chỗ mà phát hiện những ưu điểm, những mặt làm được, chỉ ra những tồn tại, thiếu sót hoặc các hành vi vi phạm về quy chế, về quy trình thủ tục nghiệp vụ hay cả những vi phạm pháp luật. Đồng thời qua đó phát hiện các chi nhánh hoạt động yếu kém, phân tích các nguyên nhân dẫn đến từ đó có các kiến nghị, đề xuất để có biện pháp hỗ trợ giúp các chi nhánh đó khắc phục các tồn tại, thiếu sót, tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Mặt khác cũng đưa ra những kiến nghị để xử lý đối với những nhân viên có tư tưởng, hành vi trái đạo đức nghề nghiệp như: tham ô, gian lận, lạm dụng gây ra những tổn thất về vật chất và làm mất tín nhiệm đối với khách hàng trạng hoạt động kinh doanh của các chi nhánh và toàn hệ thống ngân hàng thương mại đó để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ.
1.2.3 Các bộ phận cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàngthương thương
mại
Bắt đầu từ Hiệp ước Basel II, một khái niệm mới về khung đánh giá đầy đủ vốn nội bộ của ngân hàng được xuất hiện và công bố lần đầu vào năm 2004. Quy trình đánh giá tính đầy đủ vốn nội bộ (ICAAP-Internal Capital Adequacy Assessment Process) là một yêu cầu quan trọng đảm bảo ổn định tài chính. Theo đó, các ngân hàng cần thiết lập quy trình đo lường vốn để đảm bảo có thể xác định, đo lường rủi ro cá biệt và tổng rủi ro, từ đó tính vốn kinh tế cần thiết bù đấp các rủi ro đó.
Quy trình đánh giá an toàn vốn nội bộ (ICAAP) là vấn đề trọng tâm trong trụ cột
21
testing), mức độ an toàn vốn nội bộ và nội dung khác. Yêu cầu chính của khung ICAAP là đánh giá mức độ an toàn vốn với các mức rủi ro thích hợp của NHTM. Cụ thể, ICAAP đề cập tới toàn bộ các rủi ro trọng yếu của ngân hàng nhu: Các loại rủi ro
đã đuợc đề cập tới ở trụ cột 1 của Basel II (bao gồm rủi ro tín dụng, rủi ro thị truờng, rủi ro hoạt động) và các rủi ro khác chua đuợc đề cập tới trong trụ cột 1 (bao gồm rủi ro tập trung, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất trên sổ ngân hàng, rủi ro danh tiếng, rủi
ro chiến luợc). Quy trình ICAAP đuợc soạn thảo duới dạng văn bản nội bộ, cần đuợc hiểu và chia sẻ tới tất cả các bộ phận trong NHTM và sẽ đuợc rà soát thuờng xuyên bởi một cơ quan độc lập. Trong NHTM, ban lãnh đạo cấp cao (Hội đồng quản trị/Hội
đồng thành viên/Ban điều hành) nên là bộ phận chịu trách nhiệm cao nhất về ICAAP.
BASEL Il
Táng cường an toàn & Giám sát hiêu quá Trụ cột I:
Yỏu cầu vốn tối thiổu Tính tỷ lệ an toàn vốn tối thiẻu theo các phương pháp khác nhau Cho 3 rủi ro:
O Rủi ro tín dụng O Rủi ro hoạt động O Rủi ro thị trường
Trụ cột II: Giám sát cùa Cơ quan
quản lý
O Yêu cầu vè ICAAP O Đánh giá mức vốn và rủi ro O Biện pháp xử lý O Giám sát sau xử lý Trụ cột III: cỏng bố thông tin
O Tâng cưởng giám sát của các lực lượng thị trường
O Minh bạch thông tin vè vốn và rủi ro
O Khuyên khích ngân hàng quán Iy rúi ro
Nguồn: Basel 2 (2006)
a, Môi trường kiểm soát: Môi truờng kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của Hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nguời quản lý trong ngân hàng đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Để tìm hiểu và đánh giá môi truờng kiểm soát của một ngân hàng, cần chú ý đến các nhân tố sau:
22
S Nguyên tắc và phong cách điều hành của Ban giám đốc: Quản lý cấp cao cần phải có trách nhiệm thực hiện các chiến luợc và chính sách của hội đồng quản trị chấp thuận; phát triển các quá trình xác định, rủi ro pháp luật, giám sát và kiểm soát phát sinh của các ngân hàng; duy trì một cơ cấu tổ chức mà chỉ định rõ trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ báo cáo; đảm bảo rằng trách nhiệm đuợc giao một cách hiệu quả; thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp; và giám sát đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Quản lý cấp cao có trách nhiệm thực hiện các chỉ thị của ban giám đốc, bao gồm cả việc thực hiện các chiến luợc, chính sách và việc thành lập một hệ thống hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Thành viên quản lý cấp cao thuờng ủy nhiệm cho việc thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ cụ thể và thủ tục cho những nguời chịu trách nhiệm của một đơn vị kinh doanh cụ thể. Đây là một phần thiết yếu của quản lý; tuy nhiên, điều quan trọng là quản lý cấp cao giám sát, giao trách nhiệm để đảm bảo rằng họ phát triển, thực thi các chính sách và thủ tục thích hợp.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ đuợc thiết lập phụ thuộc rất nhiều vào một cơ cấu tổ chức cho thấy rõ báo cáo trách nhiệm, quyền hạn và cung cấp cho truyền thông
hiệu quả của tổ chức. Việc giao nhiệm vụ và trách nhiệm phải đảm bảo rằng không có khoảng trống trong báo cáo, một mức độ hiệu quả của kiểm soát quản lý đuợc mở rộng cho tất cả các cấp của các ngân hàng và các hoạt động khác nhau của nó.
Theo Basel II (2006) nêu rõ về việc Ban điều hành và Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên của ngân hàng là những nguời chịu trách nhiệm chính về ICAAP. Họ sẽ thiết lập khung để đánh giá rủi ro, phát triển hệ thống để xây dựng kế hoạch vốn cho phù hợp với mức độ rủi ro hiện tại, thiết lập phuơng pháp luận để giám sát sự tuân thủ với các quy trình nội bộ về ICAAP. Trong đó nhiệm vụ của từng cấp quản lý nhu sau:
Thứ nhất, về trách nhiệm của Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên. Họ có trách nhiệm nhu sau trong quy trình ICAAP:
Xác định và thiết lập khẩu vị hoặc mức độ chấp nhận rủi ro của NHTM Bảo đảm ngân hàng hoat động trong khẩu vị rủi ro đã xác đinh
23
Giao cho Ban điều hành thiết lập Khung ICAAP, đồng thời định kì kiểm tra, kiểm soát lại việc triển khai ICAAP tại các cấp duới quyền.
Thứ hai, về trách nhiệm của Ban điều hành. Ban điều hành đóng vai trò quan trọng bởi họ là nguời thực thi và hỗ trợ các kiểm soát nội bộ và xây dựng các quy trình, thủ tục nội bộ để đảm bảo ICAAP và các quy trình quản lý khác đuợc thực hiện hiệu quả trong TCTD. Ba chức năng chính của Ban điều hành trong quy trình ICAAP là:
Nắm rõ nguồn gốc và mức độ của các loại rủi ro phát sinh trong TCTD. Chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ phù hợp giữa mức độ rủi ro và mức vốn hiện tại của TCTD.
Thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên giao về xây dựng khung ICAAP bao gồm các nội dung: Xác đinh các hoat động của ngân hàng. Đánh giá và luợng hóa mức trong yếu của các rủi ro. Đánh giá mức độ an toàn vốn tuơng ứng với các rủi ro. Đánh giá vốn yêu cầu bổ sung trong các hoàn cảnh khủng hoảng. Thiết kế kế hoạch về vốn để ứng phó với khủng hoảng. Đối chiếu mức vốn kinh tế hiện tại của ngân hàng với mức vốn theo yêu cầu của Trụ cột 1.
S Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của Hệ thống kiểm soát nội bộ truớc tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những nguời liên quan đến quá trình kiểm soát. Nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cu xử đúng đắn để có thể ngăn chặn không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Đồng thời, cần phải làm guơng cho cấp duới về việc tuân thủ chuẩn mực, phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Ngoài ra, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay cơ hội có thể dẫn đến nhân viên có những hành
vi thiếu trung thực.
Ban giám đốc và quản lý cấp cao có trách nhiệm thúc đẩy các tiêu chuẩn đạo đức và liêm chính cao, và để thiết lập một nền văn hóa trong tổ chức nhấn mạnh và chứng minh cho tất cả các cấp độ của nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Tất cả các nhân viên tại một tổ chức ngân hàng cần phải hiểu đuợc vai trò
24
của họ trong quá trình kiểm soát nội bộ và được tham gia đầy đủ vào quá trình này. Yeu tố cần thiết của một hệ thống có hiệu quả là một văn hóa kiểm soát mạnh mẽ. Đây là trách nhiệm của ban giám đốc và quản lý cấp cao nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thông qua hành động và lời nói của họ. Điều này bao gồm các giá trị đạo đức quản lý trong các hoạt động kinh doanh của mình, cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Những lời nói, thái độ và hành động của ban giám đốc, quản lý cấp cao ảnh hưởng đến tính toàn vẹn, đạo đức và các khía cạnh khác của văn hóa sự kiểm soát của ngân hàng.
Trong nhiều mức độ khác nhau, kiểm soát nội bộ là trách nhiệm của tất cả mọi
người trong một ngân hàng. Hầu như tất cả các cá nhân sử dụng thông tin trong các hệ
thống kiểm soát nội bộ hoặc có những hành động cần thiết khác để thực hiện kiểm soát.
Một yếu tố cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là việc công nhận sự cần thiết trong thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả phù hợp mức độ của
quản lý trong hoạt động bất kỳ. Các trường hợp không tuân thủ các quy tắc ứng xử, hoặc vi phạm chính sách khác hoặc các hành động bất hợp pháp được nhận thấy. Điều
này tốt nhất có thể đạt được khi các thủ tục hoạt động được chứa trong tài liệu hướng
dẫn bằng văn bản rõ ràng được cung cấp cho tất cả các nhân viên.
Trong củng cố các giá trị đạo đức, các tổ chức ngân hàng nên tránh chính sách cung cấp các ưu đãi cho các hoạt động không phù hợp. Ví dụ về các chính sách và thực tiễn đó bao gồm sự nhấn mạnh quá mức vào các mục tiêu hiệu suất hoặc kết quả hoạt động khác, đặc biệt là những rủi ro ngắn hạn mà bỏ qua những rủi ro dài hạn; phương án bồi thường quá phụ thuộc vào hiệu suất ngắn hạn; phân biệt hiệu quả các nhiệm vụ hoặc điều khiển khác có thể cho phép việc sử dụng sai nguồn lực hoặc che giấu hoạt động sai trái; hình phạt không đáng kể hoặc quá nặng nề đối với
25
S Cơ cấu tổ chức: Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức của ngân hàng là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận của đơn vị.. Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động, là điều kiện đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
S Các phương pháp truyền đạt sự phân công quyền hạn: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách hình thức. Trong thực tế việc ủy quyền này có thể thực hiện bằng văn bản hay bằng thông báo trong một cuộc họp, thậm chí là qua điện thoại. Môi trường kiểm soát sẽ được đảm bảo chặt chẽ nếu mọi ủy quyền được thực hiện rõ ràng bằng văn bản.
S Vị trí của bộ phận Hệ thống kiểm soát nội bộ: Bộ phận Hệ thống kiểm soát nội bộ tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục, các quy trình quy định của các nhân viên trong đơn vị. Nếu vị trí của các bộ phận này được xem trọng thì đó là một trong những dấu hiệu để có thể kết luận về một môi trường kiểm soát tốt.
S Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ thống kiểm soát nào là con người. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu
cũng không thực hiện được trong thực tế. Tuy nhiên, ngay cả khi có một đội ngũ cán bộ có năng lực và trung thực thì vẫn có những khuyết điểm. Ví dụ như họ có thể chán
nản hoặc không thỏa mãn, các vấn đề cá nhân có thể làm rối loạn việc thực thi nhiệm
vụ của họ... Vì vậy, phải luôn duy trì một số thủ tục kiểm soát tối thiểu. Việc thực hiện những chính sách về nguồn nhân lực có hợp lý hay không sẽ góp phần tạo cho doanh nghiệp có một môi trường kiểm soát thuận lợi hay không thuận lợi
+ Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được các mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát kém. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát
26
S Ngân hàng đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với ngân hàng, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
S Ngân hàng đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nếu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
S Ngân hàng có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (Lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
S Ngân hàng có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu, họ được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
S Ngân hàng có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
S Ngân hàng đã sử dụng “Bảng mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
S Ngân hàng thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm, quan tâm nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
S Thiết lập ma trận kiểm soát:
o Kiểm soát theo chiều dọc: Các bộ phận và cá nhân trong Ngân hàng o Kiểm soát theo chiều ngang: Các quy trình
b. Quy trình đánh giá rủi ro
Các hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
Rủi ro Cách thức
XS thấp, MĐAH thấp Chấp nhận RR và có các biện pháp bù đắp khi RR xảy ra (Chi phí kinh doanh)
27