TÀI LIỆU TẬP HUẤN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

UBND THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU -*** TÀI LIỆU TẬP HUẤN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, MỘT CỬA ĐIỆN TỬ Đông Triều - 2019 PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ I CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ: Khái niệm: Chính phủ điện tử (CPĐT; tiếng Anh: e-Government) tên gọi phủ mà hoạt động nhà nước thay đổi theo khái niệm hoàn toàn mới, phủ gần thuận lợi với cơng dân hơn, kỹ thuật công nghệ tiên tiến, đại Mọi quan hệ phủ cơng dân bảo đảm tính minh bạch, cơng khai, thuận tiện, bảo đảm kiểm soát giám sát lẫn cơng dân với phủ; phủ dân, dân phồn thịnh đất nước mơi trường tồn cầu hóa hội nhập quốc tế Ảnh minh họa Nói cách ngắn gọn, Chính phủ điện tử (CPĐT) việc quan Chính phủ sử dụng cách có hệ thống CNTT-TT để thực quan hệ với công dân, doanh nghiệp tổ chức xã hội Nhờ giao dịch quan Chính phủ với cơng dân tổ chức cải thiện, nâng cao chất lượng Lợi ích thu giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính cơng khai, tiện lợi, góp phần vào tăng trưởng giảm chi phí" Chính phủ điện tử cung cấp cho người dân, doanh nghiệp nhiều tiện ích, thay đổi phương thức giao dịch người dân, doanh nghiệp Hiện nay, Chính phủ nước ta triển khai nhiều hệ thống điện tử như: Hải quan điện tử, Thuế điện tử, Bảo hiểm điện tử, Khi hệ thống Chính phủ điện tử tỉnh/thành phố xây dựng triển khai áp dụng gọi Chính quyền điện tử Chủ thể tham gia vào Chính phủ điện tử: Tham gia CPĐT gồm chủ thể: người dân, Chính phủ, doanh nghiệp công chức nhà nước Các mối quan hệ tương tác chủ thể gồm: G2C: Quan hệ Chính phủ với người dân G2B: Quan hệ Chính phủ với doanh nghiệp G2G: Quan hệ quan Chính phủ với G2E: Quan hệ cơng chức với quan hành Trên sở mối quan hệ chủ thể, quan chức xây dựng hệ thống thông tin với hạ tầng phần cứng để giải mối quan hệ Ví dụ, để giải mối quan hệ Chính phủ người dân, xây dựng hệ thống như: Cổng dịch vụ công, thuế điện tử, Các mục tiêu Chính phủ điện tử: Mục tiêu chung tăng cường lực, nâng cao hiệu điều hành nhà nước phủ, mang lại thuận lợi cho dân chúng, tăng cường công khai minh bạch, giảm chi tiêu phủ Mục tiêu cụ thể là: - Nâng cao lực quản lý điều hành Chính phủ quan quyền cấp (trao đổi văn điện tử, thu thập thơng tin xác kịp thời định, giao ban điện tử …) - Cung cấp cho người dân doanh nghiệp dịch vụ công tạo điều kiện cho nguời dân dễ dàng truy nhập khắp nơi - Người dân tham gia xây dựng sách, đóng góp vào q trình xây dựng luật pháp, q trình điều hành Chính phủ cách tích cực - Giảm chi phí cho máy Chính phủ - Thực phủ đại, hiệu minh bạch Lợi ích Chính phủ điện tử: - Chính phủ điện tử phủ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết lúc cho việc định CPĐT lý tưởng phủ cung cấp đầy đủ thông tin, thời điểm cho người định, lợi lớn CNTT - Chính phủ điện tử sử dụng CNTT để tự động hố thủ tục hành Chính phủ, áp dụng CNTT vào quy trình quản lý, hoạt động Chính phủ Do đó, tốc độ xử lý thủ tục hành nhanh nhiều lần - Chính phủ điện tử cho phép cơng dân truy cập tới thủ tục hành thơng qua phương tiện điện tử, ví dụ như: Internet, điện thoại di động, truyền hình tương tác - Chính phủ điện tử giúp cho doanh nghiệp làm việc với Chính phủ cách dễ dàng