KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP: ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình Thầy giáo ThS Nguyễn Mạnh Cường, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tồn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứu hồn thành luận văn tốt nghiệp Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới ThS Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn tận tình hướng dẫn, quan tâm cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích lĩnh vực quản lý, điều hành cơng tác văn phịng để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách hồn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ, ThS Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phịng Đảng – Đồn thể ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tơi nhiệt tình q trình điều tra, khảo sát, thu thập liệu có liên quan đến đề tài Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè ln quan tâm, giúp đỡ, cổ vũ, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập hồn thiện khóa luận Mặc dù tơi có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực khóa luận cách hồn thiện song khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Chính vậy, kính mong q thầy cơ, nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu này./ Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ Bộ KH&CN Bộ Khoa học Công nghệ CNTT Công nghệ thông tin LTH &QTVP Lưu trữ học Quản trị văn phòng NXB Nhà xuất Văn phòng Bộ Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ VT, LT Văn thư, lưu trữ MỤC MỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỤC MỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ A PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu .5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu .5 5.2 Phạm vi nghiên cứu .5 Giả thuyết nghiên cứu .6 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm chức văn phòng 1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng 1.1.3 Khái niệm quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 10 1.2 Ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng hoạt động quan cấp Bộ 11 1.3 Nội dung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng .12 1.3.1 Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác 13 1.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 14 1.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ cho quan 15 1.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phòng 17 1.3.5 Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 18 1.3.6 Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế tốn tài sản quan 18 1.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 19 1.4 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 20 Tiểu kết chương 21 2.1 Khái quát chung Bộ Khoa học Công nghệ .22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2 Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 23 2.3 Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 24 2.3.1 Quản lý, điều hành thơng qua chương trình, kế hoạch cơng tác 24 2.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 29 2.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác VT, LT cho quan .31 2.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phòng Bộ 37 2.3.5 Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 39 2.3.6 Quản lý, điều hành cơng tác tài chính, kế tốn tài sản quan 44 2.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 45 2.4 Nhận xét chung hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 48 2.4.1 Ưu điểm .48 2.4.2 Hạn chế 53 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 56 Tiểu kết chương 57 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .58 3.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng tầm quan trọng cơng tác văn phịng, quản lý, điều hành cơng tác văn phịng .58 3.2 Đổi phong cách quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 58 3.3 Giải pháp tổ chức máy, nhân 60 3.4 Giải pháp thể chế .61 3.5 Giải ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành cơng tác văn phịng 61 3.6 Giải pháp đầu tài chính, tư sở vật chất 63 Tiểu kết chương 65 C KẾT LUẬN 66 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng cán bộ, cơng chức Phịng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai đoạn 2011 – 2016 38 Bảng 2.2 Trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ KH&CN 39 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Trang chủ phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc 35 Hình 2.2 Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE thu thập tài liệu lưu trữ 36 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Số lượng văn đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN 34 Biểu đồ 2.2 Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016 .37 Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ 39 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Nội dung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 13 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong tổ chức hoạt động Bộ máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quan cấp Bộ quan thuộc Chính phủ có vai trị quan trọng lẽ quan thực quản lý Nhà nước ngành, lĩnh vực phạm vi nước Bộ Khoa học Công nghệ (Bộ KH&CN) Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực “thực chức quản lý Nhà nước khoa học công nghệ phạm vi nước; bao gồm hoạt động khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý Nhà nước dịch vụ công thuộc quản lý theo quy định pháp luật.” [5; 1] Có thể nói Bộ Khoa học Cơng nghệ (Bộ KH&CN) quản lý phạm vi nước lĩnh vực giữ vai trò then chốt công đổi nước ta, đặc biệt q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Các đơn vị, phận thuộc Bộ giúp Bộ KH&CN thực chức năng, nhiệm vụ Trong đó, Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Văn phịng Bộ) có vị trí đặc biệt quan trọng máy Bộ văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp quản trị hành đồng thời đầu mối thơng tin đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo định quản lý Chính vậy, cơng tác văn phịng quan Bộ nói chung, Bộ KH&CN nói riêng ln trọng Mặt khác, năm gần đây, cải cách hành coi nhiệm vụ hàng đầu công xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đảng Nhà nước ta thường xuyên đưa đường lối đạo sách lĩnh vực cải cách hành Tại Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng Cộng sản Việt Nam rõ: “Đẩy mạnh cải cách hành Đảng, khắc phục thủ tục rườm rà, bất hợp lý, giảm bớt giấy tờ, giảm mạnh hội họp”1 Công tác nhiệm vụ riêng cấp quyền, lĩnh vực mà nhiệm vụ chung nói hàng đầu tồn thể máy trị Mặt khác, “Cải cách hành phải gắn liền với đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng, thực lộ trình điện tử Chính phủ”2 Như vậy, cải cách hành đổi cơng tác văn phịng nói chung, đổi hoạt động Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, tr.216 Vũ Đình Khang – Chánh Văn phịng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 1 quản lý, điều hành cơng tác văn phịng nói riêng hoạt động có mối quan hệ biện chứng với Tuy nhiên năm gần đây, số cải cách Hành – Par inder Bộ Khoa học Công nghệ lại đứng vị trí thấp so với Bộ, quan ngang Bộ khác: năm 2014 đứng thứ 193 , năm 2015 đứng thứ 174 tổng số 19 Bộ, quan ngang Bộ Như vậy, Bộ đầu nước lĩnh vực khoa học công nghệ số cải cách hành Bộ KH&CN lại nằm quan có số thấp Đứng trước kinh tế ngày hội nhập giới thành lập cộng đồng kinh tế yêu cầu đổi mới, cải cách hành nói chung, u cầu nâng cao uy tín tăng cường cơng tác phục vụ, quản lý công tác điều hành Bộ KH&CN nói chung, Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Văn phịng Bộ) nói riêng đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng vô cần thiết Đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng theo hướng đại, tích cực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc, vị Văn phòng Bộ cải thiện vị trí số cải cách hành Bộ thời gian tới để xứng đáng Bộ đầu nước lĩnh vực khoa học công nghệ Được giúp đỡ Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ tận tình cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ suốt thời gian thực tập thu lượm nhiều kiến thức thực tế, bổ ích phục vụ cho việc so sánh lý thuyết học thực tế công việc diễn quan Chính lý trên, chúng tơi định chọn đề tài: “Đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp mình./ Lịch sử nghiên cứu Với giá trị thực tế kiểm chứng, xu phát triển tri thức nay, công tác văn phịng nói chung, hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng nói riêng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị có nhiều cơng trình nghiên cứu vấn đề Tuy nhiên, phạm vi khóa luận tốt nghiệp, tác giả đề cập đến cơng trình nghiên cứu nước có liên quan đến đề tài Báo cáo kết xác định số cải cách Hành 2014, tr 23 Báo cáo kết xác định số cải cách Hành 2015, tr 11 Về xuất phẩm gồm: giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy trường đại học, học viện: Giáo trình “Quản trị văn phịng” nhóm tác giả GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012, trình bày vấn đề chung văn phịng, quản trị văn phòng, tổ chức văn phòng đồng thời phân tích nghiệp vụ văn phịng Đây sách trình bày vấn đề lý luận quản trị văn phịng góc nhìn lĩnh vực quản trị kinh doanh Cuốn sách “Quản trị văn phòng” PGS TS Nguyễn Hữu Tri (Chủ biên), Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, 2005 làm rõ vấn đề liên quan đến văn phòng quản trị văn phịng thơng qua nội dung như: cấu tổ chức văn phòng; tổ chức trụ sở văn phòng; tổ chức nhân văn phòng; lãnh đạo, điều hành cơng tác văn phịng; quản trị văn phòng tương lai Cuốn sách đề cập phần đến hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Ngồi sách: “Lịch sử, lý luận thực tiễn Lưu trữ Quản trị văn phịng” (PGS.NGƯT Vương Đình Quyền; “Giáo trình quản trị văn phịng” (Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học),… nguồn tư liệu tham khảo sở lý luận cho đề tài tác giả Tuy nhiên, sách đề cập chủ yếu đến vấn đề lý luận liên quan đến cơng tác văn phịng nói chung, hoạt động quản lý điều hành công tác văn phịng sâu phân tích Cuốn sách “Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ” TS Văn Tất Thu sâu phân tích sở lý luận thực trạng vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; phân tích sở khoa học tổ chức máy, nguồn nhân lực từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện mơ hình tổ chức máy, tuyển dụng, bố trí nhân sự, chế tổ chức, điều hành văn phịng theo hướng quy, đại đáp ứng u cầu cải cách hành Tuy nhiên, sách chưa sâu phân tích hoạt động quản lý điều hành cơng tác văn phịng quan cấp Bộ Về viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến vấn đề này: viết “Cải cách hành phải gắn liền với đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng, thực lộ trình điện tử Chính phủ” tác giả Vũ Đình Khang – Chánh Văn phịng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn, khẳng định rõ vai trò đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng cơng cải cách hành chính, thực lộ trình điện tử Chính phủ Về luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp: khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành văn phòng Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng” sinh viên Nguyễn Thị Mơ – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) phân tích lý luận, thực tiễn công tác đánh giá ưu điểm hạn chế, nguyên nhân đưa nhóm giải pháp Tuy nhiên, khóa luận tác giả tập trung nghiên cứu vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin không bao quát nội dung hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Trong khóa luận “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” tác giả Ngô Thị Diên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016, đề cập đến lý luận chung cơng tác văn phịng, văn phòng đại đưa thực trạng quan Tác giả sâu nghiên cứu mảng đại hóa cơng tác cơng tác văn phịng sâu vào nội dung: công tác văn thư, lưu trữ (VT, LT); ứng dụng công nghệ thông tin; đội ngũ nhân sự; bố trí trang thiết bị văn phịng Nội dung quản lý, điều hành nhắc ẩn nội dung Cịn khóa luận tốt nghiệp sinh viên Huỳnh Thị Hoàng Thư “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư văn phòng Bộ Lao động – Thương Binh xã hội” tác giả Vi Thị Lợi (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016) nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ (VT, LT) quan cụ thể đưa giải pháp vấn đề phần nhỏ nội dung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Luận văn Thạc sĩ “Nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ” tác giả Lâm Thu Hằng – trường Đại học Khoa học - Xã hội Nhân văn sâu nghiên cứu, đánh giá thực trạng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ (VT, LT) Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ, ưu điểm đặc biệt hạn chế nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm nâng cao lực tổ chức, quản lý công tác VT, LT Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ Đề tài nghiên cứu với quy mô rộng số văn phòng cấp Bộ 02 đề tài đề tài nội dung hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Nhìn chung, xuất phẩm, viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đa số nhắc đến phần nhỏ chủ yếu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ Chính vậy, khẳng định chưa có đề tài sâu nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Mục tiêu nghiên cứu - Một là, phân tích, tổng hợp sở lý luận chung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng - Hai là, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ - Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm đổi hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu đây, khóa luận tốt nghiệp đặt cho tác giả phải giải số nhiệm vụ sau đây: - Thứ nhất, khái quát vấn đề lý luận quản lý, điều hành cơng tác văn phịng - Thứ hai, khái quát chung Bộ Khoa học Công nghệ, tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ - Thứ ba, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ - Thứ tư, đề xuất giải pháp nhằm đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ: giải pháp nhận thức; giải pháp đổi phong cách lãnh đạo, điều hành; giải pháp thể chế; giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin; giải pháp đầu tư tài chính, sở vật chất Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ - Về thời gian: khóa luận nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ từ năm 2011 đến 2016 - Về nội dung: khóa luận tập trung nghiên cứu, khảo sát thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng qua nội dung: quản lý, điều hành thơng qua chương trình, kế hoạch cơng tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức thực công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân sự; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế tốn tài sản quan; điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan giải pháp nâng cao hiệu công tác Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động quản lý điều hành cơng tác văn phịng tốt góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Bộ KH&CN từ nâng cao chất lượng hoạt động uy tín văn phịng Bộ nói riêng, Bộ Khoa học Cơng nghệ nói chung Phương pháp nghiên cứu Để thực khóa luận tốt nghiệp, sử dụng số phương pháp sau: - Đề tài sử dụng sở phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin, lấy vật biện chứng phương pháp xuyên suốt sở hình thành nhận thức hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng, đưa nhận xét, đánh giá khách quan chân thực để tìm giải pháp mang tính thực tiễn, khả thi - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: áp dụng trình khảo sát thực tế hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ KH&CN - Phương pháp vấn: áp dụng để vấn lãnh đạo, cơng chức, viên chức thuộc Văn phịng Bộ hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin: nguồn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, viết, sách có liên quan,… nghiên cứu kế thừa nguồn tài liệu thu thập tài liệu, thơng tin Bộ ban hành có liên quan đến quản lý, điều hành cơng tác văn phịng - Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp để so sánh lý luận, thực tiễn quy định Nhà nước hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng - Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp nhằm thống kê số lượng cán bộ, nhân viên làm cơng tác văn phịng, số lượng văn ban hành giai đoạn 2011- 2016 - Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau sử dụng phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để để đánh giá thực trạng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng đưa giải pháp nhằm đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ KH&CN Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục Trong đó, phần nội dung chia làm ba chương: Chương Lý luận chung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Tại chương này, tác giả tập trung nghiên cứu lý luận chung công tác văn phịng; quản lý, điều hành cơng tác văn phịng: khái niệm, nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng, sở pháp lý hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng hoạt động quan cấp Bộ Chương Thực trạng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương 2, tác giả trình bày khái quát tổ chức, hoạt động Bộ KH&CN, Văn phòng Bộ thực trạng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ thơng qua nội dung: quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác; quản lý, điều hành thơng qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức thực công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân Văn phịng Bộ; quản lý, điều hành cơng tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan; quản lý, điều hành cơng tác tài chính, kế toán tài sản quan; điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan Từ thực trạng đó, tác giả đưa ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế Chương Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Trên sở vấn đề lý luận thực tiễn phân tích, tác giả mạnh dạn đưa giải pháp nhằm đổi hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ KH&CN: giải pháp nhận thức; giải pháp thể chế, giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin; giải pháp đầu tư sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, ngân sách B PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm chức văn phòng Xã hội phát triển, nhận thức người ngày cao quan tâm trọng lẽ văn phòng phận thiếu quan, tổ chức Trong thực tế có nhiều khái niệm khác văn phịng phản ánh khía cạnh thuật ngữ “Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phịng tồn bộ) bao gồm tồn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến cấp sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị công việc chức giao; phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phịng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại.” [23; 10] Tuy nhiên, xem xét khái niệm cách tồn diện sau: “Văn phịng thực thể tồn khách quan tổ chức máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức thông suốt, hiệu quả.” [23; 12] Trên thực tế tùy vào thực tế quan tổ chức mà văn phịng có nhiều tên gọi khác nhau: Văn phịng, Phịng Hành chính, Phịng Hành - Tổ chức; Phịng Quản trị hành chính,… có chức sau: - Một là, chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu, tổng hợp hoạt động cần thiết cho cơng tác quản lý Văn phịng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị Văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp qua hoạt động: tổ chức xây dựng máy văn phòng, tổ chức xây dựng thực quy chế quan, xây dựng chương trình kế hoạch, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý “Tại văn phòng quan cấp Bộ, chức chủ yếu tham mưu mặt tổ chức điều hành công việc, tổ chức làm việc hoạt động quan nói chung Cụ thể như: tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình cơng tác tổ chức thực hiện; giúp Lãnh đạo Bộ đạo điều hành công việc quan cách chặt chẽ, thống nhất, giúp đơn vị,… Ngồi ra, văn phịng cịn tham mưu số lĩnh vực cơng tác có tính chất đặc thù riêng công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch tài chính, cơng tác quản trị hành chính, công tác quản trị công sở Chức tổng hợp thơng tin thể trước hết văn phịng đầu thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch quan” [22; 26] - Hai là, chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm việc quản lý sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu chức hậu cần văn phòng Theo tác giả Văn Tất Thu, chức thứ hai văn phòng cấp Bộ gọi chức quản trị hành “thể lĩnh vực công tác như: giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản quan theo quy định Nhà nước; tổ chức quản trị công sở; xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo sở vật chất điều kiện cho cán bộ, công chức quan đơn vị thuộc quan, chuẩn bị tổ chức giao ban lãnh đạo, họp, hội nghị quan, đơn vị, chuyến công tác nước lãnh đạo, tổ chức lễ tân,…” [22; 27] Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phịng Hiện khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng nhiều tác giả đề cập đến với nhiều khía cạnh khác nhiên khái niệm “cơng tác văn phịng”