> Nâng cao năng lực của bộ máy điều hành và văn hóa kiểm soát:
Để môi truờng kiểm soát của Chi nhánh đuợc tốt nhất và xuyên suốt toàn Chi nhánh, Ban Giám Đốc cần nhận thức rõ ràng và đúng đắn về Hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó sẽ có có những buớc hoạch định chiến luơc, thực hiện, kiểm tra và hành động sao cho phù hợp với tình hình thực tế của Chi nhánh.Xem đây là một trong những giải pháp mang tính chiến luợc lâu dài đồng thời là đòi hòi cấp thiết hiện nay. Tu duy dựa trên rủi ro là quan trọng để đạt đuợc hệ thống quản lý chất luợng có hiệu quả, từ đó đua ra các hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ sự không phù hợp tiềm ẩn, phân tích các yếu tố không phù hợp xảy ra và thực hiện hành động thích hợp với tác động của sự không phù hợp, nhằm ngăn ngừa sự tái diễn.
Hàng quý Chi nhánh cần tổ chức nhằm truyền thông và đào tạo các vấn đề nhằm duy trì tiêu chuẩn trung thực đạo đức cho cán bộ chi nhánh thông qua các các công văn, email, biên bản thể hiện các nội dung chấn chỉnh việc vi phạm các hành vi bị cấm theo nội quy lao động nhu các hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tái sản, vi phạm các chiến luợc, chính sách và quy trình nội bộ liên quan đến các cá nhân vi phạm của Ngân Hàng Công Thuơng, các hành vi không đúng chức trách, nhiệm vụ, hành vi vuợt thẩm quyền, trộm cắp lợi dụng thông tin nội bộ để trục lợi. Thuờng
96
xuyên phổ biến các vụ việc vi phạm mang tính gian lận nội bộ do Trụ sỏ chính thông báo hoặc các nguồn thông tin khác để Chi nhánh rút bài học kinh nghiệm thông qua nội dung các cuộc họp giao ban.... Chi nhánh phải xây chế tài đối với những hành vi vi phạm đối với các mức độ lỗi khác nhau, đối với nhóm lỗi nhẹ thì cần phải nhắc nhở, đối với các lỗi nặng hoặc lỗi mắc lặp đi lặp lại nhiều lần thì cần phải trừ điểm trực tiếp vào KPI của cán bộ, đối với các lỗi đặc biệt nghiêm trọng thì có thể kỷ luật hoặc đuổi việc.. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của chi nhánh phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, Hệ thống kiểm soát nội bộ, vai trò của từng cá nhân từng cá nhân trong quá trình kiểm soát có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ, phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định đó.
Định kỳ hoặc đột xuất chăm sóc khách hàng kết hợp kiểm tra chéo giao dịch thực tế của khách hàng, xác nhận số dư tiền gửi, tiền vay của Khách hàng.
Nâng cao hệ thống đường dây nóng, hòm thư góp ý tại Chi nhánh tiếp nhận khiếu nại tố cáo. Chi nhánh thường xuyên bảo dưỡng hệ thống thiết bị báo động, camera được lắp tại các điểm giao dịch. Cần xây dựng chương trình quản lý và theo dõi lỗi hậu kiểm, Chương trình hỗ trợ in chứng từ báo có báo nợ cho Khách hàng, Chương trình quản lý văn bản miễn giảm phí của Khách hàng VIP.. hỗ trợ nhận diện, theo dõi, kiểm soát, phòng ngừa, giảm thiểu Rủi ro hoạt động.
Cần xây dựng mô hình quản lý năng động để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Quản trị và điều hành cần thiết kế theo nguyên tắc trách nhiệm gắn liền với quyền hạn. Các chế độ, quy chế cần phải xây dựng trên cơ sở luật định, tránh tình trạng đặt theo lối cục bộ và quyền lợi cá nhân, nhằm phát huy tối đa tính năng động, trí tuệ và trách nhiệm của từng người lãnh đạo.
Lựa chọn các cá nhân có năng lực chuyên môn cao, có sự pha trộn cần thiết của những cán bộ lãnh đạo với kinh nghiệm khác nhau về ngân hàng và có phẩm chất đạo đức tốt để đảm trách công việc được giao.
Xây dựng một bộ phận kiểm tra, kiểm soát riêng : Bộ phận kiểm soát chi nhánh sẽ là bộ phận kiểm tra toàn bộ rủi ro phát sinh trong Chi nhánh chứ không
97
phải chỉ là bộ phận kiểm soát chứng từ như là hậu kiểm. Bộ phận này sẽ phát hiện ra lỗi và yêu cầu các bên liên quan khắc phục trước khi bị kiểm tra kiểm soát Khu vực10 phát hiện dẫn đến việc Chi nhánh sẽ bị trừ điểm.Chi nhánh cần xem xét tuyển dụng thêm kiểm soát viên có hiểu biết về pháp luật và các chuẩn mực, đảm bảo năng lực chuyên môn hoặc sử dụng kế toán viên đã làm việc lâu năm tại ngân hàng và có kinh nghiệm, năng lực làm việc tốt.
Kiểm soát viên phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát một cách nghiêm túc, thẳng thắn tránh bị chi phối bởi các yếu tố tình cảm, mối quan hệ. Để kiểm soát được vấn đề này thì ngân hàng cấp trên cần phải tăng cường giám sát, thanh tra hoạt động của chi nhánh.
> Chính sách nhân sự hợp lý
Một là rà soát sửa đổi, bổ sung, ban hành mới các chính sách nhân sự. Một trong những lỗ hổng trong công tác quản lý của chi nhánh là các chính sách nhân sự hiện đã lạc hậu, không còn phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và yêu cầu quản lý hiện nay của đơn vị nhưng chưa được sửa đổi, bổ sung. Vì vậy, trong thời gian tới cần rà soát và sớm sửa đổi, bổ sung các chính sách nhân sự làm cơ sở để đơn vị tuyển dụng được nguồn lao động có chất lượng, đồng thời là động lực để người lao động phấn đấu, cống hiến cho sự phát triển của chi nhánh.
Hai là đa dạng các hình thức đào tạo. Bên cạnh hình thức đào tạo ngay trong công việc, tức là bố trí xen kẽ những người có kinh nghiệm làm việc cùng và kèm cặp những người mới còn ít kinh nghiệm, thì chi nhánh cũng cần áp dụng các hình thức đào tạo ngoài công việc, với các hình thức và phương pháp đào tạo như: tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn; tham qua, khảo sát trong và ngoài nước; tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học. Hàng năm chi nhánh cần xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo tập trung theo yêu cầu công việc không chỉ cho cán bộ của chi nhánh mà bao gồm cả cán bộ của các phòng giao dịch. Đối với lao động quản lý, chi nhánh cần chú trọng hình thức đào tạo, bồi dưỡng cho công việc hiện tại, khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức kinh tế và kỹ thuật, trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ quản lý.
98
Ba là xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất luợng cao. Đối với nguồn nhân lực bên trong chi nhánh, chi nhánh cần rà soát bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng của từng nguời, có thể giao cho họ đảm nhiệm những công việc chuyên môn kỹ thuật quan trọng hơn hoặc đề bạt, bổ nhiệm vào các chức danh quản lý cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát huy khả năng và tự khẳng định mình. Lãnh đạo các bộ phận trong chi nhánh phải luôn đặc biệt quan tâm đến nguồn nhân lực hiện có và kịp thời khen thuởng xứng đáng, động viên các đề xuất có tính sáng tạo của họ, đồng thời luôn chăm lo đến đời sống tinh thần cho bản thân và gia đình họ. Trong những truờng hợp đặc biệt ví dụ nhu điều động cán bộ đi công tác xa nhà dài hạn, chi nhánh cần có chính sách hỗ trợ về vật chất, nơi ăn ở để đảm bảo cho họ yên tâm cống hiến. Chính sách tiền luơng với quy định về tiền luơng trả cho các cá nhân có trình độ lành nghề khác nhau thực hiện cùng một loại công việc; Bố trí công việc phù hợp với khả năng của họ, tạo điều kiện để họ phát huy đuợc khả năng và quan tâm đến việc bồi duỡng để phát triển nguồn nhân lực này. Ngoài ra, chi nhánh căn cứ nhu cầu lao động hợp tác và phối hợp với các truờng, các cơ sở đào tạo để đăng ký tuyển dụng lao động.
Bốn là xây dựng chế độ khuyến khích vật chất. Nhìn chung, khó có thể có một quy tắc hay một quy định cụ thể nào đó có thể đảm bảo tính khoa học của việc xây dựng chế độ khuyến khích vật chất cho nguời lao động ở chi nhánh đuợc. Song, đây là công việc có ý nghĩa đối với quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh, do vậy việc xây dựng chế độ khuyến khích vật chất là điều bắt buộc mà các chi nhánh phải làm.Căn cứ vào vị trí và trách nhiệm trong công việc. Đây có thể coi nhu là nội dung quan trọng quyết định đến mức thuởng do tính chất và mức độ phức tạp của công việc quy định, nó phản ánh trách nhiệm của mỗi vị trí trong đơn vị. Mức thuởng phải xứng đáng với kết quả của công việc và đảm bảo tăng cuờng đuợc tính chính xác và giá trị khuyến khích của cơ chế. Việc trích lập quỹ tiền thuởng phải căn cứ vào kết quả hoạt động của chi nhánh. Tổng số quỹ tiền thuởng chiếm một tỷ lệ nhất định nào đó phù hợp với lợi nhuận đuợc để lại của chi nhánh. Phân chia tiền thuởng cho từng cá nhân phải trên cơ sở đánh giá thành tích
99
công tác của chi nhánh và của từng bộ phận, cá nhân. Vì vậy khi đánh giá cần phải chính xác, công bằng và hết sức khách quan.
Nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ nhân viên của chi nhánh bằng cách đa dạng hóa các loại hình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu về từng nghiệp vụ cụ thể, đa dạng các hình thức đào tạo từ online đến offline, tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề trao đổi các bài học kinh nghiệm liên quan đến hoạt động của ngân hàng, cập nhật kiến thức nghiệp vụ và quy định pháp luật mới.
Thường xuyên giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức học tập và làm theo tấm gương đạo đức của Chủ tịch Hồ Chí Minh cho cán bộ.
Bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ hợp lý, đúng người, đúng việc, phù hợp chuyên môn và sở trường của từng người, tạo cho mọi cán bộ phát huy cao nhất năng lực của mình. Phân chia từng nghiệp vụ cụ thể cho từng giao dịch viên. Ví dụ: giao dịch viên 1: nghiệp vụ huy động vốn, giao dịch viên 2: chuyển tiền, nộp tiền vào tài khoản...
Môi trường công tác của kiểm soát viên khó khăn, phức tạp vì vậy cần có chính sách lương ,thưởng phù hợp để kiểm soát viên phát huy hết năng lực của bản thân không quá vướng bận vào vấn đề cơm, áo, gạo, tiền. Tránh được sự lạm dụng đặc quyền để tư lợi cho bản thân gây ra những sai phạm trong quá trình cho vay. Ví dụ như là nhận hối lộ của khách hàng để lơ là quá trình kiểm soát đặc biệt là thẩm định cho vay. Thường xuyên quan tâm đến công tác thi đua khen thưởng, gắn nội dung thi đua với việc thực hiện nhiệm vụ chính trị từng thời kỳ. Sau mỗi đợt thi đua phải sơ kết, tổng kết kịp thời, khen thưởng thích đáng những nhân tố điển hình, rút ra bài học kinh nghiệm.
Hoàn thiện các chính sách phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, muốn được vậy, cần hoàn thiện ngay từ khâu tuyển dụng, tổ chức thi tuyển. Công tác đào tạo cũng được quan tâm chú trọng, bên cạnh việc tham gia các chương trình đạo tào do chi nhánh cử tham gia, thì cán bộ nhân viên cần luôn nêu cao tình thần tự học tự tìm tòi nghiên cứu các văn bản, chế độ, quy định và bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ và đáp ứng được trước sự phong phú trong các mục đích vay vốn của khách hàng
100
Xây dựng cơ chế đãi ngộ minh bạch có tác dụng khuyến khích nhân tài và giảm thiểu rủi ro. Bên cạnh những hình thức khen thưởng, động viên khuyến kích. Chi nhánh cũng cần đưa ra những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những sai sót, sơ hở do thiếu trách nhiệm của cán bộ tín dụng dẫn đến rủi ro cho ngân hàng. Tuỳ theo mức độ thiệt hại mà ngân hàng có biện pháp sử lý khác nhau như: cảnh cáo, khiển trách; trừ công tác phí, trừ lương ...Biện pháp này áp dụng nhằm nâng cao ý thức tự giác, tự chịu trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên.
> Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
Xây dựng các chính sách tín dụng cụ thể trên cơ sở phân tích thị trường, quy mô năng lực của ngân hàng. Chính sách tín dụng phù hợp với chiến lược kinh doanh và chiến lược quản lý rủi ro tín dụng của ngân hàng.
Xây dựng chính sách kinh doanh cho từng hoạt động như hoạt động tín dụng, hoạt động kinh doanh nguồn vốn. Các chính sách này phải được truyền đạt đến từng cấp, từng bộ phận, các nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
Trong hoạt động kinh doanh luôn coi trong chữ “tín”, tận tâm, tận tụy phục vụ khách hàng. Trong chỉ đạo điều hành phải kiên quyết, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, đoàn kết nội bộ, thống nhất trong Đảng, trong cán bộ.
> Hạn chế sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài
Lập kế hoạch cụ thể các biện pháp phòng chống thiên tai hỏa hoạn một cách chủ động.
Có phương thức hướng dẫn khách hàng một các hợp lý và tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao. Chẳng hạn như trước mỗi quầy giao dịch nên dán một chứng từ có ghi những thông tin yêu cầu khách hàng cung cấp hoặc thành lập tổ chăm sóc khách hàng để giải thích những thắc mắc và hướng dẫn thủ tục cho khách hàng, đơn giản hóa các thủ tục vay vốn, gửi tiết kiệm.... Trên quầy nên để sẵn những thông tin sản phẩm dịch vụ bổ trợ như bảo hiểm nhân thọ, ô tô xe máy... dể Khách hàng tranh thủ nghiên cứu trong thời gian chờ đợi tới lượt giao dịch.
3.2.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro
101
Hiện nay , quy trình nhận biết rủi ro tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Đống Đa chỉ mới chú trọng đến các sự kiện đã xảy ra, chưa kịp thời với nhu cầu hoạt động của từng chi nhánh. Vì vậy để nâng cao việc nhận dạng các sự kiện tiềm tàng thì tạ chi nhánh cần thành lập bộ phận nghiên cứu chuyên sâu, phân tích và dự báo các nhân tố vĩ mô của nền kinh tế. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm tổng hợp các dấu hiệu nhận biết các rủi ro, từ đó đưa ra định hướng, chính sách cụ thể cho từng ngành, từng lĩnh vực, hạn mức tín dụng cụ thể để chủ động phòng tránh rủi ro, tránh những phản ứng quá chậm, gây ra lúng túng trong công tác quản trị rủi ro.
Ngoài ra cần phải có sự phối hợp và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các bộ phận QLRR, kiểm toán nội bộ và tín dụng trong toán hệ thống ngân hàng để nâng cao hiệu quả công tác nhận diện rủi ro.
Nguyên tắc của việc đánh giá rủi ro là phải thực hiện đánh giá rủi ro đúng quy trình từ việc xác định mục tiêu, nhận dạng và phân tích rủi ro.Ban giám đốc chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro đối với toàn bộ hoạt động của Chi nhánh. Đánh giá rủi ro tín dụng chưa đầy đủ. Chi nhánh chưa vận dụng mô hình đánh giá rủi ro cụ thể nào.Cần nâng cao nhận thức tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro: Mở lớp học đào tạo về đánh giá rủi ro. Tổ chức các buổi hội thảo có mời các chuyên gia đánh giá rủi ro bên ngoài để học hỏi, nâng cao hiểu biết về việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro.
Chi nhánh cần áp dụng mô hình SWOT hay mô hình 5F, mô hình PEST để thực hiện công việc nhận diện, đánh giá rủi ro. Qua các phương pháp áp dụng theo