứa công thức

=COLUMNS(array) Trả số cột vùng tham chiếu array: Là ô vùng nhiều ô, mảng tham chiếu

=HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo siêu liên kết, liên kết để mở tài liệu

link_location: Đường dẫn đến tài liệu cần mở, nhập dạng chuỗi ký tự

Link_location đến đặc biệt, tên dãy ô trang bảng tính bảng tính, đến đánh dấu (bookmark) Microsoft Excel Link_location đến tập tin lưu ổ cứng, đường dẫn truy xuất nội máy chủ đường dẫn tài nguyên URL mạng intranet, internet

- Link_location chuỗi ký tự đặt dấu nháy kép, ô chứa đường dẫn dạng chuỗi ký tự

- Nếu link_location liên kết đến tài nguyên khơng tồn tại, xuất lỗi bạn kích vào ô chứa hàm HYPERLINK()

firendly_name: Là nội dung hiển thị chứa hàm HYPERLINK(), số, chuỗi ký tự Nội dung hiển thị màu xanh có gạch chân, khơng có firendly_name link_location hiển thị

- Firendly_name giá trị, chuỗi ký tự, tên mảng, ô liên kết đến giá trị chuỗi văn

- Nếu firendly_name liên kết đến giá trị bị lỗi, tên lỗi hiển thị để thay cho nội dung bạn cần

Ví dụ:

=HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click for report")

sẽ hiển thị: Click for report, bạn click vào ô này, Excel mở bảng tính budget report.xls trang web http://example.microsoft.com/report

=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)

sẽ hiển thị nội dung ô F10 bạn click vào ô này, Excel mở bảng tính book2.xls thư mục GPE ổ F

=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)

sẽ hiển thị nội dung ô F10 bạn click vào ô này, Excel mở bảng tính book2.xls thư mục GPE ổ F

=MATCH Trả vị trí giá trị bảng liệu

=INDEX Trả giá trị bảng liệu tương ứng với mục Tìm kiếm nhiều cột

Đơi khi, liệu dùng để tìm kiếm khơng nằm cột mà nhiều cột Ví dụ, bạn có danh sách tách sẵn họ tên riêng hai cột

Người ta yêu cầu dựa vào họ tên để xác định chức vụ

Chúng ta dùng cột phụ để nối họ tên lại tìm theo cột phụ Nhưng có lẽ khơng cần, tơi dùng hàm INDEX() MATCH() với công thức mảng Hàm MATCH() có cú pháp người biết đến, là:

=MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type)

value1 & value2 liệu để tìm (ví dụ họ tên)

array1 & array2 cột (hoặc hàng) chứa liệu dùng để tìm kiếm Và cú pháp dùng INDEX() ghép với MATCH() công thức mảng: {=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))} =INDIRECT(ref_text [, a1])

ref_text tham chiếu tới (có thể dạng A1 dạng R1C1), tên định nghĩa tham chiếu, tham chiếu dạng chuỗi

-Nếu ref_text không hợp lệ, INDIRECT() báo lỗi #REF!

-Nếu ref_text chứa tham chiếu đến bảng tính khác bảng tính phải mở, không, INDIRECT() báo lỗi #REF!

a1 giá trị logic xác định dạng tham chiếu bên ref_text a1 = TRUE (hoặc 1, không nhập) kiểu tham chiếu A1 a1 = FALSE (hoặc 2) kiểu tham chiếu R1C1

Trả giá trị tham chiếu từ chuỗi ký tự Tham chiếu trả tức thời để hiển thị nội dung chúng Cũng dùng hàm INDIRECT muốn thay đổi tham chiếu tới ô bên công thức mà không cần thay đổi công thức

=LOOKUP Dị tìm giá trị Hàm LOOKUP

Dùng để dị tìm giá trị từ dịng cột dãy mảng giá trị

Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) Mảng (array form)

* Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiếm dịng cột, tìm thấy trả giá trị vị trí dịng (hoặc cột) định

* Dạng Mảng: LOOKUP() tìm kiếm dòng (hoặc cột) mảng giá trị, tìm thấy trả giá trị vị trí dịng (hoặc cột) cuối mảng

Vector form (dạng vec-tơ)

Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)

lookup_value: Là giá trị LOOKUP() tìm kiếm lookup_vector Nó số, ký tự, giá trị logic, tên định nghĩa vùng ô tham chiếu đến giá trị

lookup_vector: Là vùng mà gồm dịng (hoặc cột) có chứa

lookup_value Những giá trị chứa vùng số, ký tự giá trị logic

- lookup_vector phải xếp theo thứ tự tăng dần, khơng, LOOKUP() cho kết khơng xác

- Nếu khơng tìm thấy lookup_value lookup_vector LOOKUP() lấy giá trị lớn mà nhỏ lookup_value

- Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ lookup_vector LOOKUP() báo lỗi #NA!

result_vector: Là vùng mà gồm dòng (hoặc cột) chứa giá trị trả Kích thước result_vector bắt buộc phải kích thước lookup_vector ^^ Array form (dạng mảng)

Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array)

lookup_value: Là giá trị LOOKUP() tìm kiếm array Nó số, ký tự, giá trị logic, tên định nghĩa vùng ô tham chiếu đến giá trị

- Nếu khơng tìm thấy lookup_value array LOOKUP() lấy giá trị lớn mà nhỏ lookup_value

- Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột hàng array LOOKUP() báo lỗi #NA!

array: Là vùng chứa lookup_value, số, ký tự, giá trị logic Dạng mảng LOOKUP() gần tương đương hàm VLOOKUP() HLOOKUP()

Khác biệt chỗ VLOOKUP() HLOOKUP() tìm kiếm cột (hoặc dịng) đầu tiên, cịn LOOKUP() tìm kiếm cột dòng tùy thuộc vào dạng mảng khai báo:

- Nếu array mảng có số cột nhiều số dịng LOOKUP() tìm dịng

- Nếu array mảng có số dịng nhiều số cột LOOKUP() tìm cột

- Trường hợp array mảng có số dịng số cột LOOKUP() tìm cột

- VLOOKUP() HLOOKUP() lấy kết cột (hoặc) dòng định, LOOKUP() ln ln lấy kết dịng (hoặc cột) cuối

- Các giá trị dòng (hoặc cột) array phải xếp theo thứ tự tăng dần, khơng, LOOKUP() cho kết khơng xác

Hàm GETPIVOTDATA()

Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng

GETPIVOTDATA() để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo

Để nhanh chóng nhập cơng thức GETPIVOTDATA(), bạn gõ dấu = vào muốn nhận liệu tổng kết, nhấp vào ô chứa số liệu tổng kết báo cáo PivotTable

Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, )

data_field : Tên trường chứa liệu tổng kết báo cáo PivotTable Tên phải đặt cặp dấu nháy kép

pivot_data : Tham chiếu đến ô, dãy ô, tên dãy ô bên báo cáo PivotTable Thông tin dùng để xác định báo cáo PivotTable chứa liệu trả

field1, item1, field2, item2, : Có thể có từ đến 126 (với Excel 2003 trở trước số 14) cặp tên field item mô tả liệu muốn trả Những cặp thuộc loại Nếu tên field item không ngày tháng số liệu, cần phải đặt chúng cặp dấu nháy kép Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items bao gồm đầy đủ đường dẫn lẫn tên item Một cặp field item OLAP PivotTable sau:

"[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]" Lưu ý:

* Các field hay item tính tốn phép tính tự tạo đặt phép tính GETPIVOTDATA

* Nếu pivot_table dãy có chứa nhiều báo cáo PivotTable, liệu trả từ báo cáo tạo sau

* Nếu đối số field đối số item mô tả ơ, giá trị trả mà khơng cần biết giá trị chuỗi, số, lỗi, thứ

* Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải biểu diễn dạng chuỗi số thiết lập cách dùng hàm DATE() để giá trị khơng biến đối bảng tính mở máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo Ví dụ, item tham chiếu tới ngày tháng năm 1999 nhập 36224 hay DATE(1999, 3, 5) Thời gian nhập giá trị thập phân cách dùng hàm TIME()

* Nếu pivot_table khơng phải dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF!

* Nếu đối số miêu tả field thấy được, chúng gồm trường không hiển thị, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF!

Hàm DGET()

Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định

Cú pháp: = DGET(database, field, criteria)

=OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả vùng tham chiếu từ vùng xuất phát

Đây hàm hay Excel, ứng dụng nhiều Nó dùng để tham chiếu đến vùng đó, ơ, dãy ơ, với khoảng cách định

reference: Là vùng mà bạn muốn làm điểm xuất phát để tham chiếu đến vùng khác Reference phải đến ô dãy ô liên tục, khơng, hàm báo lỗi #VALUE!

rows: Số dịng dời lên (hoặc xuống) tính từ reference, nhập số dương muốn dời xuống, số âm muốn dời lên

cols: Số cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập số dương muốn dời sang phải, số âm muốn dời sang trái

height: Là số dòng (độ cao) vùng tham chiếu cần trả width: Là số cột (độ rộng) vùng tham chiếu cần trả Ghi chú:

* Nếu số dòng (rows) cột (cols) vượt ngồi phạm vi bảng tính, hàm báo lỗi #REF!

* Độ cao (height) độ rộng (width) khơng nhập, xem với độ cao độ rộng vùng xuất phát (reference)

=ROW(reference) Trả số thứ tự dịng dãy Trả số thứ tự dịng ô góc bên trái vùng tham chiếu

reference: Là ô vùng nhiều ô Nếu reference bỏ trống ROW() trả số thứ tự cột ô chứa công thức

=ROWS(array) Trả số dòng vùng tham chiếu array: Là ô vùng nhiều ô, mảng tham chiếu

=TRANSPOSE(array) Chuyển vùng liệu ngang thành dọc ngược lại Hàm TRANSPOSE() luôn nhập dạng công thức mảng (nhấn Ctrl-Shift-Enter sau nhập)

array: Là mảng liệu cần hoán chuyển

Nếu số cột vùng nhập công thức nhiều số hàng array, số hàng vùng nhập công thức nhiều số cột array, hàm báo lỗi #NA ô bị dư

=VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dị tìm giá trị cột trả

Hàm tìm kiếm tham chiếu theo cột

Vùng cần tìm: thường để chế độ giá trị tuyệt đối: $ Cột cần lấy: vùng cần tìm

Cách tìm: Tìm theo giá trị:

0: Cột bên trái vùng cần tìm khơng xếp (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần

=HLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy, cách tìm) Dị tìm giá trị hàng trả - giống hàm VLOOKUP

f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC

Bao gồm hàm toán học lượng giác giúp bạn giải tốn đại số, giải tích, lượng giác từ tiểu học đến đại học

Lưu ý đến quy cách hiển thị số VN US Để nhập đúp giá trị kiểu số bạn sử dụng bàn phím số

=ABS Tính trị tuyệt đối số =ACOS Tính nghịch đảo cosin

=ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol =ASIN Tính nghịch đảo sin

=ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol =ATAN Tính nghịch đảo tang

=ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ =ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol =CEILING Là tròn đến bội số gần =COMBIN Tính tổ hợp từ số phần tử chọn =COS Tính cosin góc

=COSH Tính cosin hyperbol =DEGREES Đổi radians sang độ

=EVEN Làm tròn số đến số nguyên chẵn gần =EXP Tính lũy thừa số e

=FACT Tính giai thừa số =FACTDOUBLE Tính lũy thừa cấp

=FLOOR Làm tròn xuống đến bội số gần bạn =GCD Tìm ước số chung lớn

=INT(X) Làm tròn xuống số nguyên gần (Hàm lấy giá trị phần nguyên-Hàm cho giá trị phần nguyên X)

=LCM Tìm bội số chung nhỏ

=LN Tính logarit số tự nhiên số =LOG Tính logarit

=LOG10 Tính logarit số 10

=MDETERM Tính định thức ma trận

=MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo =MMULT Tính tích ma trận

=MOD(a,b) Hàm cho giá trị phần dư phép chia a:b =MROUND Làm tròn số đến bội số số khác

=MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa tổng với tích giai thừa số =ODD Làm tròn đến số nguyên lẽ gần

=PI Trả giá trị pi

=POWER Tính lũy thừa số =PRODUCT Tính tích số

=QUOTIENT Lấy phần nguyên phép chia =RADIANS Đổi độ sang radians

=RAND Trả số ngẫu nhiên khoảng

=RANDBETWEEN Trả số ngẫu nhiên khoảng bạn định Hàm ROMAN()

Dùng để chuyển đổi số dạng Ả-rập sang dạng số La-mã Cú pháp: = ROMAN(number, form)

number: Số cần chuyển đổi form: dạng chuyển đổi

0 (hoặc TRUE, không nhập): Dạng cổ điển

1 3: Dạng cổ điển rút gọn, số lớn rút gọn nhiều (xem thêm ví dụ)

4 (hoặc FALSE): Dạng đại

Chú ý:

* number phải số dương, number < hàm báo lỗi #VALUE!

* Nếu number số thập phân, ROMAN() chuyển đổi phần nguyên * Hàm ROMAN() xử lý tới số lớn 3999, number > 3999 hàm báo lỗi #VALUE!

* Sau chuyển đổi, kết liệu dạng text, khơng thể tính tốn với

Ví dụ:

ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE) ROMAN(499, 1) = LDVLIV

ROMAN(499, 2) = XDIX ROMAN(499, 3) = VDIV

ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE) ROMAN(2008) = MMVIII

=ROUND(X,n) Hàm làm tròn n số X

Nếu n dương (n>0) làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân Nếu n âm (n<0) làm tròn số bên trái kể từ vị trí dấu chấm thập phân =ROUNDDOWN Làm tròn số hướng xuống zero

=ROUNDUP Làm trịn số hướng xa zero =SIN Tính sin góc

=SINH Tính sin hyperbol số =SUM Tính tổng số

=DSUM (vùng liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính tổng cột giá trị thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn vùng liệu

VD: Tính tổng tiền lương người 26 tuổi Hàm SUMIF()

Tính tổng vùng thỏa điều kiện cho trước Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range)

Range : Dãy ô để tính tổng, chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến chứa số Ơ rỗng ô chứa giá trị text bỏ qua

Criteria : Điều kiện để tính tổng Có thể dạng số, biểu thức, text Ví dụ, criteria 32, "32", "> 32", "apple", v.v

Sum_range : Là vùng thực để tính tổng Nếu bỏ qua, Excel coi sum_range = range

Lưu ý:

* Sum_range không thiết phải kích thước với range Vùng thực để tính tổng xác định phía bên trái sum_range, bao gồm thêm ô tương ứng với kích thước range Ví dụ:

- Nếu Range A1:A5, Sum_range B1:B5, vùng thực để tính tổng B1:B5

- Nếu Range A1:A5, Sum_range B1:B3, vùng thực để tính tổng B1:B5

- Nếu Range A1:B4, Sum_range C1:D4, vùng thực để tính tổng C1:D4

- Nếu Range A1:B4, Sum_range C1:D2, vùng thực để tính tổng C1:D4

* Có thể dùng ký tự đại diện điều kiện: dấu ? đại diện cho ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu điều kiện tìm dấu ? *, gõ thêm dấu ~ trước dấu ? hay *)

* Khi điều kiện để tính tổng ký tự, SUMIF() khơng phân biệt chữ thường hay chữ hoa

Hàm SUMIFS()

Tính tổng vùng thỏa nhiều điều kiện cho trước

Cú pháp: = SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, )

Sum_range : Dãy ô để tính tổng, chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến chứa số Ơ rỗng ô chứa giá trị text bỏ qua

Criteria_range1, criteria_range2 : Có thể có từ đến 127 vùng dùng để liên kết với điều kiện cho vùng

Criteria1, criteria2 : Có thể có từ đến 127 điều kiện để tính tổng Chúng dạng số, biểu thức, text Ví dụ, criteria 32, "32", "> 32", "apple", v.v

Lưu ý:

* Mỗi sum_range tính tổng tất điều kiên tương ứng với Nếu thỏa điều kiện, 1, cịn khơng, * Khơng giống đối số range criteria hàm SUMIF, hàm SUMIFS, vùng criteria_range phải có kích thước hình dạng giống sum_range

* Có thể dùng ký tự đại diện điều kiện: dấu ? đại diện cho ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu điều kiện tìm dấu ? *, gõ thêm dấu ~ trước dấu ? hay *)

* Khi điều kiện để đếm ký tự, SUMIFS() không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

Hàm SUMSQ()

Dùng để tính tổng bình phương số Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, )

number1, number2, : Có thể dùng đến 255 tham số (với Excel 2003 trở trước, số 30)

Các tham số (number) số, mảng, tên, tham chiếu đến ô chứa số, v.v

Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = + 16 = 25 Ba hàm sau có cách dùng cú pháp tương tự nhau:

Hàm SUMX2MY2(), Hàm SUMXPY2() Hàm SUMXMY2()

Để dễ nhớ tên ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với quy ước sau:

SUM = Tổng, M (Minus) = Trừ (hiệu số), P (Plus) = Cộng (tổng số), = Bình phương, X Y hai mảng đó, có chứa nhiều phần tử x y

Vậy, định nghĩa cách tính tốn hàm là:

= SUMX2MY2: Tổng hiệu hai bình phương phần tử tương ứng mảng liệu

= SUMX2PY2: Tổng tổng hai bình phương phần tử tương ứng mảng liệu

= SUMXMY2: Tổng bình phương hiệu phần tử tương ứng mảng liệu

Cú pháp:

= SUMX2MY2(array_x, array_y) = SUMX2PY2(array_x, array_y) = SUMXMY2(array_x, array_y)

array_x array_y dãy ô giá trị kiểu mảng Lưu ý:

* array_x array_y bắt buộc phải có kích thước, không, hàm báo lỗi #NA!

* Nếu array_x array_y có giá trị kiểu text, kiểu logic rỗng, bỏ qua (khơng tính), nhiên giá trị = tính

=TAN Tính tang góc

=TANH Tính tang hyperbol số =TRUNC Cắt bớt phần thập phân số

Hàm SUMPRODUCT() Tính tổng tích phần tử tương ứng mảng giá trị

Sum = Tổng-Product = Tích

SUMPRODUCT = Tổng tích (các mảng liệu) Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, )

array1, array2, : Có thể dùng từ tới 255 mảng (với Excel 2003 trở trước số 30) mảng phải kích thước với

Lưu ý:

* Nếu mảng khơng kích thước, SUMPRODUCT báo lỗi #VALUE! * Bất kỳ phần tử mảng liệu kiểu số, SUMPRODUCT coi (zero)

Hàm SUBTOTAL hàm linh hoạt hàm khó sử dụng Excel Điều khó hiểu thứ tên nó, thực làm nhiều thứ ý nghĩa tên hàm Đối số thứ hàm bắt buộc bạn phải nhớ số đại diện cho phép tính cần thực tập số liệu (trong Excel 2010 có tính AutoComplete giúp khỏi nhớ số này) Hàm SUBTOTAL Microsoft nâng cấp kể từ phiên Excel 2003 với gia tăng tuỳ chọn cho đối số thứ hàm, nhiên điều dẫn đến khơng tương thích với phiên cũ sử dụng tính bổ sung

Đối số của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sử dụng tính tốn (xem danh sách bên dưới) Ví dụ đối số hàm SUBTOTAL hoạt động giống hàm AVERAGE, đối số thứ hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống hàm SUM

SUBTOTAL hàm tính tốn cho nhóm danh sách bảng liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa đối số thứ

Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, )

Function_num: Các số từ đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm dùng để tính tốn SUBTOTAL

Ref1, ref2: Các vùng địa tham chiếu mà bạn muốn thực phép tính Trong Excel 2010, bạn dùng đến 254 ref (với Excel 2003 trở vế trước số 29)

Ghi chú:

* Nếu có hàm SUBTOTAL khác đặt lồng đối số ref1, ref2, hàm lồng bị bỏ qua khơng tính, nhằm tránh trường hợp tính tốn lần * Đối số function_num từ đến 11 hàm SUBTOTAL tính tốn bao gồm giá trị ẩn tập số liệu (hàng ẩn) Đối số function_num từ 101 đến 111 hàm SUBTOTAL tính tốn cho giá trị khơng ẩn tập số liệu (bỏ qua giá trị ẩn)

* Hàm SUBTOTAL bỏ qua khơng tính tốn tất hàng bị ẩn lệnh Filter (Auto Filter) mà không phụ thuộc vào đối số function_num dùng (1 giống 101 )

* Hàm SUBTOTAL thiết kế để tính tốn cho cột số liệu theo chiều dọc, khơng thiết kế để tính theo chiều ngang

* Hàm tính tốn cho liệu 2-D, liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE!

Hàm SQRT()

Dùng để tính bậc hai số Cú pháp: = SQRT(number)

number: Số thực, dương (nếu number < hàm báo lỗi #NUM!) Ví dụ: Giả sử A2, có số -16

SQRT(16) =

SQRT(A2) = #NUM! SQRT(ABS(A2)) = Hàm SQRTPI()

Dùng để tính bậc hai số nhân với Pi (= 3.14159265358979) Cú pháp: = SQRTPI(number)

number: Số thực, dương nhân với Pi (nếu number < hàm báo lỗi #NUM!) Ví dụ: Giả sử A2, có số -16

SQRT(1) = 1.772454 (căn bậc hai Pi) SQRT(2) = 2.506628 (căn bậc hai 2*Pi) Hàm SIGN()

Trả dấu số: số dương, (zero) số -1 số âm Cú pháp: = SIGN(number)

Ví dụ:

SIGN(10) = SIGN(4-4) = SIGN(-0.057) = -1 Hàm SERIESSUM()

Dùng để tính tổng lũy thừa chuỗi số, theo công thức sau đây:

series (x, n, m, a) = a1*x^n + a2*x^(n+m) + a3*x^(n+2m) + + ai*x^(n+(i-1)m) Cú pháp: = SERIESSUM(x, n, m, coefficients)

x : giá trị nhập vào cho chuỗi lũy thừa n : lũy thừa khởi tạo để tăng tới x

m : bước tăng cho phần tử chuỗi

coefficients : tập hợp hệ số nhân với lũy thừa x

Các thông số phải liệu kiểu số, không, hàm báo lỗi #VALUE! Ví dụ:

SERIESSUM(5, 0, 2, {1, 2, 3, 4}) = 64,426

Diễn giải chi tiết: (x = 5, n = 0, m = 2, coefficients = 1, 2, 3, 4) =1*5^0 + 2*5^(0+2) + 3*5^(0+2*2) + 4*5^(0+3*2) = 64426 HÀM THỐNG KÊ

Bao gồm hàm số giúp bạn giải toán thống kê từ đơn giản đến phức tạp

=AVEDEV Tính bình qn độ phân cực

=AVERAGE(vùng) Tính trung bình cộng số =AVERAGEA Tính trung bình cộng giá trị

=DAVERAGE (vùng liệu, cột cần tính, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính trung bình giá trị cột thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn vùng liệu Hàm AVERAGEIF()

Trả trung bình cộng (số học) tất ô chọn thỏa mãn điều kiện cho trước

Cú pháp: = AVERAGEIF(range, criteria, average_range)

range : Là nhiều cần tính trung bình, bao gồm số, tên vùng, mảng tham chiếu đến giá trị

criteria : Là điều kiện dạng số, biểu thức, địa ô chuỗi, để qui định việc tính trung bình cho

average_range : Là tập hợp ô thật tính trung bình Nếu bỏ trống Excel dùng range để tính

Lưu ý:

* Các ô range có chứa giá trị luận lý (TRUE FALSE) bỏ qua

* Những ô rỗng average_range bỏ qua

* Nếu range rỗng có chứa liệu text, AVERAGEIF báo lỗi #DIV/0! * Nếu có ô criteria rỗng, AVERAGEIF xem * Nếu khơng có range thỏa mãn điều kiệu criteria, AVERAGEIF báo lỗi #DIV/0!

* Bạn ký tự đại diện ?, * criteria (dấu ? thay cho ký tự đó, dấu * thay cho chuỗi đó) Khi điều kiện criteria dấu ? *, bạn gõ thêm dấu ~ trước

* average_range khơng thiết phải có kích thước với range, mà thực tính trung bình dùng bên trái average_range làm ô bắt đầu, bao gồm thêm tương ứng với kích thước range

Hàm AVERAGEIFS()

Trả trung bình cộng (số học) tất chọn thỏa mãn nhiều điều kiện cho trước

Cú pháp: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, )

average_range : Vùng cần tính trung bình, bao gồm số, tên vùng, mảng tham chiếu đến giá trị

criteria_range1, criteria_range2, : Vùng chứa điều kiện để tính trung bình Có thể khai báo từ đến 127 vùng

criteria1, criteria2, : Là điều kiện để tính trung bình Có thể khai báo từ đến 127 điều kiện, dạng số, biểu thức, tham chiếu chuỗi

Lưu ý:

* Nếu average_range rỗng có chứa liệu text, AVERAGEIFS báo lỗi #DIV/0!

* Nếu có ô vùng criteria_range rỗng, AVERAGEIFS xem

* Những giá trị logic: TRUE xem 1, FALSE xem

* Mỗi ô average_range tính trung bình thỏa tất điều kiện quy định cho

* Khơng giống AVERAGEIF(), vùng criteria_range phải có kích thước với average_range

* Nếu có average_range chuyển đổi sang dạng số, thỏa tất điều kiện, AVERAGEIFS báo lỗi #DIV/0! * Có thể ký tự đại diện ?, * cho điều kiện (dấu ? thay cho ký tự đó, dấu * thay cho chuỗi đó) Khi điều kiện criteria dấu ? *, bạn gõ thêm dấu ~ trước

Hàm COUNT() Đếm ô liệu chứa số (đếm số khơng trống) - đếm số có vùng Nhưng đếm có kiểu liệu kiểu số

Cú pháp=COUNT(vùng)

=COUNTA Đếm số ô chứa liệu

=COUNTIF(Vùng cần đếm, ô điều kiện) Hàm đếm có điều kiện - đếm số có vùng với điều kiện ô điều kiện

Hàm COUNTIF đếm ô có kiểu liệu kiểu số kiểu ký tự

=DCOUNT(vùng liệu, cột cần đếm, vùng tiêu chuẩn) Đếm số ô chứa lượng giá trị số cột thoả mãn đk vùng tiêu chuẩn tìm kiếm vùng liệu VD: Đếm xem có người có mức lương 500000

=MAX(vùng) Tìm số lớn vùng =MAXA Tìm giá trị lớn

Hàm DMAX()

Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria)=DMAX (vùng liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn)

Hàm tính giá trị cao cột giá trị thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn vùng liệu

VD: Tìm xem người 26 tuổi cao lương =MIN(vùng) Tìm số nhỏ vùng

=MINA Tìm giá trị nhỏ Hàm DMIN()

Cú pháp: =DMIN(database, field, criteria)=DMIN (vùng liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn)

Hàm tính giá trị nhỏ cột giá trị thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn vùng liệu

VD: Tìm xem người 26 tuổi thấp lương

=RANK(ô cần xếp thứ, vùng cần so sánh) Tìm vị thứ số dãy số Vùng cần so sánh: Thường để chế độ giá trị tuyệt đối: $

Hàm DVARP()

Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria)

Tính tốn biến thiên tập hợp dựa toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Hàm DVAR()

Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria)

Ước lượng biến thiên tập hợp dựa mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Hàm DSUM()

Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria)

Cộng số cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Hàm DSTDEVP()

Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria)

Tính độ lệch chuẩn tập hợp theo tồn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Hàm DSTDEV()

Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria)

Ước lượng độ lệch chuẩn tập hợp theo mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Hàm DPRODUCT()

Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria)

Nhân giá trị cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định

Đếm số rỗng bảng tính

Dùng cơng thức mảng: {=SUM(IF(ISBLANK(range), 1, 0))} với range vùng liệu cần kiểm tra

Đếm số ô chứa giá trị kiểu số

Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISNUMBER(range), 0, 1))} với range vùng liệu cần kiểm tra

Đếm số ô bị lỗi

Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISERROR(range), 1, 0))} với range vùng liệu cần kiểm tra

g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU

Bao gồm hàm xử lý chuỗi văn trích lọc, tìm kiếm, thay thế, chuyển đổi chuỗi văn Excel

Hàm ASC()

Dùng để đổi ký tự double-byte sang ký tự single-byte cho ngôn ngữ sử dụng ký tự double-byte

Cú pháp: = ASC(text)

text : Là chữ tham chiếu đến có chứa chữ Nếu text không chứa mẫu tự thuộc loại double-byte, text khơng chuyển đổi

Ví dụ: = ASC("Excel") = Excel =CHAR Chuyển số thành ký tự =CLEAN Xóa ký tự khơng phù hợp =CODE Trả mã số ký tự Hàm CONCATENATE

Công dụng: Dùng nối nhiều chuỗi lại với Cơng thức: =CONCATENATE(text1,text2, )

Ví dụ: =CONCATENATE("Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời bạn) → Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời bạn

=DOLLAR Chuyển định dạng số thành tiền tệ Hàm EXACT

Công dụng: Dùng để so sánh hai chuỗi với Công thức: =EXACT(text1,text2)

Hàm EXACT phân biệt chữ thường chữ hoa

Nếu chuỗi text1, text2 giống hoàn toàn, hàm trả TRUE; không, trả trị FALSE

Ví dụ:

=EXACT("Giải pháp", "Giải pháp") → TRUE =EXACT("Giải pháp", "Giải Pháp") → FALSE =FIXED Chuyển số sang định dạng văn

=LEFT(X,n) Hàm LEFT lấy n ký tự từ bên trái sang văn X =LEN Tính độ dài chuỗi

=LOWER Chuyển thành chữ thường

=PROPER Chuyển ký tự đầu từ thành chữ hoa

Hàm MID Dùng để trích xuất chuỗi (substring) từ chuỗi Công thức: =MID(text, start_num, num_chars])=MID(X, m, n) Hàm MID lấy n ký tự chuỗi X vị trí m

text: chuỗi văn cần trích xuất

start_num: vị trí bắt đầu trích chuỗi con, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự chuỗi cần trích

- num_chars phải số nguyên dương - start_num phải số nguyên dương

- Nếu start_num lớn độ dài chuỗi kết trả chuỗi rỗng Ví dụ: =MID("Karen Elizabeth Hammond", 7, 9) → Elizabeth

Hàm REPLACE

Công dụng: Dùng để thay phần chuỗi chuỗi khác, dựa vào số ký tự định

Công thức: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) old_text: chuỗi văn cần xử lý

start_num: vị trí bắt đầu tìm thay thế, tính từ bên trái sang num_chars: số ký tự chuỗi cần thay

new_text: chuỗi văn thay cho số ký tự chọn start_num num_chars

Cái khó hàm xác định start_num num_chars Làm biết đâu thay chữ? Tôi gợi ý nhé:

- Bạn dùng hàm FIND() SEARCH() để xác định vị trí bắt đầu (start_num) - Dùng hàm LEN() để xác định số ký tự chuỗi thay (num_chars) Ví dụ: đế thay số 2007 2008 câu Expense Budget for 2007

Dùng công thức sau:

=REPLACE(A1, FIND("2007", A1), LEN("2007"), "2008")→ Expense Budget for 2008

Với A1 = Expense Budget for 2007

Hàm RIGHT Dùng để trích xuất phần bên phải chuỗi nhiều ký tự tùy theo định bạn

Công thức: =RIGHT(text [,num_chars])=RIGHT(X,n) Hàm RIGHT lấy n ký tự từ bên phải sang văn X text: chuỗi văn cần trích xuất ký tự

num_chars: số ký tự cần trích phía bên phải chuỗi text, mặc định - num_chars phải số nguyên dương

- Nếu num_chars lớn độ dài chuỗi kết trả tồn chuỗi text

Ví dụ: =RIGHT("Karen Elizabeth Hammond", 7) → Hammond =REPT Lặp lại chuỗi

=SUBSTITUTE Thay chuỗi xác định Hàm FIND Hàm SEARCH

Công dụng: Dùng để tìm vị trí bắt đầu chuỗi (substring) chuỗi

Công thức:

=FIND(find_text, within_text [, start_num]) =SEARCH(find_text, within_text [, start_num]) find_text: chuỗi văn cần tìm (chuỗi con)

within_text: chuỗi văn chứa chuỗi cần tìm (chuỗi mẹ)

start_num: vị trí bắt đầu tìm chuỗi within_text (mặc định 1) Một số lưu ý:

- Kết hai hàm số, vị trí bắt đầu (tính từ start_num) find_text within_text

- Dùng SEARCH() muốn tìm chuỗi Ví dụ: SEARCH("e", "Expenses") cho kết

- Dùng FIND() muốn tìm xác chuỗi có phân biệt chữ hoa, chữ thường Ví dụ: FIND("e", "Expenses") cho kết

- Nếu khơng tìm thấy find_text, hàm báo lỗi #VALUE

- Có thể dùng ký tự đại diện *, ? find_text hàm SEARCH() - Với hàm SEARCH(), muốn tìm ký tự * ? gõ dấu ~ trước ký tự ( ~* ~?)

=TEXT Chuyển số sang text Hàm T

Công dụng: Trả chuỗi trị tham chiếu chuỗi, ngược lại, trả chuỗi rỗng - Kiểm tra liệu kiểu text

Công thức: =T(value) Hàm dùng Hàm SUBSTITUTE

Công dụng: Dùng để thay chuỗi chuỗi khác Hàm tương tự hàm REPLACE(), dễ sử dụng

Công thức: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text [,instance_num]) text: chuỗi văn gốc, cần xử lý

old_text: chuỗi văn cần thay new_text: chuỗi văn thay vào

instance_num: số lần thay old_text new_text, bỏ qua tất old_text tìm thay new_text

Ví dụ: đế thay số 2007 2008 câu Expense Budget for 2007

Dùng công thức sau:

=SUBSTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007", "2008") → Expense Budget for 2008

HÀM THAY THẾ CHUỖI NÀY BẰNG CHUỖI KHÁC (Substituting One Substring for Another)

Có nhiều chương trình có khả tìm kiếm số đoạn văn thay đoạn văn khác

Excel có khả làm chuyện cách dùng hàm Đó hàm REPLACE hàm SUBSTITUTE

=TRIM Xóa ký tự trắng bên chuỗi =UPPER Chuyển ký tự thường thành hoa Hàm VALUE

Công dụng: Dùng để đổi chuỗi đại diện cho số thành kiểu số Công thức: =VALUE(text)

text phải định dạng số, ngày tháng thời gian miễn Excel công nhận

Nếu chuỗi text1, text2 giống hồn tồn, hàm trả TRUE; khơng, trả trị FALSE

Ví dụ:

Để trích số 6500 SQA6500, bạn dùng hàm RIGHT() =RIGHT("SQA6500", 4) → 6500

Tuy nhiên kết hàm RIGHT() có dạng text, bạn khơng thể nhân chia cộng trừ với "6500"

Để tính tốn với "6500", bạn phải đổi sang dạng số: =VALUE(RIGHT("SQA6500",4)) → 6500

Cũng 6500, bạn cộng trừ nhân chia với

*Trích xuất họ tên (ví dụ dùng để trích cho tên tiếng Anh, bỏ qua tên đệm) Cách làm dùng hàm FIND() để tìm khoảng trắng phân cách họ tên, sau dùng hàm LEFT() để tách phần tên, hàm RIGHT() để tách phần họ Để lấy phần tên (First Name), dùng công thức sau (giả sử họ tên nằm cell A2):

=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1)

Nghĩa dùng hàm FIND() để tìm vị trí ký tự trắng kể từ bên trái, ví dụ vị trí thứ 5,

khi hàm LEFT() xác định tên gồm có chữ (= 5-1) Để lấy phần họ (Last Name), dùng công thức:

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2)) Bạn tự dịch câu nhé!

*Trích xuất họ, tên đệm tên (ví dụ với tên tiếng Anh, phần tên đệm viết tắt)

Cách làm giống Trích xuất họ tên trên, nhiên có khác chút, để trích thêm phần tên đệm

Giả sử Họ Tên (full name) nằm cell A2, có giá trị Karen E Hammond

Đầu tiên, trên, dùng công thức sau để tách phần Tên (first name): =LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) → Karen

Công thức FIND(" ", A2) cho kết 6, vị trí khoảng trắng (sau chữ Karen)

Để tìm vị trí khoảng trắng thứ hai, bạn phải gán vị trí bắt đầu tìm (start_num) 7, kết FIND(" ", A2) cộng thêm 1: =FIND(" ", A2, FIND(" ",A2) + 1)

Rồi dùng kết công thức làm tham số cho hàm RIGHT() để trích phần Họ (last name):

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, FIND(" ", A2) +1)) → Hammond

Để trích phần tên đệm, dùng hàm FIND() để tìm vị trí dấu chấm (.) đưa vào cơng thức hàm MID() để tìm ký tự đứng trước dấu chấm:

=MID(A2, FIND(".", A2) - 1, 1) → E HÀM LOGIC

Hàm AND

Có lẽ khỏi giải thích AND có nghĩa VÀ Vậy thơi Dùng hàm muốn nói đến và

Cú pháp: AND(logical1 [, logical2] [, logical3] )

logical: Những biểu thức xét xem (TRUE) hay sai (FALSE)

Nếu tất biểu thức đúng, hàm AND() trả giá trị TRUE, cần biểu thức sai, hàm AND() trả giá trị FALSE

Bạn dùng hàm AND() chỗ bạn muốn, thường hàm AND() hay dùng chung với hàm IF()

Ví dụ:

=IF(AND(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")

Nếu giá trị B2 C2 lớn 0, (thưởng) 1.000, cịn cần B2 C2 nhỏ 0, khơng thưởng chi

=FALSE(): Có thể nhập trực tiếp FALSE vào cơng thức, Excel hiểu biểu thức có giá trị FALSE mà khơng cần dùng đến cú pháp hàm Hàm IF

=IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để kiểm tra điều kiện theo giá trị công thức

Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Nếu điều kiện hàm trả giá trị 1, ngược lại hàm nhận giá trị

Cái lập luận: "Nếu tơi làm cho tơi này, tơi sai làm cho tơi kia" Có lẽ hiểu

Một tình đơn giản

Cú pháp: IF(logical_test, value_is_true)

logical_test: Một biểu thức xét xem (TRUE) hay sai (FALSE) value_is_true: giá trị trả biểu thức logical_test kiểm tra (TRUE)

Ví dụ:

=IF(A1 >= 1000, "It's big!")

Nghĩa là, giá trị A1 lớn 1000, kết nhận "It's big!", cịn khơng, A1 nhỏ 1000, kết FALSE

Một ví dụ khác, giả sử bạn có bảng đánh giá mức độ bán ra, mua vào danh mục hàng hóa dài, bạn muốn theo dõi mặt hàng có doanh số bán khơng đạt yêu cầu để điều chỉnh chiến lược kinh doanh mình, cách gán

những dấu "<" bên cạnh nó, phần trăm doanh số thấp dấu hiệu "<" nhiều

Bạn dùng hàm IF(), theo mẫu: =IF(cell<0, flag)

Với cell giá trị doanh số mà bạn muốn theo dõi, flag dấu hiệu để mô tả, ví dụ, cell chứa giá trị doanh số B2:

=IF(B2<0, "<<<<<")

Để dấu "<" tỷ lệ thuận với mức sụt giảm doanh số bán hàng, bạn dùng hàm REPT(), với cơng thức:

REPT("<" , B2 * -100)

Ở đây, phải nhân giá trị B2 với -100, xét trường hợp B2<0

Và công thức hoàn chỉnh để thể mức độ sụt giảm doanh số mặt hàng là:

=IF(B2<0, REPT("<" , B2 * -100)) Những hàm IF lồng

Trong sống đời thường, có dễ dàng chấp nhận chuyện "một nếu", phải không bạn

Chúng ta thường dùng kiểu, mà nhiều kéo dài đến vô tận!

Trong Excel Giả sử, xếp loại học tập, điểm trung bình (ĐTB) lớn giỏi, ĐTB nhỏ dở? Chưa, ĐTB nhỏ lớn đã, ĐTB nhỏ chưa bị điểm trung bình,

chỉ ĐTB nhỏ gọi dở (cái tơi ví dụ thơi, bạn đừng sử dụng để xếp loại nhé)

Khi đó, dùng hàm IF() lồng nhau, IF() nằm IF() Sau học cách ghép thêm nhiều điều kiện khác vào

Ví dụ, tơi lấy lại ví dụ nói trước: =IF(A1 >= 1000, "Big!", "Not big")

Bi thêm chút, A1 lớn 1000 "big" rồi, 10000 "big" ? Có lẽ nên tặng thêm danh hiệu cao hơn:

=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), "Not big")

Hoặc là, đồng ý <1000 "Not big", khác "Small" (tui không lớn, chưa tui nhỏ), thêm định nghĩa "Small" thử xem: =IF(A1 >= 1000, "Big!", IF(A1 < 100, "Small", "Not big"))

Bạn để ý nhé, đặt IF "con" không giống trên, cũng, miễn đừng sai cú pháp IF()

Và thích, bạn ghép tất lại:

=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not big"))

Chĩ cần lưu ý, dấu đóng mở ngoặc đơn Nếu bạn đóng mở khơng lúc không đủ, Excel không hiểu, cho bạn kết sai Hàm IFERROR

Trong q trình thao tác với bảng tính, khơng lần gặp lỗi, khó mà tránh lỗi Ví dụ, cơng thức đơn giản thơi =A/B gây lỗi

#DIV/0! B 0, gây lỗi #NAME? A B không tồn tại, gây lỗi #REF! có liên kết với A B bị xóa

Tuy nhiên, đơi lúc lại cần phải lợi dụng lỗi này, ví dụ đặt tình huống: có lỗi làm Gọi nơm na BẪY LỖI

Có lẽ mà hàm có hai chữ đầu IF; IFERROR = xảy lỗi (thì) MS Excel 2003 trở trước có hàm ISERROR(value), với value biểu thức Nếu biểu thức gặp lỗi, ISERROR() trả giá trị TRUE, cịn biểu thức khơng có lỗi, ISERROR() trả giá trị FALSE

Và thường dùng ISERROR() kèm với IF: =IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)

Nếu biểu thức (expression) có lỗi, cơng thức lấy giá trị ErrorResult (một ô rỗng, thông báo lỗi, v.v ), ngược lại, lấy giá trị biểu thức

Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B)

Cái bất tiện phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() phải nhập biểu thức hai lần: lần hàm ISERROR() lần tham số value_is_False IF()

Có thể bất tiện vừa nói khơng đáng kể, nhiên cách sử dụng làm cho công thức trở nên khó dùng hơn,

bởi thay biểu thức(expression), phải thay đổi nguyên công thức

Excel 2010 dường hiểu bất tiện đó, nên gộp hai hàm IF() ISERROR lại thành một, IFERROR()

Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error)

_value: Biểu thức gây lỗi

_value_if_error: kết trả value gây lỗi

Nếu biểu thức value không gây lỗi, IFERROR() lấy biểu thức đó, cịn có lỗi lấy biểu thức value_if_error

Ví dụ, cơng thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) dùng IFERROR() =IFERROR(A/B, "")

Bạn thấy đấy, IFERROR() ngắn gọn dễ hiểu nhiều =NOT (logical) : Đảo ngược giá trị đối số

Hàm OR

OR có nghĩa HOẶC Dùng hàm muốn nói đến này hay được, miễn phải có cái!

Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3] )

logical: Những biểu thức xét xem (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất biểu thức sai, hàm OR() trả giá trị FALSE, cần biểu thức đúng, hàm OR() trả giá trị TRUE

Giống hàm AND(), bạn dùng hàm OR() chỗ bạn muốn, thường hàm OR() hay dùng chung với hàm IF()

Ví dụ:

=IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")

Nếu giá trị B2 C2 lớn (tức cần lớn 0), (thưởng) 1.000, cịn ô B2 C2 nhỏ 0, khơng thưởng chi

=TRUE(): Có thể nhập trực tiếp TRUE vào cơng thức, Excel hiểu biểu thức có giá trị TRUE mà không cần dùng đến cú pháp hàm Bỏ qua ô bị lỗi chạy cơng thức

Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) bảng tính có chứa số gặp lỗi chia cho (#DIV/0!), bên cột C có trống

Để tính trung bình cộng cột D, kể có lỗi #DIV/0!, phải dùng công thức mảng sau:

{=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))} (nghĩa gặp có lỗi coi rỗng) Xác định tên cột (Determining the Column Letter)

Trong Excel có hàm COLUMN(), cho kết số cột (ví dụ, gõ hàm cột B kết 2)

Nhưng bạn muốn kết tên cột khơng muốn số (B khơng phải 2), làm sao?

Đây vấn đề địi hỏi khơn khéo chút, tên cột bảng tính chạy từ A đến Z, từ AA đến AZ tận XFD (!)

Có hàm giúp tìm địa tuyệt đối cell, hàm CELL("address"), ví dụ $A$2, $B$10

Hàm CELL(info_type [,reference])

Với info_type tham số định nghĩa (sẽ nói kỹ sau)

Và reference cell mà bạn định, bỏ trống Excel lấy cell có chứa cơng thức CELL()

Trong này, để tìm địa tuyệt đối cell, dùng công thức CELL() với info_type "address"

Tinh ý chút, ta thấy tên cột chữ nằm hai dấu dollar ($) địa tuyệt đối

Bắt đầu làm nhé: dùng hàm MID() trích chữ từ vị trí thứ địa tuyệt đối cell:

=MID(CELL("Address"), 2, num_chars)

Cái khó num_chars đây, tên cột 1, 2, ký tự (ví dụ: A, AA AAA) Vận dụng hàm FIND thôi:

FIND("$", CELL("address"",A2), 3) -

Giải thích chút nhé: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí dấu $ địa tuyệt đối cell, bắt đầu tìm từ vị trí thứ địa

Tại phải trừ 2? Cơng thức vị trí (là số) dấu $ thứ hai địa tuyệt đối cell, tức dấu $ phía sau tên cột,

phải trừ tức trừ bớt $, lúc kết số ký tự tên cột (1 chữ, chữ chữ)

Bây giờ, cơng thức hồn chỉnh sau:

=MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2) Công thức áp dụng cho cell chứa cơng thức

Nếu muốn tìm tên cột cell đó, bạn việc thêm địa (hoặc tham chiếu đến địa này) cell muốn tìm vào phía sau "address" Ví dụ, muốn tìm tên cell AGH68, bạn gõ:

=MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) → AGH

Lập mã số tự động

Có nhiều danh mục khách hàng danh mục hàng hóa lập mã số cách dùng vài ký tự đầu tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) kết hợp với số

Cách đặt mã số tự động dễ làm Excel, cách sử dụng hàm xử lý văn chuỗi

Giả sử danh mục nằm cột A bắt đầu cell A2

Trước tiên, tách ký tự danh mục định dạng cho thành chữ in hoa, công thức:

UPPER(LEFT(A2, 3))

Tiếp theo, tận dụng số hàng bảng tính để lập mã số tự động: ROW(A2),

và định dạng cho số ln có chữ số, công thức: TEXT(ROW(A2),"0000")

Và cơng thức hồn chỉnh:

=UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000") Hàm BETADIST()

Trả giá trị hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta

Thông thường hàm dùng để nghiên cứu biến thiên phần trăm mẫu, ví dụ khoảng thời gian mà người ta dùng để xem TV ngày chẳng hạn

Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B) x : Giá trị A B, dùng để tính mật độ hàm alpha & beta : Tham số phân phối

A : Cận khoảng x, mặc định B : Cận khoảng x, mặc định Lưu ý:

* Nếu có đối số số, BETADIST() trả giá trị lỗi #VALUE!

* Nếu alpha ≤ hay beta ≤ 0, BETADIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả giá trị lỗi #NUM!

* Nếu bỏ qua A B, nghĩa mặc định A = B = 1, BETADIST() sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa

Hàm BETAINV()

Trả nghịch đảo hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta Nghĩa xác suất = BETADIST(x, ) x = BETAINV(xác suất, )

Thường dùng việc lên kế hoạch dự án, để mô số lần mở rộng xác suất, biết trước thời gian bổ sung kỳ vọng độ biến đổi

Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B)

Probability : Xác suất biến cố x phân phối xác suất tích lũy beta alpha & beta : Tham số phân phối

A : Cận khoảng x, mặc định B : Cận khoảng x, mặc định

Lưu ý:

* Nếu có đối số khơng phải số, BETAINV() trả giá trị lỗi #VALUE!

* Nếu alpha ≤ hay beta ≤ 0, BETAINV() trả giá trị lỗi #NUM!

* Nếu probability ≤ hay probability > 1, BETAINV() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A B, nghĩa mặc định A = B = 1, BETAINV() sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa

* BETAINV() sử dụng phương pháp lặp tính mật độ phân phối Với

probability cho trước, BETAINV() lặp kết xác khoảng ±0.0000003 Nếu BETAINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, trả giá trị lỗi #NA!

Ví dụ:

BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = Hàm BINOMDIST()

Trả xác suất lần thử thành công phân phối nhị phân

BINOMDIST() thường dùng tốn có số lượng cố định phép thử, kết phép thử thành công hay thất bại, phép thử độc lập, xác xuất thành công không đổi qua thử nghiệm

Ví dụ, dùng BINOMDIST() để tính xác suất khoảng hai phần ba đứa trẻ sinh bé trai

Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative) Number_s : Số lần thử thành công phép thử

Trials : Số lần thử

Probability_s : Xác suất thành công phép thử

Cumulative : Một giá trị logic để xác định hàm tính xác suất

= (TRUE) : BINOMDIST() trả hàm tính xác suất tích lũy, xác suất có số lần thành cơng number_s lớn

= (FALSE) : BINOMDIST() trả hàm tính xác suất điểm (hay hàm khối lượng xác suất), xác suất mà số lần thành công number_s

Lưu ý:

* Nếu number_s trials số thập phân, chúng cắt bỏ phần lẻ để trở thành số nguyên

* Nếu number_s, trials hay probability_s số, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #VALUE!

* Nếu number_s < hay number_s > trials, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #NUM!

* Nếu probability_s < hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #NUM!

Ví dụ:

BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781 BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST()

Trả xác xuất phía phân phối chi-squared

Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng

Ví dụ, thí nghiệm di truyền giả thiết hệ trồng thừa hưởng tập hợp màu sắc đó; cách so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng, thấy giả thiết ban đầu hay sai

Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom) x : Giá trị dùng để tính phân phối

degrees_freedom : Số bậc tự Lưu ý:

* Nếu đối số số, CHIDIST() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu x < 0, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM!

* Nếu degrees_freedom số nguyên, phần thập phân bị cắt bỏ để trở thành số nguyên

* Nếu degrees_freedom < hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM!

* CHIDIST() tính tốn theo cơng thức: CHIDIST = P(X > x), với X biến ngẫu nhiên chi-squared

Ví dụ:

CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001 Hàm NORMINV()

Trả nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn

Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev) probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn

mean : Giá trị trung bình cộng phân phối

standard_dev : Độ lệch chuẩn phân phối Lưu ý:

* Nếu có đối số số, NORMINV() báo lỗi #VALUE! * Nếu probability nhỏ lớn 1, NORMINV() báo lỗi #NUM! * Nếu standard_dev nhỏ 0, NORMDINV() báo lỗi #NUM! * Nếu mean = standard_dev = 1, NORMINV() dùng phân bố chuẩn

* NORMINV() sử dụng phương pháp lặp lặp lại để tính hàm Nếu NORMINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, hàm báo lỗi #NA!

Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc)

Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn

Sắp xếp

Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: • Đánh dấu muốn xếp

• Kích nút Sort & Filter tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh xếp

Để xếp nhiều cột:

• Kích nút Sort & Filter tab Home • Chọn cột mà bạn muốn xếp • Kích Add Level

• Chọn cột bạn muốn xếp • Kích OK

Lọc liệu

Bộ lọc cho phép bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc:

• Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía • Kích Text Filter

• Kích Words bạn muốn lọc

• Để ko áp dụng lọc, kích nút Sort & Filter

• Kích Clear

4.2 PivotTable PivotChart những cơng cụ phân tích liệu mạnh Excel Chúng biến số dường vô nghĩa khối liệu khổng lồ thành số có nghĩa PivotTable PivotChart dễ sử dụng, nhưng chúng có số vấn đề phức tạp khơng thể tránh khỏi

4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart Tạo báo cáo PivotTable đơn giản Giả sử có bảng tính sau đây:

Đây loại bảng tính mà bạn dùng để tạo

PivotTable Dữ liệu thông kê doanh thu cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho miền (region) tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005) Cột D số khách hàng loại dụng cụ thể thao, cột E tổng doanh thu, cột lại doanh thu chi tiết mặt hàng

Đây số câu hỏi mà bạn phải trả lời dựa vào bảng tính đó: • Doanh thu dụng cụ cắm trại (Camping) miền ?

• Tại cửa hàng, ngày tuần ngày đông khách nhất? • Tại cửa hàng, mặt hàng bán nhiều nhất?

• Ngày tuần (nói chung) ngày bán ế nhất?

Tơi giúp bạn trả lời câu hỏi Tôi hướng dẫn bạn tạo PivotTable để thấy tổng doanh thu mặt hàng Camping miền

Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm bạn chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm vùng chứa liệu mà bạn muốn tạo PivotTable Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm nhóm Insert Ribbon:

Excel hiển thị hộp thoại Create PivotTable hình sau đây:

Trong hộp thoại này, bạn thấy địa dãy ô chứa liệu (A2:K44) được nhập sẵn hộp Table/Range Nếu nút tùy chọn chọn giống hệt hình: Select a table or range New Worksheet, bạn nhấn OK để đóng hộp thoại

Excel tạo Sheet mới, trơng giống hình sau đây:

Người ta gọi vỏ PivotTable Trong vỏ này, bạn thấy: Ở bên trái vùng báo cáo PivotTable, vùng hiển thị yêu cầu bạn sau bạn hoàn tất PivotTable Ở bên phải cửa sổ PivotTable Field List, nơi mà bạn định liệu hiển thị PivotTable, cách xếp chúng Tơi trình bày với bạn chi tiết PivotTable Field List khác Còn bạn tiếp tục

Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn nhấn vào mục Regionđể chọn

(hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm bên cạnh được) Bạn thấy mục

Regionnày tự động xuất vùng Row Labels PivotTable Field List,

đồng thời PivotTable tự động hiển thị tên miền: Midwest, Northeast

South côt A:

Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn Ngay lập tức, Sum of Camingxuất

hiện vùng Values phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với miền

Cuối cùng, bạn nhấn vào mũi tên bé tí nằm bên cạnh mục Sum of

Camping khung Values, chọn Value Field Settings danh sách mở

Hộp thoại Value Field Settings xuất Nhấn vào nút Number Format Hộp thoại Format Cells quen thuộc mở ra, chọn Currency Xong nhấn OK hai lần để đóng tất hộp thoại PivotTable bạn giống sau hình say Nếu thích, dễ xem hơn, bạn nhấn vào ô A3, nơi có chữ Row Labels, sửa lại thành Region:

Hy vọng bạn thấy việc tạo PivotTable dễ Vâng, đơn giản, có yêu cầu phức tạp hơn, thơi Xin nói thêm vài khía cạnh khác PivotTable:

Khi mơt PivotTable kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List xuất Những Field chọn vào báo cáo PivotTable in đậm có dấu kiểm bên cạnh, đồng thời chúng xuất vùng bên của PivotTable Field List, cho biết vai trò chúng PivotTable Để kích hoạt PivotTable, bạn nhấn vào vùng báo cáo PivotTable Cịn khơng muốn kích hoạt nó, bạn việc nhấn ngồi, chỗ bảng tính

Bạn thấy bên phải tiêu đề Region vùng báo cáo (ơ A3) có nút mũi tên xổ xuống (drop-down arrow) Nút có chức tương tự chức AutoFilter Nhấn vào đó, bạn lựa chọn mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định Select All (xem tất cả) Ví dụ, bạn muốn

xem doanh thu dụng cụ cắm trại riêng miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào nút này, nhấn vào mục (Select All)để tắt đi, nhấn vào mục Midwest, bạn

có kết hình sau:

1.2 Tạo báo cáo PivotTable với nhiều cột

Ví dụ trước báo cáo PivotTable đơn giản Trong này, bạn học cách tạo báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột nhiều hàng

Bạn xem liệu sau Nó liệu cửa hàng cho thuê băng video:

Các hàng liệu thiết kế khác với trước Mỗi hàng bảng đại diện cho thể loại video cửa hàng (được ghi cột B) Con số ở cột Title số lượng đầu phim thuộc thể loại Mục đích tạo PivotTable để trình bày thơng tin dạng dễ xem

Các bước để tạo vỏ PivotTable, tơi trình bày Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List bạn giống sau:

Trong danh sách Field có Store, Category Titles Hãy nhấn chọn ba

Excel làm giúp bạn việc sau:

• Đem Store Category vào hộp Row Labels

• Đem Tiltes vào hộp Values, với tên Sum of Titles

• Trình bày thông tin vào vùng báo cáo PivotTable Kết minh họa hình sau đây:

Có thể hiển thị máy bạn khơng giống hình Nếu bạn muốn giống hệt hình này, nhấn nút phải chuột vào tên cửa hàng nào cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, bạn đánh dấu vào tùy chọn tab Layout & Print giống tơi làm hình sau đây; tên ô A3 RowLabels, đổi thành Store Bạn có PivotTable y hệt hình

Cho dù báo cáo PivotTable xác, khơng phải muốn Trong trường hợp này, Store Categoryđang nằm chung

hàng, Row Labels; cịn tơi muốn Category phải cột riêng,

Column Labels

Làm để chuyển mục Row Labels thành Column Lables? Có hai cách:

1 Trong hộp thoại PivotTable Field List, vùng Row Labels, bạn nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, chọn lệnh Move To Column Labels

2 Nếu bạn khéo sử dụng chuột, bạn "nắm" "kéo" mục Category khỏi vùng Row Labels "thả" vào vùng Column Labels Sau làm xong cách trên, bạn thấy PivotTable giống sau:

So sánh với bảng liệu ban đầu, PivotTable dễ đọc nhiều Nhìn vào bảng báo cáo này, so sánh số lượng đầu phim thể loại video cửa hàng với (xem theo cột), so sánh số đầu phim thể loại video cửa hàng với (xem theo hàng) Nhìn vào PivotTable, bạn trả lời cửa hàng có nhiều phim hành động nhất, phải khơng?

Bạn có thấy rằng: việc di chuyển Field từ Row Labels sang Column Labels, làm cho PivotTable dường xoay bảng liệu từ dọc thành ngang Chữ "xoay", tiếng Anh, "pivot" Vậy bạn hiểu PivotTable chứ? Nếu từ giờ, bạn vừa đọc này, vừa tự thực hành, bạn lưu lại bảng tính Chúng ta sử dụng PivotTable vừa tạo cho sau: Tạo biểu đồ xoay (PivotChart) Hẹn gặp lại

1.3 Tạo PivotChart

Một PivotChart chẳng có khác biểu đồ Excel, tạo từ liệu PivotTable Thật có vài tính mà bạn khơng tìm thấy biểu đồ bình thường Tuy nhiên, phần lớn PivotChart giống biểu đồ Excel, thao tác với biểu đồ, việc định dạng cho nó, chẳng có khác

Nếu bạn biết bạn cần đến PivotChart, bạn tạo

PivotTable PivotChart lần Thay nhấn vào nút PivotTable nhóm Insert trên Ribbon (như tơi trình bày 1), bạn nhấn vào mũi tên nhỏ nút đó, chọn lệnh PivotChart Rồi bạn gặp hộp thoại tạo PivotTable trên, tạo xong

PivotTable, Excel tự động tạo PivotChart kèm theo

Bây học cách tạo PivotChart từ PivotTable mà bạn thực hành số 2, toán cửa hàng bán video Bạn theo bước sau:

1 Chắc chắn bạn kích hoạt PivotTable Nếu không muốn thấy cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn tắt Hộp thoại có thể bật tắt lúc nút (trong nhóm PivotTable|Options Ribbon):

2 Nhấn nút PivotChart nhóm PivotTable|Options Ribbon Excel hiển thị hộp thoại Insert Chart, hình sau:

3 Chọn Column danh sách Templates bên trái, nhấn vào biểu tượng thứ hai (stacked column) hàng khung bên tay phải Nhấn OK để tạo biểu đồ

Bạn có biểu đồ hình sau Mỗi cửa hàng (Store) đại diện "bar" biểu đồ, "bar" chứa số lượng thể loại phim (Category) có cửa hàng đó, phân biệt màu khác

Khi bạn nhấn vào biểu đồ, tức bạn kích hoạt PivotTable, Excel hiển thị hộp thoại PivotChart Filter Pane bạn thấy hình Bạn dùng Axis Fields Legend Fields hộp thoại để lọc liệu, điều chỉnh

PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ loại liệu Bất kỳ việc lọc liệu bạn thực hộp thoại này, áp dụng PivotTable, biểu đồ tự động vẽ lại theo thay đổi PivotTable Ví dụ, tơi nhấn vào Axis Fields, chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd Biểu đồ tự động vẽ lại sau:

4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable

Chúng ta sử dụng nhiều loại liệu để làm nguồn cho PivotTable: • Sử dụng liệu từ bảng tính Excel Workbook

• Sử dụng liệu từ bảng tính Excel Workbook khác

• Sử dụng liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác có cấu trúc giống (consolidate ranges)

• Sử dụng liệu từ báo cáo PivotTable khác

Những sau điểm qua loại liệu 2.1 Sử dụng liệu bảng tính Excel

Có lẽ cách dễ nhiều người sử dụng sử dụng liệu bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable Dữ liệu nằm bảng tính, trình bày

Mọi việc trở nên đơn giản bạn tạo PivotTable bảng tính chứa liệu nguồn Dữ liệu phải thiết kế theo dạng List (trong Excel 2003), Table (Excel 2010), với yêu cầu sau:

• Hàng chứa tên Field (hoặc tên cột) • Hàng thứ hai hàng chứa liệu • Khơng có hàng bỏ trống, có trống

Để tìm hiểu kỹ cấu trúc Table, bạn tham khảo "Phân tích liệu với Table"

Nếu có nằm vùng liệu nguồn chọn bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel tự động xác định địa toàn vùng dữ liệu nhập vào mục Table/Range hộp thoại Nếu bạn muốn xác định xác địa vùng liệu nguồn, bạn chọn cách sau:

1 Chọn ô vùng liệu trước mở hộp thoại Địa vùng liệu nhập vào tự động

2 Nhập trực tiếp địa vùng liệu mục Table/Range hộp thoại

3 Sử dụng nút Select hộp thoại để chọn vùng liệu

Có cách hay nên làm Excel biết vùng liệu nằm đâu, tạo tên (Name) cho vùng liệu Sử dụng Name tiện lợi việc nhập địa chọn vùng liệu bạn muốn tham chiếu đến chúng Để tìm hiểu thêm Name cho vùng liệu, xin đọc bài: "Sử dụng tên cho dãy" Tuy nhiên, bạn sử dụng Table Excel 2010 để làm liệu nguồn cho PivotTable, bạn khỏi cần quan tâm đến Name, bới thân Table có sẵn tên, bạn tạo Và có Name liệu nguồn, bạn việc nhập trực tiếp tên vào mục Table/Range hộp thoại Create

PivotTable Ví dụ, hình sau đây, liệu nguồn PivotTable dãy có tên SalesData:

2.2 Sử dụng liệu nguồn từ bảng tính Excel khác

Nếu liệu mà bạn dùng PivotTable nằm tron bảng tính khác, bước thể tạo PivotTable khác tí Bạn phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa liệu nguồn, tên workbook chứa liệu nguồn

Cách dễ để thực việc này, mở đồng thời hai bảng tính Mơt chứa PivotTable, chứa liệu nguồn Rồi làm theo bước sau:

1 Chọn (kích hoạt) workbook tạo PivotTable

2 Nhấn nút PivotTable tab Insert Ribbon để mở hộp thoại Create PivotTable

3 Hãy chắn tùy chọn Select a Table or Range chọn Nhấn nút Select nằm phía bên phải khung Table/Range, hộp

thoại Create PivotTable "nhỏ" sau xuất hiện:

5 Nhấn Alt+Tab nhấn vào workbook chứa liệu nguồn để kích hoạt nó Bạn thấy hộp thoại Create PivotTable "nhỏ"

6 Chọn dãy chứa liệu nguồn cho PivotTable Địa nó, bao gồm tên workbook, tự động nhập vào hộp thoại Create PivotTable "nhỏ":

7 Nhấn vào nút Select cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng chọn đóng lại, quay hộp thoại Create PivotTable "lớn" Nhấn OK để quay bảng tính với PivotTable vừa tạo

Khi PivotTable "link" tới bảng tính bên ngồi, bạn cập nhật (update) PivotTable đường link tới bảng tính nguồn cịn tồn Khi bảng tính chứa liệu nguồn bị đổi tên, bị dời chỗ khác, bị xóa, bạn khơng thể cập nhật PivotTable Excel hiển thị thông báo lỗi bạn cố làm việc

Có thể bạn thắc mắc có nhiều người khơng làm PivotTable bảng tính, mà lại làm PivotTable bảng tính khác? Việc này, thật hữu ích, liệu khổng lồ, cồng kềnh Có lẽ bạn biết bảng tính chứa bảng liệu lớn chạy chậm Khi đặt PivotTable bảng tính khác, bạn có thống kê, mà không cần thiết phải mở liệu nguồn Hoặc bạn muốn thống kê liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn tạo workbook trung gian, chứa nhiều PivotTable, mà PivotTable "link" đến liệu nguồn riêng

Có điều bạn cần nên biết, thân PivotTalbe không tự "refresh" liệu, nghĩa khơng thể tự động cập nhật liệu nguồn thay đổi,

dữ liệu nguồn nằm workbook với PivotTable hay nằm worbook khác Việc tính tốn lại bảng tính (recalculated) không cập nhật lại liệu cho PivotTable

Bạn phải thực chuyện "refresh" tay Bằng hai cách: • Nhấn chuột phải vào PivotTable chọn lệnh Refresh Data

• Nhấn vào nút Refresh nằm tab PivotTable|Option Ribbon (bạn thấy tab bạn kích hoạt PivotTable)

2.3 Sử dụng nhiều dãy liệu có cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges)

Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy liệu có cấu trúc), thật khơng phức tạp tên Tất đơn giản tạo

PivotTable dựa hai nhiều bảng liệu (là Table, List version trước) Những nguồn liệu nằm bảng tính, hoặc nằm bảng tính khác Nhưng, chức Create PivotTable Excel 2010 mà làm quen từ đầu đến giờ, lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, khơng có tùy chọn Để sử dụng Multiple

Consolidation Ranges, phải cầu viện đến chức PivotTable and PivotChart Wizard, chức có version trước Excel Trong Excel 2010, chức còn, bị ẩn Để gọi ra, bạn phải sử dụng phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard Excel 2003, là: Alt+D+P

Nếu bạn thuộc tất phím tắt để gọi lệnh menu Excel 2003, bạn sử dụng chúng Excel 2010, cho dù Ribbon Excel 2010 chẳng giống Menu Bar Excel 2003

Để sử dụng Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc danh sách mà bạn muốn dùng làm liệu nguồn cho PivotTable phải có cấu trúc, có nghĩa tất tiêu đề cột (nằm hàng đầu tiên) tiêu đề dòng (nằm cột bên trái) phải giống hệt Nếu có hàng nào, cột nằm riêng lẻ, chúng khơng tích hợp vào báo cáo PivotTable

Đây ví dụ nguồn liệu sử dụng với chức Multiple Consolidation Ranges:

Để khởi động "Wizard", bạn nhấn Alt+D nhấn thêm phím P Và Step 1, nhấn vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges:

Sau nhấn Next để sang Step 2a, bạn có tùy chọn:

• Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo Page Field đơn, với vùng liệu nguồn môt mục (item) Page Field Page Field tạm hiểu chức lọc "cấp 1" PivotTable Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field mục nằm trong khung Report Filter Nếu khơng có, xem Page Field = All (xem tất liệu)

• I will create the page fields — Dùng tùy chọn để tự tạo Page Field riêng bạn Bạn tạo tối đa Page Field, Page Field lọc thành phần liệu

2.3.1 Tạo trang tổng hợp với chức Create a single page field for me

Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tơi vừa trình bày trước Bạn thấy có danh sách, danh sách phương án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho phận Và danh sách có cấu trúc, tiêu đề

hàng, cột giống Để tạo PivotTable dựa vào danh sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo bước tơi trình bày bài trước, Step 2a, đánh dấu vào tùy chọn Create a

Single-Page Field, nhấn Next để sang Step 2b, theo bước sau: Nhấn vào nút Select bên phải hộp Range

2 Chọn dãy A3:B9 bảng tính

3 Nhấn lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào khung Range Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 bảng tính, Excel tự hiểu bạn nhấn nút Select rồi, nên bỏ qua bước Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel đưa bạn vào thẳng bước sau

4 Nhấn nút Add để thêm dãy vừa chọn vào danh sách All Ranges Lập lại bước đến bước để chọn thêm vào danh sách All Ranges hai

dãy D3:D9 G3:G9 Tới đây, hình bạn giống sau:

6 Nhấn Next để sang Step

7 Tại đây, bạn chọn New Worksheet để tạo PivotTable Sheet mới, chọn Existing worksheet nhấn chuột vào nơi bạn muốn tạo PivotTable bảng tính

8 Click Finish

Bạn có PivotTable sau:

Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có mũi tên xổ xuống, bạn dùng để lọc cột muốn xem Trong trường hợp này, liệu nguồn có cột (Employees), nên nút không cần dùng đến, liệu nguồn bạn có nhiều cột, bạn cần dùng đến Nhãn Row Labels có mũi tên xổ xuống, dùng để lọc hàng muốn xem Những nút xổ xuống điểm đặc trưng mà bạn thấy tất PivotTable

Cịn nút xổ xuống nhãn Page1 có đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc liệu nguồn muốn xem, bạn thấy hình sau đây, nhấn vào Các mục Item1, Item2 Item3 tham chiếu đến liệu nguồn mà bạn dùng làm liệu nguồn cho PivotTable Bạn chọn tổng hợp liệu theo tất nguồn

(All), nguồn Nếu muốn tổng hợp nhiều nguồn liệu, bạn phải nhấn vào tùy chọn Select Multiple Items

Bạn thử sử dụng nút xổ xuống bên cạnh nhãn, để xem chúng làm việc Lọc chức quan trọng PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách lọc PivotTable, để dễ dàng tiếp cận với chức cao cấp

Trong PivotTable mà thực hành này, có cột Grand Total, mặc định PivotTable Tuy nhiên, liệu nguồn có cột, nên khơng cần thiết đến cột Grand Total, tơi nói cách bỏ cột sau

2.3.2 Tạo PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ liệu nguồn có cùng cấu trúc

Trong công việc ngày, phải thường xuyên tổng hợp liệu kiểu như: Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v , bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ Step 2a PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the page fields

Tùy chọn thích hợp tổng hợp từ nhiều nguồn liệu có cấu trúc, mà nguồn liệu có tiêu đề, khác vài số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng ), chẳng hạn bảng tính này:

Đây bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo môn, theo học kỳ hai năm học 2005, 2006; có chung tiêu đề Year Semester Chúng ta thử Bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo bước tơi trình bày 2.3, Step 2a, đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, nhấn Next để sang Step 2b, theo bước sau:

1 Nhập khối liệu nguồn thứ (A2:B8) vào khung Range Nhấn nút Add để thêm vào danh sách All Ranges

3 Lập lại hai bước ba lần, để thêm khối liệu lại (D2:D8,

A11:B17, D11:E17) vào danh sách All Ranges Tại thời điểm này, hình bạn giống hình sau:

4 Nhấn vào tùy chọn phần How many page fields you want?

5 Bạn thấy phần mờ mờ hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở cái: Field one Field two (bạn có tối đa trang tổng hợp)

6 Tới đây, tạm dừng chút để vạch vài ý tưởng cho việc thống kê liệu Bạn cần có trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê liệu theo tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề liệu nguồn Ở có hai năm học: 2005 2006, hai học kỳ

(semester): học kỳ học kỳ Vậy, ý tưởng hay nhất, có lẽ thống kê theo năm để lọc liệu năm, năm; đồng thời thống kê theo học kỳ, để lọc liệu học kỳ học

kỳ Như vậy, cần có hai trang tổng hợp, lý bước trên đây, tơi nói bạn nhấn vào tùy chọn Mời bạn tiếp tục:

7 Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy số liệu học kỳ năm 2002

8 Nhập Year 2002 vào Field one Nhập Semester vào Field two

10 Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy số liệu học kỳ năm 2003 11 Nhập Year 2003 vào Field one

12 Bởi Field two có sẵn Semester 1, nên thay nhập, bạn chọn từ nút mũi tên xổ xuống

13 Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy số liệu học kỳ năm 2002 14 Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xuống cho Field one

15 Nhập Semester vào Field two

16 Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one Semester cho Field two từ nút mũi tên xổ xuống

Nhấn Next để hoàn tất PivotTable đặt Sheet hay Sheet khác, tùy bạn Thành giống sau, PivotTable tổng hợp tất số học sinh đạt yêu cầu hai năm học 2002 2003, thống kê chi tiết theo môn học:

Nếu bạn nhấn nhãn Page 1, bạn có hai lựa chọn: Year 2002 Year 2003; vậy, nhấn nhãn Page 2, bạn có hai lựa chọn: Semester Semester Bởi PivotTable có cột, nên bạn bỏ Grand Total bằng cách: nhấn phải chuột vào nhãn Grand Total, chọn Remove Grand Total từ menu mở

2.4 Tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ báo cáo PivotTable có

Lựa chọn cuối cho việc tạo PivotTable dựa vào PivotTable PivotChart có Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data

PivotTable có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai

Có hai cách để tạo PivotTable dựa vào PivotTable có:

• Nếu bạn sử dụng Excel 2010, bạn việc gọi lệnh tạo PivotTable thường làm, chọn PivotTable có sẵn làm liệu nguồn cho • Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy

chọn Another PivotTable or PivotChart Report bước (tùy chọn xuất bảng tính bạn có chứa PivotTable) Sau khi bạn nhấn Next, bạn thấy danh sách PivotTable

PivotChart có, bạn chọn để làm liệu nguồn

Tại lại sử dụng PivotTable có để làm liệu nguồn cho PivotTable khác? Trong nhiều trường hợp, lúc ban đầu, PivotTable thứ hai có liệu nguồn với PivotTable thứ Nhưng với việc định dạng cho PivotTable thứ hai, bạn tạo hai cách xem cho liệu nguồn, hữu dụng cho số giải pháp xử lý liệu Ví dụ, bạn có PivotTable tổng hợp liệu, có lẽ cịn rắc rối (vì liệu có nhiều vấn đề cần xử lý) Bằng cách tạo thêm PivotTable dựa vào PivotTable có, bạn có nhìn cụ thể hơn, dễ xem liệu nguồn

Thêm nữa, việc tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ PivotTable có, chiếm dụng nhớ hệ thống tạo PivotTable từ liệu nguồn Thiết nghĩ vấn đề cần cân nhắc phải xử lý liệu lớn

4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable

Excel có số cơng cụ thiết kế đặc biệt cho báo cáo PivotTable Bạn thấy công cụ Ribbon Options Design, xuất có PivotTable kích hoạt

Khi kích hoạt PivotTable, bạn thấy có thêm Ribbon Options Design 3.1 Tìm hiểu PivotTable Field List

Có lẽ công cụ mà bạn phải đụng đến thường xuyên làm việc với

PivotTable Field List Bạn dùng Field List để loại liệu đưa vào báo cáo PivotTable, xếp chúng báo cáo

Khi bạn vừa lệnh tạo PivotTable, bạn có báo cáo rỗng Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất Field có liệu nguồn Đây ví dụ:

Một PivotTable tinh, phía bên phải PivotTable Field List, chưa có field chọn

Để thêm field vào báo cáo PivotTable, bạn cần đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh tên field Excel thêm field vào vùng nằm phần PivotTable Field List

Bốn vùng là:

1 Report Filter: Những Field thêm vào vùng này, dùng để lọc tồn liệu nguồn Nói cách khác, PivotTable hiển thị liệu thỏa mãn điều kiện Report Filter

2 Columns Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable

3 Row Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable

4 Values: Những Field thêm vào vùng tính tổng theo mặc định hiển thị vùng nội dung (main body)

PivotTable, nói cách khác, thống kê từ liệu nguồn, mà bạn muốn có sử dụng PivotTable

Khi bạn đánh dấu kiểm vào field đó, Excel biết bạn muốn đem field vào vùng ? Đơn giản thôi: Nếu field chứa liệu số, nó đem vào vùng Values, cịn field có chứa loại liệu khác (text, ngày tháng ) đem vào vùng Row Labels Tuy nhiên, việc Excel đem field vào vùng khơng quan trọng Bởi bạn di chuyển field từ vùng sang vùng khác, thấy cần thiết

Xem ví dụ sau đây, minh họa PivotTable với Field List Bạn biết cách tạo PivotTable sau Còn bây giờ, lướt qua vùng mà đánh số hình, tương ứng với vùng Field List mà tơi vừa trình bày

1 Regionđược đặt vùng Report Filter, nằm vùng Filter

báo cáo (ở cao, góc trái), có chức lọc tồn liệu nguồn Dateđược đặt vùng Row Labels, tiêu đề hàng báo

cáo PivotTable

3 Stoređược đặt vùng Column Labels, tiêu đề cột báo

cáo PivotTable

4 Camping(chính xác hơn, Sum of Camping) đặt vùng Values,

và liệu lọc báo cáo PivotTable

Bài trình bày cách sử dụng Field List để xếp cách trình bày PivotTable theo ý bạn muốn

PivotTable Field List, với field thêm vào vùng bên

3.2 Sử dụng PivotTable Field List

Ở trước, bạn biết đưa Field vào vùng Field List, nằm đâu PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào bốn vùng Field List ảnh hưởng đến cấu trúc PivotTable Bài trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc cách sử dụng Field List Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx(ở cuối này) Yêu

cầu đặt thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region)

Bạn theo bước sau:

1 Nhấn trỏ vào ô vùng liệu

2 Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable Nhấn OK Excel tạo PivotTable "rỗng" hình sau:

Hình 3.4 PivotTable, lúc ban đầu

4 Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm bên trái) Field Store,

Region, Camping, Date

Tới lúc này, bảng tính bạn giống hình 3.5

PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa

Bạn thấy Field Camping Stoređều đặt vùng Values, Excel

thấy chúng chứa toàn liệu kiểu số Field Region Dateđược đem vào

trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa liệu kiểu ngày tháng text Dĩ nhiên, cấu trúc PivotTable khơng phải thứ cần, xác hơn, chả có ích lợi gì, mục đích thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region) Tất cần làm để đạt mục đích, xếp lại field vùng Field List

Bạn di chuyển field sang vùng khác hai cách:

• Click vào field muốn di chuyển rê (drag) vào vùng khác • Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở vùng

đó), chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX tên vùng bạn muốn dời field đến)

Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter Và thực việc sau:

• Dời field Region vào vùng Report Filter

• Dời field Store(đang mang tên Sum of Store) vào vùng Column Labels

PivotTable bạn lúc giống hình sau:

i "Phân "S