thủ tục hiểu, hướng dẫn bước công việc đảm bảo thực tốt, tin cậy Mọi thơng tin kinh tế mà Chính phủ có, cung cấp đầy đủ cho doanh nghiệp để hoạt động hiệu Lợi ích cho đối tượng: • Đối với cơng chức Các trang thiết bị máy tính, máy in phần mềm xây dựng theo khung Chính phủ điện tử công cụ giúp công chức xử lý công việc hiệu quả, nhanh chóng tiện lợi • Đối với người dân doanh nghiệp Giảm thiểu thời gian cho công dân, doanh nghiệp người lao động truy nhập sử dụng dịch vụ phủ giảm thiếu chi phí nhân dân Khuyến khích tham gia cộng đồng vào hoạt động phủ • Đối với Chính phủ Giảm “nạn giấy tờ” văn phịng - cơng sở, tiết kiệm thời gian, hợp lý hố việc vận hành cơng việc, cho phép quan Chính phủ cung cấp dịch vụ chất lượng cao giảm ngân sách chi tiêu Chính phủ Những khó khăn, trở ngại trình xây dựng CPĐT Việt Nam: - Bất cập từ dự án CNTT - Cơ sở hạ tầng CNTT-TT cịn yếu - Trình độ dân trí thấp - Trình độ nhận thức kỹ cán bộ, công chức, viên chức bị hạn chế - Quy trình nghiệp vụ chưa ổn định (đang trình cải cách) - Chưa lãnh đạo tâm mức PHẦN II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN DÙNG CHUNG TRONG HỆ THỐNG CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG NINH I Hệ thống thông tin sở liệu quản lý văn bản: Giới thiệu chung phần mềm: Đây phần mềm trang bị cho cán bộ, công chức, viên chức toàn Tỉnh (từ cấp tỉnh đến cấp xã) Phần mềm có chức quản lý việc gửi, nhận văn điện tử đơn vị tồn Tỉnh; đồng thời phần mềm cơng cụ để đơn vị triển khai quản lý công văn đi, đến; lãnh đạo phân công nhiệm vụ theo dõi trình xử lý nhiệm vụ đến cán quan Phần mềm theo dõi hạn xử đến cơng việc có biện pháp nhắc nhở hết hạn Các đối tượng tham gia vào phần mềm gồm Văn thư, chuyên viên, quản trị hệ thống, lãnh đạo Nhiệm vụ đối tượng sau: Hướng dẫn sử dụng phần mềm: 2.1 Đăng nhập vào Hệ thống phần mềm: Bước 1: Mở trình duyệt Internet Bước 2: Nhập địa congchuc.quangninh.gov.vn, xuất hình đăng nhập tên mật sau nhập tên nhập mật Sau đăng nhập thành công, xuất bàn làm việc điện tử dành cho cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Các công cụ làm việc cán khác nhau, tùy vào vị trí cơng việc cán Xuất hình làm việc để xử lý văn bản: Kích chuột vào phần mềm Quản lý văn văn cần xử lý, theo mức độ nhiệm vụ xử lý phân thành loại menu bên trái - Chưa xử lý: chứa văn mà cá nhân giao nhiệm vụ chủ trì phối hợp để xử lý - Đang xử lý: chứa văn cá nhân xử lý mà chưa kết thúc công việc - Đã xử lý: chứa văn xử lý xong (đã chọn lệnh kết thúc) - Phối hợp: chứa văn mà cá nhân giao nhiệm vụ phối hợp với cá nhân, phận liên quan để thực công việc - Để biết: chứa văn mang tính chất thơng báo để biết nội dung Giới thiệu tác dụng chức Văn đến TT Chức Mô tả Tiếp nhận văn đến Cho phép người dùng cập nhật thông tin văn đến Cho phép người dùng tìm kiếm văn đến, chuyển xử lý, chuyển bổ sung văn Sổ văn đến đến đưa văn vào hồ sơ công việc Cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin Tìm kiếm văn văn bản, hiển thị danh sách văn đến đến theo tiêu chí tìm kiếm đưa vào hồ sơ công việc Tra cứu văn Cho phép người dùng tra cứu thông tin đến văn đến theo tiêu chí tra cứu Theo dõi văn Cho phép người dùng theo dõi tình trạng đến xử lý văn đến Đối tượng sử dụng Văn thư Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Lãnh đạo Văn Đối tượng sử dụng Văn thư TT Chức Nhập văn quan Cho phép người dùng nhập thông tin phát hành văn Phát hành văn Chức giúp cho người dùng phát hành văn xử lý văn phát hành Văn thư Nhập văn dự thảo Cho phép người dùng nhập thông tin dự thảo văn Chuyên viên, Lãnh đạo Sổ văn cá nhân Tìm kiếm văn Cho phép người dùng chuyển xử lý văn dự thảo đưa vào hồ sơ công việc Cho phép người dùng tìm kiếm văn theo tiêu chí có sẵn, đưa vào hồ sơ cơng việc Chuyên viên, Lãnh đạo Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Tra cứu văn Cho phép người dùng tra cứu văn theo tiêu chí có sẵn Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Văn nội Mô tả STT Chức Soạn thảo văn nội Mô tả Chức cho phép người dùng cập nhật nội dung văn cần soạn vào hệ thống phần mềm để gửi cho nội đơn vị Đối tượng sử dụng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Sổ văn nội Danh sách văn nội chờ xử lý xử lý Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Tìm kiếm văn nội Tìm kiếm văn nội theo tiêu chí chọn dạng danh sách Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Tra cứu văn nội Tra cứu văn theo thời gian, năm, tháng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Mô tả Cập nhật công việc cần giao vào hệ thống phần mềm Danh sách công việc giao tình hình xử lý cơng việc giao Cập nhật thông tin tiến độ xử lý công việc việc đươc giao Đối tượng sử dụng Lãnh đạo Văn giao việc STT Chức Nhập công việc Danh sách công việc Xử lý công việc Lãnh đạo Chuyên viên Hồ sơ công việc STT Chức Mô tả Đối tượng sử dụng Cho phép người dùng tạo hồ sơ công việc, cập nhật nội dung, phân quyền thu thập văn vào hồ sơ công việc Cho phép người dùng cập nhật xem thông tin hồ sơ công việc Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Tạo hồ sơ công việc Danh sách hồ sơ cơng việc Tìm kiếm hồ sơ cơng việc Cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin hồ sơ công việc, hiển thị danh sách hồ sơ công việc theo tiêu chí tìm kiếm Văn thư, Chun viên, Lãnh đạo Tra cứu hồ sơ công việc Cho phép người dùng tra cứu thông tin hồ sơ cơng việc theo tiêu chí tra cứu Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Báo cáo thống kê Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo STT Chức Báo cáo văn đến Mô tả Cho phép người dùng xem danh sách văn đến theo tiêu chí có sẵn, in danh sách văn để báo cáo Đối tượng sử dụng Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Báo cáo văn Cho phép người dùng xem danh sách văn theo tiêu chí có sẵn, in danh sách văn để báo cáo Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Thống kê văn Cho phép người dùng thống kê văn đến đến theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Thống kê văn Cho phép người dùng thống kê văn đi theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Thống kê hồ sơ Cho phép người dùng thống kê hồ sơ công việc công việc theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Cá nhân STT Chức Ủy quyền Mô tả Đối tượng sử dụng Ủy quyền xử lý văn phân CBCC công cho cán khác Hướng dẫn sử dụng chức hệ thống 2.1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHIẾU TRÌNH - QUẢN LÝ VĂN BẢN Trên hình chọn biểu tượng Quản lý văn Chọn Mục Phiếu Trình → Lập Phiếu trình → Soạn thảo phiếu trình Xuất hình, chọn Thêm Xuất hình, nhập thơng tin Phiếu trình