QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế sử dụng các thiết bị Công nghệ thông tin, mạng LAN, mạng Internet, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của UBND thị xã Từ Sơn

UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TỪ SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1098/QĐ-UBND Từ Sơn, ngày 28 tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế sử dụng thiết bị Công nghệ thông tin, mạng LAN, mạng Internet, phần mềm Quản lý văn điều hành UBND thị xã Từ Sơn ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TỪ SƠN Căn Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 22/11/2019; Căn Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Xét đề nghị Trưởng phịng Văn hóa Thơng tin thị xã, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế sử dụng thiết bị Công nghệ thông tin, mạng LAN, mạng Internet, phần mềm Quản lý văn điều hành UBND thị xã Từ Sơn Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Chánh Văn phòng HĐND -UBND thị xã, Thủ trưởng quan, đơn vị trực thuộc UBND thị xã; quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - UBND tỉnh; - Sở Thông tin Truyền thông; (b/cáo) - TT Thị ủy, HĐND thị xã; - Chủ tịch, PCT UBND thị xã; - Như điều 2; - Lưu: VT, VHTT TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Ký bởi: Ủy ban Nhân dân thị xã Từ Sơn Cơ quan: Tỉnh Bắc Ninh Ngày ký: 28-09-2021 14:41:15 +07:00 Hoàng Bá Huy UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TỪ SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Sử dụng thiết bị CNTT, mạng LAN, mạng Internet phần mềm Quản lý văn điều hành UBND thị xã Từ Sơn (Ban hành kèm theo Quyết định số 1098/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 Ủy ban nhân dân thị xã Từ Sơn) Ký bởi: Ủy ban Nhân dân thị xã Từ Sơn Cơ quan: Tỉnh Bắc Ninh Ngày ký: 28-09-2021 14:41:33 +07:00 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy định quyền hạn trách nhiệm việc quản lý khai thác sử dụng thiết bị CNTT, mạng LAN, mạng Internet phần mềm Quản lý văn điều hành UBND thị xã Từ Sơn Cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND thị xã sử dụng thiết bị CNTT để khai thác sử dụng tài nguyên thuộc mạng máy tính UBND thị xã phải tuân thủ theo Quy chế Công chức cấp xã ban ngành, đồn thể trực thuộc thị xã khuyến khích sử dụng phần mềm Quản lý văn điều hành Internet bảo mật thông tin theo quy định hành Điều Thống sử dụng thuật ngữ Thiết bị công nghệ thông tin: Là tồn máy móc, thiết bị có liên quan đến CNTT như: Máy vi tính: máy tính để bàn (Desktop), máy tính xách tay (Laptop); máy chủ (Server), máy in, máy scanner, máy chiếu, loại ổ ghi CD DVD, USB, Camera số, Máy ảnh số, Lưu điện, Hub, Switch, Modem, Firewall, hệ thống cáp mạng Mạng máy tính: Là hệ thống gồm từ máy tính trở lên kết nối với Có nhiều kiểu mạng máy tính như: Mạng nội (LAN), mạng diện rộng (WAN), mạng toàn cầu - Internet (www) Mạng nội (LAN): Là mạng có máy tính kết nối với nhau, thơng thường phạm vi nội quan, tổ chức Tài nguyên mạng UBND thị xã Từ Sơn: toàn phần mềm dùng chung cài đặt hệ thống máy chủ (Sever); hệ thống sở liệu dùng chung quan; tài ngun có nội dung chun mơn, nghiệp vụ loại văn bản, bảng tính số liệu lưu trữ máy tính để bàn, thiết bị số Người sử dụng: Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thị xã Từ Sơn người sử dụng thiết bị CNTT, khai thác mạng LAN tài nguyên mạng nội quan thông qua mạng LAN, Internet Quản trị mạng: Là cơng chức, viên chức thuộc Văn phịng HĐND &UBND thị xã Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ quản lý hệ thống thiết bị CNTT, trì hoạt động mạng máy tính nội quan; hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thiết bị CNTT khai thác tài nguyên mạng phục vụ cho công tác Điều Quy định chung quản lý, sử dụng khai thác tài nguyên mạng UBND thị xã Từ Sơn Hệ thống thiết bị CNTT, mạng LAN tài nguyên mạng tài sản quan, Nhà nước trang bị để khai thác, xử lý thơng tin cách xác, nhanh chóng an tồn, góp phần tăng hiệu suất cơng tác, hồn thành kịp thời nhiệm vụ chun mơn Không sử dụng thiết bị CNTT quan vào mục đích cá nhân; khơng phép di chuyển, đem khỏi quan, cho mượn thiết bị CNTT chưa phép lãnh đạo đơn vị Người sử dụng khai thác, cung cấp thông tin thuộc tài nguyên mạng UBND thị xã phải chịu trách nhiệm cá nhân tuân thủ nghiêm ngặt quy định bảo mật, an toàn thông tin, theo Luật Công nghệ thông tin Luật Giao dịch điện tử quy định Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Đối với cán sử dụng Được trang bị sử dụng thiết bị CNTT, dịch vụ mạng, tài nguyên mạng để xử lý thông tin, phục vụ cho công tác chuyên môn giao Được đào tạo ứng dụng CNTT hướng dẫn khai thác sử dụng dịch vụ tài nguyên mạng phục vụ công tác chuyên môn Được cung cấp tài khoản mật (user name password) riêng để đăng nhập máy tính vào mạng, hệ thống Quản lý văn điều hành (QLVBĐH) UBND thị xã để khai thác, sử dụng phần mềm dùng chung theo quyền cấp tài khoản; không cung cấp mật cho người khác Chỉ sử dụng tài khoản cung cấp để đăng nhập vào hệ thống QLVBĐH UBND thị xã ứng dụng, tự bảo vệ mật đăng nhập để người khác sử dụng tài khoản để đăng nhập hệ thống Có quyền chia sẻ (chịu trách nhiệm cá nhân nội dung bảo vệ thơng tin mà chia sẻ) khai thác thông tin người khác chia sẻ mạng nội đơn vị Phải thường xuyên học tập, tự nâng cao kiến thức kỹ sử dụng ứng dụng CNTT, đặc biệt kỹ sử dụng Microsoft Office soạn thảo văn xử lý thông tin, sử dụng ngày có hiệu ứng dụng CNTT để hồn thành nhiệm vụ chun mơn giao Chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng thiết bị CNTT giao Lãnh đạo phòng chức có trách nhiệm quản lý chung phạm vi phịng quản lý chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị xã thông tin truy cập cung cấp cho hệ thống máy chủ 8 Khi thiết bị CNTT, chương trình phần mềm máy tính gặp cố cần báo cáo với lãnh đạo quan, đơn vị để xử lý, khắc phục Nếu không tự xử lý cần đề xuất với Chánh Văn phòng HĐND & UBND cử Quản trị mạng đến xử lý Không phép truy nhập trái phép vào máy chủ máy tính khác, khơng có hành vi gây hại cho hệ thống mạng, sở liệu tài nguyên mạng UBND thị xã 10 Mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm việc truy nhập sử dụng tài nguyên mạng Internet Nghiêm chỉnh chấp hành quy định Nghị định số 55/2001/NĐ-CP ngày 23/08/2001 Chính phủ quản lý, cung cấp sử dụng dịch vụ Internet Điều Đối với quản trị mạng Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND & UBND thị xã việc tổ chức quản lý việc khai thác hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thiết bị CNTT, tài nguyên mạng LAN, Internet phần mềm ứng dụng Đảm bảo trì hoạt động thường xuyên an toàn thiết bị CNTT hệ thống mạng UBND thị xã phạm vi kỹ thuật cho phép Tạo lập, cung cấp quản lý tài khoản mật đăng nhập chương trình phần mềm dùng chung cho thành viên thuộc UBND thị xã theo ý kiến đạo Chánh Văn phịng; thiết kế phân quyền cho cá nhân nhóm người sử dụng theo yêu công việc phê duyệt Chủ tịch UBND thị xã Hướng dẫn cách vận hành, bảo quản máy tính khai thác, sử dụng tài nguyên mạng nội cho người sử dụng Trực dõi, liên hệ với nhà cung cấp để cập nhật nâng cấp phần mềm dùng chung; nghiên cứu kiến nghị, đề xuất với Chánh Văn phòng biện pháp khai thác, sử dụng có hiệu mạng LAN thành tựu CNTT hoạt động UBND thị xã Khắc phục, sửa chữa cố thông thường thiết bị CNTT mạng LAN Đối với trường hợp bị hỏng nặng báo cáo Chánh Văn phịng, đề xuất phương án xử lý Đề xuất phương án mua sắm, thay thế, nâng cấp thiết bị; nâng cấp hệ thống mạng LAN; thiết bị kết nối (với mạng khác); phương án điều chuyển, hoán đổi thiết bị CNTT quan với Chánh Văn phòng cần thiết, có đề nghị phịng chun môn Chương III QUY ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN Điều Quản lý văn điều hành Phần mềm Quản lý văn điều hành hệ thống trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý trình duyệt cơng văn, văn bản, hồ sơ cơng việc mạng máy tính Sở Thông tin Truyền thông quản lý tác nghiệp điều hành Phần mềm thống sử dụng phịng chun mơn, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND thị xã, UBND phường Điều Quản trị mạng Quản trị mạng có trách nhiệm với đơn vị triển khai phần mềm Quản lý văn điều hành cài đặt máy chủ tất máy trạm Văn phòng HĐND & UBND, phòng, ban trực thuộc thị xã Đảm bảo hoạt động thông suốt, phục vụ cho tác nghiệp điều hành, lưu trữ luân chuyển thông tin quản lý, nghiệp vụ Điều Người sử dụng phần mềm Quản lý văn điều hành Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn điều hành phần “Hướng dẫn sử dụng” hệ thống Quản lý văn điều hành để ứng dụng tác nghiệp hàng ngày đơn vị Trao đổi thảo luận đặt câu hỏi với Quản trị mạng để giải đáp thắc mắc kỹ sử dụng máy tính sử dụng phần mềm văn phòng Điều Việc giao, nhận nhiệm vụ công tác, gửi nhận thông tin tham khảo, văn trình lãnh đạo, văn cần phát hành thực thông qua công cụ chương trình Quản lý văn điều hành Hạn chế tối đa việc in ấn xử lý văn giấy (trừ trường hợp đặc biệt theo quy định Chính phủ cơng tác kiểm tra…) Điều 10 Văn thư Văn thư quan có nhiệm vụ lưu trữ toàn văn đến hệ thống Quản lý văn điều hành theo quy trình hệ thống phần mềm Đối với văn đi: Chuyên viên tạo lập hồ sơ cơng việc, trình lãnh đạo duyệt, ký chữ ký số hệ thống Quản lý văn điều hành Sau lãnh đạo ký duyệt, văn thư dùng chức ký số để thêm thông tin: số, ngày, tháng, đóng dấu đơn vị vào văn gửi phát hành Đối với văn đến: Văn thư vào sổ chuyển lãnh đạo hệ thống Quản lý văn điều hành để lãnh đạo bút phê, đạo phận chuyên môn thực Đối với dự án gửi đến quét tờ trình để lưu sổ văn đến, hồ sơ dự án lưu phận lãnh đạo phân công xử lý theo quy định riêng Đối với văn mật văn không trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn UBND thị xã, không lưu trữ sổ lưu văn hệ thống Quản lý văn điều hành Các văn loại ghi sổ theo dõi riêng theo quy định hành Đối với số văn bản, tài liệu khác mang tính chất tham khảo văn thư nhập sổ cơng văn đến đầu mục, số hiệu văn chuyển lãnh đạo xử lý, chuyển cho phịng chun mơn biết, nghiên cứu Điều 11 Quy trình luân chuyển, xử lý văn Lãnh đạo UBND thị xã nhận văn trình trực tiếp từ Văn phịng Trường hợp đặc biệt, Văn thư chuyển văn (ghi tên đích danh) cho lãnh đạo HĐND, UBND thị xã 2 Lãnh đạo Văn phòng nhận văn từ Văn thư, thủ trưởng phòng ban thực phân loại, giao nhiệm vụ cho chuyên viên, nhân viên xử lý văn theo quy trình; chuyển cho lãnh đạo UBND thị xã giao nhiệm vụ cho phòng ban xử lý công việc theo chức nhiệm vụ; kiểm tra văn bản, hồ sơ trình lãnh đạo UBND ký duyệt ban hành Văn thư tiếp nhận loại văn đi, đến nhập vào hệ thống máy tính qua phần mềm Quản lý văn điều hành, chuyển tới lãnh đạo Văn phòng xử lý theo quy trình văn Lãnh đạo phịng ban giao nhiệm vụ dự thảo văn UBND thị xã chuyển dự thảo qua mạng hệ thống Quản lý văn điều hành đến lãnh đạo Văn phòng để trình lãnh đạo UBND thị xã xem xét, định ký duyệt ban hành văn bản, sau chuyển cho Văn thư ban hành theo quy định Trong trường hợp văn dự thảo cần chỉnh sửa khâu người có thẩm quyền ghi lưu ý kiến đạo yêu cầu cấp tiếp tục hồn thiện Lãnh đạo phịng trực thuộc chun viên Văn phịng khơng trực tiếp nhận nhiệm vụ trình văn đến lãnh đạo UBND thị xã mà phải thơng qua lãnh đạo Văn phịng (trừ trường hợp đặc biệt gấp rút khơng cịn thời gian phép trình trực tiếp cho lãnh đạo UBND thị xã ký duyệt, sau Văn thư phải thơng báo cho Chánh Văn phịng biết) Các quan hệ phối hợp phòng, chuyên viên thực thơng qua việc đồng gửi văn (gửi để biết), văn loại có tính chất tham khảo, khơng có tính chất xử lý bắt buộc Điều 12 Sử dụng, mở phần mềm Quản lý văn điều hành thường xuyên Yêu cầu tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức nối mạng với UBND thị xã ngày làm việc phải bật máy tính đăng nhập vào chương trình Quản lý văn điều hành để trực tiếp nhận nhiệm vụ, xử lý văn bản, trao đổi thông tin công tác mạng Khi kết thúc ngày làm việc, phải thoát khỏi phần mềm Quản lý văn điều hành trước tắt máy Các văn trình ký phải đính kèm đầy đủ văn liên quan phép chuyển 01 đi, ghi thời gian thực để nhắc nhở Sau thời gian quy định, không thấy xử lý mạng thủ trưởng đơn vị có quyền đề nghị lãnh đạo HĐND, UBND thị xã xem xét cho ý kiến (thông qua Chánh Văn phịng) Điều 13 Phơng chữ trình bày văn Tất văn điện tử lưu chuyển mạng nội bộ, phần mềm Quản lý văn điều hành phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 quy định cụ thể Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ (Times New Roman) Chương IV QUY ĐỊNH VỀ BẢO MẬT, SAO LƯU DỮ LIỆU VÀ AN TOÀN HỆ THỐNG Điều 14 Quy định bảo mật an toàn liệu Nghiêm cấm hành vi để lộ thông tin máy chủ máy tính cá nhân (Mật khẩu, tên truy nhập máy chủ, địa IP ) cho đối tượng khác Người sử dụng thực kết nối từ nhà từ máy dịch vụ vào hệ thống QLVBĐH UBND thị xã hồn thành cơng việc cần phải xóa dấu vết kết nối, đề phịng đối tượng khác truy cập vào máy chủ UBND thị xã Không chia đường truyền mạng LAN quan đơn vị ngồi quan, đề phịng để lọt thông tin nội xâm nhập trái phép vào máy chủ Người sử dụng cần phải đổi mật cá nhân sau nhận tên mật đăng nhập Quản trị mạng cung cấp Nếu quên mật không kết nối với mật có phải liên hệ với Quản trị mạng để cấp mật Tự chịu trách nhiệm việc bảo vệ liệu máy tính giao sử dụng, kể tài nguyên chia sẻ không chia sẻ Quản trị mạng có nhiệm vụ: Sử dụng thiết bị Firewall trang bị để thiết lập “tường lửa” chống lại xâm nhập từ bên ngồi vào mạng máy tính UBND thị xã Xử lý cố theo chức nhiệm vụ giao, báo cáo kịp thời với lãnh đạo Văn phịng để có biện pháp khắc phục hiệu Có trách nhiệm bảo vệ hệ thống máy chủ toàn sở liệu quan mật quản trị, chương trình phần mềm bảo mật (nếu có), hạn chế tối đa xâm nhập trái phép vào hệ thống sở liệu quan Tổ chức lưu hệ thống sở liệu định kỳ, đảm bảo phục hồi đến mức tốt hệ thống xảy cố Điều 15 Quy định thực quy tắc an toàn hệ thống Việc bật, tắt máy tính, máy in, máy photo phải thực theo yêu cầu trình tự kỹ thuật, hạn chế tối đa việc tắt nóng thiết bị (như ngắt nguồn điện) Khi kết thúc ngày làm việc, yêu cầu người sử dụng phải thoát khỏi chương trình phần mềm, tắt máy quy trình, tắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống máy (trừ hệ thống máy chủ) Nếu có cố gây điện, sau có điện trở lại Quản trị mạng có trách nhiệm khởi động lại máy chủ, nhằm đảm hệ thống hoạt động liên tục, phục vụ tốt công tác điều hành quản lý UBND thị xã Chương V KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 16 Tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc UBND thị xã có trách nhiệm thực tốt nội dung Quy chế Cán bộ, công chức, viên chức, quan, đơn vị sử dụng hiệu mạng LAN đơn vị, mạng nội UBND thị xã phần mềm Quản lý văn điều hành giải công việc; khai thác sử dụng thơng tin mạng Internet an tồn, bảo mật Chủ tịch UBND thị xã, thủ trưởng đơn vị, Luật Thi đua, khen thưởng có hình thức chế độ khen thưởng kịp thời cho đơn vị, cá nhân thực tốt Quy chế có sáng kiến cải tiến kỹ thuật phù hợp áp dụng công tác điều hành quản lý UBND thị xã Điều 17 Tùy mức độ vi phạm tác động ảnh hưởng việc sử dụng, cung cấp thông tin mạng LAN, mạng nội mạng Internet, Chủ tịch UBND thị xã thủ trưởng đơn vị, có hình thức khiển trách, kỷ luật phù hợp Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18 Chánh Văn phòng HĐND - UBND thị xã, Thủ trưởng quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức đơn vị thực tốt Quy chế Quản trị mạng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực Quy chế Điều 19 Trong trình tổ chức thực hiện, có phát sinh vướng mắc, nội dung Quy chế xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Hoàng Bá Huy