TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS CHO GIẢNG DẠY VÀ LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS CHO GIẢNG DẠY VÀ LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN Nhóm biên soạn Khoa Cơng nghệ thơng tin Phan Trọng Tiến Ngô Công Thắng Phạm Quang Dũng Hà Nội, 3/2020 MỤC LỤC Giới thiệu Microsoft Teams Đăng ký tài khoản  Đối với Giảng viên  Đối với Sinh viên  Hỗ trợ kỹ thuật Tải phần mềm Microsoft Teams 4 Khởi động MS Teams Giao diện  Bước 1: Kiểm tra Email  Bước 2: Khởi động MS Teams  Bước 3: Đăng nhập vào tài khoản  Bước 4: Nhập vào mật  Bước 5: Nhập mã xác thực  Bước 6: Giao diện hình Microsoft Teams Quản lý lớp học với MS Teams  Bước 1: Tạo Team  Bước 2: Kích vào nút Join or create team  Bước 3: Chọn loại Team tạo 10  Bước 4: Nhập thông tin cho Class mô tả 10  Bước 5: Màn hình thêm Sinh viên Giảng viên 10  Bước 6: Màn hình quản lý Team 11  Bước 7: Tạo Video trực tuyến 12  Bước 8: Màn hình quản lý Video 13  Bước 9: Soạn tập cho Sinh Viên 13  Bước 10: Chấm điểm cho Sinh Viên 14  Bước 11: Phân tích Lớp học 14 Quản lý Chat trực tuyến 15 Quản lý Lịch làm việc/Cuộc họp 16 Quản lý Cuộc gọi 16 Quản lý tệp 17 Quy định việc sử dụng tài khoản Office365-VNUA 18 Giới thiệu Microsoft Teams  Microsoft Teams (Teams) phần mềm dùng cho làm việc nhóm, nằm hệ thống phần mềm online Office 365 hãng Microsoft  Teams tích hợp nhiều chức phần mềm tiện ích khác trao đổi (chat), gọi điện audio/ video, họp trực tuyến (meeting), chia sẻ tài liệu (Files), lưu trữ liệu online (OneDrive), Word, Excel, PowerPoint, Assignments, Planner…  Thậm chí Teams cịn cho phép tích hợp phần mềm người sử dụng mà tuân theo chuẩn Teams  So sánh Teams với phần mềm tương tự Slack Teams tốt chất lượng nghe/gọi audio/video, họp online nhiều tính khác  Teams khơng giới hạn số tin nhắn (chat), lưu trữ nhiều liệu (tài khoản msedu 1TB)  Có thể mở thao tác với tệp Word, Excel PowerPoint Teams mà không cần tới phần mềm Office  Teams tạo nhiều loại nhóm làm việc khác nhóm dành cho lớp học, nhóm dành cho nhân viên, nhóm dành cho đào tạo cộng đồng, nhóm nghiên cứu…  Teams sử dụng đồng tảng: web, di động PC Một số tính bật Teams để giúp tăng suất tổ chức bạn là:  Nhóm kênh (Team Channel) – Tìm kênh bạn tạo kênh riêng bạn Bên kênh, bạn tổ chức họp chỗ, trò chuyện chia sẻ tệp  Cuộc họp (Meeting)– Xem thứ bạn xếp hàng cho ngày tuần Hoặc, lên lịch họp Lịch đồng với lịch Outlook bạn  Cuộc gọi (Calls) – Trong số trường hợp, tổ chức bạn thiết lập, bạn gọi cho từ Teams  Hoạt động (Activity) – Cập nhật tất tin nhắn chưa đọc, @mentions, trả lời, v.v Đăng ký tài khoản Microsoft Việt Nam cung cấp hỗ trợ cho Học viện Nông nghiệp Việt tài khoản quản trị phần mềm Microsoft Teams, phép Học viện tạo tài khoản cho Giảng viên, Cán Sinh viên học tập, làm việc theo nhóm sử dụng MS Teams Lưu ý: Tài khoản theo email có tên miền vnua.edu.vn tham gia hoạt động dạy, học họp trực tuyến Học viện  Đối với Giảng viên Bộ phận Quản trị mạng tạo tài khoản theo email VNUA cán Nếu cán chưa có tài khoản, gửi yêu cầu theo link: https://tinyurl.com/giangviendangky  Đối với Sinh viên Bộ phận Quản trị mạng tạo tài khoản cho sinh viên theo email sinh viên Ban Quản lý đào tạo cung cấp, sinh viên kiểm tra tài khoản theo email có quy tắc: MaSV@sv.vnua.edu.vn Sinh viên gặp vấn đề liên hệ trực tiếp với trợ lý đào tạo Khoa  Hỗ trợ kỹ thuật Địa chỉ: Bộ phận Quản trị mạng P.215, Nhà Hành Email: nhtuan@vnua.edu.vn support@sv.vnua.edu.vn Tải phần mềm Microsoft Teams Người sử dụng sử dụng Mircrosoft Teams ba tảng: Web, Desktop Mobile Truy cập vào link sau để tải ứng dụng tảng tương ứng: https://teams.microsoft.com/downloads#allDevicesSection Khởi động MS Teams Giao diện  Bước 1: Kiểm tra Email Bộ phận Quản trị mạng tạo tài khoản cho cán sinh viên, sau tạo xong có email gửi tên tài khoản mật khẩu, làm ơn kiểm tra địa email người dùng (email cán @vnua.edu.vn sinh viên @sv.vnua.edu.vn), ví dụ bên dưới:  Bước 2: Khởi động MS Teams o Trên Web, nhập vào trình duyệt địa chỉ: https://teams.microsoft.com/ o Trên Desktop Mobile kích vào biểu tượng đánh vào Search Microsoft Teams  Bước 3: Đăng nhập vào tài khoản hình  Bước 4: Nhập vào mật  Bước 5: Nhập mã xác thực Mã xác thực sinh phần mềm Authenticator Microsoft cài điện thoại bạn, bạn tải Store iOS Android Chú ý: Lần đầu bạn chưa cài ứng dụng Authenticator điện thoại mã xác nhận gửi vào email bạn Bạn check mail để lấy mã xác nhận  Bước 6: Giao diện hình Microsoft Teams Giải thích:  (1): Đây nơi bạn nhìn thấy thông báo hoạt động bạn, chat riêng tư, teams, meetings, files ứng dụng  (2): Quản lý Chat với thành viên  (3): Quản lý Teams thêm Team (tương ứng với Lớp học), thêm Channel (tương ứng với Nhóm) Team, thành viên hoạt động Team Đây chức liên quan đến phần quản lý lớp học trực tuyến  (4): Quản lý tập thi trắc nghiệm  (5): Quản lý lịch làm việc, lên kế hoạch cho việc giảng dạy/công việc  (6): Thực gọi trực tiếp  (7): Quản lý tệp liên quan đến tài khoản  (8): Quản lý tài khoản cá nhân thay đổi ảnh đại diện, cài đặt cho tài khoản Quản lý lớp học với MS Teams  Bước 1: Tạo Team Kích vào Tab Teams để tạo nhóm tham gia nhóm Chú ý: Team tương ứng với Lớp học  Bước 2: Kích vào nút Join or create team Chúng ta tạo Team tham gia vào team thông qua mã code  Bước 3: Chọn loại Team tạo  Bước 4: Nhập thông tin cho Class mơ tả  Bước 5: Màn hình thêm Sinh viên Giảng viên Kích nút Next bước để sang hình thêm tài khoản Sinh viên Giáo viên vào lớp học Có thể thêm nhiều giáo viên để quản lý khoá học, Sinh viên tìm kiếm theo Mã sinh viên Tên sinh viên 10  Bước 6: Màn hình quản lý Team Kích nút Close sau thêm tài khoản bước hồn tất, quay hình quản lý Teams Giải thích: 11 (1): Thay đổi biểu tượng Lớp học (2): Menu quản lý Team thêm thành viên, quản lý nhóm, cài đặt nhóm, phân tích liệu, v.v (3): Các thẻ liên quan đến quản lý trao đổi, chia sẻ tệp, quản lý ghi chép, tập, điểm, thêm ứng dụng khác, v.v (4): Menu quản lý nhóm (Channel) (5): Upload tài liệu tới Lớp học (Team) (6): Cài đặt Class Notebook (Sổ quản lý học tập), sổ điện tử sử dụng để ghi chép lại văn bản, hình ảnh, ghi chú, tệp đính kèm, links, video, v.v liên quan đến lớp học Sổ quản lý học tập có ba phần:  Ghi chép theo sinh viên (Student Notebooks): vùng không gian chia sẻ riêng tư giáo viên sinh viên Giáo viên nhìn thấy tất ghi chép sinh viên, sinh viên nhìn thấy phần họ  Thư viện nội dung (Content Library): vùng khơng gian giáo viên chia sẻ tài liệu cho học viên  Không gian cộng tác (Collaboration Space): vùng không gian cho thành viên lớp chia sẻ, tổ chức làm việc cộng tác (7): Chat để trao đổi lớp (8): Tạo Video trực tuyến  Bước 7: Tạo Video trực tuyến Kích vào biểu tượng để tạo video trực tuyến Giải thích: (1): Tiêu đề Video tên học (2): Bật/Tắt camera (3): Kích nút Meet Now để quay video (4): Có thể đặt lịch cho video 12  Bước 8: Màn hình quản lý Video Giải thích: (1): Thời gian quay video (2): Bật/ tắt camera (3): Bật/ tắt micro (khi sinh viên nghe giảng nên tắt để tránh bị ù) (4): Chia sẻ chia sẻ PowerPoint, Các cửa sổ máy tính, v.v (5): Các cài đặt khác lưu lại video, bật notes, v.v (6): Chat lúc học (7): Hiển thị người tham gia (8): Kết thúc giảng dạy trực tuyến  Bước 9: Soạn tập cho Sinh Viên Kích vào Tab Assignment, Giảng viên tạo tập cho sinh viên Có hai da ̣ng tập: tự luận (Assignment) hoặc trắ c nghiệm (Quiz) 13  Bước 10: Chấm điểm cho Sinh Viên Kích vào Tab Grades để chấm điểm cho sinh viên Với thi trắc nghiệm phần mềm MS Teams tự động chấm, tự luận, giáo viên chấm nhập điểm vào  Bước 11: Phân tích Lớp học Kích vào Teams > Chọn Team muốn xem thơng tin Kích vào dấu ba chấm > chọn Manage Team > chọn tab Analytics để hiển thị phân tích liệu liên quan đến lớp học 14 Quản lý Chat trực tuyến Có thể thực Chat cho cá nhân riêng lẻ chat theo nhóm, video, call trực tiếp từ cửa sổ chat 15 Quản lý Lịch làm việc/Cuộc họp Tạo lịch làm việc họp trực tuyến với chức nằm Tab Calendar Quản lý Cuộc gọi Có thể thực gọi cá nhân gọi cho nhóm trực tiếp từ phần mềm MS Teams 16 Quản lý tệp MS Teams thực quản lý tệp liên quan đến tài khoản người dùng tệp Cloud 17 BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số: ./ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2020 QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG OFFICE 365 – VNUA (Đối với cán bộ, sinh viên Học viện) Chỉ sử dụng Office 365 - VNUA phục vụ công tác Tuyệt đối không sử dụng tài khoản Office 365 - VNUA Học viện cấp để khai thác, lưu trữ liệu, thông tin không phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu, học tập Không sử dụng tài khoản Office 365 - VNUA để tuyên truyền, kích động chống phá Nhà nước, thông tin xuyên tạc đường lối, chủ trương Đảng Pháp luật Nhà nước; Chia sẻ thơng tin có nội dung xấu, tài liệu có quyền mà chưa phép chủ sở hữu (theo luật chống vi phạm quyền); Phát tán thơng tin chưa có đồng ý Giám đốc (hoặc người ủy quyền); Phát tán thư rác Email có nội dung khơng phù hợp Không sử dụng tài Office 365 – VNUA người khác không để người khác sử dụng tài khoản Bảo vệ mật tài khoản mình; khơng để lộ mật cho người khác Khi có yêu cầu đăng ký khôi phục mật khẩu, người dùng điền thông tin vào biểu mẫu, có xác nhận lãnh đạo đơn vị gửi Bộ phận Quản trị mạng– P.215 Nhà Hành Khi gặp cố tài khoản Office 365 – VNUA phải báo cho Bộ phận Quản trị mạng để kịp thời khắc phục, sửa chữa GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Các đơn vị trực thuộc Học viện; - Lưu NXB 18