Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007 doc

Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007  Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD 2007 Thật vậy, Office 2007 “lột xác” hình thức lẫn nội dung mà chắn bạn phải tốn nhiều thời gian t ìm hiểu Tuy nhiên làm chủ phần mềm bạn cảm thấy cơng việc văn ph ịng trở nên nhẹ nhàng trước nhiều bố cục chương trình xếp lại hợp lý, công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, tính đáp ứng tốt h ơn nhu cầu bạn Làm quen với giao diện Trong Word 2007, bạn khơng cịn thấy menu lệnh phiên trước mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có li ên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại đ ược gom vào thẻ Bạn để ý, góc bên tay trái có nút hình trịn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công c ụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh th ường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đ ơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ tr ên thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu đ ã cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , ch ọn Open Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Micr osoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, t ương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở tr ước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương tr ình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97 -2003 Document (*.doc) Nhấn OK Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Trong Word 2003 có tính mặc định lưu theo định dạng (dĩ nhiên khơng có định dạng Word 2007) Để truy cập tính t ương ứng Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng mục Save Word files as > OK Giảm thiểu khả liệu ch ương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện l àm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nh ập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 l khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) lo ại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo file xem mạng hay đem in giữ lại xác phần định dạng bạn cần, liệu file không dễ thay đổi Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Để lưu xuất sang định dạng PDF/XPS, tr ước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập v http://r.office.microsoft.com/r/rl idMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo hướng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn quen thuộc với hộp Zoom cơng cụ Standard Word 2003, giúp phóng to hay thu nh ỏ tài liệu với nhiều tùy chọn Cịn Word 2007, cơng cụ nằm đâu? Bạn đưa mắt xuống góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo tr ượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ t ài liệu Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đ ưa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang tr ên hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng m àn hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn xem t ài liệu giống xem sách (2 trang đối diện nhau, chiều rộng hình tận dụng tối đa để đọc v ghi vào tài liệu cách dễ dàng) Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Đối với Word 2007, công cụ nằm thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi t ên góc trang để di chuyển qua lại trang Nhấn ES C để trở chế độ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế độ hiển thị khác Web Layout, Outline, Draft Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, nh ưng phiên Word 2007 Microsoft loại bỏ rồi? Khơng phải vậy, nh Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), phiên 2007, chức đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Nếu thực cách mà bạn thấy có thước kẻ ngang xuất hiện, khơng thấy thước kẻ dọc đâu cả, làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái chọn Advanced Kéo trượt khung bên phải xuống nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layou t view Nhấn OK Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout đủ thước kẻ Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ hữu ích tài liệu bạn có nhiều trang v ì cho bạn nhìn tổng thể trang, bạn nhảy nhanh đến trang Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check v hộp kiểm Thumbnails Lập tức bên trái cửa sổ xuất khung chứa h ình thu nhỏ trang tài liệu, kèm theo số trang bên Bạn nhấn chuột vào trang để nhảy đến trang Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Thay đổi xác lập lề trang Trong Word 2003, để thay đổi xác lập trang, bạn v menu File – Page Setup Cịn Word 2007 sao? Các xác l ập trang giấy nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup - Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thơng số b ên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dưới, trái, phải cách mép giấy inch ) Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS - Nếu thông số lề trang bạn muốn xác lập khơng có sẵn danh sách, nhấn Custom Margins cuối menu, sau tự m ình nhập vào thơng số Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hi ện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trượt xuống nhóm Show document content đánh d ấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK Các lề trang xuất t ài liệu dạng đường đứt nét Trong Word 2003, bạn thực chức tương ứng cách vào menu Tools – Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries nhóm Print and Web Layout options > OK Chọn hướng giấy cho toàn tài liệu Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau chọn Restrict Formatting and Editing Trong khung Protect Document, bên Editing restrictions, đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document Trong combo box bên dưới, chọn Filling in forms Bên Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection Để đặt mật khẩu, không cho người dùng gỡ bỏ chế độ bảo vệ, nhập vào mật Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ô Enter new password (optional) v xác nhận lại mật bên Bây bạn gửi file tài liệu cho người dùng đánh dấu chọn vào, sau họ lưu lại gửi lại cho bạn Rất hữu ích bạn muốn thực thăm dị khảo sát qua e-mail Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Microsoft Office Excel 2007 Giao diện người dùng hướng kết Giao diện người dùng hướng kết làm cho bạn dễ dàng làm việc Microsoft Office Excel Nhiều lệnh đặc tính thơng thường dấu menu phức tạp cơng cụ trở lên dễ dàng tìm tab hướng nhiệm vụ, chúng gồm có nhóm logic lệnh v nhiều tính Các hộp thoại thay với menu thả xuống hiển thị t ùy chọn có sẵn, thích dẫn phần duyệt mẫu xem tr ước cung cấp để giúp bạn chọn t ùy chọn hợp lý Dù bạn làm giao diện người dùng – dù định dạng hay phân tích liệu – Excel thể cho bạn cơng cụ hữu ích để thực thành cơng nhiệm vụ Mọi cơng cụ đưa tab nhiệm vụ Nhiều hàng, cột nhiều giới hạn Để bạn khai thác số lượng lớn liệu bảng tính, Office Excel 2007 hỗ trợ lên đến triệu hàng 16 nghìn cột bảng tính Đặc biệt, hệ thống dòng kẻ Office Excel 2007 1.048.576 hàng 16.384 cột, chúng thực cung cấp cho bạn đến 1500% số hàng 6300% số cột so với Microsoft Office Excel 2003 Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Bảng tính rộng Thay nghìn loại định dạng, bạn sử dụng số l ượng khơng giới hạn workbook số ô tham chiếu tăng từ nghìn đến giới hạn cho phép nhớ Để cải thiện hiệu suất Excel, quản lý nhớ đ ược tăng từ 1GB Microsoft Office Excel 2003 đến 2GB Office Excel 2007 Bạn cảm thấy tính tốn nhanh h ơn bảng tính lớn nhiều cơng thức Office Excel 2007 hỗ trợ bộ vi xử lý kép nhiều chipset Office Excel 2007 hỗ trợ lên đến 16 triệu màu Office themes Excel styles Trong Office Excel 2007, bạn định dạng liệu cách nhanh chóng việc áp dụng Office theme style đặc biệt Các Office theme đ ược chia sẻ qua chương trình khác Office 2007 Microsoft Office Word Microsoft Office PowerPoint, style đư ợc thiết kế để thay đổi định dạng mục Excel đặc biệt nh bảng, biểu đồ, PivotTable, hình hay sơ đồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Việc áp dụng Office theme: Office theme thiết lập ban đầu gồm màu, phơng chữ, dịng hiệu ứng tơ màu áp dụng cho toàn workbook mục đặc biệt biểu đồ hay bảng biểu Chúng giúp bạn tạo t ài liệu trông tuyệt vời Cơng ty bạn cung cấp Office theme tập thể bạn sử dụng chọn từ Office theme định nghĩa sẵn Excel Bạn dễ dàng tạo Office theme riêng áp dụng với tất workbook Excel hay tài liệu khác Office 2007 Khi tạo theme, màu, phông chữ hiệu ứng tô màu thay đổi riêng rẽ để bạn thay đổi phần tồn tùy chọn Sử dụng style: style định dạng dựa theme, định nghĩa trước mà bạn áo dụng để thay đổi h ình ảnh bảng biểu, biểu đồ sơ đồ, hình PivotTable Nếu style định nghĩa trước không thỏa mãn với cần thiết bạn tùy chỉnh lại Với biểu đồ, bạn chọn từ nhiều style định nghĩa trước tạo style biểu đồ ri êng bạn Cũng Excel 2003, kiểu ô sử dụng để định dạng đ ã chọn bạn áp dụng nhanh chóng với kiểu đ ược định nghĩa trước Hầu hết kiểu ô không dựa theme áp dụng cho workbook bạn, nhi ên tạo chúng cách dễ d àng Định dạng có điều kiện phong phú Với Office 2007, bạn sử dụng định dạng điều kiện để diễn giải liệu quan sát cho trình diễn phân tích Để dễ dàng tìm ngoại lệ phát xu hướng quan trọng liệu, bạn bổ sung v quản lý nhiều nguyên tắc định dạng điều kiện có áp dụng định dạng ảo phong phú form gradient màu, liệu tập biểu tượng cho liệu cần đến nguyên tắc Định dạng điều kiện dễ d àng áp dụng – vài kích chuột, bạn nhìn thấy mối quan hệ sử dụng cho mục đích phân tích liệu bạn Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Viết công thức dễ dàng Những bổ sung cho việc viết công th ức trở lên dễ dàng Office Excel 2007 Thanh công thức (Formula bar) điều chỉnh kích th ước: Thanh cơng thức tự động thay đổi kích thước để trợ giúp cho cơng thức d ài, phức tạp, điều tránh cho công thức bao trùm lên liệu khác bảng tính Bạn viết cơng thức dài với nhiều mức lồng so với bạn làm phiên Excel trước Function AutoComplete: Với Function AutoComplete, bạn viết cú pháp cơng thức cách nhanh chóng Từ việc phát dễ dàng hàm mà bạn muốn sử dụng để hồn thành đối số cơng thức, bạn có cơng thức Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Tham chiếu cấu trúc (Structured references): Với tham chiếu ô A1 R1C1, Office Excel 2007 cung c ấp tham chiếu cấu trúc để tham chiếu đến dãy tên bảng công thức Dễ dàng truy cập vào dãy tên: Bằng việc sử dụng quản lý tên Office Excel 2007, bạn tổ chức, nâng cấp quản lý nhiều dãy tên vị trí trung tâm, điều giúp cần làm việc bảng tính bạn phải giải thích cơng thức liệu Nhiều hàm lũy thừa cơng thức OLAP Khi bạn làm việc với sở liệu nhiều kích thước (như SQL Server Analysis Services) Office Excel 2007, b ạn sử dụng cơng thức OLAP để xây dựng báo cáo phức tạp, giới hạn liệu OLAP v form miễn phí Các hàm lũy thừa sử dụng để trích liệu OLAP (c ác tập giá trị) từ Analysis Services hiển thị Cơng thức OLAP đ ược tạo bạn biến đổi công thức PivotTable th ành công thức ô bạn sử dụng AutoComplete cho đối số hàm lũy thừa đánh công thức Cải tiến việc phân loại lọc Với Office Excel 2007, bạn xếp liệu bảng tính cách nhanh chóng việc sử dụng tính lọc v phân loại nâng cao Ví dụ: bạn phân loại mầu sắc mức (lên đến 64) Bạn lọc liệu màu ngày, hiển thị 1000 mục danh sách AutoFilter drop -down, chọn nhiều mục chọn để lọc lọc liệu PivotTables Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Các cải tiến bảng biểu Với Office Excel 2007, bạn sử dụng giao diện ng ười dùng để làm việc dễ dàng - giao diện dùng để tạo, định dạng mở rộng bảng Excel (được biết đến danh sách Excel Excel 2003) cách nhanh chóng để tổ chức liệu bảng tính Các chức đ ược cải thiện bao gồm: Các dòng header bảng: Các dòng table header bật tắt Khi table header hiển thị, chúng cho ta thấy liệu cột việc thay header bảng tính bạn chuyển xung quanh bảng d ài Các cột tính Calculated columns : Các cột tính sử dụng cơng thức đơn để điều chỉnh cho hàng Nó tự động mở rộng bạn thêm cột vào để cơng thức mở rộng đến cột Tất g ì bạn phải làm nhập lần công thức – bạn không cần sử dụng lệnh Fill Copy Bộ lọc tự động (Automatic AutoFiltering): Bộ lọc tự động bật mặc định bảng phép phân loại mạnh mẽ v việc lọc bảng liệu Tham chiếu cấu trúc (Structured references) : Loại tham chiếu cho phép bạn sử dụng tên table column header ng thức thay tham chiếu A1 R1C1 Dòng tổng (Tatal rows): Trong dòng tổng, bạn sử dụng cơng thức thơng dụng mục văn Table styles: Bạn áp dụng table style để nhanh chóng th êm định dạng chuyên nghiệp, chất lượng cao vào bảng, Excel trì nguyên tắc luân phiên thông qua hành động phá vỡ layout truyền thống n ày việc lọc, ẩn hàng xếp lại cách thủ công h àng cột Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Các cải tiến định dạng bảng biểu Các biểu đồ Với Office Excel 2007, bạn sử dụng cơng cụ lập biểu đồ để tạo biểu đồ trông chuyên nghiệp cho phép truyền thông thông tin hiệu Dựa v chủ đề áp dụng cho workbook, biểu đồ đ ược nâng cấp gồm có hiệu ứng đặc biệt 3-D, chiếu, bóng Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Giao diện người dùng giúp cho phần mềm trở nên dễ dàng việc khai thác loại biểu đồ có sẵn, để bạn tạo đ ược biểu đồ thích hợp cho liệu bạn Nhiều biểu đồ định nghĩa trước layout cung cấp để bạn áp dụng định dạng đẹp mắt cách nhanh chóng v chứa chi tiết mà bạn muốn biểu đồ Hộp thành phần biểu đồ ảo: Bên cạnh layout định dạng nhanh, bạn sử dụng giao diện để thay đổi nhanh chóng phần tử biểu đồ Chỉ cần vài kích chuột bạn thêm gỡ bỏ nhiều tiêu đề, giải, nhãn liệu thành phần khác biểu đồ Một OfficeArt Bởi biểu đồ Office Excel 2007 đ ược vẽ với OfficeArt, hầu hết thứ bạn thực OfficeArt mang thực cho biểu đồ thành phần Ví dụ, bạn thêm loại bóng hiệu ứng cạnh xi ên để tạo thành phần bật, dụng tính suốt để tạo thành phần nhìn thấy bị mờ phần Bạn sử dụng hiệu ứng -D thực Các dịng phơng chữ rõ ràng: Các dòng biểu đồ xuất mịn Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS phông chữ ClearType sử dụng cho văn đ ược cải thiện Nhiều màu sắc: Bạn chọn từ màu định sẵn thay đổi mật độ màu chúng Với điều khiển tốt hơn, bạn thêm màu bạn việc chọn từ 16 triệu màu hộp màu Các mẫu biểu đồ: Việc lưu biểu đồ ưa thích bạn template trở nên dễ dàng giao diện Biểu đồ chia sẻ Sử dụng biểu đồ Excel chương trình khác: Trong Office 2007, việc lập biểu đồ chia sẻ Excel, Word v PowerPoint Đúng s dụng tính lập biểu đồ cung cấp Microsoft Graph, Word v PowerPoint kết hợp chặt chẽ tính vẽ biểu đồ Excel Bởi bảng tính Excel sử dụng bảng liệu biểu đồ cho biểu đồ Word v PowerPoint nên chia sẻ tính lập biểu đồ phong phú Excel gồm có sử dụng cơng thức, lọc, phân loại, v khả liên kết biểu đồ với nguồn liệu mở rộng nh Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP) để cập nhật thơng tin biểu đồ Bảng tính Excel gồm có liệu biểu đồ lưu tài liệu Word, trình diễn PowerPoint file phân biệt để giảm kích thước tài liệu bạn Việc biểu đồ sang ch ương trình khác: Các biểu đồ chép cách dễ dàng tài liệu từ chương trình sang chương trình khác Khi chép biểu đồ từ Excel sang Word hoặ c PowerPoint, tự động thay đổi để hợp với tr ình diễn Powerpoint tài liệu Word giữ lại định dạng biểu đồ Excel Bảng tính liệu Excel đ ược nhúng vào tài liệu Word trình diễn PowerPoint để lại file nguồn Excel Các biểu đồ hoạt ảnh PowerPoint : PowerPointcó thể dễ dàng sử dụng hoạt ảnh để nhấn mạnh liệu biểu đồ dựa tr ên Excel Bạn tạo hoạt ảnh tồn biểu đồ mục thích v nhãn trục Với biểu đồ cột, bạn hoạt ảnh cột riêng biệt để minh họa cho điểm cụ thể n rõ Tính hoạt ảnh tính dễ dàng tìm kiếm bạn có nhiều điều khiển Ví dụ: bạn thay đổi b ước hoạt ảnh riêng rẽ sử dụng nhiều hiệu ứng hoạt ảnh Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Dễ dàng sử dụng PivotTables Với Office Excel 2007, PivotTables trở l ên dễ dàng sử dụng so với phiên trước Excel Bằng việc sử dụng giao diện PivotTable mới, thông tin mà bạn muốn quan sát liệu cần v ài kích chuột – bạn khơng phải thời gian để kéo liệu thả vào vùng, thông thường chúng việc dễ dàng Thay bạn cần chọn trường mà bạn muốn xem danh sách trường PivotTable Sau bạn tạo PivotTable, bạn có nhiều thuận lợi Excel thứ cải thiện để tổng kết, phân tích v định dạng liệu PivotTable Sử dụng Undo PivotTables : Bạn undo hầu hết h ành động mà bạn cần đến để tạo xếp lại PivotTable Các thị drill-down cộng trừ: Các thị sử dụng để thị xem bạn mở rộng hay thu hẹp phần PivotTable để xem nhiều thơng tin Phân loại lọc: Việc phân loại đơn giản việc chọn mục cột mà bạn muốn phân loại sử dụng nút phân loại Bạn lọc liệu việc sử dụng lọc PivotTable nh Greater than, Equals Contains Định dạng điều kiện: Bạn áp dụng việc định dạng điều kiện cho Office Excel 2007 Pivot Table ô đường giao ô Kiểu bảng PivotTable layout: Giống bạn thực với bảng Excel, bạn áp dụng nhanh chóng loại quen thuộc định nghĩa trước cho PivotTable Và việc thay đổi layout PivotTable dễ dàng nhiều giao diện PivotCharts: Giống PivotTables, PivotCharts c ũng thực cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc lọc đ ược cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạ o PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style v định dạng biểu đồ th ành phần khác theo cách mà bạn thực cho biểu đồ thơng thường Trong Office Excel 2007, việc định dạng biểu đồ m bạn áp dụng Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo cách mà làm việc phiên Excel trước Kết nối nhanh với liệu mở rộng Với Office Excel 2007, bạn nhanh chóng biết đ ược tên sở liệu máy chủ liệu nguồn công ty bạn Thay v ì bạn sử dụng Quicklaunch để chọn từ danh sách liệu nguồn m quản trị viên nhóm chuyên gia làm sẵn cho bạn Một quản lý kết nối Excel cho phép quan sát tất kết nối workbook v dễ dàng việc chỉnh sửa kết nối Định dạng file Định dạng file dựa XML: Trong hệ thống Microsoft Office 2007, Microsoft giới thiệu định dạng file Word, Excel v PowerPoint biết đến định dạng Office Open XML Những định dạng file n ày làm thuận tiện việc tích hợp với liệu nguồn v cho phép giảm kích thước file tăng khả khơi phục liệu Trong Office Excel 2007, định dạng mặc định cho workbook Excel định dạng file dựa XML Office Excel 2007 Các định dạng khác định dạng file macro-enabled dựa XML Office Excel 2007(.xlsm), định dạng file Office Excel 2007 cho Excel template (.xltx), định dạng Office Excel 2007 macro -enabled cho Excel template (.xltm) Định dạng file nhị phân Office Excel 2007: Th êm vào định dạng file dựa XML, Office Excel 2007 giới thiệu phiên nhị phân định dạng file nén phân đoạn cho workbook lớn hay phức tạp Định dạng file này, định dạng file nhị phân Office Excel 2007 (hoặc BIFF12)(.xls), đ ược sử dụng để tùy chọn hiệu suất tối ưu tương thích sau Tương thích phiên Excel: Bạn kiểm tra workbook Office Excel 2007 để xem có chứa tính định dạng m khơng tương thích với phiên cũ Excel hay khơng để thực thay đổi cần thiết cho tương thích tốt Trong phiên Excel trước đây, bạn cài đặt nâng cấp chuyển đổi để giúp bạn mở t ài liệu Office Excel 2007 mà khơng chức tính đặc biệt n Office Excel 2007 In tốt Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Page Layout View Ngoài chức quan sát Normal v Page Break Preview, Office Excel 2007 cung cấp chức quan sát Page Layout Bạn sử dụng quan sát để tạo bảng tính quan sát đ ược trơng in Trong quan sát này, bạn làm việc với header footer trang, thiết lập dịng lề bảng tính định vị đối tượng biểu đồ, hình khối cách xác Bạn định t ùy chọn cách nhanh chóng định hướng trang Dễ dàng qua sát in trang, điều giúp bạn tránh việc phải in thử nhiều lần v phải cắt xén liệu in từ máy Lưu trữ định dạng PDF XPS: Bạn lưu định dạng file PDF XPS từ chương trình Office 2007 sau bạn cài đặt gói add-in mở rộng Nhiều phương pháp chia sẻ công việc Sử dụng dịch vụ Excel để chia sẻ công việc bạn: Nếu truy cập đến dịch vụ Excel, bạn sử dụng để chia sẻ liệu bảng tính Office E xcel 2007 bạn với người người quản trị cổ đông khác tổ chức) Trong Office Excel 2007, bạn chia sẻ workbook cho dịch vụ Excel định liệu bảng tính mà bạn muốn người khác xem Trong trình duyệt họ sử dụng Microsoft Office Excel Web Access để quan sát, phân tích, in trích d ữ liệu bảng tính Office Excel Web Access có nhiều tính để dễ dàng thực công việc cuộn, lọc, phân loại, quan sát biểu đồ sử dụng drill-down PivotTable Bạn kết nối Excel Web Access Web Part đến Web Part khác để hiển thị liệu theo nhiều cách khác Với nhiều cho phép hợp lý, ng ười dùng Excel Web Access mở workbook Office Excel 2007 để họ sử d ụng đầy đủ chức Excel để phân tích làm việc với liệu máy tính họ họ cài Excel Sử dụng phương pháp để chia sẻ công việc bảo đảm cho nhiều ng ười truy cập vào phiên liệu vị trí, nhờ liệu ln cho người truy cập Nếu bạn muốn người (như thành viên nhóm) đưa comment cập nhật thơng tin bạn nên chia sẻ workbook theo cách mà bạn tiến hành với phiên Excel trước để chọn thơng tin mà bạn cần trước lưu vào dịch vụ Excel Sử dụng máy chủ quản lý tài liệu: Các dịch vụ Excel đ ược tích hợp với máy chủ quản lý tài liệu để tạo quy trình hợp lệ xung quanh báo cáo Excel Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS hành động cơng việc tính tốn workbook thông báo d ựa ô quy trình luồng cơng việc dựa tính toán Excel phức tạp Truy cập nhanh với nhiều template Với Office Excel 2007, bạn dựa v workbook với nhiều mẫu khác cài đặt với Excel truy cập nhanh chóng v tải mẫu từ website trực tuyến Microsoft Office ... tự Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ... tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , ch ọn Open ồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Lưu tài. .. tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, t ương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở tr ước Mặc định, tài liệu