Nguyên tắc hoàn thiện phải đảm bảo việc áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc trong việc thiết kế và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc trong hoạt động kiểm soát.
108
công việc được phân công kiêm nhiệm nhiều chức năng. Công việc kiểm soát không được cụ thể bằng văn bản một cách thống nhất, thủ tục kiểm soát các hoạt động, các nghiệp vụ mang tính hình thức, không thực hiện nghiêm túc, đầy đủ. Việc
phê chuẩn chứng từ được quy định chưa cụ thể. Hoạt động tín dụng, kế toán thủ tục
kiểm soát chưa tốt vẫn còn để tồn tại sai sót. Giải pháp cụ thể:
Các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát cần phải được sử dụng triệt để và thực hiện nghiêm túc từ Ban giám đốc đến các phòng ban. Các bước của thủ tục kiểm soát trong quá trình kiểm tra tất cả các hoạt động nghiệp vụ phải được thực thi nghiêm túc, đầy đủ. Nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ trong hoạt động cũng như trong quá trình kiểm soát.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chi nhánh cần nghiên cứu lại cơ cấu tổ chức để có thể đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thực hiện độc lập nghiệp vụ hậu kiểm thuộc phòng riêng, không để trưởng phòng kế toán phụ trách kiểm soát cả mảng giao dịch và mảng hậu kiểm.
Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, quy định rõ giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc phụ trách một mảng hoạt động của Phòng kế toán ngân quỹ được quyền ký duyệt nghiệp vụ tiền gửi, thì trước khi phó giám đốc ký duyệt phê chuẩn trên hợp đồng tiền gửi giữa chi nhánh với trung tâm dịch vụ ngân quỹ cần có cán bộ quản lý phụ trách của phòng ban quản lý hợp đồng kiểm soát và ký nháy xác nhận trên hợp đồng tiền gửi đó.
Hoàn thiện hoạt động kiểm soát tín dụng, Giám đốc phân công một Phó giám đốc điều hành chung tín dụng, phân công một lãnh đạo phụ trách quản lý kiểm soát trực tiếp mảng tín dụng trong phòng tín dụng. Thực hiện luân chuyển đối với Cán bộ tín dụng và lãnh đạo phó phòng như luân chuyển địa bàn, Cán bộ tín dụng từ phòng giao dịch này sang phòng giao dịch khác, từ chi nhánh sang phòng giao dịch, từ phòng giao dịch vào chi nhánh. Luân chuyển định kỳ tối thiểu, sáu tháng một lần.
109
khó khăn cho khách hàng để đòi hỏi khách hàng quà cáp, kết quả kiểm soát khách hàng và sẽ khách quan. Việc kiểm tra, đánh giá đuợc chủ quan, toàn diện, phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng và chất luợng tín dụng để kiểm soát tốt món vay, đua ra những giải pháp hiệu quả, giảm nợ xấu. Truởng phòng khách hàng chủ động, điều hành, phân công, sắp xếp, bố trí, điều chỉnh, nhân sự trong phòng tuân thủ nguyên tắc “rõ nguời, rõ việc, rõ trách nhiệm”. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm soát truớc, trong và sau khi cho vay, quản lý dòng tiền.
Thuờng xuyên kiểm tra công tác thu nợ của Tổ thu nợ bằng việc họp định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình thu nợ.
