Thông tin tài liệu
NGÕ MINH ĐỨC HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG M I C R O S O P T P R O J E C T 0 TRONG LẬP VÀ QUẢN LÝ Dự ÁN ■ ■ (Tái bản) NHÀ XU ẤT BẢN XÂY DựNG HÀ NỘI -2011 LỜI NÓI ĐẦU H iện n a y , vấn đ ể quản lý điểu hành thi cống đ ã ch ươm* trình lìố C úc phẩn m ềm thuộc loại có n h iều , song nối chung cịn hạn c h ế vê khả quan sát khả iỊÌao diện chưa cao N gười sử dụng, việc cán ph ả i lựa chọn cho m ình phần m ềm p h ù h ợ p , việc quan trọng khơng cập nhật phiên m ới với tính ưu việt nhầm khắc phục hạn c h ế phiên trước M icrosoýĩ P roịect 2002 phần m ềm hãng M ic ro so ịí O ffice, chuyên clụng vấn đ ề lập quản lý d ự án L p h ấ n m ềm tiến tiến p h ố clụniỊ, M icro so /t Proịect 2002 đáp ứng dược u cảu ílĩơỉiiỊ thường cùa m ộ t chương trình ch y W inclows - nang hỗ trợ C ỉip b o a rd hậu thuẫn cho tính nâng đa tư liệu - m lủ phiên bủn m ới với nhiều tính nâỉìíỊ trội ị cúc báng công cụ bật vất thuận tiện, hệ thống m enu sinh đ ộ n g , m ọi tác đ ộ n ẹ lệnh trình bày trực quan d ễ h iể u ) Với M icrosoỷt P ro ịect 2002, người sử dụng có th ể ìàm việc với nhiều c h ế độ, nhiều cỏ n ẹ cụ tinh vi đ ể thực nlỉững thao tác vi chỉnh d ự ủn Phạm vi vả khả ỉìãììg úp dụng M icrosoýị P roject 2002 dược ứng dụng ntĩiéu ngành nghé khác nhan như: K inh tế, N ô n ẹ - L âm nghiệp, K hoa học k ỹ thuật ngành khác Đ ặc hiệt M icro so /t P roịecỉ 2002 lủ công cụ hồ trợ đắc lực không th ể thiếu lĩnh vực Xây dựng, Giao thơng, Thỉiỷ lợi Tác ỊỊÌci xin trân trọng iỊÌâi thiệu lới k ỹ sư, cừ nhản, sinh viên bạn đọc sách "H n g dẫ n s d ụ n g M ỉc ro so ft P ro ject 2002 tro n g lập q u ả n lý d ụ n ”, /-/v vọng sách s ẽ m ang đến cho bạn dọc kiến thức b ổ ích M ặc dù đ ã c ố gắng, song cố th ể không tránh khỏi sai sốt trình biên soạn Túc giá m ong nhận lời góp ý chân thành từ bíìiì đọc d ể nội dưng sách dược hoán thiện T ác giả PHẦN I K H Á I N IỆM V Ể L Ậ P VÀ Q U Ả N L Ý D ự Á N , M Ụ C Đ ÍC H VÀ YÊU CA U Đ ố i V Ớ I M IC R O S O F T P R O J E C T 2002 C hương I KHÁI NIỆM VỂ LẬP VÀ QUẢN LÝ D ự ÁN 1.1 GIỚI THIỆU VÊ D ự ÁN 1.1.1 K h i n iệm d ự án D ự Ún m ột q trình gồm cơng tác có liên quan đến nhau, thực nhằm đạt đươc mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, tài nguyên ngân sách • C úc đặc điểm dự án: - M ỗi dự án phải thực thòi hạn định, tức phải có điểm bắt đầu kết thúc dự án - Mỗi dự án phải có mục tiêu rõ ràng - M ột dự án phân chia thành giai đoạn, bao gồm: + Bắt đầu dự án; + Thực dự án; + K ết thúc dự án - Mỗi loại dự án có đặc thù riêng khác 1.1.2 Các loại dự án - D ự án nghiên cứu phát triển kinh tế - D ự án Xây dựng, Giao thông, Thuỷ lợi - D ự án đào tạo quản lý - D ự án bảo dưỡng nâng cấp lớn - D ự án viện trợ phát triển, phúc lợi công cộng 1.2 Q U Ả N LÝ D ự Á N Q uản lý dự án m ột trình lập k ế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm tra công việc nguồn lực đê’ hoàn thành theo mục tiêu tiến độ định Tiêu chuẩn đánh giá quản lý d ự Ún mô tả sơ đồ đây: Một dự án coi thành cịnc phải đạt u cầu sau: - Hồn thành theo tiến độ đề (thời gian) - Các công tác, nhiệm vụ dự án đạt chất lượng, kết tốt (chất lượng) - Chi phí thực dự án (tài chính) 1.3 M Ộ T SỐ K H Ó K H Ả N , TR Ở NGẠI CÓ T H E GẶP T R O N G Q U Ả N LÝ D ự Á N - Dự án thực thời gian dài - Đ ộ phức tạp dự án - Công nghệ nguồn lực thực dự án không đầy đủ không ổn định - Các rủi ro dự án - Thay đổi công nghệ cấu trúc lại dự án - Phát sinh kinh phí thực dự án 1.4 CÁ C BUỚC THỤC HIỆN M Ộ T D ự ÁN - Khảo sát thực tế, ý tưởng, loại dự án - Tiến-hành nghiên cứu tiền khả thi - Tiến hành nghiên cứu khả thi - Thiết k ế chi tiết dự án - Thực dự án - Kết thúc, đưa vào vận hành, rút kinh nghiệm chuẩn bị dự án 1.5 LẬP VÀ Q U Ả N LÝ TIẾN Đ Ộ D ự Á N 1.5.1 L ậ p d ự n gì? Lập dự án trình chuẩn bị, xếp quán ]ý công tác theo tiến độ đề nhằm hoàn thành mục tiêu dự án M ục đích lập dự án xếp thực công tác cách hợp lý, chuẩn bị nguồn lực cần thiết để thực dự án Đ ồng thời lập dự án sở để theo dõi, kiểm sốt đánh giá q trình thực dự án 1.5.2 C ác bước cần thực láp dự án - Xác định mục tiêu, phạm vi khả đáp ứng tài dự án - Tìm kiếm thơng tin yếu tố ảnh hưởng tới dự án - Thiết lập cấu trúc phân hạng m ục cho công tác - Thiết lập công tác nguồn lực thực tương ứng - Sơ ước tính điều chỉnh thời gian, ngân sách, nguồn lực cho m ỗi cơng tác cho tồn dự án - Lập tiến độ chi tiết, chuẩn bị nguồn lực ngân sách kèm để thực dự án - Quản lý tiến độ thực tế dự án 1.5.3 Yêu cầu lập dự án - Các công tác dự án nên chuẩn bị đầy đủ thông tin khơng nên q chi tiết làm trở nên phức tạp, nghĩa phải mục đích cơng tác mục tiêu toàn dự án - Lập dự án phải đảm bảo hợp lý, lôgic, tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý kiểm soát tiến độ thực dự án - Có thể dễ dàng hiểu mục tiêu công tác, thực th ế tài nguyên - Tính hiệu cao, thể khả dễ dàng điểu chính, thay đổi, cập nhật 1.5.4 T ại lập dự án bị thất bại? - Chưa đạt mục tiêu dự án khả đơn vị thực dự án có hạn - Hoạch định nhiều cơng việc plìain vi lh(ii gián q ngắn - Tài q lớn so với khả - Tiến trình hoạch định dự án khơng có cấu trúc hệ thống - Không xác định mục tiêu cuối dự án - Không đáp ứng tài nguyên dự án - Dự án thực không theo tiến độ lập r a 1.5.5 M ột sơ phương pháp lập ílự án - Phương pháp lập dự án theo mốc thời gian (Milestone Schedule) - Lập dự án theo cấu trúc công tác WBS (Work Breakdown Structure) - Lập dự án theo biểu đồ ngang (Gantt Chart) - Lập dự án theo sơ đồ mạng (Network Diagram) 1.6 LẬP D Ự Á N TH EO PHUONG p h p b i ê u Đ N G A N G G A N T T Phương pháp lập dự án biểu đổ ngang Henry Gantt để năm 1915, theo cơng tác dự án, thời gian thực thông số khác biểu diễn báng công tác dạng biểu đồ ngang Biểu đồ ngang Gantt phản ánh mối tương quan vể thời gian biến cố dự án, thực chất biểu đổ xây dựng theo quan điểm: nhũng mục tiêu chương trình hành động phải đươc xem chuỗi k ế hoạch với biến cố m ta hiểu theo dõi • u điểm: - Đơn giản, trực quan, dễ nhận biết công việc, thời gian thực công việc tài nguyên phân bổ cho công việc - Thấy rõ thời gian tổng tiến độ, hạng mục công việc - Đặc biệt với trợ giúp phần mềm Microsoữ Project, việc thê dự án theo biểu đồ ngang nói hồn hảo • Nlìược điểm : - Khơng thấy rõ việc chủ yếu có tính định tổng tiến độ thực dự án để thực tập trung đạo - Khơng thuận tiện phân tích đánh giá chí tiêu kinh tế kỹ thuật thân sơ đồ dự án, dự án có quy mơ lớn thường khơng thể sơ đồ ngang, mà dùng sơ đồ mạng 1.7 LẬP D Ự Á N TH EO s Đ MẠNG PE RT (Program Evalution and Review Technique) áp dụng thức vào năm 1958 việc hoạch định kiểm sốt thống khí giới Hải qn Mỹ Sau áp dụng rộng rãi cho cơng ty xây dựng loại hình cơng ty khác Sơ đồ mạng sơ đồ bao gổm toàn khối lượng cơng tác dự án, xác định cách lơgic trình tự kỹ thuật mối quan hệ tổ chức công tác sản xuất, ấn định thời gian thực công tác tối ưu hoá k ế hoạch để Trong trình quản lý thực dự án, ta điểu chỉnh sơ đồ m ạng cho phù hợp với yêu cầu thực tế Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng: - Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) Phương pháp sử dụng mơ hình xác định, theo thời gian hồn thành công việc số - Phương pháp tổng quan đánh giá dự án PE RT (Project Evalution and Revievv Techniques) Phương pháp sử dung m hình xác suất, theo thời gian hồn thành công việc cho dạng hàm phân phối xác suất 1.8 PHƯ ƠNG PH Á P ĐƯỜNG GĂNG (CPM) 1.8.1 M ột sơ định nghĩa quy ước • Sự kiện: Sự kiện kết thúc inôt số công tác, công tác tiếp sau bắt đầu Trên sơ đổ m ạng kiện biểu diễn vòng tròn có đánh số ký hiệu kiện • C ơng túc: Công tác hoạt động sản xuất hai kiện Công tác biểu diễn m ột mũi tên nối hai kiện ký hiệu thông tin hai kiện trước sau m ột m ẫu tự Trong đó: i - kiện xuất phát; j - kiện kết thúc; A - công tác hay công tác ij hoạt động sản xuất hai kiên i j, thời gian thực công tác A t Có loại cơng tác: - Cơng tác thực: hoạt động sản xuất cần thời gian tài nguyên thực Công tác thực biểu diễn mũi tên liền - Còng tác ảo: dùng mối liên hệ cơng tác, khơng địi hỏi thời gian tài nguyên Công tác ảo biểu diễn mũi tên nét đứt - Công tác chờ đợi: công tác không cần tài nguyên m cần thời gian Công tác chờ đợi biểu diễn mũi tên nết liền 1.8.2 M ột số quy tấc lập sơ mạng - Trong sơ đồ m ạng kiện đánh số từ nhỏ đến lớn theo hướng từ trái sang phải từ xuống Mỗi kiện đểu phải có cơng tác đến công tác đi, kiện cuối có cơng tác đến - Tất công tác sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải không quay trở lại kiện m chúng xuất phát, nghĩa không lập thành vịng kín - Những cơng tác riêng biệt khơng ký hiệu số, nghĩa không kiện xuất phát kết thúc - Sơ đồ m ạng cần có dạng đơn giản nhất, khơng nên có q nhiều cơng tác giao cắt - Sơ đồ m ạng phải phán ánh trình độ kỹ thuật công tác quan hệ kỹ thuật chúng 1.8.3 C ác thông sô sơ đồ mạng Các thơng số sơ đổ mạng bao gồm: - Thời điểm sớm m uộn m ột kiện xảy - Thời gian sớm muộn công tác bắt đầu Thời điếm sớm đê kiện xảy EO (Earlies Occurrence of Event): thời điểm sớm kiện xảy tất cơng tác trước kiện hồn thành Thời điểm sớm để công tác bắt đầu ES (Earlies Start of an Activity): thời điểm sớm cơng tác bắt đầu Đó khoảng thời gian dài tính từ kiện đầu đến kiện xuất phát cơng tác đó: ES cơ/ìg rác ij = EO kiện i Thời điểm muộn để kiện xảy LO (Latest O ccurrence o f Event): thời điểm m uộn để kiện xảy m không làm ảnh hưởng đến hoàn thành dự án thời gian định Thời điểm muộn để công tác bắt đầu LS (Latest Start of an Activity): thời điểm m uộn để công tác bắt đầu m khơng làm ảnh hưởng đến hồn thành dự án thời gian định 1.8.4 Phàn tích kết đường găng CPM Thơng qua tính tốn sơ đồ mạng, ta xác định được: - Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án - Thời gian dự trữ công tác - Đường găng cơng tác găng Thời gian tối thiểu để hồn thành dự án: thời điểm sớm để kiện cuối dự án xảy Thời gian dự trữ công tác F (Float): khoảng thời gian tối đa m cơng tác có thê’ chậm trễ so với k ế hoạch định m không ảnh hưởng đến thời gian tối thiểu để hồn thành dự án F hiệu số thời điểm trễ thời điểm sớm m ột cơng tác bắt đầu vói điều kiện cơng tác trước thực theo k ế hoạch định: F = LS,J - ES,J F = LS,J - EOij C ông tác găng cơng tác có thời gian dự trữ F = Đường găng đường nối liền kiện kiện cuối với điều kiện tất cơng tác nằm cơng tác găng 10 • Ý nghĩa đường găng: - Mỗi sơ đồ mạng có nhiều đường găng - Tổng thời gian tất cơng tác nằm đường găng thời gian tối thiểu đê hoàn thành dự án - Nếu cơng tấc găng bị trễ tồn dự án bị trễ Do muốn rút ngắn thời gian hồn thành dự án phải tập trung giải pháp làm giảm thời gian công tác nằm đường găng - Đối với công tác khơng găng ta có thê điều chỉnh thời gian thực với điều kiện không vượt thời gian dự trữ cho phép 1.9 PHUƠNG PHÁP S Đ Ồ M ẠNG PERT - PE RT CPM giống phương pháp bản, chúng khác ước tính thời gian cơng tác - Đối với công tác phương pháp PERT, ba thời gian ước tính kết hợp với để xác định thời gian hồn thành cơng tác mong đợi phương sai Do P E R T kỹ thuật xác suất, cho phép tìm xác suất tồn d ự án hoàn thành thời gian định sẵn Trái lại, phương pháp C PM sử dụng kiểu thời gian ước tính trung bình 1.9.1 Đ ánh giá thời gian thực công tác ty Hiệu việc lập dự án theo sơ đồ mạng phụ thuộc nhiều vào độ tin cậy thời gian hồn thành cơng tác Trên thực tế, thời gian thường không ổn định Đ ể xác định ty thường dựa vào tiêu chuẩn định mức dựa theo kinh nghiệm thực tiễn Để xem xét tính không ổn đinh tịị ta dựa phương pháp xác suất để ước lượng tjj Đ ể ước lượng t|j ta thường dùng loại thời gian sau: - Thời gian lạc quan a: thời gian hoàn thành cơng tác điều kiện tốt nhất, tức hồn thành cơng tác thời gian ngắn - Thời gian bi quan b: thời gian để hồn thành cơng tác điều kiện xấu tức thời gian dài rthất - Thời gian thực hiện: thời gian hồn thành cơng tác điếu kiện bình thường a
Ngày đăng: 02/10/2021, 08:28
Xem thêm:
