Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Tài liệu tham khảo ngành tin học Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Trang 1

Lời nói đầuNgày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tinvà việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lạinhững lợi ích vô cùng to lớn Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹnguyên của công nghệ thông tin.

Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triểncác ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNGNGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàntoàn tin học hoá trong quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hoá là mộttrong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thốngquản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựngtrên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứngđược với nhu cầu thực tế

Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰCPHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trongcông ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thốngthông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình

Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau:

Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng

Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan

Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương IV: Xây dựng chương trình

Chương V: Đánh giá hệ thống

Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài nàykhông thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo và các bạnsinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn

Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hoà– GV bộ môn CôngNghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tậntình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này

Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện:

Đinh Trọng Vinh

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thị Hoà

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ……… …… 1

MỤC LỤC ……… 2

Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ……… 3

I Giới thiệu về Công ty……… 3

II Phân tích hiện trạng ……… 4

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ……… 8

I Mô hình quan niệm dữ liệu ……… 8

II Mô hình tổ chức dữ liệu ……… 8

III Mô hình vật lý dữ liệu ……… 9

IV Mô hình thông lượng ……… 14

V Mô hình quan niệm xử lý ………16

VI Mô hình tổ chức xử lý ……… 18

VII Mô hình vật lý xử lý ……… 22

Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……… 23

I Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ……… 23

II Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 ……… 24

III Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ……… 31

Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……… 33

I Phần dữ liệu……… 33

II Một số giao diện chính ……… 34

III Một số Module chính ……… 36

Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ……… 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 40

Trang 3

CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1 Giới thiệu tổng quát

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệpchế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụngcông nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thốnggiao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảmbớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, antoàn dữ liệu cao Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thốngquản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Tranghiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra chocác chi nhánh Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access vàFoxpro

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạynhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cáimà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưnghiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanhkhông còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chínhxác, nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện đểtăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngànhquản lý

Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty.Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thốngthông tin quản lý kinh doanh của công ty

Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nócũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năngquản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diệnchưa thân thiện với người sử dụng

2 Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ởCông ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Tranglà một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuấtcác mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo cácSVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thị Hoà

Trang 4

phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8tỉnh miền trung (Khánh Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai,KonTum, Đak Lak).

2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ

- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp cácsản phẩm này cho các chi nhánh của công ty

- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩmtới các cửa hàng (Shop) và các đại lý

2.2 Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty

- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách

- Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinhdoanh, giới thiệu sản phẩm

- Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tìnhhình số lượng hàng hoá trong kho

3 Các quy trình quản lý như sau

TỔNG CÔNG TY

CÁC CHI NHÁNH

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

BỘ PHẬN KHO

Trang 5

a Quy trình quản lý nhập hàng

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng,số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trongkho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơnđặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công

ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinhdoanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty

- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinhdoanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho

- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tinđầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngàynhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn

- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toántới bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty

- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hànghoá như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại sốlượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân giaquyền)

Trong đó:

Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ

Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ

Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ

Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ

Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ

b Quy trình quản lý xuất hàng

- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theomẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về kháchhàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giátừng loại và ngày nhận hàng Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặtmột số tiền nào đó

Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập

haptk S

Sltondk

Tgnhaptk Tgtondk

Trang 6

nhận hàng một số ngày quy định.

- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét Nếukhách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinhdoanh từ chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho kháchhàng theo đơn đặt hàng

- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời

so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấybáo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàngtồn vượt dưới mức tồn tối thiểu

- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tinđấy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhậpxuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền

- Cách tính tổng giá trị hàng xuất:

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất

Trang 7

4 Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh

a Mẫu phiếu đặt hàng

Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng vàkhách đặt hàng

CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG

Điện thoại: 834223 Fax: 834225

E-mail:

PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.

NHA TRANG BRANCH

Họ và tên khách hàng: ……… Tel: ………….

Địa chỉ: ……… Đường: ……… Phường: ……… Quận: …………

MS thuế: ……… Giao hàng: ………giờ, ngày …… tháng………năm………

Người nhận đặt hàng: ……… Đặt hàng TEL:

STTMẶT HÀNGSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀN12345678910TỔNG CỘNG LƯU Ý:

* Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………ngày.

Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách

bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.

* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: ……… ngày mua hàng ………Trị giá………

………

Ngày ………… tháng …… năm ……

GĐ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT

KD – TT Kiểm tra Đặt hàng

Trang 8

b Mẫu phiếu nhập kho

- Họ và tên người giao hàng: ………

- Theo ……… số……… ngày ……… tháng…………năm……

Của ………

Nhập tại kho : ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnTheo chứng từThực nhậpABCD1234CỘNGxxxxx ngày …… tháng …… năm ….

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU

Trang 9

c Mẫu phiếu xuất kho

Đơn vị : ………

Địa chỉ : … ………

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … Năm …….

Số : …………

Nợ:………

Có: … ………

Họ và tên người nhận hàng: ………

Địa chỉ (bộ phận): ………

Lý do xuất kho: ………

Xuất tại kho: ………

STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hoá) Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnYêu cầuThực xuấtABCD1234CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………

Xuất, ngày …… tháng …… năm ……

Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho

Trang 10

d Mẫu phiếu đề nghị thanh toán

Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang

II PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN

1 Phân tích

Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống

quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hang), Hàng hoá, Kho.

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung

cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Họ khách hàng

- Tên khách hàng

- Tên giao dịch

- Địa chỉ

- Số điện thoại

- Số fax

- Số tài khoản ngân hàng

Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

+ Số nhà

OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU

Date: ……/ …… / ………

CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………

Số tiền ……… ……… đồng (bằng chữ) ………

……….

Kèm theo ……… Chứng từ gốc

Date: …… / ……… / …………

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KT THANH TOÁN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP

MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY

INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ

NHA TRANG BRANCH

CHI NHÁNH TP.NHA TRANG

MST: 360024563.1.004.1

No Số …… Mẫu số 3 - TM

Trang 11

b Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:

- Tên mặt hàng

- Nhóm hàng

- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)

- Đơn vị tính

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao

3 Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống

- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho

Dữ liệu ra :

- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng

- Danh sách chi tiết về các mặt hàng

- Danh sách chi tiết về các kho hàng

- In ra danh sách các đơn đặt hàng

- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng

Trang 12

- Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳvà số lượng hàng tồn ton cuối kỳ.

- Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêucầu In ấn các hoá đơn chứng từ

Chức năng trung tâm :

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toánvà tính toán giá trị hàng hoá

- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đếnviệc xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng

Chức năng của nhà quản lý như:

+ Lập đơn đặt hàng,+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,+ Lập phiếu thanh toán,+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh

Trang 13

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀø THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I HỆ THỐNG THÔNG TIN

 Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hìnhthành nên một thể thống nhất

 Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của conngười nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ Các hệ thống con của hệthống kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau:

- Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháptrực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháptham gia vào việc đề xuất các quyết định

- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháptham gia vào việc xử lý các thông tin

 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bênngoài hệ thống và những hệ thống con

- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,kết xuất, truyền đạt thông tin

II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tinhoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịchxuất nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượngcác danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giaodịch xuất nhập

1 Các đối tượng yêu cầu quản lý

Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ

thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu thanh toán.

a Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung

cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:

- Mã khách hàng

Trang 14

- Tên khách hàng

- Tên giao dịch

- Địa chỉ

- Số điện thoại

- Số fax

- Số tài khoản ngân hàng

 Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:

b Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:

- Mã mặt hàng

- Tên mặt hàng

- Nhóm hàng

- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)

- Đơn vị tính

- Số lượng tồn tối thiểu

- Số lượng tồn tối đa

c Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các

thông tin sau:

d Quản lý đơn đặt hàng:

- Mã đơn đặt hàng

- Số lượng đặt hàng

- Đơn giá đặt hàng

- Ngày giao

e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)

- Mà phiếu nhập xuất hàng

- Số lượng nhập xuất hàng

- Đơn giá nhập xuất hàng

- Ngày nhập xuất hàng

Trang 15

- Ngày hẹn trả tiền

f Quản lý phiếu thanh toán:

- Mã phiếu thanh toán

- Ngày thanh toán

- Số tiền

g Quản lý ngân hàng:

- Mã ngân hàng

- Tên ngân hàng

2 Các chức năng của hệ thống

 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng,tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp)

- Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập

 quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuấthàng của Công ty

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin vềhàng hoá, thông tin về kho hàng

- Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng

 Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh

- Thông tin vào: các yêu cầu thống kê

- Thông tin ra: báo cáo thống kê

 Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuấthàng hoá

- Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm

- Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm

Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tingiao dịch xuất nhập hàng hoá Các chức năng này được chia nhỏ ra và đượctrình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thốngmột cách chi tiết hơn

III SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG

1 Sơ đồ phân rã tổng thể

HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

TÌM KIẾM

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

Trang 16

2 Sơ đồ chức năng chi tiết.

a Chức năng quản lý nhập hàng.

Giải thích các chức năng:

- Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết

phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhàcung cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặthàng mà nhà cung cấp đó có khả năng cung ứng

- Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn

làm đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhàcung cấp, địa chỉ, điện thoại, …)

- Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi

thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhàcung cấp đặt mua hàng

- Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung

ứng hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhậphàng và nhận hàng về công ty

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập

nhật lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới),số lượng, …

- Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với

lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầuhay chưa

QUẢN LÝ NHẬP HÀNG

GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI

LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

THANH TOÁN

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

Trang 17

- Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì

thì bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàngcho nhà cung cấp

b Chức năng quản lý xuất hàng.

- Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì

sẽ lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tênkhách hàng, địa chỉ, điện thoại, …)

- Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng

thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủđiều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với kháchhàng hặc từ chối bán hàng

- Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết,

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng

- Giải quyết xuất hàng: Lập các hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến

hành xuất hàng cho khách mua hàng

- Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập

nhật lại danh mục hàng

- Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh

toán, tiến hành thu tiền bán hàng

QUẢN LÝ XUẤT HÀNG

LẬP PHIẾU XUẤT HÀNG

CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG

THANH TOÁN

GIẢI QUYẾT XUẤT HÀNG

Trang 18

c Chức năng thống kê và báo cáo.

- Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng

hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng

hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

- Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho

theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý

d Chức năng tìm kiếm.

Giải thích các cức năng:

- Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng

khi nhà cung cấp yêu cầu

TÌM KIẾM

TÌM KIẾM PHIẾU NHẬP HÀNG

TÌM KIẾM PHIẾU THU

TÌM KIẾM PHIẾU CHI

TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG

THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO

THỐNG KÊ HÀNG NHẬP

THỐNG KÊ HÀNG XUẤT

THỐNG KÊ HÀNG TỒN

THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT

Trang 19

- Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi

khách hàng yêu cầu

- Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung

cấp yêu cầu

- Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khi khách

hàng yêu cầu

IV BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức như sau:

- Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào ra

- Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chứcnăng con

- Mức dưới đỉnh: giải thích mỗi chức năng tương tứng của mức đỉnh

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Trang 20

2 Bểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

NHÀ CUNG CẤP

KHÁCH HÀNG

Hoạt động giao dịch xuất nhập hàng

Thông tin về hàngĐơn đặt hàng

Hoá đơnTừ chối

Phiếu trả tiềnHàng hoáThông boá hoá đơn sai

Y/C tìm kiếm ĐĐH/ PTT

Thống kêBáo cáo

Thông tin về hàngĐơn đặt hàngTừ chối

Hoá đơn

Phiếu trả tiềnY/C tìm kiếm ĐĐH/ PTTHàng hoá

Yêu cầu thống kê

BAN QUẢN

LÝ

Trang 21

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Chức năng quản lý nhập hàng

NHÀ CUNG

Quản lý xuất hàng

Thông tin về hàngĐơn đặt hàng

Hoá đơnTừ chối

Phiếu trả tiềnThông báo HĐ saiThông boá HĐ sai

Y/C tìm kiếm

Thông tin về hàng

Đơn đặt hàngTừ chối

BAN QUẢN LÝ

Thống kê

Tìm kiếm

Danh mục hàng

Phiếu N/X

Phiếu TT

Y/C tìm kiếm

Trang 22

b Chức năng quản lý xuất hàng

Lập phiếu thanh toán

Khớp đơn với hàng về

Thanh toán

Ghi nhận NCC mới

Chọn

NCC

Lập đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàngNhà cung cấp

Phiếu nhập hàng

Danh mục hàngBan quản lý

Thông tin về hàng hoá, nhà CCTừ chối

Thông tin

về NCC mới

T/t về NCC được chọn

Đơn đặt hàng

Thông báo hoá đơn sai

Cập nhật

DM hàng

Lập phiếu nhập hàng

Hoá đơnPhiếu trả tiền

Lập báo

cáo

Phiếu thanh

toán

Trang 23

c Chức năng thống kê

Thanh toán

Thông tin về KH mới

Đơn đặt hàng

Hoá đơn

Lập phiếu xuất hàng

Hoa

ù đơn

Phiế

u trả tiềnĐơn đặt hàng

Phiếu thanh toán

Thông báo về hoá đơn sai

Giải quyết xuất hàng

Đơn ĐH được giải quyết

Phiếu xuất hàng

Phiếu phát hàng

Lập báo

Trang 24

Tìm kiếm phiếu TT

Lập nhật ký nhập

xuất chi tiết

Thống kê hàng tồn

Thống kê hàng xuất

Phiếu N/X

Yêu cầu

Trang 25

1 Một số khai niệm về mô hình thực thể

 Khái niệm: Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệmlogic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ

 Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng haymột sự kiện đáng quan tâm trong thực tế, kể cả thông tin mà nó lưu giữlà có ích cho hệ thống

 Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất được biểu diễn

 Thuộc tính: Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta xétđến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể, đóchính là các thuộc tính Các thuộc tính đặc trưng của thực thể thườngđược biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng

 Quy tắc xác định các thuộc tính của thực thể:

- Từ tri thức của chính bản thân về thực thể công việc chung trong lĩnhvực mình đang nghiên cứu mà đưa ra các thuộc tính trong mỗi thục thể

- Từ người tiếp xúc phỏng vấn

- Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đangnghiên cứu

 Liên kết: Là sự kết nối hay liên quan giữa hai hay nhiều thực thể phảnánh sự ràng buộc về quản lý

 Kiểu liên kết: Là tập hợp nhiều liên kết có dạng giống nhau giữa cáccặp thực thể

Có 3 kiểu liên kết như sau:

- Liên kết Một – Một:

Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với một thực thể thuộc kiểuthực thể B và ngược lại

- Liên kết Một – Nhiều:

Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểuthực thể B

Một thực thể thuộc kiểu thực thể B liên kết với một thực thể thuộc kiểuthực thể A

- Liên kết Nhiều – Nhiều:

Một thực thể thuộc kiểu thực thể A liên kết với nhiều thực thể thuộc kiểuthực thể B

Trang 26

thực thể A.

 Quy tắc xác định liên kết:

- Một liên kết tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khácnhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia

- Trong liên kết Một – Nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo địnhnghĩa là ở đầu nhiều

- Các liên kết gián tiếp (Nhiều – Nhiều) được biến đổi thành các liênkết Một - Nhiều

 Chuẩn hoá dữ liệu: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hóa cácthực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nhưngdữ liệu vẫn đầy đủ

 Các quy tắc chuẩn hoá:

- Quy tắc chuẩn hoá 1: Bảng không được chứa những thuộc tính xuấthiện nhiều lần

- Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộkhoá

- Quy tắc chuẩn hoá thứ 3: Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toànbộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng

Trên đây là sơ lược lý thuyết về việc xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệthống thông tin Từ sự phân tích đầu vào và đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồluồng dữ liệu, ta sẽ thấy rõ về cơ sở dữ liệu của hệ thống

2 Xác định các thực thể của hệ thống và các thuộc tính của chúng

Với bài toán quản lý giao dịch xuất nhập hàng, hệ thống gồm có các thựcthể và thuộc tính như sau (sau khi đã chuẩn hoá):

Trang 27

- Hạn ngày giao

Trang 28

 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

KHÁCH HÀNG

Mã KHHọ KH Tên KH Tên giao dịchSố nhà KH

DT khách hàngFax KH

Tài khoản

ST nợ có thểMã huyệnMã đườngMã NH

KHO

Mã khoTên kho

DT khoFax khoSố nhà khoThủ khoMã đường

SL tồn TT

SL tồn TDMã HSXMã DVTMã nhóm

NHÓM

Mã nhómTên nhóm

NGÂN HÀNG

Mã NHTên NH

ĐƠNDHÀNG

Mã DDHMã KHNgày DHHạn ngày giao

DÒNGĐƠNDH

Mã DDHMã hàngSố lượng DHĐơn giá DH

NX HÀNG

Mã PNXHMã DDHMã khoNgày NXHNgày HTTNgày lập PNX

THANH TOAN

Mã PTTMã PNXHNgày TTSố tiền

DÒNGNX HÀNG

Mã PNXHMã hàngSố lượng NXHĐơn giá NXH

Trang 29

VI MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU

Trang 30

trung gian chuyển đổi giữa mô hình thực thể (gần với người sử dụng) và môhình vật lý dữ liệu (mô hình trong máy tính), chuẩn bị cho việc cài đặt hệthống.

Từ mô hình thực thể ở trên ta chuyển thành mô hình tổ chức dữ liệu củabài toán như sau :

NUOC(MaNuoc, TenNuoc)

TINH(MaTinh, TenTinh, MaNuoc)

HUYEN(MaHuyen, TenHuyen, MaTinh)

KHACHHANG(MaKH, HoKH, TenKH, TenGiaoDich, SoNhaKH,

DTKhachHang, FaxKH, TaiKhoan, STNoCoThe, MaDuong, MaHuyen, MaNH)

DONDHANG(MaDDH, NgayDH, HanNgaygiao MaKH)

DONGDONDH(MaDDH, MaHang, SoLuongDH, DonGiaDH)

NXHANG(MaPNXH, NgayNXH, NgayHTT, Ngày lập PNX, MaDDH,

MaKho)

DONGNXHANG(MaPNXH, MaHang, SoLuongNXH, DonGiaNXH) THANHTOAN(MaPTT, MaPNXH, NgayTT, SoTien)

VII MÔ HÌNH VẬT LÝ DỮ LIỆU

Các bảng được thiết kế trong hệ thống:

NUOC(MaNuoc, TenNuoc)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

MaNuoc : Chữ viết tắt của một tên nước trên thế giới

TenNuoc : Tên của một nước

Ví dụ:

MaNuoc = VN có TenNuoc = Việt Nam MaNuoc = TQ có TenNuoc = Trung Quốc MaNuoc = ML có TenNuoc = Malaysia

Ý nghĩa: Mỗi nước có một mã số riêng để phân biệt các nước với nhau.SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 30 - GVHD: Bùi Thị Hoà

Trang 31

TINH(MaTinh, TenTinh, MaNuoc)

MaTinh : Số thứ tự của tỉnh trong nước Việt Nam có dưới 100 tỉnh, nên tachọn 2 ký tự để đánh số thứ tự của tỉnh

2 Ký tự đầu là mã nước

2 Ký tự tiếp theo là số thứ tự tỉnh trong nước

TênTinh: Bắt đầu là Tp cho thành phố trực thuộc trung ương, T cho tỉnhvà tiếp theo là tên tỉnh hay thành phố

Ví dụ:

MaTinh = VN01 có TenTinh = Tp.Hà Nội.

MaTinh = VN02 có TenTinh =T.Quảng Ninh.

Ý nghĩa: Mỗi một tỉnh có một mã số riêng để phân biệt các tỉnh với nhau

HUYEN(MaHuyen, TenHuyen, MaTinh)

MaHuyen : 4 ký tự đầu là mã nước và mã tỉnh, hai ký tự sau là số thứ tựcủa huyện trong tỉnh Mỗi tỉnh không quá 100 huyện nên dùng 2 ký tự

TenHuyen : Bắt đầu là Tp cho thành phố trực thuộc Tỉnh, Q : cho quận, Hcho huyện, TX cho thị xã và tiếp theo là tên thành phố, quận, huyện, thị xã

Ví dụ:

MaHuyen = VN0101 có TenHuyen = Q Ba Đình.

MaHuyen = VN0201 có TenHuyen =Tp Hạ Long.

Ý nghĩa: Mỗi huyện được phân biệt bởi một mã huyện khác nhau ở trong

một Tỉnh cũng như phân biệt với các huyện khác ở các tỉnh khác, vì trong mãhuyện ta có kèm theo 2 kí tự của mã tỉnh nên có thể phân biệt được rằng tađang biễu diễn mã của các huyện ở trong tỉnh nào

DUONG(MaDuong, TenDuong)

MaDuong : Viết tắt các ký tự đầu của tên đường

Trang 32

Ví dụ:

MaDuong = PCT có TenDuong = Phan Chu Trinh.

MaDuong = NTMK có TenTinh = Nguyễn Thị Minh Khai.

Ý nghĩa: Mỗi tên đường có một mã riêng để phân biệt giữa các đường vớinhau

HANG SX(MaHSX, TenHSX, MaNuoc)

Tên thuộc tính Liểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

MaHSX : Hai ký tự đầu là mã nước, hai ký tự sau là số thứ tự hãng sảnxuất trong nước

TenHSX : Tên của hãng sản xuất

MaNuoc : Mã nước của nước có hãng sản xuất đó

MaDVT: Viết tắt ký tự đầu của tên đơn vị tính

TenDVT : Tên đơn vị tính

Ví dụ :

MaDVT = T có TenDVT = Thùng.

MaDVT = H có TenDVT = Hộp.

Ý nghĩa: Mỗi đơn vị tính có một mã riêng để phân biệt giữa các đơn vị tínhvới nhau

NHOM(MaNhom, TenNhom)

MaNhom : Dùng một chữ cái để ký hiệu nhóm

Trang 33

TenNhom : Tên nhóm hàng.

Ví dụ:

MaNhom = A có TenNhom = Nhóm hàng dùng ngay.

MaNhom = B có TenNhom = Nhóm hàng phải qua chế biến mới

dùng được

MaNhom = C có TenNhom = Nhóm hàng bánh kẹo.

Ý nghĩa: Mỗi nhóm hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các nhóm vớinhau

MATHANG(MaHang, TenHang, SLTonTT, SLTonTD, MaDVT, MaHSX,

MaNhom)

MaHang : 1 ký tự đầu tiên là mã nhóm, 3 ký tự tiếp theo là số thứ tự mặthàng trong nhóm

TenHang : Tên mặt hàng

SLTonTT : Số lượng tồn tối thiểu ứng với một mặt hàng trong kho Nếusố lượng mặt hàng đó tồn trong kho dưới mức tối thiểu thì phải nhập thêm vào

SLTonTD : Số lượng tồn tối đa ứng với một mặt hàng ở trong kho Nếunhập thêm số lượng mặt hàng nào đó thì tổng số lượng trong kho không đượcvượt quá số lượng tồn tối đa của mặt hàng đó

MaDVT : Mã đơn vị tính của đơn vị tính

MaHSX : Mã hãng sản xuất của hãng sản xuất

MaNhom : Mã nhóm của nhóm hàng

Ví dụ:

MaHang = A001 có TenHang = Bird’s Nest.

MaHang = B001 có TenHang = Coconut Milk.

MaHang = C001 có TenHang = Chocolate.

Ý nghĩa: Mỗi mặt hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các mặt hàng vớinhau

KHO(MaKho, TenKho, DTKho, FaxKho, SoNhaKho, ThuKho,

MaDuong)

Trang 34

MaKho : 4 ký tự đầu là các ký tự viết tắt tên đường, 1 ký tự sau là số thứtự kho trên đường đó.

TenKho : Tên kho hàng

Ví dụ:

MaKho = NTMK1 có TenKho = Kho nước.

MaKho = NTMK2 có TenKho = Kho bánh kẹo.

Ý nghĩa: Mỗi kho có một mã riêng để phân biệt giữa các kho với nhau

NGANHANG(MaNH, TenNH)

MaNH : Viết tắt các ký tự đầu của tên ngân hàng

TenNH : Tên ngân hàng

Ví dụ:

MaNH = NHNH có TenNH = Ngân hàng nông nghiệp.

MaNH = NHNT có TenNH = Ngân hàng ngoại thương.

Ý nghĩa: Mỗi ngân hàng có một mã riêng để phân biệt giữa các ngân hàngvới nhau

KHACHHANG(MaKH, HoKH, TenKH, TenGiaoDich, SoNhaKH,

DTKhachHang, FaxKH, TaiKhoan, STNoCoThe, MaDuong, MaHuyen, MaNH)Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc toàn vẹn

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	1,41 MB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Microsoft Visual Basic 6.0 & Lập trình cơ sở dữ liệu – Nguyễn Thị Ngọc Mai (Chủ biên), NXB GIÁO DỤC	Khác
2. Lập trình Visual Basic trong 21 ngày – Nathan Gurewich – On Gurewich, NXB GIÁO DỤC	Khác
3. Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic – VN GUIDE, NXB Thống Kê	Khác
4. Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý – ThS.Nguyễn Hữu Trọng, Trường Đạ Học Thuỷ Sản	Khác
5. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nguyễn Văn Ba, NXB ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI	Khác
6. Hướng dẫn triển khai Căn Cứ Dữ Liệu sử dụng SQL SERVER 7.0 và VISUAL BASIC 6.0 - Bieõn dũch: Dửụng Quang Thieọn, NXB Thoỏng Keõ	Khác