Cán bộ tín dụng, cán bộ kiểm soát phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát dòng tiền vay ra từ ngân hàng, xem xét việc giải ngân vốn vay có chuyển thanh toán lẫn nhau không, có liên quan đến hạn trả nợ của khách hàng vay liên quan khác không, có đảo nợ không. Nhóm khách hàng liên quan, một khách hàng vay có quan hệ tín dụng tại nhiều chi nhánh hoặc ngân hàng thuơng mại khác. Đánh giá khả năng tài chính của từng khách hàng, từ đó đánh giá tiềm lực tài chính của nhóm khách hàng đó, kiến nghị Chi nhánh có biện pháp xử lý, điều chỉnh cơ cấu đầu tu đảm bảo an toàn. Truờng hợp khách hàng quan hệ với nhiều Chi nhánh cần đối chiếu giữa các Báo cáo tài chính theo thời điểm mà khách hàng gửi các chi nhánh để đánh giá tính xác thực về tình hình tài chính, về khả năng tài chính của khách hàng; xem xét thời điểm vay trả giữa các chi nhánh để xác định khả năng đảo nợ. Đối với tài sản bảo đảm của bên thứ ba, phải kiểm soát hồ sơ về mặt pháp lý khi nguời đại diện bên thế chấp, cầm cố ký hợp đồng bảo đảm không phải là chủ sở hữu tài sản. Khách hàng có nợ đã Xử lý rủi ro bằng nguồn dự phòng, cần chú ý việc đôn đốc thu hồi của chi nhánh, cho vay mới và triển vọng phát triển của doanh nghiệp để đầu tu mới.
Hoàn thiện hoạt động kế toán ngân quỹ, Truởng phòng cần kiểm tra đột xuất hoạt động của từng mảng nghiệp vụ, định kỳ kiểm tra số liệu của từng phần hành kế toán cụ thể lên phần hệ thống kế toán tổng hợp, kịp thời phát hiện các sai sót, chênh lệch để có biện pháp xử lý kịp thời. Bộ phận chịu trách nhiệm về công tác kiểm tra, Hệ thống kiểm soát nội bộ của Chi nhánh chủ động xây dựng, trình lãnh đạo các kế hoạch kiểm tra mảng kế toán tại Chi nhánh mình theo từng tháng, từng quý, kiểm
110
tra chéo giữa các phòng giao dịch.
3.2.5. Hoàn thiện hoạt động giám sát
> Đối với hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Bố trí lực lượng cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ hợp lý
Đánh giá lại toàn diện đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm toán về: phẩm chất đạo đức, trình độ, năng lực công tác, mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao và khả năng đáp ứng yêu cầu mới cao hơn về trình độ, năng lực, tính chuyên nghiệp, kỹ năng, tốc độ xử lý công việc, cường độ lao động.
Sắp xếp bố trí lại đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm toán theo yêu cầu mới, tránh sự chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ, bộ phận kiểm tra kiểm soát và bộ phận kiểm toán đều có chức năng tổ chức kiểm tra kiểm toán tại các đơn vị.
Có kế hoạch và thường xuyên tổ chức đào tạo kỹ năng chuyên môn cho cán bộ làm công tác kiểm tra kiểm toán.
Xây dựng quy chế kiểm tra viên
Mục đích của việc xây dựng quy chế là nhằm nâng cao chất lượng, đảm bảo hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra giám sát nội bộ, đồng thời tăng cường quyền hạn, trách nhiệm, kỷ cương, kỷ luật của cán bộ kiểm tra giám sát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khuyến khích đãi ngộ nhằm thu hút cán bộ có năng lực, kinh nghiệm làm công tác kiểm tra giám sát nội bộ.
Phân loại kiểm tra viên theo từng cặp bậc dựa trên các tiêu chuẩn về đạo đức, trình độ chuyên môn, khả năng nắm bắt các quy định, quy trình nghiệp vụ, khả năng tổ chức hoạt động kiểm tra giám sát, thời gian công tác, kinh nghiệm về hoạt động kiểm tra giám sát và các điều kiện khác của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Đống Đa
Quy định rõ trách nhiệm quyền hạn, quyền lợi của các cấp kiểm tra viên
Sắp xếp đội ngũ cán bộ kiểm tra kiểm toán nội bộ: theo hướng tách bạch bộ phận kiểm tra giám sát và bộ phận kiểm toán nội bộ và xây dựng quy chế hoạt
111
động của hai bộ phận này để tránh sự trùng lặp về chức năng nhiệm vụ và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
> Đối với công tác giám sát Hoàn thiện quy định về giám sát
Ban hành quy chế giám sát, quy định hệ thống chỉ tiêu, kỳ báo cáo và yêu cầu đối với cán bộ và các phòng kiểm tra tại các địa bàn thay thế cho quy định hiện tại vốn có nhiều bất cập và thiếu tính khả thi. Nội dung quy chế quy định thống nhất trình tự, các bước tiến hành trong công tác tổng hợp giám sát trên các mặt nghiệp vụ, từ đó đưa ra nhận định, cảnh báo, đề xuất kiến nghị tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác quản trị điều hành, nhằm hạn chế tối đa rủi ro trong hoạt động kinh doanh, góp phần nâng cao trách nhiệm, chất lượng, tính thống nhất trong việc thực hiện tổng hợp giám sát.
Quy định nội dung giám sát gồm
Giám sát kết quả thực hiện chỉ đạo điều hành kế hoạch kinh doanh của NH TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Đống Đa bao gồm: giám sát việc tuân thủ các giới hạn, các quy định về bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật và nghị quyết của HĐQT, giám sát kết quả thực hiện giải pháp, biện pháp điều hành kế hoạch kinh doanh của các Ban Tại HSC, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc, đơn vị có góp vốn liên doanh, giám sát kết quả thực hiện giải pháp, biện pháp điều hành kế hoạch kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, giám sát công tác kiểm tra nội bộ, cảnh báo một số rủi ro nghiệp vụ qua công tác kiểm tra, giám sát, kiểm toán nội bộ đặc biệt là cảnh báo các dấu hiệu bất thường trong hoạt động tín dụng.
Công tác giám sát đối với các đơn vị thành viên cần được thực hiện hàng tháng. Báo cáo giám sát gồm các nội dung: tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, tình hình thanh tra, kiểm tra, tình hình khắc phục các kiến nghị, khuyến nghị, những dấu hiệu đột biến, bất thường, có nguy cơ xảy ro rủi ro, đưa ra cảnh báo và đề xuất kiến nghị
112
Tăng cường công tác giám sát nghiệp vụ tín dụng
Thành lập Tổ công tac chuyên trách thực hiện nghiên cứu xây dựng hệ thống các tiêu chí, chỉ tiêu, chương trình giám sát, thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác giám sát.
Lựa chọn tiêu chí, hệ thống chỉ tiêu giám sát: lựa chọn các nhóm chỉ tiêu trọng yếu, bám sát các chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, NHNN kết hợp với mục tiêu quản trị rủi ro của NH TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Đống Đa, hướng tới thông lệ và chuẩn mực quốc tế.
Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị cần phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiên cứu thiết lập các giới hạn chuẩn và giới hạn cảnh báo, các ngưỡng kiểm soát đối với các tiêu chí để làm cơ sở cảnh báo khi có nguy cơ vượt ngưỡng giới hạn và thực hiện xếp loại các đối tượng giám sát theo mức độ rủi ro.
Định kỳ hàng tháng hoặt đột xuất, cán bộ giám sát cần báo cáo kết quả công tác giám sát thông qua việc phân tích dữ liệu về công tác tín dụng của các đơn vị thành viên, qua đó cảnh báo những dấu hiệu bất thường, dấu hiệu rủi ro, làm cơ sở cho việc đề xuất giám sát trực tiếp hoặc kiểm tra trực tiếp để có kết luận chính xác, đề xuất hướng xử lý và ngăn chặn kịp thời rủi ro có thể gây tổn thất lớn cho hoạt động ngân hàng.
Kiểm soát nội bộ tín dụng
Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm thực hiện đánh giá tính phù hợp giữa các quy định quy chế hiện hành với sự phát triển của kinh doanh để từ đó có sự điều chỉnh. Đánh giá mức độ hiệu lực của các quy chế, đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ khi có nhiều bất cập trong hiện hạnh
3.3. Kiến nghị
Để hệ thống KSNB thực sự trở thành công cụ quản lý hữu ích giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hệ thống KSNB tại chi nhánh cần phải được hoàn thiện ở rất nhiều nội dung với các khía cạnh khác nhau. Muốn thực hiện tốt các nội dung đó phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết, đồng bộ cả ở tầm vĩ mô và vi mô bao gồm:
113
3.3.1. Kiến nghị với nhà nước
> Thứ nhất, Nhà nước cần nghiên cứu, ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngành ngân hàng giúp cho các ngân hàng có thể nhận thức được tầm quan trọng cũng như các nội dung đầy đủ của hệ thống KSNB từ đó tổ chức một các hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm thực hiện nhiệm vụ kiểm soát trong tất cả các giai đoạn của chu trình quản lý. Do vậy việc thiết kế và vân hành Hệ thống kiểm soát nội bộ là thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao tại các ngân hàng, không thuộc về trách nhiệm của cơ quan nhà nước. Tuy nhiên Ngân Hàng Công Thương Việt Nam là ngân hàng có phần vốn nhà nước chi phối do vậy ngoài vai trò quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân, nhà nước còn giữ vai trò chủ sở hữu vốn tại ngân hàng này thông qua hệ thống các quy định, cơ chế, chính sách hoạt động và quản lý mọi mặt. Mỗi khi nhà nước ban hành một chính sách, chế độ mới liên quan đến hoạt động thì Ngân Hàng Công Thương Việt Nam đều tổ chức, chỉ đạo các chi nhánh thực hiện một cách triệt để. Vì vậy để Trụ sỏ chính các chi nhánh con nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng, khái niệm, mục tiêu, nội dung của Hệ thống kiểm soát nội bộ thì nhà nước cần ban hành văn bản hướng dẫn việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong hệ thống Ngân Hàng Công Thương Việt Nam. Văn bản hướng dẫn phải nêu rõ khái niệm, mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cơ bản cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát, hệ thống quản lý rủi ro, hệ thống giám sát... mô hình xây dựng không những giúp cho các ngân hàng nhận thức được đầy đủ về Hệ thống kiểm soát nội bộ mà còn là căn cứ giúp cho các chi nhánh thuộc hệ thống thực hiện thiết kế và vận hành Hệ thống kiểm soát nội bộ, là cơ sở để các hội nghề nghiệp và các đơn vị đào tạo nghiên cứu, giảng dạy sớm đưa Hệ thống kiểm soát nội bộ vào đời sống thực tế của các doanh nghiệp.
> Thứ hai: quá trình nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản pháp luật về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán. của nhà nước phải tính đến mục tiêu kiểm soát và tính đồng bộ của Hệ thống kiểm soát nội bộ.
114
Nhà nước đóng vai trò quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân và vai trò chủ sở hữu trong các ngân hàng có phần vốn của nhà nước chi phối hiện tại đã ban hành hệ thống các văn bản pháp luật ban hành đề cập đến một số nhân tố cơ bản cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ như cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, công tác kế hoạch, các thủ tục kiểm soát.. nhưng các văn bản này mới chỉ đề cập đến lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà chưa tính đến mục tiêu chung của Hệ thống kiểm soát nội bộ, chưa tính đến việc phối hợp giữa các nhân tố đó phục vụ cho quá trình quản lý hệ thống ngân hàng. Do vậy, trong quá trình nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản pháp luật về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán... cơ quan chịu trách nhiệm ban hành cần tính đến việc kết hơp các nhân tố đó để đạt được mục tiêu chung của Hệ thống kiểm soát nội bộ.
> Thứ ba: Các cơ sở đào tạo và nghiên cứu phải tăng cường việc giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức về Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp hệ thông công thương và các nhà quản lý nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trọng, những lợi ích mang lại từ một Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh cũng như các nội dung của Hệ thống kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu và phát hành nhiều tài liệu, sách tham khảo hướng dẫn cụ thể về việc thiết kế, vận hành Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hệ thống.
Nhà nước cần tạo một hành lang pháp lý đầy đủ cho hoạt động ngân hàng: