Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH MUA HÀNG CỦA MỘT CƠNG TY Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của cơng ty. Cơng ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp cơng ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả Cụ thể quy trình mua hàng của một cơng ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một cơng ty 1. Quy trình mua hàng của một cơng ty là gì? Quy trình mua hàng của cơng ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của cơng ty đó 2. Đặc điểm quy trình mua hàng của một cơng ty Khi cơng ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng: Ưu điểm Đơn giản hóa các bước cơng việc mua hàng phức tạp Dễ dàng tăng năng suất và quy mơ sản xuất Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng Có thể phổ thơng hóa u cầu chun mơn khi tuyển dụng Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước cơng việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình cơng việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình Thể hiện sự chun nghiệp của cơng ty khi làm việc theo quy trình Nhược điểm Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, khơng được đi tắt đón đầu Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước khơng thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau khơng thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo 3. Lưu đồ quy trình mua hàng của cơng ty Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của q trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thơng qua quan hệ thanh tốn tiền hàng, là q trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh tốn tiền cho nhà cung cấp Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các cơng ty thường theo các bước sau: 3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng 3.2. Nội dung quy trình mua hàng của một cơng ty Lập “u cầu mua hàng” Các phịng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, ngun vật liệu… sẽ làm u cầu gửi cho phịng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu u cầu này do trưởng phịng hay người có trách nhiệm đã duyệt Khi có “u cầu mua hàng”, phịng mua hàng tiến hành phân cơng cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng Lập “Đề nghị báo giá” Từ “u cầu mua hàng”, Phịng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phịng ban đã u cầu Theo dõi “Báo giá của NCC” Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng Căn cứ vào báo giá và u cầu được phê duyệt, Phịng Mua hàng tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”. Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thơng tin sau: So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thơng tin của báo giá, điều khoản thanh tốn, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thơng tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế tốn căn cứ thanh tốn, theo dõi cơng nợ, Bộ phận kho theo dõi q trình nhập hàng về kho Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phịng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phịng ban liên quan theo dõi thực hiện Nhập kho Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thơng tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thơng số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mặt hàng khơng đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phịng mua hàng và Phịng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, cịn phịng mua hàng sẽ bổ sung thơng tin về giá Thanh tốn Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phịng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh tốn Phịng Kế tốn tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh tốn cho Nhà cung cấp nếu khơng phản hồi lại phịng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa ... Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ? khác nhau, nhưng về cơ bản? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?của? ?các cơng? ?ty? ?thường theo các bước sau: 3.1? ?Lưu? ?đồ? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng 3.2. Nội dung? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?của? ?một? ?cơng? ?ty. .. 3. ? ?Lưu? ?đồ? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?của? ?cơng? ?ty Mua? ?hàng? ?là giai đoạn đầu tiên? ?của? ?q? ?trình? ?lưu? ?chuyển? ?hàng? ?hóa, là quan hệ trao đổi giữa người? ?mua? ?và người bán về giá trị ? ?hàng? ?hóa thơng qua quan hệ thanh tốn tiền? ?hàng, là... Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo? ?quy? ?trình Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong? ?quy? ?trình? ?có? ?một? ?bước khơng thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau khơng thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo 3. ? ?Lưu? ?đồ? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?của? ?cơng ty