Khái quát chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thuơng mại
Khái niệm và chức năng của ngân hàng thuơng mại
1.1.1.1 Khái niệm ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại đã tồn tại và phát triển hàng trăm năm, gắn liền với sự phát triển của kinh tế hàng hoá Sự phát triển của hệ thống ngân hàng thương mại có tác động lớn đến nền kinh tế hàng hoá, và khi nền kinh tế hàng hoá phát triển mạnh mẽ đến giai đoạn cao nhất là nền kinh tế thị trường, ngân hàng thương mại cũng ngày càng hoàn thiện và trở nên không thể thiếu.
Ngân hàng thương mại là tổ chức tài chính chuyên nhận tiền gửi từ khách hàng và có trách nhiệm hoàn trả số tiền này Ngoài ra, ngân hàng còn sử dụng nguồn vốn từ tiền gửi để cho vay, thực hiện nghiệp vụ chiết khấu và cung cấp các dịch vụ thanh toán.
Ngân hàng thương mại là tổ chức tài chính chủ yếu cung cấp đa dạng dịch vụ tài chính, bao gồm nhận tiền gửi, cho vay và dịch vụ thanh toán Bên cạnh đó, ngân hàng thương mại còn mở rộng các dịch vụ khác để đáp ứng tối đa nhu cầu của xã hội về sản phẩm và dịch vụ tài chính.
1.1.1.2 Chức năng của ngân hàng thương mại a Chức năng trung gian tín dụng
Chức năng trung gian tín dụng của ngân hàng thương mại là một trong những vai trò quan trọng nhất, giúp kết nối người thừa vốn với người cần vốn Ngân hàng không chỉ là người cho vay mà còn là người đi vay, thu lợi từ chênh lệch lãi suất giữa khoản tiền gửi và khoản vay Chức năng này không chỉ mang lại lợi nhuận cho ngân hàng mà còn tạo ra lợi ích cho tất cả các bên tham gia trong quá trình vay mượn.
Ngân hàng thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính cho doanh nghiệp và cá nhân bằng cách thực hiện các thanh toán theo yêu cầu của khách hàng, như rút tiền từ tài khoản để thanh toán hàng hóa, dịch vụ hoặc nhận tiền từ việc bán hàng Với các phương tiện thanh toán tiện lợi như séc, uỷ nhiệm chi, thẻ rút tiền, thẻ thanh toán và thẻ tín dụng, khách hàng có thể lựa chọn phương thức phù hợp với nhu cầu của mình Điều này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo an toàn trong thanh toán, từ đó thúc đẩy lưu thông hàng hóa và phát triển kinh tế.
Chức năng tạo tiền là một yếu tố quan trọng, thể hiện bản chất của ngân hàng thương mại, với mục tiêu chính là tìm kiếm lợi nhuận để tồn tại và phát triển Các ngân hàng thương mại thực hiện chức năng này thông qua hai chức năng chủ yếu: tín dụng và thanh toán Qua vai trò trung gian tín dụng, ngân hàng sử dụng vốn huy động để cho vay, và số tiền vay này được khách hàng sử dụng cho việc mua sắm và thanh toán dịch vụ Đồng thời, số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng vẫn được coi là một phần của tiền giao dịch, giúp họ thực hiện các giao dịch mua bán.
1.2 Kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại
1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ và Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Trong mọi doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý, chủ yếu thông qua Hệ thống kiểm soát nội bộ.
11 bộ của doanh nghiệp Đứng trên các góc độ khác nhau có các định nghĩa khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì Mục tiêu của KSNB là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
315, ban hành theo Thông tu số 214/2012/Thông tu -Bộ tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400.
Luật Kế toán 2015 định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán, nhằm tuân thủ quy định pháp luật Mục tiêu của KSNB là phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra Điều 39 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.
Theo ủy ban Basel 2, kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình liên tục được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, ban điều hành và toàn thể nhân viên trong ngân hàng Đây không chỉ là một thủ tục hay chính sách tạm thời, mà cần được duy trì ở tất cả các cấp Hội đồng quản trị và ban điều hành có trách nhiệm tạo ra một môi trường văn hóa thuận lợi để nâng cao hiệu quả của KSNB, đồng thời theo dõi liên tục hiệu quả của quá trình này Mỗi cá nhân trong tổ chức đều phải tham gia vào quá trình KSNB để đảm bảo sự thành công chung.
Theo COSO năm 1992, KSNB (Kiểm soát nội bộ) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện Mục tiêu của KSNB là cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho ba khía cạnh quan trọng: (i) đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) tuân thủ các luật lệ và quy định; và (iii) thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả và hữu hiệu.
Sau hơn 20 năm, COSO đã phát hành bản cập nhật COSO Internal Control 2013, trong đó KSNB được xác định là một quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và các nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết kế nhằm đảm bảo tính hiệu quả và đáng tin cậy trong hoạt động quản lý.
12 việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo định nghĩa của COSO 2013, kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và các nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được hiểu là tập hợp các chính sách, quy định và thủ tục kiểm soát do lãnh đạo xây dựng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị một cách hiệu quả Hệ thống này tập trung vào ba vấn đề chính: tuân thủ pháp luật và quy định, đảm bảo đạt được mục tiêu hoạt động với hiệu quả và hiệu năng quản lý, cũng như đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững, các đơn vị kinh doanh cần tuân thủ luật pháp và quy định của Nhà nước, vì các chế độ pháp lý thường xuyên thay đổi và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp; do đó, các quy trình kiểm soát phải được thiết kế để ngăn ngừa lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực Ngoài ra, việc đánh giá định kỳ kết quả hoạt động dưới sự giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để nâng cao khả năng quản lý Cuối cùng, độ tin cậy của báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng, vì thông tin chính xác sẽ hỗ trợ các quyết định của nhà quản lý và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty.
Các bộ phận cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thuơng mại 20
Hiệp ước Basel II đã giới thiệu khái niệm về quy trình đánh giá tính đầy đủ vốn nội bộ (ICAAP) của ngân hàng vào năm 2004, nhằm đảm bảo ổn định tài chính Quy trình này yêu cầu các ngân hàng thiết lập hệ thống đo lường vốn để xác định và đo lường các rủi ro cá biệt cũng như tổng rủi ro, từ đó tính toán vốn kinh tế cần thiết để bù đắp những rủi ro này.
Quy trình đánh giá an toàn vốn nội bộ (ICAAP) là vấn đề trọng tâm trong trụ cột
2 của Basel II Quy trình này đưa ra các hướng dẫn cho ngân hàng thương mại về
Khung ICAAP yêu cầu đánh giá mức độ an toàn vốn của ngân hàng thương mại (NHTM) đối với các rủi ro phù hợp Nó bao gồm các rủi ro trọng yếu như rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường và rủi ro hoạt động, cùng với các rủi ro khác chưa được đề cập trong trụ cột 1 của Basel II, như rủi ro tập trung, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất trên sổ ngân hàng, rủi ro danh tiếng và rủi ro chiến lược Quy trình ICAAP cần được lập thành văn bản nội bộ, phổ biến đến tất cả các bộ phận trong NHTM và được rà soát thường xuyên bởi một cơ quan độc lập Ban lãnh đạo cấp cao của NHTM, bao gồm Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và Ban điều hành, có trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện ICAAP.
BASEL Il Táng cường an toàn & Giám sát hiêu quá
Yỏu cầu vốn tối thiổu
Tính tỷ lệ an toàn vốn tối thiẻu theo các phương pháp khác nhau Cho 3 rủi ro:
Giám sát cùa Cơ quan quản lý
O Đánh giá mức vốn và rủi ro
O Giám sát sau xử lý
Trụ cột III: cỏng bố thông tin
O Tâng cưởng giám sát của các lực lượng thị trường
O Minh bạch thông tin vè vốn và rủi ro
O Khuyên khích ngân hàng quán Iy rúi ro
Môi trường kiểm soát trong một ngân hàng phản ánh sắc thái chung và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên, đóng vai trò là nền tảng cho các bộ phận khác trong Hệ thống kiểm soát nội bộ Để đánh giá môi trường kiểm soát, cần chú ý đến nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của nó.
Ban giám đốc cần thực hiện trách nhiệm trong việc triển khai các chiến lược và chính sách được hội đồng quản trị phê duyệt Họ phải phát triển quy trình xác định và giám sát rủi ro pháp lý trong ngân hàng, đồng thời duy trì cơ cấu tổ chức rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn Việc giao trách nhiệm hiệu quả là rất quan trọng, cùng với việc thiết lập chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp Cuối cùng, cần có sự giám sát đầy đủ và hiệu quả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả của ngân hàng.
Quản lý cấp cao có trách nhiệm thực hiện chỉ thị từ ban giám đốc, bao gồm việc triển khai chiến lược và chính sách, cũng như thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Họ thường ủy quyền cho việc xây dựng các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ cho các đơn vị kinh doanh cụ thể Mặc dù đây là một phần quan trọng trong quản lý, nhưng việc giám sát và giao trách nhiệm là cần thiết để đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục được phát triển và thực thi đúng cách.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập dựa vào cơ cấu tổ chức rõ ràng, giúp xác định trách nhiệm và quyền hạn, đồng thời nâng cao khả năng truyền thông trong tổ chức Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cần được thực hiện một cách chặt chẽ để không xảy ra khoảng trống trong báo cáo, đảm bảo hiệu quả kiểm soát quản lý được áp dụng đồng bộ cho tất cả các cấp trong ngân hàng và các hoạt động khác nhau của nó.
Theo Basel II (2006), Ban điều hành và Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên của ngân hàng là những người có trách nhiệm chính trong việc thực hiện ICAAP.
Họ sẽ xây dựng khung đánh giá rủi ro và phát triển hệ thống kế hoạch vốn tương ứng với mức độ rủi ro hiện tại, đồng thời thiết lập phương pháp luận giám sát sự tuân thủ các quy trình nội bộ liên quan đến ICAAP Nhiệm vụ của từng cấp quản lý sẽ được xác định rõ ràng trong quá trình này.
Thứ nhất, về trách nhiệm của Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên Họ có trách nhiệm nhu sau trong quy trình ICAAP:
Xác định và thiết lập khẩu vị hoặc mức độ chấp nhận rủi ro của NHTM
Bảo đảm ngân hàng hoat động trong khẩu vị rủi ro đã xác đinh
Giao cho Ban điều hành thiết lập Khung ICAAP, đồng thời định kì kiểm tra, kiểm soát lại việc triển khai ICAAP tại các cấp duới quyền.
Ban điều hành giữ vai trò quan trọng trong việc thực thi và hỗ trợ các kiểm soát nội bộ, cũng như xây dựng quy trình và thủ tục nội bộ nhằm đảm bảo ICAAP và các quy trình quản lý khác được thực hiện hiệu quả trong tổ chức tín dụng Ba chức năng chính của Ban điều hành trong quy trình ICAAP bao gồm: đảm bảo tuân thủ các quy định, giám sát hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro, và hỗ trợ việc phát triển các chiến lược tài chính bền vững.
Hiểu rõ nguồn gốc và mức độ các loại rủi ro trong tổ chức tín dụng (TCTD) là rất quan trọng TCTD cần chịu trách nhiệm duy trì sự cân bằng hợp lý giữa mức độ rủi ro và vốn hiện có để đảm bảo hoạt động bền vững và an toàn.
Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên giao nhiệm vụ xây dựng khung ICAAP, bao gồm các nội dung chính như xác định các hoạt động của ngân hàng, đánh giá và lượng hóa mức độ rủi ro, cũng như đánh giá mức độ an toàn vốn tương ứng với các rủi ro đó Ngoài ra, cần đánh giá vốn yêu cầu bổ sung trong các tình huống khủng hoảng và thiết kế kế hoạch về vốn để ứng phó hiệu quả Cuối cùng, cần đối chiếu mức vốn kinh tế hiện tại của ngân hàng với mức vốn theo yêu cầu của Trụ cột 1.
Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố quyết định hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhà quản lý cấp cao cần xây dựng chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để ngăn chặn hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp trong đơn vị Họ cũng phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đồng thời phổ biến quy định đến mọi thành viên qua các hình thức phù hợp Đơn vị cần loại trừ hoặc giảm thiểu áp lực và cơ hội dẫn đến hành vi không trung thực của nhân viên.
Ban giám đốc và quản lý cấp cao có trách nhiệm quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu chuẩn đạo đức và liêm chính, đồng thời xây dựng văn hóa tổ chức nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ Tất cả nhân viên ngân hàng cần nhận thức rõ vai trò của mình trong việc duy trì và thực hiện các tiêu chuẩn này.
24 của họ trong quá trình kiểm soát nội bộ và được tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Một hệ thống hiệu quả cần có một văn hóa kiểm soát mạnh mẽ, điều này phụ thuộc vào trách nhiệm của ban giám đốc và quản lý cấp cao Họ phải nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thông qua hành động và lời nói, bao gồm cả việc thể hiện các giá trị đạo đức trong các hoạt động kinh doanh, cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức Những lời nói, thái độ và hành động của ban giám đốc cùng quản lý cấp cao có ảnh hưởng lớn đến tính toàn vẹn, đạo đức và các khía cạnh khác của văn hóa kiểm soát trong ngân hàng.
Kiểm soát nội bộ là trách nhiệm chung của mọi cá nhân trong ngân hàng, ở nhiều mức độ khác nhau Mỗi người đều sử dụng thông tin từ các hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo việc kiểm soát hiệu quả.
Nguyên tắc thiết kế Hệ thống kiểm soát nội bộ
a, Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc phân chia trách nhiệm, công việc cần được giao cho nhiều cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện toàn bộ quy trình của một nghiệp vụ từ đầu đến cuối.
Mục đích của việc phân công và phân nhiệm rõ ràng là tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, giúp giảm thiểu sai sót và dễ dàng phát hiện khi có lỗi xảy ra Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đảm bảo rằng nhân viên và bộ phận không có cơ hội che giấu sai phạm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Nguyên tắc cách ly trách nhiệm trong nghiệp vụ giúp ngăn ngừa sai phạm và lạm dụng quyền hạn, ví dụ như trong tổ chức nhân sự không cho phép kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng rất quan trọng, đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được phê chuẩn đúng cách, tránh tình trạng ai cũng có thể tùy tiện thực hiện giao dịch mua bán trong doanh nghiệp.
41 bán tài sản thì sự hỗn loạn, phức tạp sẽ xảy ra.
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền này tiếp tục được mở rộng xuống các cấp thấp hơn, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn giữ được tính tập trung của doanh nghiệp.
Để đảm bảo tuân thủ quy trình kiểm soát hiệu quả, mọi giao dịch kinh tế cần phải được phê duyệt chính xác Việc phê duyệt này được thực hiện thông qua hai hình thức: phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể.
Sự phê chuẩn chung được thực hiện bằng cách xây dựng các chính sách cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ Trong khi đó, sự phê chuẩn cụ thể sẽ được thực hiện dựa trên từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.
Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc bổ sung sau: d, Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều đuợc kiểm soát bởi hệ thống KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị e, Nguyên tắc “4 mắt”: Mọi hoạt động phải đuợc qua kiểm soát bởi ít nhất là
Nguyên tắc kiểm tra chéo, hay còn gọi là nguyên tắc 2 người, yêu cầu rằng mọi thủ tục kiểm soát chỉ nên được thiết kế và vận hành khi chi phí thấp hơn lợi ích mang lại Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần xác định các vùng có rủi ro cao để tăng cường kiểm soát tài sản Bên cạnh đó, chứng từ và sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời là dấu vết kiểm soát cần thiết cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát Cuối cùng, việc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách có thể được thực hiện hiệu quả bằng cách hạn chế quyền truy cập vào tài sản, chẳng hạn như xây dựng nhà hầm an toàn cho các loại tài sản quý giá.
Trong quá trình kiểm kê định kỳ, việc thực hiện kiểm tra độc lập là cần thiết nhằm tạo ra một môi trường khách quan và trung thực Đồng thời, phân tích rà soát giữa các số liệu từ nguồn gốc khác nhau cũng rất quan trọng, giúp phát hiện và làm rõ những khác biệt theo từng chỉ tiêu cụ thể Nguyên tắc này không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn thúc đẩy quá trình kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Trong chương này, luận văn đã trình bày và phân tích các vấn đề lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại Qua việc nghiên cứu các quan điểm khác nhau, luận văn đã xác định được khái niệm và mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ Đồng thời, tác giả cũng hệ thống hóa các yếu tố cơ bản của Hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
Chương này của luận văn sẽ là cơ sở quan trọng giúp tác giả nghiên cứu và hiểu rõ các vấn đề thực tế phát sinh, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội tại tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chi nhánh Đống Đa.