UBND LAI CHÂU SỞ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:1022/KL-STP Lai Châu, ngày 05 tháng 11 năm 2020 KẾT LUẬN THANH TRA Việc chấp hành quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi năm 2019 tháng đầu năm 2020 Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ, huyện Sìn Hồ, tỉnh Lai Châu Thực Quyết định số 86/QĐ-STP ngày 28/9/2020 Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Lai Châu tra việc chấp hành quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi, từ 12/10/2020 đến ngày 14/10/2020, Đoàn tra tiến hành tra trực tiếp Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ Xét Báo cáo kết tra ngày 27/10/2020 Trưởng đoàn tra ý kiến tham gia dự thảo Kết luận tra Công văn số 631/UBND-TP ngày 02/11/2020 Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ Giám đốc Sở Tư pháp Kết luận sau: I KHÁI QUÁT CHUNG Thị trấn Sìn Hồ trung tâm kinh tế - văn hóa, xã hội huyện, chia làm 05 khu 02 bản, có 13 dân tộc sinh sống địa bàn, tỷ lệ hộ nghèo cao, có khoảng 70 quan, doanh nghiệp, hợp tác xã, trường, trạm đóng địa bàn Mặt dân trí, trình độ nhận thức, hiểu biết Nhân dân không đồng đều, đời sống phận người dân cịn gặp nhiều khó khăn, phong tục tập qn cịn lạc hậu Do đó, q trình hướng dẫn, giải thủ tục hành Uỷ ban nhân dân thị trấn tới số phận người dân đạt hiệu chưa cao, việc tiếp thu ý thức chấp hành, tuân thủ quy định pháp luật nói chung lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, ni ni nói riêng cịn nhiều hạn chế Hiện tại, Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ bố trí 02 cơng chức Tư pháp Hộ tịch, 02 tham gia lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ; tận tụy tinh thần trách nhiệm với công việc; trang bị hệ thống trang thiết bị, máy tính kết nối internet với sở liệu hộ tịch điện tử; bố trí tiếp nhận trả kết phận cửa, cửa liên thông; đảm bảo thực công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực nuôi nuôi theo thẩm quyền kịp thời, mục tiêu cải cách hành II KẾT QUẢ KIỂM TRA, XÁC MINH Việc niêm yết công khai thủ tục hành Ủy ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ thực niêm yết công khai đầy đủ thủ tục hành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi theo quy định Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch 2.1 Đăng ký khai sinh (ĐKKS): Từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 30/6/2020, thực ĐKKS 119 trường hợp (ĐKKS hạn 90 trường hợp, ĐKKS hạn 21 trường hợp, đăng ký lại khai sinh trường hợp) Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; sổ ĐKKS việc thu lệ phí ĐKKS không hạn đăng ký lại khai sinh, thực theo quy định, nhiên số tồn sau: + Đối với ĐKKS hạn: Phần lớn hồ sơ ĐKKS hạn lưu giấy chứng sinh không lưu giấy chứng sinh gốc, chưa bảo đảm theo quy định Khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch ‘‘Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp Giấy chứng sinh giấy tờ thay Giấy chứng sinh’’ + Đối với Đăng ký lại khai sinh: Các hồ sơ đăng ký lại khai sinh thuộc trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp loại giấy tờ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hợp lệ theo quy định khoản Điều Thông tư số15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành số điều Luật hộ tịch Nghị định số123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch: 8/8 hồ sơ đăng ký lại khai sinh năm 2019, hồ sơ lưu khơng có văn cam đoan người yêu cầu đăng ký lại khai sinh việc nộp đầy đủ giấy tờ có, khơng bảo đảm theo quy định khoản Điều Thơng tư số 15/2015/TT-BTP Ngồi ra, hồ sơ số 06, 16, 19/2019 thiếu giấy tờ khác theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP, hồ sơ có tờ khai, sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân tờ khai, sổ hộ tờ khai, giấy chứng minh nhân dân 3 Hồ sơ số 01/2019 thực đăng ký lại khai sinh cho công dân Thào Thị Diển (đã ĐKKS ngày 30/10/2018) với lý nhận nuôi Tuy nhiên, điều kiện đăng ký lại khai sinh hồ sơ không bảo đảm theo quy định Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 123/2005/NĐ-CP Thơng tư số 15/2015/TTBTP Vì vậy, giấy khai sinh cấp cho công dân Thào Thị Diển theo hồ số 01/2019 khơng có giá trị pháp lý, phải thu hồi, hủy bỏ theo quy định khoản Điều Thông tư số15/2015/TT-BT‘‘Việc đăng ký lại khai sinh vi phạm quy định củaLuật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số123/2015/NĐ-CPvà Thơng tư Giấy khai sinh cấp khơng có giá trị pháp lý, phải thu hồi, hủy bỏ Người yêu cầu đăng ký khai sinh tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật’’ 2.2 Đăng ký kết hôn (ĐKKH): Từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 30/6/2020, thực đăng ký kết hôn 30 trường hợp (30/30 trường hợp ĐKKH lần đầu) Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; sổ ĐKKH thực theo quy định, nhiên hồ sơ số 04, 12/2019 mục “(5) Giấy tờ tùy thân” tờ khai ghi không theo hướng dẫn Phụ lục Thông tư số 15/2015/TT-BTP (ví dụ giấy chứng minh nhân dân phải ghi đầy đủ số, ngàytháng-năm, nơi cấp ghi giấy chứng minh nhân dân) 2.3 Đăng ký khai tử (ĐKKT): Từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 30/6/2020, thực ĐKKT 17 trường hợp (ĐKKT hạn 11 trường hợp, ĐKKT hạn 06 trường hợp) Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; sổ ĐKKT việc thu lệ phí ĐKKT hạn thực theo quy định; nhiên hồ sơ ĐKKT, khơng có giấy báo tử giấy tờ thay giấy báo tử, chưa bảo đảm theo quy định Luật Hộ tịch năm 2014 khoản Điều 34 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định “Người có trách nhiệm đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định Giấy báo tử giấy báo tử cho quan đăng ký hộ tịch” 2.4 Xác nhận tình trạng nhân (XNTTHN): Từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 30/6/2020, thực cấp giấy XNTTHN 40 trường hợp (cấp giấy XNTTHN để đăng ký kết hôn 33 trường hợp, cấp giấy XNTTHN nhằm mục đích khác 07 trường hợp) Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; sổ cấp giấy XNTTHN việc thu lệ phí cấp giấy XNTTHN thực theo quy định, nhiên 01trường hợp (hồ sơ số 05/2019) thành phần hồ sơ, thủ tục khơng có văn ủy quyền giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP “Trường hợp người ủy quyền ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột người ủy quyền văn ủy quyền khơng phải cơng chứng, chứng thực, phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền” 2.5 Cấp giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch: Từ ngày 01/01/2019 đến hết ngày 30/6/2020, thực cấp giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch 120 trường hợp/170 số Qua kiểm tra, việc ghi chép, khóa, lưu trữ sổ cấp trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch thực theo quy định 2.6 Đăng ký giám hộ; đăng ký nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải hộ tịch; ghi vào Sổ thay đổi hộ tịch khác; cấp trích lục hộ tịch: khơng có trường hợp 2.7 Về cách thức tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch: Người tiếp nhận hồ sơ (công chức Tư pháp - Hộ tịch) không thực việc ký xác nhận vào chụp loại giấy tờ người yêu cầu nộp chụp xuất trình để đối chiếu, chưa đảm bảo theo quy định khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP “Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ cấp từ sổ gốc chứng thực từ người tiếp nhận hồ sơ khơng u cầu xuất trình chính; người u cầu nộp chụp xuất trình người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu chụp với ký vào chụp xác nhận việc đối chiếu nội dung giấy tờ đó” Công tác đăng ký nuôi nuôi nước: khơng có trường hợp Cơng tác chứng thực 4.1 Chứng thực từ chính: Từ 01/01/2019 đến hết 30/6/2020, chứng thực 691 trường hợp, với tổng số 3.640 Qua kiểm tra việc lập, lưu trữ sổ; ghi số chứng thu phí chứng thực từ bảo đảm thực theo quy định, nhiên số trường hợp thu chưa bảo đảm (thu thiếu) so với quy định Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực Ví dụ, theo quy định Thơng tư số 226/2016/TT-BTC “…2.000 đồng/trang Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, mức thu tối đa không 200.000 đồng/bản Trang để thu phí tính theo trang chính”, chứng minh nhân dân có 02 trang phải thu 4.000 đồng thực tế thu 2.000 đồng 4.2 Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ: Từ 01/01/2019 đến hết 30/6/2020, chứng thực 04 trường hợp (04/04 trường hợp năm 2019) Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; việc lập, lưu trữ sổ; ghi số chứng thực; lưu trữ giấy tờ, văn chứng thực thu phí chứng thực chữ ký/chứng thực điểm đảm bảo thực theo quy định, nhiên lời chứng chứng thực chữ ký (4/4 trường hợp) chưa thực theo mẫu lời chứng chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông, chưa đảm bảo theo quy định khoản điều Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch “Ban hành kèm theo Thông tư mẫu lời chứng chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông quy định khoản Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP” 4.3 Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Từ 01/01/2019 đến hết 30/6/2020, chứng thực 113 hợp đồng, giao dịch Qua kiểm tra hồ sơ, thủ tục; việc lập, lưu trữ sổ; ghi số chứng thực; lưu trữ giấy tờ, văn chứng thực thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch bảo đảm thực theo quy định, nhiên số tồn sau: - Các hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch khơng có chữ ký người thực chứng thực trang hợp đồng, giao dịch, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch “… Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, …, có chữ ký người thực chứng thực” - Không thực lưu trữ hồ sơ (hồ sơ số 25/2019: chứng thực văn phân chia tài sản thừa kế), đó, khơng có sở đánh giá Việc không lưu hồ sơ chưa theo quy định khoản Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP "Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, quan thực chứng thực phải lưu hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ 20 (hai mươi) năm" III KẾT LUẬN Ưu điểm - Trong thời kỳ tra, Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ quan tâm đạo, triển khai thực quy định pháp luật công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi theo thẩm quyền Về tuân thủ trình tự, thủ tục, việc thu phí, lệ phí, việc lập, ghi chép, lữu trữ loại sổ đăng ký kiện hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi theo quy định pháp luật - Thực bố trí 02 cơng chức làm công tác Tư pháp - Hộ tịch cử công chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; trang bị máy vi tính có kết nối internet với sở liệu hộ tịch điện tử, đảm bảo đủ điều kiện cần thiết để công chức làm công tác Tư pháp - Hộ tịch thực nhiệm vụ giao - Niêm yết công khai thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, biểu phí chứng thực, lệ phí đăng ký hộ tịch; thực việc tiếp nhận, trả kết hồ sơ, thủ tục theo chế cửa, cửa liên thông bảo đảm mục tiêu cải cách hành Tồn tại, hạn chế, khuyết điểm 2.1 Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch a) Đăng ký khai sinh - Đối với ĐKKS hạn: Phần lớn hồ sơ, thủ tục không lưu giấy chứng sinh gốc, chưa bảo đảm theo quy định Khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP - Đối với Đăng ký lại khai sinh: + Thành phần hồ sơ, thủ tục hồ sơ số 06, 16, 19, /2019 phần lớn có tờ khai, sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân tờ khai, sổ hộ tờ khai, giấy chứng minh nhân dân, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP + Các hồ sơ đăng ký lại khai sinh khơng có giấy tờ cam đoan nộp đủ giấy tờ theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP người yêu cầu đăng ký lại khai sinh + Đối với hồ sơ số 01/2019 đăng ký lại khai sinh cho công dân Thào Thị Diển vi phạm quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch, nhiên nội dung vi phạm Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ vào Biên làm việc ngày 14/10/2020 Đoàn tra, chủ động khắc phục, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện Sìn Hồ ban hành định thu hồi, hủy bỏ giấy khai sinh cấp cho Thào Thị Diển (Quyết định số 1671/QĐ-UBND ngày 29/10/2020 Uỷ ban nhân dân huyện Sìn Hồ việc thu hồi, hủy bỏ Giấy khai sinh cấp trái quy định Luật Hộ tịch) b) Đăng ký kết hôn: Hồ sơ số 04, 12/2019 mục “(5) Giấy tờ tùy thân” tờ khai ghi không theo hướng dẫn Phụ lục Thông tư số số 15/2015/TT-BTP c) Đăng ký khai tử: Hồ sơ, thủ tục ĐKKT giấy báo tử giấy tờ thay giấy báo tử, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP d) Xác nhận tình trạng nhân: Hồ sơ số 05/2019, thành phần hồ sơ, thủ tục khơng có văn ủy quyền giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP e) Về cách thức tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch: Người tiếp nhận hồ sơ (công chức Tư pháp - Hộ tịch) không thực việc ký xác nhận vào chụp loại giấy tờ người yêu cầu nộp chụp xuất trình để đối chiếu, chưa bảo đảm theo quy định khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Công tác chứng thực a) Chứng thực từ chính: Một số trường hợp thu phí chưa bảo đảm theo quy định Điều Thông tư số 226/2016/TT-BTC c) Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ: Việc áp dụng mẫu lời chứng chưa theo mẫu quy định, chưa bảo đảm theo quy định khoản điều Thông tư số 20/2015/TT-BTP d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch: - Trên hợp đồng, gia dịch khơng có chữ ký người thực chứng thực trang hợp đồng, giao dịch, không đảm bảo theo quy định khoản Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP - Không thực lưu hồ sơ số 25/2019, không theo quy định khoản Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP 8 IV KIẾN NGHỊ, BIỆN PHÁP XỬ LÝ Kiến nghị xử lý hành kinh tế: không Kiến nghị công tác quản lý 2.1 Đối với Uỷ ban nhân dân huyện Sìn Hồ: - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho Nhân dân nhằm nâng cao ý thức chấp hành pháp luật nói chung hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi ni nói riêng - Tăng cường đạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác Tư pháp - Hộ tịch Quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ, sở vật chất, trang thiết bị, phục vụ cho hoạt động tư pháp - hộ tịch cấp sở - Chỉ đạo Phòng Tư pháp tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ, thường xuyên rà soát, kiểm tra việc thực quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi địa bàn huyện; hướng dẫn đơn vị tra tổ chức thực Kết luận tra theo quy định pháp luật 2.2 Đối với Phịng Tư pháp huyện Sìn Hồ: - Tiếp tục làm tốt công tác tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện triển khai thực nhiệm vụ theo chức nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Tư pháp - Hộ tịch địa bàn huyện - Tăng cường hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; kịp thời giải đáp vướng mắc cấp sở phản ánh Sở Tư pháp để nghiên cứu, trao đổi - Chủ động nắm bắt, kiểm tra tình hình thực nhiệm vụ đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi cấp sở để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, khắc phục tồn tại, hạn chế không để kéo dài - Phối hợp đạo, giám sát việc tổ chức thực Kết luận tra, việc kiểm điểm, rút kinh nghiệm xác định trách nhiệm lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, công chức Tư pháp - Hộ tịch cá nhân liên quan để xảy tồn tại, hạn chế, khuyết điểm nêu Kết luận tra 2.3 Đối với Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ: - Tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm, xác định trách nhiệm lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, công chức Tư pháp - Hộ tịch công chức, cá nhân liên quan để xảy tồn tại, hạn chế, khuyết điểm đồng thời đạo khắc phục tồn tại, hạn chế nêu Kết luận tra 9 Tiếp tục hoàn thiện việc có liên quan sau tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện Sìn Hồ ban hành định thu hồi, hủy bỏ giấy khai sinh cấp cho Thào Thị Diển nhằm bảo đảm quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch nói chung - Tiếp tục quan tâm, bảo đảm thực nghiêm quy định pháp luật công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi; không để xảy tồn tại, hạn chế nêu; có giải pháp cụ thể, kịp thời để cơng tác có hiệu rõ nét thời gian - Trong trình tổ chức thực hiện, có vướng mắc phát bất cập pháp luật vấn đề có liên quan áp dụng phản ánh Sở Tư pháp để hướng dẫn, giải đáp kiến nghị cấp có thẩm quyền giải đáp, tránh hiểu nhầm, hiểu không dẫn đến áp dụng sai quy định 2.4 Đối với Phịng Hành Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp tỉnh: Tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước hoạt động hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi địa bàn tỉnh; đồng thời tổng hợp, nghiên cứu vấn đề vướng mắc, bất cập cấp sở phản ánh để tham mưu đề xuất lên cấp xem xét giải Thực Kết luận tra Uỷ ban nhân thị trấn Sìn Hồ ban hành văn đạo thực Kết luận tra, thực công khai Kết luận tra theo quy định báo cáo văn kết thực Kết luận tra Sở Tư pháp sau 30 ngày kể từ ngày Kết luận tra có hiệu lực pháp luật Trên Kết luận tra việc chấp hành quy định pháp luật đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi nuôi năm 2019 tháng đầu năm 2020 Uỷ ban nhân dân thị trấn Sìn Hồ, huyện Sìn Hồ, tỉnh Lai Châu./ Nơi nhận: - Thanh tra tỉnh; - Thanh tra Bộ Tư pháp; - Lãnh đạo Sở; - UBND huyện Sìn Hồ; - Phịng Tư pháp Sìn Hồ; - UBND thị trấn Sìn Hồ; - Trang TTĐT Sở Tư pháp (công khai); - Lưu: VT, HSTTr GIÁM ĐỐC Lê Thanh Hải