(luận văn tốt nghiệp) đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 download by : skknchat@gmail.com BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 download by : skknchat@gmail.com LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình Thầy giáo ThS Nguyễn Mạnh Cường, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tồn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứu hồn thành luận văn tốt nghiệp Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới ThS Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn tận tình hướng dẫn, quan tâm cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích lĩnh vực quản lý, điều hành cơng tác văn phịng để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách hồn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ, ThS Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tơi nhiệt tình q trình điều tra, khảo sát, thu thập liệu có liên quan đến đề tài Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè ln quan tâm, giúp đỡ, cổ vũ, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập hồn thiện khóa luận Mặc dù tơi có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực khóa luận cách hồn thiện song khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Chính vậy, kính mong q thầy cơ, nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp tơi hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư download by : skknchat@gmail.com LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu này./ Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư download by : skknchat@gmail.com BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ Bộ KH&CN Bộ Khoa học Công nghệ CNTT Công nghệ thông tin LTH &QTVP Lưu trữ học Quản trị văn phòng NXB Nhà xuất Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ VT, LT Văn thư, lưu trữ download by : skknchat@gmail.com MỤC MỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỤC MỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ A PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu .5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu .5 5.2 Phạm vi nghiên cứu .5 Giả thuyết nghiên cứu .6 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm chức văn phòng 1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng 1.1.3 Khái niệm quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 10 1.2 Ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng hoạt động quan cấp Bộ 11 1.3 Nội dung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng .12 1.3.1 Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác 13 1.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 14 1.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ cho quan 15 1.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phòng 17 1.3.5 Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 18 1.3.6 Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế tốn tài sản quan 18 1.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 19 1.4 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 20 Tiểu kết chương 21 2.1 Khái quát chung Bộ Khoa học Công nghệ .22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ 22 download by : skknchat@gmail.com 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2 Tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 23 2.3 Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 24 2.3.1 Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác 24 2.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 29 2.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác VT, LT cho quan .31 2.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phịng Bộ 37 2.3.5 Quản lý, điều hành cơng tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 39 2.3.6 Quản lý, điều hành cơng tác tài chính, kế toán tài sản quan 44 2.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 45 2.4 Nhận xét chung hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 48 2.4.1 Ưu điểm .48 2.4.2 Hạn chế 53 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 56 Tiểu kết chương 57 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ .58 3.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phịng tầm quan trọng cơng tác văn phịng, quản lý, điều hành cơng tác văn phịng .58 3.2 Đổi phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng 58 3.3 Giải pháp tổ chức máy, nhân 60 3.4 Giải pháp thể chế .61 3.5 Giải ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành cơng tác văn phịng 61 3.6 Giải pháp đầu tài chính, tư sở vật chất 63 Tiểu kết chương 65 C KẾT LUẬN 66 D DANH MỤC TÀI LIdung Thực 8h00 Đón tiếp đại biểu Vụ PTKHCN địa phương & Văn phòng Bộ 8h30 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu Chánh Văn phịng Bộ 8h35 Thứ trưởng Phạm Cơng Tạc Báo cáo đánh giá kết hoạt động KH&CN Đ/c: Nguyễn Văn địa phương năm 2015, nhiệm vụ trọng tâm Liễu, Vụ trưởng năm 2016, định hướng công tác thời Vụ PTKHCN địa gian tới phương 8h50 Phát biểu khai mạc Hội nghị 9h10 Đ/c: Trần Quang, Phó Báo cáo tổng hợp kiến nghị đề xuất địa trưởng phương ý kiến trả lời Bộ KH&CN PTKHCN phương 9h30 Tham luận, trao đổi tham luận đại biểu tham dự Hội nghị (mỗi đại biểu 7-10p, Chủ trì Hội nghị ưu tiên ý kiến địa phương) 10h15 Nghỉ giải lao 10h30 Tiếp tục tham luận, trao đổi tham luận Chủ trì Hội nghị 11h15 Phát biểu kết luận bế mạc Hội nghị Bộ trưởng 12h00 Kính mời vị đại biểu ăn trưa tầng 1, Nhà khách Trung tâm Thể thao Viettel download by : skknchat@gmail.com Văn Vụ Vụ địa PHỤ LỤC SỐ 15: BẢNG SO SÁNH 03 LOẠI CÔNG NGHỆ HỘI HỌP TRỰC TUYẾN Cơng nghệ Tiêu chí Qui mơ người hội nghị Video conference Web conference Audio conference Lớn, hàng trăm Phịng hội nghị khoảng Theo u cầu Có thể nối Số điểm nối không cần 20 người cá nhân hàng trăm điểm lẻ nhiều Khơng có hình Chỉ có tiếng Chất lượng hình Rất tốt Vừa đủ Băng thơng u cầu Mbps (SD) Mbps (HD) cho điểm cầu 100-140Kbps cho Cố định đường điện điểm cầu lên thoại 64 Kbps hình ISDN IP Kênh trắng tốt Internet ADSL đủ Loại đường truyền Chất lượng tiếng Tính dễ dùng Kênh thoại truyền thống Và dùng Internet cho VoIP VoIP nên chất lượng tiếng không ổn định, bị Rất tốt vọng tiếng Rất tốt Chất lượng cao dùng Kết luận: Cần kết hợp với tần số lấy mẫu 14 KHz hệ thống audio conference Khó dùng Phải có đội ngũ chuyên Rất dễ dùng nghiệp vận hành Rất dễ dùng đơn giản Chỉ cần gọi điện thoại hội nghị Vừa phải, mua phần mềm Rất cho server Kinh phí đầu tư Đầu tư lớn Thiết bị đầu tư Điện thoại đủ (để bàn, di động, chuyên dụng) Webcam, loa đủ Thiết bị camera máy Điện thoại có speaker, có Cần thêm: dùng nút tắt mic MUTE, có chiếu chuyên dụng máy chiếu hình điều chỉnh volume MCU đắt tiền plasma hay LCD Panasonic 2373 giá khoảng 480.000đ download by : skknchat@gmail.com BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2015 download by : skknchat@gmail.com KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2016 Ngày Lãnh đạo Bộ tham dự Nội dung Địa điểm Đơn vị chủ trì Tháng 1 - 10 Bộ trưởng Họp Hội đồng Thi đua khen thưởng Bộ KH&CN Trung tuần tháng Bộ trưởng Ký kết Chương trình phối hợp KH&CN Bộ Công an Bộ KH&CN 15 - 20 TT Trần Văn Tùng 16 - 17 23 Hà Nội Vụ TĐKT Trụ sở Bộ Công an Vụ CNC phối hợp Cục H46 - Bộ Công an Làm việc với Lãnh đạo tỉnh Thái Nguyên phát triển sản phẩm chè địa phương Thái Nguyên Vụ Địa phương Bộ trưởng Ngày hội STEM TP Hồ Chí Minh 2016 Tp HCM TT Trần Quốc Tham dự kiện FINAL DEMO DAY IPP2: Trình diễn kết năm 2015, cơng bố chương trình tài trợ hợp tác đào tạo đổi Tp HCM IPP2 Khánh 18 - 29 download by : skknchat@gmail.com 20 sáng tạo khởi nghiệp năm 2016 TT Phạm Hội nghị triển khai kế hoạch KH&CN năm 2016 đơn vị thuộc Đại Dương Bộ KH&CN LĐ Bộ Tp HCM Ngày Đo lường Việt Nam Cục CTPN Tổng Cục TĐC 21 - 26 TT Trần Tham gia đoàn khảo sát thực thi quyền SHTT dành cho Lãnh đạo Tokyo Việt Thanh quan thực thi quyền SHTT Việt nam Cục SHTT 27 - 28 TT Trần Phiên họp sách cấp Bộ trưởng Apex Gold 2016 nhằm chuẩn bị Việt Thanh cho Hội nghị Thượng đỉnh An ninh hạt nhân lần thứ Cục ATBXHN, Vụ HTQT Livemore, California Hoa Kỳ TT Chu Ngọc Anh Làm việc với Cục ATBXHN danh mục văn pháp luật điện Hà Nội hạt nhân trước trình Thủ tướng ban hành Cục ATBXHN TT Chu Ngọc Anh Họp Tổ công tác liên Bộ liên quan điều ước quốc tế lĩnh vực hạt Hà Nội nhân Công ước chống khủng bố Công ước Bồi thường thiệt hại hạt nhân Cục ATBXHN TT Chu Ngọc Anh Hội nghị cán chủ chốt bàn định hướng phát triển Viện đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2025 Viện ƯDCN Hà Nội TT Trần Hội thảo báo cáo kết điều tra suất lao động Việt Thanh TT Trần Văn Tùng Họp BCĐ Ứng dụng Công nghệ Thông tin Bộ KH&CN Tổng Cục TĐC Hà Nội TTTH, Vụ CNC ... lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 24 2.3.1 Quản lý, điều hành thơng qua chương trình, kế hoạch cơng tác 24 2.3.2 Quản lý, điều hành. .. niệm quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 10 1.2 Ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng hoạt động quan cấp Bộ 11 1.3 Nội dung quản lý, điều hành. ..BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa