Quyết định ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử của sở TT&TT UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ NGOẠI VỤ Số 50 /QĐ SNgV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do Hạnh phúc Thừa Thiên Huế, ngày 21 th[.]
Ký bởi: Sở Ngoại vụ Email: sngv@thuathienhue.gov.vn Cơ quan: Tỉnh Thừa Thiên Huế UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ NGOẠI VỤ Số: 50 /QĐ-SNgV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc Thừa Thiên Huế, ngày 21 tháng năm 2017 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động Sở Ngoại vụ tỉnh Thừa Thiên Huế GIÁM ĐỐC SỞ NGOẠI VỤ THỪA THIÊN HUẾ Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ quy định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Căn Chỉ thị 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng Hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước; Căn Quyết định 2072/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm 2014 UBND tỉnh quy định việc đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin mơi trường mạng hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Căn Quyết định số 81/2014/QĐ-UBND ban hành Quy định sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Căn Quyết định số 06/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2016 Ủy ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Ngoại vụ; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Sở, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động Sở Ngoại vụ tỉnh Thừa Thiên Huế Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phịng, Trưởng phịng chun mơn, Lãnh đạo đơn vị nghiệp trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc Sở chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - BGĐ; - Sở TT-TT; - Lưu: VT, VP GIÁM ĐỐC (Đã ký) Trần Công Phú UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ NGOẠI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc QUY CHẾ Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động Sở Ngoại vụ tỉnh Thừa Thiên Huế (Ban hành kèm theo Quyết định số 50 /QĐ-SNgV ngày 21/ /2017 Giám đốc Sở Ngoại vụ) Chương I NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều Hệ thống thư điện tử hệ thống chuyển nhận văn qua mạng máy tính, đặc biệt hệ thống mạng internet Việc sử dụng hệ thống thư điện tử nhằm hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) làm việc Sở Ngoại vụ việc gửi, nhận thơng tin CBCCVC, phịng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở (gọi tắt đơn vị) CBCCVC, đơn vị sở, ngành, người dân doanh nghiệp khác (gọi tắt tổ chức cá nhân khác) dạng thư tín qua mạng máy tính nội đơn vị mạng internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phân công Sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động Sở Ngoại vụ nhằm nâng cao hiệu hoạt động, suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm văn giấy tờ hành chính, thực tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP Chính phủ việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước; Quyết định số 81/2014/QĐ-UBND ngày 31/12/2014 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Quy định sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Điều Khuyến khích sử dụng hệ thống thư cơng vụ tỉnh Thừa Thiên Huế để gửi, nhận thông tin phục vụ cơng tác chun mơn Các phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc Sở CBCCVC phải thông báo hộp thư điện tử để thuận tiện trao đổi thông tin Điều Quy chế áp dụng cho tất phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc CBCCVC Sở Ngoại vụ (gọi chung đơn vị) khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ công tác chuyên môn Chương II TỔ CHỨC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Để triển khai sử dụng có hiệu hộp thư cơng vụ hoạt động quan, Sở Ngoại vụ quy định cụ thể sau: Đối với hộp thư cơng vụ Sở Ngoại vụ - Văn phịng Sở có trách nhiệm quản lý hộp thư cơng vụ Sở Ngoại vụ (địa chỉ: sngv@thuathienhue.gov.vn) hộp thư để giải cơng việc hành Sở, khơng sử dụng vào mục đích khác - Chánh Văn phòng đạo tổ chức điều hành, phân công CBCCVC theo dõi, kiểm tra, thực việc gửi loại văn phát hành Sở tổ chức cá nhân khác; nhận văn từ tổ chức cá nhân khác gửi Sở; kịp thời thông tin báo cáo, gửi nội dung nhận đến lãnh đạo Sở để nắm bắt đạo giải công việc Đối với hộp thư cơng vụ phịng chun mơn, đơn vị trực thuộc (gọi tắt đơn vị) - Hộp thư công vụ đơn vị hộp thư dành để đơn vị trao đổi cơng tác Mỗi đơn vị có hộp thư công vụ riêng để nhận loại văn đạo từ cấp trên, gửi văn đến tổ chức cá nhân khác trình hoạt động, cơng tác - Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm quản lý, phân cơng CBCCVC theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư Người giao nhiệm vụ quản lý hộp thư điện tử đơn vị phải báo cáo nội dung nhận cho lãnh đạo đơn vị để kịp thời giải công việc - Khi thay đổi lãnh đạo đơn vị mới, lãnh đạo đơn vị cũ có trách nhiệm phải bàn giao hộp thư, mật toàn nội dung liệu hộp thư công vụ đơn vị cho lãnh đạo - Khi nhận thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị lãnh đạo đơn vị (hoặc người lãnh đạo ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý thực Đối với hộp thư điện tử CBCCVC: - Mỗi CBCCVC cấp hộp thư công vụ riêng để gửi, nhận thơng tin, loại văn q trình cơng tác - Mỗi CBCCVC tự quản lý nội dung hộp thư cơng vụ giải cơng việc cụ thể phân công hộp thư công vụ - Bảo vệ mật sử dụng hộp thư công vụ - Quản lý lưu trữ thư điện tử cá nhân - Chịu trách nhiệm nội dung thơng tin gửi lên mạng - Khơng truy nhập vào hộp thư người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử - Khơng cung cấp mật khẩu, để lộ mật đăng nhập vào hệ thống công vụ người khác - Không phát tán thư rác thư điện tử khơng mục đích hệ thống thư tín điện tử tỉnh thơng qua địa sử dụng Tài khoản thư điện tử công vụ sử dụng phần mềm dùng chung - Sử dụng tài khoản thư điện tử vào Hệ thống xác thực tập trung tỉnh (http://sso.thuathienhue.gov.vn) để vào 05 phần mềm dùng chung Sở Ngoại vụ xử lý hồ sơ dịch vụ công trực tuyến - Sử dụng tài khoản thư điện tử vào Trang điều hành tác nghiệp Sở Ngoại vụ (http://sngv.thuathienhue.egov.vn) Điều Tất CBCCVC Sở Ngoại vụ phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử đơn vị cá nhân làm việc, lần ngày (lúc đầu sáng, cuối buổi sáng, cuối buổi chiều ngày làm việc), để hồi đáp kịp thời thư điện tử tổ chức cá nhân khác, kịp thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc cách nhanh nhất, hiệu Riêng hộp thư điện tử quan, cán làm công tác văn thư phải kiểm tra lần ngày: (đầu buổi sáng, cuối buổi sáng, đầu buổi chiều cuối buổi chiều ngày làm việc tuần) Chương III TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, XỬ LÝ NỘI DUNG THÔNG TIN TRONG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều Yêu cầu quản lý thông tin hộp thư điện tử - Các thông tin, văn phát hành thức quan, đơn vị phải chủ trương sách Nhà nước, phải lãnh đạo quan, lãnh đạo đơn vị duyệt trước gửi - Mỗi đơn vị, cá nhân cần phải tạo thư mục riêng máy tính làm việc cách khoa học (theo loại văn bản, theo tháng, năm, … ), để lưu tất loại văn gửi, nhận Phòng đường truyền Internet hệ thống thư điện tử có cố đặc biệt tìm kiếm lại loại văn trước đây, giúp giải công việc nhanh chóng - Sử dụng mã tiếng việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để thể nội dung trao đổi hộp thư điện tử Điều Qui trình xử lý cơng việc sử dụng hệ thống thư điện tử Các bước thực nhận loại văn từ hộp thư điện tử a) Đối với hộp thư công vụ chung Sở: sngv@thuathienhue.gov.vn - Bước 1: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra hộp thư, lưu tất loại văn nhận (trừ thư rác quảng cáo) vào máy tính làm việc Lưu tên file theo số cơng văn đến - Bước 2: In chuyển công văn cho Giám đốc Sở - Bước 3: Giám đốc Sở duyệt nội dung văn phân công nhiệm vụ cho Phó Giám đốc, Lãnh đạo phịng văn thư có trách nhiệm chuyển văn Giám đốc phê duyệt đến phòng, cá nhân phần mềm Quản lý Hồ sơ công việc - Bước 4: Lãnh đạo phịng xử lý phân cơng nhân viên phịng xử lý cơng văn Lưu ý: Trường hợp Giám đốc vắng, thông báo ủy quyền cho 01 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm xử lý Khi đó, Văn thư thực bước chuyển văn đến Phó Giám đốc ủy quyền b) Đối với hộp thư công vụ đơn vị - Bước 1: Cán phân công quản lý hộp thư điện tử đơn vị kiểm tra nhận loại văn gửi qua mail (trừ thư rác quảng cáo) lưu máy tính làm việc - Bước 2: Chuyển nội dung file nhận cho lãnh đạo đơn vị để phân công xử lý trực tiếp Đối với văn bản, thơng tin có liên quan đến nhiệm vụ chung Sở, lãnh đạo Sở, đơn vị khác lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm chuyển cho văn thư Sở để báo cáo Lãnh đạo Sở có ý kiến giải c) Đối với hộp thư công vụ cá nhân CBCCVC - Mỗi CBCCVC trực tiếp xử lý loại văn nhận hộp thư công vụ điện tử cá nhân Các bước thực chuyển (gửi) loại văn qua hộp thư công vụ a) Đối với hộp thư điện tử chung Sở - Bước 1: Cán phụ trách việc phát hành (gửi) loại văn đi, scan loại văn lãnh đạo ký duyệt đóng dấu (lưu dạng file pdf dạng file khác văn dự thảo khơng có chữ ký lãnh đạo) để gửi thư điện tử theo nơi gửi thể công văn - Bước 2: Chuyển loại văn theo địa nơi nhận cụ thể theo quy định hịm thư cơng vụ Sở b) Đối với hộp thư điện tử cá nhân CBCC-VC - Gửi nội dung thông tin, loại văn mang tính chất trao đổi công việc với tổ chức, cá nhân khác Tuyệt đối không sử dụng hộp thư cá nhân để nhân danh Sở đơn vị gửi thông tin, văn mà chưa đồng ý phê duyệt lãnh đạo quan Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều Trưởng phịng chun mơn, đơn vị nghiệp thuộc Sở, CBCCVC Sở Ngoại vụ, có trách nhiệm tổ chức thực Quy chế Giao Văn phịng Sở theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực Trong q trình thực hiện, có vấn đề vướng mắc, phát sinh, yêu cầu đơn vị, cá nhân phản ánh Văn phòng Sở để kịp thời bổ sung hoàn thiện GIÁM ĐỐC (Đã ký) Trần Công Phú ... HUẾ SỞ NGOẠI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc QUY CHẾ Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ hoạt động Sở Ngoại vụ tỉnh Thừa Thiên Huế (Ban hành kèm theo Quy? ??t định. .. THƯ ĐIỆN TỬ Điều Để triển khai sử dụng có hiệu hộp thư công vụ hoạt động quan, Sở Ngoại vụ quy định cụ thể sau: Đối với hộp thư công vụ Sở Ngoại vụ - Văn phịng Sở có trách nhiệm quản lý hộp thư. .. khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử - Khơng cung cấp mật khẩu, để lộ mật đăng nhập vào hệ thống công vụ người khác - Không phát tán thư rác thư điện tử khơng mục đích hệ thống thư tín điện tử