Tài liệu Hướng Dẫn sử dụng Microsoft Excel 2007 docx

2007 Microsoft Excel Cung cấp kiến thức cần thiết giúp làm việc hiệu bảng tính Trần Thanh Phong - Trần Thanh Thái Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 10/05/2007 M ụ c lụ c Bài LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH 1.1 Giới thiệu Excel 1.1.1 Excel gì? 1.1.2 Ribbon gì? Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1 Mở Excel 1.2.2 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Phóng to cửa sổ Excel 1.2.3 Thoát khỏi Excel 1.3 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 1.3.1 Thanh dọc, ngang 1.3.2 Thanh Sheet tab 1.3.3 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 1.3.4 Truy cập Ribbon bàn phím 1.4 Thao tác với workbook 1.4.1 Tạo workbook 1.4.2 Mở workbook có sẵn đĩa 1.4.3 Lưu workbook 10 1.4.4 Đóng workbook 12 1.4.5 Sắp xếp workbook 12 1.5 Thao tác với worksheet 12 1.5.1 Chèn thêm worksheet vào workbook 12 1.5.2 Đổi tên worksheet 13 1.5.3 Xóa worksheet 13 1.5.4 Sắp xếp thứ tự worksheet 13 1.5.5 Sao chép worksheet 14 1.5.6 Chọn màu cho sheet tab 14 1.5.7 Ẩn/ Hiện worksheet 14 1.5.8 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác 15 Sử dụng Zoom 15 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 15 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 16 Sử dụng Watch Window 17 1.6 Thao tác với ô vùng 17 1.6.1 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 17 1.6.2 Chọn vùng 18 1.6.3 Sao chép di chuyển vùng 18 1.6.4 Dán đặc biệt (Paste Special) 19 1.6.5 Đặt tên vùng 20 1.6.6 Thêm thích cho 21 1.6.7 Chèn, xóa ơ, dịng cột 21 Chèn ô trống 21 Chèn dòng 22 Chèn cột 22 Xóa ơ, dịng cột 23 1.6.8 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 23 1.6.9 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) 24 Nối nhiều ô thành ô 24 Chuyển ô nối lại nhiều ô 24 1.7 Nhập liệu, hiệu chỉnh 25 1.7.1 Nhập liệu 25 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm 25 Nhập ký tự đặc biệt 26 Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau 26 1.7.2 Hiệu chỉnh nội dung 26 Xóa nội dung ô 26 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung 27 Hiệu chỉnh nội dung ô 27 1.7.3 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 27 Sử dụng chức AutoFill 27 Sử dụng chức Automatic Completion 29 Sử dụng chức AutoCorrect 29 1.8 Định dạng 30 1.8.1 Định dạng chung 30 Sử dụng Wrap Text 33 Xoay chữ (Orientation) 34 Định dạng khung (border) 34 Hiệu ứng tô ô (Fill effect) 35 1.8.2 Bảng định dạng bảng (table) 35 Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng 35 Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách 36 1.8.3 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 36 1.9 In ấn 37 1.9.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 37 1.9.2 Thiết lập thông số cho trang in 38 Chiều trang in (Orientation) 39 Khổ giấy (Size) 39 Canh lề giấy (Margins) 39 Ngắt trang (Page Break) 39 Thêm hình (Background) 39 In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) 39 In tiêu đề cột dòng lặp lại trang 40 Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in 40 In đường lưới ô 40 Thêm thông tin vào đầu trang chân trang (Header Footer) 40 1.9.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 42 1.9.4 Các lưu ý khác 42 Ngăn không cho in số vùng 42 Ngăn không cho in đối tượng 42 Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính Bài LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH 1.1 Giới thiệu Excel 1.1.1 Excel gì? icrosoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:  Tính tốn đại số, phân tích liệu  Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách  Truy cập nguồn liệu khác  Vẽ đồ thị sơ đồ  Tự động hóa cơng việc macro  Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác M  Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn  Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng)  Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị  Sheet tabs: Tên sheet thể ngăn (tab) đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Workbook Worksheet Worksheet 1048576 doøng … Chartsheet Chartsheet … 16384 cột Cells Hình 1.1 Các thành phần Workbook Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007  Bài Làm quen với bảng tính Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Hộp tên vùng hay ô Nút lệnh Office Thanh trạng thái Phóng to/ thu Đóng nhỏ cửa sổ cửa sổ Excel Thanh lệnh truy cập nhanh Bộ nút điều hướng sheet Thanh tiêu đề Các sheet Ơ hành Các dịng Danh mục Thanh nút lệnh chia cơng thức theo nhóm Các cột Các kiểu hiển thị trang Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc Thanh ngang Phóng to, thu nhỏ Thốt Excel Thanh dọc Hình 1.2 Giao diện Excel thành phần   Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước (Xem hình 1.3) Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu chê nút lệnh cịn q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh (Xem hình 1.3 1.4) Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính Hình 1.3 Các lệnh thực đơn Office bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 1.4 Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính 1.1.2 Ribbon gì? ibbon: Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins R Hình 1.5 Thanh cơng cụ Ribbon Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007          Bài Làm quen với bảng tính Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng Khi bạn trỏ chuột vào nút thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, lệnh Ribbon, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, bạn thấy xuất chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc thơng tin nút lệnh đó, liệu,… báo cho bạn biết công Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: dụng nút lệnh bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … muốn sử dụng Khi muốn Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị sử dụng nút lệnh bạn bảng tính thiết lập in ấn nhấp trái chuột vào nút lần Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office  Excel Options  Popular  Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Ngăn xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thơng dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn Thanh thực đơn nhỏ phía thực đơn ngữ cảnh thấy khơng cần thiết bạn tắt đi: Nhấp nút Office  Excel Options  Popular  Bỏ chọn Show Mini Toolbar on selection Hình 1.6 Thực đơn ngữ cảnh Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1 Mở Excel Thao tác: B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2007 dừng lại để khởi động Excel B3 Nhấp chuột vào biểu tượng Hình 1.7 Các bước khởi động Microsoft Excel 1.2.2 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Thu nhỏ Phóng to Đóng Hình 1.8 Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác thực cửa sổ mở to Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel bên phía hình Trần Thanh Phong Taskbar ... chỉnh nội dung ô 27 1.7.3 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 27 Sử dụng chức AutoFill 27 Sử dụng chức Automatic Completion 29 Sử dụng chức AutoCorrect 29... 42 Microsoft Excel 2007 Bài Làm quen với bảng tính Bài LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH 1.1 Giới thiệu Excel 1.1.1 Excel gì? icrosoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng. .. Workbook Trần Thanh Phong Microsoft Excel 2007  Bài Làm quen với bảng tính Